DI Handels kommuneundersøgelse Januar 2014 88 respondenter
Compliance Måler eller registrerer I på "compliance" - det vil sige, hvor stor en del af kommunens vareindkøb, der sker hos de leverandører, der er indgået aftaler med? Nej; 15% Ved ikke; 1% Ja; 84% Basis: Hele materialet. 88 besvarelser. Side 3
Forventninger Hvad er dine forventninger til kommunens fremtidige organisering af vareindkøb? Hverken eller, niveauet forbliver som nu; 33% Ved ikke; 1% Øget decentralisering; 1% Centralicering øges; 65% Basis: Hele materialet. 88 besvarelser. Side 4
Hvad er formålet med den øgede centralisering? 120% 100% 96% 93% 84% 80% 60% 40% 37% 20% 0% Øget professionalisering Øgede besparelser Sikkerhed for at alle indkøb sker via de indgåede aftaler Andet Betingelse: Forventer øget centralisering til kommunens fremtidige organisering af vareindkøb. 57 besvarelser. Side 5
8. maj 2014 7 Compliance Signe Lynggaard Madsen, SKI
8. maj 2014 8 Compliance Der er store forskelle på evnen til at sikre høj compliance på aftalerne det gælder både det offentlige og leverandørerne. Høj compliance opnås bedst i samarbejde mellem indkøbere og leverandører NB: Compliance 1 (leverandør) vs. compliance 2 (varelinje).
8. maj 2014 9 God compliance hvad gør det offentlige? God kontrakt som udgangspunkt. Opstartsmøde og statusmøder med leverandørerne. Kendskab til aftalen og god kommunikation. Dialogmøder med organisationen. Ledelsesmæssig opmærksomhed. Eventuel e-handel. Opgørelse og synliggørelse af compliance. Opfølgning på compliance i hele organisationen. Generel, effektiv kontraktstyring. Eventuelt straf ved ikke-compliance.
8. maj 2014 10 God compliance hvad gør leverandørerne Sætter sig ind i kontrakten og tilbudslisten. Investerer den nødvendige tid til en god opstart med kunden. Deltager i opstartsmøde og statusmøder. Loyal mod kontrakten. Ordentlighed. Udviser fleksibilitet (fx vareprøver) God kommunikation. Respekterer forskellighed i det offentliges organisering. Forstår kulturforskelle på tværs af den offentlige sektor. Understøtter e-handel.
8. maj 2014 11 Lav compliance Ulemper for det offentlige: Værdien af udbuddet reduceres og der køber ulovligt ind. Besparelser hentes ikke hjem, og det kan give serviceforringelser. Ulemper for leverandører: Investeringerne i aftalen betaler sig ikke hjem. Salg uden for de udbudte varelinjer er som at tisse i bukserne. Fremtidige aftaler mister værdi. => Lav compliance er en ulempe for både det offentlige og det private i det lange løb.
OP-konference den 30. april - Gode indkøbsaftaler er dem, der bliver brugt
>Definition af compliance Intern/kommunens aftaleloyalitet - det som vi har fokus på i dette oplæg Leverandørens levering i henhold til aftalen
>Hvorfor er compliance relevant at holde fokus på? Overholde sin aftale med leverandøren Sikre kommunen i praktisk opnår de forventede gevinster Sikre, at indkøb foretages i henhold til vedtagne indkøbspolitikker
>Hvad påvirker compliance? Hvordan kommunikeres aftalerne? (intranet, e-handelssystem) Løbende opfølgning med interne institutioner og leverandør Compliance som indikator for organisatorisk disciplin? Dårlig leverandørperformance Indkøbsstrategi én leverandør med smalt sortiment eller mange leverandører og bredt sortiment? Tværorganisatorisk aftale eller isoleret til ét fagområde (ejerskab)
> Indkøbskategori kontorartikler S k i f t e Compliance-udvikling på indkøbskategorien kontorartikler, indeholder flere leverandører af kontorartikler. Ny aftale med smallere sortiment pr. november 2013.
>Kontorartikler aftaleleverandør S k i f t e Fokus på aftaleleverandør i indkøbskategorien kontorartikler, ny aftale pr. november 2013. Sortimentet i ny aftale er smallere end tidligere.
>Prioritering af indsatsen Tværorganisatoriske aftaler (ofte SKI-aftaler eller FællesUdbud Sjælland/FUSaftaler) Relativt lille indkøbsvolumen (6-7 % af kommunens samlede indkøbsvolumen)
Tak for opmærksomheden Med venlig hilsen Erik Kjærgaard Andersen