AU Library: Høringssvar vedr. universitetsledelsens beslutningsforslag som følge af problemanalysen på AU Per Lindblad, Bibliotekschef, Aarhus Universitet Ellen Vibeke Knudsen, Områdedirektør, Statsbiblioteket Indhold: 0. Resume og anbefalinger 1. AU Librarys vigtigste resultater frem til i dag 2. Væsentlige omverdensudfordringer hvor AU Library kan bidrage til AU s indsats 3. Faglighed og brugerinddragelse kort om baggrunden for AU Librarys etablering 4. Aktuel organisering og ledelse 5. Vigtigste erfaringer med vores organisering 6. Uddybning af anbefalinger I forlængelse af Universitetsledelsens forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen, har AU Librarys bibliotekschefer, undertegnede Per Lindblad Johansen bibliotekschef på AU og medundertegnede Ellen Vibeke Knudsen områdedirektør på Statsbiblioteket, udarbejdet nedenstående høringssvar. 0. Resume og anbefalinger AU Library består af fem fakultetsbiblioteker og universitetsbiblioteksområdet hos Statsbiblioteket. Den faglige udvikling drives i tværgående udviklingsenheder, der også inkluderer Statsbibliotekets fælles servicefunktioner. AU Library er dermed en fakultetsfokuseret matrix-organisation, som står sammen om udvikling og fælles tiltag hvor det giver mening. AU Librarys samlede opgaveportefølje er finansieret ved stort set lige store bidrag fra AU og Statsbiblioteket. På baggrund af denne styrke har AU Library: Samlet 20 tidligere biblioteker i én organisation i et partnerskab mellem AU og Statsbiblioteket med basis i de enkelte fakulteters behov Overtaget opgaver fra andre enheder, udvidet eksisterende services og udviklet nye tjenester, eksempelvis PURE, Studenterprint for hele AU, ledelsesrapportering og indhold til Blackboard mm. Reduceret omkostningerne til den samlede biblioteksdrift for AU, idet Statsbiblioteket har tilsluttet sig at en evt. effektiviseringsgevinst tilfalder AU
Fastholdt overordnet tilfredshed hos brugerne hvilket blandt andet afspejler sig i problemanalysen, hvor AU Library er det administrative område, som har fået færrest kritiske kommentarer - og til tider ligefrem ros AU Library er således karakteriseret ved både effektivitet, nærhed og en række nye services, som forskere, undervisere og studerende udtrykker glæde ved. At det er lykkedes at skabe så effektivt og brugerfokuseret et bibliotek på 2 år er unikt og stærkt! Forudsætningen herfor er en fælles ledelseskreds, der har mulighed for at indgå forpligtende aftaler på tværs af biblioteksorganisationen. Hertil kommer naturligvis medarbejdernes engagement i både at sikre en stabil drift og bidrage til udviklingen af AU Library gennem den fælles organisering på tværs af AU og Statsbiblioteket. AU Library har opnået mange og flotte resultater. Dette er særligt bemærkelsesværdigt, fordi det er resultater, som er realiseret i en yderst kompleks kontekst, såvel på AU som i det faktum at biblioteksbetjeningen er forankret i to juridiske enheder. Den samme kompleksitet, interne fusioner og travlhed har imidlertid også medført et stort pres på medarbejderne. Medarbejdertilfredsheden i AU-delen af AU Library er derfor svingende for så vidt angår den tværgående faglige organisering. Nogle medarbejdere er meget glade og føler sig fagligt udviklede, hvorimod andre føler sig klemt af matrixorganiseringen. Derfor har vi igangsat en proces, som skal afdække hvor der er behov for at justere AU Librarys tværgående matrixorganisering, så alle vores medarbejdere har en god balance mellem driftsopgaver og mulighederne for at deltage i udviklingsarbejde. Anbefalingen herfra er derfor, at bevare AU Library i sin nuværende konstruktion, men at fortsætte arbejdet med at sikre, at det tværgående arbejde giver størst mulig værdi for forskerne og de studerende, samt mening for AU Library-medarbejderne. Vores anbefalinger kan udfoldes i følgende punkter, der er beskrevet nærmere i afsnit 6: 1. At AU fastholder AU Library som én organisation - med justering af vores matrixorganisering og øget formalisering af brugerkontakten OG 2. At AU forankrer AU Library hos prorektor -og dermed styrker den direkte sammenhæng mellem ydelsesdialog og prioriteringer internt i den faglige ledelsesstreng på universitetet Alternativt, og såfremt man specifikt ønsker at ændre på referencestrukturen i AU Library, kan det overvejes at justere organisationsmodellen med inspiration fra Københavns Universitet og det Kongelige Bibliotek (KUBIS-modellen). Denne model beskrives også i afsnit 6. Baggrunden for vores anbefalinger foldes ud i det følgende. 1. AU Librarys vigtigste resultater frem til i dag AU Library er en fusion af 20 tidligere selvstændige biblioteker i én organisation med seks ledelsesområder, herunder fem fakultetsbiblioteker (to på Arts). Ved implementeringen har 2
der været en tæt dialog med hvert fakultet om niveau for, og indhold af, biblioteksbetjeningen. På flere fakulteter har disse processer været båret af en god strategisk dialog om, hvordan de tidligere mindre betjeningssteder, og de meget forskellige ydelser de leverede til institutterne, kunne kvalitetssikres, effektiviseres - og ikke mindst prioriteres. På de fakulteter der har ønsket særlige strategiprocesser for biblioteksbetjeningen, har processerne været tilrettelagt med inddragelse af institutter, interessenter i fagmiljøerne og bibliotekets medarbejdere. Fakultetsstrategierne er samtidig forankrede i den samlede strategi for AU Library, hvilket giver institutter og fagmiljøer adgang til at trække på resultaterne af den tværgående udvikling i AU Library eks. i forhold til ledelsesrapportering og forskerservice i form af kontaktbibliotekarordning, fælles PURE-Helpdesk, samlet kvalitetssikring af data i PURE og implementeringen af et fælles LMS på AU. På trods af en relativt kort historie som samlet biblioteksorganisation har AU Library allerede opnået en meget lang række resultater, som har konkret og mærkbar effekt for forskere og studerende, og således for AU samlet set. Nedenfor har vi samlet en oversigt over de vigtigste resultater: Organisering. Skabelse af fem fakultetsbiblioteker med et stærkt og forpligtende samarbejde med Statsbibliotekets øvrige afdelinger, i én samarbejdende organisation Ny rammeaftale mellem AU og SB, tiltrådt af universitetsledelsen Fusion med psykiatrisk forskningsbibliotek Lokale strategier fastlagt i dialog med fakulteterne Budgetter fastlagt i direkte dialog med hvert enkelt fakultet Bibliotekerne (betjeningsstederne): Modernisering af flere betjeningssteder i tæt dialog med fakulteter og institutter om brugerbehov og strategier: Moesgaard, VAB, Fuglesangsalle, NAVITAS, Ny Munkegade, Nobelparken, Emdrup og mindre forbedringer i Arts-studiecenter i Tåsingegade. Senest projekt om renovering af Kasernen og Studenterhuset sammesteds Sammenlægningerne af betjeningssteder på ST indebærer en effektivisering af processer og bedre muligheder for at AU Library-medarbejderne kan indgå i faglige fællesskaber Implementering af døgnåbning på de fleste af vores betjeningssteder Tværgående services Implementering af nye fælles standarder for ledelsesrapportering har medført stor udbredelse og efterspørgsel på institutter/fakulteter Overtagelse af PURE-systemejerskab Etablering af fælles PURE-support for hele AU - færre skal bruge tid på opgaven og brugerne får direkte adgang til specialister Udvikling af ensartede tilbud om undervisning i PURE 3
Kvalitetssikrede undervisningstilbud til studerende fra bachelorniveau til ph.d.-niveau omkring informationskompetence - understøtter højere kvalitet i undervisningen, udvikling af akademiske kompetencer og styrker AU s indsats i forhold til fremdriftsreformen Implementering af én fælles biblioteksside: library.au.dk med synliggørelse af bibliotekets serviceydelser og ressourcer, herunder søgefunktionen Search Fælles model for fagsider (webside) hvor bibliotekets elektroniske ressourcer, værktøjer og andre kilder for et bestemt universitetsfag og fagområde er samlet Giver mulighed for bedre samarbejde mellem de enkelte fag og AU Library om indhold og øget kendskab til e-ressourcer og øvrige biblioteksressourcer AU Library spiller en væsentlig rolle i introduktionen af Blackboard til de studerende AU Library stiller en række e-læringsobjekter til rådighed på tværs af fakulteter på Blackboard AU Library har ansvaret for at formidle viden og svare på spørgsmål vedr. ophavsret på Blackboard Etablering af fælles betalingsløsning vedrørende print/kopi for studerende, på tværs af fakulteter, institutter og AU/Statsbiblioteket Konsolidering af OJS-server til udgivelse af AU-tidsskrifter pt. omkring 50 samlet Etablering af OMP-server til udgivelse af monografier er pt. under opstart Logistik Implementering af driftsfællesskab bl.a. vedrørende indkøb, fjernlån og bibliotekssystem, kørselsordning for fysiske materialer Fælles udnyttelse af AU Library/SB materialer - sparer lokale ressourcer og giver flere og bredere udvalg af e-ressourcer og mere fleksibel opsætning af fysiske materialer, der hvor behovet er Effektivisering af forhandling og administration af AU Librarys samlede licensportefølje vedrørende elektroniske ressourcer Vedtagelse af fælles lånereglement og gebyrregler har medført ensartede vilkår for brugerne og effektivisering af arbejdsgange samt sikret at forvaltningsloven overholdes Digitalisering af gebyr- og printbetaling via Internettet Oversigten er et prioriteret udvalg, der skal give et indtryk af hvor AU Library i særlig grad har bidraget til at øge effektiviteten og kvaliteten på AU i både forskning og uddannelser. AU Library-medarbejderne har varetaget bibliotekets tværgående udvikling inden for deres primære fagområde gennem vores faglige bånd, der fremstår som tværgående udviklingsfællesskaber. Det har sikret, at udviklingen af AU s biblioteksservices sker med afsæt i lokale erfaringer samt fakulteternes prioriteringer, og dermed behov. Derved sikres det at der er en hensigtsmæssig balance mellem det fælles udbytte af en samlet indsats, og de lokale behov. 4
I perioden frem til i dag har det været implementeringen af organisationen i dialog med fakulteterne, der har tegnet dagsordenen på biblioteksområdet. I den sammenhæng har der naturligt været fokus på at sikre en øget effektivitet internt i AU Library, samt sikre nye services til forskere, studerende og ledelse. 2. Væsentlige omverdensudfordringer hvor AU Library kan bidrage til AU s indsats De seneste års politiske fokus på universitetsområdet har medført, at AU står over for flere betydende eksterne udfordringer, hvor AU Library naturligt bidrager til universitetets indsats for at imødekomme de øgede krav. 2.1 Fordeling af basismidler Der er stadigt stigende krav til universitetets registrering af forskningen med henblik på at sikre korrekt andel i fordelingen af basismidler. God støtte til forskernes registrering i PURE er vigtig som service for den enkelte VIP, men også for at sikre en høj datakvalitet i BFI indrapporteringen. I sammenhæng med bibliotekets overtagelse af systemejerskabet af PURE har AU Library etableret en værdsat PURE-helpdesk, og tilbudt kvalitetssikrede kurser og vejledning for forskerne vedrørende forskningsregistrering. AU Library har også implementeret en ensartet kvalitetssikring af AU s PUREregistreringer på tværs af fakulteterne. Endelig har organiseringen af AU Library givet AU mulighed for at udvikle ensartet og kvalitetssikret ledelsesrapportering baseret på forskningsregistrering. Dermed bidrager AU Library væsentligt til institutternes muligheder for at sikre en hensigtsmæssig strategi for publicering af forskningen, fordi institutledelserne har fået bedre, mere retvisende og sammenlignelig ledelsesrapportering. 2.2. Fremdriftsreform Med fremdriftsreformen er der kommet øget fokus på alle aktiviteter, som kan bidrage til at øge gennemførelse og reducere frafald på AU s uddannelser. Informationskompetence: Det tværgående arbejde med informationskompetence har fokus på at udvikle de studerendes akademiske kompetencer. AU Library har et omfattende udbud af kurser, som er målrettet alle uddannelsesniveauer fra bachelor- til ph.d.-studerende eksempelvis i relation til litteratursøgning, referencehåndtering og antiplagiering. AU Library er i en indledende, og givende, dialog med en række fagmiljøer på institutterne om at integrere AU Librarys undervisning i studieordningerne, frem for som selvstændige bibliotekskurser. Målet er, at undervisningen i informationskompetence er en integreret del af fagenes curriculum, så de studerende udvikler alle de nødvendige akademiske kompetencer i en sammenhængende kontekst, på rette sted og tid. 5
Studiemiljø: Det tværgående arbejde med at udvikle AU s studie- og læringsmiljøer, de såkaldte Learning Commons, bidrager til AU s samlede studiemiljø med særligt klasserede faciliteter, hvor de studerende kan arbejde individuelt eller i grupper, og hvor de har adgang til både print/kopi og gruppefaciliteter som storskærme, der understøtter gruppearbejde. Lokalerne har en fleksibel indretning, som giver brugerne mulighed for at indrette sig efter deres behov i stillezoner såvel som større og mindre grupper. De fleste af AU Librarys Learning Commons har også døgnåbent, hvorved AU Library sikrer de studerende mulighed for at arbejde fleksibelt i overensstemmelse med deres individuelle behov. Målet er, at øge studieeffektiviteten igennem disse servicerede studiemiljøer. Efter inspiration fra UK ønsker AU Library i samarbejde med studienævnene at eksperimentere med såkaldte peers, der som ældre og erfarne medstuderende kan hjælpe bredere i forhold til fx bachelorer. 2.3. National strategi for Open Access Uddannelses- og forskningsministeriet har netop udgivet Danmarks Nationale Strategi for Open Access. Strategien er en del af udmøntningen af EU's forskning og innovationsprogram Horizon 2020 og den konkrete målsætning er: At der i 2017 via digitale arkiver repositorier er uhindret, digital, adgang for alle til 80 procent af alle danske fagfællebedømte forskningsartikler fra danske forskningsinstitutioner, der er publiceret i 2016. At der fra 2022 og frem, er uhindret digital adgang for alle til 100 procent af alle danske fagfællebedømte forskningsartikler fra danske forskningsinstitutioner, der er publiceret fra 2021 og frem. Efter seneste opgørelse ligger OA-graden for Aarhus Universitet på 8%, hvilket skal holdes op mod ovennævnte målsætning på 80% i 2017 og 100% i 2020. Der er således tale om en meget ambitiøs national målsætning. Efter ønske fra forskningsbåndet (udvalget) er AU Library en central spiller i AU s forpligtelse på denne strategi. Gennem PURE tilbyder AU Library upload af artikler i OA, vi er ved at opbygge kompetence til rådgivning af forskere i de forskellige vilkår hos forlagene, ligesom standardisering af OA rettigheder står højt på listen ved genforhandling af digitale licenser med forlagene. Endvidere arrangerer AU Library, med støtte fra EU's syvende rammeprogram, et seminar for AU s ledelseskreds om OA den 27.10.2014, med oplægsholdere som Hans Müller Petersen, direktør i FI og David Guedj fra Europakommissionen. Seminaret er tænkt som startskuddet til en efterfølgende debat om, hvad OA betyder for den enkelte forsker, og hvordan AU kan leve op til regeringens strategi. 3. Faglighed og brugerinddragelse - kort om baggrunden for AU Librarys etablering AU Library blev etableret i maj måned 2012, efter en meget grundig proces, der var forankret i en arbejdsgruppe sammensat på tværs af universitetet, under ledelse af dekan Allan Flyv- 6
bjerg og med deltagelse af repræsentanter for fagmiljøerne på våde og tørre fakulteter, for de studerende, fra bibliotekerne samt prodekaner. Arbejdsgruppen udarbejdede en visionsrapport for fremtidens opgaver, der skal løses af et moderne universitetsbibliotek, under inddragelse af internationale eksperter og medarbejderpaneler. Ved høring af rapporten kom der ca. 60 høringssvar primært fra institutter, studienævn, studenterråd, studerende, VIP er, biblioteks- og fagudvalg. På baggrund af den endelige rapport lavede Videnudvekslingsbåndet en udredning vedrørende økonomi og organisering. Den meget grundige, og efter internationale forhold meget fagligt involverende, rapport og udredning anbefalede en biblioteksorganisation, der har basis i fakultetsbiblioteker med tværgående udviklingssamarbejde, et minimalt back-office samt en økonomimodel, der er skræddersyet til at sikre: Lokalt fokus gennem aftaler med hvert fakultet om økonomi og serviceniveau i henhold til behov og faglige traditioner Øget tværgående effektivisering og optimering af samarbejdet med Statsbiblioteket om services målrettet AU Sammenhæng og synergi i udviklingsarbejdet på tværs af lokale betjeningssteder med henblik på at reducere udviklingsomkostninger og øge fælles udbytte På baggrund af ovenstående proces besluttede universitetsledelsen at søge AU Library implementeret i sin nuværende form. Statsbiblioteket tiltrådte AU s beslutning, hvilket blev formaliseret med en helt ny samarbejdsaftale for mindre end 1 ½ år siden. 4. Aktuel organisering og ledelse AU Library blev altså implementeret et år efter den øvrige administration, og den aktuelle organisering er derfor også baseret på universitetsledelsens og fakulteternes gode og dårlige erfaringer med 9.marts-modellen. Derfor er AU Library etableret med en organisationsmodel, som har fokus på fakulteterne, og hvor udviklingen af bibliotekets ydelser udnytter synergien i organisationen, i et formelt samarbejde på tværs. AU Library består derfor af fem fakultetsbiblioteker, en minimal fælles enhed til særlige specialistfunktioner omkring PURE, samt Statsbibliotekets universitetsbiblioteksområde. Ressourcemæssigt sikrer denne organisering, at der på AU kun er afsat 2,5 ÅV til fælles specialister og 1,75 ÅV til tværgående ledelse, mens mere end 95 % af AU medarbejderne i AU Library er forankrede i fakultetsbibliotekernes betjeningssteder tæt på brugerne. Hertil kommer at Statsbiblioteket vurderer at bruge 70 mio. kr. på betjening af universitetet. Forudsætningen for denne organisering er at Statsbiblioteket er en integreret del af AU Library, og at der dermed er et forpligtende partnerskab omkring ledelse og prioritering af de betydelige ressourcer, som Statsbiblioteket afsætter til opgaven som universitetsbibliotek for AU, samt hvordan disse ydelser udmøntes på fakultetsbibliotekerne. Samtidig sikrer partnerskabet, at AU også får bedre muligheder for at trække på ressourcer hos SB, der ligger uden 7
for universitetsbiblioteksområdet. Det giver især fordele for AU i relation til effektivisering af indkøb/magasinering/fjernlån/logistik, men også i forhold til brug af SB s IT-infrastruktur - eksempelvis til drift af en samlet løsning omkring katalog/materialesøgning, og vores fælles betalingsløsning vedrørende print/kopi for studerende, som nu også bruges på en række institutter. Vores organisering kan illustreres på følgende måde: Figuren viser de fem fakultetsbiblioteker og Statsbibliotekets (SB) ene universitetsbibliotekssektion som lodrette elementer. Det faglige udviklingsarbejde er organiseret i de tværgående faglige udviklingsbånd, der er vist som de vandrette elementer. AU Librarys to bibliotekschefer, fra henholdsvis AU og Statsbiblioteket, og vores 6 biblioteksledere er vist som prikkerne i matrixen. Betjeningsstederne på ST, BSS og AR drives af AU, mens betjeningsstederne tilknyttet HE drives af Statsbiblioteket, mod betaling fra HE. AU Library har endvidere integreret Statsbibliotekets fælles drifts- og udviklingsfunktioner vedrørende indkøb, fjernlån, IT, logistik, licenshåndtering, etc. gennem Universitetsbiblioteksområdet på Statsbiblioteket. AU Library-medarbejderne er således tilknyttet enten et fakultetsbibliotek, eller en universitetsbibliotekssektion hos Statsbiblioteket samt et tværgående fagligt udviklingsbånd. For at sikre tæt sammenhæng med fakulteterne er bibliotekslederne tilknyttet en prodekan fra det respektive fakultet, ligesom de naturligvis indgår i administrationschefernes koordinationsfora. 8
Ledelsesprincip AU Library-medarbejdere refererer til de lokale biblioteksledere hhv. sektionslederne af Statsbibliotekets universitetsbibliotekssektioner Bibliotekslederne har reference til bibliotekscheferne fra hver deres juridiske organisation, men har samtidig en tæt tilknytning til fakulteterne via fakulteternes prodekaner. Lokalt på fakulteterne sikrer administrationschefernes ledelseskredse samtidig, at der er et klart fokus på tværgående lokale behov og hensyn AU Library udvikler AU s biblioteksservices i de seks faglige bånd, der hver er ledet af en af bibliotekslederne Alle AU Library-medarbejdere er tilknyttet et af de faglige bånd efter interesse og kompetencer Tværgående og forpligtende beslutninger mv. håndteres i en fælles ledelseskreds, bestående af to bibliotekschefer fra hhv. AU og Statsbiblioteket og seks biblioteksledere fra AU og Statsbiblioteket Økonomisk styring AU Librarys budget på AU-siden af samarbejdet er aftalt med hvert enkelt fakultet, og afspejler på den måde de konkrete og lokale behov Der er fuld gennemsigtighed i den økonomiske aftale mellem hvert fakultet og AU Library Ca. halvdelen af det samlede biblioteksbudget på AU og SB er forankret på SB og udmøntes gennem det forpligtende samarbejde i biblioteksledelsen og dermed i tæt dialog i forhold til fakulteternes behov 5. Vigtigste erfaringer med vores organisering Det er klart at vi har høstet mange forskellige erfaringer både gode og mindre gode gennem en etableringsfase som den, vi har været gennem med AU Library. På nuværende tidspunkt har vi fokus på to områder, hvor vi arbejder med at optimere vores organisering baseret på medarbejdere og aftageres erfaringer. Justering af matrixorganiseringen Den allervigtigste erfaring i forhold til vores aktuelle organisering ligger internt i AU Library, hvor vi drøfter vores matrixorganisation som arbejdsplads, og som arbejdsredskab. Der er mange gode erfaringer med organiseringen i faglige tværgående bånd og lokale driftsorienterede betjeningssteder. Men der er naturligvis også udfordringer. Først og fremmest er der det klassiske problem for alle matrixorganisationer, at medarbejdere let føler sig spændt ud mellem de opgaver, der er forankret i matrixen, og at mange er fagligt bredere end hvad tilknytning til et enkelt fagligt bånd ellers lægger op til. Sidst men ikke mindst har der været meget travlt, både med etableringen af AU Library og udviklingen af vores services, samt naturligvis den helt grundlæggende daglige drift. Medarbejdertilfredsheden i AU-delen af AU Library er derfor svingende for så vidt angår den tværgående faglige organisering. Nogle medarbejdere er meget glade, og føler sig fagligt udviklede, hvorimod andre føler sig klemt af matrixorganiseringen. 9
I AU Library-ledelsen har vi allerede hen over foråret drøftet, hvordan vi kan arbejde med at bløde op på den lidt fastlåste tværgående matrix-organisering. Derfor har vi netop igangsat en proces, der undersøger om vi kan justere vores tværgående samarbejde - eksempelvis i mere ad hoc prægede projektarbejdsgrupper. Arbejdet er vigtigt uanset hvilken beslutning universitetsledelsen måtte vælge vedrørende bibliotekets organisering, da der under alle omstændigheder skal finde et samarbejde sted. Men den konkrete justering af vores faglige organisering skal ske gennem en grundig og medarbejderinvolverende proces, der respekterer samarbejdsaftalen med Statsbiblioteket og er i samklang med universitetsledelsens omorganiseringsproces på AU. Øget formalisering af brugerkontakten Med stærke kontaktbibliotekarer, og et klart fokus på brugsmønstre samt dialog med institutledere og prodekaner, har AU Library en god kontakt til de faglige miljøer. Imidlertid oplever AU Library, at der indimellem savnes en mere formel kontakt, ikke mindst for at kunne lave en proaktiv reaktion på uddannelsernes behov. Det er derfor indskrevet i vores handleplaner for 2014/15, at AU Library i samarbejde med fakulteterne skal se om det er muligt at formalisere kontakten mellem de faglige miljøer, studenterorganisationerne og biblioteket, der hvor behovet måtte være tilstede. Løsningerne vil sikkert være forskellige for de forskellige faglige miljøer. 6. Uddybning af anbefalinger AU Library har på godt to år bevist, at vi formår at holde et skarpt fokus på fakulteternes behov, samtidigt med at vi udnytter vores faglige styrke i ét samlet AU Library på tværs af AU og Statsbiblioteket. Derfor er vores anbefalinger som tidligere anført: 1. At AU fastholder AU Library som én organisation - med justering af vores matrixorganisering og øget formalisering af brugerkontakten OG 2. At AU forankrer AU Library hos prorektor -og dermed styrker den direkte sammenhæng mellem ydelsesdialog og prioriteringer internt i den faglige ledelsesstreng på universitetet Alternativt, og såfremt man specifikt ønsker at ændre på referencestrukturen i AU Library, kan det overvejes at justere organisationsmodellen med inspiration fra Københavns Universitet og det Kongelige Bibliotek (KUBIS-modellen). AD 1. AU fastholder AU Library som én organisation - med justering af matrixorganiseringen og øget formalisering af brugerkontakten AU Librarys nuværende organisering sikrer at vi både er meget fakultetsfokuserede, samtidig med at der sker et koordineret og effektivt udviklingssamarbejde på tværs af fakulteterne og i det særlige partnerskab med to juridiske enheder, AU og Statsbiblioteket, der begge har en formel rolle som universitetsbibliotek for Aarhus Universitet. 10
Bibliotekslederne indgår allerede i dag i administrationschefernes ledelsesforum som funktionschefer, og de er underlagt fakulteternes økonomiske råderum. Dette fortsættes, men det anbefales at personalereferencen til bibliotekschefen bevares, således at AU Library fastholdes. Modellen er som sagt allerede eksisterende i dag, og i alle praktiske forhold velfungerende. Herudover er det vores anbefaling, at vi fastholder at hver biblioteksleder har et ansvar for et tværgående fagligt udviklingsfelt, men ændrer den eksisterende tværgående organisationsstruktur fra et fast og obligatorisk tværgående bånd i matrixen, til en mere løs men fokuseret projektorganisering. Det vil give den enkelte medarbejder mulighed til at være med i udviklingen af AU Library, men det er ikke som nu en forpligtelse, hvis det ikke giver mening i dagligdagen. Den konkrete udformning skal som anført ske gennem en grundig medarbejderinvolverende proces, respektere samarbejdsaftalen med Statsbiblioteket og være i samklang med universitetsledelsens omorganiseringsproces. I forhold til øget formalisering af brugerkontakten ønsker vi at fortsætte vores igangværende proces med at finde frem til de løsninger, der lokalt giver bedst mening for fagmiljøer, studenterorganisationerne og biblioteket. Ad 2:AU forankrer AU Library hos prorektor AU Library adskiller sig fra andre funktioner i AU-administrationen, fordi bibliotekets kerneydelser er integrerede i universitetets centrale værdiskabelse. Biblioteksområdet kan derfor opfattes som en integreret del af universitetets faglige værdikæde, og AU Library har da også en særligt bred berøringsflade med fag- og uddannelsesmiljøerne. Derfor er det meget vanskeligt at pege på et fællesadministrativt VD-område, hvor AU Library ville være naturligt forankret. En tilknytning til Økonomi eller IT giver ingen organisatorisk mening, ligesom en tilknytning til Studier eller Forskning kun fokuserer på en del af bibliotekets opgaver. Med en forankring af AU Library hos prorektor forventer vi, at rammesætningen for dialogen med fag- og uddannelsesmiljøerne om biblioteksydelser vil blive styrket, fordi den bedre forenes med de øvrige faglige prioriteringer på universitetet. Alternativt kan man forestille sig, at en tilknytning til universitetsdirektøren kan sikre et tværgående perspektiv på bibliotekets ydelser, som det vil være vanskeligere at udmønte inden for ét specifikt vicedirektørområde. Vedrørende KUBIS-modellen som alternativ Såfremt man specifikt ønsker at ændre på referencestrukturen i AU Library, kan det overvejes at justere organisationsmodellen med inspiration fra Københavns Universitet og det Kongelige Bibliotek. På Københavns Universitet er de fleste biblioteker hjemmehørende på Det Kongelige Bibliotek. Der er dog et par fakultetsbiblioteker, som er hjemmehørende på KU. For at sikre et godt samspil er den ledelsesmæssige reference for KU-fakultetsbibliotekerne opdelt i to, en økonomisk/personalemæssig reference til en KU-leder (svarende til en administrationschef på 11
AU), og en biblioteksfaglig reference til Universitetsbibliotekaren (svarende til bibliotekscheferne i AU Library). Uden et tilsvarende fagligt og tværgående referenceforhold fra bibliotekslederne til bibliotekscheferne ville AU Library være ramt af den samme løse kobling, som netop har vist sig at være uhensigtsmæssigt for administrationscheferne i 9.-martsmodellen. Ulempen ved denne model er imidlertid, at man i givet fald implementerer det dobbelte ophæng i to ledelseslag, hvor både administrationscheferne og bibliotekslederne får dobbelte referenceforhold, og samtidig vil implementeringen af et sådant dobbelt referenceforhold sætte AU Librarys effektivitet under pres. I lyset af vores resultater og effektivitet med den nuværende organisering, er vi derfor meget forbeholdne overfor at indføre denne model i øget omfang på biblioteksområdet. Såfremt KUBIS-modellen implementeres, vil vi også i den sammenhæng pege på, at AU Library bør forankres hos prorektor alternativt universitetsdirektøren. Med venlig hilsen Per Lindblad Johansen Ellen Vibeke Knudsen 12