Organisationshåndbog. 1. Om organisationshåndbogen 2. 2. Den politiske udvalgsstruktur 2. 3. Overordnet organisationsplan 2

Foreløbig revision juni 2011 1 Organisationshåndbog 1. Om organisationshåndbogen 2 2. Den politiske udvalgsstruktur 2 3. Overordnet organisationsplan 2 4. Principper bag Esbjerg Kommunes organisation 3 5. Overordnet ansvars- og kompetenceplan 7 6. Overordnede styringsprincipper 13 7. Direktionens årsplan 17 8. Ledelse ved Esbjerg Kommune 19 9. fdelingschefmødet 22 10. Lederforum 24 11. Tværgående grupper 12. Kommunaldirektørens krav og forventninger 25 26 13. Forretningsorden for Direktionens virksomhed 28 14. Stillingsbeskrivelse for Kommunaldirektøren 31 15. Stillingsbeskrivelse for Direktører 33 16. Stillingsbeskrivelse for fdelingschefer 35 17. Principper og forretningsgange ved organisationsændringer 37

Foreløbig revision juni 2011 2 1. Om organisationshåndbogen Organisationshåndbogen indeholder der overordnede og formelle rammer for Esbjerg Kommunes organisering, styring og ledelse. Det anbefales, at den enkelte forvaltning supplerer organisationshåndbogen med beskrivelse af egen organisation, fx i form af detaljerede organisationsplaner og stillingsbeskrivelser. Organisationshåndbogen vil løbende blive udbygget såfremt der udformes fælles kommunale overordnede rammer for den overordnede organisation, styring og ledelse. Håndbogen er senest revideret i aug. 2009. Enkelte dokumenter foreligger i særskilte dokumenter. Det fremgår af de enkelte afsnit. 2. Den politiske udvalgsstruktur Strukturen foreligger i særskilt dokument og kan findes på EK-net. 3. Overordnet organisationsplan Organisationsplanerne for hele kommunen til og med niveau 3 kan findes på EK-net.

Foreløbig revision juni 2011 3 4. Principperne bag Esbjerg Kommunes organisation Principperne bag den nye Esbjerg Kommunes organisation blev besluttet politisk med baggrund i et notat af 11. maj 2005. Principperne blev tiltrådt i uændret udgave af Sammenlægningsudvalget primo 2006. De vedtagne principper fremgår nedenfor. I forbindelse med en evaluering af kommunens overordnede organisation i 2007 blev nedenstående principper videreført, men også suppleret med enkelte nye principper. Det fremgår til slut i dette afsnit. Principper vedr. samspillet mellem det politiske og administrative niveau De politisk tiltrådte principper vedr. samspillet mellem det politiske og administrative niveau er: Indstillinger til det politiske niveau sker via direktionen og/eller på direktionens vegne lle sager til det politiske niveau er fuldt afklaret internt (fag, økonomi, personale, jura osv.) forinden fremlæggelse for fagudvalg/byråd Der etableres en enhedsforvaltning Principperne tilsigter, at det politiske arbejde i udvalg og byråd behandler sager efter indstilling fra en samlet Direktion. Visse vidtgående og komplekse sager kræver typisk en koordinering på tværs af direktørområderne - både af faglige forhold, men også konsekvensfelter vedr. økonomi, jura og personale. En sådan tværgående koordinering stiller krav til indretning af den administrative organisation. Det kan afføde behov for centrale sekretariater i de enkelte Direktørområder som koordinerer internt i Direktørområdet og mellem Direktørområderne. Principper vedr. etablering af en Direktion De politisk tiltrådte principper vedr. etablering af en Direktion er: Direktionen består af mindst fire medlemmer ledet af en kommunaldirektør hvortil de øvrige har reference Principper vedr. ledelse Det politisk vedtagne princip for Ledelse indebærer, at det 2-delte lederskab gælder for alle ledere ved Ny Esbjerg Kommune. Det 2-delte lederskab indebærer, at enhver leder uanset niveau og fagligt område samtidig skal sikre: en hensigtsmæssig og løbende drift af eget ledelsesområde

Foreløbig revision juni 2011 4 have opmærksomheden rettet mod det fællesskab hvori ledelsesområdet indgår Det er direktionens opfattelse at det 2-delte lederskab fordrer en positiv og aktiv ledelse, hvor den enkelte leder får størst muligt ansvar og handlefrihed. Overordnet organisationsstruktur De politisk tiltrådte principper vedr. den overordnede organisationsstruktur er: Der etableres et antal forvaltninger Organisationen opbygges decentralt med færrest mulige niveauer Det er direktionens opfattelse, at den overordnede organisationsstruktur skal sikre en hensigtsmæssig balance mellem organisationens bredde (antal direktørområder) og dybde (antal ledelsesniveauer). fvejningen heraf hænger bl.a. sammen med at sikre, at organisationen indeholder den nødvendige ledelseskraft i Ny Esbjerg Kommune. Hvad angår indretning af de enkelte direktørområder er direktionen af den opfattelse, at der efter behov skal etableres sammenhængende fdelinger indenfor hvert direktørområde. Kriteriet for etablering af såvel Direktørområder og fdelinger er: Sikring af et hensigtsmæssigt samspil med den politiske udvalgsstruktur Opgaverelaterede forhold som opgavetyngde, faglig bæredygtighed, opgavemæssig slægtskab, mv. Som nævnt skal organisationen indrettes, så der sikres et hensigtsmæssigt samspil mellem de politiske udvalg og den administrative organisation uden det dog betyder, at der behøver at være en entydig parallelitet mellem et udvalg og et direktørområde. Overordnet styringskoncept Den politiske styregruppe har tiltrådt følgende principper for et overordnet styringskoncept ved Ny Esbjerg Kommune: Organisationen opbygges med størst mulige frihedsgrader Der anvendes efter behov kontraktstyring, dialogstyring og værdistyring Der etableres en evaluerings enhed Det er direktionens opfattelse, at der i forhold til det politiske niveau

Foreløbig revision juni 2011 5 skal være et fælles overordnet økonomisk styringsredskab, så det politiske niveau kan foretage prioriteringer på tværs af de faglige områder. Intentionerne bag det fælles styringskoncept er at skabe størst mulige frihedsgrader til den enkelte institution / afdeling. Direktionen finder desuden, at den enkelte direktør efter behov og indenfor en servicestrategi, kan supplere den overordnede økonomiske styring med andre styreredskaber, fx kontraktstyring, dialogstyring, værdistyring, udlicitering, Bestiller-Udførermodellen osv. Styringsbegrebet omfatter også koncernpolitikker på de faglige og tværkommunale områder. Det er direktionens ansvar at vurdere behovet for koncernpolitikker, samt at udarbejde disse med henblik på, at direktionen evt. forelægger dem for det politiske system til godkendelse. Store frihedsgrader indebærer en vid decentralisering og i en kommune af Ny Esbjerg Kommunes størrelse afføder det behov for en systematisk tilbagemelding til direktionen. Direktionen er af den opfattelse, at princippet om en centralt placeret evalueringsfunktion kan opfylde dette behov. Supplerende principper - Evaluering af Esbjerg Kommunes overordnede struktur i 2007 Esbjerg Kommunes overordnede organisering blev evalueret i 2007 som opfølgning på den gennemførte kommunesammenlægning. Ovennævnte principper blev i den forbindelse videreført, og der blev yderligere tilføjet nye principper for kommunens overordnede organisering. Økonomiudvalget tiltrådte på sit møde den 15. Dec. 2007 følgende principper som herefter gælder for kommunens overordnede organsering: 1. Enhedsforvaltningen fortsætter. 2. Direktionen består af fem medlemmer ledet af en kommunaldirektør, hvortil de øvrige har reference. 3. For alle ledere gælder 2-delt lederskab. 4. Der etableres højst 5 forvaltninger. 5. Der er som udgangspunkt en direktør pr. udvalg. En direktør kan evt. betjene flere udvalg. 6. Organisationen er decentral med færrest mulige niveauer og med maksimale frihedsgrader.

Foreløbig revision juni 2011 6 7. Fra drift til strategisk udvikling. 8. Kontinuitet i den løbende udvikling af organisationen. 9. Der anvendes efter behov kontraktstyring, dialogstyring og værdistyring. 10. Evalueringsenheden indgår som en naturlig del af kommunens løbende drift og udvikling. 11. Indstillinger til det politiske niveau sker via direktionen og/eller på direktionens vegne. 12. lle sager til det politiske niveau er fuldt afklaret internt (fag, økonomi, personale, jura osv.) forinden fremlæggelse for fagudvalg/byråd. I forhold til de hidtidigt gældende principper henvises specielt til de ny principper 7 og 8 som retningsgivende for den videre udvikling af kommunens overordnede organisering. Principperne skal som nævnt i beslutningsgrundlaget ses som ønsket om et perspektivskifte i kommunen fra drift til udvikling.

Foreløbig revision juni 2011 7 5. Overordnet ansvars- og kompetenceplan for Esbjerg Kommune Den overordnede ansvars- og kompenteceplan for Esbjerg Kommune er tiltrådt af Direktionen og efterfølgende forelagt Sammenlægningsudvalget primo 2006. Opgaverne i skemaet nsvars- og kompetenceplanen omfatter de centrale opgaver i samspillet mellem linje og stab. Planen omfatter alene det administrative samspil. En række af opgaverne hvor Direktionen / dministrerende direktør beslutter (jf. symbolet B) skal indstilles til og besluttes endeligt i det politiske system. lle opgaver er ikke beskrevet, men der er lagt vægt på at inddrage væsentlige (koncernpolitiske) og signalprægede opgaver. Opgaverne er koncentreret om de områder som typisk er knyttet til en kommunes centrale forvaltning. Desuden omfatter planen opgaver, som specifikt knyttet til kommunaldirektøren. nsvars- og kompetencesymboler: : nsvar og initiativpligt B: Beslutning M: Skal medinddrages R: Rådgivning (kan medinddrages) U: Udføre ( ): Efter behov Der er i brugen af symbolerne lagt vægt på at reducere brugen mest muligt ligesom brugen af symbolerne tager udgangspunkt i den almindelig delegation. Det bemærkes, at der er udarbejdet en udmøntning af ansvars- og komptenceforholdene for opgaverne på personaleområdet. Denne plan ligger på EK-net under Personale Klik her.

Foreløbig revision juni 2011 8 Opgaver vedr. betjening af politikere og Direktion Direk Fag. tion forv. Sekretariatsbetjening af Byråd, Økonomiudvalg, Bevillingsnævn, Beredskabskommission, Huslejenævn, Lokalnævn, Klagenævn vedr. hjælpemidler, Børn- og Ungeudvalg, Beboerklagenævn, Fonde *) Sekretariatsbetjening af fagudvalg M/U Sekretariatsbetjening af Borgmester Kom. Dir. Fælles- Forv. Servicering af Borgmester vedr. Esbjerg Kommune som helhed Servicering af byrådsmedlemmer samt diverse øvrigt udpegede Sekretariatsbetjening af Kommunaldirektør Udforme dagsorden til/referater fra Direktionsmøder U Opgaver vedr. det juridiske område Direk tion Fag. forv. Kom. Dir. Fælles- Forv. fgørelser på det juridiske område M/U Udtalelser på det juridiske område til sager fra forvaltninger til politisk behandling nalyseopgaver på det juridiske område R Rådgivnings- samt analyse og projektopgaver U for forvaltningerne Principper for sagsbehandling B M Beslutninger om at føre retssag Etablering af kontakt til advokater

Foreløbig revision juni 2011 9 Opgaver vedr. Information Direk tion Fag. forv. Kom. Dir. Fælles- Forv. Esbjerg Kommunes Informationspolitik B U Informationsopgaver for borgmesteren Opgaver vedr. Økonomi Planlægge, igangsætte og koordinere udarbejdelse af budget og årsregnskab, budgetrevisioner m.v. for hele Esbjerg Kommune Udarbejde budget og regnskab og budgetrevision i de enkelte direktørområder Udtalelser (økonomisk sagsbehandling) til sager fra forvaltninger til politisk behandling Støtte til sagsbehandling på det økonomiske område Koordinering af budget, regnskab og budgetrevisioner på politikområder under Økonomiudvalget Finansområdet, herunder budget, budgetopfølgning, regnskab og sagsbehandling (konto 7 og 8) Udvikling af Esbjerg Kommunes overordnede økonomistyring, herunder Kasse- og Regnskabsregulativet Direk Fag. Kom. Fællestion forv. Dir. Forv. B M M R R /U B M nalyseopgaver, som igangsættes af det B (M) /U økonomiske område Rådgivnings- samt analyse og projektopgaver U for forvaltningerne Generel statistik samt nøgletal M /U Vedligeholdelse og udvikling af kontoplan R /U Intern revision Opfølgning på intern revision R Opfølgning på revisionsberetninger, herunder kontakt med den eksterne revision Tværgående økonomisystemer anskaffelse og udvikling Supportering af brugerne af de tværgående økonomisystemer B M /U M /U

Foreløbig revision juni 2011 10 Opgaver vedr. Løn- og Personale Direk tion Fag. forv. Kom. Dir. Fælles- Forv. Overordnet personalepolitik og delpolitikker B /U Personaleadministrative opgaver og forhandlinger /U R med decentral kompetence Personaleadministrative opgaver og forhandlinger M /U med central kompetence Overordnet lønpolitik og Lønpolitisk Redegørelse B /U Forhandling med personaleorganisationer M /U vedr. Forhåndsaftaler Budgetlægning og -opfølgning vedr. løn R/U Indsendelse af lønoplysninger til den løbende lønproduktion Lønproduktion, statistik, udtræk mv. /U R /U Overordnet organisationsudvikling B U Organisationsændringer i forvaltningerne () R nalyseopgaver, som igangsættes af løn- og R /U personaleområdet Rådgivnings- samt analyse og projektopgaver U for forvaltningerne Udtalelser til sager fra forvaltninger til politisk M /U behandling Internt udbudte tværgående kurser (kursusplanlægning, R /U kursusafvikling m.v.) Centrale og koordinerende opgaver vedr. M /U rbejdsmiljø og Sikkerhed dministration af rbejds- og Tingskader M Stillingsopslag udarbejdelse R Stillingsopslag kvalitetssikring og indrykning M

Foreløbig revision juni 2011 11 Opgaver vedr. Indkøb Direk tion Fag. forv. Kom. Dir. Fælles- Forv. Indkøbspolitik B U Indgåelse af indkøbsaftaler og udbud (varekøb) M nvendelse af indkøbsaftaler R Opgaver vedr. IT Direk tion Fag. forv. Kom. Dir. Fælles- Forv. IT-Strategi B M /U Overordnet IT-sikkerhed B U Daglig IT-sikkerhed U IT-indkøb Central driftsafvikling R Lokal IT-drift (IT-koordinatorernes arbejdsfelt) M Fastlæggelse af serviceniveau B M /U IT-arkitektur B R /U Systemejerskab Fællessystemer R Systemejerskab Fagsystemer M Telefoni for Esbjerg Kommune som helhed

Foreløbig revision juni 2011 12 Opgaver vedr. Rådhusdrift Rådhusdrift (lager, mangfoldiggørelse, telefonomstilling, kantine, budtjeneste, fysisk postfordeling mv.) Lokaleforsyning på det administrative område Lokaleindretning på det administrative om- Direk tion Fag. forv. Kom. Dir. B R B R Fælles- Forv. råde, herunder vedligehold og ombygning Rengøring er organisatorisk placeret i Kultur & Borgerservice. nsvaret for Rengøring skal ses som et centralt ansvar for hele Esbjerg Kommune. Øvrige opgaver Valg til byråd, folketing og folkeafstemning Direk tion Fag. forv. Kom. Dir. Fælles- Forv. Valg til handicapråd, ældreråd, regionsråd M mv. Postbehandling B /U Forsikringer og risikovurdering M /U Venskabsbysamarbejde Evalueringsfunktion M/U M/U Det kommunale arkiv Opgaver som henføres til Kommunaldirektøren Direk- Fag. Kom. Fællestion forv. Dir. Forv. Overordnet repræsentation af Esbjerg Kommune som helhed udadtil M R EU-politik, herunder koordination af kommunens engagement, Vækstplan, Lands- og regionplan samt erhvervs- og turistpolitik Planstrategi og politikker der indgår heri (Hovedstruktur) M U U

Foreløbig revision juni 2011 13 6. Styringskoncept Esbjerg Kommune vil med sin ramme for politikker styre organisationen gennem færrest mulige entydige politikker. Politikkerne udmøntes i Strategier 1 ) som er handlingsanvisende og som tydeliggør de fastsatte mål 2 ). Kommunens politikker indeholder tydelige politisk og administrativt fastsatte mål. Styringskonceptet sikrer, at de intentioner som Byrådet har fastlagt i politikkerne konkretiseres og at de dokumenteres gennem resultatopfølgning. Rammen for kommunens politikker omfatter 3 niveauer: Politikniveauet er en overordnet paraply som gælder for hele kommunen eller en større dele af organisationen, dvs. alle borgere samt alle ansatte ved kommunen Strateginiveauet gælder typisk for en afgrænset gruppe af kommunens borgere og/eller ansatte, og oversætter og forankrer politikkerne. Retningslinjer og værktøjer er redskaber til at operationalisere og implementere konkrete politikker og/eller strategier. Ved påtænkte nyetableringer indenfor rammen, bør det derfor nøje overvejes om der er tale om en politik, strategi eller snarere en retningslinje/værktøj, dette for at understøtte målet om forenkling og færrest mulige politikker. Udvikling & Evaluering er koordinerende i forhold til Direktionen vedr. påtænkte nyetableringer af politikker som efterfølgende skal godkendes i Direktionen. Niveauerne i styringskonceptet er nærmere kommenteret nedenfor: Politikker og strategier 1 ) Strategi opfattes her som et niveau i styringskonceptet. Hvad angår navngivning af de enkelte strategier kan alternative betegnelser forekommer af lov- og aftalemæssige grunde, fx Kasse- og Regnskabsregulativet. 2 ) Planstrategi og kommuneplan med tilhørende sektorplaner er holdt ude af nærværende koncept og har sit eget særlige forløb.

Foreløbig revision juni 2011 14 I nedenstående oversigt er niveauerne Politik og Strategi nærmere karakteriseret og afgrænset. Politikker Strategier Karakter Overvejende holdningspræget karakter Overvejende konkrete og anvisende, men kan også indeholde holdningsmæssige elementer Dækningsområde Tidshorisont Nyetablering Udarbejdelse Godkendelse og revision Implementering Kommunikation Overordnede og tværgående. Gælder for hele kommunen eller for større opgaveområder, der så vidt muligt svarende til et politikområde, jf. budgettet Langsigtede og robuste i forhold til ændrede krav fra omgivelserne horisont for revision er starten af hver byrådsperiode Nyetablering kan ske politisk, men er i praksis ofte delegere til administrationen. nsvar og tovholderfunktion er placeret i den fagansvarlige forvaltning. Da politikker gælder for hele kommunen skal tovholder inddrage relevante interne og evt. eksterne interessenter i udarbejdelsen. Følger som udgangspunkt byrådsperioden og godkendes / revideres af Byrådet i starten af en ny byrådsperiode. Delegation kan forekomme. Den politikansvarlige forvaltning skal understøtte og følge op på implementeringen fx via konkrete handleplaner, monitorering og evaluering. lle politikker skal være tilgængelig på kommunens hjemmeside samt EK- Gælder for afgrænsede brugergrupper eller opgaveområder Udarbejdelse og revision kan ske kortsigtet med baggrund i ændrede signaler fra omverdenen Nyetablering kan ske politisk, men er i praksis ofte delegere til administrationen. Direktionen skal have en periodisk status over kommunens strategier. nsvar og tovholderfunktion er placeret i det fagligt ansvarlige arbejdsområde. Inddragelse af evt. interne (og eksterne) interessenter skal overvejes. Godkendes som udgangspunkt af fagudvalget og i visse tilfælde af Byrådet. Kompetencen kan også være delegeret til Direktionen. Følger Byrådsperioden, men kan også revideres ad hoc. Det strategiansvarlige arbejdsområde skal understøtte og følge op på implementeringen fx via konkrete handleplaner, monitorering og evaluering. lle strategier skal være tilgængelig på EK-nettet og i nogle tilfælde på

Foreløbig revision juni 2011 15 Dokumentation, monitorering og evaluering Løbende status net. Opbygningen på hjemmesiden skal understøtte sammenhængen mellem politik og strategier. Der udarbejdes en særskilt kommunikationsplan for politikken, herunder fx hvordan relevante interessenter skal involveres og informeres. En politik skal indeholde plan for opfølgning på resultater og evt. evaluering. Udvikling & Evaluering forelægger Direktionen en periodisk status over kommunens politikker og strategier. kommunens hjemmeside (dog ikke internt rettede strategier). I tilknytning til den enkelte Strategi afklares, om der skal udarbejdes særskilt kommunikationsplan, herunder fx hvordan relevante interessenter skal involveres og informeres. En strategi skal indeholde plan for opfølgning på resultater og evt. evaluering. Udvikling & Evaluering forelægger Direktionen en periodisk status over kommunens politikker og strategier. Retningslinjer og Værktøjer Konceptet for kommunens politikker er bygget op om de to øverste niveauer - Politik og Strategi. Konceptets konkrete og daglige brug sker imidlertid typisk gennem Retningslinjer / Værktøjer fx konkrete anvisninger, blanketter og vejledninger som bruges i opgaveløsningen og af borgerne. Den fagansvarlige forvaltning har ansvar for at fastlægge målgruppe og forpligtelser vedr. brug af Retningslinjer / Værktøjer. Lederansvar Medarbejdere ved kommunen bør have ejerskab til de overordnede holdninger i de mest tværgående politikker, dog primært ledere, jf. det to-delte lederansvar. Formidling nsvaret for at formidle de relevante Politikker, Strategier og Retningslinjer og Værktøjer påhviler den forvaltningsansvarlige. Formidlingen skal ske med bevidst brug af inter- og intranet samt andre informationskanaler, og skal ske målrettet i forhold til de forskellige målgrupper. Udformning af Politikker Med henblik på at fremme overskuelighed, ensartethed og gennemsigtighed er nærværende koncept for politikker suppleret med følgende rammer for udformning af politikkerne: o o o o Overordnede og tværgående holdninger Mål / visioner som uddyber de overordnede holdninger Målgruppe for politikken (borgere og ansatte) Tidshorisont (i forhold til revision som udgangspunkt byrådsperioden)

Foreløbig revision juni 2011 16 o Rammer i øvrigt: nsvar for udarbejdelse, inddragelse i udarbejdelse, implementering, formidling samt opfølgning og dokumentation Omfanget af en politik skal begrænses mest muligt, idet uddybninger i stedet skal indtænkes i tilknyttede strategier, retningslinjer eller ledsagende informationer i øvrigt. For bl.a. at sikre en hensigtsmæssig forankring og ensartethed i politikkerne, kan der med fordel skeles til kommunens kommunikationspolitik og designmanual.

Foreløbig revision juni 2011 17 7. Direktionens årsplan Formål Direktionen realiserer koncernpolitikker og mål gennem årlige, tværgående indsatser af betydning for hele kommunen Definition Direktionens årsplan indeholder en række Projekter som opstilles inden for et antal overordnede Temaer. Temaer Der fastlægges i årsplanen en række overordnede temaer. Eksempler på Temaer: Økonomi og kvalitet: Fx lønsomhed og effektivitet Ledelse og organisation: Fx struktur, styring og reformer Kommunens omdømme: Fx turisme og markedsføring HR og Personale: Fx uddannelse, omstillingsevne og trivsel Kriterier Kriterier for at et Projekt kan indgå i Direktionens årsplan: Overordnet: Initiativer af strategisk og principiel betydning Tværgående: Initiativer som har betydning for hele eller væsentlige dele af kommunens samlede koncern Udviklingsorienteret: Videreudvikling af eksisterende tiltag eller helt nye initiativer Endelig kan Særlig politisk bevågenhed indgå som et særskilt kriterium for fastlæggelse af Projekter i Direktionens årsplan. Projekter Det enkelte Projekt beskrives i et kommissorium, jf. kommunens standardkommissorium. Ved afrapporteringen af et Projekt skal følgende indgå: Målsætninger og målepunkter Initiativer til at realisere målene Evaluering og opfølgning nsvar for et Projekt placeres som udgangspunkt hos en Direktør. Den praktiske tilrettelæggelse og gennemførelse af projektet fastlægges i kommissoriet. I tabellen nedenfor er givet et eksempel på et Projekt indenfor hvert af de anførte eksempler på Temaer.

Foreløbig revision juni 2011 18 Eksempel på Tema Økonomi og kvalitet Ledelse og organisation Kommunens omdømme HR og Personale Eksempel på projekt Ledelses information Evaluering af den overordnede organisation Den geografiske placering af kommunens betjeningssteder Danmarks bedste arbejdsplads Tilvejebringelse Direktionens årsplan fastlægges i 4. kvartal via følgende proces: Direktionen udmelder de Temaer og evt. også Projekter som der skal sættes fokus på i løbet af året Direktionens udmelding sendes til forvaltningerne med henblik på at indkalde yderligere Projekter Direktionen drøfter de modtagne forslag til Projekter og supplerer efter behov Et samlet udkast til årets Projekter drøftes på fdelingschefmødet Direktionen fastlægger årsplanen endeligt Den vedtagne årsplan udmeldes som nyhed på EK-net. Kommissorier for hvert projekt lægges på EK-net ved årets start. Desuden lægges den afsluttende rapportering eller evt. en status på EK-net inden årets udgang.

Foreløbig revision juni 2011 19 8. Ledelse ved Esbjerg Kommune Ledelse ved Esbjerg Kommune tager udgangspunkt i, at Esbjerg Kommune har et fælles udgangspunkt at yde service til kommunens borgere og virksomheder. Direktionen lægger vægt på, at Esbjerg kommune fremstår som én virksomhed. En virksomhed med mange forskellige enheder med et selvstændigt ledelsesansvar, og som grundlæggende er karakteriseret ved: Udvikling og dynamik Mangfoldighed Løbende evaluering Sikker drift Kommunens ledelse er i den forbindelse et centralt omdrejningspunkt, hvorfor Direktionen med Ledelse ved Esbjerg Kommune har opstillet en række pejlemærker, som tydeliggør Direktionens holdninger, forventninger og krav til ledere i Esbjerg Kommune. Direktionen forudsætter en positiv og aktiv ledelse præget af gensidig tillid, hvor Ledelse ved Esbjerg Kommune danner baggrund for den daglige ledelse og den enkelte leders personlige udvikling. Direktionen vil understøtte tankerne i Ledelse ved Esbjerg Kommune ved centrale initiativer og Direktionens årsplan. Ledelse ved Esbjerg Kommune er udformet i respekt for Kodeks for offentlig ledelse og kan findes på hjemmesiden: Forum for offentlig topledelse. Vi har et fælles ansvar og vi giver plads til ledelse Esbjerg Kommune har borgere og virksomheder som sit fundamentale udgangspunkt, hvorfor ledelse altid skal udøves med borgere og virksomheder i centrum. Esbjerg kommune er en stor og sammensat virksomhed i en stadig mere kompleks omverden. Esbjerg Kommune har derfor behov for ensartede spilleregler på tværgående områder. Spillereglerne er besluttet af politikere eller af direktionen og fremstår som koncernpolitikker med høj grad af decentralisering.

Foreløbig revision juni 2011 20 Direktionen forventer af dig som leder: Du sikrer en helhedsorienteret og sammenhængende service tilpasset den enkelte borger og virksomhed uanset geografisk bopæl Du holder dig ajour med koncernpolitikkerne og efterlever dem professionelt og loyalt Du er lydhør over for kravene fra omverdenen og fremtræder samtidig udadtil som ambassadør for virksomheden Esbjerg Kommune Du agerer inden for det to-delte ansvar, hvilket indebærer, at du har et medansvar, som rækker ud over dit eget daglige ansvarsområde. Vi er én virksomhed hvor den enkelte leder samtidig skal kunne ses Esbjerg Kommunes er reguleret af love, bekendtgørelser og politiske beslutninger. Samtidig udvikler kravene til lederrollen sig i takt med en stigende decentralisering. Der stilles øgede krav til selvstændighed hos den enkelte leder og samtidig forventes at lederrollen udøves gennem egen ledelsesstil. Direktionen forventer af dig som leder: Du arbejder for at skabe en organisation karakteriseret ved udsyn og udvikling og har til stadighed fokus på resultater, effekter og kvalitet Du understøtter en organisation med høj grad af decentralisering, hvor opgaverne løses professionelt og tættest muligt på borgerne Du skaber en organisation som loyalt og selvstændigt arbejder for at gennemføre de politiske og ledelsesmæssige beslutninger Du afklarer dit ledelsesrum og arbejder løbende for at udvikle dine kompetencer personligt og fagligt. Ledelse handler også om medarbejdere Esbjerg Kommune er præget af stor mangfoldighed hos medarbejderne - både fagligt og menneskeligt. Medarbejderne er den vigtigste ressource og stiller derfor også løbende krav til den daglige ledelse samt den kultur som lederen er med til at skabe på arbejdspladsen.

Foreløbig revision juni 2011 21 Direktionen forventer af dig som leder: Du skaber en organisation med attraktive og udfordrende arbejdspladser og sikrer en optimal anvendelse af de ansattes kompetencer Du arbejder for at fremme en organisation præget af en vidtgående delegation af ansvar og kompetence Du fremmer en organisation præget af trivsel og et godt arbejdsmiljø med selvstændige og initiativrige medarbejdere Du bruger din ret og pligt til at lede organisationen og udviser en professionel lederstil med personlig integritet og fremstår på den måde som et godt eksempel.

Foreløbig revision juni 2011 22 9. Koncept for fdelingschefmødet Idegrundlag / mål Understøtte ejerskabet til kommunens strategier gennem inddragelse af afdelingscheferne som sparringspartnere for Direktionen Understøtte og fremme tværgående indsatser af betydning for hele kommunen Understøtte det todelte lederskab så Esbjerg Kommune fremstår som én virksomhed på tværs af faggrænser og ledelsesniveauer og med en kultur præget af åbenhed, gensidig tillid og fælles ansvar. Skabe et forum, hvor foraet får tilført og udveksler den nyeste viden om udvikling af de kommunale indsatsområder. Dagsorden Personale & Udviklingschefen tager initiativ til at udforme og planlægge dagsordenen for foraets møder. Udformningen sker i samarbejde med Kommunaldirektøren og 3 afdelingschefer. fdelingscheferne udpeges for et år af gangen. Samme kreds udarbejder desuden en årsplan for årets møder, hvilket bl.a. skal ske under hensyn til den politiske dagsorden og forhold af strategisk betydning for kommunens fremtidige udvikling. Dagsordenen bygges tematisk op om strategiske og ledelsesmæssige forhold som har betydning i den aktuelle eller fremtidige udvikling af kommunen, fx: Ledelsesinformationssystem Kommunens udadrettede kommunikation rbejdsmiljø, sygefravær og sundhed Miljø Erhvervsudvikling Information og driftmæssige forhold kan indgå i dagsordenen. Ved udformning af dagsordenen fastlægges ansvaret for det enkelte dagsordenspunkt. nsvaret kan tillægges alle faste deltagere i foraet. Mødets form Der afvikles ordinære månedlige møder af en varighed på ca. 2 timer. Der afvikles ikke møder i sommerperioden. Mødeformen tilpasses de aktuelle temaer på dagsordenen, hvilket kan betyde at mødet omfatter gruppedrøftelser, workshops,

Foreløbig revision juni 2011 23 besøg, deltagelse i arrangementer i forvaltninger etc. Der afvikles et årligt internat omkring årsskiftet. Deltagerkreds Direktionen, afdelingscheferne samt chefer for tværkommunale arbejdsområder som har særlig betydning for kommunens udvikling er faste deltagere i foraet. Med henblik på at understøtte tankegangen bag det to-delte lederskab skal tilstræbes, at medarbejdere i øvrigt deltager i tilknytning til enkelt-temaer. Eksterne videnspersoner kan deltage i enkelt-temaer. De faste deltagere omfatter alle Direktører samt nedenstående stillinger. Forvaltning Deltager Børn og Kultur Sundhed og Omsorg Teknik og Miljø Sekretariatschef Familiechef Skolechef Dagpasningschef Kultur & Fritidschef fdelingschef, Omsorg Sekretariatschef Kontorchef, Udvikling Ejendomschef Vej & Parkchef Lufthavnschef Miljøchef Planchef Sekretariatschef Borger og rbejdsmarked Sekretariatschef (udtræder ultimo 2011) Kontorchef i Økonomi Kontorchef (tiltræder juli 2011) Jobcenterchef fdelingschef for Borgerservicecentre fdelingschef for Social & Tilbud Fællesforvaltningen Sekretariatschef Økonomichef Budget- og Regnskabschef Kommunikationschef Chef for Personale og Udvikling HR- og Forhandlingschef IT-chef

Foreløbig revision juni 2011 24 10. Lederforum Der etableres et Lederforum ved Esbjerg Kommune, som består af: Lederniveau 1-3 Lederniveau 4 Den enkelte direktør har mulig for at supplere deltagerkredsen. Sigtet er at skabe et tættere samspil mellem Direktionen og kommunens ledere omkring: De opgaver og initiativer som den kommunale organisation skal varetage Fremme en fælles kommunal korpsånd præget af høj grad af dialog, åbenhed og gensidig forståelse Udøvelse af ledelse som fag Som et centralt omdrejningspunkt for Lederforum gennemføres et årligt fællesmøde den sidste torsdag i januar måned med følgende indhold: Overordnet opfølgning og evaluering af det forgangne år. Væsentlige opgaver og initiativer i det kommende år, med primær fokus på tværgående initiativer og særligt prioriterede opgaver indenfor den enkelte sektor eller forvaltning Desuden indgår det kommende års budget som en naturlig del af det årlige møde for Lederforum. Direktionen vil løbende tage initiativer til samt understøtte, at der afvikles særlige tværgående aktiviteter for Lederforum, fx: Seminarer o.l. med relevans for ledelse, fx temadage om ledelse som fag eller gennemgang og drøftelse af koncernpolitikker ved Esbjerg Kommune Tværgående netværksdannelse Ledelsesmæssig information i form af et fælles rum for Lederforum på intranettet og ved fælles orienteringsmøder om aktuelle emner, fx gennemgang af den ny overenskomst

Foreløbig revision juni 2011 25 11. Tværgående grupper Baggrunden for at oprette tværgående grupper er at støtte Direktionen i forhold til en række af Direktionens centrale opgaver. De tværgående gruppers hovedopgave er at udarbejde oplæg og rådgive Direktionen indenfor gruppens ressortområde Der nedsættes tværgående grupper på de områder som fremgår af skemaet. Økonomi Personale Planstrategi IT Borgerservice Innovation Overordnet økonomistyring Overordnet personalepolitik Samordning af økonomisk, fysisk og sektorplanlægning IT-strategiplan Principper for borgerbetjening Være med til at sætte nye dagsordner for den løbende drift og udvikling af kommunen Gruppernes opgave er fastlagt i et kommissorium, og ligger på EKnet under Direktionen.

Foreløbig revision juni 2011 26 12. Kommunaldirektørens krav og forventninger til direktørerne Et centralt element i den overordnede ledelse og styring er, at Esbjerg Kommune har en direktion, der består af et antal direktører og en kommunaldirektør, hvortil direktørerne har reference. Direktionen indstiller til det politiske niveau. Direktionen sikrer gennem sit arbejde, at Esbjerg Kommune fremstår som en enhedsforvaltning, hvor den enkelte direktør ikke blot forestår driften af egen forvaltning, men også som medlem af direktionen sikrer, at den samlede kommunale organisation fremstår som én virksomhed. 0. Indstillinger til Direktionen lle sager, der indstilles til Direktionen, skal til høring i Fællesforvaltningen, ligesom eventuelle andre relationer til andre direktørområder skal være håndteret. Det gælder både faglige forhold, men også konsekvensfelter vedr. økonomi, jura og økonomi. 1. Relationer til det politiske system Det er direktørens ansvar at sikre, at: a) Der ydes rådgivning og sparring til det politiske system b) En sag er fuldt belyst med de respektive forvaltningers eventuelle bemærkninger, inden direktionen indstiller den til det politiske niveau. 2. Det to-delte lederskab Det to-delte lederskab indebærer, at den enkelte direktør har ansvar for sin egen fagforvaltning samt ansvar for Esbjerg Kommune som helhed, så kommunen indadtil har et fælles ansvar for opgaveløsningen og udadtil fremstår som en samlet helhed i forhold til borgere og virksomheder. I forhold til egen forvaltning forestår direktøren den overordnede ledelse, den løbende drift og tager de nødvendige initiativer til løbende udvikling og effektivisering af forvaltningen. I forhold til Esbjerg Kommune som helhed er der et særligt ansvar hos direktøren til at understøtte, at kommunen fremstår som én fælles virksomhed. 3. Udvikling Direktionen skal sikre en løbende udvikling af de enkelte forvaltninger samt kommunen som helhed, (herunder fx organisatorisk, personalemæssigt og opgavemæssigt). Den løbende udvikling indebærer strategiske perspektiver som fx videreudvikling af opgaver, effektivisering, partnerskaber og udadrettet kommunikation med henblik på en øget kvalitet i opgaveløsningen i forhold til borgerne. 4. Nye opgaveområder Direktøren skal sikre, at forvaltningsområdet har styrke til at kunne løfte de nye opgavefelter, der pålægges forvaltningen, samt at integrere disse i forvaltningens opgaveportefølje. Direktøren har i den forbindelse ansvar for at fremme nytænkning indenfor forvaltningens arbejdsområder samt i forhold til de øvrige forvaltninger med henblik på at understøtte og fremme sikker drift og effektiv opgaveløsning.

Foreløbig revision juni 2011 27 Når opgavefelter er tværgående, skal direktøren sikre, at alle relevante forvaltninger inddrages. (Direktøren er udfarende og skal sikre, at det sker.) Direktøren har også et ansvar for, at forvaltningen bidrager til tværgående opgaver. 5. Politikker Direktøren skal sikre, at kommunens tværgående politikker samt forvaltningens egne politikker er kendte, følges og gennemføres overalt i forvaltningen. 6. Direktionsarbejdet Direktøren deltager aktivt i direktionsarbejdet, herunder i de tværgående opgaver, der tages op i direktionen samt drøftelsen af den strategiske udvikling af hele virksomheden Esbjerg Kommune. 7. Økonomiansvar Direktøren er ansvarlig for økonomien i forvaltningen og har pligt til at informere kommunaldirektøren, hvis der kan forudses problemer. Økonomiansvaret indebærer, at direktøren løbende har fokus på nytænkning med henblik på udvikling og udnyttelse af ressourcerne /effektiviseringer. Direktionen har ansvar for at prioritere udnyttelse af kommunens samlede ressourcer på tværs af direktørernes respektive ansvarsområder. 8. Information og kommunikationspligt Direktøren skal informere kommunaldirektøren, når der er anledning til det, fx på områder, der har væsentlig politisk interesse, eller som kan skabe en særlig opmærksomhed i presse m.v. Direktøren vurderer dette behov og vurderer ligeledes, hvornår der er behov for at informere de øvrige direktører samt egen forvaltning. 9. Eksterne relationer Det forventes, at direktøren involverer sig udadtil såvel i det lokale miljø, det regionale miljø som på landsplan. Direktøren fungerer her som ambassadør for Esbjerg Kommune. Involveringen kan ske gennem repræsentative og netværksprægede indsatser, men kan også have opgavemæssig karakter, hvor forvaltningen indgår i eller etablerer samarbejde med en ekstern part, fx i form af deltagelse i netværk og beslutningsdygtige fora. Direktøren har til stadighed opmærksomheden rettet mod profilering og synlighed ikke blot af egen forvaltning, men af hele virksomheden Esbjerg Kommune. 9. Sparringspartner Kommunaldirektøren fungerer som sparringspartner for direktøren, og det forventes, at direktøren gør brug heraf, når der er behov for det. Desuden inddrager kommunaldirektøren en direktør som sparringspartner, når det er relevant.

Foreløbig revision juni 2011 28 13. Forretningsorden for Direktionens virksomhed Det formelle grundlag Formål Direktionen har i samspil med det politiske niveau det overordnede ansvar for udvikling og koordinering af den samlede kommunale virksomhed. lle Direktionens medlemmer har pligt til at indgå i et smidigt samarbejde og bidrage aktivt til, at Direktionens opgaver og organisatoriske placering som strategisk ledelsesforum realiseres. Kompetence Direktionen kan træffe selvstændige beslutninger i sager, hvor kompetencen enten er delegeret til Direktionen som helhed, kommunaldirektøren eller en fagdirektør. Direktionen har indstillingsret og pligt overfor Økonomiudvalget og Byrådet i principielle og strategiske sager. nsvaret for at få udarbejdet beslutningsoplæg til Direktionen påhviler den direktør, der har initiativpligten på det pågældende område. Kommunaldirektøren leder Direktionens møder. De øvrige direktører har entydig reference til kommunaldirektøren. I tilfælde, hvor der ikke kan skabes enighed i Direktionen, træffer kommunaldirektøren de nødvendige beslutninger. De enkelte direktører har pligt til at få principielle og strategiske sager behandlet og koordineret i Direktionen, inden de forelægges et fagudvalg. Hermed sikres, at sagerne er fuldt fagligt belyst, inden de forelægges til politisk behandling. Stillingsbeskrivelser for kommunaldirektør og direktørerne fremgår af Organisationshåndbogen. Det politiske niveau Det er kun Borgmesteren, som direkte kan bestille opgaver i Direktionen. Direktionen er rådgiver for Borgmester, Økonomiudvalg og Byråd. Direktionen deltager i Økonomiudvalgets og Byrådets møder. Udførelse af beslutninger Referaterne fra Direktionsmøderne er handlegrundlag. Det er den eller de direktør(-er), som har fået udarbejdet beslutningsgrundlag til Direktionen, som har handlepligten.

Foreløbig revision juni 2011 29 Generelt har direktørerne pligt til at implementere direktionsbeslutninger inden for eget forvaltningsområde. Direktionens virksomhed Deltagere i Direktionsmødet Direktionens medlemmer er faste deltagere. Borgmesteren kan deltage i særlige situationer. Hvis en sag ønskes særligt belyst, kan Direktionen beslutte, at en sagkyndig medarbejder deltager ved det aktuelle punkts drøftelse. Direktionens medlemmer er pr. 1. Juni 2009: Kommunaldirektør Otto Jespersen (formand) Direktør for Børn & Kultur, Jørn Henriksen Direktør for Borger & rbejdsmarked, Ib Dam Schultz Direktør for Teknik & Miljø, Hans Kjær Direktør for Sundhed & Omsorg, rne Nikolajsen Kommunaldirektøren er også direktør for Fællesforvaltningen. Stedfortrædere Kommunaldirektørens stedfortræder er Direktør for Borger & rbejdsmarked, Ib Dam Schultz. Betjening af Direktionen Kommunaldirektøren har ansvar for at udarbejde dagsorden og referat. Sekretariatschefen for Byrådssekretariatet er Sekretær for Direktionen og udarbejder referatet. Levering af analyser og beslutningsoplæg mv. varetages normalt af den pågældende fagdirektør (eller dennes stab) i særlige tilfælde af en tværfaglig arbejdsgruppe. lle direktionsmedlemmer har pligt til at bidrage med punkter til dagsordenen. Tværgående grupper Direktionen har nedsat en række tværgående arbejdsgrupper, som kan suppleres efter behov. Direktionen fastlægger kommissoriet for de tværgående grupper. Formændene for de tværgående grupper har ansvar for at levere beslutningsoplæg til Direktionen. Direktionens møder Mødefrekvens Direktionen holder møde hver tirsdag kl. 12.30 til 14.30. Dagsorden Kommunaldirektøren udarbejder dagsordenen ud fra en standarddagsorden. Forslag til punkter på dagsordenen skal være afleveret via edoc

Foreløbig revision juni 2011 30 senest 1 uge før Direktionsmødet. Punkterne lægges ind i en standard- dagsorden. Møderne afsluttes med en evaluering af mødet. Dette med henblik på en vurdering af, om mødets punkter overvejende har haft drifts eller udviklingsmæssig karakter, samt en vurdering af hvor vidt nogle af punkterne evt. kan uddelegeres. Evaluering af mødet er en prioriteret indsats i f.eks. ½ år. Der sættes et fast punkt på dagsordenen vedr. de tværgående gruppers arbejde. nsvaret herfor kan tillægges alle faste deltagere i mødet, og ressourcepersoner fra de tværgående grupper eller andre kan inddrages. Der planlægges 4 seminarer årligt af ½ dags varighed. Møderne fastlægges fra årets begyndelse. Personale & Udvikling opstiller forslag til temaer, som koordineres med andre relevante fora. Mødedeltagerne får dagsordenen senest torsdag kl. 15.00 før mødets afholdelse. Direktionen evaluerer sin praksis igen om et år. Information Dagsorden og Referatet lægges på EK-net som information til alle ansatte ved Esbjerg Kommune. Revideret maj 2009.

Foreløbig revision juni 2011 31 14. Stillingsbeskrivelse for Kommunaldirektør (KD) Nærmeste overordnede Borgmesteren Stedfortræder.. Generelt KD er Borgmesterens, Økonomiudvalgets og Byrådets nærmeste rådgiver. KD er det øverste administrative embede for den samlede kommunale administration. lle øvrige direktører har en entydig reference til KD-stillingen. KD er formand for direktionen, som er KD s vigtigste samarbejdspartner til varetagelse af overordnede strategiske opgaver. Direktionen er et strategisk ledelsesforum, der foruden KD har de øvrige direktører som medlemmer. KD er overordnet leder af Fællesforvaltningen. nsvar KD har over for Borgmesteren, Økonomiudvalget og Byrådet et overordnet ansvar for at koordinere, gennemføre og løbende tilpasse den kommunale indsats til den igangværende udvikling. KD skal tage initiativer vedrørende aktuelle og kommende strategier af betydning for udvikling af kommunens organisation og ydelser og for lokalsamfundet som helhed. KD skal som formand for direktionen bidrage med oplæg til udvikling, formulering, koordinering og opfølgning på kommunens overordnede målsætninger og politikker, herunder erhvervspolitiske forhold, internationale relationer, EUprojekter mv. Som formand for direktionen har KD ansvar for at sikre en tværgående koordinering i strategiske sager før disse forelægges til politisk behandling. Det drejer sig især om de 4 P er: Penge: Overordnet økonomistyring Plan: Samordning af økonomisk, fysisk og sektorplanlægning Principper: Generelle principper for produktion af kommunale serviceydelser Personale: Overordnede personalepolitiske forhold Den samlede direktion har indstillingsret og pligt over for Økonomiudvalg og Byråd.

Foreløbig revision juni 2011 32 Information og samarbejde KD holder løbende Borgmesteren og direktionen orienteret om væsentlige og principielle spørgsmål, herunder afvigelser fra sædvaner og besluttede principper. KD skal sikre et smidigt samarbejde i direktionen og tilstræbe enighed i direktionens beslutninger. Kan enighed ikke opnås, har KD kompetence til at træffe nødvendige beslutninger. Møder Deltager i Byrådets og Økonomiudvalgets møder Formand for direktionen Formand for Hoved-MED udvalget

Foreløbig revision juni 2011 33 15. Stillingsbeskrivelse for Direktør for.. Nærmeste overordnede Kommunaldirektør Stedfortræder (blandt fdelingscheferne) Generelt Direktøren er sekretær for.udvalget. Direktørens ansvarsområde er to-sidet: 1) Som medlem af Direktionen og 2) som direktør for eget fagområde d 1 Direktøren indgår i kommunens Direktion, som er et strategisk udviklingsforum. Direktionen skal tillige sikre en tværgående administrativ koordinering i strategiske sager før politisk behandling. Det drejer sig især om de 4 P er: Penge: Overordnet økonomistyring Plan: Samordning af økonomisk, fysisk og sektorplanlægning Principper: Generelle politikker og principper på koncernniveau Personale: Overordnede personalepolitiske forhold Den samlede Direktion har indstillingsret og pligt over for Økonomiudvalget og Byrådet. d 2 Direktørens ansvarsområde omfatter følgende organisatoriske hovedområder: Der henvises i øvrigt til Direktionens Ledelsesgrundlag af nsvar lle opgaver henlagt til direktøren udføres under ansvar over for Kommunaldirektøren. Direktøren har som sekretær for udvalget ansvar for forberedelse, sagsbehandling og koordinering af konkrete sager, oplæg til politikker og projekter mv. til politisk behandling samt for at ekspedere og udføre udvalgets beslutninger. Direktøren har ret og pligt til at rådgive fagudvalget. I principielle og

Foreløbig revision juni 2011 34 strategiske tværgående sager dog efter drøftelse i direktionen. Efter aftale med den Kommunaldirektøren deltager (fag)direktøren i rådgivningen over for Økonomiudvalget (nærmere spilleregler herfor udarbejdes af direktionen). Direktøren har indenfor eget område ansvar for alle ledelsesmæssige, økonomiske og personalemæssige forhold, herunder udvikling af medarbejderne og sikring af et godt arbejdsmiljø. Direktøren har indenfor koncernpolitiske, budgetmæssige og kompetencemæssige rammer ret og pligt til at planlægge, igangsætte og følge op på: Målsætninger og politikker Ledelses- og styringstiltag Økonomistyring Udviklingsprojekter Organisatorisk og personalemæssig udvikling Service- og kvalitetsniveau Ressourcetilpasninger Særskilte bemyndigelser. Information og samarbejde Direktøren informerer om alle væsentlige og principielle spørgsmål opad, dvs. Borgmesteren, Kommunaldirektøren og direktionsmedlemmerne. Direktøren skal indgå i et smidigt samarbejde i direktionen og aktivt bidrage til, at direktionens opgaver og organisatoriske placering som et strategisk ledelsesforum realiseres. Direktøren skal sikre informationer og samarbejde indenfor eget område. Direktøren tegner eget område som helhed i forhold til samarbejdspartnere og offentligheden. Møder.. udvalgets, Økonomiudvalgets og Byrådets møder Direktionsmøderne HovedMED-udvalget Formand for eget ForvaltningsMED-udvalg.

Foreløbig revision juni 2011 35 16. Stillingsbeskrivelse for fdelingschef for.. Esbjerg Kommune Stillingsbeskrivelse for: Forvaltning: fdeling: Stillingsbetegnelse: Udarbejdet af: Dato: Godkendt af: Dato: Stillingsindehavers navn: Revideres: Nærmeste overordnede: Evt. stedfortræder for stillingsindehaver: Generelt En kort beskrivelse af afdelingens hovedopgaver og overordnede organisering nsvarsområde: >fdelingschefen< har over for direktøren det ledelsesmæssige, økonomiske, organisatoriske, personalemæssige og driftsmæssige ansvar for afdelingen med pligt til løbende at rapportere om disse forhold. >fdelingschefen< har pligt til at indgår i tværgående samarbejde I samarbejde med direktøren har >fdelingschefen< ansvaret for - inden for de koncernpolitiske, budgetmæssige og kompetencemæssige rammer - at forestå udarbejdelse af oplæg til mål og strategier inden for egen afdeling. >fdelingschefen< har ansvar for gennemførelse og opfølgning på lovgivning og besluttede koncernog forvaltningspolitikker indenfor egen afdeling. Inden for ovennævnte generelle ansvarsbeskrivelse fremhæves særskilt ansvaret for: 1. Ressourcestyring at udarbejde budget med tilhørende kvalitetsmål, samt sikre løbende kvalitetsmålinger. at forestå den overordnede økonomistyring med pligt til at foretage initiativer, så der sikres en løbende service- og ressourcetilpasning at sørge for en optimering af afdelingens samlede personaleressourcer

Foreløbig revision juni 2011 36 2. Ledelses- og medarbejderudvikling at sikre en løbende ledelsesudvikling, ledertræning og uddannelsesplanlægning for alle lederne indenfor afdelingen at skabe en velmotiveret, engageret og dynamisk ledergruppe for afdelingen. at fastlægge de overordnede retningslinjer for medarbejderudvikling og uddannelsesplanlægning i afdelingen 3. Faglige opgaver at tage initiativer til en løbende kvalitets- og produktudvikling af afdelingens serviceydelser at sikre en løbende ajourføring af den faglige viden indenfor afdelingsområdet at sikre at brugernes synspunkter og ønsker løbende indgår i afdelingens planlægning og beslutningsgrundlag, hvilket blandt andet kan ske gennem > < 4. Strategi og markedsføring at opsamle og vurdere de løbende udviklingstendenser indenfor >afdelingen< såvel lokalt som nationalt at forestå regelmæssige analyser af strategiske muligheder og trusler for afdelingen med henblik på initiativer til gennemførelse af konkrete strategiske ændringer at tegne afdelingen udadtil i forhold til pressen, interessenter og offentligheden i øvrigt at profilere og markedsføre afdelingen og dens ydelser i samråd med direktøren 5. Samarbejde at sikre et godt samarbejde med øvrige afdelinger og samarbejdspartnere såvel indenfor som uden for kommunalt regi at sikre koordinationen af afdelingens aktiviteter med aktiviteterne på hele >forvaltnings-området< som medlem af chefgruppen i >forvaltning< at bidrage til forvaltningens overordnede strategiske ledelse og udvikling 6. Information at sikre en løbende intern information om alle væsentlige forhold af betydning for arbejds- og personaleforholdene i afdelingen at sikre at alle ansatte i afdelingen kender og arbejder efter afdelingens kvalitetsmål og er orienteret om afdelingens udadvendte aktiviteter 7. Det politiske arbejde at forestå udarbejdelse og ekspedition af afdelingens udvalgssager efter forudgående aftale med direktøren at forelægge afdelingens sager for det politiske udvalg og rådgive politikerne Møder 1. >Udvalgsmøder< efter aftale med Direktøren 2. Forvaltningens chefmøder 3. Formand for ledermødet i >afdelingen< 4. Formand for fdelings-med-udvalget Godkendt af Direktionen den.