Offentligt EU-udbud på levering af Lovinformationssystem til Frederikshavn Kommune
1. Indledning Frederikshavn Kommune udbyder hermed leveringen af lovinformationssystem. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter EU's udbudsdirektiv (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Frederikshavn Kommune benytter i dag Schultz KommuneKoncept som overordnet lovinformationssystem. Systemet benyttes af alle afdelinger i større eller mindre grad. Derudover benytter kommunens økonomiafdeling og HR Løn & Personale NIS / Økonomi /Løn og Personale i forhold til KL s budgetvejledninger og overenskomstfortolkninger. Desuden benytter kommunen NIS / Byggehåndbøger i forhold til bl.a. tilsyn med almenboligområdet. Kommunen har opbygget en kvalitetshåndbog på natur- og miljøområdet i et særskilt system (BASAL). Der er i dette system links til Schultz Kommunekoncept. Endelig har kommunen enkelte licenser på Thomsons Karnov og Ugeskrift for Retsvæsen (UfR). Kommunen har pt. ikke licenser tilknyttet et CMS, men kommunen har opbygget et selvstændigt drev på arbejdsmarkedsområdet med et større antal dokumenter tilknyttet. Brugerne af systemerne er helt overvejende medarbejdere i den centrale del af kommunens administration. Det er brugere med meget forskellig uddannelsesmæssig baggrund. Kommunen har ca. 61.000 indbyggere. Kommunen forventer at have ca. 20 redaktører, herunder 3-4 administratorer, af det tilknyttede CMS. 2. Ordregiver / Kontaktperson Frederikshavn Kommune, Indkøbskontoret, Rådhus Allé 100, 9900 Frederikshavn Kontaktperson er Indkøbskonsulent Helle E. Aakær, tlf.: 98458627, email: heea@frederikshavn.dk. 3. Udbuddets art og omfang 3.1 Pakker Tilbudsgiver kan afgive tilbud på en eller flere af følgende pakker: Pakke 1 Pakke 2 Pakke 3 Generelt lovinformationssystem inkl. økonomi og Løn og Personale del + tilhørende CMS-system Generelt lovinformationssysten ekskl. økonomi og Løn og Personale del + tilhørende CMS-system Økonomi-del uden tilhørende CMS-system Løn og Personale del uden tilhørende CMS-system.
3.2 Obligatoriske optioner Kommunen ønsker option på Konsulenttimer (se bilag 7) Undervisning (se bilag 7) Konvertering af dokumenter fra Arbejdsmarkedscentrets drev til CMS. Tilbudsgiver er forpligtet til at afgive tilbud på de obligatoriske optioner, da tilbuddet ellers betragtes som ukonditionsmæssigt. 3.3 Frivillige optioner Tilbudsgiver kan tilbyde optioner på andre moduler eller forskellige ydelser, faglige indhold, funktionaliteter eller andet efter eget ønske. Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at give tilbud på frivillige optioner. 4. Krav Kommunen stiller en række krav til leverancerne. Krav til tilgængelighed fra lokaliteter og til lovinformationssystemet, CMS og en eventuel konvertering fremgår af kravspecifikationen, bilag 4, afsnit 1. Krav til vedligeholdelse, herunder fejlretning, support, servicemål og driftsafvikling, fremgår af bilag 5, og kontraktudkastets Appendiks F. Kommunen ønsker en driftstid på 24 timer 365 dage om året. Der ønskes endvidere en driftseffektivitet på mindst 95 %. Kontraktlige krav fremgår af kontraktudkastet, bilag 9. 5. Aftaleperiode Kontrakt ønskes indgået for en periode på 5 år med mulighed for option på 1 2 år. 6. Tidsplan Afsendelse af EU bekendtgørelse den 12. september 2012. Frist for uddybende spørgsmål den 8. oktober 2012. Tilbudsfrist den 22. oktober 2012, kl. 12.00. Tilbudsvurdering og brugerafprøvning 23. oktober 2. november 2012. Forventet beslutning om leverandørvalg medio november 2012. Stand still periode 10 dage. Kontraktstart den 1. januar 2013. Vedståelsesfrist for tilbudsgiver 120 dage. 7. Udbudsprocessen 7.1 Spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål til udbudsmaterialet skal være skriftlige og rettes til Helle E. Aakær, mærket: Spørgsmål EU udbud, Lovinformationssystem. Spørgsmål skal være Indkøbskontoret i hænde senest den 8. oktober 2012 kl. 12.00. Frederikshavn Kommune vil fremsende svar på spørgsmålene senest 12. oktober 2012. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive tilsendt alle som har fået udbudsmaterialet udleveret. Såfremt det er muligt, vil spørgsmål blive besvaret frem til 6 dage før tilbudsfristen.
Spørgsmål fremsendes som følger: sendes i lukket kuvert til Frederikshavn Kommune, Indkøbskontoret Rådhus Allé 100 9900 Frederikshavn Att. Helle E. Aakær eller sendes pr. e-mail til heea@frederikshavn.dk 7.2 Udarbejdelse af tilbud Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. Tilbuddets udformning Tilbuddet skal indeholde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige biydelser. Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang. Identifikation af tilbudsgiver mv. I tilbuddet skal fremgå tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt navn, telefonnummer og e-mail på kontaktperson. Bilag 1 bedes benyttet. Forbehold og forudsætninger Forbehold over for udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskriften "Forbehold" i tilbudshæftet i bilag 1. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Kommunen er forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Der kan som klart udgangspunkt ikke tages forbehold i forhold til kommunens minimumskrav i kravspecifikationen. (Der kan dog accepteres enkelte afvigelser i forhold til det faglige indhold.) Der kan heller ikke tages forbehold i forhold til pkt. 10 (misligholdelse) i kontraktudkastet. Hvis tilbudsgiver tager sådanne forbehold, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, og vil ikke blive taget i betragtning. Kommunen er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder et større antal forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Hvis det ikke er muligt at prissætte forbeholdene med en vis sikkerhed, kan kommunen være forpligtet til at afvise tilbuddet. Besvarelse i bilag 4, ifølge hvilken tilbudsgiver angiver kode II, III eller IV, betragtes ikke som forbehold, medmindre der er tale om minimumskrav. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor pkt. 7.1, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Tilbudsgiver skal desuden under overskriften "Forudsætninger" i tilbudshæftet i bilag 1 angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare for tilbudsgiveren. Der accepteres ikke alternative tilbud.
Bilag Tilbudsgiver skal med tilbuddet medsende følgende bilag: Bilag Bemærkninger 1. Tilbudshæfte Benyt bilag 1 2. Tro og love-erklæring Benyt bilag 2 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlierklæring vedr. gæld til det offentlige og andre udelukkelsesforhold, (Udenlandske tilbudsgivere er berettigede til i stedet for Tro og lovege og øvrige udelukkelsesforhold samt erklæring tilsvarende indhold.) at afgive en erklæring under ed eller en højtidelig erklæring med et om overholdelse af gældende lovgivning 3. Tilbudsliste Benyt bilag 3 4. Skema til besvarelse Benyt bilag 4 vedr. kvalitet 5. Teknisk Benyt bilag 5 vedligeholdelse, servicemål og support 6. Licenser Benyt bilag 6 7. Optioner Benyt bilag 7 8. Krav til Kommunens itmiljø Benyt bilag 8 Tilbudsgiverens omkostninger Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er Frederiksahavn Kommune uvedkommende og kan ikke kræves refunderet. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen. Fortrolighed og ejendomsret Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbuddene er omfattet af forvaltningslovens og offentlighedslovens regler om hhv. partsaktindsigt og offentlighedens aktindsigt. Frederikshavn Kommune vil som udgangspunkt ikke besvare anmodninger om aktindsigt, før tilbudsgiveren har fået mulighed for at oplyse, hvorvidt der er oplysninger i tilbuddet, som kan være undtaget fra aktindsigt (f.eks. forretningshemmeligheder). Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Frederikshavn Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge uden Frederikshavn Kommunes forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. 7.3 Tilbudsfrist og formkrav Endeligt tilbudsmateriale inkl. tilhørende bilag m.v. skal mærkes: Lovinformationssystem må kun åbnes af Indkøbskontoret og Sendes eller afleveres i lukket kuvert til Frederikshavn Kommune Indkøbskontoret Rådhus Allé 100 9900 Frederikshavn
Tilbuddet skal være Indkøbskontoret i hænde senest den 22. oktober 2012 kl. 12.00. Tilbud fremsendt pr. fax eller e-mail accepteres ikke. Tilbudsmaterialet ønskes fremsendt skriftligt i 1 eksemplar samt 1 eksemplar på USB-nøgle eller cd-rom. Sidstnævnte skal indeholde hele tilbuddet. Alle omkostninger i udbudsmaterialet skal være indregnet, og tilbuddet skal så vidt muligt være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Tilbuddet skal belyse alle forhold om tilbudsgiverens løsning af leverancen. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives, hvilken leverandør der optræder som kontraktansvarlig over for udbyder. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 7.4 Afprøvning af lovinformationssystemet og CMS et Kommunen kan anmode tilbudsgiverne om at give kommunen prøveadgang til lovinformationssystemet med henblik på en vurdering af systemets brugervenlighed. Kommunen kan ligeledes anmode tilbudsgiverne om at præsentere deres CMS-system og/eller give kommunen prøveadgang til at arbejde i CMS-systemet med henblik på en vurdering af systemets brugervenlighed. Præsentationen/afprøvningen vil i så fald finde sted 29. oktober 2. november 2012. 7.5 Meddelelse om tildeling af kontrakt Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Orienteringen vil ske pr. e-mail. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter. 7.6 Stand still-periode, kontraktafklaring og kontraktindgåelse Kommunen underskriver tidligst kontrakt efter udløbet af stand still-perioden. Der vil i løbet af stand still-perioden ske afklaring af eventuelle udestående detaljer i forhold til kontrakten. Det forventes, at der sker underskrivning primo december 2012. 7.7 Offentliggørelse Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i udbudsdirektivet. 8. Aktindsigt Udbyder er omfattet af Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Udbyder giver dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forud at have givet den, som oplysningerne vedrører, adgang til at udtale sig. Udbyder er ikke bundet af en sådan udtalelse.
Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af materialet. Udbyder skal i øvrigt henvise til Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. 9. Vurdering af tilbud Vurdering af tilbud vil alene blive foretaget på grundlag af det fremsendte materiale, som derfor opfordres til at være fyldestgørende. Der gøres opmærksom på, at tilbuddet er endeligt. Eventuelle ændringer eller tilføjelse vil således alene komme i betragtning, såfremt de modtages inden tilbudsfristens udløb. 9.1 Udvælgelseskriterier Udvælgelseskriterierne skal betragtes som minimumskrav, der skal opfyldes for at komme i betragtning som tilbudsgiver. Følgende dokumentation skal medsendes: Referenceliste over tilsvarende aftaler med tlf. nr. og kontaktperson. Referencelisten skal som minimum indeholde 5 kommunale referencer som leverandør af et generelt lovinformationssystem. Vedrørende økonomiske forhold skal økonomisk formåen bevisliggøres ved hjælp af: Erklæring fra bank (soliditetserklæring). Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige samt øvrige udelukkelsesforhold samt overholdelse af gældende lovgivning (tro- og loveerklæring) bilag 2. Kopi af Erhvervs- og produktansvarsforsikring. 9.2 Teknisk afklaring Såfremt et tilbud giver kommunen anledning til fortolkningstvivl, vil kommunen kontakte tilbudsgiveren pr. e-mail med henblik på den fornødne tekniske afklaring. 9.3 Konditionsmæssighed Forinden selve tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige, herunder om alle ønskede oplysninger og bilag indgår i tilbuddet, at tilbuddet (inkl. alle bilag) er modtaget rettidigt, og at der ikke er taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller ikke-grundlæggende elementer heri i større omfang. Indeholder tilbuddet ikke de obligatoriske optioner, som er nævnt i pkt. 3.2, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. 9.4 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: 1) Økonomi: 35% 2) Kvalitet: 50% 3) Service: 15%
Ad 1) Økonomi (35%) I vurderingen af kriteriet økonomi indgår følgende omkostninger: Omkostninger Prissætning af eventuelle forbehold, jf. pkt. 7.2 ovenfor Initialomkostninger, jf. bilag 3 Pris for opgradering af kommunens nuværende it-platform som følge af tilbudsgivers krav til kommunens it-miljø, jf. bilag 8 Evt. tillæg for konvertering, jf. nedenfor Evt. tillæg for kommunens egne omkostninger i forbindelse med konvertering, jf. nedenfor Løbende udgifter i 5 år, jf. bilag 3 Evt. tillæg for separat køb af økonomi-del og Løn og Personale del i en 5 årig periode, jf. nedenfor Ekstra betaling som følge af forventelig regulering af fribrugerlicenser, f.eks. som følge af stigning i befolkningstal eller lign., jf. bilag 3, pkt. 5, og bilag 6 Pris for yderligere enkeltbrugerlicenser beregnet ud fra anslået behov for yderligere licenser i 5 år, jf. bilag 3 og 6 Ekstra betaling som følge af forventeligt øget behov for serverkapacitet i CMS et Pris for obligatoriske optioner på ydelser beregnet efter anslået behov for sådanne ydelser i 5 år. Pris for frivillige optioner på ydelser beregnet efter anslået behov for sådanne ydelser i 5 år. Medregnes dog kun, hvis alle tilbudsgivere har afgivet tilbud på de pågældende ydelser, og hvis kommunen finder ydelserne relevante. Pris for køb / initialomkostninger for krav, som har fået en kode III-besvarelse i det omfang, alle tilbudsgivere har afgivet et tilbud, som omfatter det pågældende krav Pris for løbende ydelser for løsningen i 5 år Pris for køb / initialomkostninger for frivillige optioner på funktionaliteter i det omfang, alle tilbudsgivere har afgivet tilbud på pågældende funktionaliteter, og i det omfang kommunen finder funktionaliteterne relevante Pris for løbende ydelser for frivillige optioner på funktionaliteter, som nævnt ovenfor, i 5 år Evt. omkostninger i forbindelse med kontraktophør (samlet tilbudt pris eller beregnet pris ud fra tilbudt enhedspris), jf. bilag 3, pkt. 7. Omkostninger, som er en følge et eventuelt fremtidigt leverandørskifte, vil indgå med en værdi på 50 % af den tilbudte pris. Tillæg Konvertering Kommunen lægger vægt på de reelle økonomiske konsekvenser for kommunen ved henholdsvis en fortsættelse med det nuværende system og et eventuelt systemskifte. Hvis et tilbud indebærer, at der skal ske konvertering af kommunens selvstændige drev på arbejdsmarkedsområdet, herunder overførsel af indhold og indsættelse af links m.v., vil optionen på konvertering derfor blive tillagt tilbuddets samlede udgifter i kontraktperioden. Hvis et tilbud ikke indebærer, at der skal ske konvertering, vil der ikke blive tillagt et sådant beløb til tilbuddets initialomkostninger. Hvis et tilbud
indebærer, at der skal ske tilretning af links i kommunens kvalitetshåndbog på natur- og miljøområdet, vil udgifterne til denne tilretning blive tillagt tilbuddets samlede udgifter. Kommunens egne omkostninger ved konvertering Opgaver med eventuel tilretning af links i kommunens kvalitetshåndbog på natur- og miljøområdet, forudsætter adgang til BASAL. Kommunen vil derfor selv udføre denne opgave. Kommunen har ud fra omfanget af kvalitetshåndbogen og et gennemsnitligt lønningsniveau estimeret, at kommunens omkostninger i denne forbindelse vil udgøre ca. 10.000 kr. Dette beløb vil blive tillagt tilbud, som indebærer, at der skal ske tilretning af links. Økonomi og Løn og Personale-del Hvis en tilbudsgiver afgiver et tilbud, som ikke omfatter økonomi og Løn og Persoanle-delen, vil tilbudsgivers tilbud blive tillagt 248.134 kr. pr. år i forhold til de løbende ydelser, hvilket svarer til de omkostninger, kommunen vil have ved et selvstændigt køb af løsningen. Ad 2) Kvalitet (50%) Delkriterier, kvalitet Brugervenlighed, jf. test ved prøveadgang, jf. pkt. 7.4 ovenfor Graden af kravopfyldelse, jf. tilbudsgivers besvarelse af bilag 4 Kvalitet af tilbudsgivers egen fortolkningshjælp (vurdering af indsendte eksempler) De nærmere betingelser m.v. for kode III-besvarelser på funktioner m.v. De nærmere betingelser m.v. for frivillige optioner på funktioner m.v. i det omfang alle tilbudsgiver har tilbudt disse, og hvis kommunen finder dem relevante. Ad 3) Service (15%) Delkriterier, service Indholdet af og omfanget af supportordning Samarbejde / Brugerindflydelse Indholdet af og omfanget af den tekniske vedligeholdelse samt påbegyndelse af fejlretning Servicemål (driftseffektivitet ud over 95 %, svartider i systemet og svartider på supporten) Back-up De nærmere betingelser for obligatoriske optioner, som består i ydelser. Samt de nærmere betingelser for frivillige optioner, som består i ydelser, i det omfang der er tale om ydelser, som alle tilbudsgivere har tilbudt, og som kommunen finder relevante. Gennemførelsen af tilbudsevalueringen Tilbudsevalueringen forventes at blive foretaget af en gruppe bestående af almindelige brugere af lovinformationssystemet samt CMS-redaktører. 10. Kontraktbetingelser Frederikshavn Kommune har som bilag 9 vedlagt standard kontraktbetingelser, som sammen med de øvrige betingelser i nærværende udbud og betingelserne i det/de valgte tilbud, vil udgøre den endelige kontrakt. 11. Frederikshavn Kommunes forbehold Frederikshavn Kommune tager forbehold for politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for udbudsforretningen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af udbudsforretningen.
12. Bilagsliste Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Tilbudshæfte Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og øvrige udelukkelsesforhold samt erklæring om overholdelse af gældende lovgivning (tro- og love erklæring) Tilbudsliste Skema til besvarelse af kvalitet Teknisk vedligeholdelse, servicemål og support Licenser Optioner Krav til Kommunens it-miljø Kontraktudkast Med venlig hilsen Helle E. Aakær Indkøbskonsulent Tlf.: 98 45 86 27 E-mail: heea@frederikshavn.dk