NOTAT Allerød Kommune Digitalisering og Kommunikation Bjarkesvej 2 3450 Allerød Tlf: 48 100 100 kommunen@alleroed.dk www.alleroed.dk BILAG 2 Digitalisering: Investeringsplan 2011-15 Investeringsplanen knytter sig til realisering af de strategiske mål, som er beskrevet i digitaliseringsstrategien. For hvert område er angivet mål, nuværende status samt en kort oversigt over de primære investeringer. I lighed med strategien er investeringsplanen opdelt på fem fagområder, arkiv og infrastruktur. Dato: 4. maj 2011 Sagsnr. 11/4959 Sagsbehandler: Jehp Som uddybning af investeringsplanen er der udarbejdet et regneark (jf. bilag 3), som indeholder samtlige forslag til investeringer. Forvaltningen har i oversigten prioriteret alle investeringer med 1, 2 eller 3. 1 indikerer, at investeringen følger af love eller aftaler, og derfor er medtaget i de administrative korrektioner til budget 2012 (et lille antal af de lov-/aftalebundne opgaver er dog prioriteret med 2, da udgiften ventes at kunne udskydes til 2013). 2 indikerer, at Forvaltningen anbefaler, at investeringen har høj prioritet som følge af et højt strategisk match med digitaliseringsstrategien. Således er de fleste selvbetjeningsløsninger markeret med 2, idet de både giver besparelser for kommunen og borgerne bedre muligheder. Tilsvarende er alle investeringer i infrastruktur markeret med 2, idet de anses som forudsætning for den øvrige digitalisering. Anlægsinvesteringer i infrastruktur kan eventuelt fordeles over flere år. 3 indikerer, at Forvaltningen vurderer, at løsningen/ investeringen kan afvente de øvrige investeringer. Det gælder fx indkøb af e-tavler, digitale valglister, opsparing til arkiv mm. I regnearket er det derudover markeret, hvorvidt investeringen ventes at føre til en effektivisering af kommunens drift og dermed også en besparelse. Bilag 4 opsummerer de potentielle besparelser ved digitalisering. Det er pt. kun muligt at beregne meget få potentielle besparelser. Flere følger i de konkrete businesscases som Forvaltningen udarbejder, når alle udgifter og ressourcebehov er kendt. Indhold 1. Fagområder... 2 1.1. Selvbetjening og digitaliseret borgerbetjening... 2 1.2. Beskæftigelse... 3 1.3. Social og sundhed... 3 1.4. Teknik og miljø... 4 1.5. Børn og kultur... 5 1.6. Arkiv... 6 2. Generelt/ infrastruktur... 7
1. Fagområder 1.1. Selvbetjening og digitaliseret borgerbetjening 50 pct. af kommunikationen mellem borgere og kommunen foregår digitalt Kommunen har 15 e2012 parate selvbetjeningsløsninger, heraf 5 fuldt digitale løsninger Kommunens kanalstrategi som beskriver mål og midler til, hvordan borgerne anvender de billigste kanaler - overholdes og anvendes som baggrund for prioriteringer af nye løsninger Kommunens hjemmeside har fået et nyt design og funktioner rettet mod maksimal selvbetjening Kommunen har et korps af digitale ambassadører Kommunen udvælger hvert år et antal områder som særlige digitale fokusområder. Forvaltningen vurderer på baggrund af KL s opgørelser, at ca. 2 pct. af kommunikationen foregår digitalt i 2011 Ved udgangen af 2011 har kommunen 2 fuldt digitale løsninger (sundhedskort og flytning) og 6 andre selvbetjeningsløsninger. Selvbetjeningsløsninger De kommende år vil markedet for selvbetjeningsløsninger vokse kraftigt. Disse løsninger kan medvirke til at opnå strategiens mål om at nå besparelser på op mod 8 mio. kr. fra 2015. Flere af disse løsninger matcher digitaliseringsstrategien og prioriteres herefter. Besparelserne tilfalder kommunekassen. Der er endnu ikke muligt at udarbejde præcise business-cases på disse selvbetjeningsløsningerne. Udfaldet vil blandt andet afhænge af, om kommunen går med i det såkaldte UMBRELLA samarbejde i regi af KOMBIT, hvor 75 kommuner allerede samarbejder om fælles udvikling og udbud af nye selvbetjeningsløsninger. Udgiften til medlemskab er 0,1 mio. kr. årligt og giver billigere indkøb af nye løsninger samt indflydelse på kravspecifikation mv. Eksempler på selvbetjeningsløsninger: Digital opskrivning til skole og dagtilbud, digital flytning, foreningsportal hvorfra foreninger m.fl. kan booke lokaler og søge tilskud via hjemmesiden. Jordweb på natur- og miljøområdet. I 2011 ventes en ny pas-løsning indarbejdet. Ovennævnte vil alle resultere i forenklinger af arbejdsgange og besparelser. Hjemmesider Forvaltningen anbefaler, at kommunens hjemmesider får et nyt design, så de bliver attraktive for borgernes selvbetjening og derudover lever op til gængse standarder og forventninger til en kommunal hjemmeside. Hjemmesiden spiller en central rolle opfyldelsen af kommunens kanalstrategi, som sætter mål for og beskriver, hvilke kanaler borgerne fremover skal benytte i deres kontakt med kommunen. Målet er at flytte borgerkontakten til de billigste kanaler (jf. kanalstrategi, bilag 5). I den sammenhæng vil Forvaltningen også undersøge, hvorvidt den fællesoffentlige portal borger.dk skal integreres i alleroed.dk og eventuelt personaliseres, hvormed hver borger får sin egen side med adgang til en række personoplysninger. Side 2
Digitale valglister Kommunen kan vælge at overgå til digitale valglister i forbindelse med afholdelse af valg. Første gang fx med kommunalvalget i november 2013, såfremt de løsninger - der til den tid er udviklet på området - er fremtidssikrede i tilstrækkelig grad. Pt. vurderes udgiften til 50.000-100.000 kr. pr. valg, men udgiften kan evt. reduceres, hvis der samtidig sker en revurdering/ændring af valgsteder, bemandingskrav. mv. 1.2. Beskæftigelse Kommunen anvender hovedsaligt standardiserede systemer og grænseflader Der indføres en udvidet digital arbejdsplads til alle medarbejdere på beskæftigelsesområdet Samarbejdet mellem private virksomheder og kommunen digitaliseres Løntilskudsområdet digitaliseres. Kommunen er forpligtet til at indarbejde et blanketsystem til korrespondance med lægerne (LÆ-blanketter) i 2012. En række løsninger indgår derfor i investeringsoversigten og er medtaget i administrative korrektioner i budget 2012 (jf. bilag 3 Investeringsoversigt) På baggrund af den igangværende proces om sammenlægning af Jobcenter Allerød med Jobcenter Rudersdal har Forvaltningen ingen yderligere investeringsforslag på området i 2012. 1.3. Social og sundhed 50 pct. af kommunikationen mellem borgere og kommunen foregår digitalt Implementering af alle nødvendige løsninger, som sikrer effektiv kommunikation mellem kommunens ældre- og sundhedsområde, regionen og de praktiserende læger, apoteker m.fl. Velfærdsteknologiske og telemedicinske løsninger til brug i fx hjemmeplejen indarbejdes, når de er fagligt og økonomisk bæredygtige. En del af målet for den digitale kommunikation på social- og sundhedsområdets skal ses i sammenhæng med selvbetjeningsløsningerne, jf. 1.1 På sundhedsområdet ventes kun få selvbetjeningsløsninger. Derimod kan der på sigt tænkes i nye kommunikationsformer mellem fx hjemmesygeplejersker og modtagere af hjemmehjælp via tv/internetløsninger (telemedicin). Disse løsninger er endnu ikke rentable og derfor ikke medtaget i investeringsoversigten. Sundhedsaftalen mellem kommunen og Region Hovedstaden pålægger kommunen at anskaffe en et større antal løsninger til brug for kommunikation mellem parterne og dokumentation vedr. behandling, medicin mv. i 2012. Disse påbudte løsninger kan i flere tilfælde understøtte nuværende manuelle arbejdsgange digitalt men er ikke nødvendigvis rentable at anskaffe. Løsningerne er medtaget i administrative korrektioner i budget 2012 og fremgår af investeringsoversigten, bilag 3. Side 3
Fælles medicinkort Det Fælles Medicinkort er en løsning, der skal give alle borgere i Danmark et elektronisk medicinkort på en central database. Medicinkortet skal give et overblik over borgernes aktuelle medicinering. Kortet er endnu ikke færdigudviklet, men ventes taget i brug i 2012. Generelt - sundhed It på sundhedsområdet er et hastigt voksende område præget af stor kompleksitet især som følge af kommunikationen med de mange parter om udveksling af data og dokumentation. For kommunens vedkommende er omfanget vokset kraftigt i som følge af de sundhedsopgaver, der fulgte med kommunalreformen. Forvaltningen foreslår på den baggrund, at området tilføres dedikerede itkompetencer i regi af Digitalisering og Kommunikation, hvormed der opnås kapacitet til at implementere og effektivisere de mange nye it-løsninger, der følger med sundhedsaftaler, lovgivning mv. Beløbet indgår under infrastruktur, afsnit 2. DHUV - Digitalisering Handicap Udsatte Voksne Løsningen udvikles i et samarbejde med bl.a. KL og Socialministeriet om digitalisering på handicap- og udsatte voksenområdet som bl.a. skal sikre: Bedre overblik og mere systematik i sagsbehandlingen og bestillingen/leverancen af sociale tilbud. En målrettet indsats på baggrund af valide og opdaterede oplysninger. Bedre mulighed for udtræk af ledelsesinformation og måling af effekt med henblik på bedre faglig og økonomisk styring. Lettere kommunikation mellem relevante interessenter, herunder borgeren, kommunens sagsbehandlere, andre sektorområder internt i kommunen (fx sundhed, beskæftigelse, uddannelse), udførerled og centrale myndigheder. Udgiften til løsningen er endnu ukendt, men ventes at udgøre ca. 0,25 mio. kr. årligt. Der kan med systemet opnås effektiviseringer og forbedringer af sagsbehandlingen, men det er fortsat for tidligt at vurdere evt. besparelser herved. 1.4. Teknik og miljø Det nuværende GIS system fornyes og overgår til en web-løsning, som borgerne har nem adgang til 8 selvbetjeningsløsninger på området, hvor borgere og virksomheder blandt andet har adgang til at rapportere direkte til relevante systemer Byggesagsbehandlingen er digitaliseret. En webløsning for GIS ventes implementeret primo 2012, idet kommunen indgår i fælles KL-udbud. Det nuværende budget vurderes tilstrækkeligt til at løfte denne opgave. Der er medio 2011 tre selvbetjeningsløsning på området Kommunens byggesagsarkiv er ikke digitaliseret fra perioden før 1. marts 2010. Digitalisere byggesagsarkiv En scanning af byggesagsarkivet kan lette tidsforbrug og processer for både borgere og medarbejdere. Løsningen indebærer en investering i selve scanningen Side 4
og herefter en årlig driftsudgift til drift af en webløsning, hvor borgere, virksomheder og medarbejdere kan finde de relevante byggesager. Forvaltningen vurderer, at investeringen cirka udgør 1,9 mio. kr. (heraf en anlægsinvestering på 1,7 mio. kr.). Investeringen ventes at kunne føre til en besparelse på 0,3 mio. kr. årligt, hvilket bidrager netto med en årlig driftsbesparelse på 0,2 mio. kr. (jf. bilag 4). KOMBIT forventer, at der senest fra 2013 findes en selvbetjeningsløsning, hvormed byggeansøgning kan ske via hjemmesiden. Udgiften til denne løsning og den medfølgende besparelse er fortsat ukendt. De øvrige selvbetjeningsløsninger på området indarbejdes, når der foreligger løsninger, som matcher strategien og rummer en fornuftig business case. 1.5. Børn og kultur 90 pct. af den skriftlige kommunikation mellem skole og hjem er digital 50 pct. af den skriftlige kommunikation mellem hjem og dagtilbud er digital Kommunen har digital opskrivning til daginstitution og skole Ledere og medarbejdere på området skal udnytte teknologien på deres område. Alle elever har trådløs netadgang på deres skole Alle relevante lokaler på skolerne er udstyret med elektroniske tavler Barnets bog (Sundhedsplejen) er fuld digital og tilgås af borgerne via hjemmesiden At digitalisere materiale, som har lokal relevans og interesse (lokalhistorie) At borgerne får én overskuelig indgang via bibliotekets hjemmeside til danske bibliotekers samlede ressourcer At borgerne får adgang til lån af e-bøger At kulturinstitutionerne har trådløst net i mødelokalerne Kommunens biblioteker tilbyder borgerne adgang til relevante digitale services på niveau med landets øvrige kommuner, samt undervisning og vejledning i digitale muligheder, herunder kommunal selvbetjening mv. Kommunens foreninger mv. får én samlet digital indgang til kommunen, som bl.a. kan bruges til lokalebookning, tilskudsadministration mv. På skoleområdet er Skoleintra udbredt til alle skoler, mens der ikke er implementeret et tilsvarende system på dagtilbudsområdet Borgerne kan i dag søge om optagelse i dagtilbud via hjemmesiden, men ikke til skoler. Den nuværende løsning er dog ikke digital og medfører at alle oplysninger skal indtastes manuelt i Dagtilbud (pladsanvisningen) Der er trådløst netværk på alle skoler, men ikke fuldt udbygget alle steder, idet niveauet på skolerne varierer meget Der er elektroniske tavler på alle skoler men i vidt forskelligt omfang På specialområdet har Allerød Kommune tilsluttet sig DUBU (Digitalisering af Udsatte Børn og Unge) via KOMBIT. Biblioteket har delvist trådløst netværk E-tavler For at kommunens skoler kan virkeliggøre visionerne om og efterleve kravene til - digitale læringsmiljøer, skal elever og lærere have adgang til e-tavler og trådløs netværk i alle relevante lokaler. I dag er skolerne dækket meget forskelligt med e- tavler og hovedsageligt på de yngste årgange. Side 5
Der er i dag afsat 1,5 mio. kr. til e-tavler i byrådets vedtagne investeringsoversigt, jf. budget 2011-14. Trådløst netværk Trådløse netværk og kabelnetværk er i lighed med e-tavler en forudsætning for udbredelsen af de digitale læringsmiljøer. Omfanget og kvaliteten af de nuværende netværk varierer meget fra skole til skole. Forvaltningen anbefaler, at vedligeholdelsen og udbygningen af skolernes netværk fremover ses i sammenhæng med det administrative netværk, så stordriftsfordele udnyttes (jf. afsnit 2 vedrørende infrastruktur), idet Forvaltningen anbefaler en fælles løsning, som tilgodeser både skoler, biblioteker og administration. En udbygning af skolernes netværk som forudsætning for drift af e-tavler koster anslået 1 mio. kr. Forvaltningens nuværende budget til netværk dækker kun vedligeholdelsen af det eksisterende, jf. afsnit 2. Foreningsportal/ lokalereservation Løsningen skal forbedre og digitalisere kommunikation mellem brugere/borgere og Allerød Kommune, bl.a. til lokalebooking, tilskudsberegning og administration for foreninger m.fl. 1.6. Arkiv Arkiveringsopgaven bliver løst effektivt, digitalt og efter gældende regler. Det indebærer at kommunen afsætter budget til opgaven fra 2012. Kommunen prioriterer i arkivarbejdet samarbejde med andre kommuner højt for at opnå den fornødne faglige og økonomiske tyngde. Der er i dag ikke afsat budget eller medarbejderressourcer til (digital) arkivering, hvorfor der henstår et akkumuleret behov for dels at bringe det eksisterende papirarkiv i orden, dels etablere en daglig drift af området samt opbygge et budget, som kan finansiere udgifter til afleveringer af bevaringsværdige data til Statens Arkiver. Her udgør den største udgift digitale arkivversioner af nuværende ESDHsystem (Acadre). Forvaltningen foreslår, at der fra 2012 afsættes 0,1 mio. kr. til aflønning af medarbejder, som forestår den daglige drift af arkivopgaven. I forbindelse hermed er der behov for en klargørelse af papirarkivet, så det opfylder lovkravene på området. Den opgave nødvendiggør en supplerende engangsudgift på anslået 0,4 mio. kr. Forvaltningen foreslår, at kommunen tilmelder sig NEA (Netværket Elektronisk Arkivering) for herved at få adgang til relevant opdateret viden og konsulentbistand på området, idet det vurderes at det vil være væsentligt dyrere at opbygge disse kompetencer i kommunen selv. 24 sjællandske kommuner er i dag medlemmer af NEA, herunder Hørsholm, Fredensborg og Rudersdal. Forvaltningen anbefaler at arkivopgaven fra 2012 økonomisk struktureres, så udgiften fordeles jævnt over årene, hvorved store udsving i udgiftsbehov undgås. Udgiften til arkiv skal ses i lyset af, at der ved udarbejdelse af digitale arkivversioner betales et højt konsulenthonorar for selv rutineprægede opgaver og fejlretning. Den udgift kan reduceres betydeligt ved en løbende drift af området, Side 6
idet der opnås en højere kvalitet i den daglige arkivering. Denne opgave skal også ses i sammenhæng med driften af kommunens ESDH-system. Til orientering udgør budgettet til arkivfunktionen i Hørsholm Kommune 670.000 kr. Forvaltningen vil i 2011 fremlægge en beslutningssag for Økonomiudvalget vedrørende den fremtidige arkivdrift i kommunen. 2. Generelt/ infrastruktur Forudsætningen for at Allerød Kommune kan håndtere udfordringer og muligheder for gevinster ved digitalisering er, at den bagvedliggende infrastruktur er opdateret og velfungerende. De generelle mål for infrastrukturen i digitaliseringsstrategien: Moderne og driftssikre it-arbejdspladser, som medarbejdere og ledere udnytter optimalt Et sammenhængende stabilt telefonsystem og netværk, som sikrer mobilitet og fleksibilitet At overholde kommunens politik for informationssikkerhed I budgettet for 2011 og 2012 er der afsat midler til udskiftning af pc er og servere. Hermed opnås en betydelig energibesparelse, idet de ca. 900 nye pc ers strømforbrug er halveret Der gennemføres i dag ikke systematisk kompetenceudvikling af medarbejdere med henblik på at opnå gode it-kompetencer De trådløse netværk er udbygget i begrænset og varieret omfang. Skolerne har lokalt egne netværk, der er udbygget parallelt med det administrative netværk med bl.a. trådløs dækning Kommunens telefonsystemer er af meget svingende kvalitet og fungerer dårligt/ikke i flere af kommunens virksomheder. Det indebærer øgede omkostninger på drift og trafik, samt en uensartet telefonservice for borgere og medarbejdere Der er ikke etableret en driftsorganisation, som kan håndtere kommunens politik for informationssikkerhed. Der henvises i øvrigt til bilag 1 - Statusnotat It-kompetenceudvikling Mål: Kommunens medarbejder skal have de rette kompetencer til at udnytte systemerne og digitaliseringens muligheder også for at kunne vejlede borgerne. Når der indkøbes nye systemer skal der altid afsættes ressourcer til den fornødne kompetenceudvikling. Realisering af gevinster afhænger af Med besparelserne på Forvaltningens budget i 2010 og 2011 er der ikke længere kapacitet til at uddanne medarbejderne i de mest almindelige systemer. Forvaltningen foreslår, at der øremærkes 0,5 mio. kr. årligt til undervisning og kompetenceudvikling bl.a. i sammenhæng med KLAR processer. Forvaltningen foreslår, at der i 2012 gennemføres en analyse af kompetenceniveauet og behovet for it-uddannelse i organisationen. Side 7