Udbudsbetingelser Offentligt EU-udbud af A. 1 stk. chassis til videre opbygning B. Opbygning af 1 stk. vandtankvogn til Brand og Redning Djursland Danmark-Grenaa: Brandkøretøjer med vandtank 2014/S 228-402262
Indhold 1. Indledning... 2 2. Ordregiver... 2 3. Udbudsmaterialet... 2 4. Udbuddets omfang... 3 4.1. Aftalegrundlag... 4 5. Proces... 4 5.1. Vejledende tidsplan... 4 5.1.1. Spørgsmål til udbuddet... 4 5.1.2. Underretning og stand still... 5 5.1.3. Kontraktindgåelse... 5 6. Udvælgelseskriterier... 5 6.1. Konsortier og underleverandører... 6 6.1.1. Konsortier... 6 6.1.2. Underleverandører... 6 7. Tildelingskriterium... 6 8. Procedure for behandling af tilbud... 7 9. Tilbuds- og formkrav... 7 9.1. Tilbuddet... 7 9.2. Sprog... 8 9.3. Ejendomsret... 8 9.4. Åbning af indkomne tilbud... 8 9.5. Vedståelsesfrist... 8 9.6. Delaftaler... 8 9.7. Alternative tilbud og tilbudsgivers forbehold... 9 9.8. Flere tilbud... 9 10. Tilbudsdisposition... 9 Side 1 af 11
1. Indledning Nærværende udbud vedrører levering af henholdsvis: A. 1 stk. chassis med førerhus til videre opbygning B. Opbygning af 1 stk. vandtankvogn til levering til Brand og Redning Djursland (herefter kaldet Ordregiver) Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2014/S 228-402262 der kan findes på http://ted.europa.eu. 2. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Brand og Redning Djursland N. P. Josiassens Vej 1 8500 Grenaa Beredskabschef Leif Bang er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Brand og Redning Djursland er et 60-selskab ejet af Norddjurs Kommune og Syddjurs Kommune. Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa Att.: Tove Zacher Sørensen E-mail: tbzs@norddjurs.dk 3. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Side 2 af 11
Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Kontraktudkast Bilag 4 Tro- og loveerklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 5 Orienterende fotos Tilbudsgiver opfordres til at være særligt opmærksom på, at alt ovenstående er inkluderet. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes endvidere på, at tilbudsgiver skal afkrydse i skemaet indeholdende kravspecifikationen, hvorvidt tilbudsgiver opfylder de angivne mindstekrav. Tilbud vil blive afvist som værende ikke-konditionsmæssige, såfremt der ikke er afkrydset i ja-kolonnen ved samtlige mindstekrav. 4. Udbuddets omfang Nærværende udbud omfatter levering af 1 stk. chassis og 1 stk. opbygning af vandtankvogn. Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for udbuddet. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler: A. 1 stk. chassis med førerhus til videre opbygning B. Opbygning af 1 stk. vandtankvogn Udbuddet omfatter produkterne som er specificeret i kravspecifikationerne. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at der er flere faner i bilag Kontrakt forudsættes indgået med én virksomhed pr. delaftale. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes særligt på, at de for Delaftale B (Opbygning) tilbudte produkter skal kunne opbygges på alle typer af chassis, der opfylder kravspecifikationen for delaftale A og til den på tilbudslisten anførte pris. OBS: Det er således ikke muligt at afgive en tilbudspris på Delaftale B, der alene er gældende ved bestemte chassismærker. Tilbud, der er betinget af et bestemt chassis, vil blive afvist, da Ordregiver som følge af udbuddets konstruktion og det tidsmæssige sammenfald af udbuddet af både chassis og opbygning ikke har mulighed for at garantere chassis af et bestemt mærke. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til bilag 2 Kravspecifikation. Side 3 af 11
4.1. Aftalegrundlag Aftale vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, som indgår i dette udbudsmateriale som bilag 3. Kontrakten regulerer leverancens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Vilkår beskrevet i kontrakten skal derfor i fuldt omfang være indregnet i tilbudsgivers pris. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Dette udfyldes af Ordregiver i tilfælde af kontraktindgåelse. 5. Proces 5.1. Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan, som gælder for begge delaftaler: Aktivitet Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til TEDdatabasen Sidste vejledende frist for at kunne indsende spørgsmål til udbuddet Tidspunkt Den 24.11.2014 Den 05.01.2015, kl. 15:00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den 09.01.2015 Tilbudsfrist Forventet udsendelse af underretning og stand still Forventet kontraktunderskrivelse Den 16.01.2015, kl. 10:00 (Min. 40 dage) Uge 5 Orientering den 26.01.2015 Uge 7 Skrive kontrakt den 06.02.2015 5.1.1. Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og skal rettes til Tove Zacher Sørensen på tbzs@norddjurs.dk med emnet: Spørgsmål EU-udbud af 1 stk. chassis med førerhus til videre opbygning samt opbygning af 1 stk. vandtankvogn senest den 5. januar 2015, kl. 15.00. Side 4 af 11
Spørgsmål, som er modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen http://www.norddjurs.dk/erhverv/udbud-ogindkoeb/udbud/igangvaerende-udbud Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 5.1.2. Underretning og stand still Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4. Kontraktindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske stand still-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med LOV nr. 492 af 12. maj 2010 Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. 5.1.3. Kontraktindgåelse Indgåelse af kontrakt vil ske på basis af det udkast til kontrakt der indgår i dette udbudsmateriale som bilag1. Kontraktudkastet regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. 6. Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke er vedlagt, kan tilbuddet som udgangspunkt ikke tages i betragtning. Bemærk, at dokumentationen skal vedlægges på enten dansk, norsk eller svensk. Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet, herunder anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse samt CVR-nummer. Udfyldt, dateret og underskrevet tro- og loveerklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. Side 5 af 11
maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3. Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en egenkapital på mindst DKK 500.000. Kopi af tilbudsgivers relevante gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 5 millioner pr. år og DKK 5 millioner pr. skade. Teknisk og/eller faglig formåen Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har udført leverancer, der er sammenlignelige med leverancen på den delaftale, som tilbudsgiver byder på. Tilbudsgiver skal vedlægge en referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af virksomhed, kontaktperson og telefonnummer. 6.1. Konsortier og underleverandører 6.1.1. Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Ordregiver. De i konsortiet deltagende virksomheder skal udpege en befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige deltagere i konsortiet. 6.1.2. Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet 7. Tildelingskriterium For begge delaftaler gælder, at kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der for hver delaftale afgiver tilbuddet med den laveste pris. Side 6 af 11
8. Procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedurer: 1. Udvælgelseskriterier: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet under udbudsmaterialets afsnit 6. 2. Mindstekrav/ufravigelige krav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav/ufravigelige krav. Såfremt mindstekravene/de ufravigelige krav ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt, og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i frohold til tildelingskriteriet jf. afsnit 7 og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt. Hver delaftale vurderes for sig. 9. Tilbuds- og formkrav 9.1. Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud af brandbil, delaftale [INDSÆT A eller B] MÅ KUN ÅBNES AF LEIF BANG. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d. 16.01.2015, kl. 10.00 på følgende adresse: Brand og Redning Djursland N. P. Josiassens Vej 1 8500 Grenå Att.: Leif Bang Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 3 fysiske eksemplarer i papirformat. Eventuelle varekataloger skal dog kun fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden afleveres i 1 digitalt eksemplar på USB-stick. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke. Ved modstridende oplysninger imellem det fysiske og digitale eksemplar vil det fysiske eksemplar have forrang. Alle forhold i udbudsmaterialet, herunder kravspecifikationen i bilag 2 samt aftalevilkårene i kontraktudkastet skal være indregnet i den, på tilbudslisten, tilbudte pris. Den i bilag 1 vedlagte tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse i uændret form. Det understreges, at tilbudslisten skal afleveres udfyldt i sin helhed og underskrevet. Side 7 af 11
Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i udbudsmaterialet, jf. tilbudsdispositionen i udbudsmaterialets afsnit 10, da vurderingen vil blive foretaget på baggrund af disse punkter. Endelig skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for gennemført test af tilbudte chassis sikkerhed jf. kravspecifikationen i bilag 2, faneblad 2, pkt. C: Førerhus. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Ordregiver indhenter alene manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes 12. 9.2. Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 9.3. Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes særligt på, at Beredskabskommissionen for Brand og Redning Djursland af princip offentliggør de samlede tilbudssummer i sådanne udbudssager, hvorfor Tilbudsgivers eventuelle henstillinger i udbuddet om at tilbudssummer behandles fortroligt ikke kan forventes imødekommet. Offentliggørelsen omfatter alene den samlede tilbudssum eventuelle del-/enhedspriser vil ikke blive offentliggjort. Der tages dog forbehold for, at disse ligeledes kan blive omfattet af reglerne om aktindsigt jf. kontraktpunkt 20. 9.4. Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9.5. Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 90 kalenderdage fra tilbudsfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet med de(n) vindende tilbudsgiver(e). 9.6. Delaftaler Nærværende udbud og udbudsmateriale omfatter 2 delaftaler. Der kan afgives tilbud på én eller på begge delaftaler. Side 8 af 11
Der kan derimod ikke afgives tilbud på dele af den enkelte delaftale, ligesom tilbud på én delaftale ikke kan gøres betinget af tildeling af den anden delaftale. Sådanne forbehold vil føre til afvisning af tilbuddet. 9.7. Alternative tilbud og tilbudsgivers forbehold Der kan ikke afgives alternative bud. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. udbudsmaterialets afsnit 5.1.1., således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat i det omfang, det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er Ordregiver forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold såsom branchestandardforbehold vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Det understreges i denne forbindelse at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontraktudkastet, medfører, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. 9.8. Flere tilbud Det vil være tilladt, at der afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver på samme delaftale. Såfremt tilbudsgiver måtte afgive mere end ét tilbud, understreges det, at alle afgivne tilbud skal overholde kravspecifikationerne, idet alternative tilbud ikke accepteres, jf. afsnit 9.7. 10. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges tilbuddet. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbudsmaterialet nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Følgende oplysninger skal fremgå af tilbuddet: Side 9 af 11
1. Tilbudsgivers: a. Navn b. Adresse c. CVR-nummer d. Kontaktperson (navn, mailadresse og telefonnummer) 2. Oplysninger om eventuelle underleverandører, jf. udbudsmaterialets punkt 6.1.2. Underleverandører. Resumé Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. Forbehold Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til udbudsmaterialets punkt 9.7 Alternative tilbud og tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige og/eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en egenkapital på mindst DKK 500.000. Kopi af tilbudsgivers relevante gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 5 millioner pr. år og DKK 5 millioner pr. skade. Teknisk og/eller faglig formåen Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har udført leverancer, der er sammenlignelige med leverancen på den delaftale, som tilbudsgiver byder på. Tilbudsgiver skal vedlægge en referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af virksomhed, kontaktperson og telefonnummer. Følgende fortrykte bilag skal udfyldes og vedlægges tilbuddet: Tro- og loveerklæring vedlagt som bilag 4 Kravspecifikation Tilbudsgiver skal afkrydse i det relevante faneblad i kravspecifikationen i bilag 2, hvorvidt de angivne mindstekrav er opfyldt i tilbuddet. Tilbud vil blive afvist som værende ukonditionsmæssige, såfremt der ikke er afkrydset i samtlige ja- Side 10 af 11
kolonner. Tildelingskriterium laveste pris Tilbudsliste Bilag 1 - Tilbudsliste skal udfyldes og vedlægges tilbuddet. Husk at underskrive tilbuddet. Side 11 af 11