Lejre Kommune Møllebjergvej 4 4330 Hvalsø F 4646 4615 Louise Betina Marqvertsen Center for Ejendomsdrift D 4929 E lbma@lejre.dk Dato: 15.april 2013 Udbudsbrev 1. Præsentation 1.1. Indledning Hermed udbydes teknisk rådgivning og bistand i henhold til ABR 89 vedr. opførelse af nyt børnehus i Hvalsø. Vedtagelsen af Dagtilbudsplanen 2012-2018 har bl.a. resulteret i, at tre mindre institutioner i Hvalsø nedlægges og samles i et nyt børnehus i Hvalsø. Det nye børnehus skal rumme ca. 196 enheder (132 børnehavebørn og 32 vuggestuebørn), samt en legestue for 25 dagplejebørn, hvilket giver et samlet bygningsareal på ca. 1155 m 2. Der er afsat 20,6 millioner til projektet, inklusive alt. Børnehuset skal bygges i den grønne kile mellem Hvalsøhallerne og Hyldebjerg i Hvalsø, ud mod Søvej. 1.2. Opgaven Udbuddet omfatter udarbejdelse af udbudsmateriale til udbud i totalentreprise, bygherretilsyn med totalentreprenøren (opfølgning på aftalen med totalentreprenøren) og deltagelse i møder, herunder en workshop med interessenterne, vedrørende nybyg af nyt børnehus i Hvalsø. Udbuddet omfatter både nybyg der vil være bygningsmæssigt og vedrørende udearealerne. 1.3. Lejre Kommune Bygherre på projektet nybyg af børnehus i Hvalsø er Center for Dagtilbud. Center for Ejendomsdrift er intern bygherrerådgiver. 2. Organisation 2.1. Organisatoriske forudsætninger Bygherre: Center for Dagtilbud Side 1 af 6
2.2. Byggeudvalg Ved udarbejdelse af udbudsmaterialeskal etableres dialog og samarbejde med en styregruppe sammensat af følgende 5 personer: Lene Jensen, direktør i Lejre Kommune Dennis Danielsen, centerchef i Center for dagtilbud Sussie Ravn, projektleder Sonja Dreesen, områdeleder i Hvalsø, Center for dagtilbud Louise Marqvertsen, bygherrerådgiver, Center for Ejendomsdrift 2.3. Byggeadministration Intern Bygherrerådgiver: Center for Ejendomsdrift 2.4. Tids- og handleplan Følgende milepæle er gældende for projektet: April 2013 Maj 2013 Maj 2013 Juni 2013 Juli - august 2013 September 2013 Oktober 2013 Maj 2014 Udbud af teknisk rådgivning og bistand Indgåelse af rådgivningsaftale Udarbejdelse af udbudsmaterialet Politisk godkendelse af udbudsmaterialet Prækvalifikation Tilbudsperiode Evaluering af tilbud Politisk godkendelse af valg af totalentreprenør Kontrahering med totalentreprenør Byggestart Aflevering 2.5. Standsning af opgaven Udbyder er Lejre Kommune, hvor Kommunalbestyrelsen skal godkende projektets igangsættelse. Der henvises til vedlagte Udkast "Aftale om teknisk rådgivning og bistand iht. ABR 89" kapitel 11.1 Sagens standsning, for vilkår og betingelser såfremt standsning af opgaven under vejs kan blive aktuel. Side 2 af 6
3. Konkurrenceopgaven 3.1. Forudsætninger og krav Ydelserne udbydes i henhold til ABR89. Udkast til aftale om teknisk rådgivning og bistand jf. bilag 1 til nærværende udbudsmateriale, vil danne grundlag for endelig aftale med det vindende rådgiverfirma. Det er derfor en forudsætning for at kunne afgive tilbud, at bilag 1 kan godkendes af tilbudsgiver. 3.2. Rådgiverydelsen PAR og F.R.I. S ydelsesbeskrivelser for Bygherrerådgivning, december 2003. Rådgiverydelsen udbydes som bygherrerådgivning. Ydelserne omfatter alle bygherrens forpligtigelser ved udbud i totalentreprise, i forbindelse med de planlagte arbejder. Ydelserne er nærmere beskrevet i bilag 1 Udkast til rådgivningsaftale, kapitel 4. 4. Udbudsbetingelser 4.1. Forbehold Udbyder tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som på afgørende vis eller i væsentligt omfang vil ændre den kommende kontrakts indholds og udbudsmaterialets grundlag. Udbyder forbeholder sig ret til at annullere udbuddet, hvis tilbuddet overstiger udbyders økonomiske ramme. Udbyder forbeholder sig retten til at opsige kontrakten med 3 måneders skriftligt varsel, hvis kontrakten bliver annulleret af Klagenævnet for Udbud. Udbyder skal gøre opmærksom på at tilbud der indeholder forbehold, vil blive erklæret ukonditionsmæssigt og derefter ikke indgå i bedømmelsen. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle forbehold, uklarheder og usikkerheder i forhold til udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 4.2. Forespørgsler Alle henvendelser, spørgsmål mv. vedrørende udbuddet, skal være skriftlige og sendes til: Louise Marqvertsen E-mail: lbma@lejre.dk. Telefon (direkte): 4646 4929 Mobil: 2116 9005 Lejre Kommune Side 3 af 6
Att: Louise Marqvertsen Skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet skal være Lejre Kommune i hænde senest torsdag den 2. maj 2013 kl. 10.00. Udbyder forbeholder sig ret til at afvise spørgsmål, der er fremsat for sent. Skriftlige spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form skriftligt pr. e-mail blive meddelt samtlige tilbudsgivere, samt lagt på hjemmesiden og på udbud.dk. Udbyder forbeholder sig ret til at sende rettelser til udbudsmaterialet, som er afstedkommet af spørgsmål/svar fra/til de bydende. 4.3. Indlevering Tilbud skal være modtaget senest tirsdag den 7. maj 2013 kl. 10.00 på mailadressen lbma@lejre.dk og på en UBS-nøgle på adressen: Lejre Kommune Att: Louise Marqvertsen Tilbuddet skal mærkes "Nyt børnehus i Hvalsø, tilbud på rådgivning" 4.4. Tilbuddets indhold Tilbudsgiver anmodes om at fremsende følgende materiale: A. Tilbudspris (vægtes 60%) Der ønskes en fast honorarpris i henhold til ydelserne jvf. pkt. 3.2. Forudsætningen er at der er 20 byggemøder i byggefasen. Der ønskes oplyst en fast pris på tilbudstimer. Honorarprisen skal være inklusive dækningsbidrag og anvendelse af tilbudsgiverens IT-udstyr og andet udstyr, samt inklusive udgift til reproduktion af materiale til gensidig orientering indenfor tilbudsgiverens organisation. Endvidere skal omkostninger og udgifter i forbindelse med rejser og transport, samt brug af EDB- eller CAD-anlæg være indeholdt i den anførte honorarpris. Side 4 af 6
Bygherren forbeholder sig ret til at standse sagen efter afholdt licitation og indstilling til bygherren. Rådgiveren er i så fald alene berettiget til at oppebære 60% af det samlede honorar. B. Kompetenceprofil (vægtes 20%) Tilbuddet skal indeholde oplysninger om, hvilke nøglepersoner der stilles til rådighed for opgaven og er ansvarlige overfor bygherren, samt hvilke kompetencer de pågældende besidder. Tilbuddet skal indeholde tilbudsgivers referencer for bygherretilsyn ved totalentrepriseprojekter. Der ønskes en beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetssikringsorganisation. C. Procesbeskrivelse (vægtes 10%) Der ønskes en kortfattet procesbeskrivelse. I beskrivelsen skal indgå, hvorledes tilbudsgiver påregner at organisere opgavevaretagelsen og en beskrivelse af det serviceniveau, som kan tilbydes. Beskrivelsen skal redegøre for tilbudsgivers rolle i forbindelse med styring og kvalitetssikring af løbende informationer til brugerne i hver af byggesagens faser. D. Inddragelse af energibesparende foranstaltninger (vægtes 10%) Der ønskes en kortfattet beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver påtænker energibesparende foranstaltninger og bæredygtighed ind i projektet. Erklæring om arbejdsmiljø. Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive, at de har taget hensyn til de gældende forpligtigelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Tilbudsgiver skal sikre at de medarbejdere som beskæftiger sig med opgavens udførelse, ikke har løn- og ansættelsesvilkår der er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold og branchekutymer der er gældende for branchen på den egn hvor arbejdet udføres, jf. ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter, som Danmark har ratificeret ved cirkulæreskrivelse nr. 114 af 18/5 1966. Såfremt denne forpligtelse ikke overhol- Side 5 af 6
des af tilbudsgiver, har udbyder ret til at tilbageholde vederlag til tilbudsgiver med henblik på at tilgodese eventuelle berettigede krav som de ansatte måtte have Tro og love erklæring Tilbudsgiver skal i tilbuddet vedlægge en tro og love erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren ikke har forfalden gæld på over 100.000 kr. til det offentlige. 4.5. Bedømmelse og behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Udbyder forbeholder sig ret til at indhente supplerende og uddybende oplysninger hos tilbudsgiver, så vidt dette kan ske indenfor tilbudslovens regler. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsbetingelserne mv. afklaret ved fremsendelse af spørgsmål jf. pkt. 4.3 ovenfor. Udbyder er ikke pligtig til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som værende udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt udbudsproces. Bedømmelse Ved bedømmelsen vil der blive anvendt karakterer for opfyldelsen af hvert enkelt underkriterium. Alle tilbudsgivere vil snarest modtage underretning om resultatet af udbudsforretningen. 4.6. Vederlag Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelsen af tilbudsmaterialet eller de dertilhørende bilag 5. Minimumskrav a) Tilbuddet skal afleveres på en USB-nøgle, samt sendes på e-mail jvf. punkt 4.2 i nærværende udbudsbetingelser. 6. Bilagsoversigt Bilag 1: Udkast til aftale om rådgivning Side 6 af 6