Indhold Generelt... 2 Bestilling... 3 Login Helios Mechanic... 3 Arbejdsgang Helios Mechanic... 4 Ny kunde... 4 Ny bil... 5 Ny ordre... 5 Ny medarbejder... 7 Arbejdsgang ny aftale... 7 Andre funktioner Kunde... 12 Indbetaling fra kunde... 12 Ny vare... 13 Kom godt i gang - Indstillinger... 14 Eksport af posteringer... 15 1
Generelt Vedr. Internetbrowsere (Firefox eller Google Chrome foretrækkes). Anvendelse af browser til dataindtastning kræver at data gemmes ofte. Et lukket browser vindue kan ikke genskabes. Adfærd på Internettet Anvendes en offentlig computer, tablet eller andet anvendes til at indtaste eller se egne data er det vigtigt at logge ud af siden, når computeren forlades. Ellers har andre adgang til data. Generelle funktioner Principper Når data behandles i en webbrowser, er det en stor fordel at anvende standard Windows funktioner. Sammen med Helios Mechanic er det godt at kende Ctrl + C for kopiering af indhold i et felt. Ctrl + V for at indsætte det kopierede i et felt. Ved at placere musen over feltet fås en beskrivelse af feltets indhold. Dato indtastes som dd-mm-åååå. Tal indtastet med komma som separator. Topmenubjælken Helios Mechanic Her kan man se hvilken bruger man er logget på som. Når computeren forlades, anbefales det at logge ud. Pilen yderst til højre anvendes til at hhv. skjule menuen eller vise den igen. Printer En lokal printer skal være installeret. Alle udskrifter er formateret til A4. Der kan være forskel på de enkelte printeres skriveareal i forhold til den viste udskrift på skærmen. Det anbefales at installere Adobe Reader til at håndtere udskrift og afsendelse af e-mail. 2
Bestilling Udfyld formularen på http://www.helioscar.dk/heliosmechanic. Bestillingen er nødvendig at udfylde, da den giver de nødvendige informationer til opsætning af Helios Mechanic. Login Helios Mechanic Åbn siden www.helioscar.dk. Login ind ved at klikke på Helios Mechanic. Indtast kundenummer, brugernavn og kodeord. Systemet giver en fejlmeddelelse, hvis du ikke logges ind. Har du glemt login detaljer, kontakt venligst hotline. 3
Arbejdsgang Helios Mechanic For at anvende systemet effektivt skal man kende Virksomhedens kundenummer (typisk telefonnummer) Bilens registreringsnummer Skal man finde og anvende oprettede ordrer skal ordrenummeret kendes. Tip: Brug funktionen Ctrl + C til at kopiere ordrenummeret. Opret først så kunden og derefter bilen. Ny kunde Indtast kundens data. Kendes kunden på forhånd, kan du skrive kundenummeret i kundenummerfeltet. Skriver du kundenummeret i søgefeltet og kunden ikke findes, søges der videre hos Eniro for kundedata. Findes kunden ikke, må data indtastes manuelt. Firmanavnet kan ikke være blankt i systemet. Er det en privatkunde, skrives navnet her. Beløbene saldo og årsomsætning udfyldes af systemet. I feltet betalingsbetingelser kan vælges netto 1 til 31 dage: Værdier 1..31 eller løbende måned LM1 til LM31: Værdier LM1..LM31. Tip: husk at gemme ved gem knappen, når data er tastet. Lukkes browseren uden af gemme er data tabt. 4
Ny bil Indtast registreringsnummer og klik på søg. Skriver du registreringsnummeret i søgefeltet og bilen ikke findes, søges der videre hos centralregistret for motorkøretøjer. Findes bilen ikke, må data indtastes manuelt. Knyt en kunde til bilen. Indtast kundens kundenummer i kundenummerfeltet og kundedata hentes. Vises ingen data, skal kunden først oprettes i kunderegistreret. Det kan ikke anbefales af skrive kundedata manuelt. Kunden skal være oprettet. Tip: husk at gemme ved gem knappen, når data er tastet. Lukkes browseren uden af gemme er data tabt. Ny ordre 5
Indtast bilen registreringsnummer og klik på søg. Bilen og kundens data hentes. Findes data ikke, skal kunden og bilens data først oprettes i hhv. kundekartoteket og bilkartoteket.! Gem ordren, så den får et ordrenummer inden der gås videre. Tip 1: Skal der en anden betaler på ordren, fx et forsikringsselskab, skal kundenummer udfyldes med betaleren. Klik på søg ved siden af kundenummeret. Data skifter nu til en anden betaler. Findes der ingen data, skal betaleren først oprettes i kundekartoteket. Tip 2: Husk at notere bilens nye KM-tal. Tip 3: husk at gemme ved gem knappen, når data er tastet. Lukkes browseren uden af gemme er data tabt. Bilens reparationsjournal Bilens reparationsjournal kan ses ved at vælge Bil fra menuen. Kommentarfeltet er rettet mod kunden og er en beskrivelse af det udførte arbejde. Linjer på ordren Nye linjer tilføjes på ordren ved at klikke på plusset. En linje slettes ved at stille markøren på linjen og klikke på minus. Grossist: Ved at vælge en grossist fra listen, åbnes et nyt browservindue med login til grossistens bestillingssystem. Der logges automatisk ind med de informationer, der er angivet på bestillingsformularen. Ændres disse data, skal support informeres. Hent kurv: Når bestillingen er færdiggjort hos valgte grossist, hentes varelinjer ved at vælge grossisten fra knappen hent kurv. Varerne tilføjes i forlængelse af ordrelinjerne. Knappen Funktioner: Vælges arbejdskort, udskrives et arbejdskort til lokal printerkø. Vælges tilbud udskrives tilbud til lokal printerkø. 6
Vælges faktura eller kreditnota, udskrives til lokal printerkø, og ordren bliver bogført og lukket. Herefter kan der ikke rettes på ordren. Faktura layout kan ses her: http://www.helioscar.dk/upl/website/bestlling/faktura.pdf Funktionen send aftale bruges til at sende aftalen til egen kalender, hvis der anvendes google, outlook eller anden kalender. Aftalen sendes til den e-mail adresse, der er angivet under indstillinger. Send SMS til kunde åbner et skærmbillede til afsendelse af SMS. Der foreslås det mobilnummer, der er angivet på kunden. Er feltet blank eller skal der sendes til andet mobilnummer, kan nyt nummer indtastes. Faktura layout kan ses her: http://www.helioscar.dk/upl/website/bestlling/faktura.pdf Ny medarbejder Her oprettes de medarbejdere, der skal være til rådighed i kalenderen. Initialerne vises i kalenderen. Sættes der flueben i kalender, er medarbejderen aktiv i kalederen. Arbejdsgang ny aftale I Helios Mechanic findes en enkel indskrivningskalender til værkstedets opgave. Kalenderen er som standard leveret med 5 medarbejdere og 2 lånebiler. 7
8
En ny aftale indsættes ved at dobbeltklikke på ledig plads i kalenderen. Der afsættes som standard 15 minutter og aftalen sætter sig på nærmeste kvarter. Dobbeltklikkes på aftalen igen, kan aftalens detaljer redigeres og en åben ordrer kan tilknyttes aftalen. En ordre knyttes til aftalen ved at indtaste ordrenummer eller vælge en ordre fra listen. 9
Aftalen gemmes ved klikke på gem. Flytte en aftale En aftale flyttes i kalenderen ved at markere aftalen med musen og holde musetasten nede. Træk nu aftalen til det nye sted i kalenderen. Menubjælken Enkeltpilen bladrer en dag. Dobbeltpile en ud. Asterixsymbolet vælger dags dato. Tallene 1,3,5,7,31 bestemmer hvor mange dage, der vises. X sletter den valgte aftale. Blyanten redigerer den valgte aftale. 10
Flaget sættet status på ordren. Der kan vælges mellem Person ikonet viser hvilke ressourcer, der ses i kalenderen. Ressourcerne kan fjernes eller tilføjes i kalenderen ved at sætte hak ud for ressourcen. 11
Andre funktioner Kunde Det er muligt at skrive et kontoudtog fra kundemodulet, samt eksportere data. Indbetalinger fra kunden vedligeholdes ligeledes i dette skærmbillede. Funktioner Kontoudtog Kontoudtog dannes d.d. og kan enten printes eller sendes som e-mail i pdf format. Kontoudtoget har flg. udseende. Kontoudtogets udseende kan ses her: http://www.helioscar.dk/upl/website/bestlling/kontoudtog.pdf Eksporter posteringer Funktionen danner en fil med alle posteringer, så data kan anvendes i et økonomisystem. Filen hedder helios(xx).csv og indeholder nedenstående felter Dato Bilag Konto Posteringstekst Beløb Indbetaling fra kunde Dato indtastes på formen dd-mm-åååå. Teksten fakturanummerfeltet skrives ind som bilagsnummer. Beløb indtastes med kommaseparator. Negativt beløb føres med negativt fortegn. Fx ved udbetaling af penge. Ved klik på knappen betaling, bogføres posteringen. Der kommer ingen advarsel. Posteringer fremkommer under kundeskærmbilledet. 12
Ny vare Fra menupunktet vare, kan der oprettes ydelser og varer. Egne varer oprettes ved at indtaste data i skærmbilledet og trykke på gem. Helios Mechanic leveres med en række standard arbejdspositioner, der gør det lettere at oprettes ordren. Listen kan udskrives fra http://www.helioscar.dk/upl/website/bestlling/autowebfakturastandardarbejdspositioner.pdf Bemærk på sidste side findes blanke arbejdspositioner. Her kan egne tekster og priser indsættes. Opdater priser på standard arbejdspositioner Den bedste udnyttelse af standard arbejdspositioner fås ved at sætte priser på ydelserne i varekartoteket. Tast eller scan på stregkoden, når markøren står i varenummerfelt. Klik herefter søg. Tilføj prisen og gem. Anvendes en af de blanke arbejdspositioner, skal både tekst og salgspris udfyldes. Søgning. Der kan søges på varenummeret ved at indtaste varenummeret og herefter klikke på søg. Når varer hentes fra via grossistlink, oprettes varerne automatisk i varelageret. 13
Kom godt i gang - Indstillinger Her indtastes information om virksomheden. De indtastede data bruges på diverse udskrifter i Helios Mechanic. Værkstedets bookingperiode vises i kalenderen og bestemmes fra de indtastede tidspunkter. Første fakturanummer anvendes fortløbende både ved kreditnotaer og fakturaer. 14
Eksport af posteringer I Helios Mechanic er der opsat salgsgrupper, der differentierer salget. Salgsgrupperne peger på standardsalgskonti i den bagvedliggende kontoplan. Salgsgruppe Kontotekst Kontonummer Arbejde Salg timeløn 10110 Reservedel Salg reservedele 10210 Diverse Salg diverse 10310 Tilbehør Salg tilbehør 10410 Olie Salg olie 10415 Dæk Salg dæk 10416 Maler Salg malerarbejde 10420 Miljø Salg miljø 11110 Fremmedarb. Salg fremmede arbejde 11210 Hjælpemat Salg hjælpematerialer 11910 Fragt Salg fragt 11920 Fakturagebyr Faktura gebyr 11925 Udlejning Salg udlejningsbil 11350 Finanskonti i filen Debitorsamlekonto 80110 Kasse 83110 Udgående moms 94100 Rabat føres på samme konto som salgsgruppen peger på. Eksportfilen har layout. 15