Bilag b Kravspecifikation

Bilag b Kravspecifikation

1. Indledning Nærværende bilag b Kravspecifikation fastsætter de krav, der gælder for anskaffelsen af et system til økonomistyring af projekter til Professionshøjskolen UCC. Tilbudsgiveren gøres opmærksom på, at Bilag b Kravspecifikation indeholder UCC s krav og systemillustrationer, og tilbudsgiver som besvarelse herpå bedes udfylde Kontraktbilag d Tilbudsbesvarelse og løsningsbeskrivelse som foreskrevet. Nedenstående er UCC s kravspecifikation for et system til økonomistyring af projekter. Den samlede kravspecifikation består af: Bilag b Kravspecifikation (nærværende dokument) Bilag b.1 Kravspecifikation ift. system v1.0 (figurer - illustreret gennemgang af system). Bilag b.2 - Kravspecifikation ift. system v1.0 (regneark indeholder budgetberegninger jf. krav 7.7). I nedenstående figur er en beskrivelse af det tekniske setup, som systemet skal fungere i: Kravspecifikation ift. system Side 1

2. Kravspecifikation Professionshøjskolen UCC har formuleret Overordnede formål som er de forretningsbehov et tilbudt system skal kunne understøtte. Foruden disse overordnede formål, har UCC defineret en række Hovedfunktioner som er systemfunktioner løsningen skal kunne honorere. 2.1 Systemets overordnede formål og hovedfunktioner: I det følgende er det udbudte system illustreret og beskrevet. Ordregiver har valgt at opbygge kravspecifikationen med understøttende illustrationer i form af skærmdumps. Illustrationerne skal ikke opfattes som Ordregivers krav til design og opbygning, men som grundlag for at beskrive og illustrere dels det ønskede workflow, dels de ønskede funktioner i den efterspurgte løsning. Tilbudsgivers konkrete besvarelser på UCC s beskrivelser og design indsættes i bilag D Tilbudsbesvarelse og løsningsbeskrivelse. Et projekt er i UCC fx levering af et 2-timers foredrag, eller et 5-dages kursus i en kommune. Det overordnede formål for systemet er følgende: Forkalkulation. Systemet skal anvendes til at udarbejde et tilbud til kunden på et projekt. Det skal således anvendes til at lægge et budget for projektet, og beregne en salgspris til brug i tilbuddet. Løbende økonomiopfølgning. Systemet skal anvendes til - løbende i et projekts levetid - at kunne følge op på den økonomiske udvikling i projektet. Efterkalkulation. Systemet skal anvendes til når et projekt er afsluttet at vurdere projektets økonomiske forløb i relation til, om det på forhånd fastlagte budget er blevet overholdt. Foruden systemets overordnede formål, skal systemet kunne håndtere hovedfunktionerne oplistet herunder, under overskrifterne Oprettelse af et projekt, Godkendelse og drift af et projekt, Administration af systemet og Derudover skal systemet kunne integrere til andre systemer. Oprettelse af et projekt Stamdata. Der skal kunne oprettes et projekt med en række stamdata. Opgaver. Der skal kunne oprettes opgaver til et projekt. Medarbejdere. Det skal være muligt at tilknytte nogle medarbejdere til projektet. Allokering. Det skal være muligt at allokere timer til de tilknyttede medarbejdere på de oprettede opgaver. Budget. Ud over timeforbruget skal det være muligt at tilføje yderligere elementer til budgettet og beregne en salgspris. Beskrivelse. Det skal være muligt at tilføje en beskrivelse af projektet. Filer. Det skal være muligt at vedhæfte filer til et projekt. Fakturering. Det skal være muligt at indtaste en faktureringsplan for et projekt. Log. Systemet skal logge relevante ændringer i projektet. Godkendelse og drift af et projekt Kravspecifikation ift. system Side 2

Flow. Der skal være muligt at opsætte et flow i systemet ift. oprettelse af projektet, godkendelse af projektet, aktivering af projektet, ændringer i projektet og lukning af projektet. Rapporter. Det skal være muligt at udtrække diverse rapporter fra systemet. Administration af systemet Parametre mv. Det skal være muligt for en administrator af systemet at opsætte diverse salgsaftaler, salgspriser, lister mv. i systemet. Rettighedsstyring. Det skal være muligt at tildele brugerne forskellige rettigheder. Derudover skal systemet kunne integrere til følgende systemer: Navision. Systemet skal kunne hente data til drop-down lister fra Navision, samt hente realiserede data for udgifter og indtægter på et projekt i Navision. mtime. Systemet skal når et projekt bliver aktiveret sende data til tidsregistreringssystemet mtime, således at der i mtime kan oprettes en linie til tidsregistrering på projektet med et timebudget. Accostat. Systemet skal kunne hente data til drop-down lister mv. fra Accostat. Tabel/system. Systemet skal kunne hente data om kostpriser på en medarbejder fra en simpel tabel eller fra et system. 2.2 Kravspecifikation: I det følgende er oplistet kravene til det ønskede system, pkt. 1 24. Tilbudsgiver anfører opfyldelse af kravene i bilag D Tilbudsbesvarelse og løsningsbeskrivelse. Løsningsbeskrivelse ift. krav 1 Der er i det kravspecifikationen angivet en række krav til systemet. Tilbudsgiver skal i bilag D Tilbudsbesvarelse og løsningsbeskrivelse angive den tilbudte løsnings opfyldelse af kravene. Design 2 I det følgende er illustreret et design for systemet. Designmæssigt skal systemet ikke nødvendigvis være som illustreret. Det står således leverandøren frit for, hvordan designet skal være. Det kan fx være, at leverandøren ønsker at anvende en anden struktur end faneblade ifm. oprettelsen af et projekt. Det er et krav at leverandøren illustrerer designet i den tilbudte løsning. Illustrationen kan fx ske via skærm dumps, mock-ups, PowerPoint slides etc. Brugervenlighed 3 Systemet skal være opbygget, så det er brugervenligt. Brugeren skal således vurdere, at det er let at navigere i systemet, og intuitivt hvad brugeren skal gøre i de enkelte skærmbilleder. Login Krav 4 Man skal kunne logge på systemet med sit normale brugernavn og adgangskode i UCC. Login skal således kobles til AD'et i UCC. Projekter Mine projekter Krav 1. Når man logger på systemet, åbner systemet på siden Projekter Mine Projekter. Under Mine 5 projekter i venstremenuen møder man nedenstående skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 3

2. I det øverste højre hjørne skal der være en Log ud knap. Denne er ikke illustreret i skærmbillederne, men skal være på alle skærmbillederne. 3. Første punkt i venstremenuen skal være Kunder, som er foldet sammen. Foldes menupunktet Kunder ud, vises følgende underpunkter: Vis kunder, og Opret kunde. Under Vis kunder skal man kunne finde en liste over de nuværende kunder i systemet. Under Opret kunde skal man kunne oprette kunder, hvis man har administrator rettigheder. Et skærmbillede til oprettelse af en kunde er ikke illustreret, men skal indeholde følgende simple felter: Kundenavn, Kundenr. / Debitornr. i Navision, Adresse, Postnr., By, Land, Kontaktperson, Email, Telefonnr., Mobilnr., CVR-nr. og EAN-nr.. Der skal desuden være feltet Status, som enten kan være Aktiv eller Afsluttet. Det skal være muligt at oprette Kundeafdeling (et simpelt tekstfelt). For hver Kundeafdeling skal det være muligt at oprette Kundekontakt personer. For hver Kundekontakt person, skal man kunne angive: Navn, Stilling, Email, Tlf. nr. og Mobilnr.. 4. Andet punkt i venstremenuen skal være Projekter som fra start skal vise følgende underpunkter: Mine projekter, Alle projekter, Opret projekt og Kopier projekt. Man skal kunne folde menupunktet Projekter sammen, så underpunkterne ikke vises. Fra start skal Mine projekter være markeret med fed skrift. 5. Kolonneoverskrifterne under Mine projekter er: Projektnavn, Kundenavn, Navision nr., Projekttype, Status, Startdato, Slutdato, Projektleder og Programleder. 6. Man skal kunne rette, slette og printe projekter via de små ikoner i starten af hver linie. Dog skal man ikke kunne slette projekter som har status 6. Aktiv eller 7. Afsluttet. Disse skal kun kunne slettes, hvis man har administrator rettigheder. Der skal desuden komme en advarsel inden man sletter et projekt. Man skal ikke kunne ændre i projekter som har status 7. Afsluttet, med mindre man har administrator rettigheder. 7. Feltet Status skal starte på Alle og skal vise alle brugerens projekter uanset status. Det skal være muligt i Status drop-down menuen at vælge Alle, 1. Oprettet, 2. Sendt til Øko-team, 3. Afventer programleder, 4. Tilbud godkendt, 5. Tilbud afvist, 6. Aktiv og 7. Afsluttet. Afhængig af valg skal kun projekter med denne status vises. Kravspecifikation ift. system Side 4

8. Feltet Projekttype skal starte på IDV Standard. Det skal være muligt i Projekttype drop-down menuen at vælge IDV Standard, IDV Kurser og konf. < 30 timer samt Åben uddannelse. 9. Når brugeren vælger en ny status eller ny projekttype opdateres søgeresultatet automatisk uden yderligere tryk. 10. Endelig er der feltet Fritekstsøgning. Her skal man kunne skrive alle tegn. Når der trykkes på Enter skal søgningen igangsættes. Der skal søges på alle felter i systemet - ikke kun på det der vises på skærmen. Søges der fx på 131027 skal projektet med Navision nr. 131027 vises. Skulle der være andre steder hvor 131027 indgår fx som et tal under fanen Budget - skal disse projekter også vises. 11. Tredje punkt i venstremenuen skal være Rapporter. Her skal være følgende rapporter som undermenuer: Projekt Overordnet, Projekt Detaljeret, Portefølje, Rabat / fortjeneste, Fakturering, Færdiggørelsesgrad og Efterkalkulation. Projekter Alle projekter Krav 1. Når man trykker på Alle projekter i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 6 2. Under Alle projekter vises de samme kolonneoverskrifter som angivet under Mine projekter dvs. Projektnavn, Kundenavn, Navision nr., Projekttype, Status, Startdato, Slutdato, Projektleder og Programleder. Alle projekter er markeret med fed skrift. 3. Projekterne der vises er sorteret efter Startdato, hvor det projekt med den nyeste startdato står øverst. 4. Feltet Status skal starte på 6. Aktiv. Det skal være muligt i Status drop-down menuen at vælge Alle, 1. Oprettet, 2. Sendt til Øko-team, 3. Afventer programleder, 4. Tilbud godkendt, 5. Tilbud afvist, 6. Aktiv og 7. Afsluttet. Afhængig af valg skal kun projekter med denne status vises. Når der vælges en ny status opdateres søgeresultatet automatisk uden yderligere tryk. 5. Feltet Projekttype skal starte på IDV - Standard. Fra start skal således kun vises projekter med Projekttype lig IDV - Standard. Det skal være muligt i drop-down menuen at vælge Alle, IDV - Standard, IDV Kurser/konf. < 30 timer og Åben uddannelse. Når der vælges en ny projekttype opdateres søgeresultatet automatisk uden yderligere tryk. Kravspecifikation ift. system Side 5

6. Feltet Fritekst søgning skal fungere som beskrevet under krav 5. 7. De små ikoner i starten af hver linie skal fungere som beskrevet under krav 5. Projekter Opret projekt Krav 1. Når man trykker på Opret projekt i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 7.1 2. I venstre menuen skal Opret projekt være markeret med fed under hele oprettelsesprocessen (skrives ikke hver gang i det følgende). 3. Feltet Projektnavn er et fritekstfelt. 4. Feltet Kundenavn er en drop-down menu, hvor man fx vil kunne finde kunder som Københavns Kommune, Hvidovre Kommune etc. De enkelte kundenavne hentes fra en liste i systemet, som kun en bruger med administrator rettigheder kan ændre i. Ud for feltet står der Info. Hvis man trykker på dette ikon kommer der en pop-up frem. I pop-up boksen står der, at hvis man ønsker en ny kunde oprettet, skal man skrive til administratoren af systemet. Der er mulighed for at skrive det ønskede kundenavn samt trykke send. Der sendes så en mail til alle med administrator rettigheder med besked om, at der ønskes oprettet en ny kunde. I mailen er angivet brugerens email, således at administratoren kan svare på mail uden for systemet om, at kunden nu er oprettet. 5. Feltet Kundeafdeling er en drop-down menu, hvor man fx vil kunne finde afdelinger som Børn og unge, Ledelsessekretariatet etc. Brugeren kan tilføje nye afdelinger under denne kunde via plus tegnet til højre for feltet. Oprettes en ny afdeling under en kunde fremgår den herefter med det samme i drop-down menuen for Kundeafdeling. Oprettelsen kræver alene udfyldelse af ét felt nemlig det navn som Kundeafdeling skal have fx Ledelsessekretariatet. 6. Feltet Kundekontakt er en drop-down menu, hvor man fx vil kunne finde kundekontakter som Inger Jensen, Peter Hansen etc. Brugeren kan tilføje nye kundekontakter under denne kunde via plus tegnet til højre for feltet. Oprettes en ny kundekontakt under en kunde, fremgår den herefter med det samme i drop-down menuen for Kundekontakt. Felterne der skal angives er (jf. tidligere): Navn, Stilling, Email, Tlf.nr. og Mobilnr.. 7. Feltet Projekttype skal være forudfyldt med IDV - Standard. Feltet er en drop-down menu og Kravspecifikation ift. system Side 6

valgmulighederne skal være IDV - Standard, IDV Konf./kurser < 30 timer og Åben uddannelse. Drop-down listen administreres i systemet af personer med administrator rettigheder. 8. Feltet Ansvar skal være forudfyldt med det ansvarsområde som brugeren er logget ind som. I nedenstående eksempel arbejder Carsten Loesch i 30301 Ledelse og organisation, og derfor er feltet forudfyldt hermed. Man skal dog kunne ændre feltet til en anden værdi fra den nuværende lange liste. Man skal kunne skrive i feltet og få indsnævret drop-down valgmulighederne. Skrives der fx 3 indsnævres drop-down menuen til de ansvarsområder der starter med 3. Skrives der fx 21 indsnævres drop-down menuen til de ansvarsområder der starter med 21. Indholdet til drop-down listen i feltet Ansvar skal hentes fra Navision. 9. Feltet Startdato skal være forudfyldt med dags dato. 10. Feltet Slutdato skal være tomt. Her skal man ved at trykke i feltet få en datovælger frem. 11. Feltet Projektleder skal være forudfyldt med navnet på den person som er logget ind. Man skal dog kunne ændre feltet til et andet navn fra den nuværende lange liste. Man skal kunne skrive i feltet og få indsnævret drop-down valgmulighederne. Skrives der fx A indsnævres drop-down menuen til de navne der starter med A. Indholdet til drop-down listen i feltet Projektleder hentes fra Accostat. 12. Feltet Øko-team kontakt skal være en drop-down med navne på nogle få medarbejdere i Øko-team. De navne der vises, er dem som en bruger med administrator rettigheder har angivet i en liste i systemet over Øko-team medarbejdere. I listen er angivet navne og emails. 13. Feltet Studieadm. kontakt skal være en drop-down med navne på nogle få medarbejdere i Studieadministrationen. De navne der vises, er dem som en bruger med administrator rettigheder har angivet i en liste i systemet over Studieadm. kontakt medarbejdere. I listen er angivet navne og emails. 14. Feltet Programleder skal være en drop-down menu med få navne. De navne der vises, er dem som en bruger med administrator rettigheder har angivet i en liste i systemet over Programleder medarbejdere. I listen er angivet navne og emails. 15. Feltet Status skal være forudfyldt med 1. Oprettet. I menuen skal det desuden være muligt at vælge 2. Sendt til Øko-team. 16. Feltet Projekt nr. skal være et fritekstfelt, hvor der kun må skrives tal. 17. Feltet Kundens EAN nr. skal være et fritekstfelt, hvor der kun må skrives tal. 18. Feltet Formål skal være en drop-down menu. Indholdet til drop-down listen i feltet Formål skal hentes fra Navision. 19. Under Afregn moms skal der være to radio buttons med mulighed for at angive Ja og Nej ift. moms. Valget bruges ikke systemmæssigt i det videre forløb, men bruges internt af Øko-team medarbejderne. 20. Der skal være en Gem projekt knap som er farvet og en Luk knap som ikke er farvet. Til højre for Luk knappen skal der stå teksten Udfyld felterne nedenfor. Tryk herefter på Gem projekt. 21. Trykker man Gem projekt uden at have udfyldt Projektnavn, Kundenavn, Kundeafdeling, Kravspecifikation ift. system Side 7

Kundekontakt, Projekttype, Ansvar, Startdato, Slutdato, Projektleder, Øko-team kontakt, Studieadm. kontakt, Programleder og Status skal der komme en fejlmeddelelse. Meddelelsen skal erstatte teksten med rødt til højre for Luk knappen. Teksten skal være følgende: Projektet kan ikke gemmes før alle felterne er udfyldt. Krav 7.2 1. Når man har gemt projektet, kommer man til nedenstående skærmbillede. 2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Opret ny opgave er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Tryk på Opret ny opgave og opret opgave(r). Tryk herefter på fanen Medarbejder. 4. Derudover er der følgende faneblade: Stamdata, Medarbejder, Allokering, Budget, Beskrivelse, Filer, Fakturering og Log. Krav 7.3 1. Trykkes på Opret ny opgave fremkommer der et pop-up billede. 2. Feltet Navn på opgave er et fritekstfelt. Kravspecifikation ift. system Side 8

3. Feltet Salgsaftale skal være forudfyldt med Standard. Feltet er en drop-down menu som fx har salgsaftalen Standard, Socialministeriet etc. De enkelte salgsaftaler hentes fra en liste i systemet, som kun en bruger med administrator rettigheder kan ændre i, herunder tilføje ekstra salgsaftaler. 4. Feltet Salgspris pr. time er en drop-down menu. Her kunne fx være følgende valgmuligheder: 1.070 kr./timen, 795 kr./timen, 450 kr./timen etc. Feltet er afhængig af hvad der er valgt under Salgsaftale. Fx kan Salgspris pr. time variere afhængig af om Salgsaftale er Standard eller fx Socialministeriet. Felterne Salgsaftale, Salgspris pr. time og sammenhængen mellem Salgsaftale og Salgspris pr. time skal vedligeholdes i systemet af en bruger med administrator rettigheder. 5. Feltet Antal arbejdstimer er et felt som der kan tastes et tal i. 6. Forsøger man at trykke Gem og luk uden at have udfyldt alle felterne skal der komme en fejlmeddelelse. Den skal være Opgaven kan ikke gemmes før alle felterne er udfyldt. Trykkes Luk lukkes opgaven uden at den gemmes. Krav 7.4 1. Trykkes på Gem og luk lukkes pop-up billedet, og der tilføjes en ny linie nederst på Stamdata fanebladet. 2. Overskrifterne skal være: Navn på opgave, Salgsaftale, Salgspris pr. time, Antal arbejdstimer og Salgspris i alt. Data til de fire første kolonner kommer fra det indtastede i pop-up billedet under Opret ny opgave. Data til Salgspris i alt kommer ved at gange Salgspris pr. time med Antal arbejdstimer. 3. Tilføjes flere opgaver skal disse tilføjes som nye linier under den første linie. I nedenstående skærmbillede er tilføjet fire opgaver. Læg mærke til at en opgave godt kan have en Salgspris pr. time på 0 kr. Dette bruges fx hvis UCC som egenfinansiering til et projekt lægger nogle ekstra timer i projektet gratis. Kravspecifikation ift. system Side 9

Krav 7.5 1. Trykkes på fanen Medarbejder fremkommer nedenstående skærmbillede. 2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Gem projekt er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Vælg Kravspecifikation ift. system Side 10

medarbejdere til projektet. Tryk herefter på fanen Allokering. 4. Drop-down menuen Afdelingsfilter skal være forudfyldt med den afdeling som brugeren tilhører. Da Carsten Loesch i dette tilfælde tilhører VU-Led&Org skal denne afdeling være forudfyldt, og kun medarbejdere fra denne afdeling vises nedenfor. Indholdet til drop-down listen i feltet Afdeling skal hentes fra Accostat. 5. Når der trykkes på et navn flyttes dette til højre kolonnen Medarbejdere på projektet. 6. Man skal kunne skrive bogstaver og få indsnævret antallet af medarbejdere i kolonnen Medarbejdere uden for projektet. Skrives der fx A indsnævres drop-down menuen til de navne der starter med A i nedenstående eksempel Allan Nielsen og Anita Monnerup Pedersen. 7. Der kan være situationer, hvor man endnu ikke kender navnene på de personer, som skal være allokeret til projektet. Dette tænker UCC løst ved at lave en Afdeling i stil med VU-Led&Org med fx navnet Ukendte. Data hertil hentes fra samme sted i Accostat som for resten af medarbejderne. Det kunne se ud som illustreret i nedenstående skærmbillede. Hver ukendt medarbejder får en * foran navnet. Dette gøres for at give en måde at udelukke disse navne fra at blive sendt til mtime. Krav 7.6 1. Trykkes på fanen Allokering fremkommer nedenstående skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 11

2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Gem projekt er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Tildel timebudget til hver medarbejder. Tryk herefter på fanen Budget. 4. I opgavelisten er alle navne og opgaver synlige. 5. Der er en kolonne med overskriften IMU. Her skal der være små afkrydsningsbokse ud for hvert medarbejdernavn, og det skal være muligt at sætte et lille kryds i boksen. 6. Der skal der komme en advarsel, hvis man forsøger at gå over på et andet faneblad uden at have fordelt alle timerne for hver opgave på medarbejderne. Det skal dog være muligt at gå videre, selvom man ikke har fordelt alle timerne. Dette er illustreret i nedenstående skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 12

Krav 7.7 1. Trykkes på fanen Budget fremkommer nedenstående skærmbillede, hvis man er logget på med rettigheden Øko-team eller Programleder. Kravspecifikation ift. system Side 13

2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Gem projekt er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Udarbejd budget. Tryk herefter på fanen Beskrivelse. 4. På fanen præsenteres de linier som er angivet i skærmbilledet ovenfor. 5. Alle grå felter må ikke kunne rettes. 6. Alle hvide felter skal der kunne skrives tal i. 7. Alle beregninger skal gennemføres så snart der tilføjes et tal. 8. Alle tal vises som heltal. Skrives der 2.537,50 kr. vises det som 2.538 kr. I selve beregningerne regnes dog med alle kommatal. 9. Data til sektionen Lønomkostning inkl. overhead hentes fra forskellige kilder. Fra fanen Allokering hentes navn og allokeret timeantal. Det allokerede timeantal skrives i kolonnen Arbejdstimer. Hvis der er en opgave der ikke har fået allokeret alle timer til medarbejdere, skal systemet selv generere en linie. Denne linie hedder først en * efterfulgt af navnet på opgaven og (ikke allokeret). I eksemplet var der en opgave med navnet Undervisning på 40 timer, hvoraf kun 30 timer var allokeret til Carsten Loesch. Systemet genererer derfor automatisk en linie med titlen * Undervisning (ikke allokeret). Denne linie bliver tildelt det timeantal, som ikke var blevet allokeret til opgaven. I dette eksempel får linien 40-30 = 10 timer, som skrives i kolonnen Arbejdstimer. At linien starter med * er for at sikre, at denne linie let kan sorteres fra, når data sendes til mtime. 10. Data til kolonnen Timeløn, Overhead og Omk. pr. time i sektionen Lønomkostning inkl. overhead Kravspecifikation ift. system Side 14

hentes også fra forskellige kilder. Hvis der er angivet en kendt medarbejder, hentes data fra en tabel i Accostat (se krav 20). Hvis der er angivet en ukendt medarbejder (i eksemplet ovenfor * Student (ukendt) hentes data til Timeløn, Overhead og Omk. pr. time fra samme tabel i Accostat (se krav 20). Hvis linien er en ikke allokeret linie er Timeløn, Overhead og Omk. pr. time lig 0. 11. Kolonnen Salgspris pr. time hentes fra prisen på opgaven, hvilket blev angivet under fanen Stamdata. Dette gælder for kendte medarbejdere, ukendte medarbejdere og de ikke allokerede timer. 12. Kolonnen Salgspris beregnes af systemet som Arbejdstimer gange Salgspris pr. time. 13. Kolonnen Omkostning beregnes af systemet som Arbejdstimer gange Omk. pr. time. 14. Medarbejderne står i alfabetisk rækkefølge. I eksemplet ovenfor står Anne Vagner Rasmussen således på den første linie, Carsten Loesch på den anden linie etc. 15. I sektionen Øvrige omkostninger er kolonnen I alt feltet lig med det tal, som bliver angivet i kolonnen I kroner. Dette gælder for alle linier på nær de to linier, som omhandler kilometergodtgørelse. 16. For linien Rejser og befordring (kilometergodtgørelse lav sats) gælder, at I alt feltet beregnes som tallet angivet i kolonnen Antal km ganget med den lave sats for kilometergodtgørelse. 17. For linien Rejser og befordring (kilometergodtgørelse høj sats) gælder, at I alt feltet beregnes som tallet angivet i kolonnen Antal km ganget med den høje sats for kilometergodtgørelse. 18. Den lave og høje sats for kilometergodtgørelse skal kunne angives i systemet af en bruger med administrator rettigheder. Satserne skal fra start stå til 2,10 for den lave sats og 3,80 for den høje sats. 19. Der er angivet et lille + ud for de enkelte omkostningslinier. Hvis man trykker på dette + åbnes en ny linie. Denne er underordnet den linie, hvis + der blev trykket på. Hvis en overordnet linie har fået en underordnet linie bliver feltet ud for den overordnede linie gråt, og bliver ikke længere mulig at skrive i. I stedet bliver feltet beregnet som summen af de underordnede linier. 20. Sektionen Lønomkostning inkl. overhead + øvrige omkostninger i alt er summen af tallet under I alt i sektionen Lønomkostninger inkl. overhead plus tallet under Øvrige omkostninger i alt i sektionen Øvrige omkostninger. 21. Sektionen Fortjeneste/rabat har som første linie Fortjeneste (+) / tab (-) på lønomkostning inkl. overhead. Denne linie beregnes som Salgspris minus Omkostning fra sektionen Lønomkostning inkl. overhead. 22. Den anden linie i sektionen er Fortjeneste (+) / tab (-) på partneradministration. Angives fx en fortjeneste på 10 pct. ved at angive 10 i kolonnen I pct. skal der tages 10 pct. af beløbet under Partnergennemstrømning. Resultatet skal skrives i I alt kolonnen. Angives et tal under I kroner skal dette beløb stå i I alt kolonnen. Skrives der fx 5.000 kr. (som i eksemplet nedenfor) skal dette tal også stå i I alt kolonnen. 23. Den tredje linie hedder Fortjeneste (+) / Rabat (-) på eget arbejde (dvs. ekskl. partnergennemstrømning). Angives fx 5 i kolonnen I pct. skal der tages 5 pct. af beløbet under Lønomkostning inkl. overhead + øvrige omkostninger i alt minus Partnergennemstrømning. I eksemplet nedenfor er regnestykket således 0,05 x (111.018 kr. 51.000 kr.) = 3.000,90 kr. Resultatet skal skrives i I alt kolonnen. Angives Kravspecifikation ift. system Side 15

et tal under I kroner skal dette beløb stå i I alt kolonnen. Skrives der fx 3.000 kr. skal dette tal stå i I alt kolonnen. 24. Linien Fortjeneste (+) / rabat (-) i alt er summen af de tre linier. 25. Linien UCC salgspris (inkl. 5partnergennemstrømning) beregnes som Lønomkostning inkl. overhead + øvrige omkostninger i alt plus Fortjeneste (+) / rabat (-) i alt. Nedenfor er et eksempel på et udfyldt budget. I eksemplet er tilføjet to linier under Køb af IT udstyr. 26. Der er til denne kravspecifikation vedlagt regnearket Bilag B2 Kravspecifikation ift. system v1.0 (regneark). I dette regneark findes alle beregninger til fanebladet Budget. Det er beregningerne i dette regneark der er gældende for kravspecifikationen. Der vil derfor i det følgende ikke være en gennemgang af beregningen for hvert felt. I stedet henvises til regnearket. 27. Havde man trykket på fanen Budget, og man var logget på som Projektleder, fremkommer nedenstående skærmbillede (vist med data indtastet frem for tomt). Kravspecifikation ift. system Side 16

28. VIGTIGT: Det der vises for personer logget ind som Projektleder er programmeringsmæssigt det samme som hvis man er logget ind som Øko-team eller Programleder. Der er kun to forskelle og de handler alene om selve visningen. Når man er logget ind som Projektleder er der følgende forskelle: o De tre kolonner Timeløn, Overhead og Omk. pr. time er skjulte. o Beløbet i kolonnen Omkostning ud for hver medarbejder i sektionen Lønomkostning inkl. overhead - vises ikke. Det er kun totalen under linien I alt der vises. o Begge dele er illustreret i skærmbilledet ovenfor. Krav 7.8 1. Trykkes på fanen Beskrivelse fremkommer nedenstående skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 17

2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Gem projekt er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Beskriv evt. projektet. Tryk herefter på fanen Filer. 4. Der er en fritekst boks med overskriften Beskrivelse af projektet. I boksen skal man kunne skrive alle tegn. Krav 7.9 1. Trykkes på fanen Filer fremkommer nedenstående skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 18

2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Gem projekt er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Upload evt. filer og links og tryk Gem projekt. Tryk herefter på fanen Fakturering. 4. Der er mulighed for at indsætte links til eksterne foldere samt for at vedhæfte filer. Links og filer vises så under overskriften Filer og links tilknyttet projektet. Herfra kan man få fat i folderne og dokumenterne samt slette dem igen. Et eksempel hvor link til en ekstern folder, og hvor et dokument er vedhæftet, er vist nedenfor. Kravspecifikation ift. system Side 19

5. Man skal kunne uploade alle typiske filer såsom Word, Excel, PowerPoint, PDF etc. 6. Hvis linket til en folder på et fællesdrev, er en folder som man under normale omstændigheder ikke har rettighed til at åbne, skal man heller ikke kunne åbne folderen via systemet. Krav 7.10 1. Trykkes på fanen Fakturering fremkommer nedenstående skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 20

2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Gem projekt er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Tilføj betalingsrater. Tryk herefter på fanen Stamdata. Skift status fra Oprettet til Sendt til Øko-team. 4. Under Planlæg betalingsrater er tre felter. I det første felt skal man kunne klikke og få en datovælger frem. I det næste felt skal man kunne skrive et tal. Det tredje felt er et fritekstfelt. Fra start er der under Salgspris i alt indsat salgsprisen på projektet (i eksemplet 126.403 kr.). Da der endnu ikke er indsat en betalingsrate er linien Difference (angivet med rødt) lig med salgsprisen. Når der indskrives data i de tre felter og trykkes på knappen Tilføj indarbejdes data nedenfor. I det følgende skærmbillede er et eksempel. Kravspecifikation ift. system Side 21

5. Som det fremgår ovenfor er der nederst på siden en fritekstboks, hvor man kan tilføje en fakturabeskrivelse. Krav 7.11 1. Vælger man (frem for at følge vejledningsteksten) at trykke på fanen Log fremkommer nedenstående skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 22

2. Øverst i skærmbilledet er gengivet navnet på projektet. I dette eksempel Kursus i ledelse. 3. Der er tre knapper nemlig Gem projekt, Opret ny opgave og Luk. Knappen Gem projekt er farvet, mens de andre to knapper ikke er farvede. Til højre for Luk knappen er der følgende tekst: Skriv evt. en tekst i ændringsloggen. Tryk herefter på fanen Stamdata. Skift Status fra Oprettet til Sendt til Øko-team. Logning (Option) Krav 7.12 4. Hvad kan logges og hvad koster det at tilføje disse logninger? 1. Går man tilbage til fanen Stamdata, trykker på feltet Status og flytter status fra 1. Oprettet til 2. Sendt til Øko-team fremkommer følgende pop-up: 2. Hvis man trykker på Luk lukkes pop-up en og status feltet står på 1. Oprettet. 3. Hvis man trykker på Send sendes følgende besked til den valgte medarbejder i Øko-teamet. Kravspecifikation ift. system Side 23

4. For en beskrivelse af krav til den proces motor, som skal styre hvad der sker ift. udsendelse af mails mv. ved ændring af feltet Status henvises til Krav 9. 5. Når man har ændret status fra 1. Oprettet til 2. Sendt til Øko-team skal hjælpeteksterne med rødt i toppen af siderne ikke længere vises. Krav 7.13 1. Når medarbejderen fra Øko-teamet trykker på linket i mailen åbnes det relevante projekt i systemet på fanen Stamdata. 2. Her udfylder Øko-team medarbejderen felterne Formål og angiver Ja eller Nej til moms via de to radio buttons. 3. Når medarbejderen ændrer Status feltet fra 2. Sendt til Øko-team til 3. Afventer programleder fremkommer følgende pop-up: Kravspecifikation ift. system Side 24

4. Hvis man trykker på Luk lukkes pop-up en og status feltet står på 2. Sendt til Øko-team. 5. Hvis man trykker på Send sendes følgende besked til den valgte programleder med cc til projektlederen og den valgte studieadministrative kontaktperson. Krav 7.14 1. Når programlederen trykker på linket i mailen åbnes det relevante projekt i systemet på fanen Stamdata. 2. Her checker programlederen projektet. Når programlederen ændrer Status feltet fra 3. Afventer programleder til 4. Tilbud godkendt fremkommer følgende pop-up: 3. Hvis man trykker på Luk lukkes pop-up en og status feltet står på 3. Afventer programleder. 4. Hvis man trykker på Send sendes følgende besked til projektlederen, Øko-team kontakten og Studieadm. kontakten: Kravspecifikation ift. system Side 25

Krav 7.15 1. Uden for systemet indgås en kontrakt som scannes. 2. I Navision (dvs. uden for systemet) oprettes projektet og der fås hermed et Projekt nr.. 3. Øko-team kontakten logger ind på projektet og udfylder feltet Projekt nr. med Navision projektnummeret. Samtidig udfyldes feltet Kundens EAN nr.. Derudover vedhæftes kontrakten under fanen Filer, hvis denne er underskrevet (ellers gøres dette senere). 4. Når Øko-team kontakten ændrer Status feltet fra 4. Tilbud godkendt til 6. Aktiv fremkommer følgende pop-up: 5. Hvis man trykker på Luk lukkes pop-up en og status feltet står på 4. Tilbud godkendt. 6. Hvis man trykker på Send, sendes følgende besked til projektlederen. Kravspecifikation ift. system Side 26

7. Derudover skal der til alle personer, som er allokeret til projektet, sendes følgende mail: 8. Der skal desuden sendes følgende mail til de personer, som har rollen IMU kontrakt ansvarlig. Mailen sendes kun til personen, hvis der i projektet findes medarbejdere under fanen Allokering som har et kryds ud for sig i boksen IMU. Kravspecifikation ift. system Side 27

9. Der skal desuden sendes data fra systemet til mtime, således at de valgte medarbejdere i projektet får oprettet projektet korrekt i mtime. 10. Skulle der være ukendte medarbejdere (se mere under krav 7.5) tilknyttet projektet, skal disse ikke oprettes i mtime. Der skal i stedet komme en meddelelse til projektlederen om, at der stadig mangler at blive tildelt medarbejdere til projektet. Når disse bliver tilføjet projektet, skal de på dette tidspunkt have oprettet projektet i mtime. 11. Skulle tilbuddet være blevet afvist vil Øko-team kontaktpersonen i stedet rette feltet Status til 5. Tilbud afvist. Systemet skal så sende nedenstående mail til programlederen, projektlederen og den studieadministrative kontaktperson. Kravspecifikation ift. system Side 28

Krav 8 Krav 9 Når feltet Status ændres til Aktiv skal systemet gemme denne version af projektet. Denne skal bl.a. anvendes ifm. diverse rapporter herunder rapporten Efterkalkulation. UCC ønsker selv at kunne tilføje og slette modtagere af de mails der udsendes af systemet. UCC ønsker desuden selv at kunne ændre i de mail tekster, som systemet udsender. UCC har ikke beskrevet, hvordan ændringer i projektet efter status er valgt til 6. Aktiv skal håndteres. Det skyldes, at UCC ønsker en fleksibel proces motor leveret som en del af system komplekset. Herigennem skal UCC selv kunne ændre på trinnene i feltet Status, og ændre i de konsekvenser en sådan status ændring har. Det betyder at proces motoren ved levering har de beskrevne trin i feltet Status, de beskrevne beskeder, og de beskrevne e-mails mv. indbygget fra start, mens UCC selv kan ændre i proces trinnene senere hen. UCC er dog klar over at en sådan fleksibel proces motor kan være dyr. Det er således et krav, at tilbudsgiver beskriver den proces motor, som tilbudsgiver vil levere ifm. denne opgave. Skulle tilbudsgiver vælge at hardkode procestrinnene, således at de kun kan ændres af tilbudsgiver, skal dette fremgå af tilbuddet. Vælger tilbudsgiver at byde med en hardkodet løsning, skal det som option fremgå, hvad en fleksibel proces motor vil koste ekstra. Krav 10 I det følgende beskrives kravene ifm. oprettelse af projekter projekttypen IDV Kurser/konf. < 30 timer. Det er kun de forskelle de er i oprettelsen ift. projekttypen IDV Standard der beskrives. 1. Hvis man under fanen Stamdata har valgt IDV Kurser/konf. < 30 timer, og trykker på fanen Budget, skal følgende skærmbillede komme frem, hvis man er logget ind med rettigheden Øko-team eller Programleder : 2. Linierne ned til og med Løn + øvrige omkostninger i alt er de samme som beskrevet tidligere. Kravspecifikation ift. system Side 29

3. Under sektionen Indtægter er der en linie benævnt Antal deltagere. Her skal man kunne skrive et tal i det hvide felt. 4. Under sektionen Indtægter er der en linie benævnt Deltagerbetaling pr. person. Her skal man kunne skrive et tal i det hvide felt. 5. Linien Deltagerbetaling i alt skal beregnes som Antal deltagere x Deltagerbetaling pr. person. 6. Linien Rabat (-) skal kunne angives i både procent og kroner. Beregningen er vist i regnearket som er sendt sammen med denne kravspecifikation. 7. Linien Indtægter i alt er summen af Deltagerbetaling i alt og Rabat (-). 8. Linien Fortjeneste (+) / tab (-) i alt skal beregnes som gjort i regnearket der fulgte med denne kravspecifikation. 9. Så længe der ikke er angivet et tal i både linien Antal deltagere og i Deltagerbetaling pr. person skal feltet ud for linierne Minimum deltagerantal for lige at få overskud og Alternativ deltagerbetaling for lige at få overskud være sorte. 10. Nedenfor er et eksempel, når felterne er udfyldt. 11. For en gennemgang af de bagvedliggende beregninger henvises til regnearket som er sendt til tilbudsgiver sammen med denne kravspecifikation. 12. Hvis man er logget på med rettigheden Projektleder er beregningerne helt de samme, som når man er Kravspecifikation ift. system Side 30

logget på med rettigheden Øko-team eller Programleder. Visningen er dog anderledes på to måder (lige som tidligere i denne kravspecifikation): De tre kolonner Timeløn, Overhead og Omk. pr. time er skjulte. Beløbet i kolonnen Omkostning ud for hver medarbejder i sektionen Lønomkostning inkl. overhead - vises ikke. Det er kun totalen under linien I alt der vises. Begge dele er illustreret i skærmbilledet nedenfor, idet der endnu ikke er indtastet data. 13. Når data er indtastet ser skærmbilledet ud som vist nedenfor: Kravspecifikation ift. system Side 31

Krav 11.1 I det følgende beskrives kravene ifm. oprettelse af projekter projekttypen Åben Uddannelse. Det er kun de forskelle de er i oprettelsen ift. projekttypen IDV Standard der beskrives. 1. Hvis man under fanen Stamdata vælger projekttypen Åben Uddannelse skal følgende skærmbillede komme frem: 2. Når man vælger projekttypen Åben Uddannelse skal der fremkomme to ekstra felter nemlig Takst og ECTS. Indholdet til drop-down listen i feltet Takst skal hentes fra en liste i systemet, som vedligeholdes af personer med administrator rettigheder. Feltet ECTS er et fritekstfelt. Kravspecifikation ift. system Side 32

Krav 11.2 1. Hvis man under fanen Stamdata har valgt Åben uddannelse, og trykker på fanen Budget, skal følgende skærmbillede komme frem, hvis man er logget ind med rettigheden Øko-team eller Programleder : 2. Der er fremkommet en linie der hedder Taxameter. Denne skal systemet automatisk udfylde med STÅ og Takst. 3. Alle andre linier beregnes som tidligere. 4. Nedenfor er et eksempel hvor Budget fanebladet er udfyldt: Kravspecifikation ift. system Side 33

5. Alle beregninger er som tidligere. 6. Hvis man er logget på med rettigheden Projektleder er beregningerne helt de samme, som når man er logget på med rettigheden Øko-team eller Programleder. Visningen er dog anderledes på to måder (lige som tidligere i denne kravspecifikation): De tre kolonner Timeløn, Overhead og Omk. pr. time er skjulte. Beløbet i kolonnen Omkostning ud for hver medarbejder i sektionen Lønomkostning inkl. overhead - vises ikke. Det er kun totalen under linien I alt der vises. Begge dele er illustreret i skærmbilledet nedenfor, idet der endnu ikke er indtastet data. Kravspecifikation ift. system Side 34

7. Nedenfor er et eksempel hvor Budget fanebladet er udfyldt: Kravspecifikation ift. system Side 35

8. Alle beregninger er angivet i det tilsendte regneark. Projekter Kopier projekt Krav 1. Option: 12 Via undermenuen Kopier projekt skal man som bruger kunne kopiere et projekt. Denne funktionalitet skal bruges til hurtigt at oprette et nyt projekt, ved at kopiere et eksisterende projekt og tilrette dette. Rapporter Projekt Overordnet Krav 1. Når man trykker på Projekt- Overordnet i venstremenuen kommer man til nedenstående 13 skærmbillede. Kravspecifikation ift. system Side 36

2. Feltet Projektleder er forudfyldt med det navn man er logget ind med, og alle de projekter som denne person er projektleder for skal vises. 3. Man skal kunne lade Projektleder feltet være tomt. Så skal alle projekter hentes. 4. Feltet Status skal være forudfyldt med Alle. Man skal kunne afgrænse til de forskellige procestrin. 5. Feltet Fritekstsøgning skal virke som angivet tidligere, idet der dog skal tages hensyn til om feltet Projektleder og Status er udfyldt eller ej. 6. Overskrifterne i rapporten skal være Projektnavn, Kundenavn, Projekttype, Status, Startdato, Slutdato og Projektleder. 7. Projekterne skal sorteres således at projektet med den nyeste startdato står øverst. 8. Trykker man på Vis projekt ud for fx projektet Ledelse i centrum skal man komme til følgende skærmbillede: Kravspecifikation ift. system Side 37

9. Under sektionen Timer vises én linie nemlig Timer i alt. I denne er summeret alle timerne fra alle personerne på projektet. 10. Kolonnen Oprindeligt budget skal angives de timer som var tildelt projektet, da det blev gjort aktivt. 11. Kolonnen Nuværende budget skal angive de timer som er tildelt projektet den seneste gang projektet blev gemt. 12. Kolonnen Realiseret skal angive de timer som er blevet godkendt i mtime for alle de personer der har registreret tid på projektet. 13. Kolonnen Restbudget skal være en beregning af kolonnen Nuværende budget minus Realiseret. 14. Under sektionen Lønomkostninger inkl. overhead skal i kolonnen Oprindeligt budget skrives resultatet af følgende regnestykke: Oprindelig medarbejder 1 s Arbejdstimer på projektet x dennes Omk. pr. time + Oprindelig medarbejder 2 s Arbejdstimer på projektet x dennes Omk. pr. time + osv. for alle de medarbejdere der oprindeligt var på projektet. 15. I kolonnen Nuværende budget skal resultatet af følgende regnestykke skrives: Nuværende medarbejder 1 s Arbejdstimer på projektet x dennes Omk. pr. time + nuværende medarbejder 2 s Arbejdstimer på projektet x dennes Omk. pr. time + osv. for alle de medarbejdere der nu er på projektet. 16. I kolonnen Realiseret skal resultatet af følgende regnestykke skrives: Medarbejder 1 s godkendte timer på projektet i mtime x dennes Omk. pr. time + medarbejder 2 s godkendte timer på projektet i mtime Kravspecifikation ift. system Side 38

x dennes Omk. pr. time +.. for alle de medarbejdere som har fået godkendt timer på projektet i mtime. 17. Kolonnen Restbudget er Nuværende budget minus Realiseret. 18. Under sektionen Øvrige omkostninger skal data til kolonnen Oprindeligt budget hentes fra projektet da det blev gjort aktivt. 19. Kolonnen Nuværende budget skal angive de udgifter som er tildelt projektet den seneste gang projektet blev gemt. 20. Kolonnen Realiseret skal hentes fra Navision via projektets Projekt nr.. 21. Kolonnen Restbudget skal være en beregning af kolonnen Nuværende budget minus Realiseret. 22. Under sektionen Indtægter i alt skal data til kolonnen Oprindeligt budget hentes fra projektet da det blev gjort aktivt. 23. Kolonnen Nuværende budget skal angive de indtægter som er tildelt projektet den seneste gang projektet blev gemt. 24. Kolonnen Realiseret skal hentes fra Navision via projektets Projekt nr.. Her skal beløbet fra de afsendte fakturaer hentes og vises. 25. Kolonnen Restbudget skal være en beregning af kolonnen Nuværende budget minus Realiseret. 26. I sektionen Fortjeneste (+) / tab (-) skal i kolonnen Oprindeligt budget angivet den fortjeneste/tab som var beregnet i projektet, da det blev gjort aktivt. Kolonnen Nuværende budget skal vise den fortjeneste/tab der er beregnet i den nuværende version af projektet. Dette gøres i henholdsvis kroner og i pct. 27. Rapporten skal via et ikon kunne udskrives (ikke vist i skærmbilledet). Rapporter Projekt - Deltaljeret Krav 1. Når man trykker på Projekt- Detaljeret i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 14 Dette er det samme som fremkommer under Projekt Overordnet. Kravspecifikation ift. system Side 39

2. Trykker man på Vis projekt ud for fx projektet Ledelse i centrum skal man komme til følgende skærmbillede: 3. Kolonerne fungerer på samme måde som i rapporten Projekt Overordnet. 4. Grundlæggende viser den detaljerede rapport hver enkelt postering på projektet. Under Timer vises de enkelte medarbejdere. Under Indtægter vises alle de betalte fakturaer der er blevet bogført på projektet. Under Udgifter vises hver enkelt postering som er bogført på projektet i Navision. Dette er Kravspecifikation ift. system Side 40

illustreret i ovenstående skærmbillede. 5. Rapporten skal via et ikon kunne udskrives (ikke vist i skærmbilledet). Rapporter - Portefølje Krav 1. Når man trykker på Portefølje i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 15 2. Hvis man er programleder vises i feltet Programleder ens eget navn. Hvis man ikke er programleder vises den programleder som man hører under. 3. Felterne Projektleder, Kundenavn, Status og Projekttype er alle forudfyldt med Alle. Her skal man kunne vælge de forskellige drop-downs der findes, og hermed begrænse hvilke projekter der vises. 4. Overskrifterne skal være Kundenavn, Projektnavn, Status, Timebudget, Timeforbrug, Øk. budget, Øk. forbrug og Projektleder. 5. Projekterne der vises skal være sorteret alfabetisk på Kundenavn. 6. Timebudgettet skal vise det senest gemte timebudget. Timeforbrug skal vise de timer som er godkendt i mtime på projektet. 7. Øk. budget skal vise det senest gemte budget. Øk. forbrug skal vise de udgifter som er konteret på projektet i Navision. 8. Hvis Timeforbrug overstiger Timebudget, skal dette markeres med rødt som angivet i skærmbilledet ovenfor. 9. Hvis Øk. forbrug overstiger Øk. budget, skal dette markeres med rødt som angivet i skærmbilledet ovenfor. 10. Rapporten skal via et ikon kunne udskrives (ikke vist i skærmbilledet). Kravspecifikation ift. system Side 41

Rapporter Rabatter Krav 1. Når man trykker på Rabat/ fortjeneste i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 16 2. Sorteringsfelterne skal fungere som i rapporten Portefølje. 3. Der skal være følgende overskrifter: Kundenavn, Projektnavn, Status, Salgspris, Rabat/fortj. og Projektleder. 4. Projekterne der vises skal sorteres alfabetisk efter Kundenavn. 5. I feltet rabat skal indsættes beløbet under feltet: Hvis IDV Standard : Fortjeneste / rabat i alt Hvis IDV Kurser/konf. < 30 timer : Fortjeneste Hvis Åben uddannelse : I alt (under Fortjeneste) 6. Hvis rabatten er positiv (dvs. at projektet er solgt dyrere end omkostningerne) skal der markeres med grønt som angivet i skærmbilledet ovenfor. Hvis rabatten er negativ (dvs. at projektet er solgt billigere end omkostningerne) skal der markeres med rødt som angivet i skærmbilledet ovenfor. 7. Rapporten skal via et ikon kunne udskrives (ikke vist i skærmbilledet). Rapporter - Fakturering Krav 1. Når man trykker på Fakturering i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 17 Kravspecifikation ift. system Side 42

2. Der skal hentes alle de projekter som har status 6. Aktiv. 3. I feltet Fritekst søgning skal man kunne skrive alle tegn. Når der trykkes Enter skal søgningen igangsættes. 4. I felterne Fakturadato Fra og Fakturadato Til skal man kunne angive datoer ved hjælp af en datovælger. Kun de fakturaer der er inden for det angivne interval skal hentes. Begge felter skal starte med at være tomme. 5. Overskrifterne skal være Fakturadato, Fakturabeløb, Faktureret, Fakturanr., Salgspris, Attention, Kundenavn, Projektnavn og Projekt nr.. Linierne skal være sorteret efter Projekt nr., hvor det laveste nummer står øverst. 6. Fakturadato, Fakturabeløb og Attention hentes fra fanen Fakturering under hvert projekt. Data til Faktureret og Fakturanr. hentes fra Navision via Projekt nr.. Salgspris hentes fra fanen Budget under hvert projekt. Kundenavn, Projektnavn og Projekt nr. hentes fra fanen Stamdata under hvert projekt. 7. Hvis man trykker på knappen Fakturatekst vises følgende pop-up: Kravspecifikation ift. system Side 43

8. Den pop-up der vises hentes fra det tilsvarende felt i projektet under fanen Fakturering. 9. Rapporten skal via et ikon kunne udskrives (ikke vist i skærmbilledet). Her skal fakturateksten indarbejdes så den indgår i rapporten. Rapporter - Færdiggørelsesgrad Krav 1. Når man trykker på Færdiggørelsesgrad i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 18 2. Her skal man i feltet Færdiggørelsesgrad pr. dato kunne klikke i feltet og via en datovælger kunne vælge en dato. 3. Feltet Programleder skal være forudfyldt med Alle. Man skal kunne vælge programlederes navne i drop-down menuen. 4. Feltet Projekttype skal være forudfyldt med Alle. Man skal kunne vælge alle projekttyperne i dropdown menuen. 5. Overskrifterne er Kundenavn, Projektnavn, Timeforbrug, Timebudget, Færdiggørelsesgrad, Salgspris, Beregnet indtægt og Slutdato. 6. Når der er indskrevet en dato og der trykkes på knappen Kør rapport møder man følgende skærmbillede: Kravspecifikation ift. system Side 44

7. Linierne er sorteret alfabetisk ud fra Kundenavn. 8. I kolonnen Timeforbrug vises det godkendte antal timer fra mtime. Den dato der er angivet i feltet Færdiggørelsesgrad pr. dato afgør, hvilke godkendte timer det medtages fra mtime, idet kun timer der er godkendt pr. denne dato skal medtages. 9. I kolonnen Timebudget vises det senest gemte timebudget. 10. Kolonnen Færdiggørelsesgrad beregnes som minimum af ( Timeforbrug / Timebudget ) * 100 og tallet 100. Herved kan færdiggørelsesgraden maksimalt være 100 pct. også selvom det faktiske timeforbrug overstiger timebudgettet. 11. I kolonnen Salgspris vises projektets salgspris. 12. I kolonnen Beregnet indtægt vises resultatet af beregningen ( Færdiggørelsesgrad * Salgspris ) / 100. 13. I kolonnen Slutdato vises projektets slutdato. 14. Rapporten skal via et ikon kunne udskrives (ikke vist i skærmbilledet). Rapporter - Efterkalkulation Krav 1. Når man trykker på Efterkalkulation i venstremenuen kommer man til nedenstående skærmbillede. 19 Kravspecifikation ift. system Side 45

2. Det er muligt at indtaste et Projekt nr. og trykke på knappen Kør rapport. Gør man dette får man følgende rapport, hvis projekttypen er IDV Standard : 3. Data til kolonnen Oprindeligt budget kommer fra den version der blev gemt da man aktiverede projektet. 4. I ovenstående eksempel valgte man at åbne projektet for at give partneren 4.000 kr. mere i betaling uden at kunden skulle betale ekstra. Hermed faldt fortjenesten med 4.000 kr. Dette blev gemt under kolonnen Nuværende budget. Under kolonnen Realiseret viste det sig i eksemplet, at lønudgiften (beregnet som de faktiske timer på projektet fra mtime ganget med den medarbejders timeløn hentet fra en tabel uden for systemet) blev højere end budgetteret. Hermed blev Overhead (beregnet som de faktiske timer på projektet fra mtime ganget med denne medarbejders overhead pr. time hentet fra en tabel uden for systemet) også højere. Da Øvrige omkostninger (hentet fra Navision) også gik over budgettet endte projektet med at give et underskud på 565 kr. 5. Et eksempel på formler kan findes i regnearket. Kravspecifikation ift. system Side 46

6. Havde projekttypen været IDV Konf./kurser < 30 timer eller Åben uddannelse skal rapporten se ud som vist i nedenstående skærmbillede. 7. I det ovenstående eksempel vurderede man, at der ikke ville være så mange kursus deltagere som i det oprindelige budget. Man gik derfor ind og reducerede indtægterne, hvorved fortjenesten faldt til 9.231 kr. Man brugte dog reelt færre penge på løn (og dermed overhead) samt øvrige omkostninger. Derfor endte fortjenesten med at blive 15.727 kr. Realiserede indtægter hentes fra Navision. Realiserede lønudgifter beregnes ved at hente de faktiske timer for hver medarbejder i mtime og gange med lønudgiften pr. time for denne medarbejder (hentet fra en tabel uden for systemet). Overhead beregnes ved at hente de faktiske timer i mtime for hver medarbejder og gange med overhead udgiften pr. time. Øvrige omkostninger hentes fra Navision. 8. Et eksempel på formler kan findes i regnearket. Generelt om rapporter Krav Af krav 5, underpunkt 11 er oplistet de ønskede rapporter: Projekt Overordnet, Projekt Detaljeret, 20 Portefølje, Rabat / fortjeneste, Fakturering, Færdiggørelsesgrad og Efterkalkulation. Ordregiver formoder der er et vist overlap på rapporterne Projekt Overordnet og Projekt detaljeret hvorfor disse evt. kan tilbydes i anden form. Ligeså formoder Ordregiver at rapporten Efterkalkulation, kan være meget omfangsrig og omkostningstung, hvorfor denne evt. kan tilbydes i flere variationer. Roller og rettigheder Krav 21 1. Alle medarbejdere i UCC skal oprettes i systemet, så de kan modtage e-mails fra systemet, og have kigge adgang i systemet. 2. Der skal oprettes et antal brugere med rollen Projektleder (for antal se krav 24). 3. Der skal være følgende yderligere roller, som man kan blive tildelt af en administrator: Programleder Øko-team kontakt IMU kontrakt ansvarlig Administrator 4. Medarbejdere i UCC med rollen Programleder og Øko-team kontakt ser lidt flere informationer end Kravspecifikation ift. system Side 47