20-0496 MAN U D B U D S B E T I N G E L S E R for ORIENTERINGSMODUL OG ARBEJDSMILJØ OG ARBEJDSSIKKERHED Certificeret efter DS/EN ISO 9001
2 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E ORIENTERINGSMODUL OG ARBEJDSMILJØ OG ARBEJDSSIKKERHED... 1 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E... 2 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 3 2. OM UDBUDSMATERIALET... 3 3. TILDELINGSKRITERIER... 4 4. MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD... 5 5. UKLARHEDER/SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL... 5 6. TILBUDDETS UDFORMNING M.V... 6 6.1 Generelt... 6 6.2 Tilbuddets disposition og udformning... 6 6.3 Erklæringer... 8 6.4 Konsortier... 8 7. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE M.V.... 8 8. BEHANDLING AF TILBUD M.V.... 9 9. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 9 10. TJEKLISTE...10
3 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade 6 DK-1057 København K Telefon: +45 33 92 33 80 Telefax: + 33 11 12 39 Kontaktpersoner: Casper Morell Ris og Charlotte Hamburger E-postadresse: cmr@inm.dk og chh@inm.dk Internetadresse (URL): www.nyidanmark.dk 2. OM UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Kontrakt Bilag 1 Opgavebeskrivelse Bilag 3 Tidsplan Formular vedrørende erklæring på tro- og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, og i Danmark. Formular vedrørende erklæring på tro- og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Udbudsmaterialet og udbudsannoncen er tilgængelige på internetadresserne: www.nyidanmark.dk/orienteringsmodul og www.udbudsavisen.dk Udbudsmaterialet kan endvidere rekvireres ved henvendelse til ordregivers kontaktpersoner, jf. punkt 1.
4 Rekvirenter af udbudsmaterialet bedes i forbindelse med rekvireringen af materialet om at oplyse en e-mailadresse, hvor ordregiver i givet fald kan sende yderligere oplysninger vedrørende udbuddet, jf. punkt 5. 3. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af opgaven vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende 4 underkriterier til grund: 1. Pris 30 % 2. Kvalitet 35 % 3. Tidsplan 25 % 4. Antal sprogversioneringer 10 % Ad. 1. Ved vurdering af prisen lægges der vægt på den laveste samlede pris for udvikling af orienteringsmodulet om arbejdsmiljø og arbejdssikkerhed. Ad. 2. Ved vurderingen af kvalitet lægges der vægt på følgende: Beskrivelsen af den pædagogiske formidling, herunder anvendelsen af multimedie og brugervenlighed. Bredden i indholdet i relation til modulets emner. Anvendelsen af autoritative informationer om arbejdssikkerhed. Beskrivelsen af organiseringen af produktionsprocessen, herunder inddragelse af Integrationsministeriet. Proceduren for kvalitetssikring af versionering på alle tilbudte sprog. Ad. 3. Ved vurdering af tidsplan lægges der vægt på, at modulet udvikles hurtigt samt at tidsplanen fremstår realistisk og gennemarbejdet. Ad. 4. Ved antal sprogversioneringer lægges der vægt på antallet af de tilbudte sprogversioneringer udover de sprogversioner, der som minimum kræves i opgavebeskrivelsen (bilag 1).
5 4. MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD Ordregiver har udarbejdet vedlagte kontrakt og bilag 1 og 3. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav, vil ikke blive taget i betragtning. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiver kan tage forbehold. Ad kontrakten: Alle krav og bestemmelser i kontrakten er mindstekrav, som tilbudsgiver ikke kan tage forbehold overfor. Ad bilag 1: Alle krav og bestemmelser i bilag 1 er mindstekrav, som tilbudsgiver ikke kan tage forbehold overfor. Ad bilag 3: Alle de angivne datoer i bilag 3 er ufravigelige, som tilbudsgiver ikke kan tage forbehold overfor, undtagen datoerne for udarbejdelse og godkendelse af endeligt manuskript. 5. UKLARHEDER/SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiveren kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål), der skal være affattet på dansk. Ordregiver ser gerne, at eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet sendes via e-mail til de e-mailadresser, der er angivet for ordregivers kontaktpersoner, jf. punkt 1. Ved eventuel henvendelse til ordregiver, ser ordregiver gerne, at tilbudsgiver oplyser e- mailadresse på en kontaktperson hos tilbudsgiver, hvortil eventuelle meddelelser under udbuddet kan sendes.
6 Spørgsmål, der modtages senest 18. juli 2008, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle rekvirenter af udbudsmaterialet vil blive orienteret om eventuelle skriftlige spørgsmål og svar herpå i anonymiseret form pr. e-mail. Svarene vil endvidere blive lagt på internetadressen www.nyidanmark.dk/orienteringsmodul. 6. TILBUDDETS UDFORMNING M.V. 6.1 Generelt Tilbuddet, som skal være på dansk, skal inden for tilbudsfristen i pkt. 7 afleveres i fem eksemplarer (papirversion) i underskrevet stand. Tilbuddene bedes indleveret i en lukket forsendelse mærket "Orienteringsmodul - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". Tilbud kan ikke indsendes via e-mail. 6.2 Tilbuddets disposition og udformning Kontrakt Tilbudsgiver skal i den vedlagte kontrakt i punkt 6.2 indsætte det beløb (det samlede vederlag), som tilbudsgiver tilbyder at indgå kontrakten på. Det i punkt 6.2 tilbudte vederlag skal dække samtlige ydelser under kontrakten. Det bemærkes, at prisen skal være inden for den økonomiske ramme angivet i opgavebeskrivelsen (bilag 1). Bilag 1 (Opgavebeskrivelse)
7 Bilag 1 indeholder ordregivers krav til orienteringsmodulet. Tilbudsgiverne skal derfor ikke supplere eller udfylde dette bilag. Bilag 2 (Løsningsbeskrivelse) Tilbuddet skal indeholde en kort løsningsbeskrivelse, der beskriver, hvordan orienteringsmodulet tænkes udformet og udviklet. Løsningsbeskrivelsen vil indgå i kontrakten som bilag 2. Løsningsbeskrivelsen må maksimalt fylde 7 sider og skal som minimum indeholde beskrivelser af: Overordnet beskrivelse af organiseringen af arbejdet herunder inddragelse af Integrationsministeriet. Emner for modulet. Pædagogiske virkemidler og det læringsmæssige sigte for modulet. Omfanget af filmmateriale og øvrigt materiale. Muligheden for eventuelt at lave versionering på flere sprog end polsk, tysk og engelsk inden for den økonomiske ramme. Procedure for kvalitetssikringen af versionering på alle tilbudte sprog. Kildemateriale vedrørende arbejdssikkerhed. Angivelse af det samlede beløb for udvikling af orienteringsmodulet, som er anført i kontraktens punkt 6.2, samt en nedbrydning af prisen, hvoraf det fremgår, hvordan beløbet fordeler sig på orienteringsmodulets hoveddele, hovedaktiviteter m.v. Bilag 3 (Tidsplan) Bilag 3 indeholder tidsplanen. Der er i bilaget opstillet vejledning om, hvordan bilaget skal udfyldes eller udformes. Den vejledende tekst om, hvordan tilbudsgiver forventes at arbejde med bilaget er markeret med [ ] og er skrevet i kursiv. Tilbudsgiver bedes ved udarbejdelsen af tilbuddet benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser. Det er således ikke acceptabelt, såfremt tilbudsgiver
8 gentagne gange benytter sig af formuleringer som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at...", "man kan også tænke sig, at...", eller "sædvanligvis anvendes...", og vil blive tillagt negativ betydning inden for rammerne af kriterierne i punkt 3. 6.3 Erklæringer Det indskærpes, at i forbindelse med tilbudsafgivelsen skal tilbudsgiver underskrive og vedlægge følgende erklæringer: En erklæring på tro- og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, og i Danmark. Tilbudsgiver kan anvende den i udbudsmaterialet indeholdte formular. En erklæring på tro- og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i Danmark. Tilbudsgiver kan anvende den i udbudsmaterialet indeholdte formular. 6.4 Konsortier Ved sammenslutning af tjenesteydere (konsortier) skal erklæringerne i punkt 6.3 angives for hver enkelt af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. 7. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE M.V. Sidste frist for modtagelse af tilbud er mandag, den 28. juli 2008, kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Att.: Charlotte Hamburger Holbergsgade 6 1057 København K
9 Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i to måneder fra tilbudsfristens udløb. 8. BEHANDLING AF TILBUD M.V. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tjenesteydere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder såfremt ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen. 9. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, Klokkeslæt Aktivitet 18. juli 2008 Spørgsmål, jf. punkt 5, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage
10 inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 28. juli 2008, kl. 12:00 Tilbudsfrist. 11. august 2008 Forventet meddelelse om ordretildeling. 12. august 2008 Forventet kontraktindgåelse. 10. TJEKLISTE Tilbudsgiver opfordres til at kontrollere, om tilbudsgiver i sit tilbud har husket: at indsætte i kontraktens punkt 6.2 det beløb (det samlede vederlag), som tilbudsgiver tilbyder at indgå kontrakten på; at udarbejde bilag 2 om løsningsbeskrivelse og udfylde bilag 3 om tidsplan i overensstemmelse med de i punkt 6.2 ovenfor angivne retningslinjer; at datere og underskrive erklæringer og oplysninger som omhandlet i punkt 6.3; o o En erklæring på tro- og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, og i Danmark. En erklæring på tro- og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i Danmark. at sende tilbuddet i fem eksemplarer; at mærke forsendelsen som angivet i punkt 7; at adressere forsendelsen korrekt, jf. punkt 7; at iagttage tilbudsfristen i punkt 7.