Kommunens Budgetredskab til SAPA - projekt Lars Duval, KOMBIT Thor Herlev Jørgensen, Lyngby-Taarbæk Kommune 10. juni 2014
Forudsætninger Afgrænsning Der er taget udgangspunkt i erstatning for KMD Sag dvs. ikke en udvidet version Kommunerne kan selv medtage flere omkostninger til snitflader, men så er der tale om en udvidet version af SAPA sammenlignet med KMD Sag. Kommunens eget ansvar Redskabet er blot til input Det er kommunens eget ansvar at forholde sig til tallene. Tallene afgøres af den enkelte kommunes ambitionsniveau på det pågældende område. Udfordringer Tilgængelighed. Ensartethed ifht. andre monopolbrudssystemer: KY/KSD vs. SAPA særheder. Udeståender - Snitfladeanskaffelse og driftsomkostninger. - Flytning af sager. Status/ nye versioner Der vil komme nye versioner Næste version i Q3 med fokus på snitfladeudgifter, og flytning af sager.
Generelt om redskabet Redskabet Udgangspunkt i en gennemsnitskommune (55.000 indbyggere). Indhold Estimater for udgiftsposter forbundet med at få forberedt og gennemført implementeringen af SAPA. Nogle poster indeholder ikke estimater, men er medtaget for at gøre kommunen opmærksom på, at der er en udgift forbundet med denne aktivitet. Redskabet indeholder forslag til gevinster, der kan medtages, hvis udgiftsposterne skal holdes op imod forventede gevinster.
Indholdet i redskabet - Udgifter Medtaget - Ud af KMD Sag (EXIT, Move Out, Forberedelse og Implementering). - Ind i SAPA (Get In, Forberedelse og implementering). Ikke medtaget - Investeringer i nye forretningsapplikationer, (inkl. implementering). - Gevinster Medtaget - Besparelser ifht. KMD. - Besparelse ifht. hvis kommunen selv skulle gennemføre KMD Sag udbud. Ikke medtaget - Gevinster ifht. effektivisering/ arbejdsgange.
Indhold i udgiftsposterne Ud af KMD-SAG (EXIT, Move Out) Ind i SAPA (Get In) Exit strategi - Screening af områder - Kortlægning af sagsområder - Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier - Prioritering Exit planlægning: - Planer for flytning Exit: eksekvering: - Oprydning i sager - Flytning af sager - Flytning af brugere: - Uddannelse - Licenser - Tilpasning af løsning - Snitflader - Overordnet projektledelse - Projektledelse - Koordinering med monopolbrud - Netværksdeltagelse - System- og kontraktoverblik - Udbudsplan - ESDH-strategi. og anskaffelser (systemer + snitflader) - Gevinstplan og ressourceestimering - Ændring af arbejdsgange - Teknisk forberedelse - Brugeropsætning og konfigurering - Test - Uddannelse i SAPA 5
6 Case Lyngby-Taarbæk (Intro)
Budgetberegningsredskab Konkret behov? I LTK har vi et behov for at redegøre for projektets samlede etablerings- og driftsomkostninger samt forventede gevinster i forhold til forretningsudbytter. I forhold til gevinster er ambitionen at opgøres såvel økonomiske som andre forretningsudbytter. Dette gøres for at give et så balanceret billede som muligt. Vi ser BC som et vigtigt opfølgningsgrundlag, der afspejler den måde udgifter og besparelser indpasses i forhold til kommunens bevillingsstruktur. Business casen er hos os et dynamisk dokument, som kommunens programleder i samarbejde med projektlederen,har ansvar for at opdatere efterhånden som projektet skrider frem. 7
Introduktion Baggrund Drejebog understøtter kommunernes forberedelse Afregning Udrulning af SAPA periodisering af beløb i redskabet Opsigelse af kontrakt på KMD Sag og Sag Journal Næste version Generelt input til den kommunale Business Case Instruktion Indhold Estimaternes natur Metode Forberedelse Implementering Gevinster Værktøj (Regneark) Start, Samlet opgørelse, Forberedelse, Oprydning i sager, Snitflader, Tilpasning og licenser, Implementering, Gevinster 8
9 Case Lyngby-Taarbæk (Baseline)
Case Lyngby-Taarbæk (Snitfladebehov) 10 11.6.2014
Case Lyngby-Taarbæk (m. ESDH) 11