FOOD KNOW HOW En guide til valg af ERP Hvordan ERP kan forbedre effektivitet og samarbejde i forsyningskæden 34 KRITISKE SPØRGSMÅL I skal stille jer selv ved valg af ERP-løsning DEN RETTE LØSNING Læs eksperternes synspunkter og gode råd HØR MERE OM udfordringerne, eksperterne og dine kolleger Afskaf flaskehalse og optimér forretningen!
7 MÅDER AT FORBEDRE EFFEKTIVITET OG SAMARBEJDE I FORSYNINGSKÆDEN 1: Styring af fordærvelige varer gennem fødevarens værdikæde 2: Minimering af produktionsstop til optimering af færdig produktion 3: Nedbringelse af manuel og dobbelt registrering og sikring af én kilde til fakta 4: Forbedring af synlighed, kontrol og planlægning 5: Optimering af samarbejdet i forsyningskæden inden for organisationen og med samhandelspartnere 6: Styring af flere produktionssteder og variable processer 7: Kontrol af produkter med flere måleenheder, Catch Weight og emballerede lagerenheder LÆS OM EKSPERTERNE, DINE KOLLEGER OG DE VIRKELIGE UDFORDRINGER I FØDEVAREINDUSTRIEN En af de vigtigste udfordringer for mange fødevareproducenter og -distributører er effektiv implementering og anvendelse af et ERP-system til styring af virksomheden. I fødevareindustrien stiller forretningsprocesserne krav til unikke softwarefunktioner til håndtering af nøgleopgaverne. Det beskriver vi nærmere i denne serie af forbedringsguider. FRA JORD TIL BORD Indsatspunkterne i en virksomhed afhænger af, om fokus er på udbuds- eller efterspørgselssiden af værdikæden, eller på begge. Med sit dybe engagement i fødevareindustrien kan Columbus hjælpe dig til at opnå væsentlige fordele gennem optimering af forretningsløsninger og -processer. I vores fødevare-guides har vi også trukket på erfaringer og rådgivning fra kunder og andre eksperter. I denne guide sætter vi fokus på forbedring af driftseffektivitet og samarbejde i forsyningskæden. Læs også vores andre guides: Forbedring af virksomhedens synlighed og resultater og Forbedring af kvalitetskontrol og fødevaresikkerhed. Virksomheder i den første del af værdikæden med vægt på udbudssiden har ofte fokus på at styre bredden i udbuddet af råstoffer og producere en ensartet og stabil kvalitet, hvorimod de efterspørgselsorienterede virksomheder vil fokusere på komplette ordrer, styring af rabatter, branding og introduktion af nye produkter, emballageløsninger og præsentation af varen over for slutkunden som sidste del af forsyningskæden. Udbuds- og efterspørgselsorienterede virksomheder kan have meget forskellige forsyningskæder og krav til ERPsystemerne.
1-2: Styring af fordærvelige varer gennem fødevarens værdikæde Udbudsorienterede virksomheder skal kunne håndtere råvarer under variable forhold med hensyn til kvalitet, kvantitet, størrelse og tidsplanlægning for at kunne producere en ensartet kvalitet. Processerne kan ofte føre til uventede resultater og uønskede biprodukter, som den rigtige løsning kan hjælpe Rigas Piensaimnieks SIA Letland FØRHEN VAR ALT EN SORT BOKS! Minimering af produktionsstop og optimering af færdig produktion Produktionsstop skal altid minimeres. I stort omfang kan nedbrud forhindres med korrekt vedligeholdelse af produktionsudstyret og en god EAM/CMMS-applikation for at øge effektivitet og produktionsmængde. Dr. Scott Hamilton Global Industry Lead Food, Columbus OPTIMERING AF PRODUKTIONSRÆKKEFØLGE Optimal rækkefølge kan typisk forbedre produktionsvolumen med 10% eller mere. med at tage højde for med hensyn til produktionsplan, Produktionsskift er uundgåelige, særligt i fødevareindustrien, tidsplan og endelige produktomkostninger. Vi kendte slutproduktionen, men ikke alle mellemtrinene. Nu kan vi spore et batch hele vejen fra leverandøren gennem produktion, emballering hvor man almindeligvis planlægger produktionernes rækkefælge efter faktorer som allergener, smag og pakningsstørrelse. Den rigtige løsning tilbyder rækkefølgeplanlægning > > Kender I slutproduktets egentlige omkostning og distribution helt frem til, hvor den bliver solgt som en avanceret planlægningsfunktion, og det giver > > Hvor meget mister I på grund af varer, der har overskredet sidste salgsdato > > Kan I tage højde for produktionstab - udbytte, rester, spild > > Hvad koster uplanlagte returvarer og rabatter > > Kan I styre sidste salgsdato og krav om restlevetid til slutkunden. store gevinster i produktionsmængden. > > Er I i stand til at minimere omstillinger gennem STABIL DRIFT ER KODEORDET Vores virksomhed kører i døgndrift. Det er alt for dyrt for os, når produktionsanlægget er nede, og personalet står og venter. ved forsendelse til kunder, der stiller krav hertil > > Er I i stand til at styre genanvendelse og omarbejdning optimering af produktionsplanlægningen > > Har I et brugervenligt grafisk planlægningsværktøj > > Har I de rigtige værktøjer til planlægning af Derfor er stabil drift helt afgørende for at gøre vores produktion mere effektiv. korrigerende og forebyggende vedligehold 4 5
3: Nedbringelse af manuel og dobbelt registrering og sikring af én kilde til fakta Fødevarevirksomheder er ofte underlagt strenge krav til rapportering på grund af fødevarelovgivning, og derfor er > > Kan I tilbageføre almindelige varer > > Kan I medtage faktiske omkostninger i produktionen Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė UAB INGMAN ledai Isproducent, Litauen Josh Sanders Sea Breeze Drikkevareproducent, USA det vigtigt at reducere mængden af indtastning og sam- til en præcis omkostningsberegning tidig altid have alle relevante data til rådighed. > Har I automatisk godkendelses-/afvisningsfunktion i NEDBRINGELSE AF MANUELLE OG LOGISK INFORMATIONSFLOW kvalitetsstyringen DOBBELTE REGISTRERINGER Der er flere områder, hvor manuelle procedurer kan nedbringes. I Indkøb kan vi bruge godkendte leverandørlister til at generere købsordrer. I Varemodtagelsen kan vi anvende et tæt integreret trevejsmatch og et kvalitetskontrolsystem. I Produktionen kan vi understøtte løbende transaktioner og reservere batchnumre automatisk ud fra FEFO-politikker, og ved forsendelse kan vi > > Tillader jeres systemer integreret dataopsamling > > Kan jeres system let integreres med PLC er > > Kan I publicere alle nødvendige økonomi-transaktioner uden brugerinteraktion > > Er I integreret med samhandelspartnerne via EDI ER ALLERVIGTIGST Vi analyserer den enkelte medarbejders arbejdsgange, rapporterer unødvendige gentagelser og planlægger, hvordan dobbeltregistrering kan undgås. Tidligere førte vi registreringer vedrørende udstyr og reparationer manuelt. Kunderne ringede ind døgnet rundt vedrørende reparation af drikkevareautomater, og vores serviceleder havde en bunke arbejdssedler, der skulle udleveres til vores serviceteknikere. sende som plukket eller med integreret dataopsamling på lageret. En applikation, der er dedikeret til fødevareproduktion, registrerer batchnumre, faktiske omkostninger, produktionsresultater og faktiske forsendelsesdata med en minimal manuel indsats og indtastninger. Rigas Piensaimnieks SIA Letland VI ØNSKER EN ENDNU STØRRE GRAD AF LAGERSTYRING Derudover sikrer vores system, der producerer rapporterne, at data kun indtastes én gang. Maido Solovjov Valio Eesti AS Estland Nu er det hele lagt ind i systemet. Serviceordren kommer automatisk op på servicelederens skærm, og resultatet er, at han kan videregive opgaverne til teknikerne meget hurtigere og med færre fejl. Vi ønsker at gå endnu et skridt videre og sende ordrerne direkte ud til serviceteknikernes mobilskærme. Det er lykkedes os at øge effektiviteten væsentligt, siden vi har automatiseret produktion, indkøb, ALT FOREGIK MANUELT > > Har I automatisk batchnummertildeling baseret på FEFO, der overflødiggør indtastning af batchnumre flytning af varer mellem lagre, etc. Produktudtag er stadig papirbaseret, men vi ønsker at indføre en onlinefunktionalitet for at Det var meget tidskrævende og også dyrt, fordi nogle opgaver blev registreret med fejl og måtte registreres om. > > Får I automatisk statusopdateringer på undgå fejl og opnå en endnu bedre styring af materialer, når udløbsdato er nået vores lagerprocesser. 6 7
4: Forbedring af synlighed, kontrol og planlægning Nogle fødevarevirksomheder er push-styrede og skal planlægge produktion og tidsplaner efter indgående råvarer, og derefter tilpasse sig den faktiske efterspørgsel. ERP og forsyningskædekomponenter skal kunne håndtere både push og pull efterspørgselskæder. Med den rigtige løsning får I mulighed for at maksimere lønsomme Over 70% af fødevarevirksomhederne vurderer avanceret planlægning, tidsplanlægning og præcise efterspørgselsestimater som de vigtigste ERP-funktioner. (ERP Plus in Process Industries Aberdeen Group) Kun 19% af fødevarevirksomhederne har fuldt automatiserede løsninger til avanceret produktions- og tidsplanlægning. Over 70% benytter en kombination af systemautomatisering, regneark og manuelle processer. (ERP Plus in Process Industries Aberdeen Group) afledte produkter og minimere biprodukter. > > Kan I planlægge produktion, tidsplan og omkostninger ved at regne bagud og maksimere indtjeningen Over 60% af fødevarevirksomhederne vurderer lageroptimering som en af de vigtigste ERP-funktioner. (ERP Plus in Process Industries Aberdeen Group) > > Kan I styre både eweight og Catch Weight produkter > > Har I en opdelingsprocedure til proteinfremstilling, mejeri eller landbrug > > Kan I planlægge produktion og tidsplan for afledte og værdiforøgede produkter Rigas Piensaimnieks SIA Letland ORDREBASERET PRODUKTION Før var der ingen afstemning mellem ordreindgang og produktion, og vi havde ikke adgang til data i realtid. Alle arbejdsgange var papirbaserede. Nu er vores produktion ordrebaseret, og i fremtiden arbejder vi også på at integrere produktionsestimater. 8 9
5: Optimering af samarbejdet i forsyningskæden inden for organisationen og med samhandelspartnere Fødevarevirksomheder skal ofte håndtere fordærvelige varer både i råvarelagre, produktionsprocessen og på færdigvarelagre. Forskellige tiltag kan forlænge holdbarheden, som f.eks. når mejerivirksomhederne vælger at dehydrere mælken, eller blot at kende udløbsdatoen kan være nok til at få produktionen til at anvende råvarerne i tide. Synlighed hvad angår holdbarheds- og udløbsdatoer for alle varegrupper kan spare en virksomhed for væsentlige beløb gennem hele fødevarens værdikæde. Kunderne kan stille krav om en vis holdbarhed, når varerne lander på deres hylder eller lagre, og med den rette løsning bliver det lettere at indfri forventningerne og undgå uplanlagte rabatter og utilfredse kunder, der står med udløbne varer. > > Tager ERP-systemets udregning af lageropfyldning højde for udløbsdatoer i lagerbeholdningen af en vare > > Kan I udvælge og reservere varer ud fra egenskaber på batchet > > Kan I se lagerbeholdning sorteret efter logiske parametre - Tilgængelig, På hold, Afvist, Inspektion, etc. > > Arbejder I med stærke materialer og har brug for at afveje partier > > Er jeres kundeservice i stand til at afsende produkter, der alle opfylder kundens krav til holdbarhedsdato ved ankomst > > Er jeres kvalitetsstyringssystem integreret med Indkøb, Varemodtagelse, Produktion, Forsendelser og Returvarer > > Har I en CAPA-proces til forbedring af processerne > > Hvordan vil I styre afvigende varer og Returvarer uden en velfungerende ERP-applikation DEN VIRKELIGE UDFORDRING ER ESTIMAT VERSUS FAKTISK BEHOV Vi har en planlægningsfunktion til udarbejdelse af estimater og fremskrivning af lagerbeholdning. Det er en cyklisk proces, og planlægningsfunktionen er nøglen til, at vi kan ramme præcis den rigtige lagerbeholdning. Produktionsstederne samarbejder ved at indlægge deres produktionskrav og overføre produkter mellem dem. Holdbarhed og fordærvelighed gør opgaven til en udfordring, men løsningen sikrer at der er styr på det. Josh Sanders Sea Breeze Drikkevareproducent, USA EFFEKTIVITET GENNEM LAGERSTYRING Vi anvender løsningen til at fastlægge, hvilke varer, vi skal have på lager, og i hvilke mængder. Med adgang til de rigtige oplysninger fra salgsordrer og tidligere efterspørgsel kan vi planlægge produktionen og styre lageret. Vi glæder os til snart at kunne foretage estimater og gå væk fra at have en konstant lagerbeholdning hen over året. Vi oplever en højere efterspørgsel i sommermånederne, og med månedsestimater kan vi blive mere effektive ved kun at have den nødvendige lagerbeholdning. 10 11
6-7: Styring af flere produktionssteder og variable processer Fødevarevirksomheder etablerer ofte deres produktion tæt på udbudet eller efterspørgslen, da det er vigtigt at holde distributionsomkostningerne nede, når man arbejder med varer med lav fortjenstmargin. Mange fødevarevirksomheder producerer de samme produkter flere steder i landet eller i flere lande, hvor adgang til råvarer eller forbrugernes præferencer kan variere, som f.eks. sødme (sukkerindhold) i ketchup. Da recepter/opskrifter, priser på ingredienser og indkøbspolitik altså kan variere fra region til region og leverandør til leverandør, vil man med den rigtige løsning være i stand til at styre flere produktionssteder med fabriksspecifikke ordreparametre, lagerpolitikker og produktionsrecepter. > > Kan I styre den samme vare på tværs af fabrikker med forskellige ordrepolitikker, realiserede omkostninger og lagerstyringspolitikker > > Kan I producere de samme produkter på forskellige fabrikker med forskellige opskrifter > > Kan I styre købs-/salgstransaktioner mellem fabrikker Dr. Scott Hamilton Global Industry Lead Food, Columbus KOORDINERING AF OVERFØRSLER VED DRIFT PÅ FLERE PRODUKTIONSSTEDER Forbedret koordinering af overførsler mellem flere produktionssteder - uanset om de repræsenterer én eller flere virksomheder - kan typisk nedbringe lagerbeholdningen med 20% eller derover. Styring af produkter med flere måleenheder, Catch Weight og emballerede lagerenheder Fødevarevirksomhederne arbejder ofte med flere måleenheder gennem værdikæden - fra indkøb af bulkvarer i transportcolli, ompakning til produktion i gram eller kilo til emballering enkeltvis, i kasser eller på paller. I proteinindustrien er det helt almindeligt at handle i flere måleenheder på samme tid. Nogle fødevarevirksomheder kunne ikke drive forretningen uden Catch Weight eller eweight, der giver mulighed for at foretage transaktioner i tre måleenheder samtidig, nemlig Basisenhed, Nominel vægt og Faktisk vægt. Den reelle værdi i en fødevarevirksomheds ERP-system ligger i muligheden for at styre Catch Weight effektivt, og i den rigtige løsning er det integreret i alle komponenter fra indkøb, varemodtagelse og produktion til lagerstyring og salg. > > Kender din IT-leverandør din branche, og taler I samme sprog Dr. Scott Hamilton FLERE MÅLEENHEDER I FØDEVAREPRODUKTION Global Industry Lead Food, Columbus En vare kan være behæftet med flere autoriserede måleenheder, der er et krav i forskellige forretningsprocesser for fødevareprodukterne såsom indkøb, produktion, salgsordrer, estimater og lageropfølgning. VI REGISTRERER OG FØLGER OP PÅ HELE PRODUKTIONSPROCESSEN I STYK OG VÆGT Det, vi ønsker, er at følge kvaliteten i forhold til den producerede mængde hele tiden. Catch Weight er et afgørende redskab for os. 12 13
Ekspertrådgivning Top 10 ved valg af ERP til fødevareproduktion Rigas Piensaimnieks SIA 1 Køb moderne teknologi: Ældre applikationer har begrænsninger og giver ikke mulighed for individuel tilpasning, der afspejler det, der gør din virksomhed unik og profitabel. Fødevareindustrien er i konstant forandring, og derfor skal ERPsystemet kunne forandre sig i takt med forretningsprocesserne. 6 som Sene, Middel eller Best in class, og hvis det er jeres første Ærlig evaluering: Hav en præcis forståelse af, hvor I er, og hvor I vil hen. De fleste virksomheder kan kategoriseres ERP-systemimplementering, så lad være med at forvente en Best in class løsning i første omgang. Implementering af et ERP-system er GIV VIRKSOMHEDEN EN FREMTIDSSIKRING Jeres system skal understøtte forandringer og kunne tilpasses, så I kan skabe effektivitetsforbedringer og reagere hurtigere. Letland FOKUS PÅ MENNESKER - IKKE KUN SYSTEMET 2 Køb branchededikerede løsninger: Vælg en leverandør, der arbejder dedikeret med fødevareindustrien, så forbedringer af basisproduktet sker uopfordret og leveres løbende. Hvis I skal betale en årlig vedligeholdelsesafgift, så sørg for, at I får merværdi for pengene. Vælg et system, der er en proces, så sæt realistiske mål og skab fremskridt i faser. 7 Core Four: Mange ERP-systemer inddrager ikke kvalitetsstyring som et grundelement. Men fødevarevirksomhederne har netop brug for integreret kvalitetsstyring, og alle støttesystemerne såsom masterplanlægning, indkøb og salg skal Rigas Piensaimnieks SIA Letland FÅ STYR PÅ FORSYNINGSKÆDEN Jeres system er et værktøj, men jeres virksomhed består af mennesker! Et nyt system løser ingen problemer, hvis medarbejderne ikke er integreret i det. designet til jeres branche. Ellers vil det give problemer ved implementering. 3 Vælg den bedste leverandør: Sørg for, at leverandøren har erfaring fra fødevareindustrien, og at de konsulenter, der arbejder på jeres projekt, har erfaring med ERP-systemer til fødevarevirksomheder. I skal vælge at samarbejde med erfarne personer, der kan rådgive jer om, hvad der virker og ikke virker i jeres branche. være integreret med kvalitetsstyringen. Core Four ERP-systemer har fremragende produktions-, økonomi-, distributions- og kvalitetsstyring. 8 Global: Vælg en kerneløsning (og standardproces), som er et globalt standardprodukt. Mange ISV-løsninger på markedet er regionale løsninger (USA, EMEA, APAC eller LATAM), og hvis I vælger en regional ISV-løsning, vil I aldrig kunne skalere op som organisation. Det rette værktøj afslører, hvilke produkter er mest profitable, så I har et bedre beslutningsgrundlag. Arantxa Beaumont Limagrain Frøproducent, Spanien Josh Sanders Sea Breeze Drikkevareproducent, USA DÅRLIGT INPUT = DÅRLIGT OUTPUT Prøvekør softwaren: Få leverandøren til at teste soft- 4 waren med jeres data, så I kan evaluere resultaterne. Sørg for, at leverandøren gennemfører en egen test før kundetesten, så mangler afdækkes på forhånd, og lad dem foreslå ændringer eller 3.-partsløsninger. 9 Brugervenlighed: Alle medarbejdere skal være i stand til at lære deres opgaver i applikationen på få dage. Selve systemet og navigationen skal være intuitive, informationerne skal være lette at nedbryde, og systemet skal kunne skubbe information ud til medarbejderne. Systemer, som overvælder brugerne, er dømt til fiasko. FORANDRINGER GIVER MULIGHEDER Udnyt forandringsprocessen til at omstille jer til et nyt system med moderne funktionalitet - i stedet for at slæbe et gammelt systems dårligdomme med jer. Gør jer nogle grundige overvejelser om, hvilke informationer I vil lægge i ERP-systemet, for når systemet er gået i luften, er det svært at finde tid til at lave ændringer. 80/20-reglen: Ingen ERP-systemer har præcis den funk- 5 tionalitet, som I ønsker, i standardløsningen. Der vil altid være behov for en vis kundetilpasning eller integration af 3.-partsløsninger i systemet. I moderne applikationer er kundetilpasning ikke et problem længere. De er blevet lette både at foretage og opgradere. Hvis I kan få 80% i standardløsningen og supplere med de sidste 20%, er det meget fint for mange komplekse fødevarevirksomheder såsom proteinproducenter, bryggerier og mejerier. 10 Køb ERP-løsninger lavet til fødevareindustrien: ERP-systemer udviklet dedikeret til fødevareindustrien giver mulighed for at styre komplekse ERP-problemstillinger som omvendt BOM (opskrifter) og timeglas BOM. Systemernes anvendelse af opskrifter giver mulighed for at styre afledte produkter og biprodukter, genbrug, restproduktion, udbytte og spild samt lagerstyringskrav som Catch Weight, logisk disponering, parti og underparti og integrerede kvalitets- og partiattribut- Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė UAB INGMAN ledai Isproducent, Litauen UNDGÅ MANUELT ARBEJDE OG FEJL FORBEDRET YDELSE Systemet skal understøtte jeres processer og køre tilstrækkeligt hurtigt til at holde trit med ordrer og produktion. ter. Uden de nødvendige byggeklodser kommer I til at kæmpe for Digitalisér så mange arbejdsgange som muligt, så at få systemet til at fungere effektivt i jeres virksomhed. I frigør medarbejderressourcer til problemløsning i stedet for simple registreringsopgaver. 14 15
LÆS OGSÅ VORES ANDRE GUIDER OM Forbedring af virksomhedens synlighed og resultater og Forbedring af kvalitetskontrol og fødevaresikkerhed. Columbus samarbejder med fødevarevirksomheder over hele verden. Vi retter en tak til,, Josh Sanders, Arantxa Beaumont, Margarita Ylakavičiūtė- Ostrauskienė, and Maido Solovjov, der alle har bidraget med deres tid og ekspertise til denne guide. Columbus sender også en tak til Luke Shave fra Microsoft for hans bidrag. DENNE GUIDE ER UDARBEJDET AF: GILBERT GARCIA Group Industry Director Food, To Increase, er kendt for sin store ekspertise inden for fødevareindustrien med mere end 30 års erfaring med ERP-systemer. Gilbert indgår i et tæt samarbejde med Food Competency Center teamet hos Columbus. John petersen Global Industry Lead Food, Columbus, har udelukkende arbejdet med fødevarespecifikke løsninger i de seneste 5 år hos Columbus, primært som chefarkitekt og projektleder. Før han kom til Columbus arbejdede John på den anden side af skrivebordet for virksomheder i drikkevareindustrien, som for eksempel Luke Shave Microsoft Senior Global Marketing Manager Carlsberg. SCOTT HAMILTON Global Industry Lead Food, Columbus, arbejder globalt som konsulent TILPAS FORSYNINGSKÆDEN I FORHOLD TIL UDFORDRINGERNE! Med en mere detaljeret viden om forretningen kan virksomhederne optimere deres forsyningkæde i forhold til tendenserne og reducere omkostningerne til medarbejdere, distribution og produktion. Det rigtige IT-system bidrager til planlægning og organisering ved at stille de løsninger og værktøjer til rådighed, der sætter virksomheden i stand til at være både reaktiv og proaktiv over for virksomhedens strategiske udfordringer. og underviser i SCM og ERP relaterede emner. Scott har løst konsulentopgaver for mere end tusind virksomheder og afholdt flere hundrede lederseminarer ud over at undervise i SCM/ ERP som professor på MBA-uddannelsen på mange førende universiteter. Han er forfatter til Maximizing Your ERP System og seks bøger om Microsoft Dynamics AX. YDERLIGERE INFORMATION FINDES PÅ WWW.COLUMBUSGLOBAL.COM Columbus, Lautrupvang 6, 2750 Ballerup Columbus, Olof Palmes Allé 44, 8200 Aarhus N Columbus, Indkildevej 6A, 9210 Aalborg SØ