Underbilag 3.1 Behovsopgørelse og Kravliste Underbilag 3.1 Behovsopgørelse og Kravliste (Bilaget ligger på http://silkeborgkommune.dk/erhverv/udbud/varer-og-tjenesteydelser i pdf-format og word-format.) Skemaer med hvide felter udfyldes af Tilbudsgiver. Besvarelsen af bilaget indgår i tilbudsevalueringen under delkriteriet Kvalitet. Den vindende Tilbudsgivers besvarelse vil blive indarbejdet i Kontraktens Underbilag 3.2. 1. Indledning Dette bilag indeholder en overordnet beskrivelse af de forretningsmæssige behov samt tilhørende krav, omtalt som Kravlisten, som SINAS-løsning skal understøtte. Kravene i Kravlisten er overordnet og behovsorienteret formuleret. Ligeledes indeholder dette uddannelse af Silkeborg Kommunes medarbejdere. Dog fremgår kravene til uddannelse af Kommunens projektdeltagere i Tilbudsgivers Agile Metode af Bilag 9 (Kommunens projektorganisation og indsigt). Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud besvare dette bilag - dels en overordnet løsningsbeskrivelse i forhold til Kommunens forretningsmæssige mål og behov, dels en beskrivelse i relation til de enkelte krav, der er angivet i Kravlisten. 2. De forretningsmæssige mål og behov Formålet er at skabe én indgang til it-systemer og informationer i Sundhed & Omsorg, der løser borgerens og medarbejderens behov, hvad enten der er tale om tilgængelighed til information, dokumentation eller adgang til relevante fagsystemer i det hele taget. Løsningen skal således overordnet set bidrage til en understøttelse af smidige og effektive arbejdsprocesser set i forhold til informationsdeling, dokumentation, kommunikation og interaktion. Det er af afgørende betydning, at SINAS-løsningen understøtter de sundhedsfaglige medarbejders mobilitet forstået på den måde, at de sundhedsfaglige medarbejdere skal kunne tilgå SINAS-løsningen når som helst og hvor som helst fra forskellige platforme. Nedenfor er skitseret de forskellige typer for målgrupper og behov, som SINAS-løsningen skal tilgodese ( hovedområder ). Heidi Duus Dir. tlf.: 2488 3949 Sagsnr.: 13/28755 Økonomi og IT-staben Digitaliseringsenheden Søvej 1, 8600 Silkeborg Søvej 1 8600 Silkeborg Tlf.: 8970 1000 www.silkeborgkommune.dk
Projektet forventes at resultere i følgende effekter: Medarbejderrettet: Effektivisering af arbejdsprocesser for det sundhedsfaglige personale, da tilgængeligheden til dokumentation, information og relevante it-systemer øges Øget kvalitet i opgaveløsningen, da tilgængeligheden til den rette information og de rette systemer er tilgængeligt, hvor som helst og når som helst Øget mulighed for at kunne se og tilgå relevant information fra ledelsen og øvrig information for Kommunens medarbejdere generelt Øget mulighed for videndeling Borgerrettet: Øget service i form af øget relevant information for den enkelte borger, som er nemt tilgængeligt ud fra det behov den enkelte måtte have i eget hjem, som beboer på et plejecenter, som pårørende eller besøgende Øget tryghed Øget grad af mestring i forbindelse med virtuelle sundheds- og træningsløsninger 2
Formål Effektivisering Forretningsmæssige mål Smidigere arbejdsprocesser Forretningsmæssige behov Øget tilgængelighed til dokumentation, information og relevante it-systemer Øget mobilitet for det sundhedsfaglige personale Det skal være nemt for medarbejderne Øget kvalitet Øget kvalitet i dokumentation Medarbejdere kan nemt dokumentere når som helst og hvor som helst Øget videndeling Formidling af relevant information er nemt og når modtagerne. En synlig og lettilgængelig informationskanal for ledere og medarbejdere Øget service og tryghed Øget informationsniveau til besøgende på pleje- og træningscentre Det skal være nemt og intuitivt for borgeren at tilgå information og de skal føle sig hjulpet Øget livskvalitet og frihed for borgere i eget hjem Borgeren mestrer behandling i eget hjem gennem adgang til Det skal være nemt for borgeren i eget hjem sikkert at tilgå virtuelle sundhedsløsninger. virtuelle sundhedsløsninger Fleksibilitet Øget systemfleksibilitet Snitflader og integrationer mellem SINAS og 3. partssystemer sker så fleksibelt og så omkostningseffektivt som muligt. 3. Kravlisten 3.1. Forklaring til Kravlisten Kravlisten indeholder en række beskrivende krav, der har til formål at understøtte de forretningsmæssige behov. Kravene er prioriteret i absolutte krav og øvrige krav. I de tilfælde hvor et absolut krav ligeledes er et mindstekrav, er det angivet. Følgende definition er anvendt: Absolutte krav: Krav i Kravlisten, der er angivet som absolutte krav (A) er krav, der er vurderet som uundværlige for opfyldelsen af de forretningsmæssige mål og behov. Tilbudsgiver kan tage forbehold for disse krav. 3
Hvis et absolut krav ligeledes er et mindstekrav, er dette angivet som (A-MK). Det vil sige i disse tilfælde er der tale om krav som skal opfyldes af Tilbudsgiver. I tilfælde af at et mindstekrav ikke er opfyldt i tilbuddet vil Tilbudsgivers tilbud betragtes som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold eller fravige fra mindstekrav. Øvrige krav: Krav i Kravlisten, der er vurderet til ikke at være uundværlige for opfyldelsen af de forretningsmæssige mål og behov er angivet som øvrige krav (Ø). Tilbudsgiver kan tage forbehold for disse krav. Frivillig option: Krav, som er frivillige for Tilbudsgiver at inkludere som en del af tilbuddet. Disse krav fremgår særskilt (markeret med grønne felter). Kravenes udformning og opbygning Kravene i Kravlisten beskriver forskellige målgruppers behov og er udformet med udgangspunkt i at beskrive et ønsket behov ud fra et givet formål. Detaljerings- og specifikationsniveauet varierer. Det er dog vigtigt at understrege, da der er tale om en agil udviklingsproces, at samarbejdet og den agile udviklingsproces netop giver mulighed for i samspil med leverandøren at prioritere, omprioritere og definere den præcise løsning undervejs. I Bilag 7 (Den Agile Metode og samarbejdsorganisation) beskrives den agile metode og samarbejdsorganisationen nærmere. Kravene er bekrevet inden for følgende kategorier: I: Tværgående krav, funktionelle som tekniske II: Funktionelle krav vedrørende informationsskærme III: Funktionelle krav vedrørende grupperumsskærme IV: Funktionelle krav vedrørende medarbejderskærme V: Funktionelle krav vedrørende borgerskærme VI: Frivillige optioner VII: Uddannelse 3.2 Besvarelse i forhold til Kommunens Kravliste Tilbudsgiver bedes give sin besvarelse for hvert enkelt krav i det dertilhørende felt i afsnit I-VII. Der kan indsættes skærmprint og skrives tekst efter behov. Alternativt kan Tilbudsgiver udarbejde et særskilt bilag benævnt Underbilag 3.2 - Tilbudsgivers besvarelse vedr. Kravlisten. Tilbudsgiver bedes for hvert enkelt krav beskrive/angive: Hvordan behovet forudsættes at blive løst Eventuelle forbehold overfor opfyldelsen af behovet (Der må ikke tages forbehold for krav markeret med MK.). Forbehold bedes også angivet i Bilag A (Oplysninger om Tilbudsgiver og tilbuddet generelt), evt. i form af en henvisning fra Bilag A til dette bilag. I hvilke(n) delleverance(r) behovet vil blive løst Kode i forbindelse med besvarelsen af Kravlisten, som fremgår nedenfor Henvisning til det programmel, jf. Bilag 14 (Licensbetingelser), som er nødvendigt for opfyldelsen af kravet. Der bedes henvist til det licensnummer, som skal angives i Bilag 14, pkt. 2, og i licensskemaerne, der skal udfyldes efter Bilag 14. Koder, som Tilbudsgiver skal benytte i besvarelsen af Kravlisten vedrørende opfyldelsesgraden af de enkelte krav. 4
Kode Betydning 1 Svarende til Kan opfyldes 2 Svarende til Kan delvist opfyldes 3 Svarende til Kan ikke opfyldes Såfremt Tilbudsgiver i Kravlisten intet anfører under kolonnen Kode, vil dette blive betragtet som opfyldelsesgrad 3, dvs. som ikke opfyldt i tilbuddet. Evaluering Det vil i tilbudsevalueringen blive vurderet positivt hvis: kravopfyldelsen er høj besvarelserne giver Kommunen et godt billede af Tilbudsgivers tanker om SINAS-løsningen I: Tværgående krav De tværgående krav omhandler de krav, der er grundlæggende for SINAS, og som går på tværs af de forskellige typer af skærme rettet mod forskellige målgrupper. Tværgående krav I dette afsnit er der samlet en række tværgående krav til systemet vedrørende. - Single sign on med nemid (borger) - Brugervenlighed - Grafisk design - Administration - Mobilitet - Datasikkerhed - Touch-enhed - Platformsuafhængighed - Individuelt tilpasset skærmindhold - Integrationer/snitflader - Sprog Krav Krav Beskrivelse nr. /vægt I.1 A Single sign on med NemID eller medarbejderlogin Kode Medarbejdere og borgere skal kunne bevæge sig rundt i grænsefladen uden at behøve at logge ind. Hvis medarbejder eller borger aktiverer en funktion, der kræver login (f.eks. ved adgang til personfølsomme data) skal dette login foretages. Aktiveres andre funktioner medarbejder- eller borgerrettet, der også kræver en sikker identifikation, skal systemet virke således, at denne identifikation sker 5
på baggrund af det første login, uden at borger eller medarbejder skal foretage yderligere login. Medarbejdere Medarbejder log-in skal ske via et såkaldt dr-nummer, som alle medarbejdere får tildelt ved ansættelse ved Silkeborg Kommune. Kommunen anvender Microsoft Active Directory og et CA Identity Management (IDM) til brugeradministration (medarbejdere). Borgere Borgerrettet login skal som udgangspunkt fortages via nemid. Formålet er at smidiggøre og effektivisere arbejdsprocesser for medarbejderen og gøre det så brugervenligt og enkelt for borgeren som muligt. I.2 A-MK Datasikkerhed Både medarbejderskærm og borgerskærm kan indeholde data af personfølsom karakter, og løsningen skal dermed opfylde persondataloven. Løsningen skal dermed rumme elementer som f.eks. - Log-ud-funktion - Logning, f.eks. brugeraktiviteter ift. medarbejdere og borgers login/logout Leverandøren skal ved brug af offentligt anerkendte standarder sikre systemet mod utilsigtet adgang. Leverandøren skal beskrive modeller og standarder, der tages i brug i systemet. Formålet er at sikre, at løsningen opfylder persondataloven. angives. Nødvendige licenser med angivelse af licensnummer, jf. Bilag 14 (Licensbetingelser), angives, jf. pkt. 3.2.] I.3 Ø Rollebaseret brugeradministration 6
Administration af brugerne i systemet skal kunne ske ved rollebaseret gruppering af brugere. En bruger skal på baggrund af en tildelt rolle få en række pre-definerede muligheder til rådighed. F.eks. kan rollen som områdeleder give adgang til at poste indhold på informationsskærme og grupperumsskærme. Andre roller kan f.eks. inkludere et sæt af adgange til 3. partsløsninger eller services. Formålet er at sikre, at der kan anvendes et rollebaseret koncept, der giver mulighed for nemt at tildele rettigheder og adgange til løsningens ressourcer og services. I.4 A Brug af fællesoffentlige standarder Grænseflader og infrastruktur m.v. skal følge anbefalinger fra Digitaliseringsstyrelsen vedr. brug af obligatoriske åbne standarder. F.eks. OIOSAML. Anvendelse af obligatoriske, åbne standarder medfører ikke et forbud mod anvendelse af andre standarder end de obligatoriske, åbne standarder. It-løsninger må således gerne kunne anvende andre standarder end de obligatoriske, åbne standarder, så længe løsningerne også understøtter anvendelsen af de relevante obligatoriske, åbne standarder Formålet ved at bruge offentlige standarder er, at der kan være samspil (interoperabilitet) mellem flere systemer, løsninger og organisationer, og at det bliver overskueligt at ændre opgaver og organisering uden at skulle udskifte it-løsninger. I.5 A Mobilitet Medarbejderne skal kunne anvende systemet på deres faste arbejdspladser, hvor der typisk anvendes stationær PC eller bærbar PC i docstation. Desuden er der er en del medarbejdere, der skal kunne anvende systemet i marken. Her benyttes dels bærbar PC, smartphone eller en tablet. 7
Medarbejdere kan lejlighedsvist befinde sig i områder uden internetadgang. Flere af medarbejdernes systemer kan arbejde uden adgang til internet og kan efterfølgende synkronisere automatisk, når der opnås internetforbindelse. SSO delen af løsningen skal derfor understøtte medarbejdernes login uden internetforbindelse. Borgerne vil i dag typisk skulle anvende virtuelle sundhedsløsninger og træningsprogrammer fra en PC (bærbar/stationær) men det er ønskeligt at der fremover vil kunne anvendes tablets til disse funktioner. Formålet er at medarbejdere og borgere skal kunne benytte systemet hvor end de befinder sig, uafhængig af valg af arbejdsredskab (device). I.6 A IA informationsarkitektur og interaktionsdesign Fokus på brugervenlighed og gennemarbejdet informationsarkitektur er af afgørende betydning for løsningen. Der skal arbejdes struktureret med interaktionsdesignet i projektforløbet for eksempel i form af kørende prototyper og/eller wireframes. Arbejdet skal fokusere på at skabe en løsning, der er brugervenlig og intuitiv, og som udviser en høj kvalitet i struktur og navigation, hvor der er fokus på de målgrupper, der skal benytte løsningen. Der er tale om medarbejdere og borgere, der ikke nødvendigvis er it-vante. Brugervenligheden skal testes og justeres som en del af udviklingsprocessen. Udformningen af brugergrænsefladen for info- og gruppeskærme skal tage hensyn til at skærmen skal kunne vendes vertikalt og horisontalt samt ligge vandret. Skal dele af løsningen integreres i borger.dk eller virk.dk skal relevante designmanualer, guides og opbygning følges. Formålet er at sikre, at brugerne oplever en løsning, som de kan anvende uanset handicap og alder. 8
I.7 A Tilgængelighed/handicapegnethed Løsningen skal opfylde krav til handicapegnethed. Formålet er at målgruppen som blandt andet er borgere med svagt syn, hørehæmmede, begrænset bevægelighed mv. skal kunne anvende løsningen. I.8 A Grafisk design Brugerne skal opleve sammenhæng i det grafiske design i hele løsningen på tværs af platforme og skærmstørrelser. F.eks. fra små håndholdte enheder til store info-skærme. Det grafiske design skal understøtte løsningen som værende intuitiv og brugbar. Silkeborg Kommunes logo skal fremgå. Silkeborg Kommune skal inddrages i processen. Formålet er at sikre, at brugerne oplever en løsning, som de kan anvende uanset handicap og alder, og at brugeren opnår genkendelighed i brugergrænsefladen på tværs af forskellige skærmfunktioner. I.9 Ø Administration Administrationsdelen af systemet skal gerne benytte samme design som de resterende grænseflader. Administratorer skal opleve at administrationen af systemet er sammenhængende og enkelt at bruge. Medarbejdere skal f.eks. ikke logge ind flere gange for at udføre forskellige opgaver, f.eks. brugeroprettelse og styring af infoskærme. Formålet er at medarbejdere, der skal administrere løsningen oplever et nemt og effektivt sammenhængene system, med genkendelighed i design og uden distraherende elementer de ikke skal/kan bruge. 9
I.10 A Touch-enhed (applikationsdesign, usabillity) Funktioner, knapper, menuer o.l. skal kunne bruges på touchbaserede enheder. Løsningen skal derfor udvikles og designes til at imødekomme dette behov. Dette er også gældende for administrationsdelen. Formålet er at sikre, at løsningen kan betjenes med fingrene. I.11 A Individuelt indhold på de forskellige skærmtyper (baseret på den enkelte brugers profil) Ved medarbejderskærme og borgerrettede skærme i eget hjem skal indholdet af skærmen kunne tilpasses den enkelte brugers profil. Nogle medarbejdere kan f.eks. have adgang til administrationsdelen og genoptræning, medens andre kun har adgang til journalisering via omsorgssystemet. Borgernes skærm skal kunne tilpasses til de tilbud de visiteres til. Formålet er, at gøre brugergrænsefladen så målrettet som muligt mod den enkelte bruger. I.12 A Platformsuafhængighed Medarbejdere skal kunne bruge forskellige typer af platforme lige fra stationære PC ere til mobile enheder. På klientsiden (medarbejderskærm, administration, borgerskærm) 10
skal Systemet kunne afvikles på følgende: Windows 7 Servicepack 1 eller nyere (64 bit / 32 bit) Det er ønskeligt, at Systemet også kan afvikles på Mac, OS X. Ved afvikling på tablet foretrækkes en løsning, der er uafhængig af operativsystemet på tablet, dvs. kan anvendes på tværs af Android, ios, etc. Formålet er at sikre at Silkeborg Kommunes medarbejdere kan udfylde de sundhedsfaglige funktioner på kontoret såvel som ude hos borgeren. I.13 Ø Statistik tællerfunktion Systemet skal opsamle og kunne vise information om brugen af systemet. Formålet er at kunne danne et billede af, hvordan systemet benyttes mhp. forretningsudvikling og drift. Der er derfor behov for et datagrundlag, der f.eks. kan fortælle: Hvor mange gange pr. dag find vej benyttes på opstillede infoskærme. Statistik over antal medarbejder login pr. time/dag/uge m.v. Antal aktiveringer af vis Intranet (ZoomIN) fra grupperumsskærme. Informationer bør bl.a. være opdelt på brugertyper (f.eks. borger, medarbejder m.v.), samt fysisk lokation. I.14 A Snitflader og integrationer Som led i ønsket om Single sign On (SSO) skal SINAS integrere med 3. partsystemer. Der er tale om eksterne løsninger indenfor f.eks. e-learning, journalsystemer og telemedicinske løsninger, løn- og personale m.v. 11
Der skal etableres snitflader til: - ESDH (Netcompany) - Kommende elektronisk omsorgssystem (EOJ) er lige nu i udbud - SD-Løn- og Personale (Silkeborg Data) - Pleje.net, system til sårbehandling (Dansk Telemedicin) Hvilke eksterne løsninger, der derudover kommer til som aktuelle i forhold til SINAS fastlægges som en del af projektet. Der vil fremadrettet og inden for kort tid komme telesundhedsløsninger og e- learningsløsninger til. Silkeborg kommune anvender Microsoft Active Directory og et CA Identity Management (IDM) til brugeradministration af medarbejdere. Formålet er at smidiggøre arbejdsprocesser for medarbejdere i Sundhed & Omsorg. I.15 A Sprog Alle Systemets brugergrænseflader skal være på dansk. Dette gælder ledetekster, vejledninger, administrationsskærmbilleder, mv. Infoskærme skal også kunne vise tekst på engelsk. Formålet er, at så mange borgere som muligt kan anvende løsningen. I.16 A-MK Back-up Tilbudsgiver er forpligtet til, at levere et system som Kommunens eksisterende backupløsning kan tage nødvendige backups af. Formålet er at sikre, at data ikke går tabt. angives. I.17 A-MK Overvågning/udrulning 12
Overvågningen af SINAS-løsningen skal kunne foretages ved brug af SCOM, der anvendes som Kommunens overvågningssystem. Samtidigt skal udrulning og konfiguration på klientsiden gerne kunne foretages via SCCM, der er Kommunens eksisterende løsning til dette. Formålet er at sikre at Silkeborg Kommune kan udnytte eksisterende systemer og metoder til overvågning og udrulning af software. Samtidigt skal udrulning og konfiguration på computeren gerne kunne foretages via SCCM, der er Kommunens eksisterende løsning til dette. I relation til mobile enheder, forventes Apps udrullet fra en ekstern application store. Kommunen har et MDM system, som kan håndtere såvel ios, Android og Windows Phone. Formålet er at sikre at Silkeborg Kommune kan udnytte eksisterende systemer og metoder til overvågning og udrulning af software. angives. II: Funktionelle krav Informationsskærme Informationsskærme på plejecentre er målrettet beboere og besøgende. Informationsskærmen har til formål at informere borgerne på bedst mulig vis lige fra hvor skal jeg hen, til aktiviteter til hvilke medarbejdere, der er på arbejde. Nogle af disse informationer er i dag tilgængelig på papir på en opslagstavle og andre oplysninger er ikke tilgængelige for borgeren i dag. Formålet med informationsskærmen er at yde god service såvel som øget tryghed. Der skelnes mellem centrale og lokale skærme som skal forstås på følgende måde: Central skærm: Skærm, der er tilgængelig ved hovedindgangen til pleje- og træningscentre. Lokal skærm: Skærm, der er tilgængelig på de enkelte afsnit på et større plejecenter. F.eks på beboerafsnittet, træningsafsnittet mv. Det vurderes, at det skal opsættes ca. 60 informationsskærme. De funktionelle krav i dette afsnit vedrører rene informationsskærme, og dermed er der ikke tale om oplysninger af personfølsom karakter. Funktionelle krav Informationsskærme 13
Informationsskærme på plejecentre, centralt og lokalt placeret I dette afsnit er der samlet en række funktionelle krav til systemet vedrørende: - Lokaleoversigt (hvor er jeg, hvor skal jeg hen) - Medarbejderoversigt (skal ikke være på den centrale), (hvem er på arbejde, billede, evt telefonnummer, funktion) - Aktiviteter (dagens og kommende) - Madplan (dagens ret med billede, kommende 7 el. 14 dage, oplysninger hentes via interface til madsystem - PCD) - Om os (film, tekst, billede, evt rotation) - Opslagstavle (personale skal kunne poste information på forskellige informationsskærme) - Eksterne nyhedsmedier (f.eks Midtjyllands Avis eller andre nyhedskanaler) - Administrationssystem (brugeradministration og tildeling af rettigheder, mulighed for forskellig skærmopsætning f.eks påsketema, juletema, mulighed for forskellige skærmindhold hvor der er mulighed for at nogle skærme viser meget indhold og andre skærme et begrænset indhold) Krav nr. Min.krav /vægt Beskrivelse II.1 A Lokaleoversigt (hvor er jeg, hvor skal jeg hen) Centralt placerede skærme: Besøgende, der kommer på et pleje-/træningscenter skal på informationsskærmen ved hovedindgangen få et tydeligt overblik over, hvor de er og hvor de skal gå hen, eksempelvis på en plantegning af bygningen. Der skal f.eks være muligt at søge efter en given beboer, således man kan få at vide, hvor den pågældende bor. Kode Lokale skærme opsat på de enkelte afsnit Borgere der kommer i et boafsnit skal kunne få overblik over samtlige beboer, for eksempel angivet på en plantegning. Borgere, der kommer til træning skal vide, hvor de skal gå hen, for eksempel finde venteværelse eller det aktuelle træningslokale. Lokaleoversigten kan for eksempel udarbejdes ud fra plantegninger af de pågældende lokaliteter. Beboeroversigten vedligeholdes af lokalleder. Antallet af skærme centrale/lokale afhænger af det enkelte sted og kan dermed variere. Der kan være steder, hvor der kun er én skærm og steder med flere skærme. Indholdet skal derfor tilpasses efter det enkelte sted. Formålet er, at det skal være nemt for borgere/de besøgende at finde ud af hvor de skal gå hen, hvad enten de skal - besøge beboere, - skal til aktiviteter i dagcenter/daghjem 14
- i IT-cafe - til træning angives. Nødvendige licenser med angivelse af licensnummer, jf. Bilag 14 (Licensbetingelser), angives, jf. pkt. 3.2.] II.2 A Medarbejderoversigt Besøgende, der kommer på et pleje-/træningscenter skal få et overblik over, hvilke medarbejdere, der arbejder inden for den pågældende funktion. F.eks: - En beboer kan på informationsskærmen, der hænger på beboerafsnittet, se hvem der arbejder der, få oplysning om titel/funktion + et billede, om medarbejderen er på arbejde samt evt. arb. telefonnummer - En borger der skal til en aktivitet kan på informationsskærmen i dagcenteret/-hjemmet se, hvem der er på arbejde. - En borger der skal til træning kan på informationsskærmen i træningsafsnittet se, hvem de skal trænes af. Medarbejderoversigten genereres i samarbejde med data fra SD løn Formålet er, - at det skal være synligt for de besøgende hvilke medarbejdere, der er på arbejde og dermed øge trygheden. - at det skal være muligt for borgere at finde deres behandler. II.3 A Aktiviteter Dagens aktiviteter: Borgere og besøgende skal få et overblik over, hvad der foregår af aktiviteter den pågældende dag, og hvor det foregår. Beskrivelsen af aktivitet kan være tekst, links, billeder, video. Kommende aktiviteter: Borgere og besøgende kan få et overblik over, hvad der kommer af aktiviteter i den kommende tid f.eks. 14 dage fremover. Oversigt over aktiviteter produceres af lokalleder, distriktsleder, souschef eller områdeleder. 15
Formålet er, at det skal være synligt for borgere, beboere og besøgende hvad der aktuelt foregår i huset den pågældende dag og i den nærmeste fremtid. II.4 Ø Madplan Beboere og besøgende skal på madplanen få et overblik over, hvad der serveres i cafe og/eller på boenhederne den pågældende dag og de næste 14 dage frem. Madplanen skal udover teksten også vise billeder af menuen. Madplanen genereres i samarbejde med den aktuelle madleverandør (i dag PCD Food), som leverer tekst og billeder. Formålet er, at alle borgere, såvel som besøgende og personale kan se dagens menu og menuerne 14 dage frem. II.5 Ø Om os Beboere, besøgende og borgere skal få et overblik over og indsigt i, hvad der foregår på plejecentret, i de forskellige bo-enheder, på dagcentret, i daghjemmet eller i træningscentret. Afhængig af hvilke funktioner, der foregår det pågældende sted, kan der vises billeder/video herom. Der kan være billeder/video fra et afholdt arrangement, en tur ud af huset, et træningsforløb mv. Kun fantasien sætter grænser. Brugerne kan dermed se og vælge mellem forskellige emner, som det pågældende sted ønsker at vise. Tekst, billeder og video produceres af lokalleder, distriktsleder, souschef, områdeleder. Formålet er, at det skal være synligt for borgere og besøgende, hvad det er for et sted, hvilke tilbud der gives, hvad der sker/er sket mv. II.6 A Opslagstavle 16
Borgere, beboere og besøgende skal have information om aktiviteter/gøremål, som foregår på stedet eller eksternt i nærområdet. Der er tale om aktiviteter arrangeret af eksterne. Det kan fx være tøjsalg, salg af honning, vandretur arrangeret af frivillige. Informationen forventes afleveret til souschef eller lokalleder, som lægger det ind på de relevante skærme ved scanning. Et opslag skal kunne have en automatisk udløbsdato. De indscannede filer er pdf-filer. Formålet er at informere om lokale aktiviteter, som i dag hænger på en fysisk opslagstavle. II.7 Ø Eksterne nyhedsmedier Borgere og besøgende skal fra infoskærmen have adgang til de lokale nyheder i MJA og lokale ugeaviser. Adgang til nyheder sker i samarbejde med MJA og de lokale aviser. Der er tale om RSS-feed tænkt som en slags lysavis, der kører nederst eller i siden af skærmen. Formålet er, at borgere og besøgende kan holde sig ajour med de lokale nyheder, når de er på besøg, eller hvis der er ventetid på behandling, transport mv og dermed er nyhedslæsningen tidsfordriv. III: Funktionelle krav Grupperumsskærm Sundhedsfaglige medarbejdere i Sundheds- og Omsorgsafdelingen er i dag inddelt i forskellige grupper med dertil knyttede forskellige grupperum. Grupperummene fungerer som medarbejdernes møderum, sparringsrum og arbejdsrum. Det er ikke alle medarbejdere, der har en personlig computer eller tablet. Formålet med at opsætte skærme i grupperummene er at smidiggøre arbejdsprocesser, bla. ved at skabe overblik over hvem der er på arbejde, og hvilke kompetencer de har, at systematisere og sikre, at relevante informationer når modtagerne samt øge videndeling og læring. Det vurderes, at der skal opsættes ca. 80 grupperumsskærme. Funktionelle krav Touch skærm i grupperum I dette afsnit er der samlet en række funktionelle krav til systemet vedrørende: - Aktiviteter 17
- Personale- og kompetenceoversigt inkl. søgefunktion - Dagdisponering (hvor kommer data fra, hvad skal vises, mulighed for sortering) - E-learning (evt. flere forskellige leverandører) - Videokonference (oversigt over lokationer/søgefunktion, video konf. til lync/medarbejdere i Kommunen) - Aktuel information (hvem føder system, skal kunne vælge hvilken skærm det vises på) - Opslagstavle (hvem kan poste opslag, evt. automatik udløb, opslag gælder kun én skærm, opslag kan gælde flere skærme, kan opslag også ses på medarbejderskærmen) - Intra- og internet - Diverse vigtige links til internettet (hvem kan lægger links ind, kan medarbejdere selv tilføje links, hvor mange links kan der være, er der mange skal der måske være en søgefunktion, links kan være repræsenteret med ikoner) Krav nr. Min.krav /vægt Beskrivelse III.1 A Aktiviteter Medarbejderen i den pågældende gruppe skal på touch-skærmen, der hænger i grupperummet kunne få et overblik over nyttig information. Medarbejderen kan f.eks. vælge at se, hvad dagen byder på af bl.a. møder, kurser eller andre aktiviteter, der har relevans for medarbejderen. Medarbejderen kan f.eks ligeledes se hvilke kommende aktiviteter, der er i kalenderen både for vedkommende selv og for kollegaer. Oversigt over aktiviteter produceres af lokalleder, distriktsleder, souschef, områdeleder evt. også den enkelte medarbejder. Det skal være muligt på ledelsesniveau at vælge hvilke skærme i de forskellige områder/grupper/lokaliteter, aktiviteterne skal postes på. De enkelte medarbejdere kan kun poste på egen gruppeskærm via gruppeskærmen. Når aktiviteten er gennemført forsvinder den automatisk. Kode Formålet er, at medarbejderne skal kunne få et overblik over aktuelle og planlagte medarbejderrettede aktiviteter i gruppen, i området eller i hele S&O. Information hænger i dag på en fysisk opslagstavle. Formålet er ligeledes, at ledelsen målrettet kan kommunikere relevante aktiviteter. III.2 A Personale- og kompetenceoversigt Medarbejderen skal kunne få overblik over alle medarbejdere i gruppen navn, funktion, specielle kompetencer, billede og kontaktoplysninger. Desuden er det muligt at se hvem i gruppen, der aktuelt er på arbejde, f.eks. ved farvekode. 18
Det er ligeledes muligt for medarbejderen at søge på forskellige kompetencer blandt alle medarbejderne i Sundhed og Omsorg. F.eks har en hjælper/assistent på en nattevagt behov for at tale med en sygeplejerske, der har kompetencer inden for sårbehandling. Medarbejderen kan på skærmen i grupperummet søge efter de medarbejdere, der har kompetencer inden for sår og kan desuden se hvem der er på arbejde og hvilket distrikt/område vedkommende hører til. Oversigten skal generes i samarbejde med SD- løn som allerede har en del af oplysningerne ligesom fravær indberettes hertil. Desuden skal hver enkelt medarbejder selv udfylde skema med faglige kompetencer ud fra foruddefinerede kompetencer. Enten kan den enkelte medarbejder selv indberette og vedligeholde dette eller også skal det ske via lokalleder. Det skal afklares hvorvidt disse oplysninger skal fremgå via SD eller via et administrationssystem. Formålet er at synliggøre for alle, hvem der tilhører gruppen, hvilken funktion de har, hvilke kompetencer de besidder, og hvem der aktuelt er på arbejde. Desuden er der et ønske om at effektivisere arbejdsprocessen i forhold til at skulle have kontakt til relevante kollegaer i Sundhed & Omsorg på et vilkårligt tidspunkt af døgnet. III.3 A Dagdisponering Medarbejderen skal få et overblik over gruppens samlede opgaver/fravær på de enkelte dage via snitflade til det kommende omsorgssystem, jf. krav I.14 Formålet er at sikre, at den enkelte medarbejder nemt kan få et overblik over, hvilke besøg vedkommende har på dagen. Planlæggeren fordeler dagens opgaver/mængde efter kompetencer og dagsnorm hos den enkelte medarbejder. Koordinering af opgaver, sikre kontinuitet, og kan danne overblik for planlæggeren og lokallederen hvor den enkelte medarbejder befinder sig, således man koordinerer uforudsete opgaver f.eks. nødkald. 19
III.4 Ø Videokonference Medarbejderen skal via touchskærmen få adgang til forskellige videokonferencesystemer, der anvendes (i dag Lynch, videokonsollen, og Tandberg) og kan derigennem kommunikere og afvikle møder på distance. Formålet er at effektivisere samarbejdet mellem de forskellige grupper i S&O såvel mellem egen faggruppe/andre faggrupper, som i forbindelse med udskrivninger fra Regionens hospitaler. På sigt er det hensigtsmæssigt, at der anvendes det samme videoprogram/-system. Det vil lette anvendelsen og fremme effektiviseringen. III.5 A Aktuel information fra ledelsen Medarbejderne i gruppen skal se alle relevante, aktuelle informationer fra ledelse det være sig fra lokalleder, distriktsleder/funktionsleder, souschefer eller områdeleder/sektionsleder. Nogle informationer er relevant for den enkelte gruppe andre er tværgående. Informationerne udarbejdes af de respektive ledere, som også har ansvaret for aktualiteten. Det er muligt at poste information på de relevante skærme. Information kan være tekst, billeder og video produceret af ledelsen. Formålet er, at sikre et højt og tilgængeligt informationsniveau for alle medarbejdere, uanset hvor de er i organisationen. Formålet er desuden at informationerne er målrettet og relevant for de enkelte medarbejdere/grupper, og at informationerne til stadighed er aktuelle. I dag formidles dette via mails. III.6 A Opslagstavle Opslagstavlen er et internt redskab for gruppen. Alle medarbejdere i gruppen kan anvende opslagstavlen til informationer, beskeder, praktiske informationer om grej/biler, kollegiale beskeder som fødselsdagskaffe mv. Informationer/beskeder skal let og enkelt kunne oprettes af alle i 20
gruppen direkte ved skærmen. Opsætning af skærmen skal sikre en systematik i meddelelserne. Indlæg på opslagstavlen er dermed kun tilknyttet den enkelte grupperumsskærm. Formålet med opslagstavlen er, at højne og systematisere informationer, som i dag forefindes på løse sedler og post-its på vægge og opslagstavler i grupperummene og som ikke nødvendigvis er iøjnefaldende endsige aktuelle. III.7 Ø Intra- og internet Medarbejderen i gruppen skal via touchskærmen let få adgang til såvel intra- som internet, der i stigende grad bliver arbejdsredskaber. I ZoomIn forefindes faglig håndbog og andre nødvendige arbejdsredskaber/ vejledninger, ligesom forskellige web sites efterhånden indeholder daglige/nødvendige redskaber. Beredskabsplan skal have sit eget ikon på forsiden. Formålet er, at medarbejderne skal have let adgang til de relevante arbejdsredskaber, der forefindes på ZoomIn og relevante websites, med det formål at sikre høj faglighed og effektivitet i opgaveløsningen. III.8 Ø Diverse links til internettet Medarbejderen i gruppen skal via touchskærmen let få adgang til de faglige links, som der er relevante for og hyppigt anvendes af den pågældende gruppe. F.eks vil en sygeplejegruppe have behov for direkte links til diverse sites vedr. sygdomme, en terapeutgruppe kan have relevans i muscoloskeletale sites og en anden terapeutgruppe links vedr. lovgivning og sagsbehandling. Det er den enkelte gruppe, der afgør, hvilke sites, der er vigtigst for dem/hyppigst anvendt i det daglige arbejde, der administreres af nærmeste leder via administrationssystemet. Formålet er, at der er let adgang til de sites, der hyppigt anvendes i det daglige arbejde, således at søgning heraf forenkles og effektiviseres. 21
III.9 A Gruppeskærm som arbejdsskærm Medarbejdere og ledere skal kunne bruge skærmen som et fælles arbejdsredskab i forbindelse med møder, hvor der er adgang til 3. parts systemer. Dette sker ved SSO-funktionalitet på selve gruppeskærmen med snitflader til de relevante 3. partssystemer som omtalt i krav I.14. Formålet er, at gruppeskærmene i forbindelse med møder kan benyttes, f.eks hvis et behandlingsforløb skal drøftes af flere fagprofessionelle. IV: Funktionelle krav Medarbejderskærm Sundhedsfaglige medarbejdere i Sundheds- og Omsorgsafdelingen skal kunne tilgå oplysninger i det kommende elektroniske omsorgssystem (EOJ) mhp at se data på borgeren, indsatsområde og foretage dokumentation. Desuden skal de have adgang til relevante virtuelle sundhedsløsninger og websites, der kan understøtte deres funktioner. De fleste medarbejdere med udkørende funktion vil fremadrettet have en personlig computer eller tablet, de resterende medarbejdere vil have adgang til PC i deres grupperum eller baser. Der er tale om ca. 1.100 terapeuter, sygeplejersker, konsulenter og social-og sundhedsassistenter i løbet af 2014. Formålet er, at øge mobiliteten og øge kvaliteten. Mange af funktionaliteterne er identiske med funktioner på grupperumstavlerne jf. pkt. III, hvorfor der i nedenstående beskrivelse henvises til beskrivelsen heraf under pkt. III. Funktionelle krav Medarbejderskærm Målgruppe: Sundhedspersonale: sygeplejerske, terapeuter, konsulenter, hjælpere og assistenter I dette afsnit er der samlet en række funktionelle krav/behov ti systemet vedrørende: - Aktiviteter (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) - Personale- og kompetenceoversigt inkl. Søgefunktion (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) 22
- Dagdisponering (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) - Telesundhed (ekstern leverandør) - Virtuel træning (ekstern leverandør) - E-learning (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) - Videokonference (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) - Dokumentation (omsorgssystem) - Opslagstavle (hvor kommer data fra, hvem må poste opslag til medarbejderskærme) - Aktuel information (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) - Intra- og internet (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) - Diverse vigtige links til internettet (samme som III: Funktionelle krav Gruppeskærm) Krav nr. Min.krav /vægt Beskrivelse IV.1 A Aktiviteter Se III.1 Kode IV.2 A Personale- og kompetenceoversigt Se III.2 IV.3 A Dagdisponering Se III.3 IV.4 A Telesundhed Der anvendes i dag enkelte sundhedsløsninger fx vedr. sår- og stomipatienter, men fremadrettet vil det blive aktuelt inden for flere sundhedsområder, herunder bl.a. KOL, Diabetes mv. Der vil hovedsaligt være tale om 3. parts løsninger. Medarbejderne skal efter at have logget ind med sit dr-nummer og password ikke på noget tidspunkt blive bedt om at logge ind igen, når it-systemer startes, jf. krav I.1. Skal en medarbejder have adgang til KOL-systemet trykker medarbejderen på dette program på sin skærm, og systemet åbner op, jf. krav I.14. 23
Formålet er, at smidiggøre processer ved at øge tilgængeligheden til relevante systemer for medarbejderne samtidig med, at der ikke skal bruges tid på log-on-procedurer, når medarbejderen først er logget ind. IV.5 A Virtuel træning (ekstern leverandør) Der anvendes i dag ikke systemer til virtuel træning. Der er dog ved at blive afdækket behov med henblik på valg af fremtidige systemer. Der vil hovedsaligt være tale om 3. parts løsninger. Medarbejderne skal efter at have logget ind med sit dr-nummer og password ikke på noget tidspunkt blive bedt om at logge ind igen, når it-systemer startes, jf. krav I.1. Skal en medarbejder have adgang til et virtuel træningsprogram, trykker medarbejderen på dette program på sin skærm, og systemet åbner op, jf. krav I.14. Formålet er, at smidiggøre processer ved at øge tilgængeligheden til relevante systemer for medarbejderne samtidig med, at der ikke skal bruges tid på log-on-procedurer, når medarbejderen først er logget ind. IV.6 Ø Videokonference Se III.4 IV.7 A Dokumentation Dokumentation er helt essentielt, og det skal være muligt for medarbejderne at kunne dokumentere hvor som helst og når som helst. Medarbejderne skal efter at have logget ind med sit dr-nummer og password ikke på noget tidspunkt blive bedt om at logge ind igen, når it-systemer startes, jf. krav I.1. Skal en medarbejder have adgang til 24
dokumentationssystemer, trykker medarbejderen på det ønskede program på sin skærm, og systemet åbner op, jf. I.14. Formålet er, at smidiggøre processer ved at øge tilgængeligheden til relevante systemer for medarbejderne samtidig med, at der ikke skal bruges tid på log-on-procedurer, når medarbejderen først er logget ind. IV.8 A Opslagstavle Se III.6 IV.9 A Aktuel information fra ledelsen Se III.5 IV.10 Ø Intra- og internet Se III.7 IV.11 Ø Diverse links til internettet Se III.8 25
V: Funktionelle krav borgerskærm i eget hjem I første omgang er borgerskærmene rettet mod de borgere, der har behov for virtuelle sundhedsløsninger eller virtuelle træningsløsninger. Skærmene vil i ovennævnte formål blive stillet til rådighed af Silkeborg Kommune. Det er personlige skærme, som dermed er opsat til den enkelte borger, hvilket betyder at opsætningen kan variere. Der er tale om ca. 200-500 borgere. På sigt vil det være ønskeligt, at borgere der ønsker at tilgå informationer fra Sundhed- og Omsorgsafdelingen i Silkeborg Kommune på deres egen PC, kan få adgang til udvalgte informationer og services fx madplaner, træningsplaner mv. Formålet med de virtuelle løsninger er - at understøtte borgernes egen mestring af deres sundhedstilstand ved at fortage forskellige sundhedsmålinger i eget hjem og/eller udføre træningsprogrammer dagligt eller efter behov. Udover delagtiggørelse af borgerne i behandlingen, giver det borgerne frihed til at udføre det, når det passer ind i deres døgnrytme og de undgår transport til og fra undersøgelse/træning. - at optimere og effektivisere medarbejdernes arbejdsfunktioner Funktionelle krav Borgerskærm i eget hjem I dette afsnit er der samlet en række funktionelle krav/behov til systemet vedrørende: - Telesundhed (ekstern leverandør) - Virtuel træning (ekstern leverandør) - Videokonference (hvem kan initiere et opkald, kan den slås fra af borger) - E-learning (ekstern leverandør) Krav nr. Min.krav /vægt Beskrivelse V.1 A Telesundhed (ekstern leverandør) En borger i eget hjem er visiteret til en telemedicinsk sundhedsydelse og har i denne forbindelse fået stillet en touch-skærm til rådighed. Skærmen er opsat til den pågældende borger, og borgeren skal kun kunne tilgå de systemer, der er relevante. Borgeren logger ind og vælger nu den konkrete telemedicinske løsning, f.eks stomi. Det 3. parts system, der er valgt til at håndtere den telemedicinske stomi-ydelse åbner nu op for borgeren. Borgerne har logget ind én gang og bliver derfor ikke bedt om at skulle logge ind i den telemedicinske løsning igen, jf. I.1. Borgeren foretager de relevante målinger på de eksterne enheder, og data sendes sikkert frem til den rette modtager. Kode Formålet er at øge borgerens egen mestring og øge friheden. 26
V.2 A Virtuel træning (ekstern leverandør) En borger i eget hjem er visiteret til et træningsprogram i forbindelse med et træningsforløb i Rehabiliteringssektionen og har fået stillet en touch-skærm til rådighed. Skærmen er opsat til den pågældende borger, således borgeren kun kan tilgå det konkrete træningsprogram, som er designet til den pågældende borger. Der er tale om en 3.parts løsning, som der kan integreres til, således at når borgeren har logget ind en gang ikke bliver bedt om at skulle logge ind i træningsprogrammet igen. Borgeren foretager de relevante øvelser. Afhængig af hvilket program, der vælges, kan borgeren få respons på udførelsen af øvelserne, få kontakt med terapeut eller evt. være i videokontakt med terapeuten. Formålet er at øge borgerens egen mestring og øge friheden. V.3 A Videokonference I forbindelse med såvel telesundhed som virtuel træning skal der være mulighed for at etablere en videokonference mellem borger og medarbejder. Formålet er at øge borgerens egen mestring og øge friheden. V.4 Ø E-learning Fremadrettet ser vi muligheder i at kunne tilbyde borgere e- learningsprogrammer, der skal understøtte deres egen mestring af deres hverdag/sundhed det kan være vejledninger i at vare tage hverdagsaktiviteter eller det kan være instruktioner i at varetage specielle funktioner i forhold til deres sygdom. Der er tale om en 3.partsløsninger, som der skal integreres til, således 27
når borgeren har logget ind én gang ikke bliver bedt om at skulle logge ind programmet igen. Formålet er at øge borgerens egen mestring og øge friheden. VI Frivillig option SSO Alternativ til NemID til mobile enheder Krav Krav Beskrivelse nr. /vægt VI.1 Ø SSO - et alternativ til NemID til mobile enheder Kode Baseres dele af løsningen på teknologi, der endnu ikke understøtter login med NemID ønskes en alternativ metode til at fortage login i stedet for brug af NemID. Sikkerhedsniveau/identifikationen skal modsvare et login med NemID, set i forhold til, at login giver adgang til personfølsomme data. Løsningen forventes at blive af midlertidig karakter, da Kommunen ønsker, at NemID skal benyttes som identifikation når dette bliver teknisk muligt. Digitaliseringsstyrelsen forventer på nuværende tidspunkt et nemid, der understøtter mobile platforme til april 2014. Formålet er at sikre, at løsningen kan benyttes og opretholder et højt sikkerhedsniveau, selvom NemID i øjeblikket ikke kan benyttes på mobile enheder. Frister [Tilbudsgiver skal oplyse En evt. vedståelsesfrist for optionen. Hvis der ikke angives en vedståelsesfrist, gælder optionen i hele kontraktperioden. En frist for bestilling, hvis optionen skal medtages i 28
Leverancen og dermed indgå i de Delleverancer, som planlægges fra starten i Projektet (ellers kan den kun medtages efterfølgende som en Selvstændig Opgave) En frist for bestilling, hvis optionen skal leveres som en Selvstændig Opgave (dvs. hvor hurtigt efter bestilling vil optionen kunne leveres.)] VII. Undervisning Undervisning Krav nr. Krav /vægt Beskrivelse VII.1 A-MK Undervisning af superbrugere og administratorer Der ønskes undervisning af superbrugere og administratorer i alt ca. 12-18 personer. Kode Formålet er at sikre: - At superbrugerne bliver i stand til at undervise / hjælpe almindelige brugere med alle funktionaliteter i løsningen, som retter sig mod almindelige brugere. - At superbrugerne bliver i stand til at udføre mere avancerede handlinger i løsningen. - Administratorer er i stand til at udnytte løsningen i denne rolle. 4. Overordnet løsningsbeskrivelse i forhold til Kommunens forretningsmæssige mål, behov og Kravliste Tilbudsgiver bedes her angive en overordnet løsningsbesvarelse. Tilbudsgivers besvarelse Tilbudsgiver bedes her give en overordnet beskrivelse af: den funktionelle og tekniske løsning, herunder give generelle oplysninger om Tilbudsgivers overvejelser om opfyldelse af Kommunens forretningsmæssige mål og behov. Tanker omkring adgangen til 3. partsløsninger 29
Evaluering Det vil i tilbudsevalueringen blive vurderet positivt hvis beskrivelsen afspejler: en god forståelse for de forretningsmæssige mål og behov et godt overblik over den tilbudte løsning 30