Udbudsmateriale Konsulentbistand til afholdelse af messe med temaet: Kvalitetsløft af feriehuse 1. Ordregiver Tønder Kommune, Kongevej 57, 6270 Tønder. Spørgsmål til opgaven skal stilles på mailadressen jkg@toender.dk Spørgsmålene skal i emnefeltet udfyldes med Spørgsmål Konsulentbistand til afholdelse af messe om kvalitetsløft af feriehuse. Frist for spørgsmål til opgaven er den 30. august 2013 kl. 12.00. Indkomne spørgsmål og svar herpå vil kunne findes på www.toender.dk under aktuelle udbud og licitationer, senest den 6. september 2013. Spørgsmålene vil blive anonymiseret. Tilbuddet skal leveres til Tønder Kommune, Kongevej 57, 6270 Tønder, Att. Stabskonsulent Jakob Kirkegaard, mrk. Konsulentbistand til kvalitetsløft af feriehuse senest den 16. september 2013 kl. 13.00. Manglende bilag vil ikke blive indhentet og kan ikke eftersendes efter udløbet af tilbudsfristen den 16. september 2013. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for at tilbuddet indeholder de relevante bilag specificeret i udbudsmaterialet og Tønder Kommune forbeholder sig retten til at afvise tilbud som ikke-konditionsmæssige, hvis tilbuddets bilagsmateriale er mangelfuldt. 2. Baggrund Turismen har stor økonomisk betydning for Tønder Kommune med en samlet omsætning på omkring 1 mia. kr. og 1.500 arbejdspladser. Etableringen af Nationalpark Vadehavet er en unik mulighed for at styrke udviklingen og fremme turismeerhvervet i Tønder Kommune. For at gribe denne mulighed vil Tønder Kommune i årene 2011-2014 satse markant på turismeudvikling med betydelige investeringer i initiativer der understøtter den generelle vækst i turismeerhvervet. Et kerneprodukt i turismen i Tønder Kommune er områdets mange feriehuse. Kvaliteten af kommunens feriehuse er i mange tilfælde udslagsgivende i forhold til at tiltrække og fastholde områdets feriegæster. I den sammenhæng er det vigtigt at der løbende arbejdes med at skabe et feriehusprodukt, der lever op til gæsternes kvalitetskrav og som samtidigt er tidssvarende og konkurrencedygtigt. For at sætte fokus på at løfte kvaliteten af kommunens feriehuse ønskes konsulentbistand til afholdelse af messe med temaet: Kvalitetsløft af feriehuse. Opgaven indebærer: A) Udarbejdelse af koncept for messe med temaet kvalitetsløft af feriehuse B) Organisering og salg af messestande til relevante virksomheder C) Udarbejdelse og fremsendelse af invitation/folder til ejere af kommunens feriehuse D) Gennemførsel af messe for ejere af feriehuse i kommunen primo 2014 E) Input til evaluering af messens indhold og gentagelsesmuligheder Som baggrund for opgaven henvises til Ringkøbing-Skjern Kommunes projekt Fremtidens Feriehus, som opgavens tiltænkte indhold er inspireret af. Følgende materiale danner overblik 1
over initiativerne i Ringkøbing-Skjern Kommunes projekt Fremtidens Feriehus, og kan benyttes som rammesætning af opgaven i Tønder Kommune: Fremtidens Feriehus Katalog udgivet af Destination Ringkøbing Fjord http://www.rksk.dk/fremtidens-feriehus-12160.aspx Visitvest Fremtidens Feriehus, konklusion Rapport udarbejdet af Epinion for Ringkøbing Fjord Handels- og Turismecentret http://www.rksk.dk/admin/public/dwsdownload.aspx?file=%2ffiles%2ffiler%2f2009%2fom_ kommunen%2fprojekter%2ffremtidens_feriehus%2frapport_turisterne_eftersp%26oslash%3b rger.pdf Fremtidens Feriehus supplerende analyser Rapport udarbejdet af Epinion for Ringkøbing Fjord Handels- og Turismecentret http://www.rksk.dk/admin/public/dwsdownload.aspx?file=%2ffiles%2ffiler%2f2009%2fom_ kommunen%2fprojekter%2ffremtidens_feriehus%2frapport_om_temahuse.pdf Tilbudsgiver er dog meget velkommen til at inddrage nyskabende og anderledes aktiviteter i deres forslag til organisering og afholdelse af messen end de benyttede i Ringkøbing-Skjern Kommune. 3. Formålet med opgaven Formålet med opgaven er at afholde en messe for feriehusejere i Tønder Kommune med henblik på at løfte interessen for at forbedre kvaliteten i feriehusene inden for områder som energiforbrug og indretning. Målet er større indtjening pr. feriehus. 4. Opgavebeskrivelse Tilbudsgiver er hovedaktør i forbindelse med afholdelsen af delopgaverne a, b, c og d og har således det oveordnede ansvar for opgaveløsningen af disse. Opgaveløsningen vil foregå i tæt kontakt med turistchefen for Rømø-Tønder Turistforening og Tønder Kommunes erhvervskonsulent tilknyttet turisme. Tilbudsgiver skal inden for den økonomiske ramme afholde alle udgifter, dog ikke: 1) Porto til invitationer til feriehusejere 2) Udgifter til trykning af invitation og folder 3) Leje af lokaler til afholdelse af messen inden for en ramme på 35.000 kr. 4) Udgifter til annoncering i lokalaviser inden for en ramme på 15.000 kr. Tilbudsgiver er ligeledes ansvarlig for overholdelse af alle deadlines herunder også overfor evt. samarbejdspartnere. Opgaven er opdelt i følgende delopgaver hvor der forventes løbende videndeling igennem hele processen. A) Udarbejdelse af koncept for messe med temaet kvalitetsløft af feriehuse Udarbejdelsen af konceptet for messen har til formål at fastlægge hvilke overordnede temaer og initiativer, der skal indgå i messen. 2
Mål: En samlet beskrivelse af konceptet for messen med specificering af temaer og valgte initiativer til understøttelse af disse. Konceptet skal efterfølgende kunne benyttes som masterplan i forbindelse med afholdelsen af messen. Eksempler på elementer til konceptet for messen: Potentiale og tendenser inden for indretning og udstyr Muligheder for energioptimering Regler og muligheder for udlejning Målgrupper og behov Tønder Kommune og Rømø-Tønder Turistforening bidrager med følgende: Sparring vedrørende ideer til temaerne på messen Skitsen til konceptet for messen og overvejelser om valg af temaer og initiativer bedes specificeret i tilbuddet. B) Organisering og salg af messestande til relevante virksomheder På baggrund af messens koncept og valgte temaer organiseres og sælges messestande til relevante virksomheder. Indtægten forbundet med salg af messestande tilfalder konsulenten. Konsulenten er forpligtet til at fremsende regnskab for salget af messestande til Tønder Kommune. Tønder Kommune har uden betaling til konsulenten adgang til fem centralt placerede messestande af normalstørrelse på messen. Mål: Salg af messestande til relevante virksomheder, så messens deltagende virksomheder og temaer passer sammen og alle messestande bliver solgt. Tønder Kommune bidrager med følgende: Sparring og lokalkendskab til relevante virksomheder Fremgangsmåde og forventet indtægt forbundet med salg af messestande bedes specificeret i tilbuddet. C) Udarbejdelse og fremsendelse af invitation/folder til ejere af feriehuse beliggende i Tønder Kommune Udarbejdelse af folder med gode historier om mulighederne for at kvalitetsløfte feriehuse inden for messens koncept. Folderen har til formål at skabe interesse for messen og fungere som invitation. Invitationen/folderen skal efterfølgende fremsendes til alle ejere af feriehuse i Tønder Kommune. Mål: Udarbejdelse og fremsendelse af folder der kan fungere som appetitvækker og invitationen til at deltage i messen. Eksempler på temaer til folderen: Potentiale og tendenser inden for indretning Muligheder for energioptimering Muligheder ved temaferiehuse Målgrupper og behov 3
Tønder Kommune og Rømø-Tønder Turistforening bidrager med følgende: Sparring vedrørende ideer til temaerne i folderen Invitationen/folderens overordnede temaer og indhold samt foreslåede sideantal bedes specificeret i tilbuddet. D) Gennemførsel af messe for ejere af feriehuse beliggende i Tønder Kommune ultimo 2013/primo 2014 Med udgangspunkt i de valgte temaer gennemføres messen med konsulentvirksomheden som organisator og koordinator. Mål: Minimum 600 personer besøger messen. Erfaring med afholdelse af messer og program for messens indhold og aktiviteter bedes specificeret i tilbuddet. E) Input til evaluering af messens indhold og gentagelsesmuligheder I forbindelse med afholdelse af messen ønskes en evaluering gennem to spørgeskemaundersøgelser med det formål at afdække mulighederne for at forbedre en eventuel fremtidig messes indhold. Respondentgruppen for den ene spørgeskemaundersøgelse er messens besøgende feriehusejere, mens den anden spørgeskemaundersøgelses respondentgruppe er deltagende virksomheder med messestande. Tønder Kommunes Afdeling for Analyse og Projekter står for udarbejdelse, indhentning og analyse af spørgeskemaundersøgelser. Konsulentvirksomheden bidrager med input og ideer til spørgerammen. Mål: Afdækning af messens indhold og muligheder for gentagelse fra en repræsentativ gruppe deltagende feriehusejere og virksomheder. 5. Tidsplan Samarbejdsperioden løber frem til den 1. maj 2014. 6. Opgavens organisering I forbindelse med samarbejdet vil der blive udnævnt en kontaktperson fra Tønder Erhvervsråd vedr. afklaring det praktiske. 7. De økonomiske rammer Tilbudsgivers tilbud skal dække alle udgifter i forbindelse med opgaven. Tilbud, der overstiger 120.000 kr. ekskl. moms kan ikke accepteres. Tilbudsgiver skal byde på den samlede opgave. Der forventes en indtægt på minimum 80.000 kr. på salg af messestande. Indtægten forbundet med salg af messestande tilfalder tilbudsgiver. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud er Tønder Kommune 4
uvedkommende og modtagne tilbud er Tønder Kommunes ejendom. 8. Tilbud Tilbuddet skal leveres til Tønder Kommune, Kongevej 57, 6270 Tønder, Att. Stabskonsulent Jakob Kirkegaard, mrk. Konsulentbistand til kvalitetsløft af feriehuse senest mandag den 16. september 2013 kl. 13.00. Der er ikke adgang til tilbudsåbningen. Det er et krav, at tilbuddet også bliver afleveret i elektronisk form i pdf-format på e-mail til jkg@toender.dk emnefeltet udfyldes med Konsulentbistand til afholdelse af messe om kvalitetsløft af feriehuse. Tilbuddet skal afleveres efter følgende skabelon: a. Navn, adresse, tlf.nr, fax nr., e-mailadresse på tilbudsgiver, samt navn på kontaktperson. b. Navn på de evt. samarbejdspartnere, der indgår i tilbuddet, herunder kontaktpersoner. Tilsagnsskrivelser fra samarbejdspartnere vedlægges. c. Baggrund - forståelse af opgaven d. Tids- og aktivitetsplan for opgavens udførelse, opdelt på opgaven samlet, og delopgaverne i afsnit 4. e. Tilbuddets samlede pris. Prisen skal fordeles på de forskellige delopgaver angivet i udbudsmaterialet (budget skal vedlægges). Budgettet bør ligeledes indeholde oplysning om timeforbrug og timepris for hver kategori af medarbejdere. f. Angivelse af forventet organisering af samarbejdet g. Angivelse af de medarbejdere i konsulentfirmaet der vil være drivende kræfter på opgaven, deres erfaringsgrundlag herunder referenceliste og deres konkrete rolle i opgaveløsningen. h. Oversigt over tilbudsgivers økonomi (omsætning, resultat før skat og egenkapital) for de seneste tre år. Tønder Kommune forbeholder sig retten til at bruge disse informationer til at vurdere tilbudsgivers gennerelle egnethed samt tekniske kapacitet og frasortere tilbudsgivere som ikke vurderes at besidde den tekniske kapacitet til at varetage opgaven. i. Tilbudsgiver skal vedlægge underskreven tro og love erklæring på at tilbudsgivers ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet ikke overstiger 100.000 kr. 9. Udvælgelseskriterier På baggrund af de indkomne tilbud vælges to-tre konsulentvirksomheder til præsentation af deres bud på opgaveløsningen. Valg af konsulentvirksomheder til præsentation af bud på opgaveløsningen sker ud fra et forvaltningsmæssigt skøn af de indkomne tilbuds indhold og opbygning. Udvælgelse af samarbejdspartner vil efterfølgende ske ud fra et forvaltningsmæssigt skøn af det for kommunen mest fordelagtige tilbud i henhold til nedenstående vægtede tildelingskriterier. Opbygning og indhold i forløbet 50 % 5
Herunder: De valgte temaer og ideer til messen Den samlede plan for messeafholdelsen Erfaring med tilsvarende opgaveløsning Økonomi 30 % Herunder: Tilbuddets pris Præsentation af tilbud 20 % Herunder: Sammenhængen i løsningen af tilbuddets delopgaver En samlet kvalitativ vurdering af erfaringsgrundlaget ved konsulentvirksomhedens bærende kræfter Det forvaltningsmæssige skøn foretages af personer fra Rømø-Tønder Turistforening, Tønder Erhvervsråd og Tønder Kommune. Præsentation af de udvalgte tilbud vil foregå i Tønder den 23.-25. september 2013. Præsentation af tilbud må ikke overstige en times varighed indeholdende tid til opklarende spørgsmål fra forvaltningen. Underretning om valg af konsulent til opgaven sker senest den 28. september 2013. Tilbudsgivere der ikke vælges til opgaven gives ikke begrundende afslag. 6