Kom godt i gang Indhold Indledning.....2 Hovedmenu.....3 Oprettelse af brugere.....4 Organisationer og personer.....6 Aktiviteter.....7 E-mails.....8 Tilbud salgspipeline.....9 Enkle tilpasninger... 10 Oprette egne oversigter... 12 Dataimport... 13 1
Indledning Velkommen til webcrm Denne Kom i gang-guide er designet til at hjælpe nye brugere til at komme hurtigt i gang med at bruge webcrm systemet. Henvisninger til knapper, hovedfunktioner o. lign. i systemet angives med Fed skrift. Instruktioner med flere trin adskilles af -> ex: Klik på Personer -> Opret person. Hvis du har brug for mere hjælp, kan du finde flere læsevejledninger under Hjælp og Support i dit system. Systemet er let at sætte op og bruge, men du kan naturligvis også vælge at kontakte os, og få en af vore konsulenter til at hjælpe dig hurtigt og sikkert i gang. Du kan desuden lære mere om systemet ved at se vores instruktionsvideoer på http://www.youtube.com/watch?v=zoco12wb_ti eller tilmelde dig et gratis webseminar på www.webcrm.com. webcrm består af følgende Hovedfunktioner: Hovedfunktion Organisationer Personer Aktiviteter Ordrer og Tidsregistrering Tilbud og Budgetter Oversigter (rapporter) Kalender Produkter Dokumenter og e-mails Outlook Integration 2 Funktion er selve kernen i webcrm. Alle oplysninger, herunder alle personer, gemmes under organisationer. Personer (eller kontakter) er knyttet til en organisation. Du kan have en eller flere personer for hver organisation. Bemærk, at du sender emails til personer og ikke til organisationer. NB: Hvis dine kunder primært er privatpersoner, frem for organisationer, kontakt os for oplysninger vedr. B2C versionen. Med webcrm kan du nemt tildele aktiviteter og sikre opfølgning på disse. Det er nemt se en fuld notat-historie, booke møder og sende e-mails fra den samme skærm. Aktiviteter kan sammenlignes med opgaver i Outlook, og kan flyttes frem eller tilbage i tid. Et møde er noget, der starter og slutter på et bestemt tidspunkt. (NB. Tilvalgsmodul) Administrér ordrer og opfølgning på salg. Registrer tidsforbrug for projekt eller fase. Ved at bruge Tilbudsstyring kan du overvåge pipeline efter område, sælger og produkter. Du kan også oprette budgetter for at få et samlet overblik over tilbud/ordrer i forhold til budgettet. webcrm giver brugerne mulighed for nemt at hente oplysninger selv uden at skulle lære komplekse rapporteringsværktøjer. Du kan rapportere om ethvert område i systemet, det være sig aktiviteter, salgsmuligheder, kontakter eller kalendere. Administrér alle interne samt eksterne møder i en fælles kalender. Tilføj notater og dokumenter. Et meget alsidigt modul til opbevaring af oplysninger om emner såsom installeret produktbase, kursusdeltagelse, kontrakt-information eller fakturaoplysninger fra dit regnskabssystem. (NB: Er slået fra som default) Brug flere skabeloner, der giver dig mulighed for at flette relevant information ind i din besked, nemt og praktisk. Gem alle udgående og indgående e-mails. (NB. Tilvalgsmodul) Synkronisér alle kontakter, aftaler, aktiviteter og e-mails med Outlook.
Nogle af hovedfunktionerne er ikke standard, men kan tilkøbes for at give yderligere funktionalitet din lokale konsulent kan hjælpe dig med at beslutte, hvilke der passer til dine behov. Vigtigt råd: Tag det skridt for skridt og lad være med at være for ambitiøs til at starte med. Hvis du ikke importerer eksisterende data, er de første skridt udført ekstremt hurtigt. Vi tilråder, at du starter med kun at bruge de funktioner i systemet, som du virkelig har brug for - bliv fortrolig med den grundlæggende funktionalitet og tag den derfra. Hovedmenu Hovedmenuen (vist nedenfor) er din adgang til hele webcrm systemet. Øverst til venstre ser du søgefeltet, som kan bruges til at søge efter organisationer, personer eller telefonnumre, når du kender en større eller mindre del af deres navn, mail eller tlf. nr. Du kan foretage en begynder med søgning ved at markere afkrydsningsfeltet A.. ved siden af søgefeltet. Disse funktioner betyder, at du kan finde organisationer og personer hurtigt, selvom du kun kan huske en del af deres navn, email eller tlf.nr. Hvis du f.eks. vil finde en person ud fra en e-mail, indtaster du blot e-mailadressen i søgefeltet og klikker på person. Søgeresultaterne blive vist i boksen kaldet Seneste søge-resultater. Du kan derefter sammenligne resultaterne og vælge den rigtige organisation eller person og klikke videre ind i deres optegnelser. Fra hovedmenuen har du adgang til hovedfunktionerne i webcrm systemet: Aktiviteter Organisationer Tilbud & ordrer/leverancer Møder/Kalender Oversigter Grafikken øverst på skærmen kan tilpasses til din virksomhed. Det gør du ved at gå til Konfiguration (øverste menulinje) og vælge Hovedindstillinger -> Grafik. Du kan dér vælge mellem forskellige billeder eller indsæt firmaets logo/banner (format 965 x 100 pixels). Samme sted kan du bestemme default skriftstørrelse, skærm og farven på knapperne. Hvis du klikker på denne knap: under Hovedmenu, vil du se skærmbilledet til højre: Denne skærm giver den enkelte bruger mulighed for at konfigurere, hvilke oplysninger og i hvilken rækkefølge de vises på hovedmenuen. De fleste indstillinger giver sig selv, men ønsker du yderligere oplysninger, kan du læse flere vejledninger under Hjælp og Support. Såfremt du klikker på budget knappen: på hovedmenuen, kan du se de for dig relevante budgetter (oprettet under Opsætning -> budgetter). 3
Tilvalgsknapper Hvis du har tilkøbt de ekstra valgfrie Funktioner til Web Integration og indgående e-mail, tidsregistrering eller kampagner, vil følgende knapper vises: indgående e-mails Rediger event svar Registrer tid Rediger survey svar Du kan hente forklaring på disse funktioner under dokumentationen på www.webcrm.com Oprettelse af Brugere Bemærk: Det er kun muligt at oprette det antal brugere, som du har licens til. Ønskes flere brugere (også selvom du blot er i test-fasen), kan de oprettes ved at gå til Konfiguration -> Licens og vælge nyt antal brugere i drop-down listen Nyt maksimum brugerantal. Samme sted kan du tilog fravælge tilkøbsmoduler. Efter ændring af antal brugere, skal du logge af og på igen, før du kan oprette dem. Det er enkelt at oprette en bruger i webcrm systemet. Ved at gå til Konfiguration -> Brugere vil du se en liste over brugere. Ved at klikke på Opret bruger (yderst til højre) vil du se nedenstående skærmbillede: Obligatoriske felter er: Navn Initialer bruges til log-filer E-mail Login navn kodeord Adgangsniveau Områder (alle er default) Andre felter såsom mobil og telefon kan bruges til at flette ind i e-mail-skabeloner. Det er derfor en fordel også at udfylde disse. Hvis du specificerer en 2. ansvarlig, vil organisationer og tilbud automatisk blive udfyldt i disse felter, når du opretter en organisation eller et tilbud. Du kan vælge et eller flere (brugerdefinerede) områder for den enkelte bruger. Dette er relevant, hvis du har sælgere, der opererer i forskellige områder, og du kun vil have sælgerne til at se kunder i deres eget område/distrikt eller områder. Områderne ændres/tilpasses under konfiguration -> drop-down lister -> organisationer. En bruger kan tilhøre en brugergruppe, der påvirker hans/hendes sikkerhed og rettigheder. Læs om brugergrupper under Hjælp og Support. Denne funktion er kun relevant for større organisationer, og er kun tilgængelig, hvis dit system har 10 eller flere brugere. 4
Sende brugerlogin-oplysninger Når du har oprettet en bruger og trykker gem, vil du se følgende bokse øverst på skærmen: Du kan bruge disse muligheder til at sende en e-mail til den nye bruger med hans/hendes loginoplysninger, til at få vist deres login-historie og til at skabe nye direkte login-koder. Bemærk at du skal klikke på Send e-mail med login-oplysninger efter oprettelse eller opdatering af den pågældende bruger, for at sende brugeren et link. NB: Det er også denne knap du klikker på, hvis brugeren har forlagt sit link og skal have oplysningerne tilsendt igen. Bemærk: Vi anbefaler, at du ikke sender links til brugere, der ikke er involveret i opstartsprocessen, før du har sat systemet op, for ikke at forvirre dem med et system, der endnu ikke er færdigt sat op! Bemærk, at der er tre måder, hvorpå brugere kan få adgang til webcrm systemet, når de har modtaget deres log-in oplysninger: via en favorit i browseren (for oprettelse heraf, gå til Hovedmenu -> -> Tilføj dit webcrm link til dine favoritter) Log ind via vores hjemmeside http://www.webcrm.com (øverst til højre) - indtast kontonavn, brugernavn og kodeord Via et ikon på dit skrivebord/desktop se hvordan man gør under Hjælpevideoer i Hjælp og support Organisationer og personer Alle, der bruger webcrm systemet, vil få brug for at anvende Organisationer og Personer. Du kan selvfølgelig omdøbe de centrale dele af systemet til det ordvalg I bruger i din virksomhed. Fx kan Organisationer blive omdøbt til Virksomheder eller Kunder, og Personer til Kontakter. Læs mere om dette i afsnittet Enkle tilpasninger i dette dokument eller i dokumentationen under Hjælp og Support. Dit nye system leveres med én oprettet organisation, nemlig webcrm. Du kan nemt oprette flere ved at klikke på Opret ny som vist nedenfor: Derefter vises følgende skærm: Hvis du vil oprette en ny organisation, skal du blot indtaste oplysninger i de relevante områder. Du kan ændre oplysninger i drop-down menuer og tilføje nye felter til at opfylde dine specifikke behov. Læs mere i afsnittet Enkle tilpasninger. Klik altid på Gem knappen, hvis du vil beholde organisationen eller ændringerne. Bemærk, at der i det viste eksempel er oprettet en del ekstra felter i højre side af skærmen. 5
Systemet vil ikke tillade oprettelse af flere organisationer med samme navn. Hvis du kunder med forskellige adresser (og samme firmanavn), udfylder du divisionsnavn feltet med f.eks. Holbæk, Århus osv. Herved får du lov at oprette det samme firmanavn flere gange som separate afdelinger. Obs tekst feltet bruges til at markere noget væsentligt, f.eks. virksomhed i betalingsstandsning, undgå kontakt eller andet. Organisationen vises så med rødt på de relevante skærmbilleder. For at tilføje en person til organisationen, klik på Opret person. Skærmen til højre vil vises: Igen er det ligetil at tilføje oplysninger til dette skærmbillede og gemme disse. I alle hovedfunktionerne kan du tilføje nye felter, slukke for visse datafelter og omdøbe overskrifter, fx Person til Kontakt. Også her er der oprettet en række ekstra felter på højre side af skærmen i det viste eksempel. Aktiviteter Aktiviteter er en meget fleksibel måde at håndtere opgaver på i din organisation. Aktiviteterne kan bruges til en lang række opgaver såsom: Telemarketing Håndtering af kundeemner Opfølgning på salg Kundeservice Arrangere begivenheder Intentionen er, at aktiviteter styrer processerne omkring kunden/emnet, hvorfor du kan udføre de typisk forekommende kundeaktiviteter direkte fra dette skærmbillede. Dette sparer tid, når aktiviteten opdateres. Fra samme skærmbillede kan du derfor: Tilføje notater til notat-historikken (i loggen) Tilføje op til 15 brugerdefinerede felter Vedhæfte og flette dokumenter Sende e-mails, redigere eller tilføje personer og oprette møder Tilknytte aktiviteter til tilbud, møder og ordrer som en del af en forretningsproces Aktiviteter er ligeledes ofte startpunktet ved udarbejdelse af kampagner Du kan masseoprette aktiviteter i forbindelse med dataimport eller ved at vælge at aktivere opret aktiviteter for en given oversigt, som vist t.h. Når du viser/kører den pågældende oversigt, vil der fremkomme et ikon, der hedder opret aktiviteter, som udfyldes, hvorved der oprettes aktiviteter for de valgte organisationer. 6
En enkelt aktivitet oprettes ved først at gå til en Organisation og herefter klikke på Derefter vises nedenstående skærmbillede: Inden du vælger en dato for næste opfølgning, er det i de fleste tilfælde en god idé, at indtaste en kort beskrivelse af din samtale og/eller næste handlinger i feltet Tilføj til log under Aktivitet log. Dine kommentarer vil blive gemt, herunder dit navn og datoen for optegnelsen. Typisk kan en kunde sige "Ring til mig om 1 uge", så klikker du blot på +7 knappen, og datoen for næste opkald vil blive fremrykket med en uge. Hvis du mangler felter eller ønsker andre drop-down-menuer, kan du lære mere om dette i afsnittet Enkle tilpasninger. Når du har afsluttet et aktivitetsforløb skal du IKKE slette aktiviteten. I stedet ændrer du status til afsluttet, hvorefter den forsvinder fra din aktivitetsliste. Du kan dog stadig finde aktivitetsforløbet under den enkelte organisation. Bemærk, at alle dine aktiviteter vises, når du trykker på aktiviteter på hovedmenuen. Som udgangspunkt vises de i kronologisk orden. Du kan sortere efter type eller andet ved at klikke på den overskrift, som du ønsker at sortere efter. Hvis du klikker på blyanten ud for en af aktiviteterne vil du få vist billedet ovenfor med nogle med nogle frem og tilbage pile, så du kan bladre frem og tilbage mellem aktiviteterne og hurtigt gå til den næste, når du har afsluttet den forrige. E-mails E-mail funktionen i webcrm systemet er meget alsidig. Du kan sende e-mails fra de fleste hovedfunktioner i systemet, blot du trykker på brev ikonet. Du kan sende, kopiere, CC eller BCC enhver e-mail til en anden person, der er oprettet i webcrm systemet. Hver e-mail bliver gemt under organisationen, så du selv og andre senere nemt kan finde dem igen. Bemærk også at du kan gemme e-mailen som kladde, hvis du er nød til at forlade skærmbilledet. 7
E-mails bliver automatisk adresseret til den relevante person via flettefunktionen i e-mail skabelonen (som sættes op under opsætning -> skabeloner -> email ) Du kan også sende e-mails via Outlook (eller dit normale e-mailsystem) som ikke bliver lagret i webcrm systemet. Det gør du ved at klikke på E-mail (ikke brev-ikonet). Vi anbefaler, at vigtige e-mails altid sendes fra webcrm systemet ved at klikke på brev-ikonet. NB: Du kan kun sende e-mails til personer, hvor der er opgivet en mailadresse på personkortet. Ved at bruge e- mail funktionen i systemet, kan du også drage fordel af følgende funktioner: E-mail skabeloner og flette-faciliteter ( opsætning -> skabeloner -> email skabeloner ) Standardiserede dokumenter til vedhæftning (lægges op under opsætning -> dokumenter -> standard dokumenter ) Hurtigt sende e-mails fra alle webcrm hovedfunktioner Medsende e-mails til en anden person eller webcrm bruger E-mail kampagner. Læs under hjælp & support, hvordan du opsætter en email kampagne. E-mails oprettet af dig i webcrm systemet bliver sendt af webcrm servere og leveres med din e- mailadresse. Svar på sådanne e-mails vil derfor blive sendt til din normale indbakke. Indgående e-mails kan også gemmes i webcrm systemet, hvis du har tilkøbt Outlook synkronisering eller Indgående e- mail modulet. For at aktivere disse vælg Konfiguration -> Licens og marker de relevante felter. E-mail skabeloner og flette faciliteter Du kan oprette lige så mange e-mail skabeloner, som du ønsker, og begrænse brugen for visse brugere, grupper af brugere, sprog eller områder. Opsætningen af e-mail-skabeloner kan være enkel, men til et mere avanceret grafisk udtryk, kræves et vist kendskab til HTML. Brug af e-mail skabeloner reducerer behovet for at skrive fritekst, og leverer et mere konsekvent budskab. Opret fx en skabelon som byder velkommen til nye kunder. E-mail skabeloner oprettes som nævnt ved at klikke på Opsætning > Skabeloner -> E-mail: Skabeloner -> Opret e-mail skabelon. Læs mere om oprettelse og design af e-mail skabeloner under Hjælp og Support i webcrm systemet. Systemet fletter automatisk relevante oplysninger ind i e-mailen, såfremt det er sat op i e-mail skabelonen. For eksempel kan du sende en mødebekræftelse på hver aftale der bliver booket, hvor oplysninger om deltagere, mødetid og sted automatisk flettes ind i mailen. Et mere sofistikeret eksempel kan være at flette oplysningerne fra et tilbud ind i en e-mail for en ordre. Bemærk, at e-mail skabeloner der flettes data med mødetidspunkt, kun er tilgængelige når du står på mødet, da systemet ellers ikke ved, hvilket møde det handler om. Vedhæftede dokumenter Hvis du skal vedhæfte et dokument til et enkelt e-mail, klikker du på pdf-ikonet i værktøjslinjen og indsætter dokumentet. Herved skabes der et link til det ønskede dokument. Generelt anbefales det dog at upload e standard dokumenter; typisk prislister, produktblade, casestories og Jeres standard betingelser under opsætning -> dokumenter -> standard dokumenter. Disse dokumenter kan nemt indsættes i mail et ved at klikke på clips en. Du kan ikke blot vedhæfte et dokument, hvis du vil lave en, da masse-mails med vedhæftning typisk vil blive afvist af modtagerens mailsystem. I sådanne tilfælde skal du klikke på link i email skabelonen (det liggende 8 tal), og derefter linke til det pågældende dokument på din hjemmeside. Du kan også benytte pdf-ikonet (nævnt ovenfor) ved opsætning af e-mail skabelonen. 8
Tilbud salgspipeline Tilbud er et meget stærkt aspekt ved webcrm, som tillader dig at: Se alle potentielle salg på de af dig definerede pipeline niveauer Se din pipeline opdelt efter forventet ordretidspunkt Se din pipeline i ønsket valuta Vise budgetter efter person, produkt/service og område, hvor du sammenholder budget, pipeline og ordrer, så du herigennem hurtigt kan se om I når Jeres budgetter. Opsætning af din salgspipeline Dette gøres ved at definere de trin i din salgsproces og de procentsatser, du ønsker at associere til de enkelte niveauer. De relevante valg af procenter indtastes først under Opsætning -> Pipeline -> Mulige pipeline procentværdier. Niveauerne defineres med de indlagte eksempler som udgangspunkt. Du har standardværdier og tekst for en række faser, som du kan bruge som udgangspunkt for dit system. De enkelte niveauer defineres med en overskrift og der sættes hak ved i brug, hvis det pågældende niveau skal med i dine pipeline muligheder. Den viste procent vil blive default, og såfremt du sætter hak i frakoble.., får brugeren selv mulighed for at vælge en procent; ellers er den låst til niveauet. Den ansvarlige for tilbuddet får en reminder, når der ikke har været rørt ved pipeline muligheden i det definerede antal dage (eller du kan fravælge denne mulighed). Længere nede på billedet kan du lægge en beskrivelse af pipeline niveauet og forudsætningerne ind. I dagligdagen oprettes et tilbud (eller rettere en pipeline mulighed) for en bestemt kunde oprettes ved at gå ind på den pågældende organisation og klikke på Tilbud -> Opret tilbud. Igen er det ligetil at tilføje oplysninger til dette skærmbillede og gemme. Som i alle de øvrige hovedfunktioner kan du tilføje nye felter, slukke visse datafelter og omdøbe funktionen. Læs mere om dette i næste afsnit. Såfremt du har skabt tilbudsmaster e (under opsætning -> skabeloner -> pdf/word skabeloner) vil disse vises og være klar til fletning i skærmbilledets nedre højre hjørne. 9
Enkle tilpasninger Dette afsnit vil vise dig, hvordan du kan: Ændre Terminologi Tilføje nye brugerdefinerede felter Ændre mulighederne i drop-down lister Deaktivere datafelter Deaktivere hovedfunktioner Ændre terminologi For at ændre ordvalget i f. eks. Organisationer går du til Konfiguration i hovedmenuen, og vælger Hovedindstillinger -> Terminologi vælg et eller flere sprog og klik på Vis tekster for de valgte sprog. Scroll ned og find Organisationer på listen. Bemærk: En del ord er registreret i både ental og flertal, husk at ændre begge steder. Hvis du f. eks. ønsker at ændre Organisation til Virksomhed skal du ændre: Organisationer til Virksomheder Organisation til Virksomhed Tilføje brugerbestemte felter Du bør opsætte dit webcrm system således at du kun skal udfylde data, som afspejler din forretning. Ved at tilføje brugerbestemte felter, kan du gøre dette på en struktureret måde. Du kan tilføje op til 15 nye felter, der kan være som en liste, multi-valg liste, positivt heltal, tekst, dato, afkrydsningsfelt eller web-link. Du kan oprette disse felter ved at gå til Konfiguration fra hovedmenuen og derefter vælge Brugerbestemte felter. Du vil nu se en menu over de forskellige moduler. Brugerbestemte felter kan oprettes for alle hovedfunktioner (organisationer, personer, aktiviteter osv.). Du kan endda tilføje felter til brugere oprettet i systemet, hvis du vil medtage brugerens Skype-adresse eller private adresse i mail skabeloner der sendes til kunderne. Hvis du vælger Konfiguration -> brugerbestemte felter -> personer, vil du se nedenstående skærmbillede. Herfra kan du definere et nyt felt: Type af felt Rækkefølgen, som datafelter vises Feltets etiket, vises som overskrift på din skærm, når du efterfølgende redigerer eller opretter en person Specifikationer, hvor du opretter valgmuligheder for feltet NB: Du kan også vælge skjul felt, f.eks fortjeneste/db på en kunde, såfremt feltet kun må ses af brugere med rettigheder til dette. Du kan tilføje en overskrift, hvis dine felter skal grupperes. Det gøres i 2. række i rækkefølge og felt etiket kolonnerne 10
Forskellige typer af felter: 1. Tekst: To cifre adskilt af *. Fx 0 * 50 betyder, at teksten kan være et sted mellem 0 og 50 tegn lange 2. Heltal: To cifre adskilt af *. Fx 1000 * 50000 betyder, at tallet skal være et sted mellem 1000 og 50000 3. Dato: Ingen input specifikation er påkrævet. Datoformat er angivet pr. bruger under din brugerprofil (under konfiguration) 4. E-mail: Ingen input specifikation er påkrævet. Systemet vil kontrollere, at de indtastede data i sådan et felt indeholder et @ 5. Afkrydsningsfelt: Ingen input specifikation er påkrævet. 6. Liste: Dette gør det muligt for brugeren at vælge 1 mulighed fra en liste over forskellige givne valgmuligheder. De enkelte valgmuligheder er adskilt med *. Den første mulighed vil stå som default. Et eksempel på en liste kunne se således ud: - vælg - * Mulighed A * Mulighed B * Mulighed C. Denne liste kan indeholde max. 5.000 tegn (dvs. typisk op til 500 eller flere muligheder). Du kan tilføje flere muligheder til listen senere, og du kan flytte rundt på dem. Bemærk: Hvis du ændrer teksten i valgmuligheden (selv fra små til store bogstaver), går henvisningen tabt. 7. Multi-valg liste: Dette gør det muligt for brugeren at vælge en eller flere muligheder fra en liste over forskellige, givne valgmuligheder. Valgmulighederne angives med et unikt nummer (mellem 01 og 99) efterfulgt af: og derefter muligheden. Et eksempel kunne være: 01: Mulighed 1 05: Mulighed 2 10: Mulighed 3 99: Andet Numrene er unikke og bruges som reference. Dvs. du kan ændre teksten til noget andet, hvis du ønsker at en eller flere muligheder skal omdøbes. Du kan også ændre rækkefølgen af mulighederne, dvs alfabetisk rækkefølge. Men at ændre nummereringen vil ødelægge referencerne. 8. web-links: web-links bruges til at linke direkte til data i andre systemer for en bestemt kunde, person, tilbud osv. Vi henviser til Hjælp og Support for at sætte dette op. Bemærk, at du længst nede på organisationsbilledet (under brugerbestemte felter) har mulighed for at oprette yderligere 8 fritekst felter. Disse benyttes typisk til CVR nummer eller et debitor nummer. Dette benyttes, hvis du f.eks. ønsker at udveksle data med dit økonomisystem og vil sikre, at opdateringerne rammer den rigtige debitor. Deaktivere datafelter/hovedfunktioner Hvis der er et datafelt du ikke anvender, kan du nemt deaktivere det under Konfiguration -> hovedindstillinger -> datafelter. Tilsvarende kan du aktivere eller deaktivere hovedfunktioner under Konfiguration -> hovedindstillinger -> hovedfunktioner. 11
Ændre indholdet i en drop-down menu i et datafelt Du kan ændre emnerne i en drop-down menu, der vises i et datafelt, f.eks. indholdet i dropdown listen Status under organisationer. Gå til Konfiguration fra hovedmenuen - Vælg Drop down lister. Vælg Organisation/Personer. Herfra kan du ændre / tilføje eller slette emner i de forskellige datafelter. Bemærk, at hvis du ændrer/sletter noget på listen forsvinder referencer på allerede oprettede organisationer/personer. Oprette egne oversigter Med webcrm kan du designe dine egne oversigter. I systemet kaldes de oversigter som default. Det kan ændres til f.eks. rapporter under terminologi, som tidligere nævnt. Tanken er, at du bør være i stand til at oprette dine egne oversigter uden ekstern bistand, medmindre du foretrækker dette. Du kan oprette lige så mange som du vil, og du kan lave oversigter som alle brugere eller kun udvalgte grupper af brugere har adgang til. For at oprette en oversigt (i eksemplet til højre kaldet en rapport), klik på Opsætning ->Oversigter -> Opret oversigt. Skærmen til højre vises. Du starter med at vælge datatype; om din oversigt skal vise data for organisationer, personer, aktiviteter osv. Bemærk: Alle oversigter giver dig adgang til organisationens data, fordi organisationer er nøglen i systemet. Men hvis du vælger organisationer, vil du ikke kunne se personer, aktiviteter osv. Vælg derfor personer, hvis du ønsker at lave en liste over personer, du vil kontakte eller sende e-mails. På samme måde vil data for såvel organisationer som personer og aktiviteter, være tilgængelige, hvis du vælger aktiviteter som datatype. Når du trykker Gem, kommer du til det næste skærmbillede, hvor selve oversigten sættes op. Vis data: Systemet indeholder mange datafelter for organisationer, personer osv. Du vil typisk ikke ønske at få vist alle tilgængelige data i din oversigt. Her kan du vælge op til 14 datafelter, du ønsker at se i oversigten, f.eks. organisation, person navn og person tlf.nr. Sortér output: Her bestemmer du, hvordan du vil have dine data sorteret. Oftest vil du vælge organisation, fordi du ønsker, at data skal sorteres alfabetisk efter organisations navn. 12
Data Filter: Her vælger du de datakriterier, som skal gælde for emnerne i oversigten. F.eks. alle kunder i Finland og Baltikum. Bemærk: Når du har valgt et kriterium, vil der åbnes nye bokse for valg af yderligere kriterier. Du har også mulighed for at definere OG / ELLER kriterier. Hvis du vælger kriterier i to separate bokse (som adskilles af OG i venstre side) vil oversigten gælde for data, der matcher begge kriterier. Hvis du derimod vælger kriterierne i samme boks (adskilt af ELLER i venstre side) vil oversigten omfatte de data, der svarer til enten det ene eller det andet af kriterierne. Oversigten til venstre vil give dig alle data fra enten Sverige eller Norge. Endelig - under Avanceret kan du angive, hvem der har lov til at se oversigten. En række særlige funktioner er også tilgængelige under avanceret, som gør dig i stand til at masseslette eller masse-ændre data. Dataimport Under Hjælp og Support i hovedmenuen finder du en særskilt vejledning med klare instrukser om, hvordan du importerer data til dit webcrm system. Du har et link til dette i din velkomstmail, og dokumentet er endvidere tilgængeligt fra vores webside. Vi håber, du fandt denne vejledning anvendelig. Skulle du have brug for yderligere assistance er du velkommen til at kontakte din lokale webcrm konsulent, som med glæde vil hjælpe dig videre. Bemærk, at hjælp & support funktionen i selve systemet (findes øverst t.h.) er gratis. Dér findes dels en omfattende vejledning og du er velkommen til at stille spørgsmål. Vi svarer på generelle spørgsmål inden for 24 timer typisk med et par linier og/eller henvisning til et det relevante sted, hvor du kan læse om hvordan du løser den givne problemstilling. Der er ligeledes en række dokumenter på vores hjemmeside og der findes hjælpe/inspirationsvideoer på såvel hjemmesiden som i dit system, som du med fordel kan studere. Hvis du ønsker telefonsupport eller har forespørgsler vedr. opsætning eller anvendelse af dit system som er specifikt og typisk kræver adgang til dit system for at kunne rådgive er dette også muligt. Vi yder denne form for rådgivning på konsulentbasis, hvor du køber et klippe kort på 2 timer eller mere. 13