24-timer tilbud Håndtering af tilbudsgivning via web vers. 1.02 September 2013 I denne guide gennemgås forretningsgangen i håndtering af kunder, der ønsker at få et tilbud på et givent projekt indenfor 24 timer. Det tilbyder vi kunderne I XL-BYG har vi stor erfaring i små og store byggeprojekter til den aktive gør-det-selv er Skal du bygge en ny carport, skifte vinduer eller på en eller anden måde i gang med et projekt, der kræver byggematerialer, så hjælper XL-BYG dig godt i gang. Udfyld nedenstående skema (se på web) og giv os en kort beskrivelse af dit projekt, så kontakter vi dig indenfor 24 timer på hverdage. Derefter får du et gratis og uforpligtende tilbud indenfor 24 timer. Forretningsgangen 1. Kunden udfylder en henvendelse indeholdende kontaktoplysninger, samt oplysninger om projektet på www.xl-byg.dk/24timer 2. Der sendes en mail-advisering til forretningens webshop-mail, samt en kopi af mailen til kunden. 3. I webshop-administrationen oprettes automatisk en sag i modulet 24-timer. 4. I 24-timers modul håndteres henvendelsen i tre stadier: ÅBNE, UNDER BEHANDLING og AFSLUTTEDE. 5. Forretningen kontakter kunden og aftaler detaljerne omkring projektet og fremsender tilbud inden 24 timer. 6. Når tilbuddet er godkendt afsluttes behandlingen af henvendelsen ved indtastning af værdien af ordren. 7. I statistik-modulet kan forretningen efterfølgende følge værdien af 24-timers konceptet. Sådan behandles 24-timers henvendelser i webshoppen 1. Login på webshop administrationen på www.xl-byg.dk/admin 2. Åben 24-TIMER modulet: Side 1 af 6
3. I MENU vises antallet af henvendelser samt antallet af henvendelse under statusmulighederne. Bemærk at der kan indtastes op til tre emailadresser der skal modtage emailadvisering pr. mail: Side 2 af 6
Klik på menupunktet ÅBNE og se oversigten over henvendelser der endnu ikke er taget under behandling, samt emne (navn), oprettelsesdato, statusændring (dato) samt hvor lang tid der er til at tage kontakt til kunden inden fristen overskrides. 4. Klik på REDIGER-knappen for at åbne henvendelsen: 5. Under status ændres fra ÅBNE til UNDER BEHANDLING efter kunden er blevet kontaktet vedrørende sit tilbud. Afslut med at klikke på GEM (nederst på siden). Side 3 af 6
6. Under svar indtastes supplerende oplysninger omkring tilbudsgivningen, hvad det er der er aftalt med kunden og egne notater. Klik på GEM. Under tidligere svar listes i datoorden en historik på de svar der har været afgivet til kunden undervejs i forløbet. Brug SVAR-feltet tilat holde styr på henvendelsen. NB. Der sendes IKKE nogen mail til kunden på noget tidspunkt fra 24-timer modulet oplysningerne der indtastes anvendes udelukkende til eget brug. Brug istedet e- mail, brev eller telefon (fax) til at holde kunden informeret. 7. Når henvendelsen er færdigbehandlet og klar til status AFSLUTTEDE, åbnes henvendelsen til redigering og status ændres til AFSLUTTEDE. Men for at kunne afslutte en henvendelse skal ordreværdien af henvendelsen indtastes. Afslut med at klikke på GEM. Side 4 af 6
VIGTIGT! En henvendelse kan ikke afsluttes førend der er indtastes en ordreværdi. 8. Klik på OK for at lukke for advarslen og indtast ordreværdien i feltet og afslut med GEM. Herefter placeres henvendelsen ind under punktet AFSLUTTEDE. Sletning af en henvendelse Det er muligt at slette en henvendelse ved at vælge punktet SLETTEDE, hvis henvendelsen ikke fører til en ordre. Afslut med at klikke på GEM. Henvendelsen ligger nu under SLETTEDE. Side 5 af 6
Statistik I statistikmodulet opsamles løbende værdien af alle AFSLUTTEDE henvendelser. Det er muligt med datovælgerne at udvælge den periode man ønsker at se på. Brug statistikken til at følge med i hvor meget værdien af henvendelserne generer. SUPPORT Spørgsmål til denne guide, kontakt undertegnede. Har du spørgsmål er du velkommen til at kontakte undertegnede. Henrik Thue Nielsen Webmaster & Kundeklubansvarlig T: 87 45 42 10 E: htn@xl-byg.dk Side 6 af 6