UDBUD på levering af kabling, installation, service, support og telefoni til Albertslund Ungdomsboliger 1
INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 3 1 UDBUDSBETINGELSER... 4 1.1 Ordregivers navn, adresse, telefonnummer samt e-mail... 4 1.2 Opgavens omfang... 4 1.3 Baggrund... 4 1.4 Den udbudte ydelse... 4 1.5 Formkrav til tilbuddets indhold og opbygning... 9 1.5.1 Format... 9 1.5.2 Priser... 9 1.5.3 Vedståelsesfrist... 9 1.5.4 Honorar... 9 1.5.5 Sprog... 9 1.5.6 Alternative bud.... 9 1.6 Udvælgelseskriterier... 9 1.7 Tildelingskriterier... 10 1.8 Forbehold... 10 1.9 Spørgsmål... 10 2 TIDSPLAN FOR UDBUDDET... 10 2.1 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen... 10 2.2 Frist for individuelle spørgsmål... 10 2.3 Frist for besvarelse af individuelle spørgsmål... 10 2.4 Tilbudsfrist... 10 2.5 Accept- og afslagsskrivelse... 10 2.6 Indgåelse af kontrakt... 10 2.7 Kontraktlængde... 11 2.8 Idriftsættelse... 11 2.9 Gæld til det offentlige... 11 2
Forord I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a 15d., ønsker Albertslund Ungdomsboliger at foretage et offentligt udbud med henblik på anskaffelse af komplet telefonisystem samt implementeringsydelser. For at sikre sammenlignelighed af tilbuddene, skal disse afgives i overensstemmelse med nedenstående udbudsbetingelser. Albertslund, 9. maj 2011 3
1 Udbudsbetingelser 1.1 Ordregivers navn, adresse, telefonnummer samt e-mail Albertslund Ungdomsboliger, Morbærhaven 17-41, 2620 Albertslund. Kontaktperson Johnny Chiang Kejs Telefon: 30303040 E-Mail: udbud@aub.dk For alle henvendelser vedrørende udbuddet benyt venligst e-mail. 1.2 Opgavens omfang Den saml. opgave udgør ca. 650.000 kr. Der er dog tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder. 1.3 Baggrund Albertslund Ungdomsboliger (AUB) står for en udskiftning af det eksisterende telefonanlæg og ønsker derfor at udskifte det til et tidssvarende VoIP system. AUB har 1063 lejligheder og en nummerserie på 1200 8 cifrede telefonnumre. Derudover er der administrationen og et antal fællesrum tilsluttet telefonsystemet. I tre krydsfelter er alle telefonkabler samlet. Krydsfelterne er koblet sammen med et 1000 Mbit netværk, hvor udstyret kommunikere igennem. I disse tre krydsfelter er der i dag et rackskab, som indeholder LSA rækker til telefonsystemet, udtagspaneler og aktivt udstyr til datanetværket. Da der umiddelbart ikke er plads til det nye aktive udstyr, samt udtagspaneler i de eksisterende rackskabe, skal der opsættes et nyt rackskab ved siden af det eksisterende. 1.4 Den udbudte ydelse Den samlede telefoniløsning er opdelt i tre delydelser. 1. Aktivt udstyr - Analog VoIP Gateways og switch 2. Kabling 3. Telefoni abonnement, services og betalingssystem Leverandøren kan fremsende tilbud, på de enkelte delydelser, eller en samlet ydelse. Bydes der ind på en samlet ydelse, skal prisen på hvert enkelte ydelse fremgå af tilbuddet. AUB forbeholder sig ret til, at vælge leverandører inden for de enkelte delydelser. 4
AUB ønsker tilbud på flg. Opgaver: 1. Aktivt udstyr Analog VoIP Gateways og switch Opgavebeskrivelse AUB ønsker tilbud på levering af 50 stk. AudioCodes MP124D Analog VoIP Gateway samt 3 stk HP ProCurve Switch 2610-48-PWR. Tilbudsgiveren forpligter sig til at levere udstyr og serviceaftale til AudioCodes. Prisen på AudioCodes MP124D Analog VoIP Gateway skal være inkl. flg.: - Levering og installering af MP124D - Konfiguration og test af udstyret mod levering af informationer fra telefoni leverandøren og AUB - Dokumentation på konfigurationen af udstyret - Leveringsomkostninger Prisen på serviceaftalen på MP124D skal være inkl. flg.: - Påbegyndelse af fejlsøgning senest 4 timer indenfor normal arbejdstid (8-16) efter den er registreret - Såfremt der er flere fejl, svarende til mere end 1 AudioCode, skal fejlsøgning også påbegyndes senest 4 timer efter den er registreret på alle ugens dage fra 8-16. - Fra konstatering af defekt hardware som skal udskiftes, skal hardwaren senest være skiftet efter 5 arbejdsdage - Samarbejde med vores single point of contact som ligger i opgave 3 - Udskiftning og konfiguration af defekt hardware - Maksimal opsigelsesvarsel på 6 måneder - Bindingsperiode på maksimalt 3 år ved indgåelse af aftale Prisen på HP ProCurve Switch 2610-48-PWR skal være inkl. flg.: - Leveringsomkostninger Derudover skal leverandøren oplyse udstyrets strømforbrug sådan, at der på sigt er mulighed for at beregne dimensionering af backupbatteri på telefonanlægget i de krydsfelter. Det skal pointeres at leverandøren har det fulde ansvar for produktet til det er leveret/modtaget af AUB. Derudover skal det oplyses hvordan fremgangsmåden af evt. defekt udstyr håndteres. Således at AUB oplever mindst mulig gene. Udførelsen af opgaven vil foregå i 2011 og vil blive koordineret i tilknytning til de to andre udbud, så der opleves mindst mulig nedetid for beboerne. 2. Kabling til nyt telefonanlæg Opgavebeskrivelse AUB ønsker tilbud på udskiftning af eksisterende LSA rækker til udtagspaneler for 1200 forbindelser samt tilslutning til 50 stk. AudioCodes MP124D Analog VoIP Gateway fordelt på 3 fysiske lokationer. Tilbudsgiveren forpligter sig til, at montere, installere, levere og dokumentere nødvendig kabling, paneler og rackskabe. Prisen på udskiftning af LSA rækker til paneler skal være inkl. flg.: - Udskiftning af LSA rækker 1200 opkoblinger fordelt på 3 racks til RJ45 paneler. - Levering og montering af paneler til de 1200 opkoblinger. 5
- Opmærkning og montering af de 1200 opkoblinger. - Demontering af eksisterende LSA rækker og holdere. - Leveringsomkostninger og udpakning. Prisen på tilslutning af AudioCodes skal være inkl. flg.: - Levering og montering af RJ45 patchpaneler til 1200 opkoblinger der monteres med Telco 50 kabler til tilslutning af AudioCodes. - Udpakning og montering af AudioCodes. - Tilslutning af Telco kabler til AudioCodes. - Levering og montering af patchkabler til opkobling af brugere til AudioCodes. Derudover skal tilbuddet være inkl. flg.: - Levering, udpakning og installering af 3 rack skabe 42H. - Levering, udpakning og tilslutning af 230V strømskinner til aktivt udstyr i rack skabene. - Test af de i tilbuddet monterede forbindelser, hvortil der skal forelægge et positivt testresultat. - Dokumentation Det skal pointeres at leverandøren har det fulde ansvar for produktet til det er leveret/modtaget af AUB. Derudover skal det oplyses hvordan fremgangsmåden af evt. fejl forbindelser håndteres. Således at AUB oplever mindst mulig gene. Udførelsen af opgaven vil foregår i 2011 og vil blive koordineret i tilknytning til de to andre udbud, så der opleves mindst mulig nedetid for beboerne. 3. Telefoni abonnement, support og betalingssystem Opgavebeskrivelse AUB ønsker tilbud på abonnement, support og betalingsløsning til sine beboere, administrationen og et antal beboerlokaler. AUB ønsker tilbud på leverance af IP telefoni. Tilbudsgiveren forpligter sig til, at installere og levere nødvendigt udstyr. Leverandør har ansvaret for og forestår driftsafvikling af IT-systemet. Såfremt der er behov for placering af servere hos AUB, kan AUB tilbyde plads til udstyr på op til 6U i vores server rackskab. Det er inkl. strøm, internet samt LAN forbindelse hvortil AudioCodes er tilkoblet. Prisen på abonnement for beboerne skal minimum være inkl. flg.: - Gratis interne samtaler - Et 8 cifret telefonnummer fra AUBs nummerserie - Vis nr. - Voice mail - Udlandsopkald - Mulighed for skjul nummer ved opkald - Derudover kan det være op til udbyderen om følgende skal være indbefattet: o viderestilling o optagelse af samtaler o banke på o mødetelefon o telefonvækning o tilkobling af softphone 6
Pris på administrationens abonnement skal minimum være inkl. flg.: - 2 x 2 hovednumre fra AUBs nummerserie o 43 46 43 46 og 43 46 23 46, som er officielle numre. o 43 46 43 47 og 43 46 25 46, som er uofficielle numre til intern brug. - 4 lokalnumre fra AUBs nummerserie - Viderestilling og omstilling til interne og eksterne numre - Callcenter funktion. o Mulighed for, at indtale en velkomsthilsen når der ringes på hovednummeret. o Indgående kald til hovednummeret sættes i kø, hvor der er mulighed for ventemusik. o Åbningstider. Udenfor åbningstiden skal det ikke være muligt at ringe ind på hovednummeret. I stedet skal man mødes med en stemme som fortæller åbningstiderne. - Mulighed for at oprette en kaldegruppe til hovednummeret, hvor telefoner koblet til gruppen kan besvare opkaldet. - Mulighed for at trække en anden telefon der f.eks. ikke svares. - Ved kald på hovednummer skal den ringe på tre forskellige telefoner i prioriteret rækkefølge. Hvis den ikke tages på den første telefon efter 3 ring, skal den ringe på den anden prioriterede tlf. etc. Alle skal dog kunne trække opkaldet uanset hvordan man er prioriteret. Derudover skal følgende være muligt på administrationen: - Der skal kunne kobles en fax (43 46 26 46) og en frankeringsmaskine til systemet. - Der skal leveres 4 IP telefoner. F.eks. Snom 320 eller lign. hvor der også er miniswitch. - Mulighed for at tilkoble et stk. GN 9330e til en af IP telefonerne. Så der skal leveres en EHS der kan fungere sammen med telefonerne. - Opsætning af det leverede udstyr. Prisen på betalingssystemet skal være inkl. flg.: - Installation og opsætning. - Prepaid løsning med mulighed for betaling med betalingskort for beboerne. - Evt. indløsningsaftale med Nets (tidl. PBS) og betalingsgateway. - Mulighed for en beboer kan få tilbagebetalt indestående på kontoen. Prisen på support skal være inkl. flg.: - Opdatering af software. - Maksimal opsigelsesvarsel på 6 måneder. - Bindingsperiode på maksimalt 2 år. - Såfremt der stilles aktivt udstyr hos AUB, skal det være inkl. serviceaftale på udstyret. - Leverandøren skal varetage funktionen som Single point of contact. Det indebærer, at leverandøren ved supporthenvendelser fra AUB, har ansvaret for at have dialogen med serviceudbyderen af AudioCodes jf. opgave 1 - Påbegyndelse af fejlsøgning senest 4 timer indenfor normal arbejdstid (8-16) efter den er registreret - Såfremt der er flere fejl, svarende til mere end 1 AudioCode, skal fejlsøgning også påbegyndes senest 4 timer efter den er registreret på alle ugens dage fra 8-16 - Leverandøren står for at levere konfiguration til AudioCodes Derudover skal følgende være med i den samlede pris: - Foretage alarmopkald selvom der ikke er penge på kontoen. - De beboere som ønsker at beholde deres eksisterende telefonnummer i AUBs nummerserier, skal have mulighed for dette. - Mulighed for intern flytning af nummer. - Det skal IKKE være muligt at tage et af AUBs numre fra serien med væk fra AUB. 7
- Det skal være muligt at ringe internt kun ved opkald til de 4 sidste cifre i nummerserien. - Levering af data til, samt konfiguration af, AudioCodes MP124D. - Understøttelse af gængse codec som f.eks. G.711, G.729 T.38. - Omkostninger til drift, hosting og lign. udgifter, som er nødvendige for, at have telefonsystemet i drift. - Forslag til telefonmodeller til beboerne samt leverandørens salgspris. Løbende fakturering skal ske på følgende måde: - Support, abonnement og andre løbende faste udgifter faktureres til AUB, som sørger for at afregne direkte med beboerne via huslejen. - Forbrug afregner leverandøren direkte med de enkelte brugere. Andre krav: 1. Der skal oplyses samtalepriser og opkaldsafgift til ind og udland. Derudover skal det oplyses om samtalepriserne er minut- eller sekundtakseret. 2. Systemet skal anvendes af brugere med forskellige forudsætninger, og skal som følge heraf være let tilgængeligt og brugervenligt opbygget herunder grafisk brugergrænseflade. 3. Det tilbudte system skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning i Danmark, samt de vedtagelser som EU vedtager, og pålægger Danmark at indarbejde i den danske lovgivning. Ændres lovgivningen i forhold til IT-systemets funktionsunderstøttelse, således eksempelvis ændrede krav til rettidighed, hvor tidsfristen funktionsunderstøttes af IT-systemet, skal ændringerne være til rådighed for AUB ved lovændringens ikrafttrædelse. Ændres lovgivningen i forhold til nye standarder for adgangskontrol, logning og dataopbevaring og lignende skal systemet tilpasses af leverandøren inden for 3 måneder. 4. Systemet skal løbende ajourføres og vedligeholdes, så det kan drift afvikles tilfredsstillende i hele kontraktperioden, samt evt. forlængelse. Tilbudsgiver skal kort beskrive principperne for ajourføring og vedligeholdelse Nye releases skal være inkluderet i vedligeholdelsesprisen forventet opdateringsfrekvens bedes anført. Nye versioner skal være inkluderet i vedligeholdelsesprisen. Leverandørens supportorganisation skal være til rådighed minimum mandag til fredag kl. 08.00-16.00. Leverandøren skal beskrive sin supportorganisation og sin procedure for fejlhåndtering. 5. Oplæring af nøglepersoner skal indgå i tilbuddet 6. Tilbuddet skal indeholde en garanti for funktionalitet AUB sørger for: at udbyderen kan få remote adgang til Audiocodes igennem AUBs firewall en garanteret båndbredde på 20/20 MBit på internetforbindelsen at konfigurerer switchene med relevant VLAN og QoS at stå til rådighed for fysisk adgang til udstyr og bistå fejlsøgning Det skal pointeres at leverandøren har det fulde ansvar for produktet til det er leveret/modtaget af AUB. Derudover skal det oplyses hvordan fremgangsmåden af evt. defekt udstyr, fejlkonfiguration eller fejl i systemet håndteres. Således at AUB oplever mindst mulig gene. Udførelsen af opgaven vil foregår i 2011 og vil blive koordineret i tilknytning til de to andre udbud, så der opleves mindst mulig nedetid for beboerne. 8
1.5 Formkrav til tilbuddets indhold og opbygning 1.5.1 Format Tilbud kan kun afgives skriftlig til udbud@aub.dk. AUB foretrækker, at dette sker i PDF format. 1.5.2 Priser Alle priser skal oplyses inkl. moms og alt inkluderet. 1.5.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud i 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. Endelig aftale er først indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. 1.5.4 Honorar Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller hermed forbundne udgifter, og tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret. 1.5.5 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel eller teknisk karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. Udbudsmaterialet foreligger alene på dansk. 1.5.6 Alternative bud. Der kan ikke afgives alternative bud. 1.6 Udvælgelseskriterier For at vurdere tilbudsgivernes generelle egnethed i relation til det udbudte område og sikre driften i kontraktperioden, er følgende dokumentation en betingelse for deltagelse: Dokumentation for omsætning inden for de udbudte varer for de seneste 3 regnskabsår Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 (Bilag 1). 9
1.7 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige bud med nedenstående delkriterier. Delkriterierne vil indgå i vurderingen med de angivne procentsatser. 1. Økonomi 50% Den samlede aftales økonomi i henseende til startudgifter (anskaffelse, idriftsættelse) og løbende udgifter (driftsafvikling, licenser og vedligeholdelse) 2. Kvalitet 30% o Vurderingen foretages på baggrund af punkt 1.4 3. Service 20% o Vurderingen foretages på baggrund af punkt 1.4 1.8 Forbehold Kontrakten der indgås er ufravigelig. I det omfang tilbudsgiver angiver krav, der er i modstrid med punkter i kontrakten, vil tilbuddet blive forkastet som ukonditionsmæssigt. 1.9 Spørgsmål Spørgsmål i forbindelse med udbudsmaterialet skal stilles skriftligt på e-mail til Johnny Kejs udbud@aub.dk. 2 Tidsplan for udbuddet 2.1 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres 6. maj 2011 2.2 Frist for individuelle spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at stille skriftlige spørgsmål på e-mail udbud@aub.dk. Fristen er 18. maj 2011 2.3 Frist for besvarelse af individuelle spørgsmål Spørgsmål stillet på e-mail inden for spørgefristen besvares 23. maj 2011. Alle registrerede tilbudsgivere vil modtage en samlet liste over spørgsmål (i anonymiseret form) samt AUB s svar hertil. Listen sendes via e-mail. 2.4 Tilbudsfrist Tilbud skal afgives elektronisk på mail til udbud@aub.dk senest 27. maj 2011. 2.5 Accept- og afslagsskrivelse AUB forventer at kunne udsende accept- og afslagsskrivelse 6. juni 2011. 2.6 Indgåelse af kontrakt Det forventes, at kontrakten kan underskrives 20. juni 2011. 10
2.7 Kontraktlængde Aftalen for telefoni er gældende i 2 år fra kontraktens indgåelse, og udbyder har mulighed for at forlænge aftalen 2 x 12 måneders optioner. Forlængelsen sker i givet fald på uændrede vilkår. 2.8 Idriftsættelse Systemet skal være tilgængeligt senest fra 31. juli 2011. Dette er et ufravigeligt krav og vil medføre, at tilbud der ikke overholder dette bliver betragtet som ukonditionsmæssige. 2.9 Gæld til det offentlige I lov nr. 1093 af 21. december 1994 pålægges det offentlige myndigheder at begrænse skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Tro- og Loveerklæring kan findes sidst i dette dokument. Erklæringen skal udfyldes og fremsendes med tilbuddet for at komme i betragtning. 11
Bilag 1: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Nedennævnte erklæring skal udfyldes under henvisning til lov nr. 1093 af den 21. december 1994, som omhandler begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger samt under henvisning til at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004. Der skal i den forbindelse orienteres om, at Albertslund Ungdomsboliger kun kan antage tilbud, såfremt tilbudsgiveren ingen ubetalt, forfalden gæld har til det offentlige. Navn / firmanavn: CPR-nr. / Cvr-nr.: Adresse: Postnr. og by: erklærer på tro og love og under strafansvar: Oplysninger om gæld til det offentlige/udelukkelse fra tilbudsgivning 1 Virksomheden opfylder ikke nogen af artikel 45 2004/18/EF s udelukkelseskriterier 2 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 3 Samtykke gives herved til, at Albertslund Ungdomsboliger kan kontrollere ovennævntes rigtighed Dato: Virksomhedens ledelses underskrift og stempel: UDDRAG AF LOV OM BEGÆNSNING AF SKYLDNERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OFFENTLIGE UDBUDS- FORRETNINGER M.V., (LOV NR. 1093 AF 21. DECEMBER 1994 samt bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) 1 stk. 1: En ordregiver, jf. 2, der udbyder bygge- og anlægsarbejder samt indkøb af varer eller tjeneste ydelser, skal i udbudsbekendtgørelsen eller i udbuds materialet kræve, at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelse af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. 2, stk. 2. 12