Tea Tabulex økonomisystem

Tea Tabulex økonomisystem Vejledning til løn 1

Indhold Ibrugtagning af lønsystem... 4 Indledning og opsætning:... 5 Lønkoder... 7 Lønkoder inddelings oversigt... 8 Øvrige lønkoder... 8 Gennemgang af lønkode oversigten... 9 Oprettelse af en ny lønkode... 15 Generel lønkladde... 15 Stamoplysninge... 16 Opsætning af Nets og Skat oplysninger.... 17 Opsætning af diverse lønoverførsler ( pensioner skat atp feriepenge )... 17 Opsætning af fraværs årsager... 18 Løn bogføring... 19 Lønreguleringsprocent... 19 Brug af lønprogram... 20 Løn Personale / Lønkladder... 20 Personale / lønkladder... 20 Lønkoder på medarbejderen... 22 Funktion til tilbageregning af satser der lønreguleres.... 23 Simulering / prøveberegning af lønkørsel... 24 Kopier lønkoder til ny medarbejder... 24 Overblik over oprettede lønkoder... 25 Skattekort... 26 2

Pension... 28 Danmarks statistik... 28 Ferieregnskab... 30 Oprettelse af lønkørsler... 30 Kør lønberegning... 32 Lønberegning - med undtagelser... 35 Dan filer til Nets... 36 Dan filer til Skat (EIndkomst)... 39 Tilbageførsel /filer... 43 Overfør til lønkladde... 44 Specielt omkring bogføring af forudlønnede medarbejdere.... 46 Bagudlønnede medarbejdere... 46 Forudlønnede medarbejdere... 46 Lønsedler... 47 Fravær... 48 Ferie... 48 Særlige feriedage... 49 Ferietillæg... 49 Lønbehandling ved ferie... 49 Ferie uden løn... 49 Ferie med løn... 49 Ferie vedr. timeløn/vikarer til feriegiro... 50 Ferie vedr. funktionærer som rejser... 50 Udskrift af fraværsoversigt... 50 3

Indberetning til Danmarks statistik... 51 Lønstatistikken... 51 Fraværsstatistikken... 51 Ibrugtagning af lønsystem Når skolen har indgået aftale med Tabulex om ibrugtagning af løn, vil der i Tea s økonomisystem være tilføjet punktet Løn. Under økonomi indstillinger - løn, vil der være en del punkter til løn som skal opsættes. En konsulent vil tage kontakt til skolen, for at opstarte opsætningen af løn systemet. 1. Lønkoder under indstillinger skal have tilført kontonr. 2. Medarbejdere skal oprettes med relevante informationer 3. Skattekort skal bestilles og indlæses 4. Aftale med Nets om overførselsservice Lønsystemet beregner løn, danner fil til Nets ( der overføres penge til lønmodtager, skat, ATP etc.), der dannes fil til Skat ( e-indkomsts oplysninger). Det er nødvendigt at skolen har en OS02 og en DL01 aftale hos Nets. ( Aftalerne skal muligvis ændres, afhængigt af hvem der står som dataleverandør på den oprindelige aftale. Vær også opmærksom på, om den nuværende OS02 aftale har et maksimumbeløb, der muligvis skal ændres. ) Bruger, som afsender løn, skal desuden have installeret digital signatur. Under økonomi indstillinger stamoplysninger, er der et felt til skolens P-nummer, som skal udfyldes. Skolens P nummer findes hos Virk.dk 4

Indledning og opsætning: Inden du tager lønprogrammet i brug, er det nødvendigt, at dit personale er oprettet i Tea under Personale. Det er herfra alle medarbejderne indgår i lønprogrammet. Hvis du har elever på din skole som får løn, (skolepatrulje) skal de også oprettes under personale. Du skal blot sørge for, at de ikke overføres til skoleintra som personale. Det undgår du ved ikke at sætte flueben i Aktiv medtages på lister t.h. i personaleoversigten. Der er måske også andre personalegrupper som ikke skal overføres til Intra. Sæt IKKE flueben i aktiv, hvis der IKKE skal overføres til Intra. Når du har oprettet dit personale med CPR nr. hentes navn og adresse fra CPR registeret. Personalekategori tildeles hver ansat, ligesom der vælges/skrives en personaletekst som er relevant. Du har sikkert allerede inddelt dit personale i nogle grupper, som relaterer sig til den overenskomst, de skal aflønnes efter. Lønsystemet opdeler i flg. grupper: Lærer - Frie skolers overenskomst SFO Pædagog - BUPL overenskomst Administrativ Teknisk/praktisk Andet ( TAP personalet ) 5

Tabulex ajourfører nye satser fra overenskomst aftaler fra De frie skolers overenskomst og BUPL. TAP personalet kan oprettes med egne lønkoder i lønsystemet ligesom lokaloverenskomsten kan oprettes med satser i lønprogrammet. Når personalet er oprettet i TEA, skal du gå til Økonomi indstillinger løn. Her finder du nedenstående underpunkter vedr. løn: Lønkoder Generel lønkladde Stamoplysninger Nets og Skat oplysninger Diverse lønoverførsler Fraværsårsager Lønbogføring Reguleringsprocent 6

Lønkoder Grupperne åbnes i lønkodeoversigten ved at trykke på + eller lukkes ved at trykke på til venstre i oversigten. Lønkode oversigten er en oversigt, som skal opsættes i forbindelse med ibrugtagningen af lønsystemet, og som Tabulex er behjælpelig med at få opsat. Lønkode oversigten skal også benyttes, når du har brug for at oprette dine egne lønkoder. Du kan kun oprette lønkoder i intervallet: 10600-10699 (lønkoder som indgår i løn før skat) Lønkoderne opfører sig forskelligt. Nogle lønkoder er løn andre er fradrag før eller efter skat o.s.v. Hvis du har brug for at oprette nogle lønkoder (f.eks. til fradrag efter skat) skal du kontakte Tabulex idet vi vil oprette disse for dig. 7

Lønkoder inddelings oversigt Grundlønnen er inddelt efter overenskomster: Lønkode 101xx Frie skoler overenskomst Lærer Lønkode 102xx Frie skoler overenskomst Børnehaveklasse Lønkode 103xx Frie skoler overenskomst Skoleleder Lønkode 104xx Frie skoler overenskomst Vikarer Lønkode 105xx Lønkode 106xx Lønkode 107xx Lønkode 109xx Lønkode 110xx Lønkode 119xx TAP personale Lokalaftale Kostskoler Diverse tillæg lærer BUPL aftale basisløn BUPL aftale diverse tillæg Øvrige lønkoder Grundløn Pensioner Træk før skat Skat Træk efter skat Resultat Andet (ferie) lønkode 10000 19xxx lønkode 300xx lønkode 400xx lønkode 500xx lønkode 600xx lønkode 700xx lønkode 800xx 8

Gennemgang af lønkode oversigten Længst til venstre ses hvilken overenskomst lønkoden læner sig op ad. Lønkoder, som er markeret med en *, er lønkoder som bliver vedligeholdt at Tabulex m.h.t. satser Jfr. overenskomsterne. Opsætningen ligger i at få sat kontonumre på de lønkoder, så systemet får konteret og bogført automatisk. Ved højreklik er det muligt at sætte kontonr. på, få vist satser etc. Når du højreklikker på en lønkode, vises nedenstående billede: 9

Lønkode: Viser blot lønkodens nummer. Navn : Viser blot lønkodens navn Overenskomst: Ansættelse: Et udtryk for, hvilken overenskomst lønkoden vedrører. Ved frie Lærers overenskomst, vil ansættelsen være Lærer Ved BUPL overenskomst, vil ansættelsen være SFO personale Ansættelsen vil blive brugt på den enkelte. Hvis en personale har flere ansættelsesforhold fungerer som både lærer og SFO med to forskellige pensionsordninger, er det muligt at indbetale til to pensionsordninger. Herom senere. Enhedstype: Her kan vælges mellem km timer dage antal. Benyttes på lønsedlen. F.eks. antal km eller antal timer Beløbs enhed: Her kan vælges mellem enheds beløb månedsbeløb års beløb eller Eksakt beløb. 10

Enheds beløb vælges hvis man f.eks vil sige timer x timebløb Månedsbeløb vælges hvis man f.eks. vil sige timer giver en måneds gage Månedsbeløb tager udgangspunkt i 160,33 timer pr. måned. Hvis en medarbejder har 130 timer vil systemet dividere det indsatte tal med 160,33 og gange med 130 for at få månedsgagen. Eksakt beløb tager beløbet som det er. Sats: Her er der mulighed for at indsætte en sats. Advare ved manglende kontonummer. Når der køres en lønkørsel, vil du få en advarsel om, at en lønkode ikke har fået påsat et kontonr.. Du vil derfor ikke have mulighed for at bogføre din lønkørsel. Kontotype: Konto bagud : Konto forud: Der vælges om din lønkode skal bogføres på en drift eller status konto Konto nr. fra kontoplanen vælges Konto nr. fra kontoplanen vælges. Rubrikkerne udfyldes med oplysningerne. Hvis lønomkostningen skal fordeles ud på flere konti, skal du benytte tasten Kontonumre på ansættelsestype Her er det muligt at sætte flere kontonumre på. Det er vigtigt at forholde sig til om lønkoden skal ferieberegnes og/eller pensionsberegnes og om den skal lønreguleres jfr. overenskomst. 11

Pensionsgivende: Der sættes flueben ud for de lønarter som skal være pensionsgivende. Ferieberettiget : beregningen. Der sættes flueben ud for de lønarter som skal være med i grundlaget for feriepenge Medtag ved timeoptælling: Timer sammentælles og danner grundlag for ATP satser. Feltet benyttes til sammentælling af de timer, som afgør hvilken sats der skal benyttes fra ATP jfr. nedenstående tabel. Skal lønreguleres: Hvis lønarten skal lønreguleres jfr. Overenskomster. Satser Hvis du højreklikker i lønkodeoversigten, vil du have mulighed for at få vist satser. 12

Ovenstående satser bliver vedligeholdt af Tabulex. Satserne som er opsat i systemet, er satser pr. 31.3.2012.( index 100) Disse reguleres i.h.t. nye reguleringsprocenter. Hvis du står på overenskomsten for Frie skolers lærerforening vises disse satser og Hvis du står på overenskomsten for Bupl personalet - vises disse. Basisløn Satser for områdetillæg 13

OK 2008 tillæg Undervisningstillæg ATP satser 14

Det vil som ofte væres månedsløn og basisløn der danner grundlag for, hvilken sats den enkelte medarbejder skal benytte. Ved timelønnede vikarer, er det lønkoder som relaterer sig til timeløn. Oprettelse af en ny lønkode Tryk på Opret nederst. Du har nu mulighed for selv at oprette lønkoder inden for lønkodeintervallet 10600 10699 Hvis du har brug for at oprette flere eller andre, skal du henvende dig til Tabulex. Opret nu en ønsket lønkode. Lønkoden i intervallet 10600 10699 benyttes alene til en lønart, som indgår som løn før skatte beregning. Når du har oprettet den nye lønkode, skal du forholde dig til alle de felter, som tidligere er beskrevet i lønkodeoversigten. Lønkoden skal også påføres et kontonr. Generel lønkladde Næste punkt under indstillinger er generel lønkladde. Systemet har på forhånd oprettet en generel lønkladde. Kladden indeholder de lønkoder, som SKAL være til stede på en lønseddel., men de er ikke synlige for dig i den generelle lønkladde. Visningen er blank. Nedenstående er blot for at fortælle, hvilke lønkoder der er som standard. Hvis ALLE medarbejdere f.eks. skal trækkes for kaffe eller gavekasse, kan der tilføjes en lønkode Herefter vil samtlige medarbejdere blive trukket for det pågældende beløn. 15

De viste lønkoder på den generelle lønkladde, er de koder som SKAL være til stede på lønsedlen, og som er oprettet i systemet. Herudover har du mulighed for at tilføje andre lønkoder, som skal være fælles for alle medarbejdere på skolen. Det kan f.eks. være personaleforening kaffe el.l. Du tilføjer nye lønkoder ved at trykke på det blå +. Der vil være dannet en ny linje, hvor du kan tilføje den lønkode, som måtte være aktuel. Lønkoderne skal være oprettet i lønkode oversigten for at komme på den generelle lønkladde. Stamoplysninger Områdenr. Her indsættes skolens områdenr. Områdenr. henter den sats, som er gældende jfr. overenskomsten med BUPL eller Frie skolers læreroverenskomst. Der etableres en lønkladde Ferie: Der vælges om om Ferieaftale eller Ferielov benyttes. Ferieaftale: 1 arbejdsdag - 4,62% vedr. løn under ferie ( Staten) Ferieloven: 1 arbejdsdag - 4,80% vedr. løn under ferie Satserne benyttes i forbindelse med beregning afudbetalt løn under ferie. 16

Opsætning af Nets og Skat oplysninger. Nets: Skolens Reg.nr. og Konto nr. indsættes her Den sti, hvor filer skal gemmes, indsættes I Stinavnet. Skat: Hvis Feriepengeudbetaler er Feriekonto indsættes Se-nr/ CVR nr. 33088566 Hvis Feriepengeudbetaler er skolen selv, indsættes skolens Se.nr/CVR nr. i feltet. Opsætning af diverse lønoverførsler ( pensioner skat atp feriepenge ) Tabulex har oprettet de pensionsordninger som måtte være relevante. Hvis du har brug for andre en de nævnte, skal du rette henvendelse til Tabulex. Betalingsdatoer vælges ligeledes her. Selve datoer kan ses under Økonomi indstillinger generelt - Dato tabeller. (Tabulex ajourfører datoerne.) 17

Der er dato tabel for forudløn bagudløn og timeløn. Tabulex ajourfører datotabellerne. Opsætning af fraværs årsager Ved at trykke på det blå + (nederst), har du mulighed for at oprette de fraværs typer du ønsker. Fraværs typerne benyttes, når der skal tastes fravær på personalet. 18

Det vil være muligt at overføre fraværsoversigten til excel. Løn bogføring Punktet benyttes kun hvis der er forud aflønnede medarbejdere. Opret en eller to konti i din kontoplan periodisering af løn Når der er oprettet en lønkørsel som vedr. forud lønnede og med en disp. dato som ligger bagud, vil systemet automatisk foretage en periodisering i bogføringen. Drifts omkostningen bliver bogført i ny måned og Statusposteringer vil blive bogført pr. disp.dato. Lønreguleringsprocent Tabulex opdaterer reguleringsfaktoren. Bruger skal blot sikre, at egne lønarten er opsat korrekt, så den lønreguleres eller ikke lønreguleres. 19

Brug af lønprogram Løn Personale / Lønkladder Arbejdet i løn foregår via menuen: Økonomi løn 1) Personale / lønkladder 2) Lønkørsel 3) Lønsedler 4) Lønsatser 5) Lønspecifikationer 6) Personale fravær Personale / lønkladder Stil dig på den medarbejder du vil arbejde med. Alle medarbejdere, som er oprettet i Tea, under Personale fremgår af billedet. Herfra skal de oprettes, så deres ansættelse stemmer overens med deres ansættelseskontrakt. Du kan fra personaleoversigten se, hvem der er forudlønnet og hvem der er bagudlønnet ( B eller F) Personale som er med rød prik mangler oplysninger. Det manglende fremgår nederst. 20

Du stiller dig på en medarbejder, og her vises til højre i billedet faneblade for den enkelte medarbejder Nedenstående faneblade vises på medarbejderen. Stamdata: Stil dig nu på den medarbejder du skal arbejde med. Felterne udfyldes: Forud eller bagud lønnet Ansættelses start dato Bank informationer Ansættelser Her vælges om det er en lærer SFO TAP eller børnehaveklasseleder. Det vælges om det er månedsløn eller timelønnet medarbejder Beskæftigelsesgraden udfyldes Herefter udfyldes løntrin Fra til dato samt næste løntrin (hvis der er et næste løntrin) Felter som SKAL være udfyldt for at undgå fejl. 1. Beskæftigelsesgrad 21

2. Ansættelses start dato 3. Reg. nr. og konto nr. / Bank 4. Skattekort type 5. Pensions fordeling 6. Pension egen pension Reg. nr og konto nr. Lønkoder på medarbejderen Tryk på det blå + i bunden af billedet, for at oprette en linje. Vælg en lønkode i lønkode kolonnen eller skriv navnet på lønkoden i kolonnen Navn Udfyld antal enheder ud for lønkoderne. Hvis der er T ud for lønkoden, ajorfører Tabulex lønsatsen Hvis der ikke er T ud for lønkoden, skal du selv påføre satsen. Hvis lønkoden har et R vil lønkoden blive reguleret. 22

Der er to kolonner på medarbejderen. Sats kolonnen er index 100 som reguleres, hvis lønkoden er opsat til regulering R. Hvis lønkoden ikke skal reguleres, vil satsen være det beløb som medarbejderen får i løn. Du kan trykke på Simuler knappen for at se, hvorledes lønberegningen bliver. Funktion til tilbageregning af satser der lønreguleres. Hvis en medarbejder f.eks. skal have kr. 20000,- i løn i september 2014, og denne løn skal lønreguleres fremadrettet, skal lønnen indsættes til kurs 100 for at blive lønreguleret.. D.v.s. kr. 20000,- i september 2014 = kurs 101,7162, idet reguleringsfaktor pr. 1.4.2014 er 1,017162. Lønnen skal derfor sættes til 20000/1,017162 = 19662,55 ( kurs 100). Systemet har en regne hjælp til dette. Stå på lønkoden højreklik beregn base sats indsæt det regulerede beløb og lønsystemet vil herefter tilbageregne beløbet til kurs 100. Det er det reducerede beløb som skal stå som løn på medarbejderen. 23

Simulering / prøveberegning af lønkørsel Stå på den medarbejder du vil prøveberegne tryk Simuler. Nu vil lønnen blive beregnet, og du kan se resultatet. Hvis der er røde felter, betyder det, at der er mangler/fejlopsætning, som skal rettes. Kopier lønkoder til ny medarbejder Hvis du allerede har oprettet een person som ligner en anden. ( samme overenskomst og stort set samme lønkoder) kan du kopiere linjerne fra den 1. medarbejder til den 2. medarbejder. (Vær dog opmærksom på, at pension og statistik stadig skal oprettes) Marker lønkoderne ( Ctrl + A) Højreklik fra den medarbejder du kopiere fra. Vælg Kopier lønkoder Gå til nr. 2. medarbejder ( den medarbejder du vil kopiere til ) højreklik - og Indsæt kopieret lønkoder Du kan herefter tilrette person 2 hvis lønkoderne/ antal og beløb ikke er det helt samme match. 24

Overblik over oprettede lønkoder Når du har fået alle dine medarbejdere oprettet, kan du få et overblik Stil dig på alle medarbejdere markér disse højreklik - Vis lønkodeoversigt Herefter kommer ovenstående JA Systemet kører en lønberegning - efterfølgende vises nedenstående oversigt / billede Du kan få vist flere kolonner ved at trykke på 25

ALLE de lønkoder der er oprettet vil kunne vælges. Skattekort Skattekort rekvireres hos SKAT. Du bestiller skattekort som flg: Log på www.skat og rekvirer skattekort på dine medarbejdere SKAT vil herefter lægge en fil ud til dig, som du kan indlæse i lønsystemet. Alternativt kan du fra lønsystemet bestille skattekort. Stå i personaleoversigten funktioner bestil skattekort. Du vælger at bestille eller afmelder skattekort ud for den enkelte medarbejder. 26

Træde i kraft dato - her skal du pege på den dato, som skattekortet skal træde i kraft fra. Det samme skal gøres i Ophøredato. Økonomi Import/eksport Importer skattekort. Indlæst skattekort som flg.: Økonomi Import/Ekport Importer skattekort Du har mulighed for at indsætte ekstra træk%, hvis en medarbejder skriftligt har ønsket det. Funktionen er nederst i billedet. 27

Pension På fanebladet pension, skal du vælge hvilken pensionsordning den enkelte medarbejder er omfattet af. Det er også muligt at oprette egne pensioner med et fast beløb eller % Derudover skal der vælges, om det er firmabetalt pension om det er medarbejder pension eller om det er en delt pension. 1/3 medarbejder betalt. Medarbejderen trækkes for 1/3 resten - 2/3 - betales af skolen. Hvis medarbejderens 1/3 del skal tillægges som løn, sættes flueben i tillæg. Overenskomstkoden for pensionsordningen skal påføres. Flere ansættelser: Hvis en medarbejder fungerer som både lærer og sfo medarbejder, skal der muligvis indbetales til begge pensionsordninger. Ansættelses type udfyldes Evt. ansættelse Løndele på medarbejderen, som vedr. SFO bliver beregnet med 14,3% og indbetales til PBU Løndele på medarbejderen, som vedr. Lærer bliver beregnet med 17,3% og indbetales til Lærernes pension. Danmarks statistik Faneblad lønstatistik skal udfyldes / tilrettes. Som udgangspunkt er alle oprettet med fra type 0100 til 0800 Bruger skal oprette de korrekte værdier for medarbejderen. 28

Koderne på IP typer forklares på nedenstående link. https://indberetning.da.dk/dokumenter/vis/14 Koderne på Disco-08 forklares på nedenstående link. www.dst.dk/disco-08lon Der kan søges på stillingsbetegnelser. 29

Ferieregnskab Når der køres en løn, vil medarbejderne få tildelt 2,08 feriedag og 0,42 feriefridag pr. måned. Feriedagene vil blive vist under fanebladet Ferieregnskab. Oprettelse af lønkørsler Gå til Økonomi Løn Lønkørsel For at oprette en ny lønkørsel. Hvis du både har forud lønnede og bagud lønnede medarbejdere, skal der oprettes en lønkørsel for hver kategori. Ovenstående billede vises. Fjern flueben får at låse lønkørsler op 30

Tryk på det blå + for at oprette nye lønkørsels linjer. Lønkørsels år vælges. Vælg hvilken kørsels måned du vil arbejde med. Markér om det er forud løn eller bagud løn. Marker om der også er timelønnede medarbejdere med i lønnen. Beskriv hvad lønnen hedder Indsæt dispositions dato. Ved knappen Vælg, markéres de personer, som skal med i lønkørslen. Når der trykkes på Vælg åbnes hele personaleoversigten. Herfra udvælges de personer, som skal indgå i lønkørslen. 31

Det er muligt at hente den forrige lønkørsel ind med de medarbejdere som var med i denne, d.v.s. en form for kopiering af lønkørsel 1 til lønkørsel 2. Opret lønkørslen tryk Hent og hent så den lønkørsel som du gerne vil kopiere. Kopieringen medfører, at de samme medarbejdere kommer med. I eksemplet kan Jan 2014 lønkørsel hentes ind i Feb 2014 med de medarbejder som var med dér. Når du har udvalgt de medarbejdere som skal være med i lønkørslen er du klar til at køre løn. Kør lønberegning Stå på lønkørslen højreklik og kør lønberegning Ved højre klik vises dette billede. Kør lønberegning. Lønberegningen kan køres om de gange du ønsker. Når lønberegninger er kørt, vises lønberegningen for de personer som er blevet valgt. 32

Du har nu mulighed for at gennemgå lønberegningen, som bliver vist på hver enkelt medarbejder. Hvis der er noget som skal rettes, skal du gå tilbage ti den enkelte medarbejders lønkode og rette til. Herefter kan du køre lønkørslen igen. Lønkørslen kan kører så tit du ønsker. Hvis der er røde felter, er der fejl og de skal rettes. Fejlen kan bestå i, at der f.eks. mangler at blive tilføjet et kontonr. til bogføring i lønkodeoversigten. Lønsedlerne vises på skærmen men du kan også udskrive dem. ( stå på lønkørslen højreklik ) På fanebladet Totaler bliver der vist, de beløb, som simuleringen har beregnet. På fanebladet Total vises totalbeløb pr. lønkode. Totalerne kan overføres til excel ved højreklik. Eller udskrives. 33

Den sidste fane viser EIndkomst. Billedet udtrykker totalerne for EIndkomst felterne, som bliver indberettet til Skat. Feltforklaringen er flg.: 60010013 AM indkomst 60010015 A skat 60010016 AM bidrag 60010046 ATP bidrag 60040048 Skattefri rejse og befordring/diæter 60010200 Bruttoindkomst 60010201 Bruttoferie indkomst 60010202 Nettoferiepenge for timelønnede Vi anbefaler, at du udskriver totalerne, for senere at afstemme det med indberetningen til Skat. (Udskriften vil printe det bilags nummer som lønposterne har fået i finansen.) 34

Lønberegning - med undtagelser Såfremt en medarbejder af én eller anden grund ikke skal benytte 1) Skattefradrag 2) ATP beregnes 3) Pensionsberegnes 4) Feriedage hensættelse Er det muligt at fravælge det i en lønkørsel. Stil dig på lønkørslen klik på. Der tilføjes nu ny kolonner i din lønkørselsoversigt. Sæt flueben på de medarbejdere som skal ændres. Når du sætter flueben i ovenstående Kommer disse kolonner på den lønkørslen Du skal herefter sætte flueben på den medarbejder, som ikke skal benytte skattefradrag have beregnet pension eller ATP m.v. 35

Når lønkørsel er klar, skal der dannes filer, som skal overføres til Nets og Skat. Dan filer til Nets Skolen skal være oprettet hos Nets med Overførselsservice. Skolen skal være oprettet hos Nets med en Dataleverandør aftale DL 01 samt en aftale for betalingsafsender OS 02. Hvis du som betalingsafsender også ønsker at kunne udbetale penge til betalingsmodtagers Nemkonto, skal skolen indgå særskilt aftale med Nets om det. Højreklik dan fil til Nets. Stil dig på den lønkørsel du vil sende til Nets Højreklik Dan fil l til Nets Herefter gemmer du filen i dit valgte drev, hvorfra du kan uploade den til Nets. Filen dannes og gemmes. Du logger på Nets, (ligesom du gør i forbindelse med skolepenge up-load ) og sender filen til Nets. https://ft.pbs.dk/ 36

Og du er nu på Nets Vælg Log på Du sender filen til Nets og henter kvittering. (på samme måde som når der sendes skolepenge) Når filen er sendt hentes kvitteringen, så vi er sikre på, at alt er ok. Kvitteringen udskrives. Leverancekvitteingen er dannet i vores testmiljø. Din kvittering skal indeholde korrekte dispositionsdatoer for de forskellige overførselstyper. Kvitteringen kan sammenholdes med den udskriv du kan foretage i lønsystemet. 37

. Hvis kvitteringen fra Nets ikke er ok, skal du annullere lønkørsen i lønsystemet. Fejlen rettes og der er mulighed for at danne en ny fil. Hvis kvitteringen og lønkørslen er ok. Tryk på ok. Hvis kvitteringen og lønkørslen IKKE er ok tryk på annuller. Når du har accepteret filen fra Nets, er det ikke muligt at ændre i lønkørslen eller danne ny fil.!! 38

Dan filer til Skat (EIndkomst) Du skal efterfølgende danne en fil til Skat for at up-loade e-indkomsten for den eller de pågældende lønkørsel /lønkørsler. Stil dig på lønkørslen- Højreklik Dan fil til EIndkomst Herefter gemmer du filen i dit valgte drev, hvorfra du kan uploade den til Skat. Herefter logger du på Skat.dk - Virksomhed Indberet løn, pension dagpenge m.m. i EIndkomst 39

Indberette / forespørge på eindkomst/letløn Du up-loader den fil som blev dannet i lønsystemet. Indberet lønoplysninger Fil upload 40

Gennemse og up-load nu den fil, som blev dannet i lønsystemet. Indsend Du modtager herefter en kvittering fra Skat. Når filen er indsendt til Skat, kan informationer i Skat og i dit lønsystem afstemmes. Afstemning af indberetning 41

Udvælg f.eks. Alle indberetninger Sumoplysninger for virksomhed Alle medarbejdere Periode du gerne vil afstemme fra til Hvis du har både bagudlønnede og forudlønnede, er det fint at få en afstemning for begge perioder. De forudlønnede vil jo være blandet med næste måneds bagudlønnede. Skat viser sumoplysninger for virksomheden, og det kan du afstemme med din lønkørsel. Hvis der er diff. Kan du få vist pr. medarbejder. 42

I eksemplet er er vist detailoplysninger pr. medarbejder. Man kan også vælge Sum for virksomheden. Det hele kan afstemmes med din lønkørsel. Tilbageførsel /filer Hvis den indsendte fil er forkert, kan du tilbageføre filen hos Skat. Gå til forespørgsel/kopier/tilbagefør indberetning. Tast perioden ind som den fil man gerne vil fremsøge tryk søg 43

Filerne som er indberettet vises, og her kan man ved at markere se, hvad filerne indeholder/tilbageføre fil Filerne vises. Marker den fil der skal tilbageføres og tryk Tilbagefør Overfør til lønkladde Du har sendt filen til Nets og Skat og er herefter klar til at overføre posterne til lønkladden. Lønkladden blev etableret under økonomi indstillinger stamoplysninger Kladden findes herefter under økonomi finans kladder - D.v.s., hvor alle dine øvrige kladder er i økonomisystemet. 44

Du står på din lønkladde højreklikket og valgt overfør til lønkladde, vil bogføringen af lønkørslen ligge klar i lønkladden. Gå til Økonomi finans kladder og find Løn kladde. Lønkørslen vil altid stemme ( gå i nul). Du kan ikke rette eller tilføje noget i lønkladden. Gå til : Økonomi finans kladder og find lønkladden. Alle posteringerne vil ligge her klar til bogføring. Kladden bliver ikke overført, hvis lønkladden ikke stemmer. Du kan IKKE rette lønkladden. Når lønnen er sendt til Nets og Skat er det ikke muligt at rette i den pågældende lønkørsel. 45

Du kan i lønkørsel billedet se hvilke funktioner der er gennemført, idet der bliver sat flueben i de respektive boxe efterhånden som punkterne bliver afviklet. Specielt omkring bogføring af forudlønnede medarbejdere. Bagudlønnede medarbejdere Disse medtages i den lønkørselsmåned som skal være gældende. F.eks. Januar Dispositionsdatoen er 31.1.2014 Lønkladden /bogføringen vil ske pr. 31.1.2014 E-indkomsten vil ske i januar 2014 Forudlønnede medarbejdere Disse medtages i den lønkørselsmåned som skal være gældende. F.eks. Februar 2014 Dispositionsdatoen er 31.1.2014 Lønkladden/bogføringen vil ske pr. 31.1.2014 OG 1.2.2014. Det der vil ske er, at driftskonti bogføres pr. 1.2.2014 og statuskonti bogføres pr. 31.1.2014. Periodiseringen vil blive bogført på den konto som er valgt under indstillinger. (lønbogføring). 46

Lønsedler Du er nu færdig med lønkørslen, og mangler at udskrive lønsedler til medarbejderne. Stå på den lønkørsel som du vil udskrive lønsedler for. Højreklik udskriv lønsedler. Lønsedler til e-boks er under udvikling. E-boks funktionen er ikke brugbar, idet vi pr. 16.9.2014 ikke har fået godkendt indsendt testmateriale. Du er derfor nødt til at udskrive lønsedlerne 47

Fravær Stå på personale højreklik og nedenstående billede fremkommer. Vælg Registrerer fravær Nedenstående billede vises. Du kan herefter taste typen af fraværet. Indsæt nu de fraværsdage som er aktuelle for den enkelte medarbejder. (Udskrift af fravær er under udvikling. Kan p.t. overføres til excel højreklik) Ferie Der opspares 2,08 feriedag pr. måned man er ansat. ( 25 dage for et helt år ) Ferieåret går fra 1.5.- 30.4 Opsparingsåret går fra 1.1.-.31.12 Feriepenge = 12,5% af ferieberettiget løn En feriedag koster 4,80% af månedslønnen. ( Ferieloven) En feriedag koster 4,62% af månedslønnen. ( Ferieaftalen) 48

Særlige feriedage Der opspares 0,42 dag pr. måned man er ansat ( 5 dage for et helt år. ) Værdien udgør 2,5% af ferieberettiget løn i optjeningsåret. Udbetales på lønsedlen. Ferietillæg Ferietillægget udgør 1,5% af ferieberettiget løn. Udbetales på lønsedlen ( ofte i april eller maj måned ) Benyt lønkode 18005 Lønbehandling ved ferie Ferie uden løn Medarbejdere, som ikke har opsparet ferie, vil blive trukket 4,8% eller 4,62% af den ferieberettiget løn pr. dag. Ferie med løn Medarbejdere, som har opsparet ferie, vil den ferieberettigede løn blive reduceret med 4,8% eller 4,62% pr. dag, når du har indsat feriedage på medarbejderen. Ferieloven reducerer med 4,80% pr. dag. Ferieaftalen reducerer med 4,62% pr. dag. 49

Ferie vedr. timeløn/vikarer til feriegiro Feriepenge til vikarer / timelønnede medarbejdere, overføres sammen med lønkørslen hver måned. Brutto feriepenge skat - nettoferiepenge overføres til Skat, som videresender informationerne til Feriegiro. Du får herefter en opkrævning på feriepengene. Ferie vedr. funktionærer som rejser Når en funktionær rejser, skal flg. lønkoder benyttes Nuværende års ferie : 80010 Sidste års ferie : 80020 Forrige års ferie : 80030 Lønkoderne udfyldes med antal dage og satsen pr. dag. Herefter udregnes nettoferiepenge, som overføres til Feriekonto. Udskrift af fraværsoversigt Stå på personalet højreklik registrerer fravær. Nu beder systemet om en dato. Hvis der vælges en dato i indeværende år vises fravær fra 1.8.2014. Hvis man ønsker fravær fra sidste skoleår, kan man vælge 31.7.2013. Udskift foregår ved at der højreklik på fraværsoversigten eksporter hvorefter der dannes en excel fil, som kan udskrives. 50

Indberetning til Danmarks statistik Lønstatistikken dannes ved at vælge nedenstående menupunkter. Filen gemmes og up-loades til DS Fraværsstatistikken Vælg punktet fra ovenstående menuer. Herefter dannes filen som up-loades til DS 51