Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 25. august 2015 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bemærkninger til referat fra mødet den 2. juni 2015 3. Økonomi, herunder fremlæggelse af kvartalsrapporter se bilag 4. Information om budgetlægning for 2016 og korrespondance med provstiet 5. Renoveringsprojektet i Fruering kirke (bilag) a. Status på projektet b. Beslutninger i. Evt. placering af stolestader ved orglet ii. Valg af lyseholdere iii. Evt. installation af højtalere iv. Farvevalg og valg af valg af stof til hynder v. Byggemødeonsdag den 9. september kl. 9.00 og møde med maler og konservator den 9. september kl. ca. 11.00. c. Indvielse 29. november. Nedsættelse af udvalg? 6. Opfølgning og beslutning i Vitved menighedsråd på afholdte møder den 18. august 2015 kl. 17.30 og kl. 18.00 se bilag 7. Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd se bilag 8. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd se bilag 9. Orientering ved sognepræsten 10. Orientering ved kontaktpersonen 11. Orientering ved kirkeværger. Fruering, orientering om dræningsprojekt se bilag 12. Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget se bilag 13. Orientering ved medarbejderrepræsentant 14. Orientering ved folkevalgte kasserere 15. Bemærkninger/evaluering af studietur den 23. august 2015 16. Eventuelt Mødet blev ledet af: Arne Sørensen Referent: Niels Peter Skrubbeltrang Mødedeltagelse: Der var afbud fra Anne Marie Thormann Mødet blev indledt med at vi sang nr. 339, Vi pløjed og vi såede. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Under pkt. 2 blev tilføjet: Godkendelse af referat fra ekstraordinært menighedsrådsmøde i Fruering menighedsråd den 8. juni 2015. Med denne tilføjelse blev dagsordenen godkendt uden yderligere bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referater fra Fællesrådsmøde 2. juni og ekstraordinært møde i Fruering menighedsråd 8. juni 2015 Begge referater blev godkendt uden bemærkninger. 1
Pkt. 3 Økonomi, herunder fremlæggelse af kvartalsrapporter se bilag Anne Marie henviste til de skriftlige kommentarer. Det blev bemærket, at der for Fruering var et underskud på 34.522 kr. og ikke et overskud som anført i kommentarerne. For Vitved er resultatet for 1. halvår et overskud på 27.055 kr. De anførte halvårsresultater kan ikke tages som udtryk for forventet resultat for hele året, da budgettet ikke er periodiseret, og der erfaringsmæssigt er størst aktivitet i 2. halvår. For Fruering er endvidere afholdt påkrævede udgifter til konfirmandstuen, som ikke er budgetlagt. Begge kvartalsrapporter blev godkendt og underskrevet og sendes efterfølgende til provstiet. Pkt. 4 Information ombudgetlægningen for 2016 og korrespondance med provstiet Budgetbidrag for begge sogne blev indsendt i juni. Afsluttende budgetsamråd holdes 8. september, hvor de endelige rammer og anlægsbevillinger udmeldes. Fruering kan forvente at få bevilget 327.000 kr. til dræn og 200.000 kr. i opsparing kunst. På MR møde 7. okt. skal vi godkende endeligt budget, som skal sendes til provstiet senest 15. november. Vitved har fået grøn lys til at få vurderet og fældet det udgåede træ + yderligere beskæring samt grøn lys til at få igangsat et skitseprojekt til brug ved vurdering af tagets tilstand og til brug for et tilbudsgrundlag og udbudsmateriale. Pkt. 5 Renoveringsprojektet i Fruering kirke (bilag) a. Status på projektet b. Beslutninger i. Evt. placering af stolestader ved orglet ii. Valg af lyseholdere iii. Evt. installation af højtalere iv. Farvevalg og valg af valg af stof til hynder v. Byggemødeonsdag den 9. september kl. 9.00 og møde med maler og konservator den 9. september kl. ca. 11.00. c. Indvielse 29. november. Nedsættelse af udvalg? Ad. a NPS refererede kort fra seneste byggemøde. Arbejdet forløber efter tidsplanen. Stor tilfredshed med John Vinds arbejde med kalkning. Stolestaderne er flyttet til malerværksted på Axel Gruhns vej efter aftale mellem maler og Erik Simonsen. Ad. b i. Det var opbakning til udvalgets holdning, at det optimale er, hverken at placere skibsbriks eller overflødige stolestader ved orglet. Det er mere hensigtsmæssigt at have løse stole og de løse bænke, som kan placeres efter behov og er lette at fjerne, når der er behov for hele pladsen til kor mv. Som faste stole ved orglets højre side kan benyttes nogle af fletstolene fra koret, så der her evt. kun er en række, og derudover klapstole efter behov ved særlige lejligheder. Det betyder at skibsbriksen ikke skal males. Den flyttes til konfirmandlokalet i stalden, hvor den kan bruges som den er. De ekstra stolestader i tårnet tages ned ved Eriks Simonsens foranstaltning. Stolestaderne flyttes til loftet i driftsbygningen, hvor de opbevares uden istandsættelse og maling. NPS orienterer Marcelle, og Vagn aftaler med Erik Simonsen Ad. b ii. Forslag til lysholdere blev sendt rundt. Der var fuld tilslutning til den valgte enkle model med mulighed for at placere lysholderen enten direkte på bøsningen eller over blomsterholderen. Kanten på lysholderen afrundes og kransen gøres evt. lidt større. Der blev foreslået at gøre diameteren i blomsterholderen lidt større. Dette er efterfølgende kraftigt blev frarådet af Marcelle, og udvalget har besluttet, at vi fastholder den viste diameter. 2
Ad. b iii. Der var enighed om, at vi bør installere højtaleranlæg i forbindelse med renoveringen. Inge-Gerd, Johannes og Niels Peter udgør et lille udvalg til at fastlægge krav sammen med Marcelle og lydfirma. Det blev foreslået, at såfremt anlægget ikke kan rummes indenfor budgettet, at vi så søger 5 % midler. Ad. b iv. Farve til stolestader og hynder skal besluttes i løbet af september måde. Oplæg hertil på mødet 9. september (næste punkt) Ad. b v. Der holdes byggemøde med håndværkere 9. september kl. 9.00 i kirken. Efterfølgende møde med maler og konservator kl. 11.00 på Axel Gruhns vej. Hele menighedsrådet inviteres til sidstnævnte. NPS sender mødeindkaldelse. Ad. C. Der blev nedsat udvalg bestående af Inge-Gerd, Vagn og Niels Peter til forberedelse af indvielsesarrangement. Vores nye biskop Henrik Wigh-Poulsen har efterfølgende sagt ja til at deltage i gudstjenesten og prædike. Pkt. 6 Opfølgning og beslutning i Vitved menighedsråd på afholdte møder den 18. august kl. 17.30 og 18.00 Møde med firmaet Træstubben vedrørende fældning og beskæring af træer og en drøftelse med naboen har resulteret i at de økonomiske forudsætninger har ændret sig, idet træerne skal slæbes til gamle parkeringsplads. Der har været afholdt møde med arkitektfirmaet Frost Larsen og der foreligger en køreplan for hvad skitseprojektet skal indeholde. Det kræver en kontakt og besøg hos Rigsarkivet i Viborg for at få undersøgt hvad der findes af gamle tegninger over kirken. Stiftet har kun tegninger tilbage til 1991 og taget er udskiftet i 1963. Arne følger op. Pkt. 7 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Vi har fået henvendelse om yderligt bidrag til projektet til indspilning af salmer. Det blev afvist. Henviste til arrangementet Kirkens Forum 25. og 26. september i Fredericia. Der er omtale på DAP en. Gratis adgang. Rapport Kirken på landet findes på DAP en. Projekt Mere kirke for pengene findes også på DAP en. Kurser i løbet af efteråret. Fælleskørsel til bispevielsen blev aftalt. Deltagerne mødes hos Preben kl. 12.30, hvorefter Prebens kone kører og henter os igen. Pkt. 8 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Der er monteret salmebogsholder på orgelet Kirkestafet var en stor succes (omtales nærmere af Ulla) Omtalte den gode tur til Genbrugsgravsten i Horsens. Pkt. 9 Orientering ved sognepræsten Har forhandlet med skolen om placering af konfirmandundervisningen. Fastlagt for resterende del af året. Placeres i 3 moduler af 3 uger. Kan kombineres med bustider, hvilket er en fordel. Undervisningen efter jul fastlægges senere. Intet specialhold i år. Minikonfirmander begynder i uge 38 eller 39. Afvikles i gamle konfirmandstue, da det falder sammen med kortiderne. Ældreklubben begynder 9. september kl. 14.00 i kirken. Preben og Magda hjælper i præstegården. Alle Helgen gudstjeneste i Fruering kl. 14.00 evt. i stalden. I Vitved kl. 16.00. Kirkekaffe begge steder. Indvielsesgudstjeneste 1. søndag i advent kl. 9.30 3
Pkt. 10 Orientering ved kontaktpersonen Har afholdt planlægningsmøde 12. august. Ordinært medarbejdermøde 2. september kl. 10.00. Magda deltager for menighedsrådene. Gitta afvikler babysalmesang, og vi kan derfor ikke påregne, at hun kan bistå ved konfirmandforberedelse mv., hvis der opstår behov. Pkt. 11 Orientering ved kirkeværger Ulla Kirkestafetten var meget vellykket. Gurli spillede ved ankomst, hvilket gav god stemning og efterfølgende er brugt andre steder. Stendiget er repareret. Der var stor rod, som skulle fjernes, men vi fik rabat, så udgiften holdt sig på det tilbudte. Deltaget i erfa møde for gravere og kirkeværger. Her blev blandt andet diskuteret nye kirkegårdstakster, som skal gælde fra 1. januar og Holger orienterede om brug af datalogger. Vitved har sagt nej til at deltage i ny udbudsrunde af fælles kirkekalkning. Vagn Kirken er nu kalket udvendig. Resultatet ser tilfredsstillende ud. Dræningsprojektet: Efter stolestaderne blev fjernet blev det meget tydeligt, at der er betydelige fugtproblemer på nordsiden, hvilket også har givet John Vind udfordringer ved kalkningen. Projektet er nu godkendt i provstiet, og herfra sendt til Stiftet til godkendelse. Hvis det bliver praktisk muligt, vil vi søge projektet gennemført i år, selvom bevillingen først er i 2016. Vi kan hvis nødvendigt låne likviditet i provstiet. Håber vi kan undgå, at Nationalmuseet skal medvirke. Aftaler med Holger at få genbrugsgravsten på paller, så de kan afhentes. Pkt. 12 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Siden sidste MR møde 2.juni havde vi møde 16. juni, hvor vi godkendte John Laursens tilbud på opfyldelse af myndighedskrav til konfirmandstuen på 151.123 kr. inkl. moms. John har siden udført opgaven. Vi har haft Jan Skaar som bygningsfaglig konsulent. Han har, godt støttet af Arne, haft kontakten til myndighederne, der har været forstående i sagen. Vi droppede at få en prof. maler til at færdiggøre væggene og har i stedet tilbudt Vibeke at udføre en enkelt gang maling. Senere skal væggene færdiggøres. Der er indkøbt 150m2 tæppefliser til gulvbelægning. Omkostning 38.000 kr. inkl. lægning og moms. De lægges snarest af Garant tæpper. Legarth og Niels Peter tilbød at hjælpe med at rydde lokalet inden lægning. Vi besluttede at prioritere de mange opgaver og besluttede at udskifte gulve i præsteboligen. Der lægges samme slags gulv i køkken, spisestue og lille stue. De udgør en tydelig sammenhæng, og arbejdet er udført. En omkostning til 65.000 kr. inkl. moms. Gulvet i den gamle konfirmandstue venter til bedre tider. Vi udsatte kalkning af præsteboligen til 2016, en opgave der er tilbudt til 44.000 kr. inkl. moms. Vi har gennemført opgaven med udskiftning af sternbrædder på nord siden af garagen og på stalden, et opgave der er udført efter regning. Opkørslen til loftet på stalden renoveres, en opgave der udføres af Jens Thomasen til en pris på ca. 12.000 kr. inkl. moms. Vi har siden haft et kort møde, idet Inge-Gerd ønskede at skifte fra fast afregning af varmebidrag i præsteboligen til forbrugsafregning. Dette er siden godkendt af Stiftet og ændringen finder sted pr. 1/9. Bidraget opgøres på baggrund af privat grundareal. Jørgen følger op over for John Laursen vedrørende skærm til afdækning af armatur i forgangen. Pkt. 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger Holger takkede på medarbejdernes vegne for den vellykkede studietur 4
Vi må forvente, at der kommer behov for udskiftning af havetraktoren, da den smider vand. Vil undersøge muligheder og priser, blandt andet på udstilling i Slagelse. Vi har tidligere besluttet, at vi ikke satte udskiftning på budgettet, men kan søge 5 % midler, hvis behovet opstår. Vores medhjælper Alexander har været fraværende i periode, men begynder nu igen. Der klippes hække Der har været betydelige problem med ubudne gæster som sviner på toilettet i graverbygningen. Har stået på i en periode med mellemrum, men problemet er accelereret. Vi kan ikke låse, da der skal være adgang til toilet og hjertestarter. Holger overvejer løsningsmuligheder, herunder evt. opsætning af videoovervågning mod behørig skiltning. Gurli Ingen bemærkninger. Pkt. 14 Orientering ved folkevalgte kasserere Intet Pkt. 15 Bemærkninger/evaluering af studieturen den 23. august Enighed om, at det havde været en særdeles vellykket tur, velsignet af et fantastisk vejr og veloplagte og inspirerende guider specielt i Christiansfeld. Lære fremadrettet kan være, at vi skal passe på, ikke at få et for sammenpresset program. Det tager tid med at få så mange folk ind og ud af busser. Pkt. 16 Eventuelt Intet Mødet sluttede kl. 21.30 5