Implementeringsguide til Team- og Projektledere

Transkript

1 Implementeringsguide til Team- og Projektledere 1

2 Indhold Tidsplan og væsentlige beslutninger... 3 Projektbeskrivelse- Implementering af Jobcenter Planner... 7 Information om aktiviteter Netværk på Planner og kontaktpersoner i Beskæftigelsesregionerne Roller i implementeringen af Planner

3 Tidsplan og væsentlige beslutninger Planner og Selvbooking er en helt ny måde at arbejde med møder og kalendertid på. Det er erfaringen fra pilotkommunerne, at når Planner tages i brug, er den største udfordring ikke det nye IT-system, men derimod processen med at ændre arbejdsgange og få medarbejdere og borgere til at tage de nye muligheder til sig. Implementeringsmodeller: STAR anbefaler to forskellige implementeringsmodeller: 1. Gradvis implementering- som følger målgrupper og teams 2. Fuld implementering Der er fordele og ulemper ved begge modeller, og derfor anbefaler STAR, at I i Jobcenterets ledelse afsætter tid til at overveje, hvilken model der passer bedst til jeres jobcenter. Modellerne er beskrevet på side 5 i denne guide. Digitalisering af breve til borgerne og valg af brevmodul: Samtidig med Planner og Selvbooking får jobcentrene mulighed for at digitalisere kontakten med borgerne i forhold til booking af møder. Konkret betyder dette, at Jobcenteret i en række situationer ikke længere behøver at sende et brev til borgerne. Breve kan bl.a. udelades i forbindelse med booking, ombooking og aflysning af et møde, da borgeren her får de nødvendige oplysninger på Min Side på Jobnet. Dette gælder dog kun for de målgrupper der skal tjekke jobforslag på Jobnet. Du kan her se en oversigt over, hvilke målgrupper og hvilke mødetyper, der ikke længere vil kræve at der sendes et brev til borgeren her. I forbindelse med print, kan Planner genere og levere data til et brevmodulsystem, som I selv skal indkøbe. STAR anbefaler, at I afsætter god tid til processen med at vælge leverandør, samt indkøbe og implementere et brevmodul. STAR gør opmærksom på, at så længe brugen af Planner er frivillig, vil det være muligt at starte implementeringen op uden at have implementeret et brevmodul, såfremt Planner kun anvendes til de målgrupper som skal tjekke jobforslag på Jobnet. Hvornår er Planner og Selvbooking et krav? Kontanthjælpsreformen Sygedagpengereformen Beskæftigelsesreformen Jobcenteret I forbindelse med udrulning I forbindelse med udrulning Januar 2016 i eget jobcenter, og senest juni 2015 i eget jobcenter, og senest juni 2015 Borgeren Ej et krav Ej et krav Januar 2016 (for dagpengemodtagere) Tids-og aktivitetsplan for væsentlige aktiviteter i implementeringsprojektet kan findes nedenfor. 3

4 Tids- og aktivitetsplan Nr Aktivitet Beskrivelse Ansvarlig Materiale 1 Infomøde i BR Infomøde for jobcenterchefer på første undervisningshold STAR Præsentation udleveres efter mødet 2 Intern organisering Ledelsesforankring Jobcenterchef Udpegning af projektleder Udpegning af superbrugere Kontaktperson hos IT (brevmodul mm.) (For større kommuner: intern supportfunktion) 3 Opstart projekt i jobcenter Møde mellem Jobcenterchef, projektleder og relevante teamchefer, hvor der aftales en tids-og aktivitetsplan for implementering hvilke teams og medarbejdere der skal omfattes fra start plan for intern kommunikation Mål for implementeringen hvor meget tid skal være udstillet til selvbooking, og hvor mange medarbejdere skal være omfattet, når implementeringen afsluttes. Projektleder Implementeringsmodeller evalueringsmål 4 Beslutning om valg af brevløsning 4.a Evt. valg af leverandør til brevmodul 5 Evt. implementering af brevløsning Møde mellem jobcenterchef, projektleder, IT og relevante teamchefer, hvor der tages beslutning om valg af brevløsning Valg af brevløsning Sikre bevilling Evt. valg af leverandør Kontakt til relevante leverandører Valg af leverandør Implementering af brevløsning Konverting/overførsel af eksisterende skabeloner Test af integration til brevløsning Projektleder Projektleder + IT medarbejder Projektleder, superbrugere, leverandør af brevløsning Notat om valgmuligheder på brevløsning Notat på brevløsning Kontakt KL for liste over leverandører 6 Miljøsikring Test af at Planner er tilgængeligt for jobcenterets medarbejdere 8 Informationsmøder i Beskæftigelsesregion Informationsmøder for teamledere, hvor der orienteres om aktiviteter i forbindelse med implementering, erfaringer fra piloter mv. 9 Undervisning Superbrugere modtager undervisning 10 Infomøde for medarbejdere Jobcenterchefen/ledelsen orienterer om: STAR/NNIT BR Superbrugere Jobcenterchef/ ledelse Præsentation udleveres efter mødet. Undervisningsmateriale Videovejledninger Vejledninger Præsentation 4

5 Information af borgerne visionen for selvbooking fordele for borgeren og medarbejderen systemet ændrede arbejdsgange Tidsplan for implementeringen 11 Opstart implementering Intern undervisning: Relevante teams/medarbejdere undervises i brugen af Planner. 12 Opstart brug af Planner Opstart selvbooking mødetider lægges ud Opstart indkaldelse ombooking 13 Midtvejsevaluering Intern evaluering på baggrund af målepunkter fra punkt 3 14 Ekstern evaluering af implementering Evaluering af implementeringen i samarbejder med STAR Projektleder/ superbrugere Projektleder/ superbrugere Projektleder STAR Informationsmateriale fra STAR: Postkort Flyers Breve Video STAR har udarbejdet forslag til målepunkter Evalueringsplan Implementeringsmodeller: Model 1 gradvis implementering: Planner indeholder både et indkaldelsesmodul og et selvbooking-modul. STAR anbefaler at udvælge et mindre antal vejledere/rådgivere i dagpengeteamet, som skal være med i opstarten. Når der er opnået tilstrækkelige erfaringer fra opstarten, kan Planner og Selvbooking udrulles til øvrige teams og målgrupper. Hvem? Målgrupper Hvor mange? Hvor mange mødetider? Dagpengeteamet Dagpengemodtagere 2-4 medarbejdere 5-20 mødetider pr. uge Mødetype Navn på vejleder Information om selvbooking til borgere? Moduler Jobsamtale Ja/nej Ja Selvbooking Dagpengeteamet vælges, fordi dagpengemodtagere vurderes at være digitalt parate, og fordi de skal tjekke jobforslag på Min Side på Jobnet mindst hver 7. dag. Der vælges et mindre antal medarbejdere, som danner sig erfaringer med, hvor meget borgerne booker, og dermed hvor mange tider der skal afsættes til selvbookede møder. Jobsamtale Planner understøtter indtil videre kun jobsamtaler. Planner giver mulighed for at vise navnet på rådgiveren/vejlederen. Det er erfaringen, at nogle medarbejdere kan føle sig utrygge ved dette i starten. Antallet af borgere, der booker møder selv, afhænger i en vis grad af, hvor meget borgerne informeres om muligheden. Derfor kan jobcenteret i starten styre antallet af bookninger i forhold til, hvordan borgerne oplyses om muligheden. Der startes op med kun at vise tider til borgerne, som de selv kan booke dvs. kun modulet selvbooking. 5

6 Indkaldemodulet, som ikke er en del af reformen, indfases kun, hvis jobcenteret ønsker de optimeringsgevinster, der ligger i denne del. Fordele ved den gradvise implementering Jobcenteret får erfaringer med selvbooking, som kan bruges i udrulningen i hele jobcenteret Langsom implementering betyder at medarbejderne har tid til at blive trygge ved systemet og de nye arbejdsgange. Jobcenteret får opbygget erfaringer med, hvor meget tid der skal afsættes til selvbooking. Model 2 fuld implementering fra start: Denne model forudsætter, at jobcentret har valgt en brevmodulløsning til Planner. STAR anbefaler, at alle medarbejdere i jobcenteret orienteres om, hvad Planner og Selvbooking betyder for arbejdsgange og planlægning af møder. I hvert team udpeges en tovholder, som har ansvaret for at sikre at Planner implementeres i teamet. STAR anbefaler at tovholderen er en del af teamets ledelse/teamets leder. Hvem? Målgrupper Hvor mange? Alle teams Dagpengemodtagere, Jobparate kontanthjælpsmodtagere, Uddannelsesydelsesmodtagere, sygedagpengemodtagere Alle vejledere Hvor mange mødetider? Afhænger af jobcenterets størrelse Mødetype Navn på vejleder Information om selvbooking til borgere? Moduler Jobsamtale Ja/nej Ja Indkaldelse og selvbooking Alle indkaldelser på de relevante målgrupper indkaldes via Planner. Medarbejdere i alle teams lægger møder ud til selvbooking. Der vælges et mindre antal medarbejdere, som danner sig erfaringer med, hvor meget borgerne booker, og dermed hvor mange tider der skal afsættes til selvbookede møder. Jobsamtale Planner understøtter indtil videre kun jobsamtaler Planner giver mulighed for at vise navnet på rådgiveren/vejlederen. Det er erfaringen, at nogle medarbejdere kan føle sig utrygge ved dette i starten. Antallet af borgere der booker møder selv afhænger af, hvor meget borgerne oplyses om muligheden, derfor kan jobcenteret i starten styre antallet af bookninger i forhold til, hvor massivt borgerne oplyses om muligheden. Alle moduler anvendes fra start. Fordele ved den fulde implementering Fuld implementering giver en kortere implementeringstid, og kræver derfor erfaringsmæssigt færre ressourcer Fuld optimeringsgevinst på indkaldelser fra start. Længere tid til at få implementeringen helt på plads, inden reformenerne træder i kraft. 6

7 Projektbeskrivelse- Implementering af Jobcenter Planner Nedenstående er blot et eksempel på, hvordan en projektbeskrivelse kan udformes. Data indtastet i skemaet skal naturligvis tilpasses det enkelte jobcenter. 1. Projektets titel Implementering af Jobcenter Planner 2. Projektets baggrund Her beskrives den aktuelle baggrund for at projektet igangsættes netop nu. Udgangspunktet kan f.eks. være et problem, et behov eller en mulighed. 3. Formål Svaret på HVORFOR projektet igangsættes. 4. Mål Svaret på HVORDAN formålet i pkt. 3 tænkes opnået. Målene kan opdeles i delmål. 5. Succeskriterier Svaret på HVORDAN det ses, at målene i pkt. 4 er nået. 6. Forventet start- og sluttidspunkt Det fremgår af aftalen om reform af kontanthjælpssystemet og aftale om sygedagpengereform, at alle fremover skal have adgang til at booke samtaler med jobcenteret på Jobnet.dk. STAR stiller IT-systemet Jobcenter Planner til rådighed for alle jobcentre, via Arbejdsmarkedsportalen. Det er et lovkrav. Jobcenter planner implementeres i hele landet. Systemet understøtter selvbooking til arbejdsmarkedsparate dagpengemodtagere fra marts 2014, til kontanthjælpsmodtagere, uddannelseshjælpsmodtagere og sygedagpengemodtagere fra januar Udrulningen til øvrige kontaktgrupper vil ske i takt med, at de får en Min Side på Jobnet. Målet nås ved, at vi starter fra dato xx-xx-xxxx og drifter til de aftalte tidspunkter. Tids- og aktivitetsplan udarbejdes i samarbejde med STAR og med styregruppe og projektleder og 2 stk. superbrugere Undervisning internt. Oprettede brugere Udstillede tider til Forsikrede Ustillede tider til SDP Udstillede tider til Kontantsmodtagere At vi er i drift med Planner på de forsikrede ledige fra den xx.xx.xxxx og er klar til at implementere yderligere målgrupper. At borgerne anvender selvbooking. Projektets starttidspunkt er, når projektbeskrivelsen er godkendt og det endelige startskud har lydt. Projektets sluttidspunkt er, når projektet forventes afsluttet og evalueret. 7. Tidsplan (aktiviteter og milepæle) Tidsplanen er både anledning til at få overblik over projektets forløb, og udgangspunktet for at opgaverne kan uddelegeres til projektdeltagerne. Her beskrives aktiviteter/opgave, der skal iværksættes, og her anføres de strategiske milepæle, der skal overholdes i forbindelse med projektets gennemførelse. 8. Målgruppe De personer / grupper, projektet retter sig imod. Dagpengeteamet Efterfølgende konsulenter der arbejder med andre LABmålgrupper i takt med, at flere tilbydes mulighed for selvbookning. 7

8 9. Projektets interessenter Projektets interessenter, der direkte eller indirekte kan / vil påvirke projektets processer eller produkter i positiv eller negativ stil. Ledere Job- og virksomhedskonsulenter der arbejder med forsikrede ledige. Både Unge- og Jobcenter Medarbejdere der arbejder i fronten med borgerkontakt. Indkalderteamet. 10. Ansvarsforhold Hvem er projektejer/formand, projektleder og projektmedarbejdere? 11. Organisatorisk ramme Såfremt der etableres styregruppe eller referencegruppe skal sammensætning samt funktion beskrives her. 12. Personaleressourcer Hvor megen tid forventes projektleder og projektdeltager at bruge? 13. Kommunikation og formidling Projektleders funktion er: Kontakt med ledergruppen Kontakt til STAR Overordnet styring og organisering Implementering i samarbejde med superbrugere Superbrugers funktion er: Implementering i samarbejde med projektleder Undervisning af brugere Udbredelse Opfølgning Indtaste data til Planner Vedligehold data og udstillede tider Projektleder Superbruger Jobkonsulenter m. fl. I forbindelse med udrulningen stiller STAR følgende til rådighed for jobcentrene: Implementeringsguide til teknisk og organisatorisk implementering Informationsmateriale til borgerne om selvbookning Informationsmøder for teamledere i de lokale Beskæftigelsesregioner 1 ½ dags undervisning til superbrugere i systemet i vores lokale beskæftigelsesregion Mulighed for deltagelse i lokale netværk på Planner Vejledninger i systemet FAQ på systemet og implementeringen Teknisk og faglig support hverdage fra kl Adgang til support, vejledninger, videovejledninger og FAQ via Vil fremgå af tids-og aktivitetsplanen. Hvordan kommunikeres med målgruppen, øvrige interessenter, styregruppe og følgegruppe Hvordan formidles projektet og dets resultater? Hvordan deles den viden, der opnås gennem projektet? 14. Økonomi Udgiftsposterne i projektet. 15. Risikovurdering Planner-løsningen stilles som national løsning vederlagsfrit til rådighed af STAR. Der kan dog være udgifter for jobcentret forbundet med print af indkalde-brev og etablering af tilslutning til de services der udstiller de oplysninger, der skal danne grundlag for print af indkaldebreve og evt. aflysningsbreve. 8

9 På forhånd kendte svagheder og begrænsninger ved projektet. 16. Den kommende overgang til drift Hvilken betydning har projektet for brugere, for drift og vedligehold samt arbejdsformer? Hvornår overgår projektet til en driftsfase? Hvem er den / de ansvarlige i driftsfasen? Er der afsat ressourcer til driftsfasen? Er de driftsansvarlige inddraget tilstrækkeligt? 17. Evaluering af projektet Hvordan og hvornår vil der ske en evaluering af produkt og proces (gennemføres midtvejsevaluering og/ eller slutevaluering)? 18. Relaterede projekter Andre projekter, der har direkte relation til / betydning for dette projekt. 9

10 Information om aktiviteter I forbindelse med udrulningen af Planner-Selvbooking på landsplan tilbyder STAR et forløb til jobcentrene, som kan støtte dem i udrulningen af systemet og de forandringer i arbejdsgange, som systemet afføder. Forløbet vil være forankret i den lokale beskæftigelsesregion, hvor informationsmøder, undervisning og netværksmøder vil finde sted, faciliteret af en lokal projektleder. Aktivitet Aktivitet Deltagere Beskrivelse nr. 1 Informationsmøde 1 Jobcenterchefer Formålet med informationsmødet er at give jobcentercheferne: en præsentation af systemet og de muligheder systemet åbner indblik i de forandringer i arbejdsgange som systemet afføder en tidsplan for udrulningen, og relaterede aktiviteter i egen beskæftigelsesregion. 2 Informationsmøde 2 Teamchefer/teamledere: dagpengeteam Formålet med informationsmødet er at give teamchefer og teamledere: Et møde for ungeteam en præsentation af systemet og de muligheder hver målgruppe kontanthjælpsteam(s) systemet åbner Sygedagpengeteam videregive erfaringer fra jobcentrene i pilotprojektet indblik i de forandringer som systemet afføder gode råd til projektopstart og håndtering af modstand 3 Undervisning i systemet modul 1 Projektleder og indkalder 4 Undervisning modul2 5 Netværksmøde Projektleder og superbruger(e) Undervisning i systemets 3 moduler: Administration, indkaldelse og on-linetilbud. Undervisningen veksler mellem gennemgang af stof, og udførelse i praksis. For mere information om undervisning (indsæt link) ½ dag med opfølgning, spørgsmål og erfaringsudveksling. ½ -1 dag faciliteret af beskæftigelsesregionen. For mere information om netværksmøder (indsæt link) 6 Evaluering Jobcenterchefer Ca. 3 måneder efter undervisningen gennemfører STAR en evaluering af implementeringen. For mere information om evalueringen (indsæt link). 10

11 Netværk på Planner og kontaktpersoner i Beskæftigelsesregionerne Efter undervisning i Planner, vil Jobcenterets Planner-superbrugere og projektleder få tilbud om at deltage i et lokalt netværk, som faciliteres af den lokale Planner-projektleder fra beskæftigelsesregionen. Netværket er et forum, hvor Planner-brugerne kan mødes og udveksle erfaringer om forandringsprojektet og brugen af Planner. På netværksmøderne vil der typisk være et fast dagsordenspunkt, hvor projektlederen orienterer om nye features, kommende ændringer i systemet, og indsamler feedback fra brugerne i forhold til ændringsønsker, fejl og workarounds, som derefter kan videregives til udviklingsleverandøren. Netværket vil mødes ca. 4-6 gange årligt. Spørgsmål vedr. netværk på Planner kan rettes til projektlederen i din beskæftigelsesregion: Hovedstaden og Sjælland: Anne Louise Hertz: ahe@star.dk Kristina Vestergaard Nielsen: kvn@star.dk Syd: Pia Damgaard: pid@star.dk Midt: Marianne Bante: mba@star.dk Nord: Kurt Nielsen: kni@star.dk 11

12 Roller i implementeringen af Planner Som udgangspunkt er der følgende roller i implementeringen af Planner: Ledelse: Ledelsen har ansvaret for at sikre at alle jobcenterets medarbejdere er bekendt med visionen for Planner og Selvbooking, samt sikre at projektet er bemandet og har ledelsesmæssig opbakning. Projektleder: Projektlederen er tovholder på implementeringsprojektet, og har ansvaret for at sikre - Deltager i undervisning - Deltager i netværksmøder - at den tekniske udrulning, herunder brevløsning og brugercertifikater er på plads til undervisningen - at de relevante medarbejdere er allokeret til projektet - at hjælpe teamledere med at opstille mål for implementeringen - at tids- og aktivitetsplan for projektet overholdes - intern evaluering af implementeringen Teamleder: Teamlederne i de enkelte teams har ansvaret for at - deltage i temadag om forandringsprojektet - beslutte implementeringsmål - implementere de nye arbejdsgange i teamet indenfor de rammer, som projektet har sat op Superbruger: - deltager i undervisning - deltager i netværksmøder 12