Annncering vedrørende fritvalgsmrådet i Rudersdal Kmmune 1
1 Indledning Nærværende annncering mfatter praktisk hjælp g persnlig pleje efter 83, 83a g 84 i servicelven g delegeret grundlæggende sygepleje efter 138 i sundhedslven. Leverandøren frpligter sig til at levere hjælp i hele Rudersdal Kmmune til brgere, sm har valgt leverandøren. Særfrbehld fr brgere tilknyttet Lins park Birkerød g Lins park Søllerød følger af pkt. 4 herunder. Eftersm indsatser efter 83 i servicelven er mfattet af bestemmelserne m frit leverandørvalg, vil der i aftaleperiden være udsving i antallet af visiterede brgere g antallet af visiterede timer. Leverandøren kan således ikke gøre krav på en bestemt msætning i aftaleperiden. Der er tale m en Bilag IIB tjenesteydelse i henhld til Eurpa-Parlamentets g Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, hvrfr prcedurereglerne efter Udbudsdirektivet g Tilbudslven ikke finder anvendelse, jf. dg art. 23 g art. 35, stk. 4. Det vurderes, at annnceringen ikke har grænseverskridende interesse. 2 Ordregiver Den rdregivende myndighed er: Rudersdal Kmmune Statinsvej 36 3460 Birkerød www.rudersdal.dk Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tlstrup & Hvilsted Att.: Klaus Hansen Myntevej 3 8920 Randers NV E-mail: kntak@thv.dk Tlstrup & Hvilsted er Rudersdal Kmmunes rådgiver på annnceringen 3 Annnceringsmaterialet Det samlede annnceringsmateriale består af: Nærværende annnceringsbetingelser Bilag 1 Rammekntrakt 2
Rammekntraktbilag A Kravspecifikatin Rammekntraktbilag B Kvalitetsstandarder Rammekntraktbilag C Tilbudsliste Rammekntraktbilag D Tilbudsbesvarelse Rammekntraktbilag E Fælles Sprg II Definitiner g brug af pakker Rammekntraktbilag F Instruks fr rehabilitering Rammekntraktbilag G Kmmunens sundhedsfaglige instrukser fr tidlig pspring Rammekntraktbilag H Persnalevejledning vedr. Avale Caseflw Rammekntraktbilag I Vejledning m rapprtering af utilsigtede hændelser i sundhedsvæsenet m.v. Rammekntraktbilag J Rudersdal Kmmunes vejledning til rapprtering af UTH Rammekntraktbilag K Rudersdal Kmmunes vejledning i elektrnisk sagsbehandling fr sagsbehandlere af UTH Rammekntraktbilag L - Kmmunikatinsaftale m MedCm standarder Rammekntraktbilag M - IT-sikkerhedsplitik Rammekntraktbilag N Rudersdal Kmmunes Ældreplitik Bilag 2 Tr g lve erklæring m i hvilket mfang tilbudsgiver har ubetalt, frfalden gæld til det ffentlige (jf. Finansministeriets lvbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) g m pfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 3 Erklæring vedr. arbejdsklausul. Bilag 4 Erklæring vedr. underleverandør Bilag 5 Knsrtieerklæring Bilag 6 Aktindsigt Tilbudsgiver er selv ansvarlig fr, at alle vennævnte dkumenter er mdtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til prceduren beskrevet i afsnit 5.1.1. 4 Annnceringens mfang g baggrund Rudersdal Kmmune udbyder følgende ydelser: Persnlig pleje efter servicelven 83 g 84 Praktisk hjælp efter servicelven 83 g 84 Hverdagsrehabilitering efter 83a Delegeret grundlæggende sygepleje efter sundhedslvens 138 Rudersdal Kmmune anvender begrebsrammen Fælles Sprg II til vurdering af brgerens funktinsniveau, hvrfr tilbudsgiver skal kunne anvende dette, jf. Rammekntraktbilag B - Kvalitetsstandarder. Rudersdal Kmmune er pr. 1. januar 2015 frpligtet til at vurdere, m et krterevarende g tidsafgrænset rehabiliteringsfrløb til brgere med nedsat funktinsevne kan nedsætte behvet fr praktisk hjælp g 3
persnlig pleje. Tilbudsgiver, skal kunne udføre g fretage pfølgning på den rehabiliterende indsats ud fra udfærdigede handleplaner fr den enkelte brger. Annnceringen er udarbejdet ud fra følgende verrdnede præmisser: Målgruppen fr de annncerede pgaver er brgere, der er visiteret til persnlig pleje g/eller praktisk hjælp (Servicelven 83, 83A g 84) Rudersdal Kmmunes kvalitetsstandarder, serviceniveau g bevillingsafgørelser udgør rammen fr leverandørens pgaveløsning. Brgeren kan ikke vælge at få hjælp af t frskellige leverandører på det annncerede mråde, dvs. brgeren kan fx ikke vælge at mdtage praktisk hjælp fra den private leverandør, g hjælp til persnlig pleje fra den kmmunale leverandør, eller mvendt. Annnceringen mfatter ikke natplejen. Natplejen leveres dels af Rudersdal Kmmune, dels ved udstedelse af fritvalgsbeviser. Leverandøren skal verhlde den til enhver tid gældende lvgivning, Rudersdal Kmmunes kvalitetsstandarder, dkumentatinspraksis, samt ændringer i praksis sm følge af nye IT-systemer med videre. I 2014 blev der leveret hjemmepleje til i alt 1.829 brgere i Rudersdal Kmmune. Heraf var de 1.302 tilknyttet den kmmunale hjemmepleje g 855 brgere tilknyttet en privat leverandør. Flere brgere i Rudersdal Kmmune havde således både tilknytning til den kmmunale hjemmepleje g en privat leverandør. Ydelser Praktisk hjælp Persnlig pleje Ttal pr. uge Ttal pr. år pr. uge pr. uge Visiteret tid til den kmmunale leverandør i 2014 (timer) 2.674 3.643 6.317 328.484 Visiteret tid til private leverandører i 2014 (timer). 902 645 1.547 80.444 Inkl. Lins Parker Heraf antal timer visiteret til Lins Park 256 335 591 30.732 4
Ttal 3.576 4.288 7.864 408.928 Det er hensigten, at der sm resultat af denne annncering indgås aftale med 2 private leverandører fruden den kmmunale hjemmepleje, således at der i alt er maksimalt 3 leverandører, der varetager pgaveløsningen. Den kmmunale hjemmepleje i Rudersdal Kmmune frtsætter således g deltager ikke i udbuddet. Særligt vedrørende brgere i senirbliger tilknyttet Lins Park Birkerød g Lins Park Søllerød (Lins Parker). Rudersdal Kmmune har 203 senirbliger i tilknytning til plejecentre drevet af hhv. Lins Park Birkerød (100 bliger) g Lins Park Søllerød (103 bliger). Lins Parkerne, vil i frlængelse af nærværende annncering, blive tilbudt at levere de af rammekntrakten mfattede ydelser, under samme vilkår sm det vindende tilbud. Tilbuddet vil udelukkende være begrænset til brgere med bpæl i de fr hvert af stederne tilknyttede ældrebliger. Såfremt et, eller begge Lins Parker accepterer at indgå kntrakt på tilsvarende vilkår sm det vindende tilbud, vil brgere i ældrebliger tilknyttet det pågældende Lins Park, pnå frit valg mellem 4 leverandører. Fr yderligere detaljer vedrørende krav til den annncerede ydelse henvises til Rammekntraktbilag A Kravspecifikatin samt Rammekntraktbilag B - Kvalitetsstandarder, hvraf følger Rudersdal Kmmunes fastsatte mindstekrav g kvalitetsstandarder. Det bemærkes i den frbindelse, at kvalitetsstandarderne behandles g gdkendes mindst én gang årligt, hvrfr tilbudsgiver skal acceptere ændringer sm følge af den plitiske prces. 4.1 Rammekntrakt Det samlede mfang fr hjemmeplejeydelser i Rudersdal Kmmune frventes i rammekntraktperiden at svare til venstående pgørelse. Frbruget er pgjrt på baggrund af histriske data samt frventninger til fremtidigt behv, g er sm følge heraf ikke frpligtende fr Rudersdal Kmmune. Rammeaftalen er gældende i en peride på 3 år fra 1. april 2016 g indtil 31. marts 2019 med mulighed fr frlængelse i p til 2 x 12 måneder. 4.2 Køb på rammekntrakten Brgeren har frit valg mellem de private (herunder Lins Parker) g den kmmunale leverandør på de annncerede ydelser mfattet af servicelven. Rudersdal Kmmune kan sm følge heraf ikke garantere den private leverandør en given andel. 5
5 Prces 5.1 Vejledende tidsplan Annnceringen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Annnceringen ffentliggøres på udbud.dk g Rudersdal Kmmunes hjemmeside Tidsfrist fr at indsende spørgsmål til annnceringen Tidspunkt 3. juli 2015 24. august 2015, kl. 12.00 Tidsfrist fr besvarelse af spørgsmål 4. september 2015 Tilbudsfrist 10. september 2015 kl. 12.00 Plitisk gdkendelse af resultatet Uge 43 45 Frventet udsendelse af underretning Uge 46 Frventet rammekntraktindgåelse Rammekntrakten træder i kraft (første leveringsdag) Ultim nvember 1. april 2016 5.1.1 Spørgsmål til annnceringen Tilbudsgiver pfrdres til at søge eventuelle uklarheder g usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til annnceringen. Alle henvendelser g spørgsmål vedrørende annnceringen bedes stillet skriftligt g skal rettes til den i afsnit 2 angivne kntaktpersn fra Tlstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål - annncering af fritvalgsmrådet i Rudersdal Kmmune senest 24. august 2015, kl. 12.00. Det skal bemærkes at svar på spørgsmål, sm udgangspunkt ikke vil blive ffentliggjrt i ugerne 28-30 på grund af ferie hs de relevante fagansvarlige. Spørgsmål vil selvfølgelig kunne afsendes i hele periden. Spørgsmål mdtaget inden venstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål mdtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det ufrhldsmæssigt byrdefyldt fr Rudersdal Kmmune at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål mdtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil sm udgangspunkt ikke blive besvaret. 6
Supplerende plysninger, herunder spørgsmål g svar, vil løbende, i annymiseret frm, være at finde på www.udbud.dk Det er tilbudsgivers eget ansvar at hlde sig ajurført med materialet på hjemmesiden. 5.1.2 Underretning Alle tilbudsgivere vil samtidigt g skriftligt blive underrettet m hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af rammekntrakten, ligesm resultatet vil blive bekendtgjrt i verensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4. 5.1.3 Rammekntraktindgåelse Indgåelse af rammekntrakten vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammekntrakt (med tilhørende rammekntraktbilag) efter afsluttet annncering. Rammekntrakten regulerer aftalens vilkår g er en integreret del af det samlede annnceringsmateriale. 5.2 Tilbudsevaluering 5.2.1 Vurdering af knditinsmæssighed Ved mdtagelse af tilbud kntrllerer Rudersdal Kmmune indledningsvist m tilbuddet er knditinsmæssigt g m tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er pfyldt: Tilbuddet er indkmmet rettidigt til krrekt adresse mv. Tilbuddet indehlder den krævede infrmatin Der ikke er taget frbehld fr grundlæggende elementer i annnceringsmaterialet Tilbuddet verhlder samtlige mindstekrav At tilbudsgiver ud fra en generel egnethedsvurdering er egnet til at løfte pgaven 6 Udvælgelseskriterier Den nedenfr angivne dkumentatin bedes vedlagt tilbuddet: Tilbudsgivers persnlige frhld: Oplysninger m tilbudsgiver, herunder CVR-nummer samt kntaktpersn med telefnnummer g mail-adresse (udfyldes i Rammekntraktbilag D Tilbudsbesvarelse). Udfyldt g underskrevet tr g lve erklæring m i hvilket mfang tilbudsgiver har ubetalt, frfalden gæld til det ffentlige (jf. Finansministeriets lvbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) g m pfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 (frtrykt frmular er vedlagt sm Bilag 2). Øknmisk g finansiel frmåen: I muligt mfang, dvs. afhængigt af hvrnår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksmhed, plysninger m tilbudsgivers samlede msætning inden fr de seneste 3 regnskabsår (udfyldes i Rammekntraktbilag D Tilbudsbesvarelse). 7
I muligt mfang, dvs. afhængigt af hvrnår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksmhed, plysninger m tilbudsgivers msætning inden fr det annncerede mråde fr det seneste afsluttede regnskabsår (udfyldes i Rammekntraktbilag D Tilbudsbesvarelse). Det er i den frbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en msætning på minimum DKK. 5.000.000 inden fr det annncerede mråde i seneste regnskabsår, hvraf minimum DKK. 1.500.000 skal vedrøre levering af persnlig pleje. I muligt mfang, dvs. afhængigt af hvrnår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksmhed, plysninger m tilbudsgivers egenkapital fr det seneste afsluttede regnskabsår. Det er i den frbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en psitiv egenkapital fr det seneste afsluttede regnskabsår (udfyldes i Rammekntraktbilag D Tilbudsbesvarelse). Teknisk g/eller faglig frmåen: Referenceliste ver de betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år. Referencelisten skal fr hver reference indehlde: a. Navn på den ffentlige myndighed b. Kntakt fr den ffentlige myndighed, herunder telefnnummer c. Rammekntraktperide d. Samlet msætning fr referencen e. Antal brgere mfattet af msætning frdelt på år, g sm tilbudsgiver har leveret til. f. Beskrivelse af leverancen af persnlig pleje g praktisk hjælp g. Den ffentlige myndigheds underskrift fr indhldet af referencebeskrivelsen h. Den ffentlige myndigheds underskrift fr tilfredsstillende udført arbejde tilfredsstillende i. Dat. Det er i den frbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dkumentere erfaring med én tilsvarende leverance af praktisk hjælp g persnlig pleje. Ved tilsvarende leverancer anses levering af praktisk hjælp g persnlig pleje til ffentlige myndigheder. Det er ikke tilstrækkeligt, at der alene dkumenteres erfaring med enten persnlig pleje eller praktisk hjælp (udfyldes i Rammekntraktbilag D Tilbudsbesvarelse). Rudersdal Kmmune frbehlder sig ret til at kntakte referencen, fr at vurdere tilbudsgivers grad af tilfredsstillende udført arbejde. Rudersdal Kmmune vil i så fald vurdere referencen gennem spørgsmål relateret til pgavens udførelse g samarbejdet med den pågældende myndighed. Rudersdal Kmmune frbehlder sig endvidere ret til at fretage en generel egnethedsvurdering, hvis udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl m, hvrvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den annncerede pgave. Rudersdal Kmmune frbehlder sig ret til at afvise tilbudsgiver, hvis tilbudsgiver ikke vurderes egnet ud fra et sagligt g bjektivt skøn. Tilbudsgivere, sm helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dkumentatin på tilfredsstillende vis kan blive afvist sm ikke-knditinsmæssige. 8
6.1 Frsikring Tilbudsgiver er fra rammekntraktstart frpligtet til at have etableret en erhvervsansvarsfrsikring med en frsikringssum på minimum DKK 10 mi. pr. år fr persnskader g DKK 2 mi. pr. år fr tingsskader. Den vindende Tilbudsgiver skal frud fr rammekntraktunderskrift fremvise dkumentatin fr, at frsikringen er tegnet. 6.2 Knsrtier g underleverandører 6.2.1 Knsrtier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (knsrtium) skal venstående plysninger gives fr hver deltager i knsrtiet, ligesm det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver Rudersdal Kmmune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning fr de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 6.2.2 Underleverandører Tilbudsgiver kan i frbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds Øknmiske g finansielle frmåen eller Tekniske g/eller faglige frmåen. I så fald skal tilbudsgiver vedlægge dkumentatin fr disse enheders frpligtelse i så henseende. I frbindelse med tilbudsafgivelse skal tilbudsgiveren vedlægge versigt ver anvendte g frventede anvendte underleverandører. 7 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen vil ske på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris, jf. Rammekntraktbilag C - Tilbudslisten. Rammekntrakten tildeles lavestbydende, g herefter vil den næstlavest bydende få tilbudt muligheden fr at levere ydelsen til samme pris sm laveste bydende på samme vilkår. Afslås dette vil den tilbudsgiver, der har afgivet det tredje laveste bud få tilsvarende mulighed g så fremdeles indtil Ordregiver har 2 private leverandører. Såfremt ingen tilbudsgivere accepterer at levere ydelsen til samme pris sm laveste bydende, vil Rudersdal Kmmune iværksætte runde nr. 2, hvr næstlavest bydende får tilbudt muligheden fr at levere ydelsen til næstlavest bydendes afgivne pris. Afslås dette vil den tilbudsgiver, der har afgivet det tredje laveste bud få tilsvarende mulighed til det tredje laveste buds pris g så fremdeles indtil Rudersdal Kmmune har 2 private leverandører. Rudersdal Kmmune frbehlder sig ret til at beslutte at indgå kntrakt med én privat leverandør, såfremt der kun freligger et antageligt tilbud. 8 Tilbud- g frmkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet skal være mærket med emnet: "Tilbud - Annncering af fritvalgsmrådet i Rudersdal Kmmune. 9
Tilbuddet skal være Rudersdal Kmmune i hænde senest 10. september 2015, kl. 12.00 på følgende adresse: Rudersdal Kmmune, Indkøb Rådhuset Øverødvej 2 2840 Hlte Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i frm af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt sm USB-stik). Ved uverensstemmende plysninger imellem det skriftlige g digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag fr evalueringen. Tilbudsgiver bærer ansvaret fr, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved verskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Rudersdal Kmmune er berettiget, men ikke frpligtet, til at indhente manglende plysninger, såfremt dette kan ske i verensstemmelse med principperne i LBK nr. 712 af 15. juni 2011 m fremgangsmåderne ved indgåelse af ffentlige vareindkøbskntrakter, ffentlige tjenesteydelseskntrakter g ffentlige bygge- g anlægskntrakter, jf. dennes 12. 8.2 Sprg Tilbud samt al kmmunikatin i annncerings- g rammekntraktperiden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må endvidere være på svensk, nrsk eller engelsk. Såfremt Rudersdal Kmmune anmder m det, skal tilbudsgiver sørge fr versættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald fr tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendmsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes sm Rudersdal Kmmunes ejendm, g vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke gdtgørelse fr afgivelse af tilbud eller fr udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkmne tilbud Der vil ikke være adgang til at vervære åbningen af tilbuddene 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Rudersdal Kmmunes fremsendelse af underretning m indgåelse af rammekntrakt, g phører således ikke førend endelig rammekntrakt er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 10
8.7 Flere tilbud Der kan alene afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver. 8.1 Frbehld 8.1.1 Rudersdal Kmmunes frbehld Rudersdal Kmmune frbehlder sig ret til at annullere annnceringen, såfremt dette er sagligt begrundet. Rudersdal Kmmune frbehlder sig ret til at indhente den kalkulatin, der ligger til grund fr tilbudsgivers tilbudte priser. Ordregivers baggrund herfr er med henblik på at sikre leveringssikkerhed, herunder en sammenhæng mellem de tilbudte timepriser, antal timer, faggrupper, persnalets anciennitet g tilbudsgivers deltagelse i det løbende udviklingsarbejde. Rudersdal Kmmune frbehlder sig ret til at frhandle med tilbudsgiverne. 8.1.2 Tilbudsgivers frbehld Eventuelle frbehld skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver pfrdres til at søge eventuelle uklarheder g usikkerheder i annnceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til annnceringsmaterialet, således at frbehld i videst muligt mfang kan undgås. Det præciseres, at frbehld fr grundlæggende elementer i annnceringsmaterialet vil medføre, at Rudersdal Kmmune har pligt til at se brt fra tilbuddet. Ved frbehld, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i annnceringsmaterialet, har Rudersdal Kmmune ret til at se brt fra tilbuddet eller alternativt søge frbehldet prissat, i det mfang det skønnes muligt. Såfremt et frbehld af øknmisk værdi ikke kan prissættes, har Rudersdal Kmmune pligt til at se brt fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfr nøje verveje, m tilbuddet skal indehlde frbehld til annnceringsmaterialet, idet ethvert frbehld indebærer en risik fr, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige frbehld, såsm branche standardfrbehld, vil blive behandlet sm ethvert andet frbehld. Tilsvarende gælder ved ændringer af annnceringsmaterialets indhld, herunder men ikke begrænset til verstregninger, mskrivninger g lignende. 11