Præsentation af styregruppeaftale Marts 2015 Release v. 2.2 marts 2015
INDHOLDSFORTEGNELSE 1.Materiale til præsentation af styregruppeaftalen 1.1 Introduktion til styregruppeaftalen og rammer for styregruppens arbejde Styregruppeaftalen understøtter effektiv ledelse af projekter Projekter går på tværs af organisationen og stiller særlige krav til styring Styregruppen er ansvarlig for succesfuld realisering af projektet Styregruppen er afhængig af relevant og retvisende ledelsesinformation 1.2 Styregruppens roller og ansvar Styregruppen er sammensat af tre ledelsesmæssige roller Rolle: Styregruppeformand Rolle: Seniorbruger(e) Rolle: Seniorleverandør(er) Styregruppens opgaver og ansvar ift. styringsgrundlag 1.3 Udarbejdelse af styregruppeaftalen Styregruppens specifikke roller i dette projekt (bilag 1) Operationelle retningslinjer for styregruppens arbejde (bilag 2) 2.Materiale til projektlederen til forberedelse Tips og tricks til forberedelse af mødet Side 2
1. Materiale til præsentation af styregruppeaftalen 1.1 Introduktion til styregruppeaftalen og rammer for styregruppens arbejde Release v. 2.2 marts 2015
STYREGRUPPEAFTALEN UNDERSTØTTER EFFEKTIV LEDELSE AF PROJEKTER Uklarhed om styregruppens roller, ansvar og samarbejde medfører ineffektive styregrupper Ministeriernes projektkontor har derfor udarbejdet en styregruppeaftale, der skal sikre klarere rammer for styregruppens arbejde Aftalen skal sikre bedre ledelsesmæssig støtte til projekterne og sikre, at styregruppen gør sig de rigtige overvejelser i ledelsen af projektet Styregruppeaftalen er en obligatorisk del af risikovurderingen i Itprojektrådet Styregruppeaftalen indeholder Forside med succeskriterier og principper (til underskrift) Bilag 1: Beskrivelse af generelle og specifikke roller og ansvar Bilag 2: Operationelle retningslinjer for styregruppens arbejde Side 4
PROJEKTER GÅR PÅ TVÆRS AF ORGANISATIONEN OG STILLER SÆRLIGE KRAV TIL STYRING Projekter omfatter ofte forandringer i flere dele af organisationen Linjeorganisationen er ikke velegnet til styring af tværgående forandringer Projekter styres derfor ved hjælp af en særlig ledelsesstruktur og projektmodel LEDELSESSTRUKTUR PROJEKTMODEL Et projekter er en midlertidig organisation der etableres for at levere en eller flere leverancer iht. realisering af en business case Den fællesstatslige it-projektmodel Side 5
STYREGRUPPEN ER ANSVARLIG FOR SUCCESFULD REALISERING AF PROJEKTET Styregruppen har det overordnede ansvar for projektets vellykkede realisering. Styregruppen bør optræde som et samlet ledelsesorgan, som løbende overvåger projektets fremdrift, forbrug og leverancer, og som med beslutninger og godkendelser fastholder projektets fokus på målet. Den fællesstatslige it-projektmodel Fokusområder for styregruppen: Skaber projektet mest mulig værdi så hurtigt og billigt som muligt? Er projektet robust? Er projektet forudsigeligt? Styregruppen skal løbende balancere og prioritere modsatrettede hensyn Omfang/scope Er projektet styret? Er projektet ledet? Er der ændringer i projektgrundlaget? Ressourcer/ økonomi Tid I styregruppeaftalen beskrives projektets succeskriterier og prioritering af omfang/scope, ressourcer/økonomi og tid. Side 6
STYREGRUPPEN ER AFHÆNGIG AF RELEVANT OG RETVISENDE LEDELSESINFORMATION Stil krav til indhold og kvalitet af ledelsesinformation Fremdriftsorienteret ledelsesrapportering Burn rate og earned value betragtninger Samlet risikovurdering på projektet Afvigelseshåndtering hvordan retter vi op? Kvalificerede beslutninger forudsætter gode beslutningsoplæg Oplægget bør kunne præsenteres på selve mødet på én slide Hvad der skal besluttes Konsekvenser af beslutningen Væsentlige alternativer og eventuelle fravalg Oplægget skal være afstemt med centrale beslutningstagere inden mødet. Side 7
1. Materiale til præsentation af styregruppeaftalen 1.2 Styregruppens roller og ansvar Release v. 2.2 marts 2015
STYREGRUPPEN ER SAMMENSAT AF TRE LEDELSESMÆSSIGE ROLLER Styregruppedeltagerne har ansvar for hvert sit område i realiseringen af projektet Styregruppeformanden sikrer varetagelse af de samlede forretningsmæssige interesser Seniorbrugeren sikrer varetagelse af brugernes interesser FORRETNING OG STRATEGI Seniorleverandøren er ansvarlig for at overholde forpligtelser ift. aftalte leverancer Et velfungerende projekt er afhængig af, at styregruppen løbende forebygger og løser konflikter mellem de forskellige interesser ift. projektet I tilfælde af uenighed er formandens stemme afgørende De enkelte roller er mere udførligt beskrevet i de følgende slides og i styregruppeaftalen Seniorleverandør(er) Seniorbruger(e) BEHOV/KRAV Styregruppeformand LØSNINGER Side 9
ROLLE: STYREGRUPPEFORMAND Primære ansvarsområder: Lede styregruppen og styregruppemøderne og sikre fremdrift i projektet Sikre nødvendige rammebetingelser for projektet (sammen med styregruppen) samt sikre fokus og retning for projektet Ansvar for business case og fokus på gevinstrealisering i samarbejde med seniorbrugeren Kvalitetssikre projektets forretningsinteresser (at projektet kan overholde tid og økonomi samt levere et slutprodukt, der kan anvendes til at realisere gevinsterne) Balancere organisationens, seniorbrugerens og seniorleverandørens krav Projektets samlede talerør i organisationen Sparring/mentoring af projektlederen Rollen kan ikke deles af flere personer Side 10
ROLLE: SENIORBRUGER(E) Primære ansvarsområder: Repræsentere brugernes interesser og træffe beslutninger på deres vegne Ansvar for tildeling af relevante brugerressourcer fra de berørte afdelinger Definere forventninger/krav til projektets leverancer og sikre, at disse er både nødvendige og tilstrækkelige til at realisere gevinsterne Sikre at de mulige gevinster identificeres og beskrives Ansvar for implementering og idriftsættelse, herunder ansvar for ændringer i forretningen og sikre stabilitet ved overgangen fra projekt til almindelig drift Sikre at gevinsterne realiseres og fastholdes Rollen kan deles af flere personer, hvis projektet berører flere afdelinger eller organisationer. Side 11
ROLLE: SENIORLEVERANDØR(ER) Primære ansvarsområder: Repræsentere leverandørernes (både interne og eksterne) interesser i projektet Ansvar for at overholde forpligtelser ift. leverancer, kvalitet og tidsplan som aftalt i projektet Sikre realisme i design og udvikling af projektets produkter Sikre at de nødvendige interne og eksterne leverandørressourcer (kompetencer) stilles til rådighed Forestå kvalitetssikring for at sikre overholdelse af seniorbrugernes krav til kvalitet Løse konflikter der vedrører leverandørkrav Rollen kan deles af flere personer, hvis projektet har flere leverandører. Side 12
STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR IFT. STYRINGSGRUNDLAG (1/2) Projektmodellen indeholder en række styringsdokumenter, der skal godkendes af eller udarbejdes med bistand fra styregruppen Fase Materiale Formand Seniorbruger Seniorleverandør Analyse Materiale til Itprojektrådet Projektinitieringsdokument (PID) Business case Ansvar for identifikation og estimering af omkostninger til leverancer (f.eks. it- /driftsomkostninger) Kvalitetssikre planen ift. leverandørmæssige behov Gevinstrealiseringsplan Øvrige styringsdokumenter Ansvar for det samlede materiales rigtighed og fuldstændighed Sikre udarbejdelse af samlet ramme og grundlag for projektet Sikre udarbejdelse af samlet business case afstemt med forretningens strategiske mål Kvalitetssikre planen ift. forretningsmæssige interesser Sikre udarbejdelse af samlet ramme og grundlag for projektet Sikre eksplicitering af forretningsmæssige behov ift. eksempelvis implementering og anvendelse Sikre eksplicitering af forretningsmæssige behov ift. eksempelvis implementering og anvendelse Ansvar for identifikation og estimering af gevinster samt omkostninger til implementering Udarbejdelse af planen Sikre eksplicitering af forretningsmæssige behov ift. eksempelvis implementering og anvendelse Sikre eksplicitering af behov ift. leverancer (f.eks. it- /driftsleverancer) Sikre eksplicitering af behov ift. leverancer (f.eks. it- /driftsleverancer) Sikre eksplicitering af behov ift. leverancer (f.eks. it- /driftsleverancer) Side 13
STYREGRUPPENS OPGAVER OG ANSVAR IFT. STYRINGSGRUNDLAG (2/2) Styregruppen kan med fordel udarbejde tilsvarende overblik over projektfaglige leverancer (fx procesanalyser, kravspecifikation mv.) Fase Materiale Formand Seniorbruger Seniorleverandør Gennemførelse Projektafslutningsrapport Kvalitetssikre, at alle relevante behov er imødekommet Sikre at forretningsmæssige behov er imødekommet Sikre at behov ift. leverancer er imødekommet Realisering Gevinstrealiseringsrapport Kvalitetssikre at gevinster er Udarbejdelse af rapporten - realiseret Løbende Styringsdokumenter Sikre at projektets samlede styringsgrundlag løbende opdateres Løbende kvalitetssikring af styringsgrundlag Løbende kvalitetssikring af styringsgrundlag og er retvisende Faseovergangsrapport Kvalitetssikre, at alle relevante behov er imødekommet Sikre at forretningsmæssige behov er imødekommet Sikre at behov ift. leverancer er imødekommet Afvigelses- /ændringsanmodning Sikre at projektet fortsat er i tråd med strategiske mål Sikre at forretningsmæssige behov er imødekommet Sikre at behov ift. leverancer er imødekommet Side 14
1. Materiale til præsentation af styregruppeaftalen 1.3 Udarbejdelse af styregruppeaftalen Release v. 2.2 marts 2015
STYREGRUPPENS SPECIFIKKE ROLLER I DETTE PROJEKT (BILAG 1) Styregruppeaftalen beskriver det generelle ansvar for de enkelte styregrupperoller Hvilke konkrete opgaver eller ansvarsområder er der i dette projekt, som skal tildeles et medlem af styregruppen? De specifikke opgaver indsættes i styregruppeaftalens bilag 1 (lysegrå felter) Side 16
OPERATIONELLE RETNINGSLINJER FOR STYREGRUPPENS ARBEJDE (BILAG 2) Styregruppeaftalen beskriver krav til styregruppens arbejde, fx: Mødefrekvens Standarddagsorden Dokumentation Selvevaluering af styregruppen Desuden skal der fastlægges krav til tidsfrister, form, kvalitet mv. til materiale til behandling i styregruppen. I bilag 2 beskrives krav til fx: Beslutningsoplæg Statusrapportering Referater/beslutningslog Side 17
2. Materiale til projektlederens forberedelse Release v. 2.2 marts 2015
TIPS OG TRICKS TIL FORBEREDELSE AF MØDET Overvej hvordan styregruppedeltagerne hver især bedst kan bidrage til projektets succes Er der særligt risikofyldte elementer, som styregruppedeltagerne kan håndtere? Hvordan anvendes deltagernes viden, kompetence og position bedst i ledelsen af projektet? Tal de enkelte roller igennem med styregruppedeltagerne (se slides fra præsentationen) Lav et udkast til aftalen og drøft den med styregruppedeltagerne (minimum styregruppeformanden) inden styregruppemødet Vær præcis i beskrivelsen af de enkelte deltageres roller og ansvar Sørg for at styregruppemedlemmerne har opgaver og ansvar udenfor styregruppemøderne Aftal rollefordeling i mødet med styregruppeformanden Udsend udkast til aftalen til deltagerne inden mødet Tilpas materialet med præsentationen af styregruppeaftalen til projektets behov Sørg for at styregruppen har mindst en halv time til drøftelsen og færdiggørelse af aftalen Side 19