6. maj 2013 Videreudvikling af Handicap- og psykiatriorganisationen Indledning I dette notat sammenfattes kort baggrund for og karakter af de omstillingstiltag, der er gennemført på handicap- og psykiatriområdet i løbet af de seneste par år. Endvidere beskrives de organisatoriske og styringsmæssige justeringer, der nu påtænkes gennemført. Der er tale om tiltag, der ligger i naturlig forlængelse af den hidtidige udvikling af området. Personalemæssige konsekvenser af en implementering af de påtænkte ændringer vil primært vedrøre sektionslederniveauet i form af ændringer i ansvars-/opgavefordeling samt medarbejdere ansat i myndighed i Them især i form af ændringer i primære samarbejdsrelationer. Styringsmæssige konsekvenser vil bl.a. være et tydeligere incitament til optimal ressourceudnyttelse og til udvikling af kommunens egenkapacitet på området. Samarbejdsflader og former i forhold til andre afdelinger og sektorer påvirkes ikke direkte af omstillingen af Handicap- og psykiatriafdelingen. Der er dog en klar forventning om, at afdelingens afsæt for at indgå i tværgående samarbejder, udviklingstiltag og driftsoptimeringer med implementeringen af nedenfor beskrevne tiltag vil være væsentligt forbedret. Baggrund Strategi for styring og udvikling af handicap- og psykiatriområdet i Silkeborg Kommune blev politisk godkendt i 2011. Et væsentligt aspekt af denne strategi er at skabe bedre styringsmuligheder på det specialiserede socialområde gennem bl.a. en optimering af organiseringen samt udvikling af nye styringsredskaber. Dette med afsæt i en driftssituation karakteriseret af mange små enheder (fysisk og organisatorisk) samt stort omfang af eksternt køb af tilbud. I løbet af 2011 blev der således igangsat en større omstillingsproces på Handicap- og psykiatriområdet. Det eksplicitte formål var at sikre bedre økonomistyring og bedre ressourceudnyttelse samtidigt med at styrke mulighederne for løbende udvikling af kvaliteten i de borgerrettede ydelser. I 2012 blev der for første gang siden kommunalreformen opnået budgetbalance på det samlede handicap- og psykiatriområde. Dersom dette skal sikres løbende, forudsætter det, at området fortsat geares til at imødegå de overordnede udfordringer vedrørende fortsat tilgang og krav om løbende effektivisering. Silkeborg Kommune Handicap- og psykiatriafdelingen Them Centret 12, 8600 Silkeborg Søvej 1 8600 Silkeborg Tlf.: 8970 1000 www.silkeborgkommune.dk
Der har været og er tale om en trinvis udvikling og omstilling af organisationen i retning af større organisatoriske enheder med henblik på en større faglig og økonomisk robusthed samt større kvalitet og fleksibilitet i forhold til imødegåelsen af borgernes behov. Der er igangsat en udvikling i retning af en kraftig opblødning af den interne bestillerudfører model, der har været anvendt på området, samtidigt med at der arbejdes på at etablere organisatoriske (og - når mulighederne gives - fysiske) rammer, der kan understøtte såvel udviklingen af borger-medarbejderrelationerne som relationerne mellem de forskellige faggrupper på området. Der er således tale om at skabe vilkår der harmonerer med det overordnede socialpolitiske paradigmeskifte med bl.a. bevægelse fra servicemedarbejder til facilitator, fokus på samskabelse af løsninger mv.. Der er følgeligt tale om udvikling af såvel nye arbejdsformer som nye samarbejdsformer. Centermodel Den hidtil mest vidtgående omstilling på handicap- og psykiatriområdet er gennemført på psykiatriområdet og er bl.a. understøttet af en ændret organisations- og styringsmodel betegnet centermodellen. Centermodellen defineres som en organisatorisk samling af udførende-, myndigheds- og administrative opgaver, der kan afgrænses til det at yde service til målgruppen af borgere indenfor Silkeborg Kommune og for borgere udenfor Silkeborg Kommune, hvor Silkeborg Kommune er betalingskommune. Hovedelementer i centermodellen er: - Større enheder / færre ledelsesområder - Visitation, rådgivning og vejledning sker tættere på borgere og tilbud - Ophør af intern Bestiller-Udfører-Model - Samling af købs- og udfører bevillinger - Minimering af overlappende procedurer / dobbeltarbejde Erfaringer Socialpsykiatrisk Center blev etableret pr. 1/1 2012 og har siden udviklet sig således at de ønskede resultater i vidt omfang er blevet opnået. Begrundelser for og forventninger til modellen blev sammenfattet således: Side 2
Hvorfor en centermodel? Der er videnskabelig dokumentation for, at en centermodel: understøtter sammenhængende borgerforløb bedre end vores nuværende BUM-model (bestiller-udfører model) øger medarbejdertilfredsheden optimerer anvendelsen af ressourcer Med indførslen af en centermodel vil vi gerne styrke samarbejdet og sammenhængen på områderne. Med centermodellen forventer vi kunne tilbyde borgere og deres pårørende en mere fleksibel og sammenhængende service. Samlet set er effekterne - efter at modellen har været i anvendelse godt et år - positive: Socialpsykiatrisk Center har siden etableringen arbejdet langt mere dynamisk og fokuseret på sammenhænge i indsatserne omkring den enkelte borger. Der etableret nye typer af løsninger for - og sammen med - borgere og disse er i langt højere grad end tidligere involveret i beslutninger om hvilke løsninger, der er mest hensigtsmæssige og i mange tilfælde bidrager venner og pårørende også med konkret hjælp og bistand. Tilkendegivelser fra borgerne indikerer stor tilfredshed med den mere borgerinddragende arbejdsform. Der er endnu ikke gennemført en formel evaluering af medarbejdernes oplevelse af effekterne af etableringen af Socialpsykiatrisk Center. Dog er medarbejderne generelt positive i deres løbende tilbagemeldinger og giver udtryk for at se mening med det tætte samarbejde mellem sagsbehandlere og pædagogfagligt personale m.fl. Endvidere er det gradvist blevet mere normalt at arbejde fleksibelt på tværs af forskellige små enheder, når situationen tilsiger det. (Hensigtsmæssige retningslinjer desangående er under udarbejdelse). Endeligt kan det konstateres, at Socialpsykiatrisk Center med succes har realiseret besparelser på ca. 4,5 % (jf. generelle takstnedsættelser mv.) samtidigt med at der har været en stigning i antallet af borgere på 5 %. Erfaringerne med etableringen af Socialpsykiatrisk Center har vist, at det er nødvendigt at indrette organisationen således, at der er afhængigheder imellem områderne i de enkelte sektioner og på tværs af sektioner indenfor handicap- og psykiatriområdet. Dette med henblik på at sikre, at borgere ikke falder mellem stole pga suboptimering af dels arbejdet omkring den enkelte borger og dels udnyttelsen af organisationens ressourcer under ét. Med udgangspunkt i de positive resultater fra etableringen af Socialpsykiatrisk Center ønskes der nu også etableret centermodeller i forhold til Handicap- og Psykiatriafdelingens to øvrige områder: Børnehandicap og Voksenhandicap. Samtidigt sikres - via stabsfunktioner og tværgående netværk - en styrkelse af tværgående visitations- og matchningsfunktioner, samt økonomistyring. Side 3
Ny organisationsmodel for Handicap- og Psykiatriafdelingen Aktuelt er Handicap- og psykiatriafdelingen organiseret i fire sektioner: Socialpsykiatrisk center (Bev. 53:udfører og myndighed) Voksenhandicap (Bev. 58:udfører), Myndighed- og børnehandicap (Bev.57, 55, 45 og 48), Staben. Fremover foreslås Handicap og Psykiatri organiseret i tre centre og en tværgående understøttende stab. Følgende kompetencer/hovedopgaver vil fremover ligge i hvert af de tre centre: Drift og løbende faglig udvikling af sociale tilbud for hhv. børn med handicap, voksne med handicap og psykisk syge voksne Vurderingen af den enkelte borgers behov og valg af konkrete indsatser for nye borgere Den løbende revurdering af behov og indsatser for eksisterende borgere Administrative funktioner tilknyttet den daglige drift af centeret Følgende kompetencer/hovedopgaver vil fremover ligge i Staben: Tværgående understøttelse af centrenes opgaver indenfor økonomi, IT, jura, udvikling mv. Betjening af den politiske ledelse, afdelingsledelsen, råd og nævn Afdelingsøkonomi - herunder tværgående prioritering Samspil med eksterne tilbud (pædagogisk kendskab, prisforhandling m.v.) Tværgående opgaver i relation til andre afdelinger og sektorer Tværgående opgaver i forhold til: - borgere i gråzone mellem psykiatri og handicap - Gate-keeper funktion Netværk: Der vil være faste netværk/tværgående mødestrukturer i forhold til to indsatsområder: Overgang Barn voksen (fokus på samarbejde om unge op til og efter det fyldte 18 år) Side 4
Psykiatri/Handicap gråzonesager (fokus på de få, men meget komplekse enkeltsager vedrørende borgere med multidiagnoser og så udfordrende adfærd, at de ikke umiddelbart kan rummes i eksisterende tilbud) Herudover vil der naturligvis være ad hoc netværk ifht hvad opgaveløsningen til en hver tid kræver. Etablering af Voksenhandicapcenteret Voksenhandicapsektionen blev i løbet af 2012 organiseret i større organisatoriske enheder mhp at skabe såvel faglig som økonomisk større robusthed. De forskellige tilbud blev organiseret under tre områdeledelser: Dag-, Døgn- og Hjemmevejledning. Voksenhandicapsektionens ændrede organisering trådte i kraft medio 2012 og der er siden da arbejdet med at indrette organisationens enkelte elementer således at de modsvarer den overordnede struktur med hensyn til MED-organisationen, administrationen, afdelingsledelserne og de styringsmæssige aspekter af organisationen. Med etableringen af Voksenhandicapcenteret flyttes myndighedsopgaver vedrørende borgere bosiddende i og udenfor Silkeborg Kommune således at det administrative og økonomiske ansvar herfor udskilles fra den nuværende sektionsleders (myndighedslederens) ansvarsområde og forankres under sektionslederen for voksenhandicap/centerlederen. I forbindelse hermed overføres de medarbejdere der i dag varetager disse opgaver til Voksenhandicapcenteret. For at understøtte optimalt samspil mellem udfører og myndighed tilstræbes et vist lokalefællesskab. Etablering af Børnehandicapcenteret Også børnehandicapområdet blev reorganiseret i 2012, idet Børnehandicapområdets udførende tilbud der pt. kun udgøres af Solbo blev udskilt fra sektionslederen for voksenhandicaps ansvarsområde og forankret under sektionslederen for Myndighedssektionen. Den hidtidige forstanderstilling (for Solbo) blev opslået som en områdelederstilling for børnehandicapområdet i lighed med ledelsesstrukturen i de øvrige sektioner. Samtidigt blev ansvaret for projekt omkring bl.a. barnepigeordninger ( overførselsområdet ) med opbygning af korps mv. lagt under områdelederen. Den faglige ledelse for myndighedsfunktionen på børneområdet varetages som hidtil af faglig leder, der refererer til sektionslederen. Fokus i forbindelse med etableringen af Børnehandicapcenteret er at sikre opfyldelse af hensigterne bag anvendelsen af centermodellen og at gennemføre de beskrevne tiltag i strategiplanen for børnehandicapområdet som fx at etablere aflastningstilbud eller andre forebyggende foranstaltninger til målgrupperne på børnehandicapområdet herunder at sikre en større andel af egen drift af sociale tilbud til målgrupperne. Side 5
I forhold til etableringen af børnehandicapcenteret er de fleste praktiske og organisatoriske ændringer således tidligere foretaget. Med udskillelse af myndighedsfunktion og budget vedr. voksenhandicapområdet vil centermodellen på børnehandicapområdet således være dannet. Økonomiske og styringsmæssige forhold Formålet med etableringen af en centermodel på alle tre områder er bl.a., at sikre at ydelsestildelingen til den enkelte borger sker så tæt på denne som muligt og under inddragelse af de rette kompetencer. Herved antages det, at der etableres de rette foranstaltninger for den enkelte under hensynstagen til det økonomiske omfang af indsatsen. Mulighederne for fleksibel og umiddelbar ressourcetilpasning i fht den enkelte bevilling forbedres ligeledes og understøttes yderligere af rammestyring og ressourcetildelingssmodeller på de relevante delområder. Bevillingsmæssig samling af købs- og udfører økonomi i hvert af centrene understøtter ansvarlighed i forhold til det samlede forbrug til målgruppen og giver incitament til konstant fokus på udnyttelse og udvikling af egen kapacitet. Et af de overordnede strategiske fokuspunkter på området er på sigt at sikre en større andel af egen drift. Aktuelt er situationen den at ca. 50-60 pct. af Handicap- og Psykiatriafdelingens budgetmidler anvendes til køb af tilbud/pladser i andre kommuner, regioner eller hos private leverandører. I lighed med oprettelsen af bevilling 53 for Socialpsykiatrisk Centers økonomi forventes der fra budget 2015 på voksenområdet at blive oprettet en ændret bevilling 55, der vil samle aktiviteterne fra de nuværende bevillinger 55 1 og 58 2. Bevillingen vil herefter have et budget på ca. 246 mio.kr. Driftsbudget for de udførende tilbud på bevillingen er pt. på ca. 160 mio. kr. heraf finansieres aktuelt ca. 42 pct. via salg til andre kommuner. Tilsvarende forventes der på børneområdet oprettet en ændret bevilling 45, der vil samle aktiviteterne fra de nuværende bevillinger 45 3 og 48 4. Den nuværende overførselsbevilling 57 sociale overførsler vil være forankret i Børnehandicapcenteret. Den nye bevilling 45 vil have et budget på ca. 65 mio.kr. Driftsbudget for de udførende tilbud er pt. ca. 21 mio.kr heraf finansieres aktuelt 26 pct. via salg til andre kommuner. Slutteligt omfatter centeret også overførselsbudgettet (Tabt arbejdsfortjeneste, medicinudgifter etc) for bevilling 57 med ca. 42 mio.kr. De økonomiske og styringsmæssige forhold for Socialpsykiatrisk Center ændres ikke. Centeret har et myndighedsbudget på ca. 74 mio.kr. 1 Myndighedsbevilling for voksenhandicapområdet. 2 Udførerbevilling for tilbud på voksenhandicapområdet. 3 Myndighedsbevilling for børnehandicapområdet. 4 Udførerbevilling for tilbud på børnehandicapområdet. Side 6
Driftsbudget for de udførende tilbud er på ca. 60 mio. kr. heraf finansieres aktuelt ca. 38 pct. via salg til andre kommuner. Personale- og samarbejdsmæssige konsekvenser Da udviklings- og omstillingsprocessen på såvel børne- som voksenområdet allerede er fremadskreden med indførelse af større ledelsesområder mm., vil personalemæssige konsekvenser af indførelsen af den foreslåede model primært vedrøre sektionslederniveauet, idet sektionsledere vil få ændrede ansvarsområder/opgaveportefølje. Herudover vil medarbejdere fra primært myndighedssektionen få en anden forankring i organisationen, uden dog at få ny nærmeste leder. I forlængelse af de organisatoriske ændringer vil der naturligvis under de ændrede rammevilkår skulle arbejdes videre med et tættere samarbejde mellem forskellige faggrupper for at sikre det tætte samspil omkring borgeren. Succeskriterier Den nye organisationsmodel for Handicap- og Psykiatriafdelingen ønskes implementeret snarest muligt realistisk med virkning fra aug/sept 2013. Den foreslås evalueret ved udgangen af 2014 på følgende parametre: - Brugertilfredshed - Medarbejdertilfredshed - Økonomistyring Foreløbig tidsplan 7. maj Drøftelse med direktion (v.ls) 8. maj Drøftelse med afdelingsledelsen 13. maj: Forslaget fremlægges og drøftes i LokalMED, rådhus i Handicap- og Psykiatriafdelingen 14. maj: Forslaget fremlægges og drøftes i OmrådeMED i Handicap- og Psykiatriafdelingen Juni: 1.sept Børne- og Ungeudvalget og Socialudvalget orienteres som led i den halvårlige opfølgning på arbejdet med Strategi for styring og udvikling af Handicap- og psykiatriområdet i Silkeborg Kommune Ny organisering træder i kraft Side 7
Proces Der nedsættes en projektgruppe, der skal forberede praktiske aspekter i forhold til overgangen til ny organisering. Projektgruppen vil bl.a. skulle beskrive forslag til nye arbejdsgange. Alle fire sektioner skal være repræsenteret i gruppen. Der kan nedsættes underarbejdsgrupper. Kommissorium for projektgruppen udarbejdes i forlængelse af drøftelserne i Medsystemet af nærværende notat. Kommissoriet vil foreligge inden udgangen af maj. Afdelingsledelsen (Sektionsledergruppen og Handicap-og psykiatrichefen) fungerer som styregruppe for projektgruppen. Afdelingsledelsen afklarer i løbende dialog med Lokalmed de samarbejdsfladespørgsmål, der måtte opstå på det administrative område efterhånden som nye arbejdsgange præciseres. Herunder præcisering af hvilke administrative funktioner, der skal varetages i hhv centrene og den nuværende rådhusadministration i Them. Baggrundsnotater (vedrørende den hidtidige omstillingsproces): Notat vedr. Socialpsykiatrisk Center september 2011 Notat vedr. Ny struktur for Voksenhandicapsektionen - december 2012 Foreløbig projektbeskrivelse vedr. Udviklingen af Børnehandicapområdet april 2013 Strategi for udvikling og styring af handicap- og psykiatriområdet juni 2011 Inspirationskilder: Debatoplæg om fremtidens socialpolitik: Invester før det sker (KL) Debatoplæg om Ny Dansk Forvaltningspolitik Side 8