Et værktøj til historiestuderende

Et værktøj til historiestuderende - refleksion og proces 1. delaflevering i Programmering og Systemudvikling Institut for Informations- og Medievidenskab Aarhus Universitet 1. oktober 2004 Vejleder: Ole Vedel Villumsen Afleveret af gruppe 2.5: Peter Vahlstrup, 20031163, peter@vahlstrup.com Solveig Sannem MacGregor Mønsted, 20031170, sol@moensted.net Frank Sørensen, 20031171, fsorens@imv.au.dk

Indhold 1 Introduktion...3 2 Teori...4 2.1 Unified Process...4 2.1.1 Inception...4 2.2 Contextual Design...4 3 Metode...5 4 Interview 1...6 4.1 To typer af noter...6 4.1.1 Problemstillinger... 6 4.1.2 U1s foreløbige egne løsninger...6 4.2 Kildeindsamling... 7 4.2.1 Problemstillinger...7 4.2.2 U1s løsningsønsker...7 4.3 U1s krav til en løsning fra vores side... 7 4.4 Arbejdsmodeller...8 4.5 Delkonklusion...8 5 Vision...9 5.1 Databehandlingsdel...9 5.2 Overblik / søge-del...9 6 Konklusion...10 7 Litteratur... 11 8 Bilag... 12 8.1 Artefaktmodel...12 8.2 Culture model...12 8.3 Sequence model...12 8.4 Use case: Databehandling...13 8.5 Use case: Søgning...14 Side 2 / 15

1 Introduktion Dette projekt går ud på at lave et værktøj, som er til generel nytte for historiestuderende. Det er ikke de studerende, der har bedt om et værktøj. Det er til gengæld os, der har antaget, at vi vil kunne lave et system, som vil kunne understøtte deres daglige arbejdsproces. Med dette udgangspunkt, har vi opsøgt studerende på Historisk Institut, som fandt det interessant at deltage i projektet. Vi har indtil videre foretaget interviews med to forskellige brugere og har i denne opgave valgt kun at gennemgå det ene. I denne opgave vil vi gennemgå vores systemudviklingsprojekt fra udgangspunkt til nuværende position, hvor projektet for alvor er ved at tage form. Processen er baseret på grundprincipperne for Contextual Design (CD) og desuden Inception-fasen i Craig Larmans Unified Process (UP), som begge blive beskrevet i opgavens teoriafsnit. Side 3 / 15

2 Teori Den overordnede teoretiske ramme for systemudviklingen er Larmans Unified Process 1 (UP). Contextual Design af Beyer og Holtzblatt giver en række bud på konkrete metoder til identificere brugerens behov, hvilket supplerer UP fint, da Larman på visse punkter ikke er så konkret. 2.1 Unified Process Craig Larmans Unified Process tager udgangspunkt i en række iterationer. Dette skal forstås sådan, at man igennem et udviklingsprojekt vil have alle faser i en systemudviklingsprojekt kørende sideløbende med større eller mindre vægt på de forskellige dele. Den indledende fase betegnes inception-fasen, og det er dén, som vi vil lægge hovedvægten på i denne sammenhæng. 2.1.1 Inception Under inception-fasen lægges grunden for det videre systemudviklingsprojekt. Der lægges vægt på at undersøge højrisikofaktorer, såsom brugerens egentlige krav til det færdigudviklede software. Dette gøres via en række modeller, der til dette formål er mere hensigtsmæssige af den grund, at de er hurtigere at ændre end delvist færdig kode og desuden tager væsentligt mindre tid og ressourcer at lave. Disse modeller vil blive viderudviklet igennem de forskellige iterationer, efterhånden som det er muligt at føje stadig mere til dem. 2.2 Contextual Design Contextual Design 2 består af række værktøjer og retningslinier, som systemudviklere kan bruge til at få en større indsigt i den arbejdsgang, som systemet har til formål at forbedre eller erstatte. En af de væsentligste teknikker er contextual inquiry, som er en interviewform, hvor intervieweren sætter sig selv i et lærlinge/mesterforhold over for brugeren. Med dette udgangspunkt er det brugeren, der altid vil være den, der der kender sin egen arbejdsgang bedst. Intervieweren vil igennem en række interviews med typisk flere brugere opnå en viden om, hvordan den nuværende arbejdsgang er tilrettelagt. Efter hvert interview følger en interpretation session, som giver mulighed for en fælles forståelse blandt intervieweren og andre medlemmer af udviklingsteamet omkring det, som intervieweren har erfaret. 1 Larman 2002 2 Beyer og Holtzblatt 1998 Side 4 / 15

3 Metode For at opnå indsigt i brugerens problemer og arbejdsgange og få et bedre overblik har vi henholdsvis benyttet os af sequence model, artifact model og culture model fra CD og Use-case model, vision og glossary fra UP. Vi har i høj grad forsøgt at lade os guide af, hvad vores brugere har fortalt i vores interviews. Samtidig har vi så vidt muligt forsøgt at lægge vores egne forestillinger i baggrunden for ikke at påtvinge brugerne de løsninger, som vi i forvejen tror, er de rigtige for dem. Dette er ud fra betragtningen om, at brugerne selv kender deres arbejdsområde bedst. Side 5 / 15

4 Interview 1 Formålet med interview 1 med vores første bruger, U1, var at finde ud af, hvad han egentlig laver på sit studie, og vi ville have U1 til at tale frit, og med mindst mulig indblanding fra vores side. U1 er en ung mand, der studerer historie på 3. år og hans opgaver kan kort sammenfattes til: Følge undervisning, læsning, og skrivning af opgaver. Opgaveskrivning er delt op i flere dele, der dels består af at læse, og dels består i at indsamle kildemateriale. Denne sidste aktivitet foregår hovedsagligt på Erhvervsarkivet, og er en hyppig aktivitet på historiestudiet. Det gælder både for studerende i forbindelse med opgaveskrivning og i forskningsøjemed. Vi har valgt at opdele U1s arbejdsopgaver i en daglig rutine, der indeholder undervisning og eksamen og en del, der omhandler kildeindsamling. 4.1 To typer af noter U1 henviser til to overordnede noteformer: Noter til undervisning og noter til det stof man læser derhjemme, som indbefatter både stof, der læses til undervisning og til opgaveskrivning. Intentionen med noterne er, at den tid, der bruges i løbet af studietiden, også er til gavn i forbindelse med opgaveskrivning og i eksamenssituationer. 4.1.1 Problemstillinger Noterne fungerer ikke, da U1 ikke kan læse eller holde styr på noterne. Det resulterer i alt for meget arbejde uden reelt udbytte og dermed stort spild af tid og kræfter. U1 er samtidig afhængig af, at kunne huske undervisningens indhold udenad, og meget information må derfor antages at gå tabt; specielt på de langvarige fag. På baggrund af dette erfaringsgrundlag stiller U1 sig skeptisk over for at at skrive noter. U1 skitserer to yderpunkter i denne sammenhæng udfra tendenser, han oplever i sin hverdag: U1 selv Ingen noter, meget udenad De andre, primært kvindelige studerende Stor mængde noter, manglende evne til at sige noget uden noter. I begge yderpunkter opleves der ifølge U1 et ekstremt pres omkring eksamen og opgaveskrivning. 4.1.2 U1s foreløbige egne løsninger I interviewet fremlagde U1 selv en række ideer til, hvordan han kunne imødekomme de Side 6 / 15

problemer, som han oplever i forbindelse med sine notater: Købe en diktafon til undervisning / forelæsning. Tabel-agtige oversigter, som han har fået udleveret. Disse har tidligere fungeret rigtig godt, fordi de giver et overblik, som han ikke selv kan finde i sine egne notater. Begge løsningsmodeller fungerer udelukkende som tanker foreløbigt. 4.2 Kildeindsamling Indsamling af kildemateriale foregår som sagt, hovedsagligt på Erhvervsarkivet. U1 fortæller, at denne proces er tidskrævende og besværlig, da Erhvervsarkivet har begrænsede åbningstider, typisk fra 9-16. Arbejdet foregår således, at man bestiller X antal kasser med dokumenter med ca. 600 sider pr. kasse, og det tager ca. 1-2 uger inden kasserne ankommer. Disse kasser kan man kigge igennem nede på arkivet i åbningstiden. Ca. 95% af dokumenterne er det tilladt at kopiere, men kilderne og derfor også kopierne er ofte i dårlig stand. Et eksempel på tidsramme var U1s sidste opgave, hvor han i 1-1½ måned sad på Erhvervsarkivet, for at finde det materiale han skulle bruge, og brugte derefter fire dage på at fotokopiere dokumenterne. 4.2.1 Problemstillinger Rigtig meget tid bliver brugt på at sortere og finde frem til, hvad der egentlig kan bruges og skal kopieres. Det store tidspres grundet den begrænsede åbningstid gør, at man ikke har tid til at se dokumenterne ordentligt igennem. Derudover er det en tidsmæssig belastning at kopiere siderne, og det er dyrt. Desuden er der et stort spild i kopier, fordi det viser sig, at mange af dokumenterne ikke skal bruges alligevel, bl.a. fordi flere af dokumenterne viser sig ulæselige på kopien. Ind imellem ødelægges de gamle dokumenter af at blive fotokopieret. 4.2.2 U1s løsningsønsker U1 vil gerne kunne tage kilderne med hjem og kigge dem igennem i ro og mag. Dette ville betyde færre fotokopier, mindre spild, bedre organisering, større overblik og mindre tidsspilde. 4.3 U1s krav til en løsning fra vores side Det må ikke tage mere tid end den tid, der bruges i dag. Side 7 / 15

4.4 Arbejdsmodeller For at overskueliggøre de forskellige problemstillinger, der forelå efter interview 1 lavede vi følgende arbejdsmodeller: Sekvensmodellen bruger vi i modificeret version, da den arbejdsproces, der foreligger strækker sig over et eller flere semestre. Alligevel er den god til at skitsere processen og breakdowns i arbejdet. Kulturmodellen har vi brugt i et vist omfang, men dog undladt at illustrere. Gennem den kan vi se, at der er en generelt negativ holdning til brugen af it på Historisk Institut. Brugen af it er meget lidt udbredt og forbundet med negative oplevelser, så som datatab, både for studerende og undervisere. Spørgsmålet er om, at det så ville være muligt at introducere et it-baseret system. Artefaktmodellen viser U1s noter, hvor vi har markeret forsøgene på indeksering og kategorisering under skrivningen. Flowmodellen har vi valgt fra, da der i vores tilfælde kun er tale om en enkeltpersons arbejde. 4.5 Delkonklusion Vores interview forløb som det skulle efter vores formål og U1 talte frit. Forholdet var professionelt og høfligt og levede på denne måde også op til vores forventning om første interview, hvor parterne ser hinanden an. På nuværende tidspunkt har vi flere problemstillinger på bordet og håber at kunne indsnævre disse ved hjælp af interview med U2, som finder sted tre dage senere. Vi tænker i to overordnede baner: - Henholdsvis en bedre måde, hvorpå U1 kan få nytte af notatskrivning, eksempelvis tabellignende skabeloner i et tekstbehandlingsprogram. Og henholdsvis et værktøj til at holde styr på kildemateriale, specielt med henblik på at spare tid på Erhvervsarkivet. Der skulle så tages billeder med digitalt kamera af kilderne, og disse skulle så senere arkiveres i egen computer. U1 udfører en begrænset mængde arbejde under et semester, men er meget presset i sit arbejde omkring eksaminer og opgaver, da han skal læse hele pensum igen plus indhente kildemateriale. En illustration af arbejdsbyrden i et semester er illustreret i figur 1: Figur 1 U1s arbejdsintensitet i et semester Side 8 / 15

5 Vision Ud fra vores to interviews og de efterfølgende interpretation sessions er vi nået frem til, at vi vil lave et værktøj, som kan understøtte den del af de studerendes arbejde som har digital form. Vi er samtidig bevidste om, at brugen af pc ere på historiestudiet (endnu) ikke er så udbredt. Af denne grund har vi ikke ikke som ambition, at vores værktøj fuldstændig skal revolutionere de to historie-studerendes måder at arbejde med notater på. Vi forestiller os, at vi vil lave et organiseringsværktøj til filtyper af forskellig slags, herefter kaldet datafiler: Primært Word- og pdf-dokumenter og billeder taget med digitalkamera, men samtidig skal værktøjet have en fleksibel model, som gør, at de kan håndtere et bredt spektrum af filtyper, og ikke kun disse gængse filformater. Vores værktøj vil dels bestå af funktionalitet, som kan behandle datafiler og dels af funktionalitet, som kan finde dem frem igen. 5.1 Databehandlingsdel Værktøjet skal på en nem måde gøre det muligt at vedhæfte meta-oplysninger på en eller flere datafiler. Vi forestiller os, at der kan være tale om tre typer af meta-oplysninger: 1. Emneord Den studerende skal have mulighed for gradvist at bygge et eller flere træer af emneord op. Via få klik kan den studerende lave relationer mellem emneord og en eller flere valgte filer. Eksempler på overordnede emneord kan være lande, tidsperioder, begivenheder. Under disse vil man så tilknytte mere specifikke emneord, efterhånden som det bliver nødvendigt. 2. Artefakt-type En angivelse af om filtypen, indeholder kildemateriale, notat til litteratur, notat til undervisning m.fl. 3. Ekstern tekst-information En ekstra tekst-besked som kan skrives for en eller flere datafiler. 5.2 Overblik / søge-del Når den historie-studerende løbende eller i specifikke situationer skal skaffe sig overblik over sit materiale, kan han/hun bruge vores værktøj til hurtigt at finde sine filer igen ud fra de tre typer af meta-oplysninger. Man kan forestille sig kombinationer af tre typer meta-oplysninger som kriterie for fremvisning af datafiler. Dette vil fremgå af vores usecase til søgning på side 14, som er i fully-dressed mode. Side 9 / 15

6 Konklusion På nuværende tidspunkt er vi ved at være færdige med inception-fasen. Det betyder, at vi indtil videre har taget forholdsvis få modeller fra UP i brug. Af disse har vi fundet use-case modellen specielt nyttig. Den giver en formel måde at modellere systemet på set ud fra brugerens krav. Desuden har det ikke voldt problemer at producere visionen på grundlag af de use-cases, vi har lavet. Vi synes de to modeller supplerer hinanden rigtig godt. På den anden side har vi reflekteret over, at mange af modellerne virker en smule overkill i forhold til projektets størrelse, da Larmans modeller synes at have deres virkelige styrke i projekter, der er væsentligt større end vores. UP giver dog i vores tilfælde et godt overblik over projektet. CD-metoderne til interview har vi fundet meget brugbare og givende. Ved at holde os til den rollefordeling, som CD anviser, har vi fået en helt anden indsigt i, hvad der egentlig vil gavne vores brugere, end hvis vi med det samme havde præsenteret vores ideer. Det sidste ville ellers have været vores umiddelbare metode, hvis vi ikke havde stiftet bekendtskab med CD. Side 10 / 15

7 Litteratur Beyer og Holtzblatt 1998: Beyer, Hugh og Holtzblatt, Karen, Contextual Design : Defining customer centered systems, 1998, Morgan Kaufman Publishers, 340 Pine Street, San Francisco CA Larman 2002: Larman, Craig, Applying UML and patterns, 2002, Prentice Hall PTR, Upper Saddle River, NJ07458 Side 11 / 15

8 Bilag 8.1 Artefaktmodel Hovedoverskrift Emneord og underoverskrifter i margen Brødtekst Artefakt nr. 1: Notatbog 8.2 Culture model Kulturmodellen kan vise de problemer, som vi måske ikke kan løse. Det kan være forskellen mellem de to brugeres behov. Det virker som om, at den generelle holdning på historiestudiet er, at man ikke bruger it. Brugen af it er meget lidt udbredt og forbundet med negative oplevelser, så som datatab. 8.3 Sequence model Som udgangspunkt for sekvens-modellen har vi ikke haft en konkret arbejdssituation at iagttage. Det skyldes, at det problem som U1 oplever, er resultatet af en proces, der strækker sig over et eller flere semestre. Den konkrete arbejdssituation er altså svær at iagttage. Tabel 1 Sekvensdiagram for produktion af arbejdsnotater, finder sted på daglig basis i 1 eller flere semestre: Intent: Forhåbning om at notaterne bliver brugbare Trigger: Behov for at forberede sig Læse bøger Skrive masser af notater i hånden Side 12 / 15

Tabel 2 Sekvensdiagram for opgaveskrivning: Intent: Genopfriskning, skaffe sig overblik Notaterne er for uoverskuelig og ulæselige, samt utroværdige. Intent: Få skrevet opgaven alligevel Trigger: Et fag nærmer sig sin afslutning Finde de skrevne notater Opgiver at bruge notaterne Læse bøger igen Skrive i hånden / på pc en Skrive på opgave 8.4 Use case: Databehandling Primær aktør: Den studerende Forudsætninger: Der findes data-filer på den studerendes computer, som den studerende ønsker at gemme meta-oplysninger for. Den studerendes interesser: Indstilling af meta-data for egne input-artefakter skal dels være nemt og ikke tidskrævende. Succes-garanti: Meta-data bliver gemt i relation til input-artefakter. Primær succes-scenarie: 1. Den studerende åbner programmet, der som standard åbner i søge-tilstand. 2. Den studerende skifter til databehandlings-tilstand. 3. Den studerende browser sig frem til det sted, hvor de pågældende filer befinder sig i det lokale filsystem. Her får den studerende en filoversigt, som giver mulighed for at vælge en eller flere filer. Programmet viser så vidt muligt thumbnails af de enkelte filer på en måde som er passende for filtypen. Side 13 / 15

4. Filer kan fokuseret enkeltvis eller flere ad gangen. 5. Fokuserede filer kan previewes, på en måde som er passende for filtypen (thumbnails, tekstudtræk m.m.). 6. Den studerende vælger den eller de filer, hvorpå han/hun ønsker at tilføje metadata. 7. På de valgte filer kan man angive hvilke meta-data, der skal associeres til filen. 6-7 kan gentages. Udvidelser: Ingen på nuværende tidspunkt. 8.5 Use case: Søgning Primær aktør: Den studerende Forudsætninger: Der findes data-filer på den studerendes computer, som den studerende ønsker at gemme meta-oplysninger for. Den studerendes interesser: Overblik og overskuelighed over egne data. Evne til at finde relevant materiale hurtigt. Succes-garanti: Primær succes-scenarie: 1. Den studerende åbner programmet, der som standard åbner i søge-tilstand. 2. Den studerende vælger et eller flere emneord, som kriterier for søgningen. 3. Den studerende vælger, om han/hun kun ønsker at se en bestemt artefakt-kategori eller alle. 4. Den studerende indtaster fritekst, som søgeresultatet skal matche. Handlingerne i punkterne 1-2 er valgfrie, men minimum skal et punkt være opfyldt for at punkt 3 træder i kraft. 5. Programmet præsenterer real-time et søgeresultat, som svarer til de kriterier der er valgt i punkterne 1-2. Disse kan yderligere specificeres eller undlades for at tilpasse søgeresultatet. 6. Den studerende kan ændre forskellige parametre for hvordan søgeresultatet skal fremtræde via forskellige gruppering, så som type og dato og emne. 7. For hvert enkelt fundet artefakt, kan der optionelt vises en lille kombination af de emneord / tekst-data, som kvalificerede den til at være med i søgeresultatet. Side 14 / 15

8. Den studerende kan åbne eller vise hvert enkelt artefakt i resultatsættet, på en måde som er passende til artefaktens filtype. Udvidelser: 3a. Programmet giver et for stort resultat: 1. Den studerende kan yderligere tilpasse sit kriterier i punkt 1-2 før at hæve kvaliteten af resultatet. 8a. Hvis den valgte fil ikke er i et visbart format: 1. Programmet viser via ikon, at det ikke er et genkendt format, og den studerende alligevel prøver at åbne filen, så gør programmet opmærksom på, at det ikke kan vise det pågældende format. For standard-formater som Microsoft Word og PDF, kan programmet godt på forhånd have en mere udførlig beskrivelse af hvad den studerende kan gøre for at åbne filerne. Side 15 / 15