Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...1 1. Indledning/generelle forhold...2 1.1 Ordregivende myndighed...2 1.2 Udbudsbekendtgørelse...2 1.3 Udbudsform...2 1.4 Udbuddets omfang...2 1.5 Kontaktperson...3 1.6 Kontrolbud...3 1.7 Sundhedsstyrelsens forbehold...3 1.8 Aftale...3 1.9 Aftaleindgåelse...3 1.10 Tilbudsgivers omkostninger...3 1.11 Tavshedspligt...3 2. Grundlag og udformning for tilbudsindhentningen...4 2.1 Opdeling af tilbuddet...4 2.2 Grundlag...4 2.3 Kalkulation af tilbud...4 2.4 Forbehold og alternative bud...4 3. Tildeling...5 3.1 Egnethedsvurdering...5 3.2 Valg af konsulenter...5 3.3 Tildelingskriteriet kvalitet...5 4. Afgivelse af tilbud herunder tidsfrister...7 4.1 Spørgefrist og supplerende oplysninger...7 4.2 Tilbudsfrist...7 4.3 Åbning af tilbud...8 4.4 Vedståelsesfrist...8 4.5 Underretning af de 8 tilbudsgivere...8 4.6 Præsentationsmøde...8 4.7 Underretning af alle tilbudsgivere...8 4.8 Standstill-periode og indgåelse af aftale...9 4.9 Ikrafttrædelse...9 Side 1 af 9
1. Indledning/generelle forhold 1.1 Ordregivende myndighed Sundhedsstyrelsen Enhed for ældre og demens Islands Brygge 67 2300 København S 1.2 Udbudsbekendtgørelse Nærværende udbud er offentliggjort ved fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til Supplement til Den Europæiske Unions Tidende den 30. august 2016. 1.3 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Udbudslovens afsnit 3 (LOV nr. 1564 af 15/12/2015). Der anvendes udbudsformen offentligt udbud. Udbuddet omfatter en rammeaftale med mere end en part. De konkrete køb under rammeaftalen foretages som direkte tildeling i henhold til rammeaftalens afsnit 6. 1.4 Udbuddets omfang Formålet med udbuddet er at indgå en række rammeaftaler med konsulenter, der skal indgå i Sundhedsstyrelsens demensrejsehold. Demensrejseholdet skal levere en målrettet og praksisnær opkvalificering af medarbejdere på en række af landets plejecentre. For yderligere beskrivelse se rammeaftalebilag 3: Kravspecifikation. Sundhedsstyrelsen forpligter sig i denne periode til at købe de omfattede ydelser hos de af rammeaftalen omfattede konsulenter på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt Sundhedsstyrelsen konstaterer behov for de pågældende ydelser. Sundhedsstyrelsen er således ikke forpligtet til køb af et på forhånd fastlagt omfang. Sundhedsstyrelsen forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af rammeaftalen omfattet ydelse ikke kan dække et særligt behov hos Sundhedsstyrelsen. Rammeaftalens maksimale budget til drift af demensrejseholdet er DKK ca. 4.460.000 eksklusiv moms. I løbet af 2017 og 2018 forventes der gennemført en række indsatsforløb på ca. 20 plejecentre i de udvalgte indsatskommuner. Side 2 af 9
1.5 Kontaktperson Sundhedsstyrelsen gennemfører udbuddet med konsulentbistand fra Dansk Servicerådgivning ApS. Al kommunikation vedrørende udbuddet skal rettes skriftligt til Dansk Servicerådgivnings kontaktperson, som er Stig Rytter. Se også punkt 5.1 vedrørende spørgefrist og supplerende oplysninger. 1.6 Kontrolbud Sundhedsstyrelsen afgiver ikke kontrolbud. 1.7 Sundhedsstyrelsens forbehold Sundhedsstyrelsen forbeholder sig ret til at annullere dele af eller det samlede udbud og/eller at gennemføre ny et nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. 1.8 Aftale Aftaleforholdet mellem parterne er bestemt af rammeaftale om honoraraflønning af konsulentbistand til demensrejseholdet. 1.9 Aftaleindgåelse Der indgås en rammeaftale med flere parter (konsulenter). 1.10 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Sundhedsstyrelsen uvedkommende. 1.11 Tavshedspligt Det samlede udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt af Sundhedsstyrelsen. Side 3 af 9
2. Grundlag og udformning for tilbudsindhentningen 2.1 Opdeling af tilbuddet Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Der skal afgives et samlet bud specificeret i henhold til afsnit 4 i nærværende udbudsbetingelser. 2.2 Grundlag Det samlede udbudsmateriale består rammeaftale om honoraraflønning af konsulentbistand til demensrejseholdet med følgende rammeaftalebilag: Bilag 1: Rettelsesskrivelse med spørgsmål/svar Bilag 2: Udbudsbetingelser (nærværende) Bilag 3: Kravspecifikation Bilag 4: Konsulentens tilbud Bilag 5: Tro- og love erklæring gæld til det offentlige Udbudsmaterialet er offentliggjort og kan hentes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside: http://sundhedsstyrelsen.dk/da/om-os/maal-og-opgaver/udbud/konsulentbistand-tildemensrejseholdet. 2.3 Kalkulation af tilbud Tilbudsgiver skal afgive tilbud ud fra det samlede udbudsmateriale som angivet i punkt 2.2. Hver tilbudsgiver kan alene byde ind med én konsulent. 2.4 Forbehold og alternative bud Hver tilbudsgiver er kun berettiget til at afgive ét tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i rammeaftalen og/eller øvrige krav som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål herom, jf. punkt 5.1, inden tilbuddet afgives. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver så vidt muligt angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning i stedet for. Sundhedsstyrelsen vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om Sundhedsstyrelsen vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Tilbudsgiver kan orientere sig om eventuelle ændringer i henhold til punkt 5.1. Side 4 af 9
3. Tildeling 3.1 Egnethedsvurdering Forud for tilbudsvurderingen foretager Sundhedsstyrelsen en egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, med baggrund i den fremsendte dokumentation som angivet nedenfor. Udfyldt og underskrevet tro- og love-erklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige (bilag 5 kan anvendes). Udfyldt og underskrevet tro- og love-erklæring skal vedhæftes tilbuddet. Kun tilbud fra tilbudsgivere, der har fremsendt dokumentation/oplysninger i henhold til ovenstående vil indgå i valg af konsulenter i henhold til punkt 3.2. 3.2 Valg af konsulenter Blandt de egnede tilbud, der opfylder ovenstående punkt 3.1, vil Sundhedsstyrelsen udvælge de 8 tilbudsgivere, der har de 8 bedste besvarelser af tildelingskriteriet kvalitet i punkt 3.3. Disse 8 tilbudsgivere inviteres alle til præsentationsmøde, se punkt 4.6. På præsentationsmødet har de 8 tilbudsgivere mulighed for at uddybe og underbygge det fremsendte tilbud på tildelingskriteriet kvalitet. Efter præsentationsmødet foretager Sundhedsstyrelsen en endelig evaluering af de 8 tilbud med henblik på at identificere de 6 konsulenter, som har afgivet de 6 bedste tilbud på tildelingskriteriet kvalitet. Disse 6 konsulenter tildeles hver en rammeaftale. 3.3 Tildelingskriteriet kvalitet Til brug for bedømmelsen af tildelingskriteriet kvalitet anvendes tilbudsgiverens besvarelse på rammeaftalebilag 4: Konsulentens tilbud for så vidt angår følgende punkter, som alle indgår i bedømmelsen: 1. Detaljeret CV på den konsulent, der skal udføre opgaver under rammeaftalen (der kan kun angives/tilknyttes en konsulent på rammeaftalen). CVét skal indeholde konsulentens uddannelsesmæssige baggrund og ansættelses-/ arbejdsforhold. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen dokumenterer relevant uddannelsesmæssig baggrund og arbejdserfaring. 2. Redegørelse for konsulentens personlige praktiske arbejdserfaringer med aktionslæring og praksisnær tilgang til læring. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen indeholder en beskrivelse af et eller flere relevante konkrete forløb konsulenten har afholdt og med hvilke resultater. 3. Redegørelse for konsulentens personlige erfaringer med at arbejde med Beboerkonferencen. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen indeholder en beskrivelse af et eller flere relevante Beboerkonference forløb konsulenten har afholdt og med hvilke resultater. Side 5 af 9
4. Redegørelse for konsulentens personlige erfaringer med at arbejde med personcentreret omsorgstilgang til mennesker med demens. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen indeholder relevante erfaringer og overvejelser omkring konsulentens holdning/vision til personcentreret omsorg. 5. Redegørelse for konsulentens personlige kompetencer og erfaringer med at arbejde med facilitering af læring og forandringsprocesser i grupper. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen indeholder en beskrivelse af et eller flere relevante konkrete forløb med uddybning af hvilke(n) tilgang(e) til procesfacilitering konsulenten har erfaring med og i hvilken grad. 6. Redegørelse for konsulentens kompetencer og erfaringer med at sikre ledelsesmæssig prioritering af forandringsprocesser og ledelsesmæssig forankring af forandringer. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen indeholder en beskrivelse af et eller flere relevante konkrete forløb hvor konsulenten har arbejdet med ledelsesmæssig forankring af forandringsprocesser. 7. Redegørelse for konsulentens personlige formidlingsmæssige kompetencer. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen dokumenterer solide formidlingsmæssige kompetencer og indeholder en beskrivelse af hvilke tilbagemeldinger konsulenten har fået fra kursister på dennes formidlingsevner. Til grund for tildelingen, ligger kun tilbudsgivers besvarelse på rammeaftalebilag 4: Konsulentens tilbud. Øvrige dokumenter som tilbudsgiveren måtte vedlægge tilbuddet, vil ikke indgå i bedømmelsen af tilbuddet. Side 6 af 9
4. Afgivelse af tilbud herunder tidsfrister 4.1 Spørgefrist og supplerende oplysninger Sundhedsstyrelsen opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til Stig Rytter, Dansk Servicerådgivning på e-mail stig.rytter@d-s-r.dk. Spørgsmål bør stilles inden spørgefristen som er den 22. september 2016 kl. 14:00. Spørgsmål, der modtages i henhold til ovenstående inden spørgefristens udløb, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil blive offentliggjort på Sundhedsstyrelsens hjemmeside på http://sundhedsstyrelsen.dk/da/om-os/maal-og-opgaver/udbud/konsulentbistand-tildemensrejseholdet senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristen. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret præcisering, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, herunder rammeaftalen, vil dette fremgå af rammeaftalebilag 1 rettelsesskrivelsen med spørgsmål-svar. Det er under hele udbudsprocessen tilbudsgiverens eget ansvar at orientere sig om spørgsmål/svar og supplerende oplysninger i kontraktbilag 1 rettelsesskrivelse med spørgsmål-svar. Herefter vil vilkårene for tilbudsafgivelse være endeligt fastlagt. 4.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 3. oktober 2016 kl. 14.00. Tilbuddet skal senest ved tilbudsfristens udløb være Sundhedsstyrelsen i hænde på følgende e-mail adresse: demensrh@sst.dk. I emnefeltet på mailen anføres: "TILBUD Demensrejseholdet". Tilbuddet skal indeholde: Udfyldt og underskrevet rammeaftalebilag 4: Konsulentens tilbud. Der opfordres til at bilaget fremsendes i samme fil-format (MS-Word), som det indgår i udbudsmaterialet (besvarelsen begrænset til 500 ord pr. redegørelse) Udfyldt og underskrevet rammeaftalebilag 5: Tro- og loveerklæring gæld til det offentlige Side 7 af 9
Bemærk: Øvrige dokumenter som tilbudsgiveren måtte vedhæfte tilbuddet, vil ikke indgå i bedømmelsen af tilbuddet. 4.3 Åbning af tilbud Rettidige modtagne tilbud åbnes samlet efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. 4.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgivers bud skal vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb eller indtil der er indgået endelige rammeaftaler. Vedståelsesfristen gælder uanset Sundhedsstyrelsens fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke før endelige rammeaftaler er underskrevet af begge parter. 4.5 Underretning af de 8 tilbudsgivere Det forventes, at underretning om udvælgelse af de 8 tilbudsgivere der udvælges til præsentationsmøde kan udsendes den 14. oktober 2016. Underretningen udsendes til den e-mail adresse tilbudsgiveren har oplyst i tilbuddet. 4.6 Præsentationsmøde De 8 tilbudsgivere der er udvalgt til præsentationsmøde i henhold til punkt 3.2 inviteres til forhandlingsmøde på Sundhedsstyrelsen. Med forbehold for ændringer forventes planen for præsentationsmøderne at se sådan ud: 26. oktober 2016: 09:00 09:30 tilbudsgiver 1 09:45 10:15 tilbudsgiver 2 10:30 11:00 tilbudsgiver 3 11:15 11:45 tilbudsgiver 4 12:30 13:00 tilbudsgiver 5 13:15 13:45 tilbudsgiver 6 14:00 14:30 tilbudsgiver 7 14:45 15:15 tilbudsgiver 8 Det konkrete tidspunkt meddeles den enkelte tilbudsgiver i underretning i henhold til punkt 4.5. 4.7 Underretning af alle tilbudsgivere Endelig underretning af alle tilbudsgivere om resultatet af udbuddet forventes udsendt uge 44, 2016 til den e-mail adresse tilbudsgiveren har oplyst i tilbuddet. Side 8 af 9
Samtidig udsendes betinget accept til de vindende tilbudsgivere. Endelig accept vil først være gældende ved parternes underskrift af rammeaftalen. 4.8 Standstill-periode og indgåelse af aftale I henhold til Udbudslovens 188, stk. 3 indtræder der en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter datoen, hvor underretningsskrivelse er udsendt, til endelig leveringsaftale kan indgås. Endelig aftale anses ikke for indgået, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter. 4.9 Ikrafttrædelse De endelige rammeaftaler er gældende fra den 1. december 2016. Side 9 af 9