NOTAT Fællescenter HR og Projekt 05.03.2012 rdve Sag nr. 11/6006 Nr. Afsender Høringssvarenes indhold Forvaltningens bemærkninger 1. Skolebestyrelsen, Suldrup Skole Bakker op om Politik for indkøb og udbud pga. indbyggede stordriftsfordele. Vigtigt med dialog med decentrale brugere inden der indgås bindende aftaler. Når der gennemføres udbud sikres kvaliteten af udbudsmaterialet generelt ved inddragelse af brugere i forbindelse med udarbejdelse af dette. Der vil i strategien for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser blive fastlagt retningslinjer for denne brugerinddragelse og eventuel dialog med leverandører inden udarbejdelse af udbudsmateriale. Vigtigt, at sætte sig ind i det konkrete arbejde og de konkrete funktioner, når laves udbud/udlicitering, således at der kun laves udbud, hvor det giver mening. Som oplyst i Politik for indløb og udbud pkt. 7.1 skal kommunen i forbindelse med udbud af driftsopgaver overholde den gældende MED aftale. Dette indebærer efter medaftalens 7.2, at medarbejderne skal orienteres om påtænkte udliciteringer, og at der skal være mulighed for at drøfte disse, inden ledelse og/eller Byråd træffer beslutning. Om muligt vil der i den påtænkte strategi for udbud af driftsopgaver være yderligere retningslinjer for inddragelse af medarbejderne ved udliciteringsbeslutninger. 2. Hovedudvalget (HU) Tager Politik for indkøb og udbud til efterretning. Vigtigt, at sætte fokus på kvalitetsopfølgning. Efter indgåelse af kontrakt foretages der kontraktopfølgning som udgangspunkt efter 6 måneder og derefter årligt. Kontraktopfølgningen omfatter blandt andet kontrol at vilkår og kvalitetsopfølgning. Kvalitetsopfølgningen sker i samarbejde mellem institutioner og indkøb på baggrund af institutionernes input herom. Det er vigtigt at institutionerne kommer med input, da de besidder den faglige viden vedr. tilfredsheden med kvaliteten. - 1 -
3. Skolebestyrelsen/Lokale MED-udvalg, Skørping Skole 4. Sektor MED, Pleje og omsorg. 5. Bestyrelsen, Øster Hornum Børneunivers Tilfredshed med medarbejderinvolvering. Tilfredshed med social ansvarlig ageren. Vigtigt med central opfølgning i forhold til at sikre, at pris og kvalitet står mål med aftalerne. Aftalerne må ikke skabe barrierer og stivhed i den daglige drift. Hvordan udmøntes besparelsen i forhold til de lokale kontraktholdere? Betalingsbetingelserne i Politik for indkøb og udbud er forringede i forhold til Rebild Kommunes tidligere betalingsbetingelser. Politikken skal have respekt for institutionernes dagligdag, således at den ikke udgør en hindring for det daglige arbejde og/eller den faglige kvalitet. Åbenhed overfor, at institutionerne også kan have egne indgåede aftaler (lokal håndværker, handle lokalt etc.). Positiv overfor intentionen om en arbejdsgruppe ved gennemførelse af udbud. Der henvises til svaret under pkt. 2, 2. afsnit. Ved udbud af de centrale indkøbsaftaler vil der - bl.a. ved bruger inddragelse - blive taget hensyn til, at aftalerne ikke skaber barrierer i den daglige drift. Der vil eventuelt blive medtaget yderligere bestemmelser herom i strategien for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. I forbindelse med Budgettet for 2011 blev det besluttet at besparelser ved indgåelse af indkøbsaftaler, skal trækkes på de berørte centre. Udmøntningen sker via dialog med centerchefen for det berørte center og centerchefen for Økonomi. Det er efter EU s Betalingsdirektiv art. 4 et krav, at alle offentlige myndigheder overholder betalingsbetingelserne 30 kalenderdage efter modtagelse af faktura. Direktivet forventes implementeret i dansk lovgivning senest i 2013, og Politikken for indkøb og udbud skal derfor tage højde for dette. Teksten i pkt. 1.7 i bilag 2 til Politikken for indkøb og udbud er dog tilrettet i overensstemmelse med direktivets tekst. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 3, 2. afsnit. Hvis der for kommunen samlet set handles under de fastsatte tærskelværdier kan de enkelte institutioner eksempelvis selv vælge hvilke håndværkere de vil benytte. Hvis der er indkøbsaftaler på et område skal disse dog benyttes. - 2 -
6. Skolebestyrelsen/MEDudvalg, Karensmindeskolen. 7. MED-udvalg, Børnehuset 100 meter skoven/vaskebjørnen Vigtigt med løbende brugerinddragelse. Opnåede provenuer bør tilfalde institutionerne frem for kommunekassen. Der skal sikres tæt opfølgning i forhold til, hvorvidt de forventede provenuer også realiseres. Sikre, at de centralt indgåede aftaler ikke skaber afledte merudgifter på institutionerne. Positive overfor intentionen om social ansvarlighed og miljøbevidsthed men savner præcisering af, hvad det indebærer. Det er vigtigt, at de beskrevne varer er tilgængelige og kan leveres. Vigtigt med overskuelighed ift. priser, levering etc. Fakturaer skal være gennemskuelige. Den tekniske del skal fungere hensigtsmæssigt. Politikken er ikke gennemskuelig. Det er ikke synligt hvorfor vinderen af udbudsrunden har vundet og hvilke kriterier anvendes. Anvendes alene økonomi, eller anvendes der også andre kriterier? Det skal være let og gennemskueligt, således at det ikke bliver for ressourcekrævende (tidsrøver). Giver ikke mangfoldighed, når man skal bruge de samme firmaer. Hvor er medbestemmelsen og kreativiteten? Der henvises til bemærkningerne under pkt. 1. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 3, 3. afsnit. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 2, 2. afsnit. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 3, 2. afsnit. Politikken for indkøb og udbud vil blive uddybet i strategierne for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver. Der henvises til bemærkninger under pkt. 3, 2. afsnit. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 5, sidste afsnit. Som angivet i Politik for indkøb og udbud pkt. 4.1 vil Rebild Kommune som udgangspunkt anvende tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der både vurderes på pris og andre kriterier som kvalitet, service eller sortiment. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 3, 2. afsnit. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 5, 2. afsnit. - 3 -
8. Skolebestyrelsen/MEDudvalg, Skibstedskolen 9. Skolebestyrelsen, Ravnkilde Skole 10. Skolebestyrelsen, Haverslev Skole Dilemma: At der indgås bindende indkøbsaftaler for x antal kroner samtidigt med at der indføres indkøbsstop. Finder politikken god. Skolen anvender mange specialprodukter, som der også kunne ønskes konkurrenceudsat. Anvender lokale forretninger i den daglige træning af eleverne håber fortsat at kunne gøre dette. Tilslutter sig aftalen. Håber på fleksibilitet i forhold til lokale småindkøb. Tilfredshed med at indkøbsaftaler betyder bedre priser. Vigtigt med mulighed for lokale småindkøb. Indkøbsaftalerne indgås ud fra en estimeret årlig omsætning, og det er angivet i udbudsmaterialerne, at omsætningen alene er vejledende. Uanset at kommunens indkøb af specialprodukter måtte være under tærskelværdierne for udbud kan købet konkurrenceudsættes. Hvis der skal ske konkurrenceudsættelse kræver dette dog at indkøb modtager input fra institutionerne herom, og at det i øvrigt er fagligt relevant at konkurrenceudsætte. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 5, 2 afsnit. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 5, 2 afsnit. Der henvises til bemærkningerne under pkt. 5, 2 afsnit. 11. Print & Grafik Man kan udarbejde en udbudsside på hjemmesiden eller fremsende udbud pr. mail til virksomhederne. Fordel, hvis ikke udbuddene samles i alt for store samlede puljer. På Rebild Kommunes hjemmeside under punktet Indkøb og Udbud kan kommunens aktuelle udbud ses og mulige leverandører kan hente udbudsmaterialer mv. Om muligt vil der blive taget stilling til dette i forbindelse med udarbejdelsen af strategierne for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver. 12. Erhvervsrådet Sociale klausuler bør gælde alle indkøbsopgaver. Rebild Kommunes anvendelse af sociale klausuler i forbindelse med udbud vil blive beskrevet nærmere ved udarbejdelsen af strategierne for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver samt udbud af bygge- og anlægsopgaver. 13. Børnehaverne i Rebild Udbud må ikke være for ressourcekrævende og der Der henvises generelt for til bemærkningerne under pkt. 1, - 4 -
Syd skal være sammenhæng mellem indkøbt produkt og anvendelighed for slutbrugerne (f.eks. toiletpapir, som små børn ikke kan rive fra hinanden/blyanter, der knækker/legetøj, der går i stykker). Institutionerne skal have bedre indsigt i aftalerne. Vigtigt med brugerinddragelse. Vigtigt at etablere et link mellem de besluttende parter og slutbrugerne. Pris bør ikke kun være afgørende faktor kvalitet og funktionalitet skal medprioriteres. Virker absurd at regningen for manglende indkøb sendes til dem, der forsøger at overholde aktuelt forbrugsstop. 1. afsnit. Høringssvaret giver i øvrigt anledning til følgende bemærkninger: Der henvises til det anførte under pkt. 7, 2. afsnit. 14. Bestyrelsen/MED-udvalg, Kronhjorten. 15. Skolebestyrelsen/MEDudvalg, Bavne 16. Sikkerhedsleder, Aase Grønhøj 17. Centerchef Per Bo Christensen, Fællescenter IT og Digitalisering Besparelsespotentialet bør blive lokalt hos dem, der har forbruget. På den måde skabes motivation og ejerskab overfor indgåede aftaler. Politikken bør ikke være så stram, at den sætter bindinger på lokale indkøbsmuligheder. Der bør laves et lokalt råderum til lokale aftaler. Politikken tages til efterretning. Arbejdsmiljø må ikke glemmes. Det skal sikres, at der i tilknytning til lovliggørelse af køb er mulighed for, at: 1) Gennemføre køb via udbud af aftaler, hvor udbudsforpligtelsen er afløftet (SKI, FM, Der henvises til det anførte under pkt. 5, 3. afsnit. Der henvises til det anførte under pkt. 5, 2. afsnit. Der henvises til det anførte under pkt. 5, 2. afsnit. Ingen bemærkninger Taget til efterretning. I punkt 2. er det tilføjet, at Rebild Kommune i forbindelse med indkøb og udbud skal fremme sikre og sunde arbejdspladser. Politik for indkøb og udbud er ikke til hinder for, at udbudspligten afløftes ved at anvende aftaler der er udbudt gennem SKI, Finansministeriet eller andre Indkøbssamarbejder. - 5 -
Indkøbssamarbejder). 2) Gennemføre miniudbud under de aftaler, hvor udbudsforpligtigelsen er afløftet, og som giver mulighed for dette. 3) Gennemføre eget EU udbud. - 6 -