Kodeks for god offentlig topledelse Survey blandt kommunaldirektørerne, januar 2007 København, januar 2007 KL s Konsulentvirksomhed Center for Ledelse og Organisation www.kl.dk/kodekssurvey07
Survey blandt kommunaldirektørerne, januar 2007 1. Baggrund og formål Offentliggørelsen af kodeks for god offentlig topledelse fandt sted den 10. maj 2005. Kodeks var blevet til i Forum for Offentlig Topledelse, et knap 2 årigt fælles udviklingsprojekt på tværs af hele den offentlige toplederkreds. Den 10. maj 2005 var en milepæl, men ikke en målstreg. Offentliggørelsen var startskuddet til en ny fase, hvor målsætningen har bestået i at gøre kodeks levende og nærværende i praktisk ledelse i de offentlige organisationer. Først og fremmest i topledelse, men gradvis også med effekt på ledelse på alle andre niveauer og områder. Mange har peget på, at timingen mellem kodeks og opgave- og strukturreformens implementering ikke kunne have været bedre. En væsentlig del af reformens implementering har handlet om ledelse, og der har som aldrig før været behov for et fælles og neutralt afsæt for de nødvendige drøftelser og beslutninger i de kommunale topledelser. På den anden side har der været en oplagt risiko for, at reformarbejdet i kommunerne ville lægge beslag på så megen ledelsesmæssig energi, at det ville svække fokus på kodeks. Det er på denne baggrund, at KL s Center for Ledelse og Organisation og Danske Kommuner har gennemført en undersøgelse, som sætter fokus på udbredelsen og anvendelsen af kodeks for god offentlig topledelse i kommunerne Om Suveyen Surveyen er gennemført i ugerne omkring årsskiftet 2006/2007 blandt kommunaldirektørerne i de 98 nye kommuner. Undersøgelsens hovedkonklusioner Kodeks for god offentlig topledelse er markant på dagsordenen i kommunaldirektørkredsen Hovedparten af kommunaldirektørerne har på nuværende tidspunkt inviteret og involveret andre aktører i dialogen om kodeks Kommunaldirektørerne anvender kodeks på flere måder til at sætte fokus på god ledelse og ledelsesudvikling på i kommunerne Kodeks vil også på den lange bane tydeligt præge og inspirere den ledelsesmæssige dagsorden i kommunerne Anbefaling nr. 5 om organisationens fokus på resultater og effekter er øverst på kommunaldirektørernes opmærksomhedsliste Kommunaldirektørernes topledelsesmæssige fokus på ledelsen af organisationen de næste par år er stort set uafhængig af, om konteksten er fortsættende eller nye kommuner Der er også en høj grad af overensstemmelse på tværs af kommunaldirektørkred- 2
sen i udpegningen af områder for egen udvikling. Afklaringen af ledelsesrummet med den politiske leder og arbejdet med udsyn og organisationens opgaveløsning er i særlig fokus når kommunaldirektørerne skal pege på områder for egen udvikling. 64 kommunaldirektører har besvaret, hvilket giver en besvarelsesprocent på 65%. Kommunaldirektørernes fordeling på fortsættende kommuner og sammenlægningskommuner samt ift. geografisk fordeling på regioner har været repræsentativ. Tabel 1: Besvarelsernes fordeling mellem fortsættende kommuner og sammenlægningskommuner Angiv venligst om du er kommunaldirektør i en fortsættende eller i en sammenlægningskommune? Procent Antal sammenlægningskommune 63% 40 fortsættende kommune 38% 24 Total 100% 64 Kommunaldirektørerne har besvaret 10 spørgsmål i relation deres anvendelse af kodeks for god offentlig topledelse. Undersøgelsen har ønsket at afdække, hvordan kommunaldirektørerne allerede nu har sat kodeks på dagsordenen og hvilke fremtidige planer kommunaldirektørerne har for anvendelsen af kodeks. De 10 spørgsmål er gengivet herunder: Surveyen: 10 spørgsmål til kommunaldirektørerne 1. Angiv venligst om du er kommunaldirektør i en fortsættende eller en sammenlægningskommune? 2. Angiv venligst hvilken region din kommune tilhører 3. Er kodeks for god offentlig topledelse i dag en del af din dagsorden 4. Hvad er årsagen til, at du ikke har kodeks på dagsordenen? 5. Hvem har du på nuværende tidspunkt involveret i din dialog om kodeks? 6. Hvordan har du indtil nu anvendt kodeks? 7. Hvad er dine fremtidige planer for anvendelse af kodeks? 8. Er der nogle af de ni anbefalinger, som du vil sætte særligt fokus på i din ledelse af organisationen de næste et-to år? 9. Er der nogle af de ni anbefalinger, som du vil arbejde særligt med i din egen udvikling som topleder? 10. Har du yderligere kommentarer? 3
2. Surveyens resultater Kodeks for god offentlig topledelse er markant på dagsordenen i kommunaldirektørkredsen For et meget stort flertal (92%) af kommunaldirektørerne er kodeks i dag en del af dagsordenen, jf figur 1. Figur 1: Er kodeks i dag en del af din dagsorden Er kodeks for god offentlig topledelse i dag en del af din dagsorden? nej ja Kodeks nyder omtrent lige stor udbredelse i fortsættende kommuner som i sammenlægningskommuner. Tabel 2: Fordeling mellem sammenlægningskommuner og fortsættende kommuner Er kodeks for god offentlig topledelse i dag en del af din dagsorden? Fordeling Total Ja Nej Sammenlægningskommune Fortsættende kommune Sammenlægningskommune Fortsættende kommune 95% 86% 5% 14% 92% 8% Kun 8% (5 kommunaldirektører) giver udtryk for, at kodeks i dag ikke er en del af deres dagsorden. Årsagerne hertil angives som travlhed, men vi gør noget snart og som ønsker ikke at anvende kodeks. 4
Tabel 3: Årsager til at kodeks ikke i dag er på dagsordenen Hvad er årsagen til, at du ikke har kodeks på dagsordenen? Procent Antal Travlhed, men vi gør noget snart 40% 2 Dårlig timing, men vi vil gerne i gang 0% 0 Begrænset kendskab til kodeks 0% 0 Manglende afklaring på metode 0% 0 Ønsker ikke at anvende kodeks 40% 2 Andet 20% 1 Total 100% 5 Hovedparten af kommunaldirektørerne har på nuværende tidspunkt inviteret og involveret andre aktører i dialogen om kodeks Flertallet af kommunaldirektørerne (68%) anvender kodeks til egen refleksion over topledelsesopgaven, og 12% har involveret en personlig coach heri. Langt hovedparten af kommunaldirektørerne giver imidlertid udtryk for, at de har involveret andre i dialogen om kodeks navnlig direktionen (81%), chefgruppen (49%) og organisationens øvrige ledere, inkl. de decentrale ledere (37%). 33% af toplederne har involveret borgmesteren i dialogen om kodeks. Tabel 4: Kodeksdialogens aktører Hvem har du på nuværende tidspunkt involveret i din dialog om kodeks? Procent Mig selv 68% 39 Min personlige coach 12% 7 Borgmesteren 33% 19 Direktionen 81% 46 Chefgruppen 49% 28 Organisationens øvrige ledere (inkl. de decentrale) 37% 21 Medarbejderne 14% 8 Andre offentlige topledere 18% 10 Andre 7% 4 Antal 5
Kommunaldirektørerne anvender kodeks på flere måder til at sætte fokus på god ledelse og ledelsesudvikling på i kommunerne Kommunaldirektørerne har på nuværende tidspunkt anvendt kodeks på forskellige måder til at understøtte god ledelse og ledelsesudvikling i kommunen på. Det gælder både for sammenlægningskommuner og fortsættende kommuner. Der er nuancer i den måde, som kommunaldirektørerne har brugt kodeks på. Sammenlægningskommuner har især anvendt kodeks som et afsæt til at formulere ledelsesgrundlag for topledelsen (71%). Det har ikke i samme grad været tilfældet i de fortsættende kommuner, som til gengæld i højere grad har taget kodeks i brug som afsæt for evaluering af kommunaldirektøren selv og af direktionen. Tabel 5: Anvendelsen af kodeks på nuværende tidspunkt Hvordan har du indtil nu anvendt kodeks? som afsæt for temadrøftelser i direktionen ved formulering af ledelsesgrundlag for den politiske ledelse ved formulering af ledelsesgrundlag for topledelse ved formulering af ledelsesgrundlag for alle ledere ved formulering af organisationens værdigrundlag som afsæt til organisationsudvikling som afsæt for evaluering af mig selv som afsæt for evaluering af direktionen som afsæt for evaluering af andre ledere som inspiration til kompetenceudvikling af ledere som afsæt ved lederrekruttering Andet Total 56% 32 12% 7 63% 36 42% 24 35% 20 26% 15 30% 17 16% 9 9% 5 39% 22 14% 8 4% 2 22 11% 4 71% 27 47% 18 Sammenlægningsk. 58% Fortsættende kommune 53% 10 16% 3 47% 9 32% 6 39% 26% 15 5 21% 37% 8 7 21% 47% 8 9 11% 26% 4 5 5% 16% 2 3 39% 37% 15 7 11% 21% 4 4 0% 11% 2 Kodeks vil også på den lange bane tydeligt præge og inspirere den ledelsesmæssige dagsorden i kommunerne Kommunaldirektørerne er også blevet stillet spørgsmål om deres fremtidige planer for anvendelsen af kodeks. Som det fremgår af tabel 6 herunder vil ko- 6
deks også i fremtiden blive bredt anvendt som afsæt for drøftelserne om ledelsesgrundlag og strategier. Tabel 6: Kommunaldirektørernes fremtidige planer for anvendelsen af kodeks Hvad er dine fremtidige planer for anvendelse af kodeks? Procent Antal som afsæt for temadrøftelser i direktionen 58% 35 ved formulering af ledelsesgrundlag for den politiske ledelse 15% 9 ved formulering af ledelsesgrundlag for topledelse 58% 35 ved formulering af ledelsesgrundlag for alle ledere 47% 28 ved formulering af organisationens værdigrundlag 28% 17 som afsæt til organisationsudvikling 42% 25 som afsæt for evaluering af mig selv 47% 28 som afsæt for evaluering af direktionen 57% 34 som afsæt for evaluering af andre ledere 23% 14 som inspiration til kompetenceudvikling af ledere 52% 31 som afsæt ved lederrekruttering 28% 17 Andet 8% 5 Dertil kommer, at kommunaldirektørerne forventer, at kodeks fremover i meget højere grad end i dag vil blive anvendt som afsæt til organisationsudvikling, til evaluering af kommunaldirektøren selv, af direktionen, af andre ledere, som inspiration til kompetenceudvikling af ledere og som afsæt ved lederrekruttering. 7
Figur 2: Anvendelse af kodeks nu og fremover ekspanderende kodeksarenaer andet som afsæt ved lederrekruttering som inspiration til kompetenceudvikling af ledere som afsæt for evaluering af andre ledere som afsæt for evaluering af direktionen som afsæt for evaluering af mig selv som afsæt til organisationsudvikling ved formulering af organisationens værdigrundlag ved formulering af ledelsesgrundlag for alle ledere ved formulering af ledelsesgrundlag for topledelse ved formulering af ledelsesgrundlag for den politiske ledelse som afsæt for temadrøftelser i direktionen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Hvordan har du indtil nu anvendt kodeks? Hvad er dine fremtidige planer for anvendelse af kodeks? Anbefaling nr. 5 om organisationens fokus på resultater og effekter er øverst på kommunaldirektørernes opmærksomhedsliste Kodeks består af ni anbefalinger, som samlet set beskriver de væsentligste opgaver for den offentlige topleder. Alle ni anbefalinger er tilsammen god topledelse. Men kommunaldirektørerne er alligevel blevet bedt om at tilkendegive, om der er nogle af de ni anbefalinger, som de vil sætte særlig fokus på i ledelsen af organisationen de næste et til to år. Besvarelserne viser, at organisationens fokus på resultater og effekter er nr. 1 opmærksomhedspunkt for alle kommunaldirektørerne. Derudover er der forskelle på tværs af kommunaldirektørkredsen ift. hvor det ledelsesmæssige fokus forventes at ligge de næste par år. 8
Tabel 7: Kommunaldirektørernes fokus i ledelsen af organisationen de næste et til to år (alle kommunaldirektører) Er der nogle af de ni anbefalinger, som du vil sætte særligt fokus på i din ledelse af organisationen de næste et-to år? Procent Antal 1.Du afklarer dit ledelsesrum med den politiske leder. 40% 23 2.Du påtager dig ansvaret for, at de politiske mål efterleves i hele organisationen. 3.Du skaber en organisation, der er lydhør og kan påvirke omverdenen. 4.Du skaber en organisation, der handler som en del af en sammenhængende offentlig sektor. 5.Du kræver, at organisationen har fokus på resultater og effekter. 6.Du har udsyn og arbejder strategisk med udviklingen af din organisations opgaveløsning. 46% 26 47% 27 37% 21 77% 44 49% 28 7.Du bruger din ret og pligt til at lede organisationen. 42% 24 8.Du udviser professionel og personlig integritet. 32% 18 9.Du værner om den offentlige sektors legitimitet og de demokratiske værdier 23% 13 Kommunaldirektørernes topledelsesmæssige fokus på ledelsen af organisationen de næste par år er stort set uafhængig af, om konteksten er fortsættende eller nye kommuner Tabel 8: Kommunaldirektørernes fokus på ledelsen af organisationen fordelt på sammenlægnings- og fortsættende kommuner. Er der nogle af de ni anbefalinger, som du vil sætte særligt fokus på i din ledelse af organisationen de næste et-to år? 1.Du afklarer dit ledelsesrum med den politiske leder. Sammen- Fortsættende lægnings- kommuner kommuner 41% 16 39% (****) 7 2.Du påtager dig ansvaret for, at de politiske mål efterleves i hele organisationen. 3.Du skaber en organisation, der er lydhør og kan påvirke omverdenen. 4.Du skaber en organisation, der handler som en del af en sammenhængende offentlig sektor. 46% (****) 18 51% (**) 20 44% 17 44% (***) 8 39% (****) 7 22% 4 9
5.Du kræver, at organisationen har fokus på resultater og effekter. 6.Du har udsyn og arbejder strategisk med udviklingen af din organisations opgaveløsning. 7.Du bruger din ret og pligt til at lede organisationen. 8.Du udviser professionel og personlig integritet. 9.Du værner om den offentlige sektors legitimitet og de demokratiske værdier Total *) angiver top-4 72% (*) 28 46% (****) 18 49% (***) 19 33% 13 23% 9 68% 39 89% (*) 16 56% (**) 10 28% 5 28% 5 22% 4 32% 18 Kommunaldirektørernes topledelsesmæssige fokus på ledelsen af organisationen de næste par år er stort set uafhængig af, om konteksten er nye eller fortsættende kommune. Med små variationer er det de samme temaer, som kommunaldirektørerne forventer at prioritere, nemlig: (5) at have fokus på resultater og effekter, (6) at have udsyn og arbejde strategisk med organisationens opgaveløsning, (2) at se til at de politiske mål efterleves i organisationen, (3) at skabe en organisation som er lydhør og kan påvirke omverdenen. Temaer som alle også kan ses med sammenhæng til de verserende initiativer om en kvalitetsreform samt til visionerne bag opgave- og strukturreformen. Kommunaldirektører for sammenlægningskommuner peger med en lille overvægt på anbefaling 7 om fokus på ledelsen af organisationen, hvilket måske ikke er overraskende i lyset af de mange fusionsrelaterede udfordringer. Besvarelserne viser også, at alle ni anbefalinger opleves som relevante pejlemærker for topledelse i kommunerne ingen falder igennem. Afklaringen af ledelsesrummet med den politiske leder og arbejdet med udsyn og organisationens opgaveløsning er i særlig fokus når kommunaldirektørerne skal pege på områder for egen udvikling Tre af kodeks ni anbefalinger skiller sig ud, når kommunaldirektørerne skal pege på, hvad de særligt vil arbejde med i egen udvikling som topleder: 1) Du afklarer dit ledelsesrum med den politiske leder, 5) Du kræver, at organisationen har fokus på resultater og effekter, og 6) Du har udsyn og arbejder strategisk med udviklingen af din organisations opgaveløsning. 10
Der er ingen automatik mellem kommunaldirektørernes analyse af organisationens behov for topledelse (jf. ovenfor) og deres ønsker til egen udvikling som topledere om end organisationens fokus på resultater og effekter går igen. Tabel 9: Områder som kommunaldirektørerne selv peger på, som de gerne vil arbejde særligt med i egen toplederudvikling (alle kommunaldirektører) Er der nogle af de ni anbefalinger, som du vil arbejde særligt med i din egen udvikling som topleder? Procent Antal 1.Du afklarer dit ledelsesrum med den politiske leder. 50% 26 2.Du påtager dig ansvaret for, at de politiske mål efterleves i hele organisationen. 3.Du skaber en organisation, der er lydhør og kan påvirke omverdenen. 4.Du skaber en organisation, der handler som en del af en sammenhængende offentlig sektor. 5.Du kræver, at organisationen har fokus på resultater og effekter. 6.Du har udsyn og arbejder strategisk med udviklingen af din organisations opgaveløsning. 25% 13 31% 16 13% 7 48% 25 48% 25 7.Du bruger din ret og pligt til at lede organisationen. 31% 16 8.Du udviser professionel og personlig integritet. 35% 18 9.Du værner om den offentlige sektors legitimitet og de demokratiske værdier 10% 5 Figur 3 nedenfor giver et samlet billede af kommunaldirektørernes forventede fokus i ledelsen af organisationen og for egen udvikling. 11
Figur 3: Kommunaldirektørernes forventede fokus op de ni anbefalinger de næste et-to år samlet set. Du værner om den offentlige sektors legitimitet og de demokratiske værdier Du udviser professionel og personlig integritet. Du bruger din ret og pligt til at lede organisationen. Du har udsyn og arbejder strategisk med udviklingen af din organisations opgaveløsning. Du kræver, at organisationen har fokus på resultater og effekter. Du skaber en organisation, der handler som en del af en sammenhængende offentlig sektor. Du skaber en organisation, der er lydhør og kan påvirke omverdenen. Du påtager dig ansvaret for, at de politiske mål efterleves i hele organisationen. Du afklarer dit ledelsesrum med den politiske leder. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Er der nogle af de ni anbefalinger, som du vil arbejde særligt med i din egen udvikling som topleder? Er der nogle af de ni anbefalinger, som du vil sætte særligt fokus på i din ledelse af organisationen de næste et-to år? 12
Kun få kommunaldirektører har benyttet muligheden i surveyens spørgsmål 10 til at give yderligere kommentarer. Har du yderligere kommentarer eller eksempler på brug af kodeks? Jeg mener ikke, at kodeks rummer meget andet nyt, end at gode leveregler for ledere i en politisk organisation, er blevet skrevet ned og blevet trykt. Derfor mine meget lidt konkrete besvarelser af de stillede spørgsmål. Er en god ramme for at drøfte ledelse, er bredt anerkendt og giver et fælles ledelsessprog - i min organisation og blandt kolleger. Det er alt for tidligt at spørge om anvendelsen af kodeks. Indtil videre har man mange (de fleste) steder ikke har haft tid og kræfter til at tage fat på dette emne. Derfor har kodekset i de fleste tilfælde alene været brugt som baggrunds- og inspirationsmateriale. Vi vil give kodeks kød og blod i forhold til alle ledelsesniveauer, og det vil indgå på obligatorisk lederuddannelse i 2007 Kodeks er absolut bedste bud på grundlag for ledelsesarbejde, og det er vigtigt, at der løbende udsendes materiale der kan understøtte og stimulere arbejdet med anvendelse af Kodeks Kodeks - dvs. udvalgte punkter af de 9 anbefalinger - har fungeret glimrende som inspiration og udgangspunkt for en bred drøftelse af ledelse i den nye sammenlagte kommune. Vi har anvendt kodeks som "neutralt" udgangspunkt/vandmærke for vore drøftelser, og har således ikke anvendt de to gamle kommuners "gamle" ledelsesgrundlag og værdisæt. / Det er samtidig også således, at det som er interessant og nødvendigt at drøfte på nuværende tidspunkt, ikke vil være det samme om 1 år. Vi skal derfor tale om vort eget ledelsesgrundlag igen i 2007, og vil her tage udgangspunkt i andre af anbefalingerne fra kodeks. En række at elementerne har vi arbejdet med gennem en årrække. Det gør at besvarelserne bliver lidt skæve, idet spørgerens udgangspunkt tilsyneladende er at vi står over et fuldstændig nyt og uopdyrket felt. Det er da heldigvis ingenlunde tilfældet. 13