Oplæg omkring ny fælles økonomifunktion

Oplæg omkring ny fælles økonomifunktion Dette oplæg vedrørende den nye fælles økonomifunktion er udarbejdet på baggrund af oplæg fra ekspertgruppen, senere oplæg fra økonomichefen og efterfølgende drøftelse i koncernledelsen d. 22.09.2016 1. Vision Visionen for den nye fælles økonomistab er følgende: Vision En ny fælles økonomifunktion skal skabe endnu bedre vilkår og rammer for, at økonomi, kvalitet, effektivitet, helhedssyn og sammenhæng går op i en højere enhed Dette vil kræve nye samspil på tværs, nye måder at løse opgaverne og et større helhedssyn og ligger dermed i forlængelse af de 4 kulturforstærkere: hav tillid, skab relationer, del ressourcer, tænk nyt'. Fælles kurs for en fælles økonomifunktion: Fokus på at sikre helhedstænkning ud fra en koncerntankegang via tillid, gennemsigtighed og en tæt kobling mellem økonomi og faglighed Fokus på strategisk styring og hermed skabe grundlag for administrative og politiske prioriteringer på tværs via kobling mellem effekter, standarder, aktiviteter og økonomi Fokus på sikker drift i form af at den daglige styring hos de budgetansvarlige understøttes Konkrete mål: Bedre styr på budgetoverholdelse, herunder at kunne forudsige regnskabet mere præcist Styrkelse af understøttelsen og den økonomiske rådgivning af kontraktholderne og myndighedsområderne Styrkelse af økonomi- og metodekompetencer via fagligt fællesskab i den fælles økonomifunktion, men samtidig med vægt på at bevare den faglige indsigt og viden om kernefagområderne Udbygning af ledelsesinformation, der understøtter dels helhedstænkningen og sammenhængen mellem effekter, aktivitet, standarder og økonomi og dels den faglige styring (sikker drift) Fjernelse af parallelfunktioner og udvikling af arbejdsprocesser og -relationer og herved opnå en effektivisering af det samlede ressourceforbrug Udfoldning af begreberne: Hvad mener vi med helhedstænkning : Vi skal kunne lave bedre beslutningsoplæg til direktion/koncernledelse og Byrådet eksempelvis i forhold til at beskrive alternative strategier og deres konsekvenser. Dette skal ske ved at samle mere viden i den fælles økonomifunktion og herved skabe fælles 1

metoder, mere vidensudveksling og sammenhængende løsninger på tværs af fagområder og udvikling af den samlede økonomifaglige viden. Hvad mener vi med gennemsigtighed : Vi vil gennem en forbedret og mere udbygget ledelsesinformation arbejde på, at de grundlæggende data er fælles for alle. Vi vil gennem dette mindske silo-tænkning og suboptimering i systemet, og herved gøre det muligt at agere som en tværgående direktion/koncernledelse. Hvad mener vi med sikker drift : De budgetansvarlige og fagområderne skal føle sig godt klædt på i forhold til at kunne forstå deres områder og føle, at der er overblik over økonomien. Hvis der er udfordringer med økonomien tages der hånd om dette. 2. Opgaver I dialogen mellem økonomichefen og stabs- og fagcheferne er der identificeret nogle opgaver - udover det der var angivet fra ekspektgruppen - der kan flyttes. De opgaver, der i dag varetages i den nuværende økonomifunktion, er ikke nævnt her. Disse forbliver som udgangspunkt i den nye fælles økonomifunktion. Alle opgaver skal naturligvis udføres i en tæt dialog og samarbejde med fagområderne, der har budgetansvaret. Derfor taler vi fremadrettet om samarbejdsflader og ikke snitfalder. Forslag til opgaver der flyttes fra fagområderne til den nye fælles økonomifunktion er oplistet nedenfor. Der er valgt en opdeling på de angive kategorier, men i praksis kan der være overlap mellem kategorierne: Budgetlægning: - Alle ressourcetildelingsmodeller til kontraktholdere foregår i den fælles økonomifunktion i samarbejde med fagområderne. Dette vil sige, at den konkrete udmøntning af budgettet til kontraktholdere på ældreområdet og skoleområdet flyttes til den fælles økonomifunktion. Formålet med dette er bl.a. at skabe én indgang til det centrale niveau for de kontraktholdere, der har en tildeling, der er styret af en tildelingsmodel. Opgaven omfatter også den løbende BUMafregning på ældreområdet. - Ressourcetildeling på hal-området og medlemstilskud til foreninger - Kapacitetsanalyser på f.eks. skoleområdet - Udarbejdelse af handlekatalog og andre beslutningsoplæg vedrørende budgettet foregår i den fælles økonomifunktion - Fagøkonomerne i den fælles økonomifunktion deltager i arbejdet med at udarbejde forandringsforslag til budgettet - Fagøkonomerne i den fælles økonomifunktion står for ajourføringen af Politikerhåndbogen Budgetopfølgning: - Udarbejdelsen af budgetopfølgninger foregår i den fælles økonomifunktion både de månedlige og de tre store budgetopfølgninger, der går til politisk behandling - Controllingen foregår i den fælles økonomifunktion, da det er første led i økonomistyringen og hermed forudsætningen for næste skridt til at se nye muligheder og sikre overholdelse af budgettet. Dette betyder, at registrering af data i f.eks. Calibra flyttes, da den defineres som økonomisk og datamæssig controlling. Dette indebærer, at der skal være en afstemning mellem data i styringssystemer (Calibra, regneark eller andet) og data i fagsystemerne, og derfor en 2

meget tæt dialog mellem økonomi- og fagpersonerne på området. Der er blevet talt meget om systemet Calibra men dette handler også om eventuelle andre regnearksystemer eller regnearkslignende systemer, der findes rundt omkring til at holde styr på økonomi- og aktivitetsdata. Det forventes, at der ved at samle dette i en fælles økonomisystem kan opnås bedre videndeling, synergi og videreudvikling af disse på tværs. - Budgetopfølgning på konto 6/administrationsområdet. Det er nævnt af flere fagsekretariater, at der bruges en del ressourcer på at holde styr på ekstern finansiering af administrativt ansatte. Der er en mulighed for at kunne gøre dette mere ensartet på tværs med brug af færre ressourcer. Med ekstern finansiering menes både finansiering udefra og fra interne projekter. - Fagøkonomerne understøtter opfølgningen på de politisk besluttede forandringer Regnskab: - Udarbejdelsen af regnskabsbemærkninger foregår i den fælles økonomifunktion - Specialregnskaber flyttes som udgangspunkt, men der kan være konkrete opgaver, der ligger mest hensigtsmæssigt i fagområdet. Dette må drøftes specifik. Ledelsesinformation: - Der er synergi og stordriftsfordele ved at samle de ressourcer, der i dag arbejder med ledelsesinformation. Herved bliver der mulighed for at videreudvikle dette til bedre styringsinformation dels internt i fagområderne og dels til understøttelse af koncernledelsens tværgående prioriteringsopgave. Andet: - Kompetencecentret sidestilles med en kontrakt. Det vil sige, at de serviceres fra den nye fælles økonomifunktion på lige fod med øvrige kontrakter. Forslag til opgaver, der forbliver i fagområderne: Registrering af data fra fagpersoner til fagsystemer bibeholdes i fagområdet. Bogføring, omposteringer, afstemninger, mellemkommunale betalinger o.l. der i dag ligger i fagområderne Boligadministration Ejendomsskat Gebyropkrævning, eks. for byggesag, virksomhedsgodkendelse, miljø Udfoldning af begreberne: Vi skelner mellem henholdsvis administration (der ligger i fagsekretariater/stabe) og styring/controlling (der ligger i den fælles økonomifunktion). Med administration menes f.eks. bogføring, afregning til andre kommuner o.l. Med styring/controlling menes, at der er styr på aktivitets- og økonomidata, herunder at data kommer ind i styringssystemer (Calibra, regneark o.l.). Det er disse data, der skal anvendes til analyse og vurdering i budgetopfølgningerne samt sikre, at vi kan være på forkant med udvikling og lave tiltag for at sikre budgetoverholdelse. 3

3. Ressourcer Med den nuværende opgavevaretagelse vurderes det på baggrund af dialog mellem økonomichefen med stabs- og fagcheferne følgende: Figur 3: Forslag til ressourceflytning Område Fagsekretariatet Børn og unge Fagsekretariatet Ældre og handicap Fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed Fagsekretariatet Teknik og miljø Kultur, borgere og planlægning Byrådssekretariatet HR/Løn I alt Vurdering af ressourcer 2 årsværk 2 årsværk 3 årsværk på økonomi 2 på ledelsesinformation ½ årsværk ½ årsværk 0 årsværk 0 årsværk 10 personer Det forudsættes, at det er hele personer, der flyttes. Da de fleste af disse personer også laver opgaver, der forbliver i fagsekretariatet/staben, er der en bekymring for, hvordan de tilbageværende opgaver kan varetages. Dette gælder især, hvor der er tale om halve årsværk, der flyttes. Det foreslås desuden, at opkrævningsfunktionen flyttes til den fælles økonomifunktion. --- Det forudsættes, at de personer, der flyttes, er dem, der i dag varetager opgaven. Dette er for at sikre, at der er den nødvendige viden og de nødvendige kompetencer tilstede for at sikre sikker drift fra starten. For at skabe den ønskede udvikling kræver det, at medarbejderne i den fælles økonomifunktion (både nuværende og nye) skal have personlige- og organisatoriske kompetencer i forhold til at kunne forstå deres nye rolle og handle i overensstemmelse med de fire kulturforstærkere samt være analytisk skarpe og kunne håndtere dialogen med fagområderne på en konstruktiv måde. 4. Samspil fremadrettet Det foreslås, at der skabes nogle formelle strukturer for samarbejde, så man sikrer sig en struktureret dialog mellem økonomikonsulenterne i den fælles økonomifunktion og fagsekretariater/stabe fra starten. Dette kunne f.eks. være, at fagøkonomerne deltager i relevante ledermøder på fagområderne. Det er vigtigt, at den budgetansvarlige får viden først, så den budgetansvarlige ikke kommer på bagkant. Udviklingen af samspillet mellem den fælles økonomifunktion og fagsekretariater/stabe handler om tillid. Derfor skal der være meget fokus på at få dialogen godt i gang. Det aftales individuelt område for område, hvordan denne dialog sikres. Det er vigtigt, at der er en høj grad af tilstedeværelse og nærvær fra fagøkonomernes over for fagområderne. De nye fysiske rammer på Fælleden skal naturligvis udnyttes til dette formål. Økonomikoordineringsgruppen nedlægges. De drøftelser på tværs, der er behov for at hæve højere op end i den fælles økonomifunktion, foregår fremadrettet i koncernledelsen. 4

5. Dilemmaer og opmærksomhedspunkter til drøftelse i koncernledelsen I forbindelse med udarbejdelse med dette forslag, er der fremkommet følgende dilemmaer og opmærksomhedspunkter, som der fremadrettet skal være opmærksomhed på: I visionen ligger der nogle opgaver, som enten ikke løses i dag eller skal løses bedre fremover. Dette skal der skaffes ressourcer til samtidigt med, at der skal opnås en effektiviseringsgevinst. Der ligger en usikkerhed i, hvormange ressourcer der i dag anvendes til de anførte opgaver. Fagsekretariatet Teknik og miljø er de eneste, der har en løbende tidsregistrering, så man konkret kan se, hvad der har været anvendt af ressourcer til de forskellige opgaver. Det er nødvendigt med opbakning fra koncernledelsen i forhold at få italesat de problemer, der måtte opstå undervejs på en konstruktiv måde. Hvis der er ting, der ikke fungerer godt, så skal dette italesættes i en åben og konstruktiv dialog. Ellers risikerer vi, at der opbygges parallelfunktioner i fagområderne. Det kunne her foreslås, at der i hvert fald i starten er en løbende dialog i koncernledelsen omkring, hvordan det i praksis går med implementeringen af den fælles økonomifunktion. Der er hos nogle af fagcheferne en bekymring i forhold til at sammenhængen mellem fagligheden og økonomien falder fra hinanden. Denne bekymring skal der naturligvis tages hånd om og den bør italesættes undervejs. 5

Bilag 1 Oversigter over opgaver fra KORA Figur 4: KORA s opgaveoversigt vedrørende budgetlægning : Figur 5: KORA s opgaveoversigt vedrørende budgetopfølgning : 6

Figur 6: KORA s opgaveoversigt vedrørende regnskabsaflæggelse : Figur 7: KORA s opgaveoversigt vedrørende større selvstændige analyser : 7