DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON <Tilføj dato> <Tilføj dok. nr,> <Tilføj sagsbehandler> <Tilføj mail> <Tilføj telefonnr.> BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder både orienterende oplysninger om det udbudte projekt, og bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Denne opgave benævnt Bistand til administration og udvikling af Dynamisk Database omfatter administration og udvikling af Dynamisk Database, som er et system, der kan indsamle, kvalitetsmåle, beregne og udveksle trafikdata. Dynamisk Database er således et centraliseret system for dataudveksling, behandling og lagring af trafikledelsesdata. De opgaver der skal løses er bl.a. daglig drift af edb-platform, daglig overvågning af applikationer, konfiguration og udvikling af applikationer, IT-udvikler-kompetence og trafikal viden samt videreudvikling af databasen. Aftalen udbydes som en 2-årig aftale med option på forlængelse med 1 år af gangen og maksimalt 2 gange, dvs. en maksimal aftaleperiode inkl. optioner på 4 år. Aftalen er ikke eksklusiv, dvs. Vejdirektoratet forbeholder sig at indgå aftaler om delydelser med andre tjenesteydere. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes som begrænset udbud i henhold til udbudsdirektivet. Udbudsbekendtgørelsen med nr. 2014S 198-350083 er afsendt til offentliggørelse den 10. oktober 2014. Tilbud skal afgives på dansk. Kontraktsproget er dansk og arbejdssproget er dansk. 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: a) Udbudsbekendtgørelsen b) Meddelelse til tilbudsgiverne (opfordringsbrev) c) Nærværende BUT d) Udkast til rådgiveraftale Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
2 af 6 e) Opgaven med bilag f) Systemoversigt g) Tilbudsliste (TBL) h) Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar offentliggjort i tilbudsfasen i) Særlige betingelser for rådgivning (SBR) 3.3. Serviceattest Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, med hvem Vejdirektoratet agter at indgå kontrakt, forinden kontraktindgåelse fremlægger serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. artikel 45, stk. 3 i udbudsdirektivet. Serviceattesten skal i givet fald foreligge senest 3 uger efter anmodning og må højst være 6 måneder gammel. 3.4. Tildeling 3.4.1 Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3.4.2 Økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium Vægtning A Pris 40 % B Kompetencer 60 % 3.4.3 Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan maksimalt blive 10,0. Det tilbud, der opnår den højeste samlede karakter er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Bedømmelse af underkriterium A - Pris: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, der er kr. 600.000,- over laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved retlinet interpolation og ekstrapolation. Tilbud, der ligger højere end kr. 600.000 over laveste pris tildeles negativ karakter.
3 af 6 Bedømmelse af underkriterium B - Kompetencer: Ved bedømmelse af kvalitative underkriterier anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Bedømmelsen sker iht. følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 8 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. Bedømmelse af underkriterium B Kompetencer: Tilbuddet skal vedlægges: Samlet oversigt over de medarbejdere, der vil være til rådighed for løsning af opgaver under denne aftale. For hver medarbejder vedlægges CV, der angiver den pågældende medarbejders kompetencer i relation til de efterspurgte kompetencer, jf. bilag Opgaven. CV bør som minimum indeholde oplysning om den tilbudte medarbejders uddannelse, anciennitet, væsentligste tidligere, udførte opgaver inden for de udbudte opgavetyper samt den medarbejderens rolle i forbindelse med de udbudte opgaver. For hver medarbejder skal det fremgå hvilken personkategori denne afregnes efter, jf. Tilbudslisten. Ved bedømmelsen af kriteriet kompetencer foretages en vurdering af de vedlagte CV er, idet der lægges vægt på, at der tilbydes en robust pulje af medarbejdere med et højt kompetenceniveau og relevant erfaring, der modsvarer de efterspurgte kompetencer, jf. bilag Opgaven 3.5. Særlige forhold Opgaven omfatter ikke virksomhedsoverdragelse.
4 af 6 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan tilbudsgiver fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til os@emcon.dk og raz@vd.dk. Vejdirektoratet vil offentliggøre spørgsmål og tilhørende besvarelse på http://www.vejdirektoratet.dk/da/vejsektor/leverandoerportal/sider/aktuelleudbud.aspx senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af offentliggørelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af tilbudsgiverne. Udbuddets titel og spørgsmålets emne skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Bistand til administration og udvikling af Dynamisk Database, Spørgsmål vedr. < >. Det er tilbudsgivers ansvar at gøre sig bekendt med spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade offentliggjort under spørgerunden. Ansvaret for eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og eventuelle rettelsesblade påhviler alene tilbudsgiver. 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
5 af 6 Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering af tilbud Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Bistand til administration og udvikling af Dynamisk Database og Må ikke åbnes i receptionen. Kuverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, e- mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (usb eller andet), som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af uoverensstemmelser. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Niels Juels Gade 13 1022 København K senest på tidspunktet anført på www.vejdirektoratet.dk>leverandørportalen>aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste (TBL). TBL indeholder tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, erklæringer vedrørende artikel 27 og 45 i udbudsdirektivet 2004/18/EF og bemyndigelseserklæring og erklæring om solidarisk hæftelse, såfremt flere byder i forening. Underkriterium B: Der vedlægges dokumenter som angivet i afsnit 3.4.3. 7. VEDSTÅELSE Tilbud skal vedstås i 50 arbejdsdage.
8. VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen. SIDE 6 af 6