Møde i universitetsledelsen den 27. juni 2011 Punkt 1, bilag 1c: DFU PiD vedr. Talent og Forskning AARHUS UNIVERSITET Projektinitieringsdokument Organisering af AU Talent og Forskning Aarhus Universitet
1 Dokumentkontrol 1.1 Revisionshistorik Ændringsdato Forfatter Hvad er blevet ændret 20. april 2011 Kristian Thorn Projektinitieringsdokument oprettet 22. april 2011 John Westensee Tilføjelser/uddybninger punkt 2.2 25. april 2011 Nikolaj Harbjerg Døssing Tilføjelser/uddybninger punkt 2.2 26. april 2011 Kirsten Wisborg Tilføjelser/uddybninger punkt 2.1, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.9, 3.1 3.maj 2011 Flemming Larsen Omarbejdet i overensstemmelse med styregruppens principper 30. maj 2011 Flemming Larsen Indsat bemærkning vedr. opdyrkning af særlig medarbejderkultur i AU Talent og Forskning 1.2 Godkendelse Dato Navn Ansvar Kristian Thorn Projektejer Side 2 af 10
2 Projektet 2.1 Kortfattet beskrivelse af baggrund for projektet Universitetsledelsen præsenterede den 9. marts 2011 principperne for den nye faglige og administrative organisation på Aarhus Universitet. På det grundlag er der udarbejdet og godkendt organisationsdiagram og tilhørende beskrivelser for AU Talent og Forskning. Det er besluttet, at vicedirektørområdet består af syv enheder: Internationalt Center, Forskningsadministration, Talentudvikling og fire enheder, som placeres på de respektive administrative centre. Centralt Internationalt Center Internationalt Center bibeholdes som en central enhed organiseret i områderne strategi og partnerskab, studentermobilitet, forskermobilitet og bolig. Centralt Forskningsadministration Der oprettes en central forskningsadministration med ansvar for back-office -funktioner på forskningsområdet. Forskningsstøtteenheden har fokus på pre-award og fundraising. Centralt Talentudvikling Der etableres en administrativ enhed for talent med ansvar for understøttelse af universitetets tværgående satsninger på talentudvikling. De fire administrative centre På hvert administrativt center oprettes en talent- og forskningsenhed, som består af henholdsvis internationalisering, ph.d.-administration og projektadministration. Enheden håndterer administrative opgaver, bidrager til hovedområdets strategiske udvikling på de pågældende områder og bistår i betjeningen af de tværgående bånd for forskning, talentudvikling og uddannelse. 2.2 Kortfattet beskrivelse af formål med projektet Projektet har til formål at implementere Universitetsledelsens beslutning om den administrative struktur af 9. marts 2011 for vicedirektørområdet AU Talent og Forskning, herunder principperne om brugerorientering og standardisering. Projektet skal fastlægge indhold og processer for vicedirektørområdets enheder på forskellige niveauer og afklare snitflader til øvrige vicedirektørområder. Ligeledes skal projektet sikre flytning af medarbejdere fra deres nuværende organisatoriske placering til den nye placering, hvorfra de fremadrettet skal løfte deres arbejdsopgaver. Side 3 af 10
2.3 Projektets hovedresultater Projektets hovedresultater vil være gennemførelsen af organisatoriske ændringer af universitetets administration på områderne ph.d.-uddannelse, internationalisering og forskningsadministration. Enhederne bemandes af berørte medarbejdere, via ønskerunden og gennem eksterne opslag. De planlagte centrale enheder for forskningsadministration og talentudvikling dimensioneres og etableres. Enhedernes opgaver beskrives, og der opnås aftaler om snitflader til de fire dekanater, de øvrige vicedirektørområder og funktionsområderne i de administrative centre. Ph.d.-uddannelse: Ph.d.-administrationens funktion beskrives og dimensioneres. Der etableres en geografisk samlet ph.d.-administration på hvert af de fire administrative centre, som understøttes af tværgående back-office -funktioner placeret i vicedirektørområdets talentenhed. Områdets administrative processer beskrives og standardiseres på tværs af de administrative centre med mindre faglig hensyn taler imod. Systemet PhD Planner færdigudvikles og udrulles. Endelig opnås klarhed over snitflader til AU HR og AU Økonomi. Internationalisering: De administrative centres internationaliseringsfunktion beskrives og dimensioneres. Snitfladerne til Internationalt Center klarlægges og rammerne for samarbejdet med AU Studieadministration aftales. Der udarbejdes en række fælles politikker, som understøtter standardisering og professionalisering af indsatsen på det internationale område, herunder en aftalepolitik, en handlingsplan for den udgående mobilitet og en meritpolitik for Aarhus Universitet. Kompleks projektadministration: På grundlag af viden om volumen og forskernes behov dimensioneres og indholdsbeskrives de enkelte administrative centres aktiviteter på området kompleks projektadministration. På grundlag af enighed om niveau og indhold i servicen på området fastlægges snitfladerne med AU økonomi og det besluttes, om en række berørte medarbejderes placering skal genovervejes. Det vil blive undersøgt, om er skal udvikles en betalingsmodel for ydelserne på området. 2.4 Eventuelle konkrete leverancer Leverance Dato - Ph.d.-uddannelse / talentudvikling Rapport om arbejdsprocesser, standardiseringspotentialer, vertikalt VD Ultimo Q2, 2011 opgavesplit og snitflader fra intern arbejdsgruppe Implementering af arbejdsgruppens anbefalinger Q3, 2011 Eksterne opslag Q3, 2011 PhD Planner udrulles Q4, 2011 Leverance - Internationalisering Dato Side 4 af 10
STADS udrulles Q4, 2011 Lancering af handlingsplan for udgående mobilitet Q4, 2011 Lancering af aftalepolitik for AU Q4, 2011 Lancering af meritpolitik for AU Q1, 2012 STADS modulet DIK udrulles Q2, 2012 Leverance Dato - Kompleks projektadministration Opgavespecifikation på grundlag af brugerundersøgelse Ultimo Q3, 2011 Snitflader til øvrige enheder afklares Q4, 2011 2.5 Grænseflader til andre projekter AU Talent og Forskning har grænseflader til projekter og aktiviteter, som er forankret på de øvrige vicedirektørområder og de fire dekanater. Det gælder især: AU Strategi og de fire dekanater for betjening af de tværgående bånd for talentudvikling, forskning og uddannelse AU Kommunikation for profilering og rekruttering AU Studieadministration for international studentermobilitet og tidligt rekrutterede ph.d.- studerende AU HR for international forskermobilitet og ph.d.-administration AU Økonomi og Planlægning for kompleks forskningsprojektadministration Øvrige projekter, der skal sikre den tværgående sammenhæng i AU-Administration Følgende grænseflader er allerede aftalt og har været forelagt Universitetsledelsen: Håndtering af internationale studerende. Det er aftalt med vicedirektøren for AU Studieadministration, at optag af internationale studerende på hele uddannelser forankres på AU Studieadministration, mens håndtering af udvekslingsstuderende og praktiske aspekter forbundet med velkomst af alle typer af internationale studerende ligger i Internationalt Center. International vejledning af ordinære studerende. Det er aftalt med vicedirektøren for AU Studieadministration, at international studievejledning forankres ved AU Talent og Forskning. De pågældende medarbejdere vil dog i hele eller dele af deres arbejdstid blive placeret sammen med de øvrige medarbejdere på vejledningsområdet i AU Studieadministration. Koordination af international rekruttering. Det er aftalt med vicedirektøren for AU Kommunikation, at der på hvert af de administrative centre ansættes en international profileringsmedarbejder. Medarbejderne er dedikerede til det internationale arbejde og vil fysisk være placeret i sammenhæng med de administrative centres internationale medarbejdere, ligesom de i det daglige virke vil koordinere tæt med medarbejderne i Internationalt Center. Side 5 af 10
Håndtering af begivenheder forbundet med ph.d.-forløb. Det er aftalt med vicedirektøren for HR, at personaleadministrative begivenheder knyttet til ph.d.-studerende ved universitetet (ansættelse, barsel mv.) varetages af de administrative centres ph.d.-administrationer, såfremt der er tale om ukomplicerede, rutineprægede opgaver. Dermed tilbydes de studerende en helhedsorienteret service, ligesom der tages højde for, at ikke alle ph.d.-studerende er ansatte ved universitetet. I komplicerede og ikke-rutineprægede sager er det aftalt, at AU HR inddrages i forløbet. 2.6 Øvrige afhængigheder Projektets fremdrift er afhængig af gennemførelsen af forskellige aktiviteter i andre igangværende projekter på universitetet. IT: På ph.d.-området er udvikling og udrulning af systemet PhD Planner en forudsætning for den ønskede standardisering og effektivisering af arbejdsgangene. Ambitionen om en sammenhængende ph.d.-administration er således nært koblet til fremdrift i systemets udvikling. Det er aftalt med vicedirektøren for IT, at projektet de næste 18 måneder ikke indgår i generelle prioriteringsdiskussioner. Dermed kan de nuværende projektmedarbejdere dedikeres til opgaven i størstedelen af deres arbejdstid. IT: På det internationale område er en mere effektiv og sammenhængende tilrettelæggelse af arbejdet afhængig af implementering af STADS på Aarhus Universitet. En væsentlig tilhørende afhængighed er færdigudvikling og udrulning af modulet DIK, som håndterer optag uden om KOT, herunder internationale studerende. Internationalt Center og AU Studieadministration indgår i den fællesuniversitære arbejdsgruppe på området. 2.7 Succeskriterier Projektet har været en succes, såfremt det kan konstateres at følgende kriterier er opnået: 1. Høj tilfredshed blandt forskere, ph.d.-studerende, internationale studerende og øvrige interessenter med form og indhold af den leverede service på vicedirektørområdet. 2. Vicedirektørområdet har etableret en analytisk, strategisk kapacitet til understøttelse af universitetets tværgående satsninger inden for forskning, talentudvikling og international uddannelse. 3. Driftssikker administrativ understøttelse af de fire ph.d.-skoler med klare snitflader til AU HR og AU Økonomi, standardiserede arbejdsgange samt forankring af tværgående initiativer i vicedirektørområdets centrale enhed for talentudvikling. 4. Standardisering og opnåelse af synergier mellem Internationalt Center og medarbejdere med ansvar for internationalisering på de fire administrative centre med henblik på at understøtte implementeringen af AU s internationaliseringsstrategi. Side 6 af 10
5. Udvikling af model for understøttelse af kompleks national og international projektadministration, hvor forskerens behov for administrativ bistand imødekommes og snitfladerne mellem økonomifunktionen samt AU Talent og Forskning er klarlagt. 6. Igangsættelse af medarbejderforankret proces til formulering og etablering af fælles kultur og værdier i AU Talent og Forskning, herunder formulering af fælles arbejdsgrundlag og præmisser baseret på professionel forretningsforståelse. 3 Tidsplan 3.1 Tidsplan Se nedenfor 3.2 Overordnet projektplan og aktiviteter Bemanding: En række funktionschefer og teamledere på ph.d.-området er identificeret ultimo april 2011. De resterende chef- og lederstillinger vil skulle besættes gennem ønskerunden for øvrige ledere og eksterne opslag ultimo maj 2011. Vicedirektørområdet er kendetegnet ved, at puljen af vakante stillinger er markant større end antallet af berørte medarbejdere. Forskellen forventes ikke at kunne hentes via puljen af særligt berørte medarbejdere. Den fulde bemanding af vicedirektørområdets driftsorganisation påregnes følgelig først at være på plads fra 1. januar 2012. Projektet vil blive implementeret på grundlag af følgende tidsplan: Side 7 af 10
Nye centrale enheder Ph.duddannelse Internationalisering Kompleks projektadministration 2. kvartal 2011 3. kvartal 2011 4. kvartal 2011 1. kvartal 2012 2. kvartal 2012 Opgavekortlægning Funktions- og stillingsbeskrivelser Snitflader til øvrige enheder Ønskerunde Opgavekortlægning Funktions- og stillingsbeskrivelser Ønskerunde Rapport om arbejdsprocesser, standardiseringspotentialer, vertikalt VD opgavesplit og snitflader fra intern arbejdsgruppe Opgavekortlægning Funktions- og stillingsbeskrivelser Snitflader til øvrige enheder afklares Ønskerunde Initial opgavekortlægning Ønskerunde Eksterne opslag Implementering af arbejdsgruppens anbefalinger Eksterne opslag Eksterne opslag PhD Planner udrulles STADS udrulles Vedtagelse af handlingsplan for udgående mobilitet Vedtagelse af aftalepolitik for AU Brugerundersøgelse blandt forskere på AU Opgavespecifikation på grundlag af undersøgelsens resultater Snitflader til øvrige enheder afklares Funktions- og stillingsbeskrivelser Eksterne opslag Vedtagelse af meritpolitik for AU STADS modulet DIK udrulles 3.3 Projektbudget Ikke udarbejdet 4 Organisering 4.1 Projektorganisation Den overordnede styregruppe for projektet udgøres af vicedirektørområdets ledelsesgruppe, som består af vicedirektøren, funktionscheferne for internationalisering, forskning og talentudvikling samt de administrative centres fire funktionschefer for talent og forskning. På ph.d.-området nedsættes primo maj 2011 en udviklingsgruppe bestående af de udpegede teamledere for ph.d. og medarbejderrepræsentanter. Gruppen har til formål at udarbejde et koncist oplæg til den fremtidige organisering af ph.d.-området, herunder stille forslag om fastlæggelse af snitflader med øvrige vicedirektørområder. Endvidere vil gruppen give input til færdiggørelse af systemet PhD Planner og planlægge overgangen fra FUA/DELFI. Ph.d.-skolelederkredsen vil blive anvendt Side 8 af 10
som referencegruppe for udviklingsopgaven. Det overordnede ansvar for leverancen forankres hos ph.d.-teamlederne på AR og ST. På det internationale område nedsættes for hver specificeret leverance en projektgruppe med deltagelse af relevante teamledere fra Internationalt Center, internationaliseringsmedarbejdere på de fire administrative centre med kompetencer på området og hvor det er relevant repræsentanter fra AU Studieadministration. Det overordnede ansvar for leverancen forankres i Internationalt Center. For kompleks projektadministration nedsættes en udviklingsgruppe med deltagelse af vicedirektørerne for AU Talent og Forskning og AU Økonomi, funktionschefen for forskningsadministration, administrationschefen for ST samt en række medarbejderrepræsentanter fra Forskningsstøtteenheden med erfaring på området. Prodekanerne for forskning fungerer som referencegruppe med indflydelse på den skitserede brugerundersøgelse og det endelige design af administrationens service på området kompleks projektadministration. Det overordnede ansvar for leverancen forankres hos funktionschefen for forskningsadministration. 4.2 Projektdeltagere Navn Hjemhørende Titel Rolle Kristian Thorn AU-TF Vicedirektør Styregruppe Søren Trangbæk AU-ØK Vicedirektør Udviklingsgruppe for kompleks projektadministration John Westensee FSE Funktionschef Styregruppe / udviklingsgruppe for kompleks projektadministration Kirsten Wisborg HE Funktionschef Styregruppe / udviklingsgruppe for ph.d. Nikolaj Harbjerg Døssing BS Funktionschef Styregruppe Sonja Bonde AR Teamleder Udviklingsgruppe for ph.d. Lene Kjeldsteen ST Teamleder Udviklingsgruppe for ph.d. m.fl. 4.3 Medarbejderinddragelse Områdets medarbejdere vil blive tæt involveret i udviklingsopgaverne. Mål og fremdrift vil være genstand for drøftelse på alle medarbejdermøder. Ligeledes vil disse spørgsmål blive behandlet på vicedirektørområdets LSU, der forventes etableret i forsommeren 2011. Det påhviler alle repræsen- Side 9 af 10
tanter i udviklingsgrupperne løbende at inddrage medarbejdere med interesse i eller viden på det pågældende område. Dermed sikres, at relevant viden og alle kompetencer kommer i spil samt at berørte medarbejdere får indflydelse på egen arbejdssituation. Muligheden for at etablere en hjemmeside med information om fremdrift for udviklingsprojektet vil blive undersøgt. 4.4 Projektkontrol og risikostyring Den nedsatte styregruppe for vicedirektørområdet har det overordnede ansvar for projektets fremdrift. Der vil være fokus på at minimere risici for driftsforstyrrelser knyttet til omplacering af medarbejdere. Navnlig for kernefunktioner som ph.d.-administration og decentral håndtering af internationale studerende har styregruppen ansvar for, at vakancer hurtigt besættes og at arbejdet understøttes systemmæssigt og med klare procedurer. Risici med udspring i uklare snitflader mellem vicedirektørområderne vil blive håndteret i FALKkredsen. 5 Projektets økonomiske konsekvenser Der kan ikke opstilles nogen kommerciel business case for projektet. Side 10 af 10