Brugermanual IndFak2 - Indkøb Indhold

Brugermanual IndFak2 - Indkøb Indhold Brugermanual IndFak2 - Indkøb... 1 Forside/dashboard... 4 Indbakke... 4 Information... 6 Aktiviteter... 6 Statistik 8 Indkøb... 9 Varesøgning... 9 Favoritlister... 9 Kviksøgning... 14 Visning af søgeresultater... 14 Indkøbskurv... 16 Varevisning... 18 Rekvisitioner... 22 Rekvisitionsoversigt... 22 Rekvisitionstatus... 23 Slet rekvisition... 23 Rekvisitionsvisning... 24 Kopier rekvisition... 24 Ordrer... 25 Ordreoversigt... 25 Ordrestatus... 26 Ordrevisning... 26 Kopier ordre... 27 Udbakken og afsendelse af dokumenter... 28 Gem rekvisition... 28 Videresend... 29 Vis udskrift... 29 Stående ordrer... 29 Send ordre... 30 Varemodtagelse... 31 Aftaler... 31 Aftaleoversigt... 31 Aftaleadministration... 32 1

Rediger katalogindstillinger... 32 Prislistegodkendelse... 33 Listeniveau... 34 Vareniveau... 35 Varegrupper... 35 Brugerdefinerede varegrupper... 36 Kviksøgning generelt... 38 Rapporter... 39 Indkøb 39 Support 39 2

Hjælpesystem Velkommen til hjælpesystemet På disse sider finder du information om platformen og dens anvendelse. Du navigerer rundt i hjælpesystemet ved at vælge sider i træstrukturen i oversigten i venstre side. Vælg en side, for at få vist dens indhold. Søg i hjælp Skriv en tekst i søgefeltet og tryk 'Enter' eller klik på søgeikonet, og du vil få en liste over de sider og afsnit, der indeholder matchende resultater. Det matchende indhold er markeret med gult. Og det er muligt at klikke rundt mellem søgeresultaterne. Hvis du ønsker at foretage en ny søgning indtaster du på ny i søgefeltet. Ønsker du igen en oversigt over resultater i indholdsområdet, må du gentage søgningen ved at placere cursoren i søgefeltet og trykke 'Enter' eller vælge søgeikonet. Download hjælp Du har mulighed for at downloade hjælpesystemets indhold. Du kan eksportere til Word, PDF eller ODT (Open Document Text). Vælg en side ved at markere den i træstrukturen og klik på ikonet 'Eksporter'. Vælg hvilket format det valgte indhold skal eksporteres i, og download foregår nu automatisk. 3

Forside/dashboard Indbakke Indbakken indeholder alle meddelelser der er sendt til brugeren. Boksen 'Indbakke' på dashboardet indeholder de seneste 10 meddelelser. På oversigten under Beskeder kan du se titel, dato, afsender og prioritet (hvis andet end middel). Ulæste beskeder er markeret med fed skrift (der tages ikke højde for, om beskeden er læst via din normale e-mail fx Outlook.) Du kan besvare, videresende, slette beskeder enten ved at åbne beskeden fra dashboardet eller ved at vælge 'Beskeder' under 'Hjem' i topmenuen. Beskeden åbner du ved at dobbeltklikke på den. Du kan fritekstsøge i meddelelsernes indhold og emner og således få vist en filtreret liste. Ny besked Du kan oprette en ny besked på to måder: Via dashboardet - Ny besked under vinduet Indbakke Via Hjem, Beskeder i topmenuen. Når du opretter en meddelelse kan du: Vælge modtagere blandt tilgængelige brugere og grupper i en dropdown. Du kan fritekstsøge blandt tilgængelige modtagere. Du vælger en modtager ved at sætte hak ud for brugeren/gruppen/organisationen. Angive et emne for meddelelsen Indholdet i beskeden kan du ændre til den skrifttype og størrelse du vil anvende. Angive en prioritet for meddelelsen (Høj, Middel, Lav) Under fanen View kan du skifte mellem udskriftslayout og web-layout Klik på 'Send' for at sende. Modtageren får en e-mail med hele beskeden med et link til IndFak2, hvor beskeden også kan læses. NYT BILLEDE INSÆTTES MED DANSK TEKST!! 4

Du har flere muligheder, når du har åbnet en besked: Besvare, sende svar til alle, videresende og slette. Dropdown menu ses øverst til højre over beskeden. Besvar Du vælger 'Besvar' i dropdown menuen. Afsenderen bliver automatisk sat op som modtager, og du kan ændre og tilføje i indholdet. Svar til alle Du vælger 'Svar til alle' i dropdown menuen. Både afsenderen og alle andre modtagere bliver automatisk sat op som modtagere, og du kan ændre eller føje til det oprindelige indhold. Videresend Du vælger 'Videresend' i dropdown menuen. Dermed oprettes en ny meddelelse med samme indhold og emne. Du kan ændre og tilføje i indhold samt angive modtagere. Slet besked Du vælger 'Slet' i dropdown menuen. Dermed slettes meddelelsen og er ikke længere søgbar i indbakkens søgefelt. 5

Information Informationsboks På dashboardet finder du en boks med generel information. Ved klik på 'Edit mode' under boksen, kan du ændre indholdet. Bemærk, at dette indhold kun kan ændres, hvis du har rollen administrator. Du skal være opmærksom på at indholdet i informationsboksen også vises i underliggende organisationer. Dog kan du lave tilpasninger af indholdet i informationsboksen længere nede i organisationshierarkiet. Aktiviteter Aktivitetsboksen på dashboardet giver et overblik over alle uafsluttede aktiviteter med titel, dato og person(er), som aktiviteten er tildelt. Aktiviteter kan vises på dagsniveau ved at vælge Vis kalender under boksen. Vælg 'Vis alle aktiviteter' for at gå tilbage til listevisningen. Aktivitetsboksen opdateres automatisk hvert andet minut. Hvis boksen er tom, er der ingen aktiviteter, der afventer brugeren. Under 'Hjem'- Aktiviteter i topmenuen, kan du også tilgå aktivitetsoversigten. En oversigt over alle aktiviteter åbnes i et nyt faneblad. 6

Opret ny aktivitet Du kan oprette en ny aktivitet på to måder: Vælg 'Ny aktivitet+' under boksen aktiviteter på dashboardet. Vælg 'Aktiviteter' under menuen 'Hjem' i topmenuen, og vælg derefter 'Ny aktivitet' For en ny aktivitet er det muligt at angive følgende: Navn - navn på aktiviteten Tildelt - klik for at vælge brugere eller grupper, som aktiviteten skal tildeles Forfaldsdato - indtast dato eller klik på kalender-ikonet for at vælge en dato Status - vælg 'Åben', 'Påbegyndt', 'Udført' eller 'Lukket' Prioritet - (Middel er sat som default ), vælg evt. 'Lav' eller 'Høj' Beskrivelse - Indtast en fritekstbeskrivelse af aktiviteten 7

Endvidere findes en række felter, som automatisk bliver udfyldt når du trykker gem. Afsender - den bruger, som opretter aktiviteten Oprettet af - den bruger, som opretter aktiviteten Dato - aktuel dato Type - brugerspecifikt Knappen 'Gem' er 'grået ud', (det vil sige, inaktiv) indtil alle påkrævede felter er udfyldt. Statistik Summeret indkøb Grafen i boksen 'Summeret indkøb i organisationen' viser den indloggede brugers summerede indkøb over tid. Du kan vælge at få vist en specifik periode, herunder 'Siden opstart', 'År til dato' eller 'Sidste år'. Du vælger den ønskede periode i en dropdown og kan desuden vælge, om grafen skal vises per dag, uge, måned eller år. Nøgletal kan eksporteres til Excel ved klik på 'Eksport' 8

Indkøb Varesøgning I varesøgningen søges på tværs af kataloger og leverandører. Indtast et eller flere søgeord og tryk søg. Herefter vises alle søgeresultater, der indeholder de indtastede søgeord. Klikker du på søge-ikonet uden at angive søgeord, fremsøges samtlige varer, der er tilgængelige for brugeren. Som udgangspunkt søges kun i aktive varer. Hvis en vare udgår af sortiment eller af anden årsag fjernes fra et katalog, bliver varen inaktiv. Det betyder at varen bliver "grået ud" og den kan ikke bestilles. Du kan fortsat fremsøge varen. Dette gør du ved at klikke på den grå trekant til højre i søgefeltet og sæt flueben i checkboksen 'Medtag inaktive'. Herved søges i både aktive og inaktive varer. Favoritlister Du kan som bruger oprette din egen favoritliste indeholdende varer, som du ofte køber. Du kan afgrænse søgninger, til kun at søge i en eller flere favoritlister. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for de favoritlister, der skal søges i. Checkboksen har som oftest en farvemarkering. Når et eller flere søgeord indtastes i søgefeltet og søgningen foretages, vil der kun blive søgt i de favoritlister, der er markeret. Antallet af markerede favoritlister vises i parentes i fanebladet. For at søge bredt i alle kataloger igen, fjerner du flueben i checkboksene. 9

Du kan søge i favoritlister ved at markere dem. Favoritlistetyper Systemet deler automatisk favoritlister op under tre forskellige faner: Mine - brugerens personlige favoritlister Delte - delte favoritlister (Du kan lave en favoritliste, som du deler med andre brugere. både oprettet og delt af brugeren og varer delt med af andre) System - automatisk genererede favoritlister (fx mest købte varer) Antallet af varer i hver favoritliste vises i parentes ud for favoritlistens navn. 10

Opret favoritliste For at oprette en ny favoritliste klikkes på 'Tilføj favoritliste' under favoritlisteboksen. Angiv et navn og eventuelt en farve. Ved klik på 'Gem' oprettes den nye favoritliste. Ved klik på 'Fortryd' annulleres oprettelsen. 11

Opret under-favoritliste Højreklik på en eksisterende favoritliste og vælg 'Tilføj favoritliste som barn' for at oprette en favoritliste under en anden favoritliste. Der vises en lille pil til venstre for favoritlistens navn, når der er tilføjet under-favoritlister. Ved klik på pilen, foldes under-favoritlisterne ud. Tilføj/fjern varer til favoritliste Du kan tilføje varer til favoritlister ved enten at trække favoritlisten ud på varen eller ved at trække varen ind på favoritlisten. Når en vare vises i søgeresultatet, fremgår det, hvilke favoritlister, den ligger i. For at fjerne en vare fra en favoritliste, vælger du listen for at se varer, og klikker bagefter på 'x' ud for den liste, varen ønskes fjernet fra. Søgning i favoritlister For at søge specifikt i en favoritliste sættes flueben ud for favoritlistenavnet. Du kan sætte flueben ud for flere forskellige favoritlister for at søge på tværs af de valgte. For at søge blandt alle varer, fjerner du fluebenene igen. 12

Rediger favoritliste og angiv antal varer Du kan skifte navn og farve på en favoritliste. Det gør du ved at højre-klikke på favoritlisten og vælge "Rediger favoritliste". Her kan du ligeledes angive et default antal for hver enkelt vare i favoritlisten. Vælg 'Flere indstillinger' for at få vist en liste over varer indeholdt i favoritlisten. Angiv et antal ud for én eller flere varer og klik 'Gem'. Bemærk at der ikke kan bestilles mindre end det default antal, som er angivet på varen. Del eller stop deling af favoritlister For at dele en favoritliste med specifikke brugere og/eller grupper, højreklik på favoritlistenavnet og vælg 'Del med...' Bemærk! Brugere kan have adgang til forskellige prislister i forskellige organisationer. Hvis en delt favoritliste indeholder varer, som brugeren ikke har adgang til, kan disse vare ikke søges frem. Brugeren vil dermed eksempelvis se, at listen indeholder 7 varer (angivet i parentes efter favoritlistenavnet), men kun kunne se 5 varer (dem brugeren har adgang til). Hvis du har adgang til en delt favoritliste gennem enten specifik brugertildeling eller som del af en gruppe, vises favoritliste under fanen 'Delte' i favoritlisteboksen. Del med enkelte brugere Du højreklikker på favoritlisten og vælger Del med. Vælg derefter fanebladet 'Brugere'. Her kan du vælge enkeltbrugere. Brugere vælges ved at sætte flueben i boksen ud for brugerens navn. Vælg 'Ok' for at dele med de markerede brugere. 13

Antallet af valgte brugere vises i en parentes på fanebladet. Klik på den grå pil til højre for at få vist en liste over valgte brugere. Del med grupper Vælg fanebladet 'Grupper'. Vælg grupper ved at sætte flueben i boksen ud for gruppens navn. Vælg 'Ok' for at dele med de markerede grupper. Under 'Grupper' kan du dele med hele organisationen samt alle underorganisationer på én gang. Specifikke grupper kan fravælges ved at klikke på ikonet 'Ekskluder' ud for gruppens navn. Antallet af valgte grupper vises i en parentes på fanebladet. Klik på den grå pil til højre for at få vist en liste over valgte grupper. Se billede Del med enkelte brugere. Kviksøgning Kviksøgning giver dig mulighed for filtrering på leverandør- og/eller aftaleniveau. Vælg fanebladet 'Leverandør' for at se en liste over samtlige leverandører. Sæt flueben ud for én eller flere leverandører for at søge i varer fra disse specifikke leverandører. Vælg fanebladet 'Aftaler' for at se en liste over samtlige aftaler. Sæt flueben ud for én eller flere aftaler for at søge i varer på disse specifikke aftaler. Er der kun én aftale for en given leverandør, sættes der automatisk flueben i den pågældende aftale, når leverandøren vælges og omvendt. Visning af søgeresultater Søgeresultater listevisning Når du åbner fanen 'Varesøgning', vises automatisk en liste med brugerens mest købte varer. Når du foretager en søgning, viser listen resultaterne af søgningen. Listen viser alle de varer, der matcher den indtastede søgning. Som udgangspunkt vises 25 søgeresultater per side, men brugeren kan selv vælge mellem 25, 50, 100, 250 eller 500 resultater per side i en dropdown nederst på siden. Hvis der er flere sider, vises dette nederst på siden. 14

For hver vare vises: Beskrivelse Leverandør Produktnummer Enhed Pris Antal Herunder findes en kort beskrivelse af varen samt angivelse af eventuelle favoritlisteforhold. Herunder findes leverandørens navn samt angivelse af, om aftalen er forhandlet. Herunder findes varens produktnummer, som angivet af leverandøren. Herunder findes en angivelse af, hvilken enhed varen bestilles i, fx stk., kasse, eller palle. Herunder fremgår varens pris, i forhold til den angivne enhed, i den valuta, som er angivet i kataloget. Herunder vises antal. Når du ændrer antallet, kan du lægge flere af samme slags i indkøbskurven på én gang, ved klik på det grønne plus-ikon. Er varen indeholdt i en favoritliste, vises farve-boksen for denne samt favoritlistenavnet. Er varen føjet til en under-favoritliste, vises strukturen med navn på både favoritliste og under-favoritliste. Søgeresultater billedvisning Du kan vælge om søgeresultater skal vises i listevisning eller i billedvisning. Som udgangspunkt vises listevisningen, men du kan nederst til højre skifte til billedvisning. Herved vises større billeder af de enkelte varer. Varerne kan lægges i indkøbskurven ved klik på det grønne plus eller ved at trække varen til indkøbskurven. Du skifter mellem listevisning og billedvisning nederst til højre i varesøgningen. 15

Eksporter søgeresultater Resultatet af en varesøgning kan eksporteres til Excel. Det gøres ved at klikke på knappen "Eksport til Excel" til højre. Søgeresultater kan eksporteres til Excel. Indkøbskurv Indkøbskurv indhold I indkøbskurven vises alle varer, der på det givne tidspunkt er klar til at blive bestilt. Er indkøbskurven tom, vises teksten 'Indkøbskurven er tom. Vælg varer fra søgeresultatet'. Hver vare i indkøbskurven vises med beskrivelse/navn og antal. Klik på knappen "Fortsæt" nederst til højre for at gå til ordreafsendelsen i udbakken. 16

Læg i indkøbskurv Læg en vare i indkøbskurven ved at vælge plus-ikonet ud for varen i søgeresultatet eller ved at trække varen hen i indkøbskurven med musen. Når en vare er lagt i indkøbskurven gemmes den automatisk. Du kan ændre antallet på varen eller slette varen ved at klikke på skraldespands-ikonet. Gem rekvisition Varer gemmes automatisk i indkøbskurven. Logger du eksempelvis af eller skifter organisation, kan du således fortsætte arbejdet, når du logger ind igen. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du skifter organisation, mens du står i indkøbskurven, vil varerne følge med over i den nye valgte organisation. Så inden du trykker fortsæt anbefaler vi, at du tjekker hvilken organisation du står i. Ønsker du at gemme en rekvisition, gøres det ved at klikke på "Fortsæt" nederst til højre i indkøbskurven for at komme til udbakken. Derefter kan du gemme rekvisition. Læg alle varer fra en favoritliste i indkøbskurv Højreklik på en favoritliste og vælg 'Bestil alle varer' for at lægge samtlige varer i favoritlisten i indkøbskurven. Har du ændret antal på varer indeholdt i favoritlisten, føjes det angivne antal til indkøbskurven. Hvis du ønsker at ændre antal på varer i din favoritliste højreklikker du på favoritlisten og vælger Rediger favoritliste, og dernæst Flere indstillinger. Når du har ændret antal trykker du gem. 17

Lås favoritliste Du kan låse dine egne favoritlister, så andre ikke kan redigere dem. Er en favoritliste ikke låst, kan alle brugere med adgang til listen tilføje og fjerne varer. Hvis du ønsker at låse en favoritliste højreklikker du på en favoritliste og vælger 'Lås for redigering'. Slet favoritliste For at slette en favoritliste højreklikker du på favoritlistenavnet og klikker på 'Slet favoritliste'. Varevisning Vareinformation Dobbeltklik på en vare i søgeresultatet for at se yderligere information om varen. 18

Varevisningen åbner i et separat faneblad hvor følgende detaljer fremgår: Større produktbillede Navn Pris Antal enheder i varepakningen Favoritlister (Hvilke favoritlister figurerer varen i) Prisoplysninger (herunder bestillingsinterval og gældende fra-til) Rabat Fragt Moms Leveringstid Leverandør Varenummer Lager (Er varen på lager? Angives med 'Ja' eller 'Nej') Produktbeskrivelse Mulighed for at lægge i indkøbskurven Under fanebladet 'Specifikation' vises yderligere information: Varenavn Vare-id Modelnavn Producent Producentens varenummer Kategori Leverandørkategori Ekstern reference Vedhæftet fil Leverandørens note 19

Under fanebladet 'Udvidet specifikation' kan du se yderligere information om Vare og Pris : Vareinformation Varenavn Vare-ID Varenummer Mærke Model Producent Producentens varenummer Produktsporings-ID Produktionsdato Registreringsnummer Serienummer Produktbeskrivelse Kategori UNSPSC-version Leverandørkategori Ekstern reference Vedhæftet fil Dimensioner Indpakningsniveau Farlighedsindikator Handelsbetingelser Leverandørens note Prisinformation Pris Anbefalet salgspris Mængderabat Rabat Fragt Handelsbetingelser Garantioplysninger Garantiperiode Moms Leveringstid Kan varen bestilles? Varen kan bestilles fra Varen kan bestilles til Minimum bestillingsantal Maksimum bestillingsantal Antal enheder i varepakning Oplysningerne fremgår såfremt de er angivet i leverandørens e-katalog. Har leverandøren ikke knyttet et billede til varen, angives det med et standardikon. Varerelationer Dobbeltklik på en vare for at se produktdetaljer og eventuelle varerelationer. Der kan være relationer af følgende typer: Påkrævede varer - varer du skal købe i forbindelse med det givne produkt Sammensatte varer - varer hvor flere varer indgår i det samme produkt Relaterede varer - varer der kan have interesse, når det givne produkt er valgt Varerelationer angives af leverandøren i kataloget og vises i en fane for sig, når en vare er valgt. 20

Manuel rekvisition Du kan lave manuelle rekvisitioner - eller fritekst-ordrer. Det er en måde hvorpå du kan bestille varer, der ikke er indeholdt i et katalog. En manuel rekvisition er en rekvisitions-skabelon, der sendes til en leverandør via indkøbsløsningen og som derfor følger det almindelige godkendelses flow. Vælg "Manuel rekvisition" under "Ordrer" i topmenuen. Først vælges den leverandør, som rekvisitionen skal sendes til. Dernæst udfyldes rekvisitionsskabelonen på samme måde som rekvisitioner dannet på baggrund af kataloget. Eneste forskel er at varelinjen er en fritekst-linje, der skal udfyldes manuelt. Du kan tilføje flere linjer ved klik på "Tilføj linje +". Manuelle rekvisitioner behandles på samme måde som andre rekvisitioner og indeholder de samme funktionaliteter. En manuel rekvisition kan således f.eks. sendes, videresendes og gemmes. NYT BILLEDE INDSÆTTES!! 21

Udsnit af en manuel ordre, hvor du indtaster varelinjer. Rekvisitioner Rekvisitionsoversigt Rekvisitionsoversigten åbnes ved i topmenuen at vælge menupunktet Ordrer, Rekvisitioner ". Rekvisitionsoversigten indeholder alle rekvisitioner, der ligger hos den enkelte bruger. Det kan være rekvisitioner, der er gemte, videresendte, sendt til behandling eller rekvisitioner, der er oprettet som stående ordrer. De nyeste rekvisitioner bliver vist øverst, men sorteringen kan vendes ved at klikke på datokolonnen. For at se en rekvisition, dobbelt-klikker du på den. Rekvisitionen bliver åbnet i et nyt faneblad, klar til behandling. Du kan søge på indhold i rekvisitioner på tværs af alle de viste rekvisitioner. Det kan f.eks. være et varenummer, en varetekst, en bruger eller en del af en adresse. Søgeresultatet vises med 25 rekvisitioner per side, men antallet kan ændres nederst til højre til fx 50, 100, 250, 500. Rekvisitionsoversigten (eller en given søgning deri) kan du eksportere til Excel, via knappen Handlinger øverst til højre. Vælg "Eksport til Excel", hvorved en Excel-fil kan gemmes lokalt på computeren. 22

Udsnit af rekvisitionsoversigten, der viser alle rekvisitioner, der ligger hos den enkelte bruger. Rekvisitionstatus Rekvisitionsoversigten indeholder dokumenter med følgende status: "Aktiv" Når en rekvisition er gemt eller videresendes til en bruger, bliver den vist på rekvisitionsoversigten med status "Aktiv". Afventer behandling Når en rekvisition er tildelt dig som bruger og er klar til videre behandling, bliver den vist på oversigten med status Afventer behandling "Stående ordre" Rekvisitioner, der oprettes som stående ordrer får denne status. Hver gang tidspunktet for afsendelse oprinder, dannes automatisk en ordre på baggrund af den stående ordre. Slet rekvisition Hvis du skal slette en rekvisition, markerer du checkboksen ud for den eller de rekvisitioner, du vil slette. Vælg dernæst "Slet valgte" under knappen Handlinger. Når en rekvisition slettes, forsvinder den fra rekvisitionsoversigten i løbet af kort tid. Du kan ikke hente slettede rekvisitioner frem igen. Du kan kun slette rekvisitioner med status "Aktiv" og "Stående ordre". Rekvisitioner med status "Afventer behandling" skal godkendes eller afvises. NYT BILLEDE INDSÆTTES!! Slet rekvisitioner kan fra oversigten. 23

Rekvisitionsvisning En rekvisition er inddelt i et generelt informationsområde øverst, en liste af varer i midten og en række yderligere dokument-informationer nederst. Udformningen af rekvisitioner kan være forskellig fra eksemplet herunder pga. kundespecifikke tilpasninger. Øverst på en rekvisition angives f.eks. hvilken indkøber dokumentet skal sendes til, hvem der skal godkende dokumentet og den ønskede leveringsdag. Her angives ligeledes leverings- og faktureringsadresserne, hvis disse ikke er sat som default. Varelisten viser varer, der er hentet fra et katalog eller er indtastet manuelt. Flere varer kan tilføjes fra varesøgningen med Tilføjkatalogvare eller manuelle linjer med Tilføj fritekstlinje. For hver vare kan du angive en eller flere dimensioner. Disse kan være givet automatisk eller de skal udfyldes af brugeren selv. Flere linjer kan konteres på én gang ved at vælge disse med flueben og derefter klikke på massekonter varelinjer. Nederst på en rekvisition kan du vedhæfte filer og angive kommentarer, samt se dokumenthistorik og modtagerinformation. NYT BILLEDE INDSÆTTES!! Eksempel på en rekvisition. Kopier rekvisition En rekvisition kan kopieres, hvilket gør det nemt at genbruge en rekvisition flere gange. 24

Åbn en rekvisition fra rekvisitionsoversigten. Under varelinjerne klikker du på knappen Valgmuligheder og vælger Kopier dokument. Herved dannes en kopi af rekvisitionen i udbakken. Der tjekkes automatisk om varerne fortsat er tilgængelige på indgående aftaler og om priserne har ændret sig. NYT BILLEDE INSÆTTES!! Rekvisitioner og ordrer kan kopieres og derved nemt genbruges. Ordrer Ordreoversigt Vælg 'Ordrer' i topmenuen for at åbne ordreoversigten Ordreoversigten indeholder alle afsendte ordrer i organisationen, som brugeren har adgang til. Som udgangspunkt de ordrer, der er afsendt de seneste 3 måneder, men datointervallet kan du ændre ved at klikke på den grå pil til højre i søgefeltet. Ordreoversigten vises med den nyeste øverst, men sorteringen kan vendes ved at klikke på datokolonnen. For at se en ordre, dobbelt-klikkes på denne, hvilket åbner ordren i et nyt faneblad. Du kan søge på indhold i ordrer på tværs af alle viste ordrer på oversigten. Det kan f.eks. være et varenummer, en varetekst, en bruger eller en del af en adresse. Søgeresultatet bliver vist med 25 ordrer per side, men du kan ændre antal i oversigten, nederst til højre. Ordreoversigten (eller en given søgning deri) kan du eksportere til Excel, via knappen Handlinger øverst til højre. Vælg "Eksport til Excel", hvorved en Excel-fil kan gemmes lokalt på computeren. NYT BILLEDE SKAL INDSÆTTES! 25

Eksempel på ordreoversigten, hvor du kan angive datointerval for en søgning. Ordrestatus Ordrer kan have følgende status: Aktiv (åben eller gemt ordre) Sendt til leverandør Delvist varemodtaget Fuldt varemodtaget Bekræftet Annulleret Ordrevisning Dobbeltklik på en ordre for at vise detaljer. Ordren åbnes i en ny fane ved navn 'Dokumentdetaljer'. En ordre er delt op i tre afsnit: Info og vareliste. Nederst kan du se yderligere information fx ordrehistorik. Ordredokumentet "låses" ved afsendelse til leverandøren og de grundlæggende ordreinformationer kan ikke ændres efterfølgende. På en afsendt ordre kan du gøre følgende: Kopier dokument (genbrug af ordre) Varemodtagelse Annuller ordre Bekræft ordre Vis udskrift Tilknyt filer Tilknyt kommentar 26

NYT BILLEDE INSÆTTES!!! Eksempel på en ordre Kopier ordre Det er muligt at kopiere og genbruge en ordre, som du således kan sende igen med opdaterede informationer. Sæt hak ud for den ordre du vil kopiere. Gå til knappen Handlinger og vælg Kopier valgte. En ny fane Dokumentdetaljer bliver åbnet, og dokumentet får et nyt rekvisitionsnummer. Dokumentet indeholder de samme informationer som på den oprindelige ordre. Det vil sige: Varelinjer udfyldes automatisk med vareantal, kontering og ordreinformation, samt leverings- og faktureringsadresse. Leveringsdatoen opdateres til dags dato +1 (først kommende hverdag) Ordren får automatisk et nyt ordrenummer ved afsendelse Det tjekkes automatisk, at varerne på ordren fortsat kan bestilles via brugerens kataloger. Hvis en vare ikke længere kan bestilles, bliver den automatisk fjernet fra rekvisitionen. Du kan ændre indholdet, tilføje og fjerne varer i rekvisitionen indtil rekvisitionen sendes til leverandøren. 27

Når en kopieret ordre er sendt til leverandøren, betragtes den som en ny ordre, og det fremgår ikke, at indholdet stammer fra en tidligere ordre. NYT BILLEDE INDSÆTTES!! Ordrer kan genbruges ved at kopiere dem. Udbakken og afsendelse af dokumenter Udbakke Udbakken indeholder rekvisitioner, der er under behandling.. Når du lægger varer i indkøbskurven oprettes automatisk en rekvisition i udbakken. Opretter du en manuel ordre, oprettes ligeledes en rekvisition i udbakken. Rekvisitioner i udbakken er dokumenter, der endnu ikke er sendt videre i flow. Inden en rekvisition sendes videre, bør du tjekke at informationer som leveringsdato, leveringsadresse og varelinjer er korrekt udfyldt. Rekvisitioner i udbakken vises 'foldet ud' på samme måde som i ordrevisning, så alle informationer er synlige. Du kan minimere afsnit ved klik på 'Info' eller 'Vareliste', eller du kan minimere hele rekvisitionen ved at klikke på den blå bjælke i toppen med leverandørens navn. Du kommer til udbakken ved at vælge knappen "Fortsæt" i indkøbskurven eller ved at vælge menupunktet "Udbakke" under "Ordrer" i topmenuen. Gem rekvisition Rekvisitioner kan gemmes ved tryk på "Gem"-knappen. Når en rekvisition gemmes får den et kladde-nummer, som følger dokumentet indtil det bliver til en ordre og sendes til leverandøren. Ordrer har deres egen nummerserie og kladdenummeret droppes ifbm at ordren sendes. Gemte rekvisitioner er personlige og ligger i ens egen rekvisitionsoversigt med status "Aktiv". 28

Gemte rekvisitioner ligger i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv" En gemt rekvisition åbnes ved at dobbelt-klikke på den. Dette åbner rekvisitionen i et faneblad og samtidig lægges varerne i udbakken, klar til afsendelse. En gemt rekvisition slettes ved at markere checkboksen på linjen og vælge "Slet valgte" via handling-knappen øverst til højre (den står default til "Åbn valgte"). Videresend En rekvisition kan videresendes til en eller flere kolleger rundt i organisationen. Når en rekvisition videresendes, svarer det til at dokumentet sendes til en anden bruger - uden at workflowet med godkendelsesgrænser og afsendelse af ordrer til leverandører aktiveres. Ved hjælp af videresend-funktionen kan du starte på en rekvisition og derefter videresende den til en anden bruger med samme roller. Den anden bruger overtager rekvisitionen og kan sende den retur eller arbejde videre med den som "sin egen".når du modtager en rekvisition fra en anden bruger, får du et advis via e-mail og får ligeledes en aktivitet på forsiden/dashboardet. Rekvisitioner, der er videresendt, gemmes i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv". Vis udskrift Knappen "Vis udskrift" i udbakken åbner en visning af rekvisitionen i et nyt faneblad. Her kan du bl.a. printe rekvisitionen, gemme den i PDF-format og zoome ind/ud i indholdet. Når du lukker fanebladet, ligger ordren fortsat i udbakken og er ikke afsendt. Stående ordrer Hvis de samme varer skal bestilles med et fast interval, kan du oprette en stående ordre. En stående ordre er en "ordreskabelon", der bliver sendt til leverandøren, hver gang et givent tidspunkt oprinder. Det er muligt at redigere og tilpasse ordreskabelonen løbende, men hver gang et afsendelsestidspunkt oprinder, sendes en ordre afsted med indholdet fra den stående ordre (som den ser ud på det givne tidspunkt). En stående ordre oprettes fra udbakken eller ved at danne en manuel ordre. Tryk på knappen "Opret stående ordre". 29

Herved kommer en boks, hvos du kan angive intervallet for, hvor tit den stående ordre skal afsendes. Eksempel på opsætning af interval for afsendelse af stående ordre. Når en stående ordre er oprettet vises den i rekvisitionsoversigten med status Stående ordre. For at redigere en stående ordrer dobbelt-klikkes på ordren i rekvisitionsoversigten. Send ordre "Send"-knappen på en rekvisition sender dokumentet videre i workflow. Workflowet afhænger af, hvilke forretningsregler, der er sat op for godkendelse af rekvisitioner. Hvis du som bruger har lov til at sende ordrer direkte til leverandøren, vil ordren blive sendt ved tryk på "Send"-knappen. Skal ordren godkendes af f.eks. en chef eller en budget-ansvarlig kollega, vil ordren automatisk blive sendt til denne. Når rekvisitionen er sendt til godkendelse eller ordren er sendt til leverandøren, vil det fremgå af en besked i udbakken. Eksempel på at en rekvisition eller en ordre er sendt. 30

Få sekunder efter afsendelse vil ordren ligge i ordreoversigten. Varemodtagelse Når varerne bliver leveret, skal du varemodtage den pågældende ordre. Ofte er der en følgeseddel med leveringen, hvoraf ordrenummeret fremgår. Søg ordrenummeret frem i ordreoversigten eller vælg ordren i listen. Åbn ordren ved at dobbeltklikke på den. Hvis alle varer er blevet leveret, varemodtages med ét klik på knappen "Varemodtag" under varelinjerne. Hvis en eller flere varer mangler, rettes antallet af leverede varer til på de enkelte linjer, hvorefter der klikkes på varemodtag. Herefter får ordren status Delvis varemodtaget. Når de resterende varer eller nogle af dem bliver leveret, foretager du varemodtagelse igen, indtil ordren er fuldt varemodtaget. Hvis nogle varer er i restordre og aldrig vil blive leveret, lukker du varemodtagelsen med klik på "Luk varemodtagelse". Du kan altid genåbne en lukket varemodtagelse, dog skal du angive en begrundelse. Hvis varer skal returneres eller varemodtagelsen af anden grund skal gøres om, kan du varemodtage et negativt antal. Hvis flere varer er leveret end det bestilte, kan du varemodtage yderligere antal. NYT BILLEDE INSÆTTES!! Eksempel på knapper "Varemodtag" og "Luk varemodtagelse" på en afsendt ordre. Aftaler Aftaleoversigt Aftaleoversigten indeholder alle aftaler, der er indlæst til organisationen. Det er det fulde overblik over prislisteaftaler. 31

Du kan søge bredt i aftaler eller bladre i listen. Som udgangspunkt vises de første 25 aftaler i oversigten. For hver aftale vises: Leverandørlogo Leverandørnavn Aftalenummer Eventuel aftale-etikette Kunde (modtager-organisation) Type (Forhandlet eller Listepris) Dato for seneste ændring (opdatering) Udløbsdato (hvis angivet i aftalen) Antal aktive varer Aftaleadministration Oprettelse af ny aftale indsættes Rediger katalogindstillinger Dobbelt-klik på en aftale for at se yderligere aftaleinformation. Her er angivet en række aftalespecifikke informationer, som fx information om aftalegebyr og dag-til-dag-levering, samt kategori, etiket og kontaktoplysninger på leverandøren. Ændringer i opsætning gemmes ved klik på gem-knappen. Kategori Det er muligt at påføre en kundespecifik kategori på en aftale. Kategorien vises for indkøberne ved klik på ikonet 'Aftale' i menuen. Leverandørkontakt Du kan angive kontaktinformationer til leverandøren for en specifik aftale, således at indkøberne kan kontakte den relevante kontaktperson hos leverandøren direkte. Leverandørkontaktoplysningerne vises for indkøberne i deres oversigt over aftaler, der kommer frem ved klik på ikonet for 'Aftaler' i menuen. Gebyrer Nogle leverandører pålægger et ordregebyr ved ordrer under et bestemt beløb. For hver aftale kan du angive gebyrets størrelse og den grænse for ordretotalen, der udløser gebyret. Hvis en indkøber bestiller varer fra den pågældende aftale, og ordretotalen er under gebyrgrænsen, vil brugeren blive advaret om gebyret inden ordreafsendelse. Indkøberen kan vælge at sende ordren alligevel eller vælge at vente med ordreafsendelsen til flere varer er tilføjet ordren (således at ordregebyret undgås). Dag-til-dag-levering Hvis der er truffet aftale om, at varer leveres fra dag til dag, såfremt ordren er afgivet inden et bestemt klokkeslæt dagen før, kan dette angives på aftalen. Hvis ordren afsendes inden tidspunktet, kommer ingen advarsel, men afgives ordren efter klokkeslættet, advares brugeren om, at dag-til-dag-levering måske ikke kan nås pga. det sene ordreafsendelsestidspunkt. 32

Godkendelsesprocedure Dette bruges til at angive, om opdateringer til en prislisteaftale skal godkendes automatisk, eller om de skal behandles manuelt. Opsætning af den automatiske/manuelle godkendelse af prisaftaler varetages i dag af Tricom efter aftale med kunden. Aftaleopdatering Aftaleopdatering angiver, om leverandøren indlæser den fulde aftale ved opdateringer, eller om der kun indlæses opdaterede varer og priser. Dette aftales mellem leverandøren og Tricom og påføres aftalen af Tricom. Fjern udgåede Hvis en vare udgår af en aftale i forbindelse med en opdatering, bliver varen inaktiveret (ikke slettet). Det betyder i praksis, at indkøberne fortsat kan søge varen frem, men den er 'grået ud' og kan ikke længere bestilles. I varesøgning slår du til/fra, om du vil se inaktive varer. Det er op til den aftaleansvarlige, hvornår inaktiverede varer skal fjernes fra aftalen (så de ikke længere kan søges frem af indkøberne). Det gøres ved klik på knappen Fjern udgåede. Dette fjerner alle inaktiverede varer fra den pågældende aftale. Kommentarer Du kan som aftaleansvarlig påføre kommentarer på en aftale. Kommentarerne vises for indkøberne på aftalen i aftaleoversigten, der kommer frem ved at vælge ikonet 'Aftaler' i menuen. Inaktiver katalog En checkboks angiver, om den pågældende prisaftale er aktiv eller inaktiv. Hvis aftalen er inaktiv, vises alle varer som inaktiverede og du kan ikke bestille dem. Du kan fortsat søge varerne frem, hvis du vælger at søge i inaktiverede varer under avanceret søgning i varesøgningen. Slet katalog Hvis et katalog helt skal fjernes fra indkøbsløsningen (og dermed fra alle brugere) kan prislisten slettes. Derved forsvinder aftalen helt fra aftaleoversigten og du kan ikke længere benytte aftalen. Et alternativ til at slette en prisliste er at inaktivere den. Prislistegodkendelse 33

Listeniveau Beskrivelse af kolonner på prislisteniveau Fremsøgning listeniveau Avanceret søgning listeniveau Handlinger på listeniveau Godkend/afvis linjer 34

Vareniveau Beskrivelse af kolonner på vareniveau Fremsøgning vareniveau Actions på linjeniveau Avanceret søgning vareniveau Varegrupper Varegrupper Du kan i IndFak2 styre præcis hvilke grupper og/eller brugere, der skal have adgang til hvilke kataloger fra hvilke leverandører. Under fanebladet 'Aftaler' vises de automatisk oprettede varegrupper. Der er én varegruppe for hver prisaftale, der er indlæst til organisationen. Hvis en ny prisliste indlæses, oprettes automatisk en ny varegruppe her. Ved opdateringer af en prisliste, træder prislistens ændringer automatisk i kraft for varegruppens modtagere. En varegruppe er i udgangspunktet ikke tildelt nogen brugere. Du kan derfor oprette varegrupper og arbejde med dem og først senere give adgang til varerne i varegruppen. En varegruppe tildeles ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Del med. I boksen, der kommer frem, kan du vælge at dele varegruppen med grupper og/eller brugere i den samlede organisation. For hver organisation i organisationshierarkiet er en specifik gruppe, og du kan dele specifikt med en enkelt organisation eller med alle i organisation inkl. dennes underorganisationer. I takt med, at du vælger et antal grupper og/eller brugere, vil antallet i parentes efter navnet på det respektive faneblad tælle op. Valgte grupper/brugere vises og skjules ved at klikke på den grå bar yderst til højre. Når de rette grupper/brugere er valgt, klikkes på OK, hvorefter varegruppen træder i kraft. Brugere, der har fået tildelt en varegruppe vil kunne fremsøge varerne inden for få minutter. 35

Brugerdefinerede varegrupper Tilpassede varegrupper er egne varegrupper, der indeholder et antal varer, udvalgt af en aftaleansvarlig. Det kan være en eller flere specifikke varer eller f.eks. alle varer i en prisliste. Tilpassede varegrupper navngives ifm. oprettelse og her vælges ligeledes en farvemarkering. Når en tilpasset varegruppe er oprettet, er den i udgangspunktet tom. Specifikke varer tilføjes varegruppen ved at trække varegruppen ud på en vare og slippe den på varen. Varegruppen kan fjernes igen ved at klikke på x et ud for varegruppenavnet på varen. En vare kan også trækkes ind på en varegruppe, hvorved varen tilføjes varegruppen. 36

Hvis en række varer skal tilføjes en varegruppe, søges varerne frem. Når søgeresultatet afspejler de varer, du ønsker at tilføje til en varegruppe, højre-klikkes på den pågældende varegruppe og der vælges Tilføj fremsøgte varer. Herved tilføjes alle fremsøgte varer til varegruppen. Du kan potentielt fremsøge rigtigt duge varer, og tilknytning af varer til en varegruppe er derfor en asynkron proces. Når du har valgt Tilføj fremsøgte varer, vises et lyseblåt proces-ikon ud for varegruppens navn. Dette indikerer, at varer er ved at blive tilføjet til varegruppen. Når varerene er tilføjet, sendes en mail til brugeren, der har tilføjet varerne. Varer tilføjes/fjernes fra tilpassede varegrupper på samme måder som for favoritlister og der er flere lighedstræk imellem de to funktioner. Forskellen er at favoritlister er en genvej til at vise udvalgt varer i varesortimentet, imens tilpassede varegrupper bruges til at afgrænse selve varesortimentet. Dvs. du kan med en tilpasset varegrupper styre helt ned på produkt- og brugerniveau, at en given bruger kun må have adgang til netop de udvalgte varer (ud af det samlede, store varesortiment). Dette kan bruges til at målrette indkøb af varer bredt i organisationen fra bestemte leverandører eller til at styre, at indkøbsafdelingen fx gerne må se listepriser fra leverandørerne, imens andre indkøbere kun kan se de forhandlede priser. Tilpassede varegrupper kan slettes ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Slet varegruppe. En varegruppe er i udgangspunktet ikke tildelt nogen brugere. Dvs. du kan oprette varegrupper og arbejde med dem indtil de er helt klar og først derefter gives adgang til varerne i varegruppen. En varegruppe tildeles ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Del med. I boksen, der kommer frem, kan du vælge at dele varegruppen med grupper og/eller brugere i den samlede organisation. For hver organisation i organisationshierarkiet er en specifik gruppe, og du kan dele specifikt med en enkelt organisation eller med alle i organisation inkl. dennes underorganisationer. I takt med, at du vælger et antal grupper og/eller brugere, vil antallet i parentes efter navnet på det respektive faneblad tælle op. Valgte grupper/brugere vises og skjules ved at klikke på den grå bar yderst til højre. Når de rette grupper/brugere er valgt, klikkes på OK, hvorefter varegruppen træder i kraft. Brugere, der har fået tildelt en varegruppe vil kunne fremsøge varerne inden for få minutter 37

Kviksøgning generelt Søgemuligheder Følgende regler gælder for samtlige søgebokse i løsningen: Søgeord Den mest almindelige søgning er blot at skrive et søgeord og foretage søgningen. Søgningen benytter automatisk trunkering til højre. Trunkering til venstre er fravalgt, da det er leverandørens erfaring, at dette giver et langt større antal søgeresultater, og at det dermed bliver sværere at finde de ønskede varer, fx ved søgning på et specifikt varenummer. Hvis du søger på et ord, kommer alle resultater frem, hvori ordet indgår (ud fra trunkeringsreglerne). Søges eksempelvis på kaffe kommer varer, hvor ord som kaffe, kaffemaskine og kaffefilter indgår. Fremsøg alt Trykker brugeren på søg uden at angive et eller flere søgeord, søges alle tilgængelige søgeresultater frem. Store og små bogstaver Alle søgninger ignorerer store og små bogstaver. Således er søgning efter Handsker det samme som handsker. Søgning efter eksakt sætning Generelt tolkes alt i "..." (anførselstegn) som eksakt søgning efter en sætning. Håndsæbe duftfri giver eksempelvis kun de varer, hvori ordene håndsæbe og duftfri indgår lige efter hinanden. Søg på flere ord, der ingår vilkårligt i resultatet Mellemrum tolkes som 'og', hvilket betyder, at søgning på 'Handsker latex' vil give alle resultater med ordene Handsker OG latex, uanset hvor de står i resultatet. Fravælg specifikke ord Du kan bruge minus (-) som fravalg. Dvs. fx søgningen: Handsker - Latex vil give alle resultater, hvor Handsker indgår, men latex ikke gør. Bemærk, der skal være mellemrum mellem minusset og søgeordet, der skal fjernes fra søgningen. Søg på dele af ord Søges på * (stjerne) foran et ord, tolkes det som wildcard. *apir giver således papir, papirclips papirblok etc. Søg i favoritlister Søgninger kan begrænses til at søge på en eller flere favoritlister. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for en favoritliste. Så længe fluebenet er sat, søges kun i den/de valgte favoritlister. Søg i varer fra specifikke leverandører Søgninger kan begrænses, så der kun søges i varer fra en eller flere specifikke leverandører eller aftaler. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for leverandørnavnet eller en eller flere aftaler under Kviksøgning i panelet til venstre. Så længe fluebenet er sat ud for en eller flere 38

leverandører og eller aftaler, søges kun i den/de valgte leverandører/aftaler. Dette kan kombineres med begrænsning på favoritlister eller fritekstsøgninger. Rapporter Indkøb Support 39