Notat Til Til Kopi til Byrådet Orientering Direktørgruppen Side 1 af 10 Sammenfatning af erfaringsopsamlingen i de faste udvalg december 2013 Indledning Det følgende sammenfatter den erfaringsopsamling, der blev gennemført i de syv faste udvalg i december 2013. Notatet er bygget op, så der først er en sammenfatning af pointer og anbefalinger, der går på tværs af de syv udvalg. Dernæst følger opsamling fra hvert af de syv udvalg. Sammenfatning anbefalinger på tværs af udvalg Det er vigtigt med et godt introduktionsforløb, hvor der stilles skarpt på det, der er vigtigt i det enkelte udvalg. BORGMESTERENS AFDE- LING Byrådsservice Aarhus Kommune Byrådsservice Rådhuset, Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 22 50 Direkte telefon: 89 40 22 73 Der er ønske om aktiv og tidlig inddragelse og orientering af udvalgene både på møder og fx gennem fortrolige mails. Det er vigtigt at finde den rette balance mellem sagsbehandling og bredere politiske drøftelser. Der er generelt ønske om, at temadrøftelser prioriteres højt, ligesom det er vigtigt, at der er forventningsafstemt i forhold til forvaltningens rolle på udvalgsmøderne, fx i forhold til antallet af oplæg. Det er vigtigt med god mødetilrettelæggelse, herunder at der prioriteres tid nok til møderne, at der er tilstrækkeligt fremmøde, og at der er en god modtagelse af gæster. Udvalgsmøderne kan udvides tidsmæssigt efter behov. Der er generelt positive erfaringer med seminarer, besøg ude af huset, workshops og lignende som supplement til de almindelige udvalgsmøder. Det er vigtigt, at der er en god tone og kultur på udvalgsmøderne. Der må gerne være højt til loftet med plads til politisk uenighed. Det er samtidig vigtigt, at udvalgene selv tager emner op til evaluering undervejs fx i forhold til temaer, der ønskes til debat eller hvis der ønskes ændringer. Det er vigtigt med rolleafklaring og forventningsafstemning: Hvad er rammerne for udvalgenes arbejde i magistratsstyret og hvordan er udvalgenes rolle under forandring? Det er vigtigt med godt samspil til forvaltningen, og der er generelt ros til sekretariaterne, som opleves som servicemindede og gode til at levere svar på spørgsmål. E-mail: byraadsservice@ba.aarhus.dk Direkte e-mail: adln@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 13/035520-13 Sagsbehandler: Anders Leth Nielsen
Teknisk Udvalg Udvalgsformanden Har fungeret godt, når vi har fundet fælles løsninger Tidlig inddragelse og orientering har været forsøgt og det virker Det er problematisk, når udvalget ikke har hørt om sager, som så dukker op i aviser eller sent i forløbet Det har været svært at prioritere temadrøftelser, fordi der er mange og lange dagsordener med almindelige sager bør prioriteres mere i næste periode Konkret workshop med borgere var en succes (Frederiksbjerg) Side 2 af 10 Udvalget Udvalget har haft sværere ved bredere temadrøftelser end almindelige sager fra byrådet I næste periode bør der læges en plan for, hvordan der kan gennemføres mere tematiske drøftelser af bredere emner som i andre udvalg. Større emner, temaer, strategier og visioner kan med fordel drøftes med en fast kadence i opstarten af det nye udvalg. Kommuneplanen kan med fordel flyttes fra slutningen af perioden til starten af perioden. Teknisk Udvalg har en stor sagsmængde, hvilket kan være en medvirkende årsag til at temadrøftelserne ikke prioriteres højt nok Vigtigt, at der styres efter politikker og planer så det hele ikke bliver enkeltsager Der bør ske tidlig orientering om sager, der må forventes at dukke op i medierne eller udvalget til behandling senere. Udvalget bliver pikeret, når sager dukker op, uden at udvalget ved noget på forhånd. God kultur internt i udvalget, hvor det har været muligt at finde løsninger også på tværs af partierne. Tonen har været uformel, men ikke useriøs Stor tilfredshed med rådmandssekretariatet i MTM, som har været gode til hjælpe og svare på spørgsmål ind i forvaltningen. Tilfredshed med samarbejdet mellem formand og udvalg. Hvilken rolle skal udvalget have? En forberedende, rådgivende samarbejdspartner som inddrages tidligt i sagerne. Eller en flaskehals, som først inddrages når, det er nødvendigt. Nogle embedsmænd har politiske holdninger til, hvordan sagerne skal lande. Sagerne bør forelægges så objektivt som muligt med en åben præsentation af udvalgets handlemuligheder. Udvalget har ikke altid følt sig godt nok oplyst om handlemulighederne og har oplevet, at sager nogle gange er blevet præsenteret med et ensidigt løsningsforslag. Ønsker ikke at agere blåstempel. Mildt mistillidsproblem mellem udvalg og forvaltning. Hønen og ægget -problemstilling - udvalget er også meget kritisk og stiller mange detaljerede spørgsmål. Vigtigt at det næste udvalg starter op på en god måde. Behov for grundig introduktion til arbejdet i Teknisk Udvalg bl.a. meget jura Stor tilfredshed med den siddende rådmand. Der har været arbejdet travlt og effektivt, og rådmanden har også været god til at invitere udvalget ind i forhold til svære sager, hvor løsningen ikke lå lige for.
Rådmanden Anbefaler, at der i næste periode gennemføres løbende evalueringer, så der ikke går fire år, inden man får talt om de ting, man hver især oplever som uhensigtsmæssige. Viljen har været der til at arbejde med strategier osv., men svært med en hektisk dagsorden hver uge. Teknisk Udvalg er præget af en særlig kultur på godt og ondt. Vigtigt at det besluttes, hvilket udvalg, man vil have hvor detaljeret skal udvalget arbejde? Er sagerne de rigtige? Udvalget har den politiske rolle, mens embedsmændene har den faglige uddannelse og erfaring Vigtigt at udvalget tilkendegiver sin holdning, når der lægges sager åbent frem, for at forvaltningen får noget at arbejde med dvs. inden sagerne bliver byrådssager Udvalgsformanden har været en god mødeleder selvom dagsordenerne har været lange. Side 3 af 10 Forvaltningen I næste periode bør man være mere stringente i forhold til at prioritere tid til temadrøftelser (fx hvert andet møde). Vigtigt at der findes en form i det nye udvalg, der giver mening og skaber gejst. Har oplevet at udvalget har været svære at få i tale om større temaer, fordi de almindelige sager fylder Ked af at det opleves, at sagerne ikke er ordentligt belyst i forhold til politisk råderum det skal der snakkes med det nye udvalg om. Vigtigt at udvalget siger til, hvis det opleves. Embedsmænd må gerne være engagerede, men ikke manipulerende. Der må ikke herske tvivl om, at det er udvalget, der har beslutningskompetencen, mens forvaltningen omvendt har den faglige kompetence og pligt til at informere om fordele og ulemper og lovligheden af beslutningerne. Vigtigt at det politiske handlerum fremadrettet synliggøres. Vi skal som forvaltning også kunne gøre os fri af tidligere beslutninger, som der ikke nødvendigvis er politisk ejerskab til længere. Der kan med fordel gøres større brug af delegation kombineret med retningslinjer, så udvalget ikke er så meget nede i enkeltsager. Udvalget kan så orienteres efterfølgende. Kulturudvalget Udvalgsformanden Har været godt at være ude på institutionerne på besøg ude i virkeligheden Vigtigt at udvalget finder den rette balance i forhold til mødetid og foretræder. Der skal være tid nok til debat, og at alle bliver hørt. Rådmanden har gjort det godt som mindretalsrådmand. Vigtigt at den kommende udvalgsformand tager tråden op Udvalget Udvalget har fungeret godt. Der er højt til loftet, og man kan tale frit. Kontroverser undervejs er blevet løst, og der er opnået enighed om langt det meste. God og professionel betjening fra forvaltningens side - præget af åbenhed og tillid. Forvaltningen er god til at inddrage udvalget både i forhold til beslutninger og processer. Forbilledligt samarbejde samskabelse. Det har været godt at arbejde med større politikker
Forvaltningen har været god til også at tilrettelægge arbejdet, så eksterne inddrages i udviklingen af politikkerne En spændende periode med spændende temaer. Udvalget har haft glæde af de mange temadebatter det giver en fælles linje, som savnes i andre udvalg Kulturområdet fylder meget Sport og Fritid må gerne fylde mere fremadrettet. Det har også været godt, at udvalget har været med til at forhandle og udmønte penge i kulturforlig. Det har været godt med seminarer og ture, hvor man kan gå i dybden og få alle med. Udvalgsmøderne har nogle gange været tidspressede. Man kan fremadrettet kigge på sagsmængden set i forhold til den afsatte mødetid evt. udvide mødetiden. Nogle gange er det gået for hurtigt. Det har ikke altid været klart, ud fra hvilke kriterier, udvalgsformanden styrede taletid i forbindelse med foretræder. Det kommende udvalg bør forventningsafstemme, så der er en klar og ensartet linje i forhold til gæster Udvalget har ikke altid været gode nok til at tage imod gæster. Foretræder skal planlægges, så der er afsat tid nok, og udvalget skal signalere respekt og lytte til de folk, der tager sig tid til at komme. Godt introduktionsforløb foretræde i forvaltningen Side 4 af 10 Rådmanden Udvalget har været gode til at være uenige på en ordentlig måde Har haft fokus på at der er et andet politisk flertal i udvalget, så rådmanden har været mindretalsrådmand. Har derfor lagt vægt på at have to ører og kun én mund. Vi har fundet de rigtige snit og udvalgserklæringer. Det har betydet, at vi langt de fleste gange har stemt sammen i byrådssalen. Kulturudvalget er et håndværkerudvalg, som er tæt på beslutningerne også selvom der arbejdes med et armslængdeprincip Det kommende kulturudvalg skal gøre sig klart, om man ønsker møderne udvidet der har faktisk både været en del møder i indeværende periode, der har været forlænget og en del møder, der har måttet aflyses. En løsning kan også være at bryde rammen nogle gange fx tage halve dage ude. Anbefaler, at der arbejdes med en idébank over temaer, som kan sættes på til drøftelse, når der ikke er byrådshenviste sager, så der ikke er behov for at aflyse. Det kommende udvalg kommer til at være det afgørende anker i forhold til 2017 Børn og Unge udvalget Udvalget Forhåndsorientering om sager på vej er velfungerende Der mangler politiske diskussioner i udvalget. Det er svært at drøfte politik i dette udvalg møderne er for styrede af administrationens dagsordner Vi føler os overrulet i udvalget af administrationen og det har givet anledning til en vis frustration Embedsmændene har fyldt lidt for meget og indimellem nærmest haft en missionerende stil. Vi er nærmest blevet druknet i slide shows
Et godt råd til det nye udvalg og den nye rådmand må være, at mere åbne politiske diskussioner bør fylde mere frem for færdige oplæg fra forvaltningen Der er for meget sagsbehandling og for få politiske og faglige diskussioner Det er en udfordring for os som fritidspolitikere at hamle op med forvaltningen, når vi kun mødes hver 2. Uge i 2 timer og det er samtidig de færreste udvalgsmedlemmer, som har deltaget aktivt set over de 4 år Det kunne være givende at eksperimentere med mødeform og arbejdsform i den kommende udvalgsperiode bla. flere gruppedrøftelser/workshops mv Det er vigtigt at få dagsordenerne til hænge sammen, så der bliver plads til de politiske drøftelser. Der skal gives plads til at der på nogle møder kun er temadrøftelser Det blev på et tidspunkt foreslået, at udvalgets medlemmer rokerede rundt i lokalet for at bryde mønsteret med at forvaltningen sidder ét sted og ofte tættest på de borgere, som eksempelvis har foretræde. Det holdt kun få gange og så var man tilbage i vante mønstre. Det bør tages op igen i den nye periode Udvalget har haft nogle gode og givende udvalgsture både lokalt og udenlands. Men i forhold til effekten hvad der kunne uddrages af konkret læring mhp inspiration savnes. Side 5 af 10 Rådmanden Det er vigtigt med gode forhåndsorienteringer Erkender at det er svært at mobilisere politiske diskussioner i udvalget. Det er svært at finde den rigtige form og få de politiske diskussioner op at flyve. På den måde er det en delt frustration Vi skal kunne favne, at der er en meget forskellig tilgang til det at være udvalgsmedlem og at det skal kunne rummes i den måde møderne fremover tilrettelægges på bla. gennem forskellige former for involvering Socialudvalget Udvalgsformanden Det har været en udfordring med manglende tid til de mange sager, der har været på nogle af møderne Det kan give anledning til en drøftelse af fremadrettet om flere ting skal håndteres over mail frem for at komme på dagsordenen I den kommende periode vil det være hensigtsmæssigt, hvis rådmanden har temaer klar, som kan drøftes på møder, hvor der er færre sager. Der kunne laves en plan for et halvt år ad gangen I planlægningen af møder for den kommende periode er det vigtigt at være opmærksom på udfordringen i udvalgsmøder, der ligger lige i forlængelse af hinanden der har været eksempler på at socialudvalgsmødet skulle stoppe før tid, fordi man f.eks. i beskæftigelsesudvalget skulle holde møde uden for rådhuset Det har været nødvendigt med hård mødestyring pga de meget pressede dagsordener
Udvalget Der var ros til forvaltningens udvalgsbetjening. Der gives generelt fyldestgørende svar fra forvaltningen på de spørgsmål udvalgets medlemmer stiller og svarene leveres hurtigt oftest på førstkommende møde Meget ros til rådmanden for god service overfor udvalget og for at være meget kontaktbar og føre en åben linie overfor udvalget Rådmanden har været god til at sikre ejerskab til tingene i udvalget og det har stor betydning for relationerne også. Meget positivt med tidlige orienteringer om indstillinger på vej og de kommenterede dagsordener er rigtig gode men undgå punkter uden bilag eller i det mindste en beskrivelse af hvad der forventes drøftet under punktet. Det er vigtigt for forberedelsen af mødet. Der har generelt været en god stemning på møderne i udvalget Det er godt med lixtal på byrådsindstillingerne og vigtigt, at indstillingerne skrives med et lix tal på max 45 og helst derunder Der ofte pressede mødedagsordener og for lidt plads til at komme på besøg ude i marken. Besøgene har også en god effekt i forhold til den sociale kapital Det anbefales at bruge mere tid på besøg, selvom udvalgets medlemmer er fritidspolitikere. Der bør sættes et antal ½- hele dage af til temaarrangementer i byrådsperioden. Der blev efterlyst et fællesmøde mellem Børn og Unge-udvalget og Socialudvalget om bl.a. socialrådgiveropgaven, som var ønsket men ikke afholdt der bør tænkes mere på tværs i den nye periode Med reference til Kulturudvalget, så blev der foreslået flere seminarer, hvor der formuleres politik Der bør sørges for mulighed for at kunne forlænge møderne om nødvendigt i den nye periode og evt kalendersætte nogle ekstra møder, som et beredskab. Det anbefales også at eksperimentere med mødeformen helt generelt Der opfordres også til at overveje om rådmand og udvalgsformand/næstformand kan holde dialogmøder med forskellige interessenter som supplement til udvalgsmøderne det kunne især dreje sig om relevante høringsparter Det er vigtigt, at klæde de nye udvalgsmedlemmer godt på i forhold til hvad deres rolle er gerne fra første møde Side 6 af 10 Rådmanden Det er meget vigtigt med en god start i det nye udvalg, og at videregive erfaringerne fra det nuværende udvalg Med afsæt i aftalen om styring, struktur og samarbejdskultur er der jo lagt op til at give udvalgene en mere aktiv rolle Det er vigtigt at være på forkant og give udvalget aktiv information om indstillinger, der er på vej og ikke bare i form af en oversigt. Det medvirker til ejerskab, engagement og en mere glidende sagsbehandling selvom der skal være plads til politisk uenighed Vi skal være opmærksomme på at tage ved lære af den konkrete sag, som kørte hen over sommeren 2013 Det har på mange måder været en hård periode i udvalget med håndtering af besparelser mv og det er blevet tacklet rigtig fint Beskæftigelsesudvalget
Udvalget Ros til rådmanden og forvaltningen for at forberede de politiske diskussioner i udvalget godt og også at give plads til diskussionerne både i forhold til de henviste sager og temadrøftelser Tidlig information om vigtige sager Der blev opfordret til at udvalgets medlemmer i nogle tilfælde kunne inddrages endnu tidligere i forskellige sager pr mail med forventning om fortrolighed for at gøre ejerskabet endnu stærkere Det blev fremhævet at det er vigtigt på et så komplekst område, som beskæftigelsesområdet, at få drøftelser, der bringer politikerne tæt indholdet uanset forskellene i de politiske holdninger Det anbefales at de nye byråds- og udvalgsmedlemmer får en hurtig introduktion til de nyeste reformer på området og at der samtidig er stor åbenhed omkring de udfordringer det giver for implementeringen Det blev samtidig pointeret, at politikerne skal afholde sig fra at gå for langt ind i maskinrummet men holde sig til råd og vejledning på det politiske niveau i udvalgsdrøftelserne vanskeligheden består bla. i at området er meget detajlreguleret igennem lovgivningen i forvejen og det levner meget lidt plads til det politiske. Der er dog stadig muligt for udvalget at bidrage til at sætte politisk retning på og i prioriteringen af de håndtag, der tages i brug. Derfor er der også brug for, at det nye udvalg hurtigt får en grundlæggende forståelse af området, og de frihedsgrader der er politisk. Der blev konkret bedt om en oversigt over antallet af indstillinger i den forløbne byrådsperiode mhp et estimat over antal henviste sager. Det kan bruges i planlægningen af møderne i de næste 4 år, så der skabes plads til de nødvendige temadrøftelser Der blev udtrykt en vis utilfredshed blandt flere udvalgsmedlemmer over at mødet lå i direkte forlængelse af mødet i Socialudvalget. Det betød at rådmand og udvalgsformand flere gange ikke var i stand til at være med fra mødets begyndelse pga overlap Side 7 af 10 Sundhed og Omsorgsudvalget Udvalgsformanden I forhold til det kommende udvalg, er det vigtigt med en tidlig rolleafklaring hvad er rammerne for udvalgsarbejdet? Det anbefales at den første udvalgstur planlægges tidligt i perioden, fordi den er med til at skabe gode relationer på kryds og tværs Det er vigtigt, at de nye udvalgsmedlemmer ved hvordan man skal håndtere borgerhenvendelser, og hvordan de videreformidles til rådmand/forvaltning Det er også vigtigt, at udvalget lægger en fælles linie for, hvordan borgerhenvendelser håndteres: hvornår skal man selv arbejde politisk med dem og hvornår skal de overdrages til forvaltningen.
Politikerne skal ikke være sagsbehandlere, og henvendelser om konkrete sager, skal derfor som udgangspunkt overgives til rådmanden/forvaltningen Udvalget Der var forskellige holdninger til samspillet mellem udvalg og rådmand/forvaltning. På den ene side blev der givet udtryk for, at mange sager var håndteret henover hovedet og bagom ryggen på udvalget og på den anden side blev der også fremhævet flere konkrete positive forløb ( bla et døgn i en plejebolig) Der havde været mange situationer med negative diskussioner og sagsbehandling bagud der var også en erkendelse af, at der var meget forskellige motiver til grund for de respektive udvalgsmedlemmers tilgang til udvalgsarbejdet herunder også i forholdet til presse Der var enighed om at udviklingen set over tid havde været positiv, så udvalgsarbejdet fungerede bedre nu end i begyndelsen af perioden For mange møder var blevet aflyst, fordi udvalget ikke var beslutningsdygtigt Der var et udbredt ønske om at have mere tid til rådighed 2 timer hver 14. Dag gav ikke mulighed for både at håndtere de henviste sager og få tilbundsgående temadrøftelser, besøg mv. Man bør derfor overveje at lægge ekstra møder ind som en buffer eller forlænge møderne Der vil dog stadig være et strukturelt gab mellem udvalgets medlemmer ( fritidspolitikere) og rådmanden/forvaltningen i forhold til vidensniveau, som er indlejret i styreformen Udvalget havde følt sig godt sekretariatsbetjent i perioden I forhold til det nye udvalg blev det anbefalet, at inddrage udvalgsmedlemmerne mere aktivt i sager på vej både løbende via mail og på udvalgsmøder, under den forudsætning, at informationerne blev håndteret fortroligt. Det blev også anbefalet, at orientere det nye byråd om de store linier i opgaveområdet meget tidligt og samtidig belyse snitfladerne til MSB. For de nye udvalgsmedlemmer skal der arbejdes med at opnå forståelse for relevante fagbegreber mv hurtigt Udvalgsmedlemmerne bør mere aktivt benytte sig af muligheden for at sætte punkter på dagsordenen til drøftelse Det er samtidig vigtigt, at de nye udvalgsmedlemmer kommer ud af rådhuset, selvom det er ressourcekrævende Der blev konkret peget på, at byrådsindstillinger skal være let læselige og uden for meget teknik og indforståede forkortelser Udvalget evaluerede en konkret sag ( Human Teknologi APS) og forløbet omkring denne grundigt mhp at undgå en lignende situation fremadrettet Side 8 af 10 Rådmanden Ingen intentioner om at holde noget skjult for udvalget - husk endelig at spørge ind, så vi kan svare på konkrete ting eller kritik. Aner-
kender at rådmand og forvaltning sidder inde med en større forhåndsviden, men med en intention om at dele den og give de svar der er efterspørges Udvalget har haft svært ved at nå alt det, man gerne ville og det er vigtigt med en forventningsafstemning tidligt i det nye udvalg Der hvor vi begår fejl, skal vi være parat til at rette med åbent sind Økonomiudvalget Udvalgsformanden Økonomiudvalget er nok det udvalg, som har færrest konkrete sager - modsat Teknisk Udvalg Det var fra starten en klar prioritering at undgå aflysninger, som der havde været en del af i den tidligere periode, og i stedet få orienteringspunkter på, som kunne give en politisk debat i udvalget Der har været en god tone i udvalget Der har været et godt samarbejde med forvaltningen, som leverer gode og ærlige svar. Det nuværende udvalg fastlagde ved sin opstart en række temaer, som blev programsat med jævne mellem. Det bør gentages i det kommende udvalg, at der fastlægges en tidsplan for temadrøftelser de første 1-2 år. Side 9 af 10 Udvalget Samarbejdet har fungeret godt både internt i udvalget, med formanden, med borgmesteren og med forvaltningen Det kan give et vist tidspres, at der er et andet udvalgsmøde i umiddelbar forlængelse af økonomiudvalgsmødet. Omvendt er det praktisk for udvalgsmedlemmerne, som sidder i flere udvalg samme dag, at man kun skal ind én gang. I næste periode kan det overvejes at tage mere ud af huset, som det sker i andre udvalg. Der er en række spændende projekter/steder, som med fordel kunne besøges Udvalgsformanden har været en god mødeleder fin mødeafvikling Økonomiudvalget er ikke kendetegnet ved, at man bliver løbet over ende af sager I en magistratsstyret kommune er økonomiudvalget nok prestigefyldt og man får en god indsigt gennem mødet med forvaltningen, men det kniber med indflydelsen, og der er mange orienteringssager I andre udvalg har man med held haft politiske snakke på tværs det kunne man overveje at gøre mere af i økonomiudvalget, så udvalget kommer tættere på, hvor økonomien kan lande, så man i højere grad medvirker til at kvalificere beslutningerne Vigtigt med god introduktion, så man lærer at læse de mange tal og forstå principper og regnemetoder. Gælder hele byrådet, men i særlig grad Økonomiudvalget. Der skal være et særligt fokus på formidlingen af økonomien, da udvalget og særligt nye medlemmer ikke er økonomisk eksperter. Udvalgsturene skal planlægges bedre i det kommende økonomiudvalg i dialog med alle udvalgsmedlemmer Forvaltningen Arbejdet med økonomien har ændret sig i løbet af perioden. I dag er økonomiudvalget tættere på og drøfter de økonomiske forudsætninger mere åbent
Forvaltningen har gjort sig umage med at have en åben kultur, hvor man siger tingene, som de er I den kommende periode skal bl.a. arbejdes med en ny økonomisk politik. Den skal gøre det nemmere at forholde sig politisk til økonomien og hjælpe til, at diskussionerne bliver mest muligt relevante. Side 10 af 10