IT-løsning til håndtering af renovation UDBUDSBETINGELSER Sorø Kommune 13. maj 2013
Indhold Indledning... 3 Baggrund og formål... 3 Målsætninger (ikke funktionelle krav)... 3 Udbudsbetingelser... 3 Ordregivende myndighed... 3 Udbudsmaterialets indhold... 4 Udbudsform... 4 Udvælgelseskriterier (mindste krav)... 4 Personlige forhold... 4 Teknisk formåen... 5 Finansiel og økonomisk formåen... 5 Tildelingskriterium... 5 Kontraktvilkår... 6 Aflevering af tilbud... 6 Formkrav... 6 Åbning af tilbud... 7 Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv.... 7 Tidsplan... 7 Fortrolighed... 8 Vedståelsesperiode... 8 Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse... 8 Mulighed for alternative tilbud eller afgivelse af mere end et tilbud... 8 Bestemmelse om forbehold... 8 Omkostninger og tilbudsvederlag... 9 Annullering... 9 Aktindsigt... 9 Side 2 af 9
Indledning Sorø Kommune inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på IT system til administrativ håndtering af renovation. Baggrund og formål Sorø Kommune ønsker at få tilbud fra en hovedleverandør af systemløsning til håndtering af renovation. Løsningen skal indeholde samtlige renovationsrelaterede data for forbrugsadresser og opkrævningsadresser. Samtidig skal det kunne genere rapportudtræk til statistiske formål og til køreplaner, kunne håndtere forberedelse af faktura til opkrævning af renovationsgebyrer, kunne lette det administrative arbejde, kunne håndtere selvbetjeningsservice og kunne fremstå som brugervenligt. Målsætninger (ikke funktionelle krav) Målsætninger for løsningen er: - Vi ønsker en omkostningseffekt - Vi ønsker en forandringsrobust opgavevaretagelse - Vi ønsker en sammenhængende opgavevaretagelse - Vi ønsker driftsikkerhed - Vi ønsker at udvikle i fællesskab Udbudsbetingelser Den udbudte opgave er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at Sorø Kommune er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Sorø Kommune Rådhusvej 8 4180 Sorø Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Sorø Kommunes udpegede kontaktperson, som er: Miljømedarbejder Luise Bertelsen Rådhusvej 8 4180 Sorø Side 3 af 9
Tlf. 57 87 63 83 Mail lube@soroe.dk Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: - Bilag 1: Kravspecifikation - Bilag 1A: Fagrelaterede krav Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udvælgelseskriterier (mindste krav) Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over 100.000kr, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 stk. 2. En Tro- og love erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside. (http://www.udbudsportalen.dk/retog-regler/tro-og-love-erklaringer/) Den/de vindende tilbudsgivere skal desuden på tidspunktet for kontraktunderskrivelse, jf. tidsplan have følgende dokumentation: En kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: http://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmodning_om_serviceattest_-_ny Side 4 af 9
Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. Teknisk formåen Tilbudsgiver skal forelægge liste over de arbejder, der er udført i de seneste 3 år, ledsaget af attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder (jf. art. 48, stk. 2, litra a), i), Finansiel og økonomisk formåen Tilbudsgivers skal fremlægge regnskaber for de seneste 2 år såfremt disse er udarbejdet. Tildelingskriterium Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Underkriterier Vægt i % Underkriterier og vægtning Pris 50% Drift - Basis 40% Drift - Tilkøb 40% Optioner 15% Implementering 5% Kvalitet 40% Fagspecifikke ønsker 90% Rapporter 10% Leverancesikkerhed 10% Referencer fra andre kommuner 25% Sikring af økonomi og ressourcer 25% Detaljerede og troværdige planer 25% Udveksling af informationer 25% Ved vurdering af tilbud bliver der lagt vægt på om leverandørens tilbud har en omkostningseffekt for Sorø Kommune og om kvaliteten i fremsendte tilbud kan modsvare de opsatte krav og ønsker. Tilbudsgiver skal anvende materialets bilag 1A fagrelaterede krav i forbindelse med synliggørelse af efterlevet krav og i hvilket omfang de opsatte ønsker og optioner tilbydes. Herunder beskrivelse af de definerede user cases i kort og præcis tekst. Underkriteriet Pris evalueres på baggrund af: Side 5 af 9
1. Drift basis, som er prisen på de ydelser og funktioner, der tilbydes som en samlet basispakke. 2. Drift tilkøb, som er prisen på de ydelser og funktioner, der tilbydes som tilkøb. 3. Prisen på optioner, som er uddannelse, på rutestyringsfunktion (pkt. 12.1 i bilag 1A) og på fakturaspecifikationer til opkrævninger af administrationsgebyr (pkt. 11.3 i bilag 1A). 4. Prisen på implementering af systemet. Underkriteriet Kvalitet evalueres på baggrund af: 1. Hvordan rapporter udarbejdes. Max score på 10 point. 2. De punkter, som i bilag 1A fagrelaterede krav er mærket med ønske. For hvert punkt/ønske kan opnås en max score på 10 point. Underkriteriet leverancesikkerhed evalueres på baggrund af: 1. Kundereferencer. Max score på 10 point. 2. At økonomi og ressourcer kan sikre en høj leverancesikkerhed. Max score på 10 point. 3. En høj og tilgængelig leveringssikkerhed til udveksling af informationer. Max score på 10 point. 4. En detaljeret og troværdig udviklingsplan. Max score på 10 point. Kontraktvilkår Der indgås en kontrakt for en periode på 4 år med option på forlængelse i op til 1 plus 1 år. Det vil sige, at den længst mulige kontraktperiode vil være 6 år. Kontrakten skal indgås på grundlag af standardkontrakt K01. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Aflevering af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er torsdag den 4. juli 2013. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Sorø Kommune Att: Miljømedarbejder Luise Bertelsen Rådhusvej 8 4180 Sorø Formkrav Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: Tilbuddet skal indeholde et udfyldt bilag 1A fagrelaterede krav. Tilbuddet bedes afleveret i én papirbaseret underskrevet original og en papirbaseret kopi samt en elektronisk version på usb-stick eller cd-rom. Filerne skal være i skrivebeskyttet Side 6 af 9
tilstand og i et format der kan læses af Microsoft Office. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem papirversion og den elektroniske version, vil den elektroniske version være den gældende. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Tilbuddets priser skal fremgå være i danske kroner pr. år og være ekskl. moms. Det skal af tilbuddet tydeligt fremgå hvordan prisen er sammensat ud fra basis, tilkøb, optioner og implementering. Kuvert med tilbuddet skal være mærket: `Udbud af IT løsning til håndtering af renovation - Må ikke åbnes`. Åbning af tilbud Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud. Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv. Spørgsmål stillet inden den 20. juni 2013 vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end den 20. juni 2013 vil alene blive besvaret i det omfang, det er muligt. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Sorø Kommunes hjemmeside www.soroe.dk Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse mandag den 13. maj 2013 Frist for indsendelse af spørgsmål torsdag den 20. juni 2013 Svar på indsendte spørgsmål torsdag den 27. juni 2013 Tilbudsfrist torsdag den 4. juli 2013 Eventuelt afklaringsmøder mellem Sorø Kommune og tilbudsgivere, hvis ønske om specifikation af tilbud tirsdag den 26. august 2013 og onsdag den 27. august 2013 Orientering om det vindende tilbud til alle tilbudsgivere fredag den 6. september 2013 Endelig bekendtgørelse af vindende tilbud fredag 20. september 2013 Kontraktunderskrivelse mandag den 23. september 2013 Side 7 af 9
Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt på www.soroe.dk Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Sorø Kommune. Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Mulighed for alternative tilbud eller afgivelse af mere end et tilbud Tilbudsgiver er berettiget til at afgive alternative tilbud. Alternative tilbud skal opfylde de i kravspecifikationen og kontraktudkastet angivne mindstekrav. Det er ikke et krav, at alternative tilbud er ledsaget af et ordinært tilbud, og der kan afgives sideordnede alternative tilbud. Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Sorø Kommune er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Sorø Kommune er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Side 8 af 9
Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Sorø Kommune, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Sorø Kommune uvedkommende. Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Sorø Kommune kunne annulleres, hvis Sorø Kommune har saglig grund til annullering. Ved evt. annullering sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Sorø Kommune er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Sorø Kommune opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. Side 9 af 9