Blad nr. 90 Referat fra bestyrelsesmøde i Kirkernes Hus Tirsdag den 21. oktober 2014 Til: Carsten Jørgensen (næstformand), Sonja Pilgaard Andersen (kasserer), Johannes Lund Nielsen, Lisbeth Kjær Poulsen, Torben Venndt (for Per Møller Henriksen), Torben Vesterlund, Asta Fink, Linda Fransen, Finn Lundy - og som tilforordnet Jens Olesen Afbud: Kurt Krogh Pedersen Nye bestyrelsesmedlemmer: 1. Som afløser for Søren Fibiger Olesen indtræder som repræsentant for Sct. Michaelis Menighedsråd Johannes Lund Nielsen. 2. Som afløser for Ole Davidsen indtræder som repræsentant for Herslev Menighedsråd Asta Fink. REFERAT Punkt 1 Kirkernes Hus Orienteringspunkter ved JO: a) Revision af 2013-regnskaberne. b) Personregistreringssyn 2014-09-12. c) Menighedsrådene har fået tilbudt, at Jens Olesen kan oprettes som administrator eller bruger med henblik på at være behjælpelig med div. indrapporteringer og ekspeditioner på virk.dk d) Middelfart Sparekasse Bilag: Soliditetsfolder til orientering. Referat Ad. a Ad. b Ad. c Ad. d Der blev orienteret om den gennemførte revision. Der er gennemført personregistreringssyn. Synet affødte ros til de to kordegnes udførelse af personregistreringen for de tilknyttede sogne. Brugeradgang er etableret for en række af sognene. Til orientering. 2 Fredericia Kirkegårde - Kirkegårdsudvalget Orienteringspunkter ved JO. a) Erritsø kirkegård. Intet nyt vedr. evt. Taget til efterretning.
Blad nr. 91 overdragelse af kirkegårdsdriften. Taget til efterretning. 3 Formandsskifte - konstituering Søren Fibiger Olesen er udtrådt af Sct. Michaelis Menighedsråd. Som en konsekvens heraf har han også meddelt sin fratræden som formand og medlem af bestyrelsens for Kirkernes Hus. I en tidligere henvendelse (mail) til bestyrelsen har Carsten Kjær Jørgensen meddelt sit kandidatur til bestyrelsens valg af ny formand. 4 Møde med kirkeminister Marianne Jelved Orientering fra mødet med ministeren den 3. september samt om den opfølgende korrespondance. Bilag: Jvnf. bilag til pkt. 5 bl.a. kopi af breve fra provsten til ministeren dateret hhv. 4. og 17. september 2014. Der blev gennemført valg af formand. Kandidatforslag: Carsten Kjær Jørgensen. Carsten Kjær Jørgensen valgt. Bestyrelsen besluttede, at valg af næstformand afventer næste ordinære valg, som er i foråret 2015. Forretningsudvalget vil indtil da bestå af formand og kasserer. Der blev refereret fra mødet den 3. september 2015, hvor kirkeminister Marianne Jelved gjorde besøg i Kirkernes Hus. Ministeren blev præsenteret for aktiviteterne i Kirkernes Hus. Dvs. sognenes samarbejde om kirkegårdsdrift, regnskabsførelse, personregistrering og rådgivning om personaleadministrative forhold. I mødet tilkendegav provsten og de tilstedeværende repræsentanter for sognene, at man ønsker mulighed for at provstiet kan tildele ligningsmidler direkte til Kirkernes Hus i lighed med, hvad man gør til de enkelte sogne. På baggrund af mødet og foranlediget af ministeren har provsten i henvendelser dateret 4. og 17. september fulgt op og bl.a. præciseret ønsket om at samarbejdsprojekter som f.eks. Kirkernes Hus kan tildeles ligningsmidler i lighed med sognene. Jvnf. tillige referatet til dagsordenens punkt 5. 5 Manglende myndighedskode Iflg. Vejledning om kirkelig ligning til Selvstændige kirkegårde (VEJ nr. 9739 Der blev orienteret om de som bilag udsendte skrivelser mv.
Blad nr. 92 af 17/01/2011) er det ikke længere legalt at give ligning direkte til Kirkernes Hus - Fredericia Kirkegårde. 35-50 kasser er ramt af denne problemstilling. Problematikker er drøftet med økonomichefen i Kirkeministeriet og senest direkte med kirkeministeren. Der foreligger ingen afgørelse på vore henvendelser til ministerium og minister med opfordring til at få ændret vejledningen og om nødvendigt også lovgivningen. Kirkeministeriet har nu (primo august i en henvendelse til stiftet videresendt til Kirkernes Hus primo september) varslet lukning af vores adgang til Økonomiportalen. I et møde den 26. september mellem repræsentanter fra Kolding Provsti og kirkegårde, Vejle Provsti og kirkegårde samt Fredericia Provsti og kirkegårde blev problematikken og handlemulighederne drøftet. Man besluttede sig for at svare i en fælles henvendelse fra de tre provstier. Bilag, kopi: af Vejledningen, af referat fra møde med økonoichefen 2014-02-05, af breve til ministeren hhv. 2014-09-04 og 2014-09-17, af mail fra specialkonsulent Jacob Ølgaard-Nicolajsen (KM) videresendt af Lars Christian Kjærgaard (Haderslev Stift) med tilhørende skrivelse af 4. august 2014, af notat fra møde den 26. september mellem repræsentanter fra Kolding + Vejle + Fredericia provstier, af svar på ministeriets spørgsmål sendt til Haderslev Stift den 1. oktober 2014 samt af fælles henvendelse fra de tre provstier til kirkeministeren dateret 1. otko- Vi afventer svar på henvendelsen til Kirkeminister Marianne Jelved. Ligeledes afventes en reaktion på besvarelsen af de af ministeriet fremsendte spørgsmål. Besvarelsen er sket i en fælles henvendelse fra Kolding, Vejle og Fredericia provstier. På mødet blev der redegjort for problemstillingen, som Vejledning om kirkelig ligning til selvstændige kirkegårde har afstedkommet set i forhold til den hidtidige og mere end 40 år gamle praksis med tildeling af ligningsmidler til Fredericia Kirkegårde. Der er tale om en problemstilling som forstærkes af at der i Kirkernes Hus i Fredericia provsti samarbejdes om andet og mere end fælles kirkegårdsdrift. Bestyrelsen appeller til en ændring af den udsendte Vejledning, så der ikke lægges unødvendige hindringer i vejen for udvikling og implementering af samarbejde på tværs af sognene sådan som det f.eks. har fundet sted i forbindelse med etableringen af Kirkernes Hus i Fredericia Provsti. Såfremt problemstillingen giver anledning til flere fælles møder informeres hele bestyrelsen med tilbud om at kunne deltage.
Blad nr. 93 ber 2014. 6 Klagesag, gravsted på Christians kirkegård Der henvises til kopi af omtale i Fredericia Dagblad og efterfølgende klageskrivelse fra Christian Henneberg dateret 15. september 2014. Bilag: Kopi af henvendelse fra Christian Henneberg, avisindlæg og de af kirkegårdsudvalget nyformulerede breve vedr. mgl. renholdelse. Det Fælles Kirkegårdsudvalg 2014-10-06: Til bestyrelsens videre behandling af den af Christian Henneberg indgivne klagesag ønsker Udvalget for Fredericia Kirkegårde at udtale følgende: Den konkrete sag har givet udvalget anledning til at vurdere de formuleringer, som anvendes (i henvendelser vedr. manglende renholdelse af gravsted). Udvalget medgiver, at der i de anvendte breve benyttes formuleringer, som kan opleves voldsomme og måske endda truende. Udvalget indstiller til bestyrelsen, at den pålægger administrationen at benytte nye og modificerede skrivelser. Vi har talt os frem til vedlagte forslag til tre nye skrivelser. Carsten Kjær Jørgensen forbereder udkast til svar, som forelægges bestyrelsen. Det af Carsten Kjær Jørgensen udarbejdede forslag til svar blev kommenteret. Formanden besvarer kritikken. 7 Renovering af gravgitter, Michaelis Ministeriet har i brev af 22-5-2014 meddelt afslag på ansøgning om tilskud til renovering af gravgitter. Afslaget blev givet på baggrund af afsluttet og indsendt projektregnskab. Jens Olesen har i en reaktion henvist til tidligere korrespondance, hvori ministeriet i 2012 meddelte, at der som udgangspunkt vil kunne bevilges tilskud. I reaktionen opfordres til en revurdering af ministeriets afgørelse. Ministeriet har revurderet og i brev af 20-6-2014 meddelt, at der ikke er flere penge i FU 2014-08-25: Indstiller til bestyrelsens godkendelse, at ministeriets afslag og senere reaktion tages til efterretning. Dvs. at omkostningen finansieres over driften idet vi afventer endelig afgørelse vedr. tilskud. Ministeriets afslag og opfølgende reaktion taget til efterretning.
Blad nr. 94 2014 samt at (tilskuds)ordningen er under afvikling. Der kan evt. blive tale om udbetaling af tilskud i 2017! Renoveringen har kostet 100 tus.kr., som er betalt ud af driften i 2014. Bilag: Kopi af div. sagspapirer. 8 Frigivelse af prohiberede midler I regnskab for Kirkernes Hus Fredericia Kirkegårde henstår et prohiberet beløb stort kr. 27.234,14 (pr. 31.12.2013). Haderslev Stift har nu godkendt frigivelse af beløbet. Afventer indstilling fra udvalget for Fredericia Kirkegårde. Bilag: Seneste korrespondance med Haderslev Stift vedr. beløbets frigivelse. FU 2014-08-25: Det Fælles Kirkegårdsudvalg anmodes om at fremkomme med forslag til anvendelse af det frigivne beløb som pr. 31.12.2013 udgjorde kr. 27.234,14. Kirkegårdsudvalget 2014-10-06, indstilling: Der var enighed om at de frigivne midler kan bruges til indkøb af udsmykning til opsætning ved urneplæne på Trinitatis kirkegård. Jørgen Hviid og Ole Hougaard står for indkøb inden for den økonomiske ramme, som udgøres af de frigivne midler. Anbefaler Kirkegårdsudvalgets indstilling godkendt. Godkender Kirkegårdsudvalgets indstilling. 9 Harmoniseret prissætning for urnebegravelser I Fredericia Provsti Afventer sagens behandling i Kirkegårdsudvalget. Bilag: Notat fa møde mellem Erritsø MR, Taulov MR og Fredericia Kirkegårde januar 2014.09.30 Kirkegårdsudvalgets beslutning 2014-10-06: Godkender oplæg til harmoniseret prissætning. Taksten vil blive fastlagt efter fornyet kostprisberegning baseret på det ændrede takstberegningsprincip, hvor man erhverver et urnegravsted frem for en urnegravplads. Anbefaler at Kirkegårdsudvalgets beslutning tiltrædes. Jvnf. kommissoriet for udvalgets arbejde vedr. kirkegårdstakster. Kirkegårdsudvalgets indstilling godkendt.
Blad nr. 95 10 Takstregulering, kirkegårdstakster 2015 Stillingtagen til den årlige takstregulering. I.h.t. nedenstående uddrag af kommissoriet for Kirkegårdsudvalget arbejde er det op til udvalget at formulere indstilling til Provstiudvalget vedr. takstreguleringer: Udvalget udfører det forberedende arbejde vedrørende regulering af kirkegårdstakster i henhold til gældende cirkulære og vejledning med henblik på indstilling til provstiudvalget. Bilag: Kopi af Kommissorium 11 Kontaktpersonopgaver og Kirkernes Hus Oplæg fra ERFA-gruppen for kontaktpersoner med henblik på drøftelse i bestyrelsen. Bilag: Kontaktpersonopgaver og Kirkernes Hus 12 Kvartalsrapport, 2. og 3. kvt. 2014 Fremlæggelse af kvartalsrapporter. Bilag: Kvartalsrapport 3. kvt. 2014 Kirkegårdsudvalget 2014-10-06, indstilling: Efter en længere drøftelse blev beslutningen, at indstilling til Provstiudvalget med oplæg til takstregulering kan udarbejdes af administrationen på grundlag af ministeriets udmelding om pristalsregulering som for de enkelte ydelser vil blive afrundet til hele kroner. Anbefaler at Kirkegårdsudvalgets beslutning tiltrædes. Kirkegårdsudvalgets indstilling godkendt. Oplæg fra ERFA-gruppen for Kontaktpersoner godkendt. Et eftersendt oplæg fra kirke- og kulturmedarbejder i Christianskirken, Esther Jensen, blev kommenteret. Bestyrelsen henviser forslaget til videre vurdering i ERFA-gruppen for Kontaktpersoner i Fredericia Provsti. FU 2014-08-25: Rapport for 2. kvt. taget til efterretning. Kvartalsrapporten underskrevet og vil blive forelagt bestyrelsen som efterretningssag. Rapport for 3. kvt. taget til efterretning. Kvartalsrapport for 2. og 3. kvartal taget til efterretning. 13 Revisionsprotokol, regnskab 2013 Revisors protokol fremlægges og kommenteres. Bilag: Revisionsprotokol og revisors er- Revisors protokol gennemgået og kommenteret. Forelægges bestyrelsen.
Blad nr. 96 klæring 2013 samt adm.chefens kommentarer til revisors bemærkninger. 14 Budget 2015 Provstiudvalget har udmeldt følgende, endelig rammer for 2015: Drift kr. 8.800.000,00 Anlæg kr. 345.000,00 Budgetbidraget tilrettet og endeligt budget 2015 fremlægges med henblik på godkendelse. Bilag: Budget 2015 Revisionsprotokollen gennemgået, kommenteret og taget til efterretning. FU 2014-08-25: Formand og kasserer har været til møde med Provstiudvalget, hvor driftsbudget og anlægsønsker blev drøftet. Provstiudvalget tilkendegav, at det ville fastholde den udmeldte driftsramme samt godkende de fremsendte tre anlægsønsker. De tre anlægsønsker er indarbejdet i budget 2015. Forelægges bestyrelsen med henblik på godkendelse. Budget 2015 godkendt. 15 Lønforhandling Fastlæggelse af principper for lønforhandling. Bilag: Oplæg vedr. principper for lønforhandling for ansatte i Kirkernes Hus. FU2014-10-09: I FU drøftelse fremkom det alternativ, at adm.chefen foretager indplacering og forhandler løn for alle andre ansættelser i Kirkernes Hus men at aftaler er betinget af formandens godkendelse. En sådan praksis vil kombinere en smidig sagsbehandling og bestyrelsens involvering i form af godkendelse ved formanden. Bestyrelsen beslutter at oplæg til lønindplacering og lønforhandling udarbejdes af administrationschefen. Forslaget forelægges Forretningsudvalget for godkendelse. 16 Aftalte mødedatoer Bestyrelsesmøder 2014: 22. januar (tema) 18. marts (konstituering, regnskab, spisning) 26. maj, (budgetbidrag, temamøde)
Blad nr. 97 3. september, (rev.protokol,) 21. oktober (budget) Mødetidspunkt for best.md. er 16.30! FU-mødedatoer 2014: 7. januar 10. marts 20. maj 26. august 13. oktober Mødetidspunkt for FU er 15.30! Bestyrelsesmøder 2015: 19. januar (tema) 23. marts (konstituering, regnskab, spisning) 01. juni, (budgetbidrag, temamøde, kvt. rap.) 31. august, (rev.protokol (?), kvt.rapport) 8. oktober (rev.protokol, kvt.rapport, budget endeligt incl anlæg) Mødetidspunkt for best.md. er 16.30! 2015-datoer godkendt. FU-mødedatoer 2015: 12. januar 16. marts 18. maj 24. august 1. oktober Mødetidspunkt for FU er 15.30! 17 Eventuelt Intet at bemærke. Referent: Jens Olesen