Gennemførelse af grupperådgivningsforløb Anbefalinger på baggrund af gennemførte forløb hos Centrovice og Djursland Landboforening Udarbejdet af Heidi Hundrup Rasmussen, specialkonsulent i SEGES, i projekt Deltidslandmandens samfundsøkonomiske potentiale og effekt, november 2016 Indhold Introduktion og baggrund... 2 Hovedpointer fra forløbet.... 2 Ledelsens ansvar og betydning.... 2 Økonomi... 3 Sideeffekter og organisering... 3 Skema Erfaring fra grupperådgivningsforløb... 4 De to grupperådgivningsforløb... 8 1
Introduktion og baggrund Et af elementerne i projektet Deltidslandmandens samfundsøkonomiske potentiale og effekt er at vise, hvordan grupperådgivningsforløb til deltidslandmænd kan tilrettelægges, så deltidslandmændene kan tilbydes en relevant og målrettet rådgivning tilpasset økonomien og produktionen på bedriften. I samarbejde med rådgivningsvirksomhederne Centrovice og Djursland Landboforening er der gennemført forløb med grupperådgivning for deltidslandmænd. Centrovice har gennemført forløbet Vårbyg på deltid om dyrkning af vårbyg. Djursland Landboforening har sammen med deltagerne haft fokus på økonomien på bedriften i forløbet Kan small business farmers lave business?. En tredje rådgivningsvirksomhed havde planlagt forløbet Netværk til lokal afsætning af kød fra ammekvæg. Dette tilbud fik ikke nok tilslutning fra målgruppen, primært fordi deltagerne havde svært ved at finde tid i foråret/sommeren, som var den ramme, projektet havde sat for gennemførslen af rådgivningsforløbet. Der deltog henholdsvis 11 og 5 landmænd i de to grupper. Efterfølgende er forløbet evalueret for landmændenes vedkommende med en elektronisk spørgeskemaundersøgelse, og for rådgivernes ved et interview. Skemaet Erfaring fra grupperådgivningsforløb, der ses på næste side, bygger på evalueringens resultater. I skemaet ses en sammenfatning af erfaringer fra forløbene, som kan benyttes af rådgivningsvirksomheder, der vil tilbyde landmændene grupperådgivning. Grupperådgivning dækker i denne sammenhæng over forløb for en gruppe af landmænd, hvor der er fokus på et specifikt emne, som alle deltagerne har interesse i. Kunsten er at sikre, at den enkelte får værdi af forløbet og ikke drukner i gruppen. Grupperådgivning er et mix mellem erfagruppen og kurset, hvor erfaringsudveksling kobles med undervisning vi bygger på kompetencerne i gruppen og supplerer med ekspertviden og inspiration fra underviserne. Hovedpointer fra forløbet Ledelsens ansvar og betydning Grupperådgivning kræver opbakning fra ledelsen, bl.a. fordi der er startomkostninger, inden det endelige koncept er på plads. I de to forløb har der været fokus på deltidslandmændene, men grupperådgivning kan være aktuelt for alle segmenter. For at få økonomi i grupperådgivning skal forløbet bygge på viden, kompetencer og kurser, rådgivningsvirksomheden i forvejen arbejder med og gerne vil markere sig indenfor. Ledelsen kan se grupperådgivning som en strategisk indsats, som ikke nødvendigvis giver et stort overskud, men er et tilbud, som knytter kunderne tættere til virksomheden og giver mersalg af rådgivning og serviceydelser. Virksomheden skal have et set-up for markedsføring, rekruttering af deltagere og opbygning af forløb, så der ikke skal startes forfra med alle elementer hver gang. Rådgivningsvirksomhederne vil have fordel af at udpege en central ansvarlig for grupperådgivningsforløb (og erfa-grupper) for at sikre kvalitet, effektiv administration og afvikling. Koncentration af viden og know-how om grupperådgivningsforløbene skal organiseres, så hver afdeling på rådgivningsvirksomheden ikke starter forfra hver gang, men anvender et fælles koncept. 2
Økonomi Betalingsvilligheden hos landmændene/deltagerne i de to forløb har været mellem 1.000 og 3.000 kr. for et forløb på 4 møder. Gennemsnittet lå på ca. 2.000 kr. For at rådgivningsvirksomhederne skal have økonomi i et forløb, skal der være mange deltagere pr. hold eller tilrettelæggelsen skal være meget effektiv. I vurderingen af økonomien kan også inddrages muligheder for mersalg og større viden om kundernes behov. Genbrug af forløb overfor flere segmenter kan være med til at sikre økonomien. Et lignede forløb som Vårbyg på deltid er gennemført med heltidsproducenter, og programmet herfra er genbrugt til deltidsgruppen. I forløbet hos Djursland Landboforening var der succes med at spare ressourcer, ved at deltagerne arbejdede på egen hånd ved et af de fire møder. For at gentage den succes kræver det en god forberedelse, så deltagerne ved, hvad de skal arbejde med, og hvilket resultat der skal komme ud af mødet, samt at en af deltagerne kan påtage sig rollen som mødeleder denne ene gang. Andre muligheder for at sænke ressourceforbruget er, at firmafolk afholder indlæg. Sideeffekter og organisering Forløbene har vist, at der er god læring for rådgiverne i at gennemføre et forløb med et specifikt emne og skærper deres kompetencer både som formidler og ekspert. Et grupperådgivningsforløb giver eksperten lejlighed for at nørde med interesserede deltagere og komme fagligt i dybden med et emne. Derved opbygges kompetencer, som rådgiverne kan benytte i andre rådgivningssituationer. Hvis rådgivningsvirksomhedens ledelse vælger at organiseres arbejdet med grupperådgivningsforløb og erfagrupper på tværs af virksomheden og samle ansvaret for disse produkter hos en medarbejder, vil det sikre opbygning af rutine og viden om udvikling og gennemførsel af forløb. Rådgivningsvirksomheden får dermed løbende implementering af de forbedringsforslag, man får fra evalueringer af grupperådgivningen. Ved at samle funktionen centralt er der også bedre mulighed for at holde den ønskede kvalitet i forløbene. 3
Skema Erfaring fra grupperådgivningsforløb Emne Målgruppe Design af forløb - program Handlinger Tips Forudsætninger Ressourcer* Udpegning af det emne, som forløbet skal omhandle. Beskrivelse af indholdet. Definer, hvem der er målgruppen for forløbet. Definer antal møder, mødetidspunkt, mødeform og emner. Afgræns emnet hvis det bliver for bredt, kræver det for mange ressourcer. Genbrug er godt har I kørt forløb for andre målgrupper, f.eks. heltidskunder, så overvej at genbruge programmet. Det er ikke nødvendigt at ændre på det faglige indhold deltidslandmændene er fuldt ud i stand til at kapere det samme stof som deltidslandmændene. Er det en fordel, at deltagerne ligner hinanden så meget som muligt? Eller skal de være så forskellige som muligt? En veldefineret målgruppe gør det lettere at målrette markedsføringen og trække på kollegers hjælp. Gruppestørrelse på 8-15 deltagere. Færre deltagere giver mere fokus på hver enkelt, men økonomien kan ikke hænge sammen De fleste landmænd svarer, at de helst vil mødes fra 19-22 Landmændene foretrækker mellem 3 og 6 møder pr. forløb. Landmændene vil gerne lære af hinanden og udnytte hinandens viden og erfaringer. Giv plads til at bringe deltagernes kompetencer og viden i spil. Overvej, om deltagerne kan arbejde på egen hånd på et af møderne det øger involveringen og sparer ressourcer Kendskab til kundernes behov og interesser. Kendskab til kollegernes kompetencer - hvem kan byde ind, og hvem er interesserede. Anvende andres erfaringer er der andre virksomheder, som har lavet noget tilsvarende? Har SEGES noget materiale, der kan anvendes? Kendskab til kundernes behov og interesser. Kendskab til gruppens præferencer med hensyn til mødetidspunkt mange har bedst tid i efteråret/vinteren. Erfaring med undervisning, erfagrupper, grupperådgivning hvad virker, og hvad virker ikke. Kendskab til emnet og hvor man finder viden og oplægsholdere. Overblik over den proces man vil føre deltagerne igennem. Blik for at udnytte eksisterende materiale, og hvordan man kan spare på ressourcerne. 2-4 timer 1 time 4 timer 4
Følg op på de handlinger/ændringer landmændene foretager som resultat af forløbet. Udnyt tilgængeligt talmateriale. Benchmark er et godt udgangspunkt for dialog og diskussion. Inddrag firmafolk som oplægsholdere. Tænk på, at landmændene kan/skal lave noget mellem møderne på den måde kan man nå længere. Deltagerne vil rigtig gerne diskutere med hinanden sørg for tid til det. Markedsføring Find de rette kanaler til at nå ud til deltagerne, og lav en plan for, hvordan I vil gøre. Omtale i medlemsblade og på hjemmesiden Omtale på møder for målgruppen SMS-service Kontakt via eksisterende erfagrupper Information på rådgivningsbesøg (mark/gødningsplan, enkeltbetaling, regnskab) Direkte kontakt via telefon. Kendskab til rådgivningsvirksomhedens praksis og mulige kanaler. Kendskab til målgruppen og hvor man møder dem. Konkret beskrivelse af indhold og udbytte, så det er muligt for andre end de direkte involverede at sælge produktet. 3 timer Kontakt til mulige deltagere Tag kontakt til målgruppen og hverv deltagere. Det vurderes, at direkte kontakt ofte vil være nødvendig for at få gruppen i gang. Det kan være en fordel, hvis det er en af landmandens egne rådgivere, der ringer ud. Overvej at sende en beskrivelse ud og efterfølgende ringe ud og følge op på det. Godt kendskab til forløbets indhold og mulige nytteværdi for kunden. 3-5 timer Gennemførsel Høst frugterne af en god planlægning, så deltagerne får det ønskede udbytte. Gennemgående person er nødvendig for at sikre sammenhæng og opsamling af læring. Spørg til deltagernes forventning og tilpas evt. programmet efter det. Vær mødeleder faciliter processen. Mødeleder/proceskompetencer. 3-4 timer pr. møde 5
Efterbehandling og aktiviteter mellem møderne Evaluering Tiden mellem møderne kan udnyttes til at deltagerne implementerer og arbejder med det, de har lært på mødet. Evalueringen gør det muligt at forbedre næste forløb. Tilbyd opfølgning Tag højde for dette i planlægning og læg op til, at der skal tænkes og/eller handles mellem møderne. Forberedelse af talmateriale, analyser mv. Evalueringen kan være en del af programmet på den sidste mødegang. Deltagerne kan evaluere mundtligt eller udfylde et kort spørgeskema. Evalueringen kan være elektronisk. Spørg ind til tilfredshed med emner, afvikling, udbytte. Spørg hvad, der skal bevares, og hvad der skal ændres. Tilbyd opfølgning på de planer, der er kommet ud af forløbet. Individuelt afhængig af opgavens karakter. Et evalueringsskema, der kan anvendes på tværs af grupper. Forum, hvor man uddrager læring af evalueringen og anvender den fremadrettet. * Baseret på de deltagende foreningers bedste bud tidsforbruget er meget afhængigt af planlæggernes erfaringer og rutine. Afhænger af opgavens karakter og hvor meget programmet lægger op til, at rådgiverne skal udføre mellem møderne. 2-3 timer til opgørelse af evaluering og formidling til interesserede. Opfølgning kan være en del af prisen, men også noget, der betales for separat. 6
Landmændenes udbytte De deltagende landmænd var meget tilfredse med forløbet (score hhv 4,4 og 5 på en skala fra 1-5), og de fik dermed alle noget ud af at deltage: Overblik over sammenhængene på bedriften. Sammenligning med andre giver inspiration til at løfte svage sider Hjælp til at træffe en beslutning Opmærksomhed på hvordan jeg øger udbyttet og forbedrer økonomien Konkret viden om dyrkning af vårbyg Netværk, hvor jeg kan få hjælp og sparring Højere udbytte på trods af svære forhold i 2016 Eksempler på emner til grupperådgivningsforløb. Evalueringerne af de gennemførte forløb gav anledning til følgende forslag til mulige emner: Dyrkning af kornafgrøder generelt Dyrkning af raps Dyrkning af ærter Maskinøkonomi Vilkår og fremtid for deltid/fritidslandbrug: Skal man omlægge produktionen til??? Fordele og ulemper ved at være økolog Alternativer til de traditionelle afgrøder set med en deltidslandmands muligheder Sædskifte/markplaner Sprøjteplaner Noget om kemi og sprøjteteknik Syn af marksprøjte; regler; omkostninger til syn; køb af synet sprøjte, hvad har andre gjort; samarbejde med andre omkring sprøjtning 3 afgrøde-reglen som rammer nogle deltidslandmænd uhensigtsmæssigt Erfaring med MFO-afgrøder, etablering af 2 afgrødetyper Sådan løfter man økonomien på små bedrifter-forløb et forløb om mulighederne for at gå fra fritid / deltid til heltid - nicher mv. Almindeligt forløb med skiftevise besøg hos hinanden i en mindre gruppe, med krav om stor åbenhed omkring tal mv., således det giver udbytte - ikke blot en kaffeklub. Handels-erfa light Økonomi og mulighederne med det simple regnskab Planteavl på en enkel måde Indberetninger og ansøgninger hvad kan du selv gøre og dermed spare penge Skat Finansiering Forsikringer Tilskudsordninger (men her skal man være hurtigt ude) Foderplaner Forretningsmodeller Drift af gårdbutik 7
De to grupperådgivningsforløb Forløb Møde 1 Mellem møde 1 og 2 Møde 2 Mellem møde 2 og 3 Møde 3 Mellem møde 3 og 4 Kan small business farms lave business? Introduktion og gennemgang af regnskab Rette regnskaber, så data er fordelt korrekt, samt opstilling af sammenligning på tværs af gruppen Talmøde hvor deltagernes resultater og nøgletal granskes på tværs af gruppen Landmændene fordøjer deres egne tal og overvejer konsekvenser Landmændene på egen hånd. Udpegning af fokusområde og tilhørende handlinger. Samler spørgsmål sammen til konsulenten Landmændene overvejer, hvordan de skal anvende den inspiration de har fået fra de øvrige i gruppen. Møde 4 Målsætning og udarbejdelse af handlingsplan efter svar på spørgsmål fra Møde 3 8