NOTAT Notat om den videre proces i forbindelse med overvejelse om sammenlægning. KL s Konsulentvirksomhed (KLK) har i særskilt rapport opstillet fordele og ulemper i forhold til en kommunesammenlægning, øget kommunalt samarbejde eller en uændret kommunestruktur i Hørsholm Kommune. Dette procesnotat indeholder i kort form rammerne, generelle overvejelser og anbefalinger om håndteringen af den videre proces, hvis kommunalbestyrelsen i Hørsholm Kommune ønsker at arbejdere videre mod en kommunesammenlægning. Foruden den aktuelle analyse i Hørsholm Kommune bygger notatet på erfaringer fra kommunalreformen i 2005-2007 samt KL s tidligere samt opdaterede udredninger om lovgrundlag, procedure mv. Den 23. september 2011 Jnr 00.00.00 G60 Sagsid 000224894 Ref KTK ktk@kl.dk Dir 3370 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3068 www.klk.kl.dk 1/144 Det bemærkes, at KL i forbindelse med kommunalreformen udarbejdede og offentliggjorde en lang række proces- og temaguider, notater og artikler, som vil kunne fremfindes, hvis det vurderes relevant. Som bilag til dette notat er gengivet et kort resume af KL s Procesguide for kommunesammenlægning fra 2006, der opsummerer forslag til overordnet køreplan samt 12 opmærksomhedspunkter med anbefalinger til sammenlægningsprocessen. Rammerne Proceduren for kommunesammenlægning er fastlagt i lov 382 af 3/5-2006 Lov om ændringer af landets inddeling i kommuner og regioner og om opløsning og udpegelse af kommunale samarbejder. Af loven fremgår bl.a., at det er indenrigs- og sundhedsministeren, der træffer beslutning om ændring af den kommunale inddeling, og at mini-
steren fastsætter vilkårene for sammenlægningen efter inddragelse af de berørte kommunalbestyrelser. I praksis betyder dette, at de involverede kommunalbestyrelser skal godkende og indsende en ansøgning om kommunesammenlægning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Desuden skal der udarbejdes et dokument Vilkår for sammenlægning, der regulerer de forhold, som berøres af kommunesammenlægningen. Ved tidligere frivillige kommunesammenlægninger har Indenrigs- og Sundhedsministeriet udarbejdet udkast til Vilkår for sammenlægning. Hvis kommunerne ønsker at fremskynde sagen, så vil det dog være hensigtsmæssigt, at kommunerne selv udarbejder første udkast til Vilkår for sammenlægning, som vedlægges ansøgningen til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Lov 68 af 16/6-2005 Lov om revision af den kommunale inddeling beskriver en række regler, som det vil være hensigtsmæssigt helt eller delvist at indarbejde i dokumentet Vilkår for sammenlægning. Bl.a. skal det fastlægges, hvordan der kan træffes en række beslutninger om den nye kommune i overgangsperioden, indtil den nye kommune er etableret med en kommunalbestyrelse. Til at træffe juridisk bindende beslutninger i overgangsperioden etableres et sammenlægningsudvalg med repræsentanter fra de to kommuner, der enten er udpeget blandt kommunalbestyrelsesmedlemmerne eller direkte valgt af borgerne. Sammenlægningsudvalget får først tildelt sine juridiske kompetencer, når indenrigs- og sundhedsministeren har godkendt vilkår for sammenlægning. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at etablere en politisk styregruppe til at lede processen indtil Sammenlægningsudvalget tiltræder. Tidsplan I tidsplanen for sammenlægning bør indregnes behandlingstid i Indenrigsog Sundhedsministeriet. Længden heraf afhænger i vidt omfang, hvor velforberedte de sammenlagte kommuner er i forhold til vilkårene for sammenlægning, og om der kan opnås enighed med indenrigs- og sundhedsministeren herom.. Principielt kan dog skitseres fire overordnede modeller: 2
2013-modellen Beslutning i Hørsholm kommunalbestyrelse om man ønsker at arbejde videre mod en sammenlægning (november-december 2011) Drøftelser med relevant(e) nabokommune(r) (januar 2012) Vejledende folkeafstemning i Hørsholm kan ifølge lovgrundlaget undlades (februar 2012) Beslutning i både Hørsholm og anden kommunes kommunalbestyrelse om at udarbejde ansøgning og vilkår for sammenlægning samt at nedsætte politisk styregruppe (marts 2012) Udarbejde og godkende ansøgning samt udkast til vilkår for sammenlægning i begge kommunalbestyrelser (marts-maj 2012) Indenrigs- og sundhedsministerens godkendelse af kommunesammenlægning og vilkår herfor (august 2012) Sammenlægningsudvalget tiltræder med den sammensætning, som indenrigs- og sundhedsministeren har godkendt i vilkårene for sammenlægning (september). Opstilling af kandidater til ny kommunalbestyrelse (september 2012) Valg til ny kommunalbestyrelse, et år før ordinært kommunalvalg og med ét års forkortelse af nuværende kommunalbestyrelsers valgperiode (november 2012) Ny kommune etableres 1/1-2013 2014-modellen med udpeget sammenlægningsudvalg: Beslutning i Hørsholm kommunalbestyrelse om man ønsker at arbejde videre mod en sammenlægning (november 2011 januar 2012) Drøftelser med relevant(e) nabokommune(r) (januar-marts 2012) Vejledende folkeafstemning i Hørsholm kan ifølge lovgrundlaget undlades (april 2012) Beslutning i både Hørsholm og anden kommunes kommunalbestyrelse om at udarbejde ansøgning og vilkår for sammenlægning samt at nedsætte politisk styregruppe (april 2012). Udarbejde og godkende ansøgning og udkast til vilkår for sammenlægning i begge kommunalbestyrelser (maj-august 2012) Indenrigs- og sundhedsministerens godkendelse af kommunesammenlægning og vilkår herfor (december 2012) Sammenlægningsudvalget tiltræder med den sammensætning, som Indenrigsministeren har godkendt i vilkårene for sammenlægning (januar 2013) Opstilling af kandidater til ny kommunalbestyrelse (september 2013) Valg til ny kommunalbestyrelse (november 2013) Ny kommune etableres 1/1-2014 3
2014-modellen med folkevalgt sammenlægningsudvalg: Beslutning i Hørsholm kommunalbestyrelse om man ønsker at arbejde videre mod en sammenlægning (november-december 2011) Drøftelser med relevant(e) nabokommune(r) (januar-februar 2012) Vejledende folkeafstemning i Hørsholm kan if. lovgrundlaget undlades (marts 2012) Beslutning i både Hørsholm og anden kommunes kommunalbestyrelse om at udarbejde ansøgning og vilkår for sammenlægning samt nedsætte politisk styregruppe (marts 2012) Udarbejde og godkende ansøgning og udkast til vilkår for sammenlægning i begge kommunalbestyrelser (april-maj 2012) Indenrigs- og sundhedsministerens godkendelse af kommunesammenlægning og vilkår herfor (august 2012) Opstilling af kandidater til sammenlægningsudvalg (september 2012) Valg til sammenlægningsudvalg og ny kommunalbestyrelse, ét år for ordinært kommunalvalg (november 2012) Sammenlægningsudvalget tiltræder 1/1-2013 med kompetencer i forhold til den nye kommune. De gamle kommunalbestyrelser fortsætter med kompetencer i forhold til de gamle kommuner indtil 1/1-2014 Ny kommune etableres og sammenlægningsudvalg bliver ny kommunalbestyrelse 1/1-2014 2015-modellen: Beslutning i Hørsholm kommunalbestyrelse om man ønsker at arbejde videre mod en sammenlægning (november 2011 februar 2012) Drøftelser med relevant(e) nabokommune(r) (marts - maj 2012) Vejledende folkeafstemning i Hørsholm kan if. lovgrundlaget undlades (juni 2012) Beslutning i både Hørsholm og anden kommunes kommunalbestyrelse om at udarbejde ansøgning og vilkår for sammenlægning samt nedsætte politisk styregruppe (juni 2012) Udarbejde og godkende ansøgning og udkast til vilkår for sammenlægning i begge kommunalbestyrelser (juni-oktober 2012) Indenrigs- og sundhedsministerens godkendelse af kommunesammenlægning og vilkår herfor (februar 2013) Opstilling af kandidater til sammenlægningsudvalg (september 2013) Valg til sammenlægningsudvalg og ny kommunalbestyrelse (november 2013) Sammenlægningsudvalget tiltræder samtidig med, at de gamle kommuners kommunalbestyrelse forlænges med et år 1/1-2014 Ny kommune etableres og sammenlægningsudvalg bliver ny kommunalbestyrelse 1/1-2015 4
KLK s bemærkninger 2013-modellen indebærer en meget ambitiøs tidsplan som forudsætter, at alle forhandlinger og formaliteter falder på plads uden forsinkelse, at behandlingstiden i Indenrigs- og Sundhedsministeriet er meget kort, at der er meget høj beslutningskraft hos alle aktører, at der er ganske begrænset tid til politisk og offentlig debat (især i nabokommunen), at der afholdes kommunalvalg ét år før tid, at de nuværende kommunalbestyrelsers valgperiode forkortes med et år, og at der afsættes betydelige administrative ressourcer i forberedelsen af den nye kommune allerede i 2012. 2014-modellen med udpeget sammenlægningsudvalg giver bedre tid til både debat og politisk og administrativ forberedelse af den nye kommune. Desuden fastholdes den ordinære dato for kommunalvalg i november 2013. Ulempen ved modellen er, at Sammenlægningsudvalget består af politikere fra de gamle kommuner, som kan forventes at have deres primære loyalitet i de gamle kommuner. Dette kan betyde, at hensynet til den nye kommune ikke prioriteres tilstrækkeligt i overgangsfasen. Desuden forudsætter modellen, at der kan opnås enighed mellem kommunalbestyrelserne om, hvordan sammenlægningsudvalget skal sammensættes. 2014-modellen med folkevalgt sammenlægningsudvalg giver nogen tid til debat. Samtidig fastholdes et højt tempo i beslutningsprocessen og samtidig bliver der en klar arbejdsdeling i 2013, hvor Sammenlægningsudvalget varetager den nye kommunes interesser, mens de gamle kommunalbestyrelser varetager driften af de gamle kommuner. Ulempen ved modellen er, at datoen for valget til sammenlægningsudvalget skal fremrykkes med et år i forhold til den ordinære valgdato i november 2013, hvilket indenrigs- og sundhedsministeren muligvis ikke vil acceptere. Desuden forudsætter modellen, at ministeren kan godkende sammenlægningen og vilkårene herfor med en kort sagsbehandlingstid. 2015-modellen indebærer en lang tidsplan. Dette giver mulighed for en grundig debat og forberedelse af den nye kommune. Til gengæld risikerer processen at tabe momentum, og den lange overgangsperiode risikerer at medføre større usikkerhed for politikere, medarbejdere og borgere end nødvendigt. Desuden forudsætter modellen, at de nuværende kommunalbestyrelsers valgperiode forlænges med et år. Samlet set er det KLK s vurdering; At 2013-modellen har en urealistisk tidsplan At 2014-modellen med udpeget Sammenlægningsudvalg juridisk set er hensigtsmæssig, men pga. sammensætningen af sammenlægningsudvalget kan give væsentlige politiske udfordringer 5
At 2014-modellen med folkevalgt sammenlægningsudvalg er den mest hensigtsmæssige i forhold til at sikre den nødvendige fremdrift i processen og politisk fokus på hensynene til den nye kommune.. Dog er det forudsætningen, at indenrigs- og sundhedsministeren vil acceptere at afholde valg til Sammenlægningsudvalget i 2012 et år før de øvrige kommunalvalg At 2015-modellen juridisk set er optimal, men modellen sikrer ikke den fornødne fremdrift i processen og risikerer at medføre større usikkerhed end nødvendigt 6
Bilag: Resume af KL s Procesguide for kommunesammenlægning, udgivet 2006 Køreplan for kommunesammenlægning Det afgøres, hvilke kommuner der lægges sammen Sammenlægningsudvalget tiltræder Den nye kommune træder formelt i kraft Afklaringsfase Planlægningsfase Beslutningsfase Gennemførelsesfase Kommuner finder sammen Processtrategi: - Organisering - Køreplan - Etiske spilleregler - Kommunikationsstrategi Vision for den nye kommune Statusbeskrivelser på tematiske områder Dialogaktiviteter Forberede beslutninger i tematiske arbejdsgrupper: - Organisation/Administration - Økonomi/erhverv - Medarbejdere - It - Sikker drift - Jura - Kommunikation - Praktiske spørgsmål - Ældre - Børn/skole og fritid - Social- og arbejdsmarked - Teknik og miljø - Nye kommunale opgaver -Dialogaktiviteter Beslutninger om tematiske områder bl.a: - Fastlægge central organisation - Udpege ledere - Placere medarbejdere - Beslutte budget - Beslutte serviceniveau - Vælge it-systemer - Fysiske rammer - Udføre beslutninger bl.a.: - Genforhandle/ophæve eksterne kontrakter - Samkøre data/registre - Opsætte it - Forhandle ansættelsesvilkår Dialogaktiviteter Flytning Opstart af ny kommune Vurdere decentral struktur Harmonisere serviceniveau Kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere Udvikle politikker Udvikle opgaveløsning Dialogaktiviteter Evaluering 12 opmærksomhedspunkter i sammenlægningsprocessen På baggrund af de hidtidige erfaringer har KL tillige udpeget 12 opmærksomhedspunkter i sammenlægningsprocessen samt nogle centrale anbefalinger inden for hvert af disse temaer (opstillet i vilkårlig rækkefølge): 1. Strategi for processen Det er i sagens natur afgørende for resultatet hvilken strategisk tilgang der vælges til sammenlægningsprocessen. Temaet strategi vedrører bl.a. en principiel stillingtagen til indhold, form, hastighed, organisering, tilrettelæggelse, opfølgning og justering af processen. Desuden vedrører strategien en principiel stillingtagen til balancering af opmærksomheden og ressourcerne i forhold til etablering af et bredt ejerskab og dialog med de centrale aktører samt et fokus på sikker drift og udvikling efter sammenlægningen. 1.1. Start i god tid og udskyd hvad der kan vente. En kommunesammenlægning er en meget omfattende opgave, der kræver mange beslutninger og praktiske forberedelser. Det er derfor vigtigt så tidligt 7
som muligt at påbegynde de indledende faser af sammenlægningsprocessen, også selv om der endnu ikke foreligger en officiel afklaring af hvilke kommuner der skal lægges sammen. Af de samme årsager bør man udskyde de aktiviteter, der kan vente til efter sammenlægningen. 1.2. Hold et højt tempo. Under sammenlægningsprocessen kan det ske at øvrige udviklingsprojekter stilles i bero, at der opstår utryghed og positionskamp blandt kommunens politikere, chefer og medarbejdere og at kommunekasserne tømmes inden sammenlægningen. Derfor er det væsentligt at holde et højt tempo i sammenlægningsprocessen. 1.3. Byg broer og skab gensidig tillid. Ikke mindst når der opstår uenighed eller noget går skævt i processen; og det gør der med sikkerhed, så er gensidig tillid og en god personlig kemi vigtige faktorer for en succesfuld sammenlægningsproces. Det er således en god ide allerede fra tidligt i processen at skabe anledninger til at de kommende kollegaer på alle niveauer kan lære hinanden at kende og bygge broer mellem kommunerne. 2. En effektiv beslutningsstruktur Det er afgørende, at der eksisterer en klar og effektiv beslutningsstruktur både på det politiske og på det administrative niveau, således at beslutningerne ikke hober sig op og der opstår flaskehalse i processen. Anbefaling: 2.1. Udpeg en politisk styregruppe, en administrativ styregruppe en projektleder og et antal arbejdsgrupper. Det er hensigtsmæssigt at etablere dels en politisk styregruppe til at stå i spidsen for den samlede proces og dels en administrativ styregruppe til at sikre en koordineret forberedelse og gennemførsel af den politiske styregruppes beslutninger samt træffe beslutning om de teknisk-administrative spørgsmål i sammenlægningsprocessen. Det er også en god ide at betragte sammenlægningen som et udviklingsprojekt parallelt med den almindelige driftsorganisation og således udnævne en fælles projektleder med bemyndigelse til hurtigt og effektivt at træffe beslutninger inden for rammerne af projektbeskrivelsen. Endelig bør der nedsættes en række arbejdsgrupper på forskellige områder, der ønskes særligt belyst. 2.2. Sørg for intern projektkommunikation. Det er naturligvis vigtigt, at kommunikationen mellem projektlederen, den politiske og den administrative arbejdsgruppe er tæt og systematisk, gerne således at kommunaldirektørerne og projektlederen deltager i den politiske styregruppes møder samt at projektlederen deltager som medlem i den administrative styregruppe. 3. Styr på processen køreplan og etiske spilleregler Det er i sagens natur vigtigt, at der er styr på processen og at der skabes fælles forventninger til forløbet hos alle aktører (politikere, chefer, medarbejdere, 8
borgere, medier mv.). 3.1. Opstil en samlet køreplan for processen, således at det er tydeligt for alle parter hvilke aktiviteter der skal iværksættes, i hvilken rækkefølge og hvem der ventes at blive involveret. Det er dog ikke muligt at planlægge hele forløbet i detaljer fra A-Z. Derfor er det væsentligt at projektledelsen løbende har fokus på udviklingen i projektet og behovet for justeringer af indhold, metoder, tidsrammer og de forskellige aktørers involvering undervejs i projektforløbet. 3.2. Bliv enige om et sæt etiske spilleregler for processen. Der vil være aktører som før eller senere vil være uenige i processen eller resultatet heraf. Derfor er det en god ide på forhånd at forebygge konflikter ved at tale om håndtering af forskellige situationer og at opstille et sæt etiske spilleregler for processen - eksempelvis at medarbejdere informeres før medierne om beslutninger i den politiske styregruppe. 4. Fælles vision Det er af stor værdi at udvikle en fælles vision for den nye kommune. Visionen indeholder en beskrivelse af den ønskede situation for den nye kommune om eksempelvis 5 eller 10 år. Etablering af en fælles vision er afgørende for, at politikere og chefer kan besvare spørgsmålet om hvad meningen er med sammenlægningen? fra medarbejdere, borgere, medier mv. Desuden tjener visionen som en fælles ledestjerne for alle aktører involveret i sammenlægningsprocessen. 4.1. Skab en bred forankring af visionen. Selv om det er politikerne der beslutter visionen er det centralt at også andre aktører som borgere, ledere og medarbejdere involveres i udvikling af visionen for den nye kommune. 5. Bredt ejerskab og dialog Det er oplagt af stor betydning, at de involverede kommuner engagerer sig fuldt ud i den samlede proces og at ejerskabet til processen udbredes. I forbindelse hermed vil kommunens partiforeninger, medarbejdere, medierne, erhvervsforeninger, brugerbestyrelser og andre interessenter i lokalsamfundet have en naturlig plads og forventninger om at blive løbende informeret i sammenlægningsprocessen. Fordelen ved etablering af bredt ejerskab og dialog er dels mobilisering af flere ressourcer og dels en større forståelse for nødvendige prioriteringer og de forventelige problemer undervejs i processen. Tidlig og løbende information og dialog er i den forbindelse afgørende for at undgå myter og misforståelser om sammenlægningsprocessen. 9
5.1. Involvering. Et bredt ejerskab opnås især ved en aktiv og opsøgende indsats med henblik på at involvere de forskellige aktører og så vidt muligt at tage højde for de forskellige aktørers ønsker og synspunkter i tilrettelæggelsen og gennemførelsen af sammenlægningsprocessen. 5.2. Udarbejd en interessentanalyse og en kommunikationsstrategi. Det har stor værdi at de vigtigste aktører og deres interesser udpeges i en interessentanalyse. På baggrund heraf er det en god ide at udarbejde en kommunikationsstrategi, som beskriver tidspunkt, indhold, form og målgrupper for information og dialog med de forskellige interessenter. 5.3. Etablér et samarbejde med de lokale medier. Medierne hverken kan eller skal kontrolleres, men med henblik på at undgå myter og sikre en kvalificeret mediedækning er det en god idé at etablere et tæt samarbejde mellem kommunerne og medierne. 5.4. Sørg for énsartet information. Det er kun naturligt, at de involverede kommuners borgere ser forskellige fordele og ulemper ved en sammenlægning, men det er vigtigt at informationen til borgere, medier osv. er fælles, samtidig og énsartet, så der ikke opstår tvivl om mål, retning og forløb af processen. 6. Personale En professionel håndtering af de kommunale ledere og medarbejdere er en vigtig brik i en vellykket sammenlægningsproces og ikke mindst den efterfølgende opstart af den nye kommune. Temaet personale vedrører kommunens arbejdsgiverrolle og deraf følgende ledelsesret og pligt og omfatter en lang række spørgsmål såsom overgang til ansættelse i den nye kommune, vurdering af medarbejdernes kompetencer i forhold til den nye kommunes opgaver, placering af personale, ansættelsesvilkår og lønsystemer, at skabe tryghed og ejerskab hos medarbejderne, og at sikre at ledere og medarbejderes aktive medspil til sammenlægningsforløbet og kompetenceudvikling i forhold til at håndtere nye udfordringer. 6.1. Hold fast i kommunens ledelsesret og hav styr på de personalejuridiske spørgsmål. Den hensigtsmæssige involvering af lederne, medarbejderne og deres faglige organisationer i sammenlægningsprocessen må ikke ændre ved det forhold, at kommunen har en formel ledelsesret og -pligt i forhold til ledere og medarbejdere. Dette indebærer bl.a. en opmærksomhed på god og juridisk korrekt sagsbehandling i forbindelse med evt. afskedigelser, nyansættelser og placering af personale i den nye kommune. 6.2. Skab en tæt løbende dialog med medarbejderne. Medarbejderne er kommunens vigtigste ressource og en sammenlægningsproces vil uvilkårligt skabe en vis portion usikkerhed blandt personalet. Der er behov for klar information om sammenlægningens forløb og dens betydning for den 10
enkelte medarbejder, ligesom medarbejderne har behov for rum til at komme af med spørgsmål og bekymringer. Derfor bør der fra start skabes anledninger for en løbende tæt og systematisk dialog med kommunens medarbejdere og deres organisationer om sammenlægningsprocessens forløb. 6.3. Arbejd med værdier og udvikling af en fælles kultur. Det er naturligvis en god start at etablere et fælles værdigrundlag og en ny personalepolitik. Håndtering af personalespørgsmålet handler imidlertid også om sammensmeltning af kulturer, værdier, holdninger, identiteter, arbejdsformer, praksis og adfærd i det daglige, hvilket ledelsen bør have stor opmærksomhed på både før og efter sammenlægningen træder i kraft. Dette kræver ikke mindst, at ledelsen har de nødvendige kompetencer i forhold til strategisk ledelse og fusionsledelse. 7. Økonomi Økonomien er grundlaget for den nye kommunes handlemuligheder og dermed et vigtigt opmærksomhedspunkt i sammenlægningsprocessen. Temaet økonomi drejer sig om samordning af alle de involverede kommuners økonomiske forhold og procedurer i forhold hertil, eksempelvis budgetlægningsproces og økonomistyring. Anbefalinger 7.1. Lav en socio-økonomisk analyse. En god start for det efterfølgende arbejde vil være en socio-økonomisk analyse, der bl.a. indeholder kortlægning af demografiske, geografiske, erhvervsmæssige og andre rammevilkår samt udgifter og indtægter i de gamle kommuner. Denne analyse vil indikere det økonomiske handlerum for den nye kommune. 7.2. Styr på principper og beslutninger vedr. økonomistyringen. Det er en af de afgørende forudsætninger for at den nye kommune kan fungere fra start, at der er opstillet principper og truffet beslutninger vedr. økonomistyringen, herunder at fastlægge budget for den nye kommune, etablere et kasse- og regnskabsregulativ, budget- og regnskabsprocedurer, budgetopfølgning, fastlægge serviceniveau, kontoplan, bevillingsniveauer mv. 7.3. Vær selektiv i valget af hvilke stordriftsfordele der skal indhøstes fra starten og hvilke der bør vente. Stordriftsfordele opstår ikke automatisk. Der skal aktivt træffes de nødvendige beslutninger, hvis man fra etableringen af den nye kommune ønsker at indhøste de umiddelbare stordriftsfordele. Omvendt er det afgørende ikke at lancere kommunesammenlægningen som et spareprojekt med trusler om massefyringer og lukninger af decentrale institutioner, hvilket kan underminere den helt nødvendige brede opbakning til sammenlægningen fra politikere, medarbejdere og borgere. Derfor er det en god idé at være meget selektiv i valget af hvilke økonomiske gevinster der kan og skal indhentes allerede fra den nye kommunes start, og hvilke 11
stordriftsfordele der kan vente til senere, herunder vurdering af strukturen for de decentrale institutioner. 8. Sikker drift Der er en betydelig risiko for at der fragår opmærksomhed og ressourcer fra den daglige drift til sammenlægningsprocessen før og efter den nye kommune træder i kraft. Medarbejdere, borgere og erhvervsliv har begrænset og i hvert fald kortvarig forståelse for, at omstillingsprocessen kan betyde reduktioner eller direkte nedbrud i den daglige drift. Ambitionen bør derfor som udgangspunkt være, at borgerne ikke berøres i overgangen fra de gamle til den nye kommune. 8.1. Skab forudsætninger for sikker drift. Med henblik på at indfri ambitionen om at borgerne ikke berøres af sammenlægningsprocessen bør der være stor opmærksomhed på forudsætningerne for sikker drift. Disse omfatter bl.a. at de fysiske rammer, arbejdsprocedurerne og de nødvendige arbejdsredskaber og systemer, herunder IT og telefoni er på plads og funktionsdygtige fra sammenlægningen træder i kraft. Ellers er det ikke mindst organisatorisk at kommunerne kan sikre driften, eksempelvis ved tidligt at definere en arbejdsgruppe med ansvar for sikring af kommunens vitale drift i overgangsfasen. 9. Udvikling Med udgangspunkt i den fælles vision bør kommunerne overveje om sammenlægningsprocessen kan anvendes som en anledning til at udvikle den kommunale opgaveløsning og rammerne herfor. Eksempelvis kan sammenlægningen være anledningen til at etablere større helhed mellem de faglige sektorer. Hvis resultatet af sammenlægningen på alle områder alene bliver en videreførelse af de gamle kommuners praksis, så har den nye kommune i hvert fald i første omgang ikke udnyttet de udviklingspotentialer, der ligger i at organisationsstrukturen og arbejdsformerne alligevel skal ændres for flertallet af chefer og medarbejdere. Dermed fortoner gevinsterne og således også en del af meningen med sammenlægningen sig. Omvendt er det lige så klart, at det er vigtigt ikke at kaste for mange bolde i luften samtidigt, fordi det kan true den løbende drift. 9.1. Selektiv udvikling. Som følge af sammenlægningsprocessens store krav til den kommunale organisation bør udviklingsindsatsen i den nye kommune i første omgang være selektiv og rettet mod de områder af den kommunale opgaveløsning, hvor det er forbundet med åbenlyse fordele og ikke indebærer et yderligere ressourcetræk på organisationen. 12
10. Organisation og ledelse Fremtidsbilledet af den nye kommunes politiske og administrative organisation og ledelse vil være et afgørende tema for mange aktører undervejs i sammenlægningsprocessen. Temaet handler bl.a. om hvordan den politiske og den administrative struktur og proces vil se ud, herunder samspillet mellem politikere og administration. Dette indebærer bl.a. fordeling af politiske poster, formulering af politiske mål og politikker, valg af styreform, kompetencefordeling mellem enhederne, udnævnelse af kommunale chefer samt udvikling af procedurer for intern og ekstern kommunikation i kommunen. Endelig vedrører organisation og ledelse også strukturen og processerne for den demokratiske debat og samspil med den private sektor, brugerbestyrelser, foreninger og almindelige borgere. Anbefalinger 10.1. Tag udgangspunkt i visionen og grundprincipper. Organiseringen og ledelsen af kommunen bør tage udgangspunkt i visionen for den nye kommune samt overvejelser om grundprincipper for eksempelvis grad af decentralisering, grad af involvering af brugerbestyrelser, råd og foreningsliv samt grad af samspil med den private sektor. 10.2. Anvend om nødvendigt overgangsmodeller. Der er mange forhold at tage stilling til ved opstarten af den nye kommune. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at etablere overgangsmodeller på vej mod den optimale organisation. Overgangsmodeller bør dog kun anvendes, hvis man ikke vurderer at det vil være realistisk at etablere den ønskede organisation med det samme, fordi bevidstheden om den midlertidige model vil skabe yderligere usikkerhed og spørgsmål i en i forvejen stor forandringsproces. 11. Administration og IT Mulighederne for at indsamle, registrere, genfinde og udbrede data samt udnytte IT-værktøjer er en forudsætning for en sikker og effektiv drift i den nye kommune. Temaet IT og administration omfatter bl.a. kortlægning, konvertering og samkøring af data, harmonisering af administrative sagsgange og procedurer, udvikling af digitaliseringsstrategi, valg af IT-standarder og -platforme, kortlægning og sammenkobling af IT-systemer og IT-kompetenceudvikling af medarbejdere. 11.1. Lad ikke teknikken definere organisationen. IT-systemerne må ikke forstås som et snævert teknisk element i sammenlægningsprocessen. ITsystemer og administrative procedurer har en tæt sammenhæng med organisationsudviklingen og bør derfor kædes sammen med udviklingen af den nye organisation og have stor ledelsesmæssig bevågenhed. Omvendt er og bliver IT blot et redskab til indfrielse af den kommunale organisations formål og bør således ikke definere eller sætte rammerne for den nye politiske og administrative organisation. Dog kan behovet for valg af IT- 13
platform mv. nødvendiggøre en fremskyndelse af visse beslutninger vedr. den kommunale organisation og sagsbehandling. 11.2. Beslutningerne er vanskeligere end teknikken. Det er ikke en simpel opgave at bringe data fra forskellige kommuner på en ny, fælles form. Ikke desto mindre er selve den tekniske konvertering mindre tidskrævende end det at træffe de fornødne beslutninger. Derfor er det ikke mindst for IT- og administrationssiden afgørende, at der hele vejen gennem sammenlægningsprocessen eksisterer en effektiv beslutningsstruktur. 14