VITAS 15. september 2015 Jobcenterchefmøde (AMK Syd) 3. november 2015
Lovgrundlaget At gennemføre kontanthjælps- og beskæftigelsesreformens krav om at der oprettes en landsdækkende digital løsning til understøttelse: af virksomheders anmodninger om oprettelse af løntilskuds- og virksomhedspraktikpladser, herunder nytteindsats, samt voksenlærlinge af jobcentrenes administration og sagsbehandling af disse med mulighed for udvidelse af systemet med flere ordninger såsom jobrotation, fleksjob m.m. på et senere tidpunkt 3. november 2015
Visionen At gøre det nemt for arbejdsgivere at ansøge digitalt om oprettelse af virksomhedsrettede pladser ensartet på tværs af alle jobcentre i landet At lette sagsbehandlernes administrative håndtering af blanketter, samt ensarte processen og dokumenteringen på tværs af landet At understøtte tilsyn- og kontrolopgaven At skabe de bedste rammer omkring et beskæftigelsespolitisk redskab (virksomhedsrettede tilbud), der har de bedste effekter 3. november 2015
Hvad er VITAS? En webbaseret løsning, som består af to moduler Et virksomhedsmodul, hvor virksomheder kan: starte, udfylde og indsende en ansøgning få dybdegående vejledning under ansøgningsprocessen undlade at sende forhåndsafviste ansøgninger på baggrund af objektive krav, der ikke er opfyldt godkende og underskrive en bevilling/aftale tilbagetrække, forlænge eller lave ophør nemt oprette nye ansøgninger på baggrund af tidligere ansøgninger Et jobcentermodul, hvor jobcentermedarbejdere kan: godkende en ansøgning og oprette et nyt tilbud udarbejde en bevilling og oprette en ny aktivitet supportere virksomheder, forhåndsoprette ansøgningskladder på vegne af virksomhederne m.m. administrere opgaverne på tværs af relevante enheder og medarbejdere automatisk oprette jobannoncer på Jobnet få adgang til div. produktionsrapporter få nemmere ved at føre tilsyn og kontrol 3. november 2015
Fordele ved systemet Gør det nemt og hurtigt for arbejdsgivere at ansøge om oprettelse af virksomhedsrettede pladser via et intelligent og dialogbaseret flow Giver en god brugeroplevelse, herunder detaljeret vejledning til selve udfyldelsen af ansøgningen og den konkrete ordning Genanvender alle kendte oplysninger om borger og virksomhed fra eksisterende offentlige registre Validerer allerede i ansøgningsprocessen mod de særlige krav som de forskellige ordninger stiller, og advarer brugeren i de forskellige situationer undervejs Sørger for at alle indkomne oplysninger i systemet kun er relevante oplysninger, så de kan bruges effektivt i sagsbehandlingen hos jobcentrene Stopper forkert udfyldte ansøgninger eller ansøgninger som ikke imødekommer objektive krav allerede inden de når jobcentret Understøtter forvaltningsprocessen i jobcentrene og udarbejder automatisk udkast til afgørelser, så jobcentermedarbejderne skal bruge mindre tid på administrative opgaver Understøtter at der administreres korrekt inden for rammerne af de til enhver tid gældende regler, så risikoen for snyd og fejl minimeres 3. november 2015
Udrulning på landsplan Der gennemføres lignende aktiviteter, som ved Planner-projektet: Tæt involvering af it-koordinatorer i AMK erne Infomøder med - jobcenterchefer - teamledere/virksomhedskonsulenter - projektledere Undervisning af superbrugere Adgang til testmiljøet og intern undervisning Teknisk opsætning Go-live Slutevaluering 3. november 2015
Nødvendige aktiviteter i jobcentrene Det ledelsen burde overveje: Sende et klart signal i organisationen om implementeringen af VITAS Melde tydeligt ud til alle relevante jobcentermedarbejdere om alle gevinsterne Udpege ansvarlig projektleder og en række superbrugere for den organisatoriske implementering i jobcentret Udpege en it-ansvarlig for den tekniske implementering i jobcentret Projektlederens ansvar: Der skal udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for den interne implementering Der skal vælges en implementeringsmodel (udpegning af teams og medarbejdere, der skal omfattes fra start) Der skal udarbejdes en kommunikationsplan Behovene for den teknisk opsætning af VITAS skal afklares (anskaffelse og konfiguration af ADFS, Test) Intern undervisning skal gennemføres (og afprøvning af systemet i testmiljøet) Den organisatoriske forandring gennemføres i jobcentret (evt. om-rokeringer på eksisterende organisationsstruktur) Udrulning (opstart brug af VITAS i produktion) Evaluering 3. november 2015
Understøttende værktøjer Business Case: - Overblik over gevinster og omkostninger - Gevinstdiagram - Uddybende beskrivelse af alle gevinsterne - Forslag til KPI er til opfølgning og styring - Forudsætninger - Risici 3. november 2015
Understøttende værktøjer Implementeringsguide: - Projektorganisation, roller og ansvar - Overordnet projektplan, kritisk vej - Detaljeret projektplan, roller og ansvar - Opmærksomhedspunkter - Evt. konkrete erfaringer og dos and don ts 3. november 2015
Mere information om projektet Hjemmeside om VITAS på dfdg.dk: - Driftsstatus - Vejledninger - Spørgsmål og svar - Business Case/gevinstkort - Implementeringsguide - Undervisningsmateriale - Oversigt over undervisningshold - Informationsmateriale til virksomhederne - Kontakt jeres lokale AMK for mere info om projektet, eller - projektleder Igor Stiftar igs@star.dk 3. november 2015