Bestyrelsens beretning til generalforsamlingen i Ejerforeningen Grönings Have onsdag den 24. april 2013 24. april 2013 Året der er gået har været et roligt år hvor der mest har været fokus på at få afsluttet en række gamle sager, som jeg vil komme ind på i løbet af beretningen. Bestyrelsen har haft et godt samarbejde, både internt og med ejendomskontoret og administrationen. Der har siden generalforsamlingen i 2012 været afholdt 5 ordinære bestyrelsesmøder, herunder et formøde forud for denne generalforsamling. Ud over bestyrelsen har der på møderne været deltagelse af driftsleder Erik Skjold Voss og driftschef Lars Mann Pedersen. På bestyrelsens regnskabs- og budgetmøde har økonomimedarbejder Pernille Andersen fra KAB deltaget, og bestyrelsen har derudover trukket på KAB s ressourcer i en række administrative, tekniske og juridiske spørgsmål. Beboerne i afdelingerne har løbende kunne følge med i bestyrelsens arbejde, da referaterne har været lagt ud på Grönings Haves hjemmesiden, så mange vil nok kunne nikke genkendende til flere af punkterne i denne beretning. Generalforsamlingsbeslutninger Generalforsamlingen i 2012 vedtog en række vedtægtsændringer som efterfølgende er blevet indarbejdet i ejerforeningens vedtægter. Vedtægterne er indsendt til tinglysning, men er endnu ikke kommet retur. Tilslutning til Bryggenet var et af sidste års dagsordens punkter, og det blev vedtaget at bestyrelsen skulle arbejde videre med idéen frem til dette års generalforsamling. Som det fremgår af de indkomne forslag skal vi senere tage stilling til tilslutning til Bryggenet. 1/5
Elevatorerne Elevatorerne er nu blevet ændret og lovliggjort. Det har været en lang procedure, og endte med at der samtidig blev skiftet til et andet elevatorfirma. Udgiften til reparation af elevatorerne blev på 139.800 kr. + moms. Nogle kunne måske spørge, om det ikke er en garantisag. Svaret er måske, men vurderingen i administration og bestyrelsen har været, at usikkerheden var stor og risikoen for at kaste flere gode penge efter dårlige, var høj. Desuden ville retslige skridt i værste fald betyde at vi ikke kunne udbedre elevatorerne før sagen var afklaret. Det kunne videreføre til at elevatorerne slet ikke i en længere periode kunne benyttes. Den situation ville vi ikke bringe beboerne i. Fra 1. september 2012 overgik elevatorservicen til Brøndum Elevatorer, som havde det billigste tilbud på lovliggørelsen, men også billigere serviceaftale og timepriser. Ejerforeningens mellemværende med Nordicom Vores mellemværende med Nordicom vedr. afregning af el mv. i parkeringskælderen er nu efter en alt for lang procedure blevet forligt. Manglende betaling er indbetalt og omvendt er der også afregnet forskellige forhold den modsatte vej. Det viste sig nemlig under forhandlingerne, at ejendommen havde opkrævet betaling for visse vedligeholdelses arbejder, der rettelig hørte under ejendommens fællesudgifter. Der er nu enighed om hvor meget, der skal betales for el i Parkeringskælderen og hvem der vedligeholder hvad. Endnu en sag, som vi kan pitte af som færdigbehandlet. Forhandlinger om parkeringspladser til cykler Bestyrelsen har med parkeringslauget forhandlet en løsning med problemet med de mange cykler der parkeres i parkeringskælderen. Forslaget fra parkeringslauget har været at udleje et antal p-pladser til ejendommen og at alle cykler så skulle stå på disse pladser. Et udmærket forslag, der dog er strandet på, at vi i bestyrelsen fandt prisen på leje af de pågældende p-pladser alt for høj. Forhandlingerne er nu 2/5
sluttet med at parkeringslauget har afslået det prisforslag, som bestyrelsen har fremsat. Parkeringslauget har fastholdt en pris på kr. 550 per p-plads pr. måned. Bestyrelsen forslag er kr. 350 kr. Antenneregnskab På antenneregnskabet er der desværre blevet oparbejdet et underskud, som skyldes at der ikke har været foretaget tilstrækkelig regulering i forhold til de faktiske udgifter i forbindelse programudbuddet. Underskuddet er på ca. 118.000 kr. og vil blive opkrævet over 3 rater. Underskuddet svarer til ca. 700 kr. pr. lejemål. Skift af forsikringsselskab pr. 1. januar 2013 Ejerforeningen har den 1. januar 2013 skiftet fra Købstædernes Forsikring til TopDanmark. Skiftet har betydet en besparelse på ca. 166.000 kr. i forhold til den varslede forsikringspræmie hos Købstædernes Forsikring. Afdelingen har en selvrisiko på 25.000 kr. og der er derfor ikke tegnet glas og kummeforsikring, da disse skader vil ligge langt under den grænse. I den nye police er der ikke tegnet forsikring på retshjælp, men KAB er efter ønske fra bestyrelsen p.t. i gang med at undersøge hvilket muligheder der er for at tegne forsikring på retshjælp. Hovedrengøring af opgange Bestyrelsen har flere gange drøftet behovet for at får foretaget en hovedrengøring af trapper, elevatorer og fællesarealer i ejerforeningen. Det er fortsat et ønske i bestyrelsen at der bliver foretaget en hovedrengøring, og der er indhentet et par tilbud på denne opgave. Efter ønske fra bestyrelsen arbejder ejendomskontoret videre på dette med henblik på at få foretaget en hovedrengøring i 2013. 3/5
Varmeanlægget Varmestyringen i boligerne er en af de driftsopgaver der vil være fokus på i de kommende år, da det ikke mere er muligt at skaffe de enheder der benyttes til varmestyringen i boligerne. Det betyder, at vi ved fejl i styringerne som ikke kan repareres, er nødsaget til at udskifte til en anden type styring. De nye styringer koster 9.050,00 kr. pr. lejemål og det vil derfor være en væsentlig fremtidig udgift som skal indarbejdes i ejerforeningens langtidsplan. Fokus på opmagasinering i opgangene Problemet med opmagasinering på repos og trapper har gentagne gange været drøftet i bestyrelsen, og ejendomskontoret har fået besked på at sætte yderligere ind over for dette problem, som også har en brandsikkerhedsmæssig indgangsvinkel. Bestyrelsen håber med denne øgede fokus at komme problemet til livs sådan at vi igen kan få præsentable trapper og reposer. Afholdelse af fastelavnsfest Der har igen i år været afholdt fastelavnsfest i afdelingen. En stor tak til de aktive der er med til at arrangere og gennemføre dette arrangement til glæde og gavn for afdelingens beboere, og ikke mindst børn og børnebørn. Forsøg med lamper Der er blevet opsat lamper i gård og ved indgang til Tårnet og der er kun kommet positiv respons på de nye lamper. Indbrud i kælderrum og ejendomskontor Afdelingen har desværre været ramt af en række indbrud i både kælderrum og på ejendomskontoret i det seneste år. Senest har der 2 gange været indbrud på ejendomskontoret hvor der er blevet stjålet både penge, udstyr og ikke mindst nøgler til både opgange og boliger. 4/5
Vedrørende nøgler til boligerne har ejendomskontoret været hurtigt ude med information til beboerne, sådan at der kunne iværksættes forholdsregler for de beboere der havde nøgler på ejendomskontoret. Ved det andet indbrud på kontoret er der desværre også stjålet opgangsnøgler. Det betyder at sikkerheden ikke er i orden med hensyn til hvem der kan komme ind i opgange og kældre. Bestyrelsen besluttede derfor hurtigt at iværksætte en udskiftning af låsesystemet til et briksystem hvor der hurtigt vil kunne udelukkes adgang hvis beboere indrapporterer til ejendomskontoret hvis de taber eller får stjålet en nøgle. Investeringen vil fremover give en øget sikkerhed for hvem der kommer ind i opgangene, hvilket har haft højt prioritet i bestyrelsen. Udgiften til denne omlægning ligger på ca. 190.000 kr. men for nuværende ser det ud til at vi får dækket omkring 110.000 kr. fra afdelingens forsikring. Grundejerforeningen Der har ikke været mange informationer fra Grundejerforeningen i det forløbne år. Der afholdes generalforsamling i Grundejerforeningen i morgen og der vil afdelingen være repræsenteret, og bestyrelsen vil i det kommende år sætte lidt fokus på Grundejerforeningen og samarbejdet med dem. Ændring i bestyrelsessammensætningen Et bestyrelsesmedlem og 2 stedfortrædere forlader bestyrelsen ved denne generalforsamling, og bestyrelsen siger tak for samarbejdet til de afgående, og velkommen til de nye bestyrelsesmedlemmer og stedfortrædere, som vi ser frem til samarbejdet med. Afslutning Til sidst skal der lyde en stor tak til alle som i årets løb har været med til at gøre Grönings Have til et dejligt sted at bo. Det gælder både beboere, bestyrelsen og ejendomskontoret. 5/5