Sikker drift og unik værdiskabelse. Bygningsstyrelsens strategi 2014

Sikker drift og unik værdiskabelse Bygningsstyrelsens strategi 2014

Indhold Forord 1 Bygningsstyrelsens mission, vision og forretningsværdier 2 Bygningsstyrelsens strategiske mål 3 BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGISKE BESLUTNINGSPUNKTER 2014 10 Tilfredse kunder 14 Effektiv kapitalforvaltning 15 Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid 17 Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed 19 Effektiv ejendomsvirksomhed, baseret på sikker drift og digitalisering 20 Attraktiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø 21 Samlet oversigt over kritiske beslutningspunkter 2014 22 Forsidefoto: Mærsk Bygningen. Foto: Dragør Luftfoto

Forord Bygningsstyrelsen har fejret sin 2 års fødselsdag. Fusionen af statens administration af kontor- og universitetsejendomme i 2011 samlede den statslige huslejeordnings ca. 3 mio. m 2 universitets- og kontorejendomme og mere end 1 mio. m 2 private lejemål i én styrelse. Fusionen har givet stordriftsfordele til gavn for de enkelte kunder og staten som helhed. Alene på de administrative omkostninger har styrelsen realiseret en fusionsgevinst på 10 pct. Samtidig har styrelsen fået en stærk rolle som videnscenter for byggeri og energieffektive bygninger. Bygningsstyrelsen står i 2014 overfor store muligheder og udfordringer. Styrelsen bygger nyt og renoverer laboratorier på et historisk højt aktivitetsniveau. Byggerierne vil bidrage væsentligt til at skabe attraktive studie- og forskningsmiljøer på landets universiteter og er dermed med til at skabe grundlaget for, at Danmarks universiteter kan være i verdensklasse. Også på kontorområdet arbejder styrelsen på at skabe fremtidens effektive arbejdspladser og samling af styrelser mv. i hovedstadsområdet i attraktive bygninger. Det er vigtige og spændende opgaver, men også opgaver, der stiller store krav til styrelsen. Byggeprojekterne skal gennemføres med sikker hånd, uden overskridelser af tid og økonomi. Kunderne skal opleve en professionel og værdiskabende opgaveløsning, hvor styrelsens stordriftsfordele kommer kunderne til gavn. Samtidig skal styrelsen sikre energibesparelser og effektivt vedligehold af styrelsens bygninger. Styrelsens strategi er målrettet at styrke styrelsens opgavevaretagelse på centrale områder med fokus på økonomisering og værdiskabelse for kunderne. Strategien er ikke en ny strategi, men er en præcisering og opdatering i lyset af de gjorte erfaringer og de muligheder, der har vist sig siden Bygningsstyrelsens etablering i 2011. Strategien er baseret på seks strategiske mål: Tilfredse kunder Effektiv kapitalforvaltning Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Effektiv ejendomsvirksomhed, baseret på sikker drift og digitalisering Attraktiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø. Strategien fastlægger de beslutninger, der skal træffes i 2014 for at forbedre opgaveløsningen inden for hvert af de strategiske mål. På den måde sikres et solidt grundlag for at prioritere og sætte retning for styrelsens arbejde. Samtidig sikrer styrelsen, at strategien er dynamisk og levende, og løbende tilpasses muligheder, udfordringer og kunders behov. God læselyst! Carsten Jarlov Direktør i Bygningsstyrelsen BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 1

Bygningsstyrelsens mission, vision og forretningsværdier Bygningsstyrelsen skal løse statens lokalebehov. Styrelsens kunder skal opleve klare fordele ved, at de kan fokusere på deres kerneopgaver, mens Bygningsstyrelsen varetager opgaverne med at tilvejebringe, administrere og vedligeholde de fysiske rammer. Samtidig har styrelsen en væsentlig opgave i at realisere de politiske mål inden for styrelsens opgave- og vidensområder. Styrelsen er en af landets største aktører på bygge- og ejendomsmarkedet, og en unik viden om byggeri, arkitektur, lærings-, forsknings- og kontormiljøer, ejendomsadministration, vedligehold, energi mv. giver mulighed for innovative helhedsløsninger, der både er til gavn for de enkelte kunder og for samfundet bredt set. Mission Bygningsstyrelsen er statens ejendomsvirksomhed. Vi drager nytte af vores stordriftsfordele samt videns- og erfaringsgrundlag til at udvikle moderne, funktionelle og energi- og omkostningseffektive lokaler til statens institutioner, så de kan fokusere på deres kerneopgaver. Derfor er vi samtidig en væsentlig drivkraft for udvikling af byggeriet i Danmark. Vision Bygningsstyrelsen er det foretrukne valg for kunder og stat. Bygningsstyrelsens forretningsværdier For at realisere styrelsens vision skal alt arbejde i styrelsen være kendetegnet ved at finde den rigtige løsning til den rigtige pris. Opgaven er ikke blot at få mest muligt for skatteborgernes penge. Vi skal også sammen med kunden finde den rigtige kvalitet på kort og langt sigt. Dette er udtrykt ved styrelsens forretningsværdier Kunder og Økonomisering. Kunder: Vi samarbejder med vores kunder om at opfylde deres behov for gode lokaler og kvalitetsbygninger på en effektiv, standardsættende og visionær måde. Økonomisering: Vi økonomiserer på kundernes og statens vegne ved at skabe størst mulig værdi, samtidig med at vi systematisk holder omkostningerne nede. Det er afgørende, at medarbejderne er bevidste om forretningsværdierne i det daglige arbejde og sikrer, at konkrete løsninger i videst muligt omfang lever op til begge værdier. 2 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

Bygningsstyrelsens strategiske mål Styrelsen har med udgangspunkt i mission, vision og forretningsværdier fastlagt seks strategiske mål, der er bærende for styrelsens indsats og prioriteringer. Tilfredse kunder Effektiv kapitalforvaltning Effektiv ejendomsvirksomhed, baseret på sikker drift og digitalisering Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Attraktiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 3

4 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN Retten på Frederiksberg. Foto: Adam Mørk

Tilfredse kunder Effektiv kapitalforvaltning Bygningsstyrelsen skal have tilfredse kunder, der får tilgodeset deres behov. Kunderne skal opleve, at styrelsen er lydhør, inddragende og tilgængelig. Kun gennem et godt samarbejde med kunderne kan styrelsen skabe merværdi for kunden og for staten som helhed. Styrelsen skal skabe merværdi ved at levere funktionelle, omkostningseffektive, energieffektive og attraktive fysiske rammer til styrelsens kunder. Styrelsen skal give kunderne fagligt kvalificeret med- og modspil, så kunderne får de løsninger, der skaber den størst mulige værdi til de lavest mulige omkostninger. Det kræver, at styrelsen kan anvende medarbejdernes store faglige viden tværfagligt og helhedsorienteret. Den statslige huslejeordning er rammen for styrelsens arbejde, og det er derfor afgørende, at styrelsens medarbejdere, i relationen til kunderne, kan agere sikkert inden for ordningen. Bygningsstyrelsen forvalter store statslige ejendomsværdier. Styrelsen skal drive, vedligeholde og fremtidssikre styrelsens ejendomsportefølje, så den både dækker behovene hos nutidens og fremtidens brugere, samtidig med at statens langsigtede helhedsinteresser tilgodeses. Derfor skal styrelsen være på forkant med viden om fremtidens lærings-, forsknings- og kontorarbejdspladser og skal kunne omsætte denne viden i styrelsens arbejde. Den statslige huslejeordning indebærer, at det er kunden, der vælger den endelige lokaliseringsløsning. Derfor forudsætter styrelsens tilbud af lokaliseringsløsninger og tilpasninger i styrelsens ejendomsportefølje, at de tilgodeser kundernes ønsker. Bygningsstyrelsen skal give kunderne med- og modspil, og dermed få kundernes behov til at gå i spænd med statens overordnede lokaliserings- og ejendomsstrategier. Det er en hovedopgave for styrelsen at kunne balancere og ikke mindst kommunikere disse hensyn. Bygningsstyrelsen: Skaber værdi for kunderne gennem proaktiv dialog, viden og data om lokalebehov, lokaleløsninger og campusplanlægning Forstår kundens behov og giver realistisk, kvalificeret og kritisk sparring Er en kompetent og kundeorienteret leverandør, der leverer lokaler, der opfylder kundens behov, handler hurtigt, leverer til tid og økonomi og sikrer, at kunden har lejemål, der fungerer Giver økonomiske gevinster og kvalitetsfordele for kunderne ved at levere løsninger og ydelser, som kunden ikke ville kunne have opnået alene eller gennem andre leverandører Leverer korrekt og effektiv ejendomsadministration, hvor der er styr på opkrævninger og regnskaber mv. Arbejder for at udvikle huslejeordningen til også i fremtiden at skabe værdi for både kunder og staten. Bygningsstyrelsen: Respekterer kundernes beslutningsret ved lokaliseringer, men har også blik for statens samlede omkostninger og behov Optimerer statens ejendomsportefølje til fremtidens behov gennem aktiv dialog med kunderne Sikrer ejendomsporteføljens værdi gennem systematisk og omkostningseffektiv drift og vedligehold Holder de administrative omkostninger på et minimum for at kunne prioritere vedligehold Har en aktiv porteføljestrategi, der sikrer fleksibilitet og omkostningseffektivitet Udvikler fremtidens campusmiljøer både på uddannelses- og kontorområdet. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 5

Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Bygningsstyrelsen er, som statens bygherre, ansvarlig for at opføre og modernisere bygninger, der i denne og kommende generationer vil repræsentere vor tids statsbyggeri. Det giver store muligheder, men også forpligtelser overfor samfundet, staten, kunderne og brugerne af bygningerne. Bygningsstyrelsen skal kunne bygge både unikt særtilpasset ikonbyggeri, og byggeri der anvendes til almindelige administrations- og undervisningsformål. Uanset formål skal Bygningsstyrelsen levere kvalitetsbyggeri, uden at det nødvendigvis betyder dyrt byggeri. Gennemtænkt arkitektur, funktionalitet, standardløsninger, byggeproces og materialevalg gør det muligt at levere fleksibelt og totaløkonomisk optimalt byggeri. Styrelsen lægger vægt på, at de indledende faser i byggeriet håndteres optimalt. Dels ved tidligt at fastlægge målsætninger, udbuds- og entrepriseformer. Dels ved en fokuseret og grundig kundeinddragelse, der forener kundens behov og ønsker med de økonomiske og tidsmæssige rammer. Den tidlige dialog med kunderne skal samtidig minimere behovet for ændringer senere i byggeriets faser, der ellers kan fordyre og forsinke byggeriet. Bygningsstyrelsen: Bygger fleksibelt og totaløkonomisk ved at tænke funktionalitet, æstetik, bygbarhed og driftsomkostninger sammen Ser bygningsæstetik og funktion som en integreret og værdiskabende del af det omkringliggende byrum Er en professionel bygherre med styr på ledelse og administration af byggeri Bruger standardløsninger og agerer efter standardiserede processer og koncepter, hvor dette giver mening Styrer inddragelsen af brugerne i byggeriets faser ved tydelig rollefordeling og gennemsigtighed omkring sammenhængen mellem projekt, økonomi og tid Er en konsekvent bygherre, der leverer det aftalte til kunderne, og samtidig stiller klare krav til leverandører og følger op herpå Realiserer politisk fastsatte mål inden for byggeriet og understøtter en udvikling af dansk byggeri, der har fokus på gode og totaløkonomisk effektive løsninger. 6 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Effektiv ejendomsvirksomhed, baseret på sikker drift og digitalisering Reduktion af bygningsmassens energiforbrug er central for realiseringen af de ambitiøse mål, regeringen har sat på energi- og klimaområdet. Som statens ejendomsvirksomhed skal Bygningsstyrelsen gå foran. Det gør styrelsen ved at minimere unødvendigt energiforbrug i styrelsens bygninger og ved på tværs af den samlede bygningsportefølje at vurdere, hvordan de midler der er til rådighed, kan give de størst mulige energibesparelser. Bygningsstyrelsen er samtidig markedsdrivende i efterspørgslen af nye energiløsninger i eksisterende byggeri og nybyggeri samt energieffektive private lejemål. Endvidere samarbejder styrelsen blandt andet med Energistyrelsen om at sikre bedst mulig sammenhæng mellem regulering og praktik samt arbejder for at nyttiggøre Bygningsstyrelsens store viden om bæredygtigt og energieffektivt byggeri. Bygningsstyrelsen skal kunne levere og dokumentere, at styrelsens opgaveløsning er bedre og totaløkonomisk billigere for kunderne og staten end mulige alternativer. Det har styrelsen gode forudsætninger for at leve op til gennem unikke muligheder for stordriftsfordele, en professionel organisation og dedikerede medarbejdere. Som landets største ejendomsvirksomhed og med omfattende nybyggeri- og renoveringsaktivitet har Bygningsstyrelsen unikke muligheder for at udnytte gevinster ved digitalisering i ejendomsadministration og byggeri. Styrelsen har unik adgang til omfattende data, som kan anvendes til at understøtte omkostningseffektiv og kundeorienteret drift, vedligehold, lokalerådgivning og byggeri. Forudsætningen herfor er systematisk og korrekt dataopsamling i velfungerende og lettilgængelige IT-systemer. I forhold til kunderne prioriteres dataanvendelse, der bidrager til at opnå og dokumentere muligheder for optimering af omkostninger til lokaler og energiforbrug. Inden for digitalt byggeri arbejder Bygningsstyrelsen på at være standardsættende og realisere gevinsterne til gavn for staten og kunderne. Bygningsstyrelsen: Kan følge energiforbruget i alle styrelsens ejendomme, og optimerer drift og energiforbrug Gennemfører rentable energitiltag ved renovering, modernisering og nybyggeri og følger op på, om resultaterne opnås Bygger som udgangspunkt i energiklasse 2015 og følger op på om resultaterne opnås Har som mål, at bygningsenergiforbruget i styrelsens ejendomme reduceres med 2 pct. årligt frem til 2020 Er aktiv i omstillingen af dansk byggeri til fremtidens krav om bæredygtigt byggeri. Bygningsstyrelsen: Har en omkostningseffektiv og samarbejdende organisation, der løser basisproduktionen sikkert og på lavest mulige organisatoriske niveau Har effektive beslutningsprocesser og prioriterer de aktiviteter, der skaber størst værdi for kunderne og staten Er førende på digitalisering og brug af data om lokaler, ejendomsforvaltning, byggeri og energiforbrug til at levere og dokumentere omkostningseffektive og værdiskabende løsninger Har valide og opdaterede data, der genbruges på tværs af styrelsens IT- systemer Anvender de bedste IT-standardsystemer. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 7

Tinglysningsretten i Hobro. Foto: Mikkel Østergaard 8 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN Økonomi- og Indenrigsministeriet. Foto: Peter Lind Bonderup

Attraktiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø Bygningsstyrelsens medarbejdere er styrelsens største aktiv og styrelsen er helt afhængig af medarbejdernes viden og kompetencer. Det er gennem medarbejdernes viden og kompetencer, at styrelsen kan levere en overbevisende opgaveløsning og fungere som videnscenter for byggeri, ejendomsadministration, energi, totaløkonomi osv. Styrelsen er kendetegnet ved at have medarbejdere med meget forskellige opgaver, uddannelser og erfaringer. Det giver unikke muligheder for at skabe innovative og effektive løsninger i tværfagligt samarbejde, men det stiller også store krav til medarbejdernes samarbejdsevner i forhold til at udfordre og respektere forskellighederne. Styrelsen er samtidig kendetegnet ved en kompleks opgaveløsning, som medarbejderne skal forstå og skal kunne agere i. Styrelsen lægger vægt på at rekruttere de rigtige medarbejdere, og at den enkelte medarbejder har gode rammer for at udvikle sig og blive udfordret gennem opgaver og uddannelse, samt at der er sammenhæng mellem resultater og løn. God ledelse er en forudsætning for en god arbejdsplads. Derfor prioriterer styrelsen, at ledelsesgruppen har de rigtige kompetencer og følger op, hvor der er behov for udvikling. Bygningsstyrelsen: Er en attraktiv arbejdsplads, der har spændende opgaver, gode arbejdsvilkår og faglige og personlige udviklingsmuligheder Er kendetegnet ved videndeling, fælles processer og professionel projektorganisering Sætter pris på meningsforskelle og åben dialog om problemer og løsninger Har en organisation, der eksekverer beslutninger hurtigt og effektivt Har medarbejdere, der forstår styrelsens forretningsgrundlag og forretningsprocesser Har ledere på et højt fagligt- og ledelsesmæssigt niveau. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 9

Bygningsstyrelsens strategiske beslutningspunkter 2014 10 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 11 Det administrative bibliotek. Foto: Peter Lind Bonderup

Bygningsstyrelsens strategiske beslutningspunkter 2014 Styrelsen har ved indgangen til 2014 et godt grundlag for at skabe endnu bedre resultater for styrelsens kunder og staten som helhed. Styrelsen er to år efter dannelsen nået langt i fusionen af de tidligere styrelser. Fælles processer og systemer er blevet fastlagt og en ny fælles kultur er ved at finde sit fodfæste. I 2014 skal der arbejdes på at få fusionen tilendebragt, herunder ikke mindst at sikre ensartet anvendelse af systemer og processer. Samtidig skal der være fokus på at styrke gennemførelsen af byggeopgaverne så tid, budget og aftalt kvalitet overholdes. Med den ressourcekrævende fusion bag sig kan ressourcerne i 2014 målrettes udvikling og forbedring af styrelsens opgaveløsning og derved yderligere øge gevinsterne ved en central statslig ejendomsvirksomhed. Herved skabes grundlag for at tiltrække nye opgaver og kunder. Samtidig med at Bygningsstyrelsen skal udvikle produkter og løsninger på den lange bane, skal styrelsen håndtere de kritiske udfordringer, som den står overfor i 2014. Væsentligste udfordring er Københavns Universitets anmodning til Uddannelsesministeren om at overtage ejerskabet af de bygninger, som universitetet i dag lejer af styrelsen. Det forventes, at der i 2004 træffes beslutning om, hvorvidt anmodningen skal imødekommes. Usikkerheden om det fremtidige ejerskab af universitetets bygninger giver naturligt udfordringer og vanskeliggør den langsigtede planlægning i styrelsen. Det er imidlertid afgørende, at styrelsen fortsat gør sit yderste for at sikre god service til kunderne, sikrer effektiv vedligehold og drift samt gennemfører de mange byggeprojekter professionelt. Bygningsstyrelsen har igangværende byggerier for omkring 14 mia. kr. Flere af de store og markante byggerier er nu gået fra planlægningsfasen til udbuds- og udførelsesfasen. Dette sker på et tidspunkt, hvor der er markante tegn på kapacitetsproblemer blandt de virksomheder, der kan udføre de store entrepriseopgaver. Der er derfor stor risiko for manglende konkurrence og højere priser, med deraf følgende risici for tids- og budgetoverskridelser. Det er en central opgave for styrelsen i 2014 at minimere disse risici gennem realistisk tidsplanlægning, økonomibudgettering, optimale udbudsforretninger og professionel bygherrefunktion, herunder forventningsafstemning med kunderne. I 2014 skal der samtidig øget fokus på sikker administration i byggesagsstyringen. Realiseringen af styrelsens strategi i 2014 er baseret på identifikation af de strategiske beslutninger, der skal træffes inden for hvert af de seks strategiske mål for at imødegå udfordringerne og forbedre styrelsens opgaveløsning. De strategiske beslutninger skal ses i sammenhæng med implementering af de igangværende tiltag og beslutninger, der er truffet i 2011-2013. 12 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

Bygningsstyrelsen. Foto: Mikkel Østergaard Styrelsens anvendelse af strategiske beslutningspunkter i 2014 Anvendelsen af strategiske beslutningspunkter skal understøtte, at styrelsens ledelse har et solidt grundlag for at prioritere og sætte retning for styrelsens arbejde. Dette sker ved at de strategiske beslutninger, der skal behandles, identificeres og prioriteres tidsmæssigt, samt undergives en effektiv beslutningsproces, der sikrer, at alle væsentlige fakta, konsekvenser og handlemuligheder indgår i beslutningsgrundlaget. Samtidig skal metoden sikre, at styrelsens strategi er dynamisk og levende. Det er afgørende, at en foranderlig og kundeorienteret virksomhed som Bygningsstyrelsen løbende kan tilpasse sig til de muligheder og udfordringer, der opstår i løbet af året. Derfor kan opstillede beslutningspunkter blive overhalet af udviklingen, ligesom der kan blive behov for at tilføje nye højt prioriterede punkter, der dukker op i løbet af året. Ligeledes er det afgørende, at styrelsens strategi tager højde for, at gennemførelsen af nødvendige beslutninger kan have et flerårigt sigte. De beslutninger, der er omfattet af styrelsens metode til strategisk beslutningstagning, er kendetegnet ved: At have stor betydning, idet de omfatter hele eller store dele af styrelsens organisation, og/eller at de indebærer en betydelig interaktion med vores kunder, leverandører og andre eksterne interessenter At sætte retningen for styrelsen på mellem til langt sigt (3-5 år), men også at have konsekvenser på kort sigt At have investerings- eller medarbejdermæssige konsekvenser, der vanskeligt kan laves om. Behandlingen af beslutningspunkterne sker løbende henover året i en rækkefølge der dels afspejler, hvor presserende beslutningen er, dels tager højde for, hvor ressourcekrævende tilvejebringelsen af beslutningsgrundlaget er. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 13

Tilfredse kunder Bygningsstyrelsens kunder er generelt tilfredse med de ydelser, som styrelsen leverer. Universiteterne har imidlertid udtrykt kritik af dele af styrelsens opgaveløsning og huslejeordningen på universitetsområdet. En væsentlig del af kritikpunkterne er imødekommet ved justeringen af huslejeordningen, der giver lavere huslejer på nybyggeri og øger ordningens fleksibilitet. I 2014 er det afgørende, at den positive udvikling fortsætter, og at styrelsen tilpasser sine ydelser til kundernes behov og ønsker både på universitets- og kontorområdet. Kritiske beslutninger Kan kundernes oplevelse af styrelsens helhedstænkning styrkes? Afhængig af sag og opgave har kunderne ofte kontakt til flere enheder og medarbejdere i Bygningsstyrelsen, eksempelvis kunderådgivere og projektledere. De forskellige kontaktflader stiller store krav til intern koordination, ansvarsfordeling og videndeling, ligesom det er centralt, at kunderne oplever, at dialogen er hurtig og fyldestgørende. Den nuværende opgaveløsning skal vurderes, og der skal tages stilling til mulige tiltag, der kan tydeliggøre rolle- og ansvarsfordelingen og sikre, at relevant viden og historik udveksles effektivt. Hvordan skal styrelsens profil i forhold til udførelse af drift og udvendigt vedligehold på universiteterne se ud? Universiteterne varetager i dag drift samt udførelsen af det ydre bygningsvedligehold efter aftale med og finansiering af Bygningsstyrelsen. Det er aftalt med Danske Universiteter, at vedligeholdelsen skal gennemføres på en måde, der bedst muligt modsvarer universiteternes differentierede behov. En model kan være, at styrelsen tilbyder at varetage drift og udvendigt vedligehold med henblik på opnåelse af stordriftsfordele. Tilbuddet vil primært være relevant for de mindre universiteter og for universiteter med afdelinger i flere landsdele. Skal styrelsen levere facility management ydelser i flerbrugerejendomme på kontorområdet? Bygningsstyrelsen tilbyder i dag ikke kunderne at varetage ansvaret for ydelser som inventar, rengøring, kantinedrift, reception mv. Der kan være fordele for kunderne i flerbrugerejendomme ved, at styrelsen varetager disse opgaver. 14 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

Effektiv kapitalforvaltning Bygningsstyrelsens ejendomsportefølje forventes i de kommende år at gennemgå store forandringer. På universitetsområdet forventes et fortsat nybyggeri for at kunne tilgodese behovet for uddannelsespladser, og på kontorområdet forventes samlingen af institutioner i knudepunkter at accelerere. Hvordan disse nye lokalebehov skal tilvejebringes, er centralt for styrelsen. Samtidig er det væsentligt, at der sættes fokus på vedligeholdelsen af den eksisterende portefølje. Endelig forventes håndtering af PCB at blive et væsentligt fokusområde i 2014. Kritiske beslutninger Hvornår tilvejebringes nye lokaler ved OPP, statsbyggeri eller private lejemål? Løsninger for tilvejebringelse af nye lokaler sker i dag på baggrund af dialog med kunden og konkret vurdering af tid, økonomi og markedsmuligheder. Det kan skabe større klarhed internt i styrelsen og ift. kunderne, hvis løsningsbeslutningen sker på baggrund af formulerede retningslinjer og klarere krav til beslutningsgrundlag. Hvordan skal nye kontorbygninger til evt. implementering af lokaliseringsstrategi i hovedstadsområdet tilvejebringes? Hvis regeringens økonomiudvalg i 2014 beslutter, at statslige styrelser mv. i hovedstadsområdet skal samlokaliseres i nye flerbrugerejendomme, skal der tages beslutning om, hvorvidt disse skal tilvejebringes som OPP, statsbyggeri eller private lejemål, eller ved en kombination heraf. Det skal endvidere besluttes, hvordan kundebehov og ønsker dækkes i perioden indtil ejendommene er indflytningsklare. Hvordan skal styrelsen sikre det økonomisk optimale vedligehold? Bygningsstyrelsen har begrænsede økonomiske midler til vedligehold af ejendomsporteføljen. Det er væsentligt, at midlerne anvendes på en måde, der sikrer porteføljens langsigtede værdi bedst muligt, herunder at der er et klart prioriteringsgrundlag. Der skal samtidig skabes overblik over, om de økonomiske midler på sigt kan sikre et tilfredsstillende værdifastholdende vedligehold. Skal styrelsen internt varetage projektering og byggeledelse i mindre vedligeholdelsesprojekter? Projektering og byggeledelse i vedligeholdelsesprojekter varetages i dag af eksterne rådgivere. Der kan være økonomiske fordele i form af lavere omkostninger ved intern varetagelse af hele eller dele af disse opgaver i mindre vedligeholdelsesprojekter, og dermed mulighed for at få mere vedligehold for pengene. Hvordan håndteres eventuel PCB forekomst i ejendomme administreret af styrelsen? Bygningsstyrelsen vil gennemføre en kortlægning af PCB-forekomsten i styrelsens ejendomme, der kan vise behov for omfattende PCB-renoveringer. Der vil i givet fald skulle tages stilling til finansieringen og gennemførelsen af renoveringerne samt eventuelle konsekvenser for styrelsens ejendomsporteføljestrategi. Samtidig skal der tages stilling til håndtering af PCB i private lejemål, der administreres af styrelsen. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 15

16 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN SDU Kolding. Foto: Mikkel Barker

Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Bygningsstyrelsen har omfattende igangværende byggerier og står i 2014 overfor flere betydelige entrepriseudbud. Det er afgørende, at styrelsen holder tid og pris i byggerierne og samtidig forbedrer den administrative byggesagsstyring. Derudover skal styrelsen optimere planlægning og gennemførelse af fremtidige byggerier. For at løfte disse udfordringer har styrelsen på baggrund af grundige analyser af styrelsens byggeproduktion gennemført en række tiltag, der skal forbedre styringen af byggesagerne og ledelsesinformationen. Herudover har styrelsen besluttet ændringer af bl.a. entreprisevalg og kontraktmodeller med kunderne. I 2014 skal arbejdet fortsætte, herunder med fortsat fokus på byggesagsstyring. Kritiske beslutninger Hvilke entrepriseformer skal styrelsen anvende? Bygningsstyrelsen har fastlagt retningslinjer for valg af entrepriseformer i simpelt byggeri. For øvrige byggerier vil styrelsen styrke den faglige vurdering af valg af entrepriseform og opstille retningslinjer for styrelsens valg af entrepriseform. Hvordan kan entreprenørerne inddrages tidligere? Der er behov for at finde nye samarbejdsformer, som understøtter en tidligere inddragelse af entreprenøren. Det faseopdelte byggeri indebærer en uhensigtsmæssig adskillelse af rådgiver og udførende, som giver udfordringer ift. bygbarhed og optimering af byggeriets kvalitet og pris. Bygningsstyrelsen vil søge at udvikle nye modeller for tidligere inddragelse af entreprenøren. Hvordan skal byggesagerne projektorganiseres? Bygningsstyrelsen skal tage stilling til projektorganiseringen af byggesager, der i højere grad understøtter rettidig inddragelse af relevante interne og eksterne kompetencer og fagligheder, samtidig med at den entydige ansvarsfordeling fastholdes. Der skal særligt ses på organiseringen af de store og kritiske byggesager. Hvordan kan udbuds- og projektmateriale standardiseres? For at reducere styrelsens og leverandørernes risici og transaktionsomkostninger er det væsentligt, at udbuds- og projektmateriale i videst muligt omfang er standardiseret. Styrelsen vil tage stilling til, hvordan styrelsens udbuds- og projektmateriale kan standardiseres yderligere. Hvordan kan byggesagsstyringen forbedres ved brug af controlling mv.? Styrelsen har i nogle af byggeprojekterne haft en utilfredsstillende administrativ styring. Der skal derfor tages stilling til, hvordan den interne controlling i byggesagerne kan styrkes, således at fremtidige fejl kan forebygges og afhjælpes. Kan de indledende strategiske beslutninger om mål, udbuds- og entrepriseformer styrkes? Succesfuld gennemførelse af et byggeri er i høj grad afhængig af de indledende beslutninger om, hvad byggeriet skal kunne og hvordan byggeriet skal udbydes og gennemføres. Styrelsen vil derfor vurdere, hvordan der kan skabes det bedst mulige grundlag for de indledende beslutninger. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 17

18 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN Retten på Frederiksberg. Foto: Adam Mørk

Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Bygningsstyrelsen har i flere år, med gode resultater, fokuseret på energieffektivisering af styrelsens bygninger. Der er imidlertid fortsat store potentialer. I 2014 er det centralt at forbedre energidatahåndteringen og energistyringen i styrelsens ejendomme samt at få større sikkerhed for, at styrelsen opnår det forventede energiforbrug ved nybyggeri og renovering. Det er herudover væsentligt at få afklaret, hvordan styrelsen skal arbejde med bæredygtighed i bredere forstand, herunder evt. anvendelse af bæredygtighedscertificering. Kritiske beslutninger Hvilket system skal anvendes til håndtering af energidata? Styrelsens eksisterende system for opsamling og formidling af fjernaflæste energiforbrugsdata er forældet. Det skal derfor besluttes, om der skal indkøbes en ny systemløsning, herunder skal der tages stilling til delvis udlicitering af datavalidering mv. samt udbredelse til private lejemål. Hvordan kan energistyring i styrelsens ejendomme forbedres? Effektiv energistyring kan give væsentlige energibesparelser med begrænsede investeringer. Bygningsstyrelsen har i dag ansvaret for energistyringsopgaver i styrelsens kontorejendomme. En styrket energistyringsindsats kan give et væsentligt rentabelt bidrag til at nå regeringens reduktionsmål for kontorkunderne. Samtidig kan det give styrelsen et bedre afsæt for samarbejde med universiteterne på området. Hvad er de totaløkonomiske konsekvenser af energieffektivt byggeri? Der er væsentlig usikkerhed om de totaløkonomiske konsekvenser ved at bygge i energiramme 2015 og 2020, primært om forøgede anlægsomkostninger modsvares af besparelser i energiudgifterne. Bygningsstyrelsen vil afklare muligheden for at udvikle et værktøj, der kan estimere anlægsomkostninger og driftsbesparelser for at reducere denne usikkerhed. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 19

Effektiv ejendomsvirksomhed, baseret på sikker drift og digitalisering Bygningsstyrelsens opgaveløsning er driftstung, hvorfor det er afgørende for styrelsens værdiskabelse, at driftsorganisationen er effektiv. I 2014 skal fokus på sikker drift øges yderligere. Det er i den forbindelse væsentligt, at den igangværende indsats for at forbedre data og IT-systemernes stabilitet og funktionalitet fastholdes i 2014. Samtidig skal styrelsen arbejde målrettet med fortsat digitalisering af byggeriet og indhøstning af gevinsterne herved. Kritiske beslutninger Hvordan kan en entydig nummerstruktur af projekter, ejendomme, sager og bygninger, implementeres i alle systemer? Anvendelse af et gennemgående identifikationsnummer vil gøre det lettere at identificere og samkøre informationer om samme kunde, ejendom, projekt, sag eller bygning. Det skal besluttes, om der kan og skal etableres en stringent nummereringsstruktur, der er entydigt og går igen i samtlige af styrelsens IT-systemer. Hvilken IT-systemstruktur skal styrelsen vælge? Styrelsen anvender en række forskellige IT-systemer. Dedikerede systemer giver mulighed for fleksibilitet og god løsning af det specifikke behov, men dedikerede systemer giver udfordringer, når data skal udveksles mellem systemerne. Ét system vil løse denne udfordring, men vil potentielt være et stort udviklingsprojekt, og det er ikke givet, at ét system vil kunne løse de specifikke behov så godt og fleksibelt som dedikerede systemer. Hvordan kan datahåndteringen styrkes i en flerårig proces? Bygningsstyrelsen har gennem store investeringer og indsatser forbedret datakvalitet og systemunderstøttelse. Der er imidlertid fortsat validitetsproblemer og bl.a. vanskeligheder ved samkøring af data. Da der er tale om en ressourcekrævende og langvarig indsats, skal der fastlægges en flerårig prioriteringsrækkefølge og proces for forbedring af datastruktur, datavalidering, harmonisering og systemhåndtering af bygnings-, lejemåls- og kundedata. Hvordan skal digitalisering af byggeriet udbredes? Digitalisering af byggeprocesserne kan give store effektiviseringsgevinster og bedre kvalitet. Bygningsstyrelsen har lavet en strategi for digitalisering af byggeriet. Der skal tages stilling til, hvordan strategien implementeres. 20 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

Attraktiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø Medarbejderne er en afgørende forudsætning for Bygningsstyrelsens opgaveløsning. De komplekse og tværfaglige opgaver stiller store krav til både ledernes og medarbejdernes kompetencer og det tværgående samarbejde. I forlængelse af fusionen har der været en naturlig stigning i medarbejderomsætningen for enkelte medarbejdergrupper. Det er et væsentligt indsatsområde i 2014, at omsætningen finder et normalt leje. Det er samtidig vigtigt, at styrelsen fortsat prioriterer den faglige og personlige medarbejderudvikling for at understøtte en god opgaveløsning og styrelsens position som en attraktiv arbejdsplads. I 2014 vil styrelsen endvidere fokusere på at udvikle styrelsens ledelse. Kritiske beslutninger Skal der etableres formelt tilbud om udvidet udviklings- og karriereplanlægning? Løbende udvikling er central for den enkelte medarbejder og de kompetencer, som styrelsen har brug for. Udviklings- og karrieredrøftelse indgår i dag som en integreret del af de løbende medarbejderudviklingssamtaler med nærmeste leder. Medarbejdernes udvikling kan styrkes yderligere ved at tilbyde erfarne medarbejdere forløb, hvor der gives hjælp til afklaring og fremadrettet planlægning af faglig og personlig udvikling. Hvordan skal medarbejdernes viden om forretningsgrundlag og -processer styrkes? For at sikre opgavevaretagelse på et højt kvalitetsniveau er der behov for at styrke medarbejdernes viden om styrelsens basisforretning, forretningsprocesser, driftssystemer mv. Mulige tiltag kan være længerevarende introforløb for nye medarbejdere og obligatoriske grundkurser til de medarbejdere, der har behov herfor. Hvordan kan det tværgående samarbejde og ansvar forbedres? Et velfungerende samarbejde mellem medarbejderne og enhederne er centralt for at løse styrelsens opgaver tilfredsstillende. Der er behov for at sætte fokus på at styrke relationer og kendskab til hinandens kompetencer på tværs af styrelsen, eksempelvis gennem en stærkere projektorganisering på udvalgte områder. Det skal samtidig vurderes, hvordan incitamenter i enhedskontrakter og resultatlønssystem i højere grad kan understøtte samarbejde og fælles ansvar. Hvordan kan projektledernes kompetencer styrkes? Styrelsens produktion er i vidt omfang organiseret i projekter. Eksempelvis varetages byggesagerne i projekter, hvor en projektleder er ansvarlig for den samlede løsning af opgaven. Projektledernes kompetencer er derfor afgørende for vellykket opgaveløsning. Det skal vurderes, om der skal gennemføres systematisk kompetenceafdækning og opfølgning på udviklingsbehov hos projektlederne. Kan styrelsens rekrutteringsindsats og -redskaber styrkes? Bygningsstyrelsen skal kunne rekruttere de rigtige medarbejdere. Det kræver, at styrelsen både kan tiltrække kvalificerede ansøgere og vælge den rigtige kandidat til jobbet. Det skal vurderes, om styrelsen kan blive bedre til at tiltrække ansøgere og om styrelsen kan anvende bedre redskaber, processer og metoder til udvælgelse af kandidater. BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 21

Samlet oversigt over kritiske beslutningspunkter 2014 Tilfredse kunder Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kan kundernes oplevelse af styrelsens helhedstænkning styrkes? Hvordan skal styrelsens profil i forhold til udførelse af drift og udvendigt vedligehold på universiteterne se ud? Skal styrelsen levere facility management ydelser i flerbrugerejendomme på kontorområdet? Effektiv kapitalforvaltning Hvornår tilvejebringes nye lokalebehov ved OPP, statsbyggeri eller private lejemål? Hvordan skal nye kontorbygninger til evt. implementering af lokaliseringsstrategi i hovedstadsområdet tilvejebringes? Hvordan skal styrelsen sikre det økonomisk optimale vedligehold? Skal styrelsen internt varetage projektering og byggeledelse i mindre vedligeholdelsesprojekter? Hvordan håndteres eventuel PCB forekomst i ejendomme administreret af styrelsen? Kvalitetsbyggeri til aftalt pris og tid Hvilke entrepriseformer skal styrelsen anvende? Hvordan kan entreprenørerne inddrages tidligere? Hvordan skal byggesagerne projektorganiseres? Hvordan kan udbuds- og projektmateriale standardiseres? Hvordan kan byggesagsstyringen forbedres ved brug af controlling mv.? Kan de indledende strategiske beslutninger om mål, udbuds- og entrepriseformer styrkes? 22 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN

Markedsdrivende grøn ejendomsvirksomhed Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Hvilket system skal anvendes til håndtering af energidata? Hvordan skal energistyring i styrelsens ejendomme forbedres? Hvad er de totaløkonomiske konsekvenser af energieffektivt byggeri? Effektiv ejendomsvirksomhed, baseret på sikker drift og digitalisering Hvordan kan en entydig nummerstruktur af projekter, ejendomme, sager og bygninger implementeres i alle systemer? Hvilken IT-systemstruktur skal styrelsen vælge? Hvordan kan datahåndteringen styrkes i en flerårig proces? Hvordan skal digitalisering af byggeriet udbredes? Attraktiv arbejdsplads med et unikt fagligt miljø Skal der etableres formelt tilbud om udvidet udviklings- og karriereplanlægning? Hvordan skal medarbejdernes viden om forretningsgrundlag og processer styrkes? Hvordan kan det tværgående samarbejde og ansvar forbedres? Hvordan kan projektledernes kompetencer styrkes? Kan styrelsens rekrutteringsindsats og -redskaber styrkes? BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 23

24 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN Aarhus Universitet. Foto: Poul Ib Henriksen

Bygningsstyrelsens strategi 2014 Udgivet af Bygningsstyrelsen Marts 2014 Layout: Eckardt ApS Tryk: pekeema danmark as BYGNINGSSTYRELSEN // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // 25

Bygningsstyrelsen Carl Jacobsens Vej 39 2500 Valby T 4170 1000 bygst@bygst.dk WWW.BYGST.DK 26 // BYGNINGSSTYRELSENS STRATEGI 2014 // BYGNINGSSTYRELSEN