UDBUDSBETINGELSER REGION NORDJYLLAND 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Region Nordjyllands udbud af kontrakt om kemiske laboratorieanalyser indenfor jordforureningslovens område efter Udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort den [dato] i EU-tidende/TED-databasen. Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Dette udbud er ét af fem parallelle, separate udbud, som gennemføres samtidigt af Danmarks fem regioner med bistand fra Danske Regioner. [datoer for offentliggørelse og referencer på de øvrige]. Regionerne er opmærksomme på, at tilbudsgivere, der afgiver tilbud på flere af disse udbud, kan have sagligt begrundede forskelle i deres forskellige tilbud. Det bemærkes, at der er visse forskelligheder i regionernes udbudsmateriale. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialet, og tilbudsgiver må påregne, at ordregiver kan være nødsaget til at bortse fra et i øvrigt attraktivt tilbud, hvis det ikke lever op til de fastsatte krav. 2. Udbudsmaterialet Ud over disse udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dele: Bilag 1: Teknisk Specifikation (med underbilag I-VII)
Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Kravspecifikationer Kontraktudkast Tilbudsliste Skema til udfyldelse angående opnåelse af akkreditering Formular: Erklæring om Udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 2007 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Tilbudsgiver opfordres til straks ved download af dette udbudsmateriale at sikre sig, at dette er fuldstændigt. Udbudsmaterialet vil være tilgængeligt på www.lett.dk/analyseudbud, hvor også eventuelle ændringer, spørgsmål og svar vil blive lagt op løbende, jf. afsnit 7. Det er tilbudsgivers ansvar løbende at holde sig orienteret på www.lett.dk/analyseudbud. 3. Den udbudte kontrakts omfang og genstand Ved dette udbud ønsker ordregiver at indhente tilbud på kemiske laboratorieydelser. Kontrakten omfatter de laboratorieydelser, som ordregiver i medfør af jordforureningsloven får foretaget med de i kontrakten angivne undtagelser mv. Der er tale om analyser af jord-, vand- og luftprøver samt leje af udstyr til udtagning af poreluftsprøver. Analyserne relaterer sig primært til forureningsundersøgelser og drift af afværgeanlæg samt monitering på forurenede lokaliteter. Region Nordjyllands analyser i forbindelse med indledende undersøgelser er ikke omfattet af kontrakten. Ydelsen og kravene hertil er detaljeret beskrevet i kontrakten og bilagene. Estimatet over antallet og fordelingen af ydelser i Tilbudslisten (Bilag 4) er alene udtryk for Regionens bedste skøn og er ikke bindende. Estimatet er anslået ud fra de seneste års gennemførte undersøgelser og moniteringer med forventede ændringer. Der er en række usikkerhedsfaktorer ved estimatet, der kan betyde, at det faktiske antal og fordelingen af ydelser afviger fra estimatet, herunder budgetændringer, revurdering af igangværende drift- og moniteringssager, ændringer af undersøgelsesomfang ved videregående undersøgelser, hvor mange aftalte undersøgelser Regionen har ved kontraktens indgåelse mv. Side 2
4. Ordregivers forhold 4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø CVR.nr. 29190941 Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med ordregiver. 4.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen skal rettes til den af ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Advokat Mikala Berg Dueholm LETT Advokatpartnerselskab Rådhuspladsen 4 1550 København V E-mail: msb@lett.dk Henvendelse bedes ske via e-mail. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 5. Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med Side 3
bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagerne i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt. Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navne på den eller disse juridiske personer samt angivelse af hvilke ydelser, der udføres af disse, angives klart og entydig i tilbuddet. 6. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. Udbudsdirektivets art. 6. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette sker til berettiget varetagelse af ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Ordregiver vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for ordregiver under udbuddet, over for ordregiver påtager sig at behandle tilbudsgivers oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiveren modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle ordregivers oplysninger fortroligt. Side 4
7. Kontakt indtil tilbudsafgivelsen 7.1 Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på www.lett.dk/analyseudbud. 7.2 Spørgsmål om udbuddet Tilbudsgiverne kan til brug for deres tilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt i anonymiseret form og offentliggjort på www.lett.dk/analyseudbud. Spørgsmål og svar vil ikke blive sendt direkte til den spørgende tilbudsgiver. Det er tilbudsgivers ansvar løbende at holde sig orienteret om eventuelle spørgsmål og svar. 7.3 Ændringer af udbudsmaterialet Ordregiver vil offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet på www.lett.dk/analyseudbud. Det er tilbudsgivers ansvar løbende at holde sig orienteret om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre ordregiver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning Side 5
for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet, f.eks. hvis krav til leveringstider ikke kan honoreres. Opfordringen skal ikke opfattes som invitation til generel dialog om udbudsmaterialet. 8. Tilbudsgivers egnethed 8.1 Personlige forhold Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-d, er udelukket fra at deltage i udbuddet, tillige med tilbudsgivere, der er udelukket efter lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. 1-3. Tilbudsgiver skal indsende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. 1-3. Dette kan enkelt ske ved anvendelse af den som bilag 6 vedlagte formular. 8.2 Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers økonomiske egnethed: 8.2.1 Bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring; og 8.2.2 Erklæring om virksomhedens egenkapital og samlede omsætning for de to seneste offentliggjorte regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver som følge af gyldig grund ikke kan fremlægge dokumentationen, kan tilbudsgiver dokumentere sin økonomiske egnethed på anden måde, jf. Udbudsdirektivets art. 47, stk. 5. 8.3 Tilbudsgiverens teknisk-faglige egnethed Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers tekniskfaglige egnethed: Side 6
8.3.1 En liste over de op til 10 betydeligste for udbuddet relevante leverancer tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år med angivelse af kortfattet beskrivelse af ydelsen, beløb, tidspunkt og kunde; 8.3.2 Oplysninger om tilbudsgivers antal beskæftigede og antallet af ledere opgjort per år gennem de seneste tre år samt angivelse af hvor mange af disse, der er beskæftiget med kemiske laboratorieanalyser indenfor jordforureningsområdet; og 8.3.3 Beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetssikringssystem. 8.4 Dokumentation om underleverandører og konsortier Hvis tilbudsgiver vil anvende underleverandører til at dokumentere sin egnethed, skal tilbudsgiver om underleverandøren vedlægge dokumentation for dennes økonomiske egnethed i forhold til opfyldelsen af underleverancen og relevant dokumentation for underleverandørens teknisk-faglige egnethed til at opfylde underleverancen. Tilbudsgiver skal derudover for hver underleverandør vedlægge erklæring om Udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. 1-3, hvilket kan ske ved anvendelse af den til brug herfor udarbejdede skabelon (bilag 6). Hvor tilbudsgiver ønsker at anvende underleverandør, men ikke ønsker at anvende underleverandørens egenskaber til at dokumentere sin egnethed til at opfylde kontrakten, behøver tilbudsgiver ikke at fremsende dokumentation om underleverandørens egnethed. Hvis tilbud skal afgives af et konsortium, skal hver deltager i konsortiet fremsende dokumentation for dennes økonomiske egnethed i forhold til at opfylde den del af leverancen, som deltageren skal stå for under eventuel kontrakt, og relevant dokumentation for konsortiedeltagerens teknisk-faglige egnethed til at opfylde den pågældende del af leverancen. Hver deltager i konsortiet skal derudover vedlægge erklæring om Udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. 1-3, hvilket kan ske ved anvendelse af den til brug herfor udarbejdede skabelon (bilag 6). Konsortiet skal derudover dokumentere, at konsortiet som helhed er økonomisk og teknisk/fagligt egnet til at opfylde kontrakten, hvilket efter omstændighederne kan ske på baggrund af oplysninger om blot én af konsortiedeltagernes egnethed. Side 7
9. Afgivelsen af tilbud 9.1 Formkrav Tilbud skal være på dansk. Tilbudsgiver opfordres til at formulere sig så kortfattet som muligt og til kun at vedlægge det relevante materiale. Tilbuddet skal - udover dokumentation for personlige forhold, økonomisk egnethed og teknisk-faglig egnethed som minimum indeholde følgende bilag i udfyldt stand: Udfyldt kravspecifikation (bilag 2) Udfyldt tilbudsliste (bilag 4) Udfyldt skema angående opnåelse af akkreditering (bilag 5), medmindre tilbudsgiver er akkrediteret. Erklæring om Udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 2007 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. (evt. ved anvendelse af bilag 6) Beskrivelsen af den tilbudte organisation bedes indeholde følgende til brug for evalueringen af underkriteriet Organisation: o Organisationsdiagram med angivelse af antal underskriftsberettigede laboranter og kemikere, o Liste over hvilke analyser, de underskriftsberettigede laboranter og kemikere hver især må underskrive, o Beskrivelse af kommandoveje af betydning for regionen i relation til prøveafhentning, og o Kortfattede CV er for hver af de underskriftsberettigede. Beskrivelsen af den tilbudte organisation bør maksimalt fylde 5 sider med tillæg af ét CV for hver underskriftsberettiget på hver én side. 9.2 Tilbudsfrist og aflevering Tilbud skal for at være rettidigt modtaget og kunne tages i betragtning under udbuddet være ordregiver i hænde senest 11. maj 2015 kl. 12.00 på adressen Region Nordjylland, Regional udvikling, Kontoret for Jordforurening og Råstoffer, Niels Bohrs Vej 30, 9220 Aalborg Ø, Att.: Ann Steen Jensen. Side 8
Ved aflevering i receptionen på adressen vil tilbudsgiveren efter anmodning kunne få en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud afleveres i en lukket kuvert mærket Tilbud - Analyseudbud Region Nordjylland, att.: Ann Steen Jensen. MÅ IKKE ÅBNES I POSTÅBNINGEN. Tilbuddet bedes afgivet i to papireksemplarer (én original og en kopi) samt elektronisk på et USB-stik i PDF-format samt med tilbudslisten (Bilag 4) og kravspecifikationen (Bilag 2) tillige i excel-format. I tilfælde af indbyrdes uoverensstemmelse mellem ovenstående har originalen forrang for kopi og den elektroniske version. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at være til stede ved tilbudsåbningen. 9.3 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristen ( vedståelsesfristen ). Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ordregiver har identificeret tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 8 uger. 9.4 Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative eller sideordnede tilbud. 9.5 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der af ordregiver ikke kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller som ikke er bagatelagtige. Side 9
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet, jf. pkt. 7.3. 9.6 Øvrige forhold Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold vedrørende dette udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under dette udbud er ordregiver uvedkommende. 10. Tilbudsevalueringen 10.1 Generelt Ordregiver vil foretage evalueringen af de indkomne tilbud på følgende måde: Som det første vil ordregiver foretage en bedømmelse af egnetheden af de tilbudsgivere, der rettidigt har afgivet tilbud. Bedømmelsen foretages på grundlag af den fremsendte dokumentation. Der vil blive set bort fra uegnede tilbudsgivere under den fortsatte evaluering. Dernæst vil ordregiver foretage en bedømmelse af tilbuddene fra de egnede tilbudsgivere ved anvendelse af det fastsatte tildelingskriterium med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige bud. Ordregiver vil se bort fra tilbud, som ikke er konditionsmæssige, uanset på hvilket tidspunkt i udbudsprocessen den manglende konditionsmæssighed konstateres. Side 10
10.2 Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er som anført i udbudsbekendtgørelsen det økonomisk mest fordelagtige bud. Ordregiver vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt: 1. Økonomi: 70 % 2. Tilbudt analysekvalitet: 15 % 3. Organisation: 10 % 4. Kvalitetskontrol: 5 % Ad 1) Økonomi Underkriteriet Økonomi vurderes ud fra tilbudsgivers udfyldte tilbudsliste (bilag 4) set over kontraktens 4-årige løbetid. Den tilbudte pris for de estimerede ydelser vurderes sammenholdt med de øvrige tilbudsgiveres pris for samme. For underkriteriet Økonomi gives point på en skala fra 0 og 10 med to betydende decimaler. Ad 2) Tilbudt analysekvalitet I underkriteriet Tilbudt analysekvalitet vurderes de tilbudte detektionsgrænser og ekspanderede måleusikkerheder. Kriteriet er opdelt i to delkriterier: Detektionsgrænser: 5 % Ekspanderede måleusikkerheder: 10 % Ad. 2) Delkriteriet Detektionsgrænser De tilbudte detektionsgrænser vurderes ud fra tilbudsgivers oplysninger i bilag 2 Kravspecifikation, om hvilke detektionsgrænser tilbudsgiveren tilbyder for de analyser, hvor Kvalitetsbekendtgørelsen (Bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger, nr. 231 af 5. marts 2014) ikke stiller krav til detektionsgrænsen, dvs. hvor der er ét eller intet kryds ( x ) ved i kolonnen Akkreditering i Kravspecifikationens afsnit Udbud ønskede kvalitetsspecifikationer. De i Bilag 2 Kravspecifikationen anførte ønsker til detektionsgrænser for analyser, hvor detektionsgrænsen ikke er reguleret i Kvalitetsbekendtgørelsen, er dét niveau, Regionen gerne ser opfyldt. Et tilbud med lavere detektionsgrænser end Side 11
det ønskede, vil ikke blive evalueret bedre end et tilbud, der netop har det ønskede niveau. Tilbudte detektionsgrænser må være op til 10 gange højere end det af Regionen ønskede. Såfremt en tilbudt detektionsgrænse er mere end 10 gange højere end anført i bilag 2 Kravspecifikationen, betragtes det som et forbehold, der efter en nærmere vurdering kan medføre udelukkelse. De tilbudte detektionsgrænser for chlorede stoffer og pesticider er særligt væsentlige ved bedømmelsen. Antallet af estimerede analyser tillægges betydning ved vurderingen af de tilbudte detektionsgrænser. Ad. 2) Delkriteriet Ekspanderede måleusikkerheder De tilbudte måleusikkerheder vurderes ud fra tilbudsgivers oplysninger i bilag 2 Kravspecifikation, om hvilke ekspanderede måleusikkerheder tilbudsgiveren tilbyder, hvor Kvalitetsbekendtgørelsen ikke stiller krav herom (dvs. hvor der er angivet en værdi i kolonne Krævet Urel. (%) max men ikke i kolonnen Krævet detektionsgrænse (µg/rør), max i Kravspecifikationens afsnit Udbud ønskede kvalitetsspecifikationer Krav til analysekvalitet ) samt hvorvidt der indgår naturlige prøver i beregningerne af de oplyste ekspanderede måleusikkerheder (kolonnen Metode i Kravspecifikationens afsnit Tilbud kvalitetsspecifikationer ). De i Bilag 2 Kravspecifikationen anførte ekspanderede måleusikkerheder, er Regionens fastsatte maksimumsniveau. Anføres en højere ekspanderet måleusikkerhed, betragtes det som et forbehold, der efter en nærmere vurdering kan medføre udelukkelse. Hvis den tilbudte ekspanderede måleusikkerhed er lavere end regionens fastsatte maksimumsniveau, vurderes det som positivt. Det tillægges væsentlig betydning, hvorvidt og ved hvilke analyser, der indgår naturlige prøver i beregningerne af de oplyste ekspanderede måleusikkerheder. Regionen vurderer inhomogeniteten i naturlige prøver som en væsentlig faktor i den samlede måleusikkerhed for følgende ydelser: - for prøver med inhomogen fordeling af de analyserede stoffer i prøven (jordprøver), - hvor analytten er flygtig (visse parametre i vandprøver) eller - hvor prøveudtagningen er afhængig af mange faktorer (indeklimaprøver). Det vurderes derfor positivt, hvis der medtages naturlige prøver til beregning af måleusikkerhederne for analyser af jordprøver, indeklimaprøver og for flygtige parametre i vandprøver. For de nævnte prøvetyper vil anvendelse af naturlig prøve forventeligt medføre en højere ekspanderet måleusikkerhed, men den således beregnede måleusikkerhed vil give Regionen et mere relevant grundlag i vores Side 12
afgørelser. Måleusikkerheden skal dog fortsat være inden for Regionens maksimumsniveau for ikke at blive anset for et forbehold. Antallet af estimerede analyser inden for de nævnte prøvetyper tillægges betydning ved vurderingen. Ad 3) Organisation Underkriteriet Organisation vurderes ud fra tilbudsgivers beskrivelse af den tilbudte organisation, jf. pkt. 9.1, 5. bullet. Ved vurderingen af den tilbudte organisation lægges der vægt på leveringssikkerheden, dvs. at laboratoriet råder over et tilstrækkeligt stort antal underskriftsberettigede medarbejdere samt at der forefindes klare og præcise kommandoveje i relation til prøveafhentning. Endvidere lægges der vægt på erfaringsniveauet hos underskriftsberettigede kemikere og laboranter, dvs. at disse har stor erfaring med analyser af prøver, som svarer til de udbudte prøvetyper, og at ansvaret for de enkelte analysegrupper (tungmetaller, chlorerede opløsningsmidler) er fordelt på navngivne, erfarne kemikere, som skal kunne fungere som kontaktpersoner for Regionen for de pågældende analysegrupper. Ad 4) Kvalitetskontrol Underkriteriet Kvalitetskontrol vurderes ud fra tilbudsgivers oplysninger i bilag 2 Kravspecifikation (kolonnerne Certificeret referencemateriale og Frekvens gange/år i Kravspecifikationens afsnit Tilbud kvalitetsspecifikationer Laboratoriets data for intern kvalitetskontrol ) om hvorvidt og ved hvilke relevante analyser, der anvendes certificeret referencemateriale eller lignende af tilsvarende matrix som prøverne. Regionen vurderer anvendelse af certificeret referencemateriale positivt. Det har særlig betydning for de analyser, som udgør beslutningsgrundlaget for regionens største økonomiske dispositioner, og som ikke jævnligt underkastes ekstern prøvning ved præstationsprøvninger, dvs. chlorerede opløsningsmidler og pesticider. Det tillægges tillige betydning, hvor ofte der anvendes certificeret referencemateriale. Side 13
Generelt om evaluering af de kvalitative underkriterier For hvert af kriterierne Tilbudt analysekvalitet, Organisation, Kvalitetskontrol gives point mellem 10 og 0. Der gives alene hele point, og flere tilbud kan opnå samme antal point. 10.3 Afklarende spørgsmål Tilbudsgiver bør sikre, at tilbuddet er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem tilbudsgiver og ordregiver før efter underretningen om tildelingsbeslutningen. I tiden mellem modtagelsen af tilbud og frem til ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Der er ganske snævre rammer for hvilken dialog, der må være i denne periode. Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra ordregiver i dette øjemed. 11. Underretning om tildelingsbeslutningen 11.1 Skriftlig meddelelse Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftligt underretning om tildelingsbeslutningen, der forventes at foreligge ca. 1. juni 2015. 11.2 Retsvirkning Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, jf. håndhævelseslovens 3. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet. Side 14
11.3 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af ordregiver kunne aflyses, hvis ordregiver har saglig grund til aflysning, herunder politiske eller budgetmæssige forhold. Side 15