VITAS. 21. oktober 2015 Netværksmøde med teamledere og virksomhedskonsulenter (AMK Nord)

Transkript

1 VITAS 21. oktober 2015 Netværksmøde med teamledere og virksomhedskonsulenter (AMK Nord)

2 Dagsorden 1. Introduktion 2. Visionen 3. Udviklingsprocessen 4. Systemet 5. Demo 6. Implementering 7. Eventuelt

3 Lovgivningen At gennemføre kontanthjælps- og beskæftigelsesreformens krav om at der oprettes en landsdækkende digital løsning til understøttelse: af virksomheders anmodninger om oprettelse af løntilskuds- og virksomhedspraktikpladser, herunder nytteindsats, samt voksenlærlinge af jobcentrenes administration og sagsbehandling af disse med mulighed for udvidelse af systemet med flere ordninger såsom jobrotation, fleksjob m.m.

4 Visionen At gøre det nemt for arbejdsgivere at ansøge digitalt om oprettelse af virksomhedsrettede pladser ensartet på tværs af alle jobcentre i landet Nem og intuitiv adgang Hurtig afgørelse ved ansøgning Hurtig afklaring af bevillingsmæssige forhold Brugervenligt system At lette sagsbehandlernes administrative håndtering af blanketter, samt ensarte processen og dokumenteringen på tværs af landet Mindst mulig tid bruges på sagsbehandling af ansøgninger og administration JC-medarbejderen bruger sin tid på komplicerede sager Brugervenligt system At overholde lovgivning, god praksis og kvalitet i lovgivningen Modtagne ansøgninger skal være fuldt udfyldt med korrekte oplysninger Afgørelser skal være korrekte og nemme at forstå Misbrug skal undgås i videst muligt omfang At understøtte tilsyn- og kontrolopgaven i jobcentrene og i STAR At sikre borgernes og virksomhedernes rettigheder i forhold til lovgivningen At skabe de bedste rammer omkring et beskæftigelsespolitisk redskab (virksomhedsrettede tilbud), der har de bedste effekter

5 Udviklingsprocessen Et system, der er udviklet og løbende afprøvet i tæt samarbejde med repræsentanter for slutbrugerne, kammeradvokaten, STAR s fagkontorer og KL: Jobcentrene Aarhus, Odense, Næstved, Frederiksberg, Gladsaxe, Ringsted og København Virksomhederne Dansk Supermarked, ISS World, Dansk Råstof Springbræt, Regions Hovedstaden og Region Sjælland

6 Status på udviklingen I Aktiviteter Leverance Milepæl Status Kortlægning af løntilskud Kammeradvokatens analyserapport Uge Udbud Valg af udviklingsleverandør Uge Analyse og afklaring Opdateret løsningsbeskrivelse, planlægning Uge Udvikling af løntilskud Gennemførsel af sprint 1 16 Uge Test af løntilskud Kundetest, performance, integration mv. Uge Idriftsættelse af løntilskud 4 pilotkommuner går i luften med VITAS LT Uge Kortlægning af virksomhedspraktik Kammeradvokatens analyserapport Uge Analyse og afklaring Opdateret løsningsbeskrivelse, planlægning Uge Udvikling af virksomhedspraktik Gennemførsel af sprint Uge Test af virksomhedspraktik Kundetest, performance, integration mv. Uge Idriftsættelse af virksomhedspraktik 5 pilotkommuner går i luften med VITAS VP Uge

7 Status på udviklingen II Aktiviteter Leverance Milepæl Status Kortlægning af voksenlærlinge Kammeradvokatens analyserapport Uge Analyse og afklaring Opdateret løsningsbeskrivelse, planlægning Uge Udvikling af voksenlærlinge Gennemførsel af sprint Uge Test af løntilskud Kundetest, performance, integration mv. Uge Idriftsættelse af voksenlærlinge 5 (6) pilotkommuner går i luften med VITAS VL Uge

8 VITAS Virksomhedsmodul Selvstændig browserbaseret løsning, hvor arbejdsgivere kan: starte, udfylde og indsende en ny ansøgning, lave forlængelser eller meddele ophør annullere en ansøgning få dybdegående vejledning under ansøgningsprocessen få kontaktinformation i tilfælde af behov for support under ansøgningsprocessen få løbende information om konsekvenser for en afgørelse pba. de oplysninger virksomhedens indtaster i ansøgningen få afgørelser på sine ansøgninger og forlængelser (automatiske og manuelle) godkende og underskrive en bevilling/aftale oprette nye ansøgninger på baggrund af tidligere ansøgninger søge i gamle ansøgninger/bevillinger og hvor repræsentanter for de ansatte i virksomheden kan: gennemføre høring (dvs. afvise eller godkende høringsdelen i en ansøgning)

9 Virksomhedernes adgang

10 Virksomhedernes adgang

11 Virksomhedernes autorisation Digital signatur (nøglefil)

12 VITAS startside

13 VITAS Jobcentermodul Selvstændig browserbaseret løsning, hvor jobcentermedarbejdere kan: modtage en ansøgning, anmodning om forlængelse eller meddelelse om ophør behandle en ansøgning og sende afgørelsen til arbejdsgiver udarbejde en bevilling og sende til arbejdsgiver modtage en bevilling i underskrevet form supportere virksomheder oprette ansøgningskladder og sende til arbejdsgiver administrere opgaverne på tværs af relevante enheder og medarbejdere administrere teams, herunder tilknytte medarbejdere administrere standardtekster ved afgørelser automatisk oprette jobannoncer på Jobnet på baggrund af nye ansøgninger få adgang til div. produktionsrapporter (statistik) få nemmere ved at føre tilsyn og kontrol

14 Jobcentrenes adgang Jobcenterspecifikt link Brugeren genkendes via Windowsbrugeroplysninger Link i jobcenter-fagsystemet via nyt Advis

15 Behandling af ansøgninger

16 VITAS og andre systemer VITAS integrerer op mod Det fælles datagrundlag, Jobnet samt jobcentre-fagsystemerne, således at jobcentermedarbejderen kan tilrettelægge sin opgavestyring bedst muligt og kan undgå at skulle dobbeltregistrere VITAS har mulighed for at integrere op mod jobcentrenes datavarehus og journalsystemer, hvis der er behov for det

17 VITAS og NemRefusion VITAS NemRefusion I VITAS foretages registrering af følgende: Tilbud Bevilling Aktivitet NemRefusionssag Tilbuddet (med eller uden en borger) Bevillingen (løntilskudsperiode, sats m.m.) Aktiviteten (registreres i det kommunale sagsbehandlingssystem, når sagsbehandleren laver en ny planversion på borgeren) Der er ingen direkte integration mellem VITAS og NemRefusion. Aktivitet Anmodning om udbetaling Begge løsninger kan dog tilgås via Virk og der vil i VITAS være vejledning om og direkte link til refusion af løntilskud.

18 VITAS understøtter flere scenarier Virksomheden og den ledige finder hinanden Virksomheden tilbyder Jobcenter med den ledige i hånden

19 Proces for oprettelse af en løntilskudsplads i VITAS

20 Demonstration af løsningen VITAS Virksomhedsmodul VITAS Jobcentermodul

21 Udrulning på landsplan Følger Planner-projektets udrulningsproces: Tæt inddragelse af it-koordinatorer i arbejdsmarkedskontorerne Infomøder med jobcenterchefer, teamledere/virksomhedskonsulenter og projektledere Udsendelse af tilmeldebrev til undervisning, samt anden relevant materiale, herunder den nye business case og implementeringsguide Undervisning af superbrugere Evaluering af undervisningen Adgang til testmiljøet og intern undervisning, samt gennemførsel af andre interne implementeringsaktiviteter Teknisk opsætning Go-live Slutevaluering

22 Nødvendige implementeringsaktiviteter i jobcentrene Den ledelsesmæssige ansvar skal påtages i jobcentrene Der skal udpeges ansvarlig projektleder og 1-5 superbrugere, samt ansvarlig for den tekniske implementering Der skal udarbejdes en tids- og aktivitetsplan for den interne implementering Der skal vælges en implementeringsmodel (udpegning af teams og medarbejdere, der skal omfattes fra start) Der skal udarbejdes en plan og strategi for den interne og ekstern kommunikation, herunder strategi for support af virksomheder i opstartsfasen Behovene for den teknisk opsætning af VITAS skal afklares (anskaffelse og konfiguration af ADFS, Test) Den organisatoriske forandring gennemføres i jobcentret (evt. om-rokeringer på eksisterende organisationsstruktur) Intern undervisning skal gennemføres (og afprøvning af systemet i testmiljøet) Udrulning (opstart brug af VITAS i produktion) Evaluering

23 Information om projektet Hjemmeside om VITAS på dfdg.dk: - Driftsstatus - Vejledninger - Spørgsmål og svar - Implementeringsguide - Undervisningsmateriale - Oversigt over undervisningshold - Informationsmateriale til virksomhederne - Kontakt jeres lokale AMK for mere info om projektet

24 Eventuelt Yderligere spørgsmål eller bemærkninger?