Systemopsætning Finans Under menuen Funktioner Systemopsætning Finans, indtastet Generelle oplysninger, Opsætning af kontoplan og Faste Konti vedrørende Finansmodulet. Indholdsfortegnelse Finansopsætning... 2 Faneblad Regnskabsåret... 2 Faneblad Kontoplan... 3 Faneblad Opsætning... 4 Faneblad Indtastning... 4 Faneblad Andet... 5 Kontoplan... 5 Vælg Finans - Kartoteker finans - Kontoplan... 6 Ny konto eller ændring af konto... 7 Kontotype... 8 Faste konti... 11 1
Finansopsætning Faneblad Regnskabsåret Betegnelse: Tekst der kommer ud i toppen af hver udskrift, og den betegnelse regnskabet har, når det skal vælges under opstart af programmet og på udskrifter. Regnskabsårets start: Dato for regnskabsårets start. Regnskabsårets slut: Dato for regnskabsårets slut, bemærk datoen skal være ultimo en måned. Efterrapportering: Hvis afmærket, er der givet lov til at taste postringer ind i foregående regnskabsår. Efterposteringer indtastet med dato i forrige år vil ved bogføring automatisk blive bogført i både sidste og indeværende år. Efterrapporter tilbage til: Dato, hvortil der kan efterrapporteres, kontrolleres af systemet. Periode afsluttet til og med: Effekten er, at der ikke kan indtastes posteringer længere tilbage end til denne dato. Sættes denne, advarer systemet om, at du er kommet til at bruge en forkert dato. 2
Faneblad Kontoplan Her bestemmes indenfor hvilket interval, kontoplanen må bevæge sig, samt hvilke intervaller systemet skal anvende til bilagsnummerering. Feltbetegnelse Indhold Mindste driftskonto Kontonummer for mindste driftskonto Største driftskonto Kontonummer for største driftskonto. Mindste statuskonto Kontonummer for mindste status konto. Største statuskonto Kontonummer for største status konto. Næste bilagsnummer - Finans Indtast startnummeret på finansbilag. Denne nummerserie benyttes, hvis de øvrige nummerserier er sat til 0 (nul) Næste bilagsnummer Indtast startnummeret på debitorbilag (hvis 0 benyttes Debitor finansbilagsnummre). Næste bilagsnummer Indtast startnummeret på kreditorbilag (hvis 0 benyttes Kreditor finansbilagsnummre) Næste bilagsnummer Lager Indtast startnummeret på lagerbilag (hvis 0 benyttes finansbilagsnummre) Forskellige bilagsnummerserier er kun nødvendige, hvis man ønsker en opdeling af sine bilag eller hvis ansvarsområder i bogholderiet er fordelt på hhv. finans, debitor, kreditor og lager. Der lægges automatisk 1 til bilagsnummer under posteringsarbejdet. 3
Faneblad Opsætning Her indtastes dine valg om moms skal bogføres. Dvs at moms automatisk bogføres, og du ikke selv skal periodisere. Vælg om afstemning skal summe 0,- daglig eller månedlig, samt hvilken kolonne en postering starter i. Der kan vælges om saldo skal vises sammen med finanskladder. Faneblad Indtastning Indtast posteringer: Her angiver man med en markering i "Brug ENTER som TAB", om man ønsker at kunne benytte Enter tasten i stedet for / sammen med TAB tasten, som normalt bruges i et Windows program til at hoppe fra felt til felt på formularer. Indtast beløb i posteringskladde /kassekladde: Her angives om beløb der indtastes i posteringskladde/kassekladde er inklusiv moms eller eksklusiv moms. Det betyder, at systemet selv tillægger moms på moms-bærende konti, hvis der er valgt at indtaste eksklusiv moms. Medens systemet fratrækker momsen på momsbærende konti ved valg af indtastning inklusiv moms. 4
Faneblad Andet Der kan indsættes en 100% konto. På udskrift af balance sammenlignes fra den konto til de øvrige konti fra kontoplanen. Kontoplan Det er en god ide at lave en kontoplan først, men det er ikke nødvendigt, da det er muligt at oprette nye konti under posteringsarbejdet, efterhånden som behovet opstår. Men det er en god ide straks at oprette så mange konti, som du mener, du skal bruge. 5
Der skal oprettes mindst én konto, nemlig den faste konto for Årets resultat. Hvis systemet bruger moms kræves ligeledes en konto for indgående moms og en konto for udgående moms. For at man kan oprette posteringskonti med moms, skal der være oprettet nogle momskoder i systemet. Skal du bruge EU moms konti, skal disse ligeledes oprettes. Momskoder anvendes i Stellar til navngivning af momssatser, således at man i varekartotek og andre steder registrerer en momskode i stedet for en momssats. Normalt skal du kun bruge to momskoder i et regnskab, en kode for indgående moms og en kode for udgående moms. Vælg Finans - Kartoteker finans - Momskoder og tryk på Ny. Moms kode: Du kan selv navngive dine momskoder med op til 10 tegn. Moms pct: Her indtastes den moms procent der skal benyttes. Momskonto: Kontonummer i kontoplanen der benyttes til bogføring af momsen. Vælg Finans - Kartoteker finans - Kontoplan Her vises et oversigtsbillede med kontoplanen. Herfra kan kontoplanen og budget også vedligeholdes. Funktionerne er: Kopi til Klippebord: Kan kopier det markerede til fx Word. 6
Marker/Afmark.: Markere eller afmarkere den valgte du står på. Afmarker alle: Fjerner alle markeringer. Ny: Oprettelse af ny konto: Udfyld skærmbilledet som beskrevet i afsnittet Ny konto eller ændring af konto. Ret: Rettelse af konto: Ret i skærmbilledet som beskrevet i afsnittet Ny konto eller ændring af konto. Hvis du ændrer kontonummer for en konto, sker kontonummerskift med fuld opdatering af alle referencer til kontoen i hele regnskabet. Slet: Sletning af konto. Genberegn: Beregner Saldo-konti. Budget: Ændring af budget. Kontokort: Udskrivning af kontokort. Ved at klikke på kontokort vises opslag af kontoplan. Saldo: Den aktuelle saldo på kontoen. - Bevægelser: Perioden/årets bevægelser. Der kan ikke indtastet i feltet. Afslutter og lukker billedet Kontoplan. Hjælp: Hjælpetekster fremkommer. Ny konto eller ændring af konto En finanskonto i Stellar indeholder følgende: 7
Konto: Kontonummer. Hvis du ændrer kontonummer for en konto, sker kontonummerskift med fuld opdatering af alle referencer til kontoen i hele regnskabet. Bemærk at rækkefølgen af kontonumrene også er den rækkefølge, hvormed kontiene udskrives på resultatopgørelsen / balancen. Betegnelse: Kontoens navn i balancen. Kontotype Mulige kontotyper Posteringskonto er en almindelig konto, hvor der kan konteres på. For at man kan oprette posteringskonti med moms, skal der være oprettet nogle momskoder i systemet. Sumkonto er en sammentællingskonto, og her skal du i Sum fra feltet skrive det kontonummer, der skal sammentælles fra. Gruppekonto er en konto der sammentælles i Sum til kontoen. Kun Sum til kontoen udskrives på ballancen. Tekstkonto er en overskriftskonto, hvis eneste formål er at få nogle sigende overskrifter / opdelinger i kontoplanen. Der kan ikke posteres på en tekstkonto. Tælleværkssumkonti kan benyttes til udregninger af fx nøgletal i balancen. For at få størst mulig udnyttelse af tælleværkerne, er der en række grundregler som letter brugen. En tælleværkssumkonto skal altid placeres efter de tælleværker, der indgår i tælleværkssumkonto. (altså kontonummer efterfølgende) Tælleværkssumkonti fremkommer i balancen omkranset af en enkelt linie for oven og en dobbelt understregning under kontoen. Det er derfor en god ide at placere sine tælleværkskonti, så de ikke forstyrrer forståelsen af regnskabet eventuelt kan alle tælleværkssumkonti placeres sidst i kontoplanen, så er det 8
nemmere at udelade dem ved udskrift af en balance eller at udskrive dem samlet. Der kan maksimalt oprettes 99 Tælleværker i en kontoplan. Tælleværksumskonti oprettes efter følgende retningslinjer: - Nummeret på tælleværket indtastes med et t foran uden mellemrum, fx t1 - Tal skrives almindeligt, men i decimal benyttes. (punktum) som decimaltegn. - Regneoperatorerne er følgende + (plus), - (minus), / (dividere), * (gange). - Parenteser sættes efter almindelige regneregler. Tælleværkssum er en sammentællingskonto, der indeholder formelen på det der skal udregnes. Der kan under udarbejdelsen af kontoplanen defineres tælleværksnumre på alle konti, som gives fortløbende numrer 1, 2, 3 osv. Der kan så beregnes forskellige ting udfra tælleværksnumrene f.eks. kan der løbende være sammentælling på balancen omkring årets resultat udfra de bogførte posteringer, således at man hele tiden kan se, om resultatet er tilfredsstillende. En tælleværkssum kunne eks. være t1 + t2 + t3, hvor T1, T2 og T3 er tælleværker, som er defineret ud fra, hvilke fx driftskonti, der har tælleværk 1, 2 eller 3 osv. Tælleværknr.: Dette felt benyttes sammen med kontotypen tælleværkssumskonto. Feltet giver mulighed for at sammentælle et udpluk af konti ned gennem kontoplanen. Drifts-, Status- og Sumkonti kan have et tælleværk tilknyttet. De oprettes med fortløbende numrer 1, 2, 3 osv. 9
Momskode: Den momskode der normalt skal bruges på denne konto. Den kan overskives under posteringsarbejdet. Koden vælges med pil ned, hvis kontoen er momsbærende ellers blank (der tastes ingenting). Forkortelse: Den momskode der normalt skal bruges på denne konto. Den kan overskives under posteringsarbejdet. Koden vælges med pil ned, hvis kontoen er momsbærende ellers blank (der tastes ingenting). Debet/kredit: I forbindelse med posteringer på kontoen kan der vælges, om programmet automatisk skal stille sig i debet eller kredit kolonnen. Kræver afdelingsnr.: Mærke her bevirker, at når der bogføres på denne konto, skal man også indtaste afdelingsnummer. Først på ny side: Afkrydses der ud for dette punkt bliver der lavet sideskift før kontoen i forbindelse med udskrift af resultatopgørelse/balance, således at den kommer til at stå først på den nye side. Ikke i brug (vises ikke): Afkrydses der ud for dette punkt, bliver kontoen ikke taget med i forbindelse med udskrift af resultatopgørelse/balance. Kan evt. bruges til udgåede konti / konti der ikke længere posteres på. 10
Faste konti Her skal man angive de faste konti i kontoplanen, som man ønsker at bruge i forbindelse med den daglige bogføring. Når alle faste konti er oprettet, kan du bogføre uden problemer i finansmodulet. Hvis du ikke har oprettet konti i kontoplanen under Finans Kartoteker Finans- Kontoplan, vil programmet slå op i en tom kontoplan. Du kan vælge at oprette kontoen, eller du kan vælge at udfylde dette billede, når alle konti er oprettet i kontoplanen. Opsætning af faste konti. Tryk ret eller pil ned, for at tildele et andet kontonummer. Følgende faste konti findes: Årets resultat: Statuskonto, som benyttes ved årsafslutning. Kasse: Fast konto for kasse (til brug i kassekladden). Bank: Fast konto for bank (til brug i kassekladden). Giro: Fast konto for giro (til brug i kassekladden). Momsafregning: Konto, hvor beløb til momsafregning bogføres, (hvis der er flueben i moms skal bogføres i systemopsætningen. Importmoms af varekøb: Konto til køb af vare fra udlandet. Købsmoms (indgående): Konto, hvor indgående moms skal bogføres. Salgsmoms (udgående): Konto, hvor udgående moms skal bogføres. 11
Olie- og Flaskeafgift: Fast konto for afgift (til brug ved momsafregning). Elafgift: Fast konto for afgift (til brug ved momsafregning). Kulafgift: Fast konto for afgift (til brug ved momsafregning). CO2 afgift: Fast konto for afgift (til brug ved momsafregning). Vandafgift: Fast konto for afgift (til brug ved momsafregning). Importmoms af byggeydelser: Konto til køb af ydelser fra udlandet. Kursdifference: Bruges ved udligning af poster med forskellig kurs eller udligning mellem to forskellige valutaer på en debitor eller kreditor. Kursdifferencen bliver automatisk bogført på den valgte konto. Øreafrunding: Konto til bogføring af øreafrunding. 12