Evaluering i stor stil! I perioden november 2007 til januar 2008 har man i Varde Kommune gennemført en gennemgribende evaluering af den administrative organisation. Det har ført til en helt ny organisering, der med klarere kompetencelinjer og en mere synlig direktion skal give mulighed for flere tværgående udviklingsinitiativer. Som borgmester bliver det en lettelse at vide præcis, hvem man skal gå til, og det vil også være mere gennemskueligt for borgerne. Borgmester Gylling Haahr om den nye organisering, der er ét af resultaterne af evalueringsprocessen i Varde Kommune
Varde Kommune er sammenlagt af 5 mindre kommuner, og allerede i forberedelserne af sammenlægningen planlagde man en opfølgende evaluering af direktionen efter ½ år og af administrationen efter 1½ år. I 2007 besluttede man imidlertid at lave de to evalueringer samtidigt, et år efter sammenlægningen, og denne evaluering har bl.a. belyst et behov for at ændre organisationen i den nye kommune. Formålet med evalueringen var fra begyndelsen at foretage en systematisk, overordnet gennemgang af den administrative organisation i Varde Kommune og dermed finde kommunens forbedringspotentiale. Evalueringens fokus har været organiseringen i form af opgaver, funktioner o.lign., og altså ikke enkeltpersoner. Processen Evalueringen bestod af 4 dele, der har suppleret hinanden indbyrdes, så man har fået et komplet billede af politikernes, de administrative medarbejderes og ledernes opfattelse af organisationen. Første del var en spørgeskemaundersøgelse blandt kommunens 771 administrative medarbejdere og 31 politikere (særskilt spørgeskema), og den gav en imponerende tilbagemelding. I Varde kommune er man især glad for, at man i skemaet inkluderede mange åbne spørgsmål, der har givet respondenterne mulighed for at beskrive deres opfattelse og komme med konstruktive forslag. Anden del var fokusgruppeinterviews med fagområdernes medarbejdere og ledere. Disse har givet indblik i snitfladeproblematikker, hvor der bør sættes ind med forbedringer. Tredje del var en række individuelle interviews med politikere (udvalgsformænd), direktionen, stabschefer og virksomhedsledere, og disse interviews har yderligere medvirket til at uddybe Denne evalueringsrunde er gennemført på et tidspunkt, hvor en ny organisation har fået overblik over sig selv, og hvor medarbejderne ved, hvor de står, men inden, at Plejer er flyttet ind. problematikker i den eksisterende organisation. Endeligt har den fjerde del, en benchmarking med andre kommuner (3 sammenlagte og 3 ikkesammenlagte), givet mulighed for at se mere objektivt på visse problemstillinger som eksempelvis ressourcefordeling. Igennem hele processen har Varde Kommune haft hjælp fra konsulentfirmaet H.C.Vestergaard, der har fungeret som sparringspartner på forløbet, og H.C.Vestergaard har desuden foretaget de individuelle interviews og har bistået med at analysere resultaterne og indlede det fortsatte forløb med ny organisation osv. Chefkonsulent Hans Christian Vestergaard fremhæver især de individuelle interviews som et godt redskab til dels at identificere og kvalificere de emneområder, der skulle følges op på, men fortæller også, at der i disse interviews fremkom mange konstruktive løsningsforslag. Processen er kørt igennem over ganske kort tid. Evalueringen gik i gang i november 2007, og hele evalueringsdelen var afsluttet medio januar 2008. Allerede i februar var man klar med et forslag til ny organisering, og det har helt klart været en fordel i organisationen, at der så hurtigt er resultater af evalueringen. Det har givet ro til dem, der inden evalueringen var nervøse for, at man nu ville evaluere, uden at det ville ændre noget. Den ny organisation har været i høring i MEDorganisationen, og her har man modtaget 87 høringssvar ud af 105-110 mulige. Det betyder meget for styregruppen, at de indkomne høringssvar er af meget høj kvalitet, idet de er velbegrundede, både i kritik og ved opbakning til forslaget. I det hele taget er man i Varde Kommune utroligt positive overfor den proces, de har været igennem, og Kommunaldirektør Max Kruse siger,
at hvis de skulle gøre det om med den viden, de nu sidder med, ville de gøre det præcist på samme måde: det var det, der skulle til, for at få organisationen helt på plads. Resultat En samlet gennemgang fra de forskellige elementer i processen viste, at der var problemer med uklarhed omkring kompetencelinjer og ledelsesansvar i hele organisationen. Kommunaldirektør Max Kruse fortæller, at problemstillingen med uklarhed var forventet, men at det overraskede ham, at meldingen kom så klart og entydigt tilbage fra alle sider. I arbejdet med tilbagemeldingerne er det lykkedes styregruppen at definere 12 temaer, som bliver centrale i det videre arbejde. Arbejdet er indledt med et grundigt kig på hele organisationen, idet det er det første af de 12 temaer. Hvor kommunaldirektør Max Kruse havde forventet at skulle foretage enkelte justeringer i organisationen, endte man i stedet med en helt ny organisationsplan for netop at sikre de klare kompetencelinjer, som medarbejdere, ledelse og politikere har efterspurgt. Ny organisering Varde Kommune blev efter kommunalreformen organiseret med en flad netværksstruktur i direktionen, og det er denne lidt løse model, der ikke har været optimal i en fusionsperiode, hvor det har været en udfordring at lægge 5 kommuner med hver sin kultur sammen. Derfor har man efter evalueringsprocessen valgt en mere klassisk struktur, der ved første øjekast ligner en centralisering. Det er imidlertid ikke centralisering, der er målet, men derimod en stærk direktion, der har de muskler, der skal til, siger kommunaldirektør Max Kruse. Den nye organisation er bygget op omkring et klart og éntydigt direktøransvar, hvilket betyder, at direktøren har De 12 temaer er: 1. Overordnet organisering 2. Samling og opdeling af hele virksomheder, herunder én indgang for borgerne 3. Snitfladeproblematikker og opgaveplacering, herunder sekretariatsbetjening af udvalg 4. Kompetencer og ansvar 5. Fysisk placering 6. Ressourcefordeling/ normeringsproblematik 7. Afdelingsspecifikke spørgsmål 8. Dialogsystem 9. Lederevaluering/lederudvikling 10. Værdiproces, herunder synlig ledelse 11. Opgavebeskrivelse/-liste 12. Politisk organisering ansvaret i forhold til de politiske udvalg på området samt såvel det faglige som det ledelsesmæssige ansvar for området. Man har i Varde taget stort hensyn til funktionaliteten, idet virksomhedernes opkobling varierer alt efter, hvad der er mest hensigtsmæssigt. Det betyder bl.a., at nogle virksomheder har direkte direktørreference, mens andre ikke har. Samtidig er der en klar opdeling i interne og eksterne stabe. De interne stabe skal være støttefunktioner, og det er vigtigt, at de bliver dækkende, således at it-afdelingen fx bliver hele kommunens it-afdeling. Kun på den måde kan Varde høste fordelene af stordrift. Det er samtidigt meget vigtigt for Varde Kommune, at modellen stadig giver plads til tværgående, udviklingsrettede initiativer. Borgmester Gylling Haahr lægger i sin vurdering vægt på, at styrken i den nye organisation helt sikkert bliver, at man får klarere linjer og dermed vished for, hvem man skal gå til. Det gælder både for medarbejdere og politikere.
God timing Evalueringen er gennemført på det helt rigtige tidspunkt. Udviklingschef Jørgen Nielbæk siger det således: Denne evalueringsrunde er gennemført på et tidspunkt, hvor en ny organisation har fået overblik over sig selv, og hvor medarbejderne ved, hvor de står, men inden, at Plejer er flyttet ind. Tidspunktet har altså været med til at give evalueringen et rigtigt godt udgangspunkt, idet folk stadig har haft lyst til at se konstruktivt på processen og ikke været alt for nervøse for den omvæltning, en evaluering kan ske at føre med sig. Også Hans Christian Vestergaard har oplevet et utroligt engagement fra alle sider i Varde Kommune: Jeg oplevede en meget stor optagethed af processen, hvor alle var meget positive for at finde gode løsninger og at deltage i evalueringen. Det har givet en stor dynamik i forløbet, hvilket også er en væsentlig årsag, til at de nu er kommet så langt i Varde Kommune. Evalueringen blev samtidig gennemført på et tidspunkt, hvor kvalitetsreformen stod på dagsordenen. Det har for Varde Kommune betydet, at Kvalitetsreformen måtte træde lidt i baggrunden for at give plads til evalueringen, men det er efter Max Kruses mening ikke et problem, idet evalueringsprocessens resultater vil hjælpe til med at sætte fokus på kvalitetsreformens mål, der i Varde Kommune handler om at skabe attraktive arbejdspladser og at sætte borgeren i centrum med borger- og brugertilfredshed. styrken i den nye organisation bliver helt sikkert, at man får klarere linjer, og dermed vished for, hvem man skal gå til det gælder både for medarbejdere og politikere. føler, at de har et spændende og indholdsrigt job. Det er et godt afsæt kun et år efter den store sammenlægning. Max Kruse håber dog, at den nye organisering med de klarere kompetencelinjer vil gøre det lettere for lederne at uddelegere opgaver og dermed være med til at skabe spændende, udfordrende og attraktive arbejdspladser for medarbejderne i Varde Kommune. Det politiske system Også det politiske system i Varde Kommune er kommet under luppen. Hidtil har man haft 7 udvalg samt økonomiudvalget, hvilket har været fint i fusionsperioden, hvor det har været et knokkelarbejde at få tingene struktureret, fortæller borgmester Gylling Haahr. Nu er det uhensigtsmæssigt med så mange udvalg. Det er allerede vedtaget at skære antallet af byrådsmedlemmer ned fra 31 til 25, og de går nu i gang med at se på styrelsesvedtægten. Gylling Haahr forudser, at man ender op med 5 udvalg i stedet for de nuværende 7. For mange krydsninger i en organisation giver uklarhed, siger borgmester Gylling Haahr, og det er denne uklarhed, der blev påvist i evalueringsprocessen, og som man ved hjælp af de 12 temaer nu er i gang med at minimere. Varde Kommune er sammenlagt af Blaabjerg, Blåvandshuk, Helle, Varde og Ølgod kommuner. Sidegevinster Som en af flere små sidegevinster, har evalueringen påvist at, 83 % af de adspurgte medarbejdere er tilfredse eller meget tilfredse med deres arbejde mens hele 91% er tilfredse eller meget tilfredse med indholdet i arbejdet og Der er i kommunen knap 50.000 indbyggere. Den nye kommune har 4.500 medarbejdere.