Møde i studentersamfundets bestyrelse Den 30. maj klokken 17.00, Kantinens lokale,. Ordinære medlemmer: Milan Vestetergaard, Erik Lander, næstformand Kasper Gram, kasserer Anne Kathrine Krushave, bestyrelsesmedlem Lasse Rørbæk, bestyrelsesmedlem** Mark Bengtson, bestyrelsesmedlem Max Jensen, bestyrelsesmedlem Morten Sønderlyng, bestyrelsesmedlem Catrine Jensen, Studneterhuset s repræsentant Observatører: Anders Møller Thomsen, Uddannelsespolitisk Ordfører Jakob Kristoffersen, Erhvervsgruppen (Niels Haldrup, Kritisk Revisor) () = inviterede, ikke endeligt bekræftede deltagende Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Navision - Nyt IT-system til sekretariatet (OD) [30 min] 3. Igangværende opgaver (B) [5 min] 4. Nyt fra [20 min] 5. Spisning [30 min] 6. Carlsberg aftale (ODB) [30 min] (LUKKET PUNKT) 7. Økonomi (ODB) [30 min] 8. Ekstraordinær GF (ODB) [10 min] 9. PR Matriale (ODB) [10 min] 10. DM Arrangement (ODB) [30 min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Side 1 af 5
Uddybende Dagsorden 1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Godkendelse af dagsorden 2. Navision - Nyt IT-system til sekretariatet (OD) [30 min] Navision har nu givet et tilbud, som vi går med. I den forbindelse har vores konsulent Henrik været så venlig at komme på besøg, således at vi kan diskutere systemet med ham, og de spørgsmål vi måtte have. Det er af bestyrelsens opfattelse at vi skal have det tilbud som Navisupport udbyder. Lena bliver bedt om at indhente tilbud, og godkende det, snarest muligt, så systemet er oppe og køre til studiestart 2012. 3. Igangværende opgaver (B) [5 min] Fredagsbar i Friis Jakker Folk har fået tilbuddet, og der kommer løbende bestillinger på jakker. Sommerfest Der skal tjekkes op på om alle grupper er inviteret. 4. Nyt... [20 min] fra en Studentermedarbejder kan ikke ansættes til den løn som bestyrelsen havde tænkt sig, så studentermedhjælperen bliver ansat til overenskomst løn. fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer - siden sidst Vi kan få svømmebilletter i svømmehallen i gigantium, med en reduktion i pris på 40%, hvis vi køber minimum 60 biletter af gangen. Dette tilbud vil vi gerne have. Mark går videre med dette. Side 2 af 5
Der er ved at blive indhente tilbud fra sport 2 go om samarbejde. Mark går videre med dette. fra Den politiske koordinering fra Administrationen fra Erhvervsgruppen Rushåndbog -Solgt for 124.000 Kr -Milan læser denne igennem, og tjekker for fejl. - eller næstformand skal skrive velkomstbrev. -Bogen skal pakkes D 23. Juni kl 11 i Wunderbar. Vi skal Inviterer folk til at hjælpe med dette. Der erøøl og pizza til eventuelle medhjælpere. Salgsstatus Det går godt på Agende, de har solgt flot fra Erhvervsgruppen. Studiemesse -Skal snart til at planlægges -Der er lavet en TO DO LISTE -Til næste bestyrrelsesmøde kommer der et punkt på der hedder: Studiemesse. -Måske er foredragsholder penge som er dårligt givet ud. Eller også skal vi finde noget mere underholdende, som interesserer flere folk. Apple aftale -Apple giver ting som kan bruges til promovering af Studentersamfundet. til gengæld udbyder Erhvervsgruppen reklame for dem. fra Studenterhuset De afholder fest D 23, på gammeltorv. De kunne godt tænke sig at få lidt om det på facebook, det får de selvfølgelig. fra grupper repræsenteret ved mødet Side 3 af 5
5. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ikke referat til dette punkt. 6. Carlsberg aftale (ODB) [30 min] (LUKKET PUNKT) Så tidligere år, er Carlsberg kommet med et oplæg til en ny aftale. Baseret på forventet aftag er en række nye rabatter fastsat og dette års aftale rummer lukrative priser samt en masse andet. På mødet fremlægges den nye aftale og alt heri, og der opfordres til diskussion herom samt eventuel godkendelse af aftale. Aftalen er rettet mod Studentersamfundet som organisation alene, hvorfor punktet er fortroligt. -Umiddelbart ser aftalen fornuftig ud, dog er der enkelte punkter som vi gerne vil have forbedret. 7. Økonomi (ODB) [30 min] Kasper fremlægger regnskab for os, og vi kan i den forbindelse diskutere den økonomiske situation generelt, samt hvilke konkrete tiltag vi skal gøre i den forbindelse. -Festudvalgets resultat er ikke imponerende. -Bestyrrelsen vil drøfte hvordan dette kan ændres, 8. Ekstraordinær GF (ODB) [10 min] Vi skal have besluttet hvem der skal være ansvarlige for at indkalde til EGF, hvem der står for at udforme ordlyden af ændringsforslaget, og hvem der gør hvad på dagen. -Generalforsamling bliver aflyst, grundet at vi ikke mener at det er hensigtsmæssigt, at differencere på kontikontingenter i lyset af at vi vil være fair overfor alle alle studerende på AAU. 9. PR Matriale (ODB) [10 min] Vi følger op de initiativer der blev igangsat sidste gang ifht. PR matriale. Hvordan går det med de ting vi besluttede os for at købe, og hvad er status på kuglepenne og TV-skærm? Side 4 af 5
-Facebook reklame er oppe og køre, der er budgetteret med 2000 kr. -Infoskærm til Fib 15 viste sig at være for dyrt, derfor vil dette blive droppet. -i stedet vil det prøves at sætte et RSS-feed fra s ets hjemmeside ind, og fjerne infobaren i bunden af skærmen. 10. DM Arrangement (ODB) [30 min] Vi skal finde ud af hvad vi gerne vil lave med DM - alle har lovet at være i tænkeboks op til mødet, så hvad er der af gode ideer? arrangementet bliver afholdt 2. weekend i November -Ideer: -Få spise med Prise ud -Heldags socialt arrangement - Eventuelt Mødeevaluering Godkendelse af referat Side 5 af 5