Til Børne- og Ungeområdet, Frederiksberg Kommune Dokumenttype Tilbud (skitse) Dato Juli 2016 TILBUD KONSULENTUNDERSØGELSE VEDR. REGELFORENKLING PÅ SKOLEOMRÅDET
INDHOLD 1. Indledning 3 1.1 Formål med opgaven 3 1.2 Hvad får Frederiksberg Kommune ud af at vælge Rambøll? 3 1.3 Nøglereferencer 5 2. Opgaveforståelse 6 2.1 Kontekst 6 2.2 Rambølls tilgang til opgaven 6 3. Undersøgelsesdesign 9 3.1 Etablering af analytisk fokus og formulering af undersøgelsesspørgsmål 9 3.2 Overordnet metodisk tilgang 10 3.3 De enkelte elementer i undersøgelsen 10 3.4 Samlet analysedesign 13 3.5 Afrapportering 14 4. Tidsplan og organisering 15 4.1 Tids- og procesplan 15 4.2 Organisation og bemanding 15 5. Budget 17 Rambøll Olof Palmes Alle 20 DK-8200 Aarhus N T +45 5161 1000 F +45 5161 1001 www.ramboll.dk
1. INDLEDNING Rambøll Management Consulting har hermed fornøjelsen af at præsentere vores tilbud på opgaven Konsulentundersøgelse vedr. dokumentationskrav og regelforenkling på skoleområdet, Frederiksberg Kommune. Tilbuddet er udarbejdet på opfordring af Frederiksberg Kommune med afsæt i det fremsendte kommissorium for konsulentundersøgelse vedr. dokumentationskrav og regelforenkling på skoleområdet, Frederiksberg Kommune. Tilbuddet indeholder Rambølls overordnede forslag/skitse til, hvordan vi ser, at undersøgelsen bedst muligt kan imødekomme Frederiksberg Kommunes ønsker og behov baseret på det nuværende opdrag. Den endelige tilrettelæggelse af undersøgelsen vil, såfremt Rambøll vælges til at gennemføre opgaven, blive fastlagt i tæt samarbejde med Frederiksberg Kommune. Rambøll tilbyder at løse opgaven for en samlet pris på DKK 250.000 DKK eksklusive moms, men inklusive udlæg. I prisen er indregnet en rabat 30.850 DKK. 1.1 Formål med opgaven Som det fremgår af kommissoriet for opgaven, har undersøgelsen af dokumentationskrav på skoleområdet til formål at sikre forenkling af reglerne på området, hvilket i sidste ende skal frigøre tid og opmærksomhed til skolernes kerneopgave. I kommissoriet henvises til folkeskolelovens formålsparagraf som reference til folkeskolens kerneopgave(r). Rambøll finder det væsentligt, at begrebet kerneopgave(r) drøftes i undersøgelsens opstartsfase, således at der er en fælles forståelse heraf. I Rambølls opgaveforståelse handler folkeskolens kerneopgave i vid udstrækning om at bidrage til og sikre elevernes læring og trivsel, altså et eksplicit fokus på eleverne. Derfor vil et omdrejningspunkt for undersøgelsen være, hvordan regelforenkling kan bidrage til, at der tilføres mere tid til netop denne kerneopgave. Denne begrebsforståelse skal afklares med opdragsgiver i opstartsfasen, ligesom at en dialog herom vil indgå løbende i dataindsamlingen med skoleledere, lærere og øvrige aktører. Sammenfattende er formålet med undersøgelsen at tilvejebringe et vidensgrundlag, der kan danne grundlag for arbejdet med at identificere, prioritere og iværksætte konkrete regelforenklingsinitiativer i skolevæsenet i Frederiksberg Kommune. 1.2 Hvad får Frederiksberg Kommune ud af at vælge Rambøll? Med afsæt i ovenstående formål vil vi gerne fremhæve nogle af de centrale fordele, som Frederiksberg Kommune opnår ved at vælge Rambøll til at gennemføre undersøgelsen. Vi tilbyder en anvendelsesorienteret analyse, der kan fungere som et væsentligt grundlag for en strategisk prioritering af, hvilke regler om dokumentations- og evalueringsindsatser, der fremadrettet skal gælde på skoleområdet. Overordnet skal undersøgelsen tilvejebringe det nødvendige overblik over gældende regler og beslutninger på området. Ydermere skal undersøgelsen skabe værdifuld viden om den eksisterende dokumentationspraksis samt potentialer for forenklinger i regelgrundlaget og den administrative praksis omkring dokumentations- og evalueringsarbejdet. Et valg af Rambøll til at løse opgaven vil således sikre Frederiksberg Kommune en række fordele, der er indeholdt i nedenstående figur. 3/17
Figur 1. Fordele ved at vælge Rambøll I forhold til at levere en kompetent opgaveløsning af høj kvalitet og dermed sikre ovenstående fordele for Frederiksberg Kommune vil vi tage udgangspunkt i nedenstående nøglekompetencer med relevans for den udbudte opgave. Dyb sektorindsigt i folkeskoleområdet, herunder kommunal organisering Rambøll besidder en stærk sektorfaglig indsigt i folkeskoleområdet og har et team af konsulenter, der udelukkende arbejder med analyser og evalueringer på folkeskoleområdet. Det dybe sektorkendskab medfører, at vi har et indgående kendskab til de gældende krav og retningslinjer til dokumentation af elevresultater og progression, og at vi dermed kan målrette vores design, dataindsamling og analyse, så den leverer anvendelig viden og klare anbefalinger inden for en kort tidshorisont. Samtidig har vi et indgående kendskab til den kommunale organisering af skoleområdet og bemander projektet med konsulenter, der enten har været indkøbt til konkrete lokale kommunale projekter eller har ansættelser i kommunale forvaltninger eller folkeskolen bag sig. Førende analyse- og evalueringsmiljø i Danmark Analysen af regelforenkling og udbytte af uddannelse fordrer stærke metodiske kompetencer. Rambøll udgør et særdeles stærkt evalueringsteoretisk og undersøgelsesmetodisk miljø i Danmark og internationalt. Rambøll gennemfører derudover årligt ca. 300 kortlægnings-, evaluerings- og analyseopgaver for ministerier, styrelser og kommuner. Vi har vores egen interne evalueringsuddannelse, og vores konsulenter arbejder på den baggrund med kortlægninger, evalueringer, analyser og undersøgelser for den offentlige sektor på et højt metodisk niveau, hvor metoder for dataindsamling og dataanalyse til fulde lever op til internationale forskningsstandarder. 4/17
1.3 Nøglereferencer Nedenfor er kort gengivet en række nøglereferencer af relevans for den forestående undersøgelse. Boks 1. udvalgte nøglereferencer Proces vedr. valg af måleinstrumenter Gribskov Kommune, 2016 Rambøll bistår Børn og Unge afdelingen i Gribskov Kommune med at facilitere kommunens arbejde med at identificere indikatorer og udvælge måleinstrumenter, som skal tilvejebringe monitoreringsdata om det enkelte barns udvikling relateret til de kommunale målsætninger. Rådgivningen omfattede udarbejdelse af oversigt over måleinstrumenter, facilitering af workshops med medarbejdere, interim projektledelse/indstationering mv. Konsulentydelser til kommunal skoleafdeling Silkeborg Kommune, 2015-2016 Rambøll har understøttet Silkeborg Kommunes skoleafdeling i processen med at operationalisere og fastlægge målsætninger for læring og udvikling. Som led i denne procesunderstøttelse har Rambølls konsulenter samarbejdet med konsulenter i Silkeborg Kommune om tilrettelæggelse af arbejdet med kvalitetsrapporter og læringssamtaler med skolerne. Undersøgelse om understøttende undervisning Rådet for Børn Læring, 2015 Gennemførelse af en undersøgelse af understøttende undervisning samt lektiehjælp og faglig fordybelse. Undersøgelsen blev gennemført for formandskabet for Rådet for Børns Læring og havde til formål at give en status for skolernes arbejde med de nye elementer i folkeskolen. Undersøgelsen var baseret på en omfattende spørgeskemaundersøgelse samt en række casestudier. Undersøgelsen er en af de første og mest omfattende af, hvordan det går med at implementere de nye elementer i folkeskolen. Forskningskortlægninger og synteser på folkeskoleområdet Undervisningsministeriet, 2014 Rambøll gennemførte sammen med Dansk Clearinghouse for Uddannelsesforskning og tre professionshøjskoler forskningskortlægninger og -synteser på seks områder. Kortlægningerne (og efterfølgende praksispublikationer) bidrog til at understøtte implementeringen af folkeskolereformen. Evaluering af nationale test i folkeskolen Ministeriet for Børn og Undervisning, 2012-2013 Evalueringen havde som overordnet formål at belyse, om de nationale tests indhold og udformning og testenes anvendelse som pædagogisk værktøj har styrket skolernes evalueringskultur og derigennem elevernes faglige niveau. Evalueringen gennemførtes i samarbejde med forskere fra Aarhus Universitet og kombinerede en række dataindsamlingsmetoder, herunder registeranalyser, surveys, casestudier mv. Scanning på folkeskoleområdet Undervisningsministeriet, 2009 Gennemførelse af en såkaldt scanning på folkeskoleområdet. Formålet var at bidrage til afbureaukratiseringsprocessen ved at identificere problemer og forslag. Projektet blev gennemført ved fokusgruppeinterview i kommuner og på skoler. 5/17
2. OPGAVEFORSTÅELSE I dette afsnit præsenterer vi vores forståelse af den udbudte opgave: de centrale målsætninger, potentialer og opmærksomhedspunker i opgaven. Opgaveforståelsen danner grundlag for de prioriteringer og valg, som kommer til udtryk i vores forslag til undersøgelsesdesign. 2.1 Kontekst Folkeskolereformen, der trådte i kraft med skoleårets start i 2014/2015, markerede en radikal forandring af folkeskolen i Danmark. Reformen sætter ind på en lang række områder, der kan sammenfattes i følgende tre spor: 1. Et indholdsspor (en længere og mere varieret skoledag, flere timer i udvalgte fag, nye fag såsom Håndværk og Design mv.) 2. Et videns- og kompetencespor (kompetenceudvikling af lærere, pædagoger og ledere, stærkere vidensbasering af skolen via læringskonsulenter, ressourcecentre mv.) 3. Et styringsspor (få klare mål, regelforenklinger/afbureaukratisering, videreudvikling af styringsredskaber mv.). Med fokus på få klare mål har reformen bl.a. medført et stærkere fokus på den enkelte elevs læring og trivsel. Dette har samtidig medført krav om løbende opfølgning på målopfyldelse og kvalitetsudvikling. Som det fremgår implicit af opdraget for nærværende opgave, har reformen bidraget til et tilsyneladende styringsmæssigt paradoks: På den ene side har reformen signaleret forenkling i styringstilgangen (forenklede Fælles Mål, få klare mål, forenkling af elevplan etc.), men på den anden side initierer reformen nye krav om systematik og løbende monitorering af kvalitetsudviklingen på alle niveauer. Hvor ambitionen er at indføre en mål- og resultatstyringstænkning i og omkring skolen, der kan understøtte lokal dialog og kvalitetsudvikling (en såkaldt dataog vidensinformeret skoleudvikling), medfører selvsamme ambition (nye) krav til dokumentation, så udviklingen kan følges. Det er i lyset af dette styringsparadoks eller udfordring at nærværende opgaven skal ses. På denne baggrund og med afsæt i den politiske debat i forbindelse med udbuddet af nærværende opgave har Rambøll opmærksomhed på, at der er tale om en højt prioriteret opgave fra politisk side, og at der blandt ledere og det pædagogiske personale på skolerne er stor interesse for at opnå regelforenkling på området. 2.2 Rambølls tilgang til opgaven Undersøgelsen skal afdække og analysere regel- og beslutningsgrundlaget for en bred vifte af dokumentations- og evalueringskrav på nationalt, kommunalt og lokalt niveau 1, og er på den måde kendetegnet ved høj kompleksitet. Kravene på de forskellige niveauer har forskellige ophav og grader af forpligtelse: mens nationalt fastsatte krav alt andet lige er obligatoriske og fastlagt i henhold til love og bekendtgørelser på folkeskoleområdet, kan kommunalt og institutionelt fastsatte krav være motiveret af en lang række varierende. De nationalt fastsatte dokumentations- og evalueringskrav samt den information, der fremkommer som følge af disse, kan desuden lede til kommunale/institutionelle supplerende initiativer og behov. Det kan på samme måde forventes, at kommunale initiativer nuanceres og suppleres på den enkelte institution og/eller, at institutionelle initiativer kan have en afsmittende effekt på kommunale vedtagelser om krav, såfremt der viser sig gode erfaringer som kommunen vurderer, er værd at udbrede på tværs af skoler. Kravene på de forskellige niveauer rækker således ind i hinanden og bidrager til det komplekse billede af den samlede praksis for håndtering og prioritering af krav. Et eksempel på dette er 1 Med krav på institutionelt niveau sigtes her til eventuelle krav fastsat på den enkelte skole (uden eksplicitte krav fra kommunalt niveau). 6/17
kommunernes arbejde med den (nationalt lovmæssigt krævede) kvalitetsrapport, der skal udarbejdes hvert andet år. Den enkelte kommune kan dog selvstændigt vælge at udarbejde rapporten med kortere intervaller samt supplere med egne initiativer, hvorved omfanget af kravene forbundet med kvalitetsrapporten forøges. De forskellige typer krav og deres mulige afsmitning på hinanden er illustreret i figuren nedenfor. Figur 2. Sammenhænge mellem krav på nationalt, kommunalt og institutionelt niveau Den oplevede belastning af dokumentations- og evalueringskrav Rambøll ser det som centralt for opgaveløsningen, at undersøgelsen kan munde ud i konkrete anvisninger til, hvordan man kan frigøre tid og ressourcer til skolernes kerneopgave. For at imødekomme dette er det nødvendigt at klarlægge, hvilken forståelse af belastning eller arbejdsmængde vi lægger til grund for analyse og vurderinger af behovet for regelforenkling. Her er det væsentligt at påpege, at en kortlægning af det blotte omfang af dokumentations- og evalueringskrav nationalt såvel som kommunale og institutionelle ikke er tilstrækkeligt. Vi anskuer i stedet oplevet belastning i forbindelse med dokumentations- og evalueringskravene som den centrale parameter. Vi anser det med andre ord for vigtigt ikke udelukkende at fokusere på tilstedeværelsen (omfanget) af dokumentationskrav: hvad og hvilke krav, der er. Det er tilsvarende væsentligt at have fokus på, hvordan kravene på de forskellige niveauer udmøntes, dvs. hvordan praksis for håndtering af kravene er. Desuden er det væsentligt at belyse opfattelsen af kravene blandt den/de målgruppe(r), der skal udmønte dem. Dette kan eksempelvis handle om at undersøge opfattelsen af, om kravene er understøttende for folkeskolereformens overordnede målsætning om at fremme elevers trivsel og gøre dem så dygtige, som de kan blive. Dette spørgsmål forstår vi i høj grad som et spørgsmål om forholdet mellem mål og middel: om kravet som middel til at opnå et mål vurderes hensigtsmæssigt, og om målgrupperne har forståelse for, hvorfor kravene skal udmøntes. Den oplevede belastning forstår vi således som værende afhængig af primært tre forhold, der gør sig gældende i relation til både nationale, kommunale og institutionelle krav: 1. Omfang (antal og udstrækning) af gældende dokumentations- og evalueringskrav 2. Udmøntning af dokumentations- og evalueringskravene (om praksis for kravenes håndtering vurderes hensigtsmæssig) 3. Relevansen af dokumentations- og evalueringskravene (om kravene bidrager positivt til folkeskolens opgavevaretagelse/kerneopgaven) I dette perspektiv kan den oplevede belastning af de samlede dokumentations- og evalueringskrav forstås med udgangspunkt i nedenstående figur, der illustrerer muligheden for variation på de tre parametre repræsenterende hhv. spørgsmål om hvad? hvordan? og hvorfor? i henhold til krav på de forskellige niveauer. 7/17
Figur 3. Oplevet belastning af dokumentations- og evalueringskrav: Hvad? Hvordan? Hvorfor? Med afsæt i forståelsen af oplevet belastning af dokumentations- og evalueringskrav som et spørgsmål om variation i henholdsvis omfang og udmøntning af krav samt opfattelser af kravenes relevans ser vi to overordnede måder at opnå regelforenkling på: 1. Prioritering og afskaffelse af dokumentations- og evalueringskrav, som ikke er nødvendige for at sikre elevernes faglige udvikling (reduktion i omfang af krav) 2. Forenkling og optimering af den praksis, som knytter sig til udmøntningen af eksisterende dokumentations- og evalueringskrav og som ligeledes kan påvirke den oplevede relevans af kravene (forholdet mellem mål og middel) Med denne differentierede tilgang til regelforenkling vil vi i undersøgelsen ikke blot have fokus på at udpege regler og beslutninger om dokumentationskrav, som potentielt kan fjernes, men også indsamle og komme med forslag og ideer til, hvordan man kan gøre den konkrete opgave med at indsamle og behandle dokumentation om elevers resultater og progression mere hensigtsmæssig, hvad end kravene har ophav på nationalt, kommunalt eller institutionelt niveau. Sammenfattende ser vi undersøgelsen bestå af følgende to dele: 1. En kortlægning samt afgrænset sammenligning med andre kommuner af gældende dokumentations- og evalueringskrav vedr. elevresultater og progression, herunder om kravene udspringer af bestemmelser på nationalt, kommunalt eller institutionelt niveau 2. En analyse af den gældende dokumentations- og evalueringspraksis, herunder oplevet belastning som følge af kravenes omfang, udmøntning og relevans. Vi vurderer, at disse to delopgaver tilsammen kan danne et stærkt vidensgrundlag for at identificere regelforenklingsinitiativer på skoleområdet samt anbefalinger til, hvilke af disse initiativer Frederiksberg Kommune med fordel kan iværksætte. De tre delundersøgelse kan med andre ord imødekomme undersøgelsens overordnede formål. Metodiske overvejelser i forhold til gennemførelsen af undersøgelsens dele uddybes i det følgende afsnit 3. 8/17
3. UNDERSØGELSESDESIGN I dette afsnit præsenterer Rambøll et forslag til undersøgelsesdesign, som tager afsæt i den ovenfor beskrevne opgaveforståelse. Vi er dog indstillede på, at designet kan justeres efter dialog med Frederiksberg Kommune inden for de økonomiske rammer. Designet er således udtryk for en skitse, jf. opdraget til opgaven. 3.1 Etablering af analytisk fokus og formulering af undersøgelsesspørgsmål For at sikre retning og rød tråd gennem dataindsamling og analyser vil vi strukturere arbejdet ud fra centrale undersøgelsesspørgsmål, som skal danne udgangspunkt for udviklingen af spørgerammer til spørgeskemaundersøgelse og de forskellige interviews (se nedenfor). Undersøgelsesspørgsmålene tager afsæt i kommissoriet for opgaven, men afspejler samtidig den beskrevne tilgang for opgaven som bestående af to overordnede dele: kortlægning af gældende krav samt analyse af gældende dokumentations- og evalueringspraksis. Nedenfor er opstillet nogle tentative undersøgelsesspørgsmål, der flugter med og delvist supplerer de spørgsmål, som er opstillet i kommissoriet for opgaven, og som danner afsæt for arbejdet med opgavens to dele. Tabel 1: Tentative bud på undersøgelsesspørgsmål Delopgaver Undersøgelsesspørgsmål 1. Kortlægning af gældende dokumentations- og evalueringskrav 1) Hvilke dokumentations- og evalueringskrav vedr. elevernes faglige udvikling og progression er gældende i Frederiksberg Kommune? - Hvilke krav (primært omfang) er gældende i andre sammenlignelige kommuner? 2) Hvilke krav udspringer fra hhv. nationale, kommunale og institutionelle beslutninger? - Hvordan er hierarkiet mellem kravene på de forskellige niveauer? - Er der sammenhæng mellem kravene, således at de er koordineret og understøttende? Eller er der i nogle tilfælde modstrid mellem krav? 2. Analyse af den gældende dokumentations- og evalueringspraksis 3) Hvordan er den oplevede belastning blandt relevante aktører (skolens pædagogiske og administrative medarbejdere, skolens ledelse og forældre) af den samlede dokumentations- og evalueringspraksis? - Hvordan praktiseres udmøntning af gældende krav af de relevante aktører? - Hvordan opleves omfanget af krav på forskellige niveauer? - Hvordan opleves praksis for udmøntning af krav, fx hvad angår koordination og fordeling af ansvar for opgavevaretagelse? - Hvordan opleves relevansen af krav på forskellige niveauer, og hvilke argumenter fremsættes om kravenes relevans/manglende relevans (elevers faglighed, trivsel, undervisningens tilrettelæggelse etc.)? 4) Hvordan og i hvilket omfang kan den eksisterende dokumentationsog evalueringspraksis forbedres, så den oplevede belastning reduceres? - Hvilke dokumentations- og evalueringskrav kan nedprioriteres/afskaffes? - Hvilke dokumentations- og evalueringskrav kan effektiviseres? De endelige undersøgelsesspørgsmål drøftes og fastlægges i dialog med Frederiksberg Kommune i projektets indledende fase. 9/17
3.2 Overordnet metodisk tilgang Rambøll foreslår, at undersøgelsen gennemføres via en kombination af forskellige dataindsamlingsmetoder (mixed methods 2 ), der sikrer, at analysen omfatter både kvalitative og kvantitative data. Vi vurderer, at vi på den måde kan skabe et solidt vidensgrundlag for besvarelse af undersøgelsesspørgsmålene, hvor bred viden om området suppleres af dybdegående viden om den eksisterende dokumentations- og evalueringspraksis samt den oplevede relevans af gældende krav. Konkret foreslår vi, at undersøgelsen består af følgende elementer: A. En eksplorativ foranalyse omfattende eksplorative interviews, desk research og inddragelse af Rambølls eksisterende viden om og erfaringer med andre kommuners dokumentations- og evalueringskrav og udmøntning heraf B. En løbende kortlægning af relevant lovgivning og øvrigt regel- og beslutningsgrundlag for gældende dokumentations- og evalueringskrav. C. En spørgeskemaundersøgelse blandt pædagogisk og administrativt personale på skolerne D. En rundspørge blandt skoleledere E. Fokusgruppeinterviews med hhv. skolernes pædagogiske/administrative personale, forældre og skoleledere 3.3 De enkelte elementer i undersøgelsen I det følgende beskrives kort de enkelte elementer i undersøgelsen, herunder hvordan de føder ind i opgavens to dele og dermed i besvarelsen af undersøgelsesspørgsmålene som udgør grundlaget for analyse og afrapportering. A. Eksplorativ foranalyse Som en del af opstartsfasen gennemfører Rambøll en kort indledende desk research, der har til hensigt både at danne grundlag for kortlægningen (delopgave 1) og analysen af gældende dokumentations- og evalueringspraksis (delopgave 2). Vi vil dels gennemføre en effektiv, systematisk afsøgning af relevant viden om regler og krav om dokumentation og evaluering på skoleområdet og således danne afsæt for den løbende kortlægning. Dels vil vi gennemføre enkelte eksplorative interviews med relevante aktører for både at supplere og kvalificere den viden, der fremkommer gennem den indledende research og for at få en indledende forståelse for aktørernes oplevede belastning i relation til krav om dokumentation og evaluering. Sidstnævnte forforståelse vil danne udgangspunkt for udvikling af spørgeskemaet til lærerne samt interviewguides til både rundspørgen med skoleledere og til fokusgruppeinterviews. For at supplere og kvalificere den indledende afdækning foreslår vi at gennemføre enkelte eksplorative interviews med relevante aktører. Umiddelbart vil vi foreslå at gennemføre korte telefoninterviews med en repræsentant for hver af følgende aktører: - Pædagogisk personale (lærere og pædagoger) eller repræsentanter for pædagogisk personale (Danmarks Lærerforening og lokal BUPL) - Administrative medarbejder på skolerne - Skoleledere - Forældre (fx medlem af en skolebestyrelse) - Administrative medarbejdere/pædagogiske konsulenter i forvaltningen. Tilsammen skal desk research og de eksplorative interviews således lægge fundamentet for den efterfølgende dataindsamling, og der etableres allerede i foranalysen en indledende og dynamisk analyseskitse, som både kan indeholde viden fra kortlægning og viden om målgruppernes opleve- 2 Se fx Creswell & Clark (2011), Designing and Conducting Mixed Method Research og Mertens & Hesse-Biber (2013), Mixed Methods and Credibility of Evidence in Evaluation 10/17
de belastning 3. Nedenstående er et eksempel på mulige relevante parametre i skitsen. Parametrene kvalificeres og fastlægges først endeligt i undersøgelsens opstartsfase i samarbejde med Frederiksberg Kommune og kan desuden kvalificeres og suppleres løbende i dataindsamlingen. Tabel 2. Udkast til analytisk skitse Dokumentations- /evalueringskrav Delopgave 1 Delopgave 2 Beslutningsgrundlag (nationalt, kommunalt, institutionelt) Målgruppe (Udfører af måling) Oplevelse af omfang Oplevet belastning Oplevelse af udmøntning Oplevelse af relevans Kvalitetsrapport Nationalt Kommunalt adm. Personale (Skoleleder) Nationale test Nationalt Pæd./adm. personale på skolen National trivselsmåling Nationalt Pæd./adm. rersonale på skolen Som en del af den eksplorative foranalyse vil Rambøll desuden inddrage eksisterende viden om og erfaringer med dokumentations- og evalueringskrav i andre kommuner, for på den måde at give Frederiksberg Kommune nogle mulige reference- eller sammenligningspunkter, der kan bidrage til det samlede billede af behovet for regelforenkling 4. B. Løbende kortlægning af relevant lovgivning og øvrigt regel- og beslutningsgrundlag (delopgave 1) Som beskrevet ovenfor danner den eksplorative foranalyse udgangspunkt for den løbende kortlægning af relevante krav, herunder kortlægningen af, hvilke beslutningsniveauer kravene udspringer af (nationalt, kommunalt eller institutionelt). Relevante dokumentations- og evalueringskrav på nationalt niveau identificeres primært gennem søgninger på centrale hjemmesider og databaser såsom uvm.dk og retsinformation.dk. Hvad angår krav på kommunalt niveau foreslår vi, at en medarbejder med viden om og overblik over området i Frederiksberg Kommunes skoleafdeling tilknyttes som kontaktperson/sparringspartner i projektet og gives adgang til at udlevere centrale dokumenter til Rambøll. De enkelte skolers egne krav og regler om evaluering og dokumentation kan dels identificeres via skolernes hjemmesider, dels kortlægges som led i spørgeskemaundersøgen med pædagogisk/administrativt personale samt rundspørgen med de 10 skoleledere. C. Spørgeskemaundersøgelse blandt pædagogisk personale på skolerne (delopgave 1 og 2) Som et centralt element i undersøgelsen foreslår vi, at der gennemføres en spørgeskemaundersøgelse blandt det pædagogiske personale samt administrative medarbejdere på skolerne. Vi fore- 3 Alternativt kan skitsen udformes, så den udelukkende er en deskriptiv ramme om den løbende kortlægning, hvorefter denne viden inddrages i undersøgelsens analyse. 4 Vi vurderer ikke, at det er muligt inden for undersøgelsens rammer at målrette specifik dataindsamling til andre kommuner (fx en rundspørge eller lignende). Vi vil i stedet bringe vores eksisterende viden i spil (fra Hillerød, Gribskov, Aarhus, Silkeborg mv.) samt i øvrigt trække på vores netværk i disse kommuner ift. at tage kontakt ved specifikke spørgsmål. 11/17
slår, at undersøgelsen gennemføres som en totalundersøgelse, hvilket vil sige, at spørgeskemaet distribueres til samtlige lærere/pædagoger samt administrativt personale på skolerne. Vi er opmærksomme på, at en totalundersøgelse vil forstyrre mange medarbejdere, men vurderer samtidig, at temaet omkring regelforenkling vil have så stor interesse, at det ikke vil opleves som en gene for de adspurgte. Samtidig vil det være af stor værdi for både processen og den efterfølgende analyse, at alle medarbejdere får mulighed for at blive hørt og evt. komme med forsalg til forbedringer. Af samme grund vil undersøgelsen også indeholde enkelte åbne spørgsmål, hvor respondenterne kan komme med konkrete ideer og forslag til regelforenklinger. En totalundersøgelse vil også gøre det muligt at analysere, om dokumentations- og evalueringskrav varierer fra fag til fag og på tværs af klassetrin. Undersøgelsen vil have fokus på at identificere den oplevede belastning af de dokumentations- og evalueringskrav som medarbejdere skal leve op til i hverdagen. Der vil således ikke være tale om en egentlig tidsregistrering eller måling via spørgeskemaundersøgelsen, men hvordan de forskellige målgrupper oplever omfanget, udmøntningen og relevansen af kravene og praksis omkring efterlevelsen af dem. Spørgeskemaundersøgelsen vil ligeledes indeholde spørgsmål om relevante regler og krav for på den måde at supplere den løbende kortlægning med særligt fokus på krav, der udspringer på det institutionelle niveau. Spørgeskemaundersøgelsen bidrager således både til besvarelse af undersøgelsesspørgsmål i relation til delopgave 1 og 2. Hvis Frederiksberg Kommune vurderer, at gennemførelsen af en totalundersøgelse medfører en unødig forstyrrelse af det pædagogiske personale på skolerne, kan undersøgelsen alternativt gennemføres i mindre skala med deltagelse af fx 20 medarbejdere på hver skole. Dette vil dog svække datagrundlaget og begrænse den efterfølgende analyse til mere generelle konklusioner og gennemsnitsbetragtninger. Rambøll forudsætter, at Frederiksberg Kommune leverer udtømmende respondentlister (navne og e-mailadresser) til undersøgelsen. D. Rundspørge blandt skoleledere (delopgave 1 og 2) Skolelederne er en afgørende aktør både i forhold til den daglige drift på skolen og i forhold til implementeringen af folkeskolereformen og de medfølgende nye krav om dokumentation og evaluering. Skolelederne definerer med andre ord rammerne for en skoles dokumentations- og evalueringspraksis. For at tilvejebringe viden om skoleledernes oplevelse af de gældende krav til dokumentation og evaluering, herunder omfang, relevans, anvendelighed og effektivitet i den eksisterende dokumentations- og evalueringspraksis foreslår vi at gennemføre en telefonisk rundspørge blandt alle 10 skoleledere. Rundspørgen vil bestå af korte semistrukturerede telefoninterviews med udgangspunkt i viden fra den eksplorative foranalyse og desk research. Ligesom for spørgeskemaundersøgelsens vedkommende vil rundspørgen også bidrage til den løbende kortlægning af regler og krav særligt på institutionelt niveau. E. Fokusgruppeinterviews (delopgave 2) Med henblik på at sikre et mere dybdegående kendskab til den konkrete praksis for dokumentation og evaluering på skolerne, foreslår vi at gennemføre fokusgruppeinterviews med repræsentanter fra hver af de centrale målgrupper i undersøgelsen: Pædagogisk personale Skoleledere (og evt. administrative medarbejdere på skolerne) Forældre (bestyrelsesmedlemmer) Generelt er fokusgruppeinterviews velegnede til at producere empiriske data, der siger noget om betydningsdannelse i grupper. Man synliggør såkaldt tavs viden og grundlæggende antagelser og oplevelser, samtidig med at man producerer data, som belyser normer for gruppers opfattelser og 12/17
praksisser. 5 Samtidig kan fokusgruppeinterviews facilitere idégenerering mellem medlemmerne af gruppen og dermed bringe nye ideer eller indsigter frem. På denne måde kan dataindsamlingen understøtte Frederiksbergs ønske om at udvikle nye ideer til regelforenkling. Fokusinterviewene tjener et dobbelt formål, idet de både har fokus på den eksisterende praksis og dermed kan kvalificere og udbygge de indsamlede surveydata, men samtidig kigger fremad og kommer forslag til ændringer i praksis. Data fra fokusgrupperne bidrager således til besvarelse af undersøgelsesspørgsmålene i relation til delopgave 2. Hvis og såfremt der imidlertid er behov for det, kan der også stilles spørgsmål til fokusgruppedeltagerne i relation til delopgave 1 - kortlægningen af gældende dokumentations- og evalueringskrav. Boks 2. Tilrettelæggelse af fokusgrupper Rambøll foreslår at fokusgrupperne Omfatter 6-8 deltagere Sammensættes af deltagere på tværs af skoler, men opdelt på de tre målgrupper Har en varighed af ca. 1,5 time pr. gruppe Afholdes i lokaler stillet til rådighed af Frederiksberg Kommune, fx på forvaltningen eller på en skole* Etableres med sparring fra en medarbejder i Frederiksberg Kommune, der kan hjælpe med rekruttering * For at undgå transport til Rambøll i Ørestaden 3.4 Samlet analysedesign Det samlede undersøgelsesdesign med de forskellige evalueringselementer er illustreret nedenfor. 5 Se bl.a. Halkier, Bente (2012): Fokusgrupper. 13/17
3.5 Afrapportering Jævnfør kommissoriet for opgaven vil analysen munde ud i: En samlet analyserapport på ca. 20-30 sider indeholdende en samlet oversigt over krav og tiltag, samt anbefalinger til ændringer af den gældende praksis. Relevante bilag, der aftales i undersøgelsens opstartsfase. Herudover tilbyder Rambøll en: Præsentation af centrale konklusioner og anbefalinger for ledelsen i Børne- og Ungeafdelingen. Samlet set vil afrapporteringen på analysen give Frederiksberg Kommune detaljeret viden om det regel- og beslutningsgrundlag, som ligger bag de eksisterende dokumentations- og evalueringskrav. Frederiksberg Kommune får derved på baggrund af et lettilgængelig og overskueligt materiale et kvalificeret beslutningsgrundlag til at vurdere, i hvilket omfang man kan og ønsker at gennemføre regelforenklinger på området. 14/17
4. TIDSPLAN OG ORGANISERING 4.1 Tids- og procesplan Nedenstående figur viser analysens faser, aktiviteter og output. Figuren er kun tentativ. Den endelige tidsplan vil blive udarbejdet i samarbejde med Skoleafdelingen. Tidsplanen forudsætter opstart af undersøgelsen i uge 33. Figur 4. Illustration af tids- og procesplan 4.2 Organisation og bemanding Rambøll har til opgaveløsningen sammensat et dedikeret team af konsulenter, der alle har stor erfaring på folkeskoleområdet både på kommunalt og nationalt niveau. Vi foreslår chefkonsulent Kasper Svane Eriksen som projektleder suppleret af chefkonsulent Ditte Frandsen og konsulent Anne Iburg, der vil fungere som udførende konsulenter. Manager Lise Nordvig Rasmussen indgår som løbende sparringspartner samt kvalitetssikrer af den endelige rapport. Alle de foreslåede konsulenter er organisatorisk placeret i Team Uddannelse i Rambøll, der er en af de førende aktører inden for evaluering og analyse på uddannelsesområdet i Danmark. I tabellen nedenfor præsenteres de enkelte konsulenters profil og deres funktion i projektet. Fulde CV er for konsulenterne kan eftersendes, såfremt Frederiksberg Kommune ønsker dette. 15/17
Tabel 3: Kort beskrivelse af medarbejdere i evalueringsteamet Person Beskrivelse Funktion Kasper Svane Eriksen Chefkonsulent Kasper Svane Eriksen har gennem en årrække arbejdet indgående med analyser, implementerings- og forandringsprocesser på folkeskoleområdet i kommunalt regi (Aarhus Kommune). Kasper har i denne forbindelse arbejdet tæt sammen med både den politisk/administrative ledelse og med ledelse og faglige nøglepersoner på de enkelte skoler. Centrale opgaver har bl.a. været implementeringen af den nye folkeskolereform, afbureaukratisering og etablering af administrative fællesskaber på skoleområdet. I Rambøll har Kasper arbejdet med analyser og kortlægninger af en række elementer af folkeskolen bl.a. understøttende undervisning, vidensspredning på grundskoleområdet og udvikling af kvalitetsparametre til brug i kvalitetsrapporter mv. Herudover har Kasper en solid uddannelsesmæssig baggrund og erfaring inden for både projekt- og procesledelse. Projektleder Ditte Frandsen Chefkonsulent Ditte Frandsen er oprindelig uddannet folkeskolelærer, men har i mange år arbejdet som pædagogisk konsulent først i en kommunal forvaltning og efterfølgende i Undervisningsministeriet. Ditte Frandsen har herigennem erhvervet sig en solid indsigt på folkeskoleområdet både på praksisniveau og på det politisk-administrative niveau. Ditte Frandsen er chefkonsulent inden for Rambøll Management Consultings forretningsområde vedrørende uddannelse. Hun har løst evaluerings, analyse- og kortlægningsopgaver for række kommuner samt Undervisningsministeriet. Metodisk har Ditte især arbejdet med kvalitative metoder og har således kompetencer inden for indsamling og analyse af kvalitative data, fx casestudier med interviews, observationer mv. Ikke mindst med fokus på beskrivelse af konkret pædagogisk eller ledelsesmæssig praksis. Udførende konsulent Anne Iburg Konsulent Anne Iburg har været tilknyttet Rambølls afdeling for uddannelse i to år og har opbygget et bredt kendskab til folkeskoleområdet gennem sit bidrag til en række analyser og evalueringer på området. Anne har for nylig været udstationeret i Gribskov Kommune i forbindelse med et projekt, hvor Rambøll bistod kommunens børn- og ungesekretariat i processen med valg af måleredskaber til evaluering og dokumentation inden for en række områder, herunder faglig udvikling og trivsel. Anne har derigennem opbygget solid viden om metoder til evaluering og dokumentation samt drivkræfter og udfordringer i forbindelse med brugen af disse metoder. Udførende konsulent Lise Nordvig Rasmussen Manager Lise Nordvig Rasmussen har indgående erfaring som rådgiver om politikudvikling og implementering på uddannelsesområdet. Med mere end ti års erfaring de seneste fem år som chefkonsulent og leder - i flere ministerier har Lise en solid indsigt i politiskadministrative systemer og betjening af disse. Lise har en stor generel viden om det danske uddannelsessystem. Det gælder både viden om uddannelsernes indhold og de styringsmæssige rammer. Hun besidder desuden en unik specialistviden på grundskoleområdet, hvor hun de seneste år har arbejdet med både forberedelse og implementering af folkeskolereformen. I den sammenhæng har Lise haft ansvar for en række projekter med fokus på skoleledelse, herunder en forskningskortlægning og en praksispublikation om pædagogisk skoleledelse samt et inspirationsmateriale om skolelederen som leder af forandringer. Endelig har Lise stor erfaring med at facilitere og lede forskellige typer forandrings- og implementeringsprocesser. Kvalitetssikring og sparring 16/17
5. BUDGET Rambøll tilbyder at løse opgaven for kr. 250.000 DKK ekskl. moms. Et udspecificeret budget fremgår af tabellen nedenfor. Tabel 4: Budget for gennemførelse af analyse Faser/opgaver Opstart Opstartsmøde, inkl. forberedelse 4.400 Desk research 13.350 Eksplorative interviews 10.600 Dataindsamling Spørgeskemaundersøgelse, inkl. forberedelse og gennemførelse 38.000 Fokusgruppeinterviews, inkl. forberedelse og gennemførelse 44.700 Rundspørge til skoleledere 8.200 Dokumentanalyse 11.500 Analyse, rapportering og projektledelse Analyse 66.300 Udkast til rapport og efterfølgende tilretning 52.200 Præsentation af rapport 6.600 Projektledelse og kvalitetssikring 20.700 Udlæg Udlæg til transport 4.000 Total 280.550 Rabat 30.550 Samlet pris, inkl. udlæg og ekskl. moms 250.000 Pris Budgettet tager udgangspunkt i følgende timepriser. Tabel 5: Pris per medarbejderkategori Medarbejderkategori Pris Manager 1.500 Chefkonsulent 1.100 Konsulent 950 Assistent 450 17/17