Arbejdsnotat til budget 2012-beregningen for Center for Ejendomme Til budget 2012-forhandlingerne blev TMU-R-04 udarbejdet. Reduktionsforslaget blev uden ændringer en del af det vedtagne budget, som blev vedtaget den 13. oktober 2011 i Byrådet, jf. pkt. 173. Af TMU-R-04 fremgår følgende økonomiske rammer: (i 1.000 kr. og 2012 priser) - : Merindtægt/mindreudgift + : Mindreindtægt/merudgift 2012 2013 2014 2015 Udgift -1.800-8.000-8.500-9.000 Rådgiverudgifter 500 500 Indtægt Nettovirkning - 1.300-7.500-8.500-9.000 Videre fremgår det af forslaget; Det skønnes, at der ved en centralisering i de beskrevne opgaver vil kunne opnås besparelser allerede i 2012 på følgende områder: Effektivisering af service - og rengøringsområdet herunder en harmonisering af ydelser. Administrationsbygninger (ved arealoptimering, opsigelse af lejekontrakter mv.) Opsigelse af lejeaftale for kontorer på Rådhusvej 6, hvorved der vil være en besparelse på ca. kr. 300.000 Opsigelse og genudbud af serviceaftaler/kontrakter. Reduceret service på visse områder for eksempel vinduespolering. De anførte besparelse skal ses i forhold til faktisk anvendte midler/forbrug i årene 2009 2011. Til denne hovedregel (det gennemsnitlige forbrug for årene 2009-2011) er der følgende undtagelser; Myredal og Mælkevejen, hvor der er foretaget strukturelle ændringer fra 2011. Her er det forbruget for 2011, som er fremskrevet til 2012, som danner grundlag for budget-beregningen. Videre fremgår det følgende af forslaget; Det skal præciseres at der er usikkerhed på de angivne besparelser, idet det ikke har været muligt at udarbejde en præcis handleplan for udmøntningen I forbindelse med budget 2012-beregingen er der følgende emner, som man skal have fokus på i relation til usikkerhed; Det kan anbefales, at fremtidige etableringer af lignende strukturændringer skal have en langt større analysefase inden man angiver en besparelse, da man dermed vil sikre en højere grad af gennemsigtighed i beslutningsgrundlag. Et sådan analysearbejde vil også i højere grad sikre en forankring i hele kommunen, så antallet af tvivlsspørgsmål minimeres i forhold til, hvad der er oplevet i nærværende implementeringsperiode. I TMU-R-04 fremgår det, at det er driften for alle bygninger, som skal overføres til Center for Ejendomme. Denne beslutning giver dog ikke mening alle steder, hvorfor
en mindre %-del af bygningerne forbliver på områderne. Af bilag 1 og bilag 2 fremgår det, hvilke bygninger Center for Ejendomme fremadrettet overtager driften for og hvilke, som ej er omfattet af deres administration/drift mod det oprindelige besluttede. Overlap af indarbejdede reduktionsforslag. I starten af dette notat er beskrevet, hvilken forventet besparelse der er tilknyttet etableringen af Center for Ejendomme. Samtidig blev det ved budgetvedtagelsen for 2012 vedtaget, der skal opnås en besparelse i 2013, 2014 og 2015 på 1,36 mio. kr. om året omkring lokalisering af administrationen. En reduktion, som kan få indflydelse på den bygningsmasse, som Center for Ejendomme har at arbejde med, såfremt man vælger at minimere antallet af adresser. Således et eksempel på, at reduktionsforslagene konflikter med hinanden og derfor ligeledes en opmærksomhed herpå i forbindelse med fremtidige reduktionsforslag. Kontoplan & Budget 2012-beregningen Center for Ejendomme er blevet oprettet på konto 0. I relation til bygningerne er der oprettet en fuldstændig gruppering 700, hvortil der er tilknyttet projektkoder (økonomi har ligeledes udarbejdet en bro mellem projektkoder og omkostningssteder) til hver enkelt bygning. Derudover er oprettet grupperingerne 400-600 og 900 til centret personale- og materialeudgifter samt indtægter. Metoden er grafisk vist nedenstående inkl. den løbende udkontering; Budget 2012 + udkontering Funktion X.XX Funktion 0.10, Projektkode XX00 Forbrug 2009 Forbrug 2010 Forbrug 2011 = Budget 2012 (Gennemsnit F9-11) 80 90 110 93,3 Funktion 0.10, Projektkode XX00 Funktion X.XX Opr.budget 2012 Opr.budget 2012 93,3 0 F B Forbrug 1. per. 20 Forbrug med tilsvarende 20 20 Forbrug 2. per. 33 budget udkonteres efter 33 33 Forbrug 3. per. 10 nedenstående terminer til 10 10 Forbrug 4. per. 25 den tilhørende funktion 25 25 Rest 5,3 0 Datoer for udkontering Der vil ske udkontering i forbindelse med følgende terminer; halvårsregnskab, budgetlægning (endeligt budget) og ved regnskab. Derudover kvartalsvis ved særlige områder (takstfinansieret), efter aftale. Ansvar for udkontering Ansvaret for udkonteringen ligger hos Center for Ejendomme, i samarbejde med Center for Økonomi og HR. Metode til forbrugsberegning
Projektgruppen har anvendt følgende praksis til budget 2012-beregningen; Forbrug på enkelte grupperinger (7XX) er trukket i mål og midler og det gennemsnitlige forbrug er beregningen i forhold til 2009, 2010 og 2011. Undtagelserne hertil er gruppering 705 og 706, jf. nedenstående afsnit Metode for de enkelte grupperinger. I forbindelse med analysen/udtræk af dataene er der foretaget en benchmarking af forbruget på tværs af årene. Dette for at sikre, at enkeltstående udgifter ikke bliver indregnet i den almindelige løbende drift af bygningerne. Derudover er dette også med til at sikre justering i forhold til åbenlyse mangler 11/13 mdr. = 12 mdr., for at sikre overholdelse af gældende regnskabspraksis/konteringsregler. Forbruget er p/l-regulering på følgende måde: ((Forbrug 2009 x P/L 09/10 x P/L 10/11) + (Forbrug 2010 x P/L 10/11) + Forbrug 2011) Budget 2012 = x P/L 11/12 3 Center for Ejendomme har været i dialog med institutionsledere for afklaring af, hvilke medarbejdere som skulle overgå til Center for Ejendomme. Lønforbruget for de medarbejdere som er overført tager udgangspunkt i det anvendte forbrug i 2011. Forbruget er opgjort af personaleafdelingen pr. januar 2012 via decentral lønstyring. Skønnet personaleudgifter for flyttede rengøringsmedarbejder og teknisk service medarbejdere, er udarbejdet af Klaus Simonsen og Lone H. Petersen. Personaleudgifterne er indarbejdet i forhold til timeantallet. Overførsel af opgaver uden budget Arbejdet med budget 2012-beregningen har synliggjort, at der er opgaver, som bliver overført til Center for Ejendomme, uden institutionerne tidligere har haft budget hertil. Et eksempel herpå er udvidelse af en institution, som har fordret ekstra rengøring. Den vedtagne metode ved budgetvedtagelsen gør, at forbruget trækkes til budget til Center for Ejendomme. Restbudget på de enkelte institutioner Ved budgetomplacering fra institutioner til Center for Ejendomme vil institutionerne efterlades med budgetter på gruppering 700 som er henholdsvis positive og negative. Her er det centerchefens ansvar at sikre en koordinering af de forskelle der må opstå for de underliggende institutioner, så der sker en fordeling der sikre plads til fremtidige udgifter, fx løsøreforsikring. Økonomistyring og regnskab 2012 Økonomien vil i overensstemmelse med kommunens økonomiske principper, samt til intern styring løbende blive fulgt op. Ved regnskab 2012 kan der således ved væsentlige afvigelser foranledige revurdering af budgetter (i 2013), såvel op- og nedjusteringer imellem Center for Ejendomme og institutionerne. Metode for de enkelte grupperinger. 703 Leje/Leasing af grunde og bygninger 705 Indvendig vedligeholdelse Ved byrådsmøde af 11. december 2008, pkt. 260 Udvendig vedligeholdelse af ejendomme blev der besluttet følgende; Administrationen bedes udarbejde en model for udvendig vedligeholdelse, som bygger på en central forvaltning af den udvendige vedligeholdelse, herunder også at udgifterne hertil kommer fra en fælles og central pulje. Modellen skal indeholde en
inddragelse af de decentrale ledere, således at kommunens institutioner har indflydelse på den udvendige vedligeholdelse. Modellen skal fremlægges til politisk behandling, således at den økonomiske side af sagen kan indgå i budgetlægningen for 2010 Den 29. september 2009 behandlede direktionen punkt 3 vedligeholdelse af kommunale bygninger, hvor model blev godkendt til at 67 % af de samlede budgetter afsat til indvendig- og udvendig vedligeholdelse blev tilknyttet Kommunale Ejendomme til udvendig vedligeholdelse, mens de resterende 33% skulle tilknyttes institutionerne, til den indvendige vedligeholdelse. For at sikre samme metode, som anvendt tidligere, tilføres Center for Ejendomme budget 2011 fremskrevet til 2012. 706 Udvendig vedligeholdelse Metode tilsvarende som gruppering 705. Budgettet ligger dog allerede hos Kommunale Bygninger, som er en del af Center for Ejendomme, hvor der ikke omplaceres budget til Center for Ejendomme fra denne i henhold til evt. afholdte udgifter. 707 Vedligeholdelse af udenomsarealer 708 Forsikringer Fremskrevet forbrug for 2011, dog fratrukket løsøreforsikring (i de tilfælde man har konteret udgiften hertil på denne gruppering), som fortsat skal ligge på institutionen. 709 Skatter og afgifter 710 El 711 Varme 712 Vand 713 Renovation Budgetterne afspejler nuværende niveau. Hvis der ønskes flere stativer/containere skal dette rekvireres gennem CFE og budget til den evt. øgede udgift medfølge fra institutionen. 714 Teknisk Service og Rengøring 715 + 7XX Øvrige serviceaftaler + øvrigt forbrug Samarbejde en kommune, et mål, et resultat
De første måneder har vist, at der fortsat skal arbejdes med at sikre en klar definition / vidensdeling af opgavers placering samt snitflader mellem Center for Ejendomme og institutioner. For der er ingen tvivl om, at implementeringen er en stor forandringsproces med mange interessenter. Derfor er det også vigtigt at huske, at hvis der opstår tvivl så sikre dialogen til/fra Center for Ejendomme, så evt. gråzoner bliver elimineret.
Bilag 1 Oversigt over bygninger som tilknyttes Center for Ejendomme Bavneskolen Grøndalsskolen Nordskovskolen Materielplads Haslev Hylleholt Skole Dagplejehus / Lokalarkiv Møllevangsskolen Museum Rådhuset Beskyttelsesrum Frøgården Førslev Børnehus Bakkedal Ungdomsklub/fritidsklub Rolloskolen Rollingen SFO Lillebo, Børnehave Dalby Børnehuse, Nordstjernen Sømandshjemmet fritidsklub Skolen v. vandet Administrationen Haslev Bibliotek Dagplejehus / Klub Dalby / Dalby Bibl. Busterminal Svalebækskolen Søndergård, B&N Nordøst Regnbuen, Børnehave Dalby Ældrecenter Lysholm Skole Maglegården Møllen Aktivitetshuset Karise Børnehus Dagplejehus og Familierådgivning Myredal afd. Heimdal - F11 Mælkevejen afd. Søstjernen - F11 Musikskolen, Haslev Rosenhøj 550.062 Kildebakken Fristedet Administrationen Fakse Bibliotek Karise Skole Tandhjulet Sofiendalsskolen Skolen ved Skoven Lokalhuset/Svalereden Småfolket Terslev Børnehus Terslev Børnehus Terslev Skole Dalgården
Ungehusene Hybelenheden Administrationen Offentlige toiletter Beskyttelsesrum Valmuen, Børnehave (SI) Fællespulje til bygningsvedligeholdelse Klub i Dalby Klub Møllen Klub Tingvej Ledelses.sekr. Rådhusvej 6, Faxe Hertelsvej 14, Sundhedskonsulenterne Rønnede bibliotek Dalby bibliotek Ungdomsskolen
Bilag 2 Oversigt over bygninger, som ej er/bliver tilknyttet Center for Ejendomme 002001 Troelstrupvej 37 (Troelstrupområdet) 003001 Industrijord, Kildebakkegården 011002 Troelstrupvej 18, Haslev Matr.nr. 18dx 011003 Maglemosevej 6, Haslev Matr.nr. 17cn 011004 Teestrup Bygade 7B, Haslev (Nødbolig) 011005 Terslev Bygade 12, Haslev Matr.nr. 50a (Pensionistboliger) 011006 Havrevænget 2-12, Haslev Matr.nr. 16kz m.fl. 011009 Tranevej 7, Rønnede (Andelsboligforeningen Granskoven) 011022 Hylleholtvej 27, Fakse Ldp. 011023 Lægårdsvej 2A-B, Karise 011024 Nordhjemsvej 3, Fakse 011025 Schjølervej 1, Fakse 011028 Vindbyholtvej 30A og 32A, Fakse 011029 Kissendrupvej 18, Fakse Ldp. 011030 Hovedgaden 4, Fakse Ldp. 011032 Gl. Næstvedvej 40 020004 Drift og vedligeholdelse af skole- skov (Skoleparken,Rysagervej 16) 031001 Fælles udgifter 031002 Idrætsanlæg Bråby 031004 Idrætsbaner ved Sofiendalskolen 031005 Haslev Fodbold Club 031007 Klubhus Svalebæk I.F. 031008 Tennisbaner ved Sofiendalskolen 031009 Udgifter til lysanlæg 031010 Haslev Svømmehal 031011 Terslev Foreningshus 031013 Kongsted Sportsplads - matr.nr. 8 at 031014 Fakse gl. sportshal - Præstøvej 3 031015 Tågerup Medborgerhus (fritidsformål) 035002 Roholte forsamlingshus 035003 Drift af Fakse Ldp. Campingplads 318003 Klubhus Svalebæk I.F. 318004 Kongsted Sportsplads - matr.nr. 8 at 318005 Tågerup Medborgerhus (fritidsformål) 345005 Ungdomscampus - Haslev 350001 Biblioteker 361001 Haslev Bio 361002 Kulturhuset Kanten 361050 Cafe Biografen - Fakse 488001 Fællesudgifter 488002 Hertelsvej 14 - Sundhedskonsulenterne 513004 Førslev børnehave 513012 Humlebo - Haslev 513016 Fakse Menighedsbørnehave 513018 Sct.Georgs Gårdens Børnehave - Kongsted 514024 Spjelloppen - Spjellerup 514036 Troelstrupgård - Haslev 514038 Haslev Menighedsinstitution 516003 Terslev klub 534010 Søndervang plejehjem
534011 Søndervang beskyttede boliger 534015 Teestrup Dementcenter 534021 Æblehaven 550012 Genoptræning, Kildebo Kildebakken 550013 Botilbud 1. sal Kildebakken 02 Bovangen Stevns 108 03 Bovangen 17, Stevns 550017 Bo og beskæftigelse Midt Udviklings-hæmmede 01 Fælles for Bo og Beskæftigelse, Øst 550018 Bo og beskæftigelse Haslev 02 Kongstedvej 8, Vest 03 Møllevænget 3, Vest 04 Hovedgaden 40, Vest 550019 Bo og Netværk, Faxe 550022 Botilbud Førslev 550026 Hertelsvej 16, Øst 550027 Hertelsvej 60, Øst 558010 SETA 558011 SETA Produktion (momsregistreret virksomhed) 598042 Erhvervskilden Faxe