Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 20. august 2014. Kl. 18.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Alle var mødt. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet. 3 Indkaldelse til offentligt budgetsamrådsmøde den 28. august 2014 Sag: Budget 2015 - kirkekasser (1295) Indkaldelse til offentligt budgetsamrådsmøde den 28. august 2014 Kirkeskatten 2015 Oversigt fra Haderslev kommune over den kirkelige ligning og udskrivningsgrundlaget for 2015. SV: Bevtoft MR ønsker et møde med PU om økonomien Om dagsordenen til budgetsamrådsmødet: PU gennemgik dagsordenen og konstaterede, at to spørgsmål - aflønning af vikarer og forpagtningskontrakter ikke var med som selvstændige punkter på dagsordenen - som efter formandens vurdering kort vil blive berørt under eventuelt, PU finder, at der er behov for et forum, hvor disse og andre spørgsmål kan tildeles mere tid og blive genstand for en bredere drøftelse. PU vil derfor indkalde til et møde for menighedsrådenes formænd og PU i efteråret. I øvrigt vil der på budgetsamrådsmødet blive kraftigt opfordret til, at menighedsrådene lader sig repræsentere ved kontaktpersonernes ERFA-møder. Om kirkeskatten 2015: PU gennemgik det fremlagte materiale og fastlagde hovedpunktet i det oplæg, der vil blive fremlagt på budgetsamrådsmødet. Formanden og domprovsten afklarer de sidste uafklarede punkter. En overraskende stor regning fra Haderslev kommune for kørslen til Gram slot i forbindelse med Jesus på slottet skal afklares, men nødvendiggjorde en opjustering af PUK-budgettet med yderligere 20.000 kr. Bevtoft menighedsråds ønske om et møde: Mødet var afholdt samme dag. 4 Opdatering af nyhed om landskirkeskat og udliningstilskud Sag: Budget 2014 - kirkekasser (1071) Taget til efterretning. Opdatering af nyhed om landskirkeskat og udliningstilskud Referat,20-08-2014 Side: 1
Mødepunkt 5 PUK Kvartalsrapport 2 kvt. 2014 Sag: PUK 2014 (1324) Blev godkendt og sendes til stiftet. PUK Kvartalsrapport 2 kvt. 2014 6 Faktura Haderslev kommune - kørsel Jesus på Slottet Sag: Budget 2015- PUK (1349) - Haderslev Stift PU fik en orientering. Det skal undersøges, om en regning af denne størrelse skal forventes fremover. Faktura Haderslev kommune - kørsel Jesus på Slottet 7 Hoptrup MR ansøger om 5% midler til genhusning I Hoptrup Sag: Hoptrup præstegård - stråtag og skimmelsvampe (1302) - Hoptrup Sogn Hoptrup MR ansøger om 5% midler til genhusning I Hoptrup Der ansøges om dækning af omkostninger på i alt 46.319,33 kr. Genhusningen af præstefamilien havde kostet 46.319,33 kr. PU bevilgede 5 % midler svarende hertil. Det skal dog afklares, hvad der er baggrunden for, at der er anført to slutafregninger fra Novasol. Det opdaterede overslag lyder på 948.483 kr. PU godkender, at de anførte arbejder udføres og vil anmode stiftet bevilge Hoptrup menighedsråd et stiftslån på det tilsvarende beløb. Udskiftning af stråtag - fakturaer til ST Hoptrup Præstegård - status og overslagsbudget fra arkitekt 8 Høring vedr. udkast til bekendtgørelse om diæter mv. Sag: Diæter PU (1220) Høring vedr. udkast til bekendtgørelse om diæter mv. På anmodning fra domprovsten vil PU udtale, at man støtter domprovsten i det synspunkt, at provstens kørsel til synforretninger - begrundet i provstens forpligtelse til tilsyn i bredere forstand - bør opfattes som almindelig tjenstlig kørsel og derfor ikke refunderes af kirkekasserne. 9 Indkaldelse til møde om HASK tirsdag den 30. september 2014 Sag: Haderslev Skole Kirke Samarbejde (1143) Evalueringen er primært et anledning for styregruppen i provstiet. PU vil dog - i formandens forfald - lade sig repræsentere ved et eller to af de andre medlemmer. Indkaldelse til møde om HASK tirsdag den 30. september 2014 Evaluering af HASK til opdatering Referat,20-08-2014 Side: 2
Mødepunkt Evaluering af HASK til opdatering 10 Vedsted MR ansøger om godkendelse af skitsetegninger -l udvielse af mandskabsbygning Sag: Vedsted kapel - Udbygning af værkstedsog mandskabsbygning (1354) - Vedsted Sogn Vedsted MR ansøger om godkendelse af skitsetegninger -l udvielse af mandskabsbygning MR ansøger om et stiftslån på 1 mio. kr. til gennemførelse af projektet. 11 Ansøgning fra Vedsted MR ang. økonomisk tilskud til energikonsulent Sag: Nedbringelse af energiforbrug i Vedsted kirke (1348) - Vedsted Sogn Ansøgning fra Vedsted MR ang. økonomisk tilskud til energikonsulent Bent K. Andersen erklærede sig inhabil under behandlingen af dette punkt og forlod mødet. Ønsket om udbygning af graverfaciliteterne sættes på prioriteringsplanen med foreløbig 1.000.000 kr. Provstiudvalget vedtog i øvrigt at ville tildele Vedsted kirkekasse 50.000 kr. som ekstra anlægsmidler i 2015 til at få udarbejdet et egentligt projekt. Bent K. Andersen erklærede sig inhabil under behandlingen af dette punkt og forlod mødet. Provstiudvalget vedtog at ville tildele Vedsted kirkekasse 50.000 kr. til udarbejdelse af en energirapport for Vedsted kirke af de anlægsmidler, der vil blive reserveret til energibesparende tiltag i forbindelse med fastlæggelse af budgettet for 2015. 12 Vedsted MR ansøger om midler til etablering af ny materialeplads Sag: Ny materialeplads (1353) - Vedsted Sogn Vedsted MR ansøger om midler til etablering af ny materialeplads Der ansøges om støtte på ca. 50.000 kr. til at få udarbejdet et skitseprojekt. 13 Oplysninger om økonomi - projekter fra Øsby menighedsråd - anmoder om et møde Sag: Øsby kirkekasse vedr. økonomi (1180) - Øsby Sogn Oplysninger om økonomi - projekter fra Øsby menighedsråd - anmoder om et møde Skønsmæssige overslag fra arkitekt på arbejder i Øsby kirke på 3.215.000 kr., konfirmandbygning på 50.625 kr. og præstegård på 34.500 kr. Ansøgning om 5%-midler Øsby-Årø Menighedsråd Øsby-Årø MR ansøger om 5% midler på i alt 320.703,00 kr. Bent K. Andersen erklærede sig inhabil under behandlingen af dette punkt og forlod mødet. Ønsket om etablering af ny materialeplads sættes på prioriteringsplanen. Der kan endnu ikke sættes beløb på projektet. Provstiudvalget vedtog i øvrigt at ville tildele Vedsted kirkekasse 50.000 kr. som ekstra anlægsmidler i 2015 til at få udarbejdet et egentligt projekt ved en anerkendt arkitekt. Det sidste er anført med henblik på de særlige fredningsbestemmelser omkring Vedsted kirke. Øsby menighedsråd havde fremsendt en nøje gennemgang af de økonomiske udfordringer kirkekassen er løbet ind i. Provstiudvalget tog redegørelsen for de uforudsete udgifter til efterretning og bevilgede 320.703 kr. af 5 % midlerne. PU konstaterede ligeledes, at den gamle konfirmandbygning udgør en akut økonomisk udfordring og bevilgede endvidere 50.625 kr. af 5 % midlerne til helt nødvendige vedligeholdelsesarbejder på bygningen. Provstiudvalget godkender, at menighedsrådet gennemfører de nødvendige vedligeholdelsesarbejder på kvistene på præstegården. Provstiudvalget forventer, at dette sker i sammenhæng med projektet for jordvarme, Referat,20-08-2014 Side: 3
Mødepunkt og at det kan finansieres af kirkekassens egne midler blandt andet i kraft af den tildelte anlægsbevilling i 2014. Viser det sig ikke at være tilfældet, må sagen på ny drøftes med PU. PU tog anledning af sagen til at understrege, at det er provstiudvalgets helt klare forventning, at der ikke foretages disponeringer, der ikke er budgetmæssig dækning for uden forud at have konsulteret provstiudvalget. 14 Nyt jordvarmeanlæg Øsby præstegård - sagsnotat fra ingeniør - kommentar fra el og vvsfirma Sag: Øsby præstegård (1086) - Øsby Sogn Nyt jordvarmeanlæg Øsby præstegård - sagsnotat fra ingeniør - kommentar fra el og vvsfirma PU godkender, at der etableres et jordvarmeanlæg til opvarmning af Øsby præstegård. Godkendelsen er betinget af, at den uafhængige konsulents bemærkninger indarbejdes i projektet. Arbejderne finansieres af det anlægsbeløb, kirkekassen modtager i 2014 på 325.000 kr. specifikt til dette formål. 15 Svar fra bygningskonsulent - Maugstrup præstegård - konsulentbistand vedrørende jordvarmeanlæg Sag: Alternativ varmekilde i Maugstrup præstegård (1355) - Maugstrup Sogn Svar fra bygningskonsulent - Maugstrup præstegård - konsulentbistand vedrørende jordvarmeanlæg Maugstrup MR anmoder om møde med arkitekt vedr.alternativ varmekilde i præstegård Ulla Toft kunne supplere ansøgningen med at orientere om, at menighedsrådet har indhentet 3 tilbud. Tilbudsgiverne varierer med 100.000 kr. Tilbudene er nu overgivet til et uvildigt ingeniørfirma for en faglig vurdering. Herefter erklærede Ulla Toft sig inhabil og forlod mødet. Provstiudvalget godkendte, at der etableres jordvarmeanlæg til opvarmning af Maugstrup præstegård under forudsætning af, at det endelige projekt tager højde for den faglige vurdering, den uvildige ingeniør giver. Provstiudvalget vil i budgettet for 2015 tildele kirkekassen en anlægsramme på 300.000 kr. til formålet. Denne bevilling kan benyttes som fuld afdrag på et kortvarigt stiftslån, hvis arbejderne udføres i efteråret 2014, hvor præstegården står tom i forbindelse med præsteskifte. Afsluttende generel bemærkning: PU har med denne godkendelse godkendt, at der etableres jordvarmeanlæg i to præstegårde. PU finder det herefter formålstjenligt, at der indhøstes erfaringer med disse anlæg, før nye etableres. Derfor indfører PU et moratorium på 2 år, hvor ikke yderligere anlæg vil blive godkendt. 16 Rådgivningsskrivelse fra bygningskonsulent samt faktura vedr. Klostervænget 1, Haderslev Sag: Præstebolig Klostervænget 1, Haderslev (1250) - Haderslev Vor Frue Domsogn Ingrid Vilslev og domprovsten erklærede sig inhabile og forlod mødet under behandlingen af dette punkt. Provstiudvalget godkendte projektet for istandsættelse af præsteboligen Klostervænget 1. Herunder at der lægges nyt tag på boligen. Referat,20-08-2014 Side: 4
Mødepunkt Rådgivningsskrivelse fra bygningskonsulent samt faktura vedr. Klostervænget 1, Haderslev Provstiudvalget vil anmode stiftet bevilge et stiftslån på 1.637.500 kr. til formålet. SV ST: Renovering af præsteboligen Klostervænget 1, Haderslev Overslag over genvex anlæg 17 Ansøgning fra Domsognet vedr. frigivelse af indestående midler Sag: Domkirkepladsen 5 (Sangstationen) og Den gamle Latinskole (1366) - Haderslev Vor Frue Domsogn Provstiudvalget vil over for stiftet anbefale frigivelsen af de ansøgte 307.743,52 kr. Ansøgning fra Domsognet vedr. frigivelse af indestående midler Restgæld vedr. renovering på 307.643,52 kr. 18 Bevtoft MR ansøger om midler fra udviklingspuljen Sag: Udviklingspuljen 2014 (1262) Bevtoft MR ansøger om midler fra udviklingspuljen Formål at starte op med gospelgudstjenester i Bevtoft kirke. Der ansøges om i alt 18.000 kr. 19 Udkast til forpagtningskontrakt 120814 Sag: Generelt - forpagtningskontrakter (1362) Udkast til forpagtningskontrakt 120814 Kommentarer til Forpagtningskontrakt fra Thyra Bohsen Forpagtningskontrakt 2011 ST SV: Spørgsmål om forpagtningskontrakt på hjemmeside PU havde en indgående drøftelse af ansøgningen og vil gerne udtrykke stor anerkendelse af initiativet med at udvikle et komcept med godspelgudstjenester i Bevtoft kirke. Provstiudvalget kan dog ikke imødekomme ansøgningen om støtte fra udviklingspuljen, da lignende tiltag gennemføres i andre sogne for kirkekassernes egne midler. PU drøftede et første udkast til en standard forpagtningskontrakt og fastlagde de store retningslinier. Arne Rudbeck, Thyra Bohsen, Erik Høgh og Bent K. Andersen vil i fællesskab fastlægge standardkontrakten i sin endelige form. Denne vil blive sendt til menighedsrådene til fremtidig brug og lagt på hjemmesiden. Der forelå en beregning fra Højrup menighedsråd udarbejdet af kordegn James William Rickman med et regneeksempel på, hvor meget man i et givet fald ville kunne spare ved at tillægge kontrakten moms. I dette tilfælde 3-4.000 kr. Det vurderer PU at være den administrative indsats værd. Modsat deler man den opfattelse, at der kan være en bagatelgrænse. ST SV: Forpagtningskontrakt SV ST: Forpagtningskontrakt Bilag vedr. moms til forpagtningskontrakt fra Referat,20-08-2014 Side: 5
Mødepunkt Højrup MR 20 Vedtægt for Vojens Kirkegård Sag: Kirkegårdsvedtægter (1084) Kirkegårdsvedtægten blev godkendt. Vedtægt for Vojens Kirkegård 21 Hoptrup kirkegård - ændringer - udvidelse af urnegravsteder m.m. Sag: Hoptrup kirkegård - ændringer (1368) - Hoptrup Sogn PU godkendte Hoptrup menighedsråds forslag til regulering af kirkegårdsplanen for tre områder for: 1. Etablering af område for flere urnegravsteder. 2. Etablering af område for kistegrave i græs. 3. Etablering af område for urnegrave i græs. Hoptrup kirkegård - ændringer - udvidelse af urnegravsteder m.m. 22 Synsprotokol 2014 Vedsted kirke, kirkegård og præstegård Sag: Syn 2014 (1323) Synsprotokol 2014 Vedsted kirke, kirkegård og præstegård Alle de under punkt 22 behandlede synsudskrifter blev godkendt med en standardbemærkning om, at provstiudvalget forventer, at de anførte vedligeholdelsesarbejder kan afhjælpes inden for kirkekassens tildelte driftsbeløb. Synsforretning Vilstrup Kirke m.m. Synsforretning Jegerup Kirke Præstegårdssyn Jegerup Synsforretning Højrup Sogn 23 Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag - ST godkendelse af tårnrenovering Sag: Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag (1200) - Sommersted Sogn PU tog stiftets godkendelse til efterretning. PU vil anmode stiftet bevilge Sommersted menighedsråd et stiftslån på 1.437.372,92 kr., der vil skulle afdrages over 10 år fra juni termin 2015. Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag - ST godkendelse af tårnrenovering Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag 24 Vikarlønninger - Vedsted Sag: Vejledende honorarsatser for organistog kirkesangervikar (1321) PU vil indskærpe over for menighedsrådene, at det er ulovligt at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel fra bopæl til kirken. Udbetales der Referat,20-08-2014 Side: 6
Mødepunkt og kirkesangervikar (1321) Vikarlønninger - Vedsted for kørsel fra bopæl til kirken. Udbetales der kørselsgodtgørelse, skal det være beskattet. Men PU er af den opfattelse, at der ikke skal tilbydes vikarer kørselsgodtgørelse og henviser til de almindelige fradragsregler. Menighedsrådene orienteres herom på budgetsamrådsmødet. 25 Eventuelt Ved afslutningen af mødet blev prioriteringsplanen justeret i forhold til de punkter, der var drøftet på mødet og på møder tidligere på dagen med Højrup og Bevtoft menighedsråd. På næste PU møde vil Lars-Peter Melchiorsen orinetere om dels turen til Sverige for konfirmanderne og dels om Church Explorer. Begge tiltag hvortil der er bevilget midler fra udviklingpuljen. Referat,20-08-2014 Side: 7
Orientering 26 Bjerning kirkegård - restaurering af kirkegårdslåge Sag: Bjerning kirkedige (1304) - Bjerning Sogn Bjerning kirkegård - restaurering af kirkegårdslåge 27 Fastsættelse af endelig dato for fraflytningsyn Sag: Magstrup Præstegård fraflytningssyn (1360) - Maugstrup Sogn Fastsættelse af endelig dato for fraflytningsyn 28 Godkendelse fra ST på forskudslån - Haderslev domkirke - blytag Sag: Istandsættelse af Domkirken (1044) - Haderslev Vor Frue Domsogn Godkendelse fra ST på forskudslån - Haderslev domkirke - blytag 29 Jegerup kirke, Haderslev domprovsti, Haderslev Stift - arv - kirkedør Sag: Jegerup kirke (1088) - Jegerup Sogn Jegerup kirke, Haderslev domprovsti, Haderslev Stift - arv - kirkedør Jegerup kirke - frigivelse af arv til ny dør 30 Faktura fra varmekonsulent Fjelstrup kirke - renovering af blytag på tårn - varmeanlæg Sag: Fjelstrup Kirke - renovering (1099) - Fjelstrup Sogn Faktura fra varmekonsulent Fjelstrup kirke - renovering af blytag på tårn - varmeanlæg Godkendelse fra stiftet - varmeanlæg - indvendig istandsættelse VS: Fjelstrup kirke - budget efter licitation Modtaget fra arkitektfirmaet Birch & Svenning Referat,20-08-2014 Side: 8
Orientering 31 Afregning for personalekonsulent Jacob Lysemode april-juni 2014 Sag: Personalekonsulent - fælles (1111) - Haderslev Stift Afregning for personalekonsulent Jacob Lysemode april-juni 2014 32 SV: Lønforhandlinger Sag: Lønforhandlinger MR (1363) SV: Lønforhandlinger Lønforhandlinger MR - vejledning fra Landsforeningen 33 Faktura fra kirkegårdskonsulent Hoptrup kirkegård - urnegravsteder Sag: Hoptrup kirkegård (1174) - Hoptrup Sogn Faktura fra kirkegårdskonsulent Hoptrup kirkegård - urnegravsteder 34 Godkendelse fra ST på forskudslån - Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag Sag: Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag (1200) - Sommersted Sogn Godkendelse fra ST på forskudslån - Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag SV: Renovering af kirkehusets murværk og tag - sag 1200 Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag Sagen er sendt til kgl. bygningsinspektør Niels Vium og Nationalmuseet til udtalelse. Sommersted MR sender afslag på fondsansøgning 35 Faktura fra varmekonsulent Moltrup kirke - udskiftning af varmeanlæg Referat,20-08-2014 Side: 9
Orientering Sag: Moltrup kirke - varmeanlæg (1209) - Moltrup Sogn Faktura fra varmekonsulent Moltrup kirke - udskiftning af varmeanlæg 36 Notat om møde den 26. maj i Fole vedr. placering af materialeplads Sag: Fole kirkegård - ny lagerplads (1218) - Fole Sogn Notat om møde den 26. maj i Fole vedr. placering af materialeplads 37 SV: Landsforeningens kursusudbud efteråret 2014 Sag: Landsforeningen af MR (1251) SV: Landsforeningens kursusudbud efteråret 2014 38 Svar fra Kirkeministeriet på Halk-Grarup Sogns Menighedsråds ansøgning om udbetaling af engangsvedrlag til graveren. På lukket dagsorden Sag: Ansøgning til Ministeriet for Kultur og Kirke om tilladelse til udbetaling af engangsvederlag til graver, som er tjenestemand. (1289) - Halk Sogn Svar fra Kirkeministeriet på Halk-Grarup Sogns Menighedsråds ansøgning om udbetaling af engangsvedrlag til graveren. Svar fra Kirkeministeriet til Halk-Grarup mr. vedr. lokallønsmidler til tjm.ansat graver 39 Bevilling af lån Sommersted kirkegård - køb af traktor Sag: Ansøgnng om midler til maskinindkøb (1296) - Sommersted Sogn Bevilling af lån Sommersted kirkegård - køb af traktor Referat,20-08-2014 Side: 10
Orientering 40 SV ST Anmodning om deltagelse i konsulentrunde efteråret 2014 Bevtoft kirke - skimmelsvampe Sag: Bevtoft kirke - skimmelsvamp i orgel (1306) - Bevtoft Sogn SV ST Anmodning om deltagelse i konsulentrunde efteråret 2014 Bevtoft kirke - skimmelsvampe 41 Takstregulering 2014 for Tyske frimenigheders brug af danske folkekirker Sag: Takstregulering for Tyske frimenigheders brug af danske folkekirker (1361) - Haderslev Stift Takstregulering 2014 for Tyske frimenigheders brug af danske folkekirker 42 Topnavn inden for keltisk liturgi møder Haderslev Stift; tv-mand og professor møder 800 gymnasieelever; nyt fra og om Haderslev Stift Sag: Kommunikation (1319) - Haderslev Stift Topnavn inden for keltisk liturgi møder Haderslev Stift; tv-mand og professor møder 800 gymnasieelever; nyt fra og om Haderslev Stift 43 SV ST: renovering af sakristi - julebelysning - belægning på gang mod kapel Sag: Julebelysning (1340) - Maugstrup Sogn SV ST: renovering af sakristi - julebelysning - belægning på gang mod kapel 44 Starup kirke - rensning og reparation af orgel - lånebevilling Sag: Lån til orgelrenovering (1347) - Sønder Starup Sogn Starup kirke - rensning og reparation af orgel - lånebevilling 45 Jegerup kirkegård - ændringe rpå kirkegården - konsulentrunde? Referat,20-08-2014 Side: 11
Orientering kirkegården - konsulentrunde? Sag: Ændringer på kirkegården (1351) - Jegerup Sogn Jegerup kirkegård - ændringe rpå kirkegården - konsulentrunde? 46 Jegerup kirke - renovering af tårn (kalk) - konsulentrunde Sag: Renovering af tårn (kalk) (1352) - Jegerup Sogn Jegerup kirke - renovering af tårn (kalk) - konsulentrunde 47 KM brev til provster vedr. klokker og automatiserede ringeanlæg Sag: Provstesyn vedr. klokker og automatiserede ringeanlæg (1358) KM brev til provster vedr. klokker og automatiserede ringeanlæg 48 1. kvt. regnskabsrapporter fra Gram, Fole og Højrup Sag: Kvartalsrapport kirkekasser 2014-1 (1318) 1. kvt. regnskabsrapporter fra Gram, Fole og Højrup Gl Ha sogn - Kvartalsrapport 1. 2014 49 Kvartalsrapport 2 kvt 2014 Hoptrup kirkekasse Sag: Kvartalsrapport kirkekasser 2014-2 (1359) Kvartalsrapport 2 kvt 2014 Hoptrup kirkekasse Kvartalsrapport Nustrup og Skydstrup 2. kvartal 2014 Fjelstrup MR kvartalsrapport 2 kvt 2014 Referat,20-08-2014 Side: 12
Orientering 2.kvartal rapport 2014 -Moltrup/Bjerning Kvartaltrapport 2 kvt 2014 Bevtoft kirkekasse Referat,20-08-2014 Side: 13