Vejledning - Udbud af indsamling af husholdningsaffald November 2012

Vejledning - Udbud af indsamling af husholdningsaffald November 2012 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade 10 2300 København S Post@udbudsportalen.dk

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1 Indledning... 5 2 Baggrunden for udbud af kommunale renovationsopgaver... 6 2.1 Rammerne for den danske affaldsregulering... 6 3 Planlægning af udbudsprocessen... 7 3.1 Nedsæt en arbejdsgruppe eller projektteam... 7 3.2 Afgrænsning og omfang af den udbudte opgave... 7 3.2.1 Fastlæggelse af serviceniveau... 8 3.2.2 Opgavefordeling mellem kommunen og den private renovatør... 9 3.2.3 Opdeling i delaftaler... 10 3.2.4 Eventuel overdragelse af medarbejdere... 11 3.3 Udbudsstrategi... 11 3.3.1 Valg af kontrakt- og samarbejdsmodeller... 12 3.3.2 Udbudsform... 12 3.3.3 Tidsplan... 13 3.3.4 Kontraktens varighed og mulighed for forlængelse... 14 3.3.5 Udvælgelseskriterier... 15 3.3.6 Tildelingskriterium... 16 3.3.7 Evalueringsmodel... 17 3.3.8 Kontrolbud... 19 4 Udarbejdelse af udbudsmateriale... 20 4.1 Udbudsvilkår... 20 4.1.1 Orientering... 21 4.1.2 Krav til afgivelse af tilbud... 21 4.1.3 Alternative tilbud og forbehold... 21 2

4.1.4 Vedståelsesfrist... 22 4.1.5 Udvælgelseskriterier... 22 4.1.6 Tildelingskriterium... 23 4.2 Kravspecifikation... 25 4.2.1 Den udbudte opgave og serviceniveau... 26 4.2.2 Kontaktperson og styring... 26 4.2.3 Plan for tømning... 26 4.2.4 Krav til materiel og køretøjer... 27 4.2.5 Krav til mandskab... 28 4.2.6 Spild... 29 4.2.7 Døre, nøgler, lifte m.v.... 29 4.2.8 Helligdagsindsamling... 29 4.2.9 Vejrligsindsamling... 29 4.2.10 Indrapportering af problemer... 30 4.3 Kontrakt... 30 4.3.1 Sikkerhedsstillelse... 31 4.3.2 Forsikring... 32 4.3.3 Misligholdelse og beføjelser... 32 4.3.4 Force Majeure... 33 4.3.5 Betaling og prisreguleringer... 33 4.3.6 Tilpasning af indsamlingens omfang og ændringshåndtering... 34 4.3.7 Miljø- og arbejdsmiljø... 34 4.3.8 Sociale klausuler... 35 4.3.9 Håndtering af tvister... 36 5 Gennemførelse af udbudsprocessen... 37 5.1 Annoncering og offentliggørelse... 37 3

5.2 Kommunikation med tilbudsgiverne... 37 5.3 Evaluering af tilbud... 38 5.4 Tildeling og underskrivelse af kontrakt... 39 5.5 Aktindsigt... 39 4

1 Indledning Denne vejledning har til formål at inspirere og understøtte de kommuner, som beslutter at udbyde indsamling af husholdningsaffald. Affaldsområdet generelt er et område, hvor kommunen kommer i direkte kontakt med den enkelte borger, og derfor kan der være stor politisk fokus på, om ordningerne fungerer. På indsamling af husholdningsaffald er der stor tradition for at benytte private aktører til at indsamle borgernes husholdningsaffald på vegne af kommunen. Vejledningen henvender sig til kommunens drifts- og indkøbsmedarbejdere samt affaldsfaglige medarbejdere, der skal forestå udbuddet. Det er tiltænkt, at det skal være muligt med en almindelig faglig indsigt i opgaveområdet og et godt kendskab til udbudsreglerne at udforme et konkret udbudsmateriale og gennemføre udbudsprocessen ud fra vejledningen. Vejledningen består af 3 dele: 1. Planlægning af udbudsprocessen (kapitel 3) 2. Udarbejdelse af udbudsmateriale (kapitel 4) 3. Gennemførelse af udbudsprocessen (kapitel 5). Vejledningen indeholder for hver af de 3 dele en beskrivelse af de særlige forhold og problemstillinger, der er relevante ved udbud af indsamling af husholdningsaffald. Vejledningen indeholder indledningsvist inspiration til en række overvejelser, som kommunen skal holde sig for øje ved udbud af opgaven, og der er således stor fokus på planlægningen af udbudsprocessen. Formålet med vejledningen har samtidig været at komme med konkrete anbefalinger ved udarbejdelse af udbudsmaterialet, og der er indsat forslag til formuleringer i udbudsmaterialet. Udformningen af kravene i udbudsmaterialet vil dog i alle tilfælde være afhængig af den konkrete situation og kommunens individuelle behov og ønsker. Der vil ved generelle udbudsretlige problemstillinger henvises til Udbudsportalens vejledning i udbud: Udbud - trin for trin, eller andet vejledningsmateriale på Udbudsportalens hjemmeside. Vejledningen er suppleret af en inspirationsartikel, der omhandler erfaringer med udbud af indsamling af husholdningsaffald. Artiklen kan findes på Udbudsportalen.dk. Vejledningen er afgrænset til at beskæftige sig med udbud af indsamling og transport af husholdningsaffald. Vejledningen indeholder ikke en beskrivelse af udbud af andre opgaver på affaldsområdet, herunder indkøb af materiel eller behandling af affaldet eller andre indsamlingsordninger for genanvendelige fraktioner. Husholdningsaffald kan dog udbydes sammen med andre indsamlingsordninger, hvilket vil blive beskrevet i afsnit 3.2.3. Ved husholdningsaffald forstås affald, som hovedsageligt består af køkkenaffald, hygiejneaffald og mindre emner af kasserede materialer, der typisk frembringes af private husholdninger, herunder madaffald og restaffald som ikke er omfattet af andre ordninger. Vejledningen er udarbejdet for Udbudsportalen af COWI A/S. 5

2 Baggrunden for udbud af kommunale renovationsopgaver De fleste kommuner har i dag udliciteret opgaven med indsamling og transport af affald fra kommunernes borgere. Det er således i stort omfang private renovationsfirmaer, der udfører opgaven på vegne af kommunerne. Beslutningen om udliciteringen er en politisk beslutning og formålet er ofte et af følgende: - At få leveret den samme ydelse til færre penge end den eksisterende ordning - At få leveret en bedre ydelse til samme beløb som den eksisterende ordning - Muligheden for at få løst opgaven på nye måder. 2.1 Rammerne for den danske affaldsregulering Den generelle ramme for den danske affaldsregulering udgøres af Affaldsbekendtgørelsen (BEK nr. 1415 af 12/12/2011). Bekendtgørelsen omfatter bl.a. klassificering, planlægning, anvisning, indsamling samt godkendelse og registrering i forhold til affald. Affaldsbekendtgørelsen danner desuden grundlag for affaldsregulativerne, som er de regler, der er fastsat af de enkelte kommuner vedrørende kommunens affaldsordninger. Indsamlingsordningerne består af hente- og bringeordninger. For husholdningsaffald er kommunerne forpligtede til at etablere en henteordning for alle husholdninger. Kommunerne skal derudover varetage indsamlingen af en række forskellige genanvendelige fraktioner. De mest udbredte er papir, pap, plast og emballage af metal og glas. Der kan også tilbydes andre afhentninger såsom storskrald, farligt affald, batterier, haveaffald m.v. De kommunale ordninger består både af indsamling af affald fra den enkelte husstand samt tømning af indsamlingsmateriel opstillet rundt omkring i kommunen via f.eks. kubeordninger. Dertil kommer, at borgerne i alle kommuner har adgang til en eller flere kommunale genbrugsstationer, hvor der kan afleveres affald, der ikke husstandsindsamles. Tendensen inden for affaldsområdet anno 2012 er, at der afhentes flere genanvendelige fraktioner ude hos den enkelte husstand. Det drejer sig typisk om emballage i form af glas, metal og plastik og derudover papir og pap. Der indføres forskellige modeller for denne indsamling. I nogle kommuner kan de genanvendelige fraktioner blandes sammen, hvorefter de sorteres. I andre kommuner stiller kommunen indsamlingsmateriel til rådighed, således at sorteringen foregår ude hos den enkelte borger. Derudover er der politiske overvejelser i EU og Miljøstyrelsen om, hvorvidt den biologiske del af husholdningsaffaldet skal frasorteres med henblik på bio-forgasning. 6

3 Planlægning af udbudsprocessen Inden arbejdet med udbudsmaterialet påbegyndes bør følgende områder behandles: Projektteam i kommunen nedsættes (3.1) Indsamlingens omfang og serviceniveau defineres (3.2) Udbudsstrategi udarbejdes (3.3). En grundig planlægning af udbuddet i kommunen har stor betydning for en god og effektiv udbudsproces. Samtidig vil kommunens afklaring af opgaven og fastlæggelse af de rette vilkår give et bedre grundlag for et godt samarbejde med en ny renovatør. 3.1 Nedsæt en arbejdsgruppe eller projektteam Det anbefales at nedsætte en arbejdsgruppe, der varetager udbudsprocessen i kommunen, da det kan være svært for en enkelt medarbejder at dække alle aspekter ved et udbud, der spænder over driftsmæssige muligheder, regulativ fastsatte bestemmelser, politiske retningslinjer m.v. Dertil kommer, at personen også skal kunne formulere og skrive teksten til udbudsmaterialet. Der kan udpeges en person til at lede og koordinere gruppens opgaver med udbudsprocessen. Der kan med fordel udarbejdes et kommissorium for gruppen, herunder tidsplan og beslutningskompetencer. Arbejdsgruppen kan med fordel omfatte medarbejdere fra kommunens affalds/miljøteam samt jurister med indsigt i udbudsregler. Det anbefales, at det er den samme gruppe af medarbejdere, der forestår hele udbudsprocessen. De medarbejdere, der efterfølgende skal håndtere samarbejdet med den vindende renovatør, skal så vidt muligt være involveret i udbudsprocessen. Kommunen skal tage stilling til, om kommunen selv vil udarbejde udbudsmateriale og gennemføre udbudsprocessen, eller om der skal indgås et samarbejde med en rådgiver. Vælger kommunen at bruge en ekstern konsulent, vil der forsat være brug for input fra kommunen, da konsulenten ikke nødvendigvis kender til kommunens organisering og varetagelse af området, herunder de politiske retningslinjer, økonomi på området og ønsker til fremtidig drift af ordningerne. Der forestår derfor stadig et stykke arbejde i kommunen, selv om der benyttes konsulentbistand. Det styrker den efterfølgende udbudsproces, hvis der tidligt i forløbet er taget stilling til den beslutningskompetence, som arbejdsgruppen har, herunder hvilke forhold, der skal lægges op til politisk godkendelse (fx udbudsmateriale, valg af leverandør mv.). Der vil ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet være behov for at tage stilling til en række forhold, som arbejdsgruppen med fordel selv skal have kompetence til at træffe. 3.2 Afgrænsning og omfang af den udbudte opgave Det anbefales, at kommunen, inden man går i gang med at udarbejde udbudsmaterialet, har gennemtænkt, hvordan affaldsområdet skal organiseres/håndteres i den kommende kontraktperiode. I mange kommuner arbejdes der løbende med dette inden for rammerne af kommunens affaldsplan, der skal udarbejdes hver 6 år. Planlægningen og implementering af eventuelle ændringer i kommunens affaldsordninger har stor betydning for, hvordan udbudsprocessen tilrettelægges, herunder hvor lang en kontraktperiode udbuddet skal omfatte, og om udbuddet skal inkludere eventuelle optioner. 7

På det politiske niveau er det primært serviceniveauet samt den økonomiske ramme, der skal tages stilling til. Det er altså byrådet, der fastlægger serviceniveauet over for borgerne og dermed de overordnede krav til indsamlingsordningernes udformning. Det vil dog variere fra kommune til kommune, hvor meget politikerne ønsker at blive involveret i selve udbudsprocessen, herunder i den nærmere udformning af udbudsmaterialet. Ofte vil politikerne have et ønske om at godkende valg af leverandør, inden at kontrakten underskrives. Følgende overordnede områder bør være afklaret inden udbudsmaterialet udarbejdes: Arbejder kommunen hen imod at udsortere nye fraktioner? Skal kommunens nuværende ordninger ændres? Er der behov for nyt indsamlingsmateriel? Ønsker kommunen at have dialog med borgerne om serviceniveauet; indsamlingsordningernes udformning - f.eks. mere affald til genanvendelse, afhentningsfrekvenser o.lign.? Ved planlægningen af udbudsprocessen er det væsentligt at drage erfaringer fra samarbejdet med den nuværende renovatør. Kommunen kan hente stor hjælp ved løbende at notere, hvad der fungerer godt og hvad der fungerer mindre godt i det igangværende samarbejde. Det kan eksempelvis være dele af tilrettelæggelsen af indsamlingen, som renovatøren ikke mener, der fungerer optimalt, eller formuleringer i kontrakten, som parterne er uenige om betydningen af. Arbejdsgruppen kan også forsøge at skaffe sig viden via erfaringsudveksling med andre kommuner, som har udbudt indsamling af husholdningsaffald. 3.2.1 Fastlæggelse af serviceniveau Først og fremmest skal der med udgangspunkt i kommunens affaldsplan ske en afklaring af det serviceniveau, som kommunen ønsker over for borgerne. Fastlæggelse af serviceniveau medfører i praksis, at arbejdsgruppen skal tage stilling til en række "lavpraktiske" forhold, herunder: Afhentningsfrekvens Papirsposer contra plastikbeholdere Variation i beholderstørrelser Standplads contra skelafhentning Beholdervask. Serviceniveauet er oftest fastsat forud for udbuddet, men ændringer heri kan blive aktiveret i forbindelse med et udbud. Fastlæggelse af serviceniveau medfører i høj grad, at kommunen skal foretage en afvejning af, hvad kommunen får for pengene, således at det ønskede serviceniveau og den forventede pris er afstemt med hinanden. Det er klart, at et højere serviceniveau og flere krav til renovatørens ydelse medfører en højere betaling til renovatøren. Arbejdsgruppen skal derfor have klarhed over kommunens budgetmæssige ramme til brug for indsamling af husholdningsaffald. 8

Derudover kan der være andre fokusområder i kommunen, der skal overvejes i forbindelse med et udbud. Nogle fokusområder opstår af politiske årsager. Der kan eksempelvis stilles skærpede miljøkrav, herunder krav til renovatørens biler i forhold til brændstofforbrug eller drivmiddel, komprimatorenhed eller støj mv. Et andet område kan være arbejdsmiljø, hvor kommunen kan vælge at stille krav om benyttelse af hjælpeforanstaltninger, der rækker længere end de lovmæssige krav, jf. afsnit 4.3.7. Hvis kommunen har intentioner om at indføre nye affaldsordninger eller forsøge sig med nye tiltag ved indsamlingen, men endnu er usikker på, om tiltaget bliver aktuelt, kan det eventuelt indgå i udbuddet som en option. En option giver kommunen en ret, men ikke pligt til at benytte sig af ydelsen. Det kan være relevant at indsætte de nye tiltag som en option, hvis kommunen er i tvivl om de økonomiske konsekvenser, og om det kan indeholdes i den budgetmæssige ramme. De nye tiltag kan eksempelvis være forsøg med nye beholderløsninger eller indførelse af bioindsamling for udvalgte områder i kommunen. 3.2.2 Opgavefordeling mellem kommunen og den private renovatør I forbindelse med fastlæggelse af indsamlingens omfang er det vigtigt at klarlægge opgavefordelingen mellem kommunen og den kommende renovatør. Kommunen skal være opmærksom på, at den altid vil have det endelige ansvar over for borgerne i forhold til opgavens udførelse. Renovatøren vil få ansvaret for indsamling og transport af husholdningsaffald til bestemte modtageanlæg. Der er en række følgeopgaver forbundet hermed, som kommunen skal tage stilling til, hvorvidt de selv ønsker at udføre, eller om disse skal varetages af renovatøren. Det kan eksempelvis omfatte følgende opgaver: - Håndtering af borgerhenvendelser: Kommunen skal tage stilling til, hvorvidt det er kommunen eller renovatøren, borgeren skal henvende sig til, hvis der er spørgsmål/problemer med afhentning af husholdsningsaffald. Det anbefales, at der mellem kommunen og renovatøren aftales en model for, hvordan klager håndteres, jf. afsnit 4.2.10. Der anvendes ofte digitale systemer til dette, og det kan være en stor hjælp for både sagsbehandlere i kommunen, borgerne og renovatøren. - Vedligeholdelse af materiel: Hvis kommunen ejer materiellet, bør det af udbudsmaterialet fremgå, om kommunen eller renovatøren skal stå for vedligeholdelse af beholderne. - Udskiftning af materiel: Mange kommuner giver deres borgere mulighed for at vælge mellem forskellige typer beholdere. Når borgerne vælger at udskifte beholder, skal den nye beholder transporteres ud til borgeren, og den gamle beholder skal fjernes fra borgerens bopæl. Kommunen skal tage stilling til, hvorvidt det er kommunen eller renovatøren, der skal forestå denne ombytning og om borgerne skal deltage. - Opdatering af kundehåndteringssystem og kørselslister: Det er vigtigt, at det elektroniske kundehåndteringssystem og kørselslisten holdes opdateret således, at det "rigtige" materiel på den enkelte adresse fremgår. Listen har både stor betydning for renovatøren, der skal bruge dem til ruteplanlægning og fakturering over for kommunen, og for kommunen, da listen ofte danner udgangspunkt for opkrævning af affaldsgebyr hos borgerne. Det bør fremgå af udbudsmaterialet, hvem der har ansvar for hvad med hensyn til opdatering af listen. 9

- Problemfyldte adresser: Det er vigtigt, at renovatøren gøres opmærksom på problemfyldte adresser i udbudsmaterialet, så han ved, at han skal tage højde for disse i sit tilbud. Det bør derfor fremgå af udbudsmaterialet, hvordan adresser hos borgerne, der ikke lever op til arbejdstilsynets anvisninger, skal håndteres. En måde at håndtere de problemfyldte adresser på er, at kommunen arbejder for, at borgeren sætter beholderen i skel. Det vil ofte være et følsomt område og kan medføre utilfredse borgere, hvis disse skal lave om på deres adgangsforhold eller selv bringe deres beholder ud til skel/kørefast vej. Det anbefales derfor, at kommunen involveres i denne proces, så det ikke alene overlades til renovatøren. Opgavefordelingen afhænger bl.a. af kommunens størrelse, organisering i eventuelle fælleskommunale selskaber, intern medarbejderkapacitet og ressourcer på området, økonomi samt politiske beslutninger. Det handler om, hvor stort et ansvar kommunen vil tildele renovatøren, idet kommunen jo i sidste ende har ansvaret over for borgerne. Jo mere ansvar og risiko, der lægges over på renovatøren, jo højere pris for udførelse af opgaven. 3.2.3 Opdeling i delaftaler Arbejdsgruppen skal tillige tage stilling til, om opgaven skal udbydes i én eller flere delaftaler. Dette afhænger af politiske ønsker, markedsmæssige forhold og kommunens størrelse og strukturering af ordninger. Hvis der er tale om en geografisk stor kommune, kan det være en mulighed at opdele indsamlingen af husholdningsaffald på to eller flere kontrakter opdelt efter distrikter. Ved at opdele den udbudte opgave i flere delaftaler gives der mulighed for, at mindre renovatører får bedre mulighed for at byde på opgaverne. Det vil også medføre en form for risikospredning, hvis indsamlingen håndteres af forskellige renovatører. Såfremt samarbejdet ikke fungerer med én renovatør, er det ikke samtlige indsamlingsordninger eller områder, der er omfattet af problemerne. Kommunen kan som udgangspunkt ikke ved at opdele udbuddet i delaftaler sikre sig, at det ikke er den samme renovatør, der vinder samtlige aftaler 1. Hvis samme renovatør har afgivet det vindende tilbud på alle delaftaler, vil det selvsagt være den samme renovatør, som kommunen indgår flere aftaler med. Ved at samle kontrakterne i en samlet aftale skal der typisk bruges mindre ressourcer på kontrakthåndtering, idet der kun er én kontraktpart at styre og være i dialog med igennem kontraktperioden. Der kan desuden være stordriftsfordele for renovatøren ved en større kontrakt, som kan give lavere priser for kommunen. Udover ordningen med husholdningsaffald bør kommunen overveje, om papir, storskrald og haveaffald kan tages med i samme udbud, men i selvstændige delaftaler. Kommunen vil stadig skulle håndtere kontrakter med forskellige renovatører, men kan nøjes med at lave ét udbud frem for flere udbud. 1 Med mindre det klart fremgår af udbudsmaterialet, hvor mange entrepriser, der kan tildeles hver enkelt tilbudsgiver 10

3.2.4 Eventuel overdragelse af medarbejdere Uanset om det er første gang kommunen udbyder indsamling af husholdningsaffald, eller om der er tale om et genudbud, skal det fremgå af udbudsmaterialet, hvis lov om virksomhedsoverdragelse (VOL) finder anvendelse. Loven er ufravigelig, hvilket betyder, at loven finder anvendelse i samtlige tilfælde, hvor medarbejdere reelt overdrages efter lovens bestemmelser. Udbudsmaterialet skal orientere tilbudsgiveren herom og indeholde samtlige relevante vilkår, således at tilbudsgiveren kan medtage dette ved beregningen af tilbuddet. Finder loven anvendelse har dette også betydning for kommunens rolle i udbudsprocessen, da de involverede medarbejdere skal orienteres efter lovens bestemmelser og efter øvrige bestemmelser, som måtte følge af aftaler, overenskomster og lignende. Disse vurderinger bør derfor foretages allerede ved fastlæggelse af udbudsstrategien. Hvis der er tale om et førstegangsudbud, vil vurderingen blive foretaget af kommunen. Er der derimod tale om et genudbud, vil vurderingen i første omgang blive foretaget af den eksterne leverandør. Kommunen bør dog ikke ukritisk lægge denne vurdering til grund, men må forholde sig nærmere til vurderingen. Finder overdragelse af medarbejdere sted, skal udbudsmaterialet indeholde oplysninger om medarbejdernes løn-, ansættelses- og arbejdsvilkår. Oplysninger skal anonymiseres og beskrives så præcist som muligt. Kommunen skal være opmærksom på, at reglerne om information og inddragelse af SU/MED, herunder Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, skal iagttages. Dette indebærer bl.a., at SU/MED skal inddrages, inden der træffes endelig beslutning om udbud af opgaven, og at der løbende i processen skal ske en inddragelse af SU/MED. Det er altid en konkret vurdering, hvorvidt VOL finder anvendelse. Det skal dog nævnes, at betingelserne for virksomhedsoverdragelse normalt ikke er opfyldt ved udbud af renovationsopgaver, da der ikke er kutyme for at overdrage materiel og/eller medarbejdere. På Udbudsportalen.dk kan du læse mere om virksomhedsoverdragelse og medarbejderforhold, herunder finde vejledninger og skabeloner, der kan benyttes i udbudsmaterialet. 3.3 Udbudsstrategi Når kommunen har lagt sig fast på, hvilke affaldsordninger der skal indgå i udbuddet og fastlagt det overordnede serviceniveau for indsamlingen, kan der udarbejdes en strategi for gennemførelse af udbuddet. Udbudsstrategien indeholder de overordnede rammer for udbuddet og gør arbejdet med udbudsmaterialet betydeligt lettere, idet strategien fastlægger de udbudsstrategiske overvejelser, der indgår i den efterfølgende proces. Udbudsstrategien kan med fordel sendes til politisk godkendelse inden udarbejdelse af udbudsmaterialet. Ved at kommunen allerede i planlægningsfasen tager stilling til de overordnede rammer for udbuddet, opstår der færre forhindringer ved udarbejdelse og gennemførelse af udbudsprocessen. Følgende emner bør behandles i udbudsstrategien: 11

Valg af kontrakt- og samarbejdsmodel Fastlæggelse af udbudsform Tidsplan for gennemførelse af udbudsprocessen Kontraktens varighed og mulighed for forlængelse Fastlæggelse af udvælgelseskriterier Fastlæggelse af tildelingskriterium og eventuelle underkriterier Fastlæggelse af evalueringsmodel Eventuel udarbejdelse af kontrolbud. 3.3.1 Valg af kontrakt- og samarbejdsmodeller Kommunen skal fastlægge en model for samarbejdet mellem renovatøren og kommunen. Den mest benyttede samarbejdsform er en kontrakt mellem to parter om udførelse af renovationsopgaven, som indgås på baggrund af et klassisk udbud. Der er dog også mulighed for at indgå et udvidet samarbejde med en renovatør ved indsamling af husholdningsaffald ved et såkaldt servicepartnerskab. Ved et servicepartnerskab er tanken, at samarbejdet bygger på tillid og en åben kravspecifikation i stedet for styring via en kontrakt. Kravspecifikationen vil indeholde funktionskrav, hvorved renovatøren har en høj grad af frihed ved tilrettelæggelsen af indsamlingen. I et servicepartnerskab vil parterne ofte forpligte hinanden til at udvikle eksempelvis nye metoder til indsamling. Der vil ofte være indbygget en incitamentsstruktur i samarbejdet, hvor renovatøren får en økonomisk gevinst ved eventuelle fortjenester. Den private part findes via et udbud. I et servicepartnerskab vil den udvidede samarbejdsform betyde en større fleksibilitet og større engagement fra begge parter. Det medfører samtidig også et større ressourceforbrug og er derfor mest velegnet, hvis kommunen finder, at der er behov for at udvikle på området for indsamling af affald. Der kan læses mere om servicepartnerskaber og andre samarbejdsformer på Udbudsportalens hjemmeside. I det følgende vil vejledningen tage udgangspunkt i gennemførelse af et klassisk udbud. 3.3.2 Udbudsform Indsamling af husholdningsaffald er en tjenesteydelse omfattet af bilag IIA nr. 16 i Udbudsdirektivet. Kontrakten skal derfor gennemføres efter EU's udbudsregler, såfremt kontraktværdien overstiger tærskelværdien. Kontrakt på indsamling af husholdningsaffald vil som oftest overstige tærskelværdien. Ved opgørelse af den forventede kontraktværdi skal værdien af eventuelle delaftaler sammenlægges, og værdien skal ses over hele kontraktperioden inklusive eventuelle optioner på forlængelse af kontrakten. Idet udbuddet er omfattet af Udbudsdirektivets procedureregler, er der hovedsagelig to relevante udbudsformer; begrænset udbud og offentligt udbud. Udbudsportalens trin-for-trin vejledning beskriver samtlige tilgængelige udbudsformer. 12

Ved et begrænset udbud gennemføres en prækvalifikation, hvor deltagerantallet begrænses inden afgivelse af tilbud. Det kan især være en fordel ved komplicerede ydelsesområder at gennemføre en prækvalifikation, således at kun egnede tilbudsgivere afgiver tilbud. Ligeledes kan det være en fordel, hvis der forventes at være mange tilbudsgivere. Ved udbud af indsamling af husholdningsaffald er der typisk mellem 5-8 tilbudsgivere - oftest landsdækkende - og der er derfor ikke umiddelbart behov for at begrænse feltet af tilbudsgivere. Det vurderes ikke, at der er behov for at gennemføre en prækvalifikation med henblik på kun at modtage tilbud fra egnede ansøgere. Egnetheden kan sikres ved at opstille relevante udvælgelseskriterier i et offentligt udbud, hvorefter samtlige tilbudsgivere, der opfylder de opstillede krav, vil være egnede til at indsamle husholdningsaffald. Det anbefales således, at udbud af indsamling af husholdningsaffald gennemføres som et offentligt udbud. 3.3.3 Tidsplan Tidsplanen for udbudsprocessen er afhængig af det konkrete udbud og vil bl.a. afhænge af den valgte udbudsform, omfanget af politisk inddragelse og kommunens ressourcer til brug for udarbejdelse af udbudsmateriale. Som tidligere nævnt, er det en fordel, at det er de samme medarbejdere, som deltager i planlægningsprocessen og udarbejdelse af udbudsmaterialet samt ved gennemførelse af udbudsprocessen, herunder særligt evaluering af tilbud. Tidsplanen bør derfor så vidt muligt tage højde for arbejdsgruppens ferieperioder. Det anbefales at indregne god tid til gennemlæsning og kvalitetssikring af udbudsmaterialet. Det anbefales, at tidsplanen tilrettelægges på en måde, således at der tages hensyn til renovatørens kontraktopstart. Det er uhensigtsmæssigt for både kommunen og en ny renovatør, at samarbejdet skal opstarte i vinterperioden eller ved højtider og helligdage, da der ofte opstår praktiske problemer ved indsamlingen i disse perioder. Det er optimalt, at kontraktopstart er placeret i løbet af foråret eller efteråret. På området for indsamling af husholdningsaffald er der ofte behov for en lang mobiliseringsperiode, således at renovatøren kan indkøbe biler og forberede sig til opgaven. Det anbefales derfor at indregne ca. 6 måneder til renovatørens mobiliseringsperiode - tiden mellem kontraktindgåelse og kontraktopstart. Nedenfor ses et eksempel på en tidsplan, hvor udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Det skal bemærkes, at tiden til politisk godkendelse varierer fra kommune til kommune og i høj grad afhænger af, hvor ofte og i hvilket omfang politikerne skal involveres i udbudsprocessen. Tiden til udarbejdelse af udbudsmateriale er baseret på en grundig forberedelse. 13

Uge Aktiviteter 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Aktivitet 1: Forberedelse af udbudsprocessen Fastlæggelse af projekteam Fastlæggelse af opgavens omfang Udbudsstrategi Politisk godkendelse Aktivitet 2: Udarbejdelse af udbudsmateriale Udbudsvilkår Kontraktvilkår Kravspecifikation Gennemlæsning og godkendelse Aktivitet 3: Gennemførelse af udbudsprocessen Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Tilbudsperiode Evaluering af tilbud Politisk godkendelse Aktivitet 4: Afslutning af udbudsprocessen Meddelelse om tildeling Standstill-periode Forberedelse af kontrakt Kontraktindgåelse Som det ses på ovenstående tidsplan, skal kommunen således starte udbudsprocessen ikke senere end 1 år inden ønsket kontraktstart, idet der til ovenstående tidsplan skal lægges tid til mobilisering. 3.3.4 Kontraktens varighed og mulighed for forlængelse Det anbefales, at der allerede ved planlægningen af udbudsprocessen tages stilling til den udbudte kontrakts varighed og muligheden for at forlænge kontrakten. Ved fastlæggelse af kontraktens varighed sker der en afvejning mellem fordele og ulemper ved et langvarigt samarbejde. En fordel ved en længere kontraktperiode er, at renovatøren har mulighed for at afskrive på det indkøbte materiel over længere tid. En længerevarende kontraktperiode kan være en ulempe for kommunen, idet der ofte opstår behov for at ændre på den udbudte ordning på grund af ændringer i lovgivningen eller kommunens affaldsplan. Behovet for at ændre i kontrakten kan dog i et vist omfang håndteres ved at indsætte en ændringsklausul i kontrakten, jf. afsnit 4.3.6. Hvis samarbejdet med den nuværende renovatør fungerer godt, og der ikke er behov for justering af affaldsordningen, kan det være en fordel at have mulighed for at forlænge aftalen. Indsamling af husholdningsaffald vil kræve investering i biler for renovatøren. Afhængig af kravene til materiel kan det være en stor investering for renovatøren at igangsætte indsamlingen, og det har stor betydning for tilbudspriserne. Kommunen skal ved fastlæggelse af kontraktens varighed forsøge at forudsige, om der er udsigter til ændringer af ordningens omfang. Ændringer af renovatørens arbejde, der må betragtes som væsentlige, vil kræve et fornyet udbud. Aftaler på 3-5 år anses for at være rimelige for både kommunen og renovatøren. Det anbefales derudover, at udbuddet omfatter en option på forlængelse af aftalen med 2 x 1 år. Afhængig af, hvad kommunen forudser på affaldsområdet, kan det være en fordel for kommunen at have mulighed for at forlænge aftalen med renovatøren med et vilkårligt antal måneder op til eksempelvis 24 måneder i stedet for, at forlængelsen skal ske med 1 år ad gangen. Det skal præciseres i udbudsmaterialet, hvornår kommunen vil meddele renovatøren, om optionen vil blive udnyttet. Af hensyn til renovatøren bør meddelelsen herom gives, så snart kommunen har truffet beslutningen. Da en beslutning om at genudbyde 14

opgaven skal træffes senest 1 år før den nye kontrakts start, jf. afsnit 3.3.3, vil det være muligt at give renovatøren meddelelse om optionens anvendelse allerede på dette tidspunkt. 3.3.5 Udvælgelseskriterier Allerede ved planlægningen af udbuddet bør det fastlægges, hvilke aktører på markedet der vil være egnede til at udføre indsamlingen af husholdningsaffald, og hvilke eventuelle mindstekrav kommunen vil stille til tilbudsgiverens forhold omkring økonomisk/finansiel eller teknisk formåen. Som udvælgelseskriterier benyttes ofte oplysninger om tilbudsgiverens økonomiske nøgletal. Der er ikke behov for at se hele årsrapporter eller årsregnskaber, men alene økonomiske nøgletal. Det kan endvidere være relevant at stille mindstekrav til tilbudsgivernes økonomiske formåen, eksempelvis til virksomhedens egenkapital med det formål at sikre sig, at det er en økonomisk solid aktør, der indgås aftale med. Aftalen om indsamling af husholdningsaffald løber ofte i flere år, og det er uheldigt, hvis leverandøren går konkurs i den periode. Der kan derfor stilles mindstekrav til eksempelvis tilbudsgivernes egenkapital for at forebygge kontraktindgåelse med en økonomisk ustabil renovatør. Omvendt risikerer kommunen også at udelukke egnede små virksomheder, som sagtens ville kunne udføre opgaven. Mindstekravet skal være proportionalt med opgavens størrelse. Hvis kommunen i udbudsmaterialet har stillet krav om, at renovatøren skal indhente en økonomisk garanti fra et anerkendt pengeinstitut, kan man allerede ved udvælgelsen stille et mindstekrav om, at leverandøren skal fremlægge et forhåndstilsagn fra et anerkendt pengeinstitut, om at dette er villigt til at stille den krævede garanti, såfremt renovatøren tildeles opgaven. Det anbefales, at kommunen beder om dokumentation for tilbudsgiverens erfaring med indsamling af husholdningsaffald. Afhængig af indsamlingens omfang vil en erfaren renovatør ofte være mere kvalificeret til at udføre indsamlingen end en vognmand, der aldrig har indsamlet affald. Erfaring med indsamling af affald medfører, at renovatøren er klar over de udfordringer, der kan opstå ved indsamlingen samt borgerkontakt mv. Det kan ligeledes være relevant at opstille nogle mindstekrav til tilbudsgiverens erfaring med indsamling. Dette er især tilfældet, hvis det forventes, at virksomheder uden erfaring med indsamling af affald, vil afgive tilbud. Hvis kommunen ønsker at indgå et samarbejde med en renovatør, der har erfaring med indsamling af husholdningsaffald hos et stort antal husstande og dermed kender til de udfordringer, der er herved, kan der eksempelvis stilles krav om, at tilbudsgiverne skal fremvise mindst 1 reference på indsamling af husholdningsaffald fra minimum X antal husstande inden for de seneste 3 år. Dette krav skal også være proportionalt med opgavens størrelse. Det er vigtigt for opgavens udførelse, at tilbudsgiveren kan stille med egnet materiel til indsamlingen. Det må ikke stilles som et krav, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det nødvendige materiel ved tilbudsafgivelsen, men at denne i så fald har til hensigt at anskaffe sig egnet materiel. Det anbefales derfor at bede om en liste over tilbudsgiverens materiel, som skal anvendes til indsamlingen. Andre relevante udvælgelseskriterier kan eksempelvis være oplysninger om tilbudsgiverens generelle kvalitetssikring. Der er givet forslag til opstilling af konkrete udvælgelseskriterier i udbudsmaterialet jf. afsnit 4.1.5. 15

3.3.6 Tildelingskriterium Kommunen skal fastlægge, om kontrakten på indsamling af husholdningsaffald skal tildeles efter tildelingskriteriet laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud. En generel beskrivelse af de to kriterier findes i Udbudsportalens vejledning Udbud trin for trin. Begge tildelingskriterier bliver benyttet ved udbud af indsamling af husholdningsaffald. Det afhænger af kommunens ønsker og det konkrete udbud, hvilket tildelingskriterium der vil være mest hensigtsmæssigt. Laveste pris kan med fordel benyttes når det via mindstekrav er sikret, at tilbudsgiverne er egnede til indsamling af husholdningsaffald ved at bede om eksempelvis referencer og liste over materiel, da samtlige tilbudsgivere så er stort set lige gode til at udføre opgaven. Laveste pris vil give en mere simpel - og ofte mere gennemsigtig - tilbudsevaluering. Kommunen skal dog være i stand til at opstille mindstekrav til tilbudt materiel, mandskab mv., og kommunen skal være indstillet på kun at få leveret det, der er krævet i kravspecifikationen. Kommunerne har ofte et ønske om at vurdere på andre parametre end pris og dermed anvende kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Relevante underkriterier kan være: Pris Miljøforhold Arbejdsmiljø Organisering af opgaven Materiel (hvis det ikke indgår i udvælgelsen) Kvalitet og kvalitetsstyring af opgaven Kommunen skal endvidere anføre en vægtning af hvert underkriterium. Der kan opstilles eventuelle delkriterier under hvert underkriterium, som afspejler, hvad der vurderes på. I afsnit 4.1.6 gives der et forslag til, hvordan tildelingskriteriet med underkriterier kan beskrives i udbudsmaterialet. Udfordringen ved at evaluere på de kvalitative parametre er, at tilbudsgiverne ofte ikke adskiller sig væsentligt fra hinanden på disse punkter. Endvidere risikeres det, at tilbudsgiverne konkurrerer på egentlige udvælgelseskriterier. Kriterier vedrørende tilbudsgiverens generelle egnethed må ikke indgå i evalueringen af tilbud, da det er en del af udvælgelsen. Hvis materiel eksempelvis indgå i udvælgelsen, kan det ikke være en del af tildelingen medmindre, det er klart formuleret, at der konkurreres på omfang af materiel, der rækker længere end de opstillede mindstekrav, fx miljørigtigt materiel. Risikoen for sammenblanding er imidlertid stor, og det anbefales derfor, at holde udvælgelses- og tildelingskriterierne skarpt adskilt. Underkriterierne til det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal fastsættes med udgangspunkt i udbuddets indhold og kommunens succeskriterier og skal sammenholdes med de fastlagte udvælgelseskriterier og mindstekrav til opgavens udførelse. 16

3.3.7 Evalueringsmodel Det valgte tildelingskriterium ligger til grund for evalueringsmodellen. Det anbefales, at kommunen allerede i planlægningsfasen udarbejder en evalueringsmodel, som politikerne kan godkende inden udarbejdelse af udbudsmaterialet. På den måde er det klart internt i kommunen, hvad der konkurreres på, og den efterfølgende proces kan forløbe hurtigere. Ydermere vil det være nemmere at beskrive processen for vurdering af tilbud i udbudsmaterialet. Evalueringsmodellen skal sikre, at tilbuddene kan evalueres på et ensartet grundlag med henblik på at finde ud af, hvilken tilbudsgiver der har afgivet tilbud med laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Hvis kommunen har lagt sig fast på tildelingskriteriet laveste pris, skal det fastlægges, hvilken pris der ligger til grund for evalueringen. Det anbefales, at samtlige udgifter forbundet med indsamlingen skal indgå ved evalueringen af tilbud. Hovedtilbudssummen kan eksempelvis være bestående af prisen for indsamling pr. år tillagt en årlig sum for ekstratømninger og eventuelle andre ydelser. Nedenfor ses et eksempel på, hvordan hovedtilbudssummen beregnes i en tilbudsliste, jf. også afsnit 4.1.2. 17

Indsamling af husholdningsaffald og transport til modtageanlæg Enheder pr. år Antal tømninger Enhedspris Årlig tilbudssum pr. år dkr. dkr. Sække 110 liter - hver uge 325 16.900 Beholdere 140 liter - hver uge 1.800 93.600 140 liter - hver 14. dag 2.191 70.112 190 liter - hver uge 1.470 76.440 190 liter - hver 14. dag 10.812 345.984 240 liter - hver uge 714 37.128 240 liter - hver 14. dag 2.452 78.464 Minicontainere 400 liter - 2 gange hver uge 1 104 400 liter - hver uge 46 2.392 Ekstrasække Lang adgangsvej Tillæg for ugetømning i sommerperio den 600/660 liter - 2 gange hver uge 37 3.848 600/660 liter - hver uge 381 19.812 770/800 liter - 2 gange hver uge 20 2.080 770/800 liter - hver uge 282 14.664 Tømning af sække mærket "EKSTRA" Tillæg for afhentning med adgangsvej over 45 m Tillæg for ugetømning af 140/190/240 liter beholdere 250 250 10.000 15.455 92.730 Fast årligt beløb for anvendelse af indsamlingsbiler med lav indstigning Sum i alt (overføres til Hovedtilbudslisten) Det anbefales endvidere, at prisen på eventuelle optioner indgår i den samlede hovedtilbudssum. Afhængig af optionens indhold og sandsynligheden for, at kommunen efterfølgende benytter optionen, kan det besluttes, at optionen indgår med en lavere procentsats end hovedydelsen. Hvis kommunen har valgt tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal der for hvert underkriterium udarbejdes en konkret vurdering af det enkelte tilbud. Vurderingen skal foretages på grundlag af det, som kommunen i udbudsmaterialet har beskrevet at ville lægge vægt på, jf. afsnit 4.1.6. 18

Det kan være en fordel at udarbejde en pointmodel, som kan ligge til grund for evalueringen af tilbuddene med henblik på at sikre en objektiv og systematisk vurdering af tilbuddene. Pointmodellen for de kvalitative parametre kan eksempelvis være en skala fra 0 til 10, hvor karakteren 10 tildeles tilbud, som på den bedst tænkelige måde opfylder udbudsmaterialets krav. Karakteren 0 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav i udbudsmaterialet, og som ikke herudover indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til de valgte underkriterier. Ved pointmodel for pris skal det fastlægges, hvilken pris der ligger til grund for evalueringen på samme måde som, hvis tildelingskriteriet er laveste pris. Der er beskrevet mulige pointmodeller for pris i Udbudsportalens vejledning "Tilbudsvurdering og pointtildeling - hvad må man?" Det anbefales, at pointmodellen for pris ikke offentliggøres i udbudsmaterialet, men at det alene beskrives, hvad der ligger til grund for evalueringen af tilbud. 3.3.8 Kontrolbud Kommunen har mulighed for at give tilbud på indsamling af husholdningsaffald i form af et kontrolbud og dermed lade kommunens egen driftsafdeling forestå hele eller dele af indsamlingen. Kommunen kan af politiske grunde vælge selv at være involveret i indsamlingen. Som nævnt har kommunerne ofte udliciteret store dele af den kommunale affaldsindsamling, og det er derfor sjældent, at kommunen vælger at afgive kontrolbud på hele kommunens indsamling af husholdningsaffald. Såfremt kommunen ønsker at afgive kontrolbud, skal det fremgå af udbudsmaterialet. Der findes særlige regler for udarbejdelse af kontrolbud, som er beskrevet i Udbudsportalens trin-for-trin vejledning. 19

4 Udarbejdelse af udbudsmateriale Udbudsstrategien vil danne grundlag for udarbejdelse af udbudsmaterialet, og strategien bør være godkendt inden udarbejdelse af udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet ved udbud af indsamling af husholdningsaffald vil ofte bestå af: Udbudsvilkår (4.1) Kravspecifikation (4.2) Kontraktvilkår (4.3). Herudover skal der udarbejdes en udbudsbekendtgørelse jf. afsnit 5.1, og det kan være relevant at supplere kravspecifikationen med relevante bilag - eksempelvis kort over forskellige geografiske områder eller oversigt over problemadresser. Der ses ofte eksempler på, at kontraktvilkår og kravspecifikationen er samlet i ét dokument, som efterfølgende ligger til grund for samarbejdet. Det er ikke afgørende, om de juridiske og tekniske krav til indsamlingen af affald er opdelt i ét eller to dokumenter. Det vigtigste er, at opbygningen af materialet giver mening for både tilbudsgiverne og kommunen. I det følgende er ovenstående dokumenter oplistet, og der er givet forslag til indhold og relevante emner. Enkelte steder er der givet forslag til konkrete formuleringer. De enkelte formuleringer afhænger af forholdene i de enkelte udbud og den vedtagne udbudsstrategi og skal derfor tilpasses det enkelte udbud. Udbud af indsamling af husholdningsaffald vil stort set altid være omfattet af EU's udbudsregler, jf. afsnit 3.3.2, og nedenstående tager derfor udgangspunkt i, at der er tale om et offentligt udbud efter Udbudsdirektivet. Ved opstilling af krav i udbudsmaterialet, herunder både juridiske og tekniske krav til renovatøren, er det vigtigt, at arbejdsgruppen forsøger at læse teksten, som en tilbudsgiver vil gøre det. Materialet skal formuleres så klart og entydigt som muligt, med henblik på at undgå misforståelser og diskussioner om indholdet i det efterfølgende samarbejde. En klar og præcis beskrivelse af opgavens omfang giver renovatøren bedre mulighed for at prissætte opgaven. Med henblik på at sikre sig en klar og præcis formulering i udbudsmaterialet, kan arbejdsgruppen inddrage erfaringer fra samarbejdet med den nuværende renovatør eller andre kommuner. 4.1 Udbudsvilkår Det anbefales, at udbudsbetingelserne er et særskilt dokument i det samlede udbudsmateriale. I modsætning til kravspecifikationen og kontraktvilkår, der indeholder tekniske og juridiske krav til opgavens udførelse, er udbudsbetingelserne alene relevante ved gennemførelse af udbuddet. Efter kontraktindgåelse er udbudsbetingelserne ikke længere relevante. I udbudsvilkårene vil det også være relevant at oplyse om omfanget af den eksisterende ordning og give tilbudsgiverne historiske data over tilmeldte husstande. 20

4.1.1 Orientering Udbudsvilkårene bør indledningsvist indeholde en orientering, der giver tilbudsgiverne oplysninger om opgavens omfang, udbudsform og en oplistning af udbudsmaterialets dokumenter. Beskrivelse af den valgte udbudsform kan eksempelvis formuleres således: Indsamling af husholdningsaffald udbydes i offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, hvorefter alle interesserede kan afgive tilbud. Orienteringen vil indeholde en oplistning af ordregiver og eventuel rådgiver i forbindelse med udbuddet. Her kan det anføres, hvem der er kontaktperson for eventuelle henvendelser under udbudsprocessen. 4.1.2 Krav til afgivelse af tilbud Udbudsvilkårene skal indeholde en række praktiske oplysninger om krav til formalia og indhold af tilbud samt fristen for afgivelse af tilbud. Krav til afgivelse af tilbud skal formuleres klart og entydigt, så tilbudsgiveren nemt kan overskue, hvilke dokumenter der skal medsendes, og hvordan at tilbuddet skal udformes. Det kan være en fordel at kræve, at tilbud skal afgives via en vedlagt tilbudsliste og forsøge at hjælpe tilbudsgiverne til at afgive relevante oplysninger ved at anføre plads hertil på tilbudslisten eller vedlægge en egentlig huskeliste. På markedet for indsamling af husholdningsaffald er der ofte tilbudsgivere, som ikke er erfarne med afgivelse af tilbud, og det er derfor hensigtsmæssigt at gøre tilbudsafgivelsen så simpel som mulig. Eksempelvis kan det være en hjælp for tilbudsgiverne, hvis der bliver oprettet et skema i tilbudslisten, hvorpå tilbudsgiverne skal udfylde oplysninger om økonomiske nøgletal. Ligeledes er det en fordel at indsætte en skabelon på en tro og love-erklæring vedrørende ubetalt forfalden gæld til det offentlige og eventuelle udelukkelseskriterier i tilbudslisten, som tilbudsgiveren blot skal udfylde og underskrive. Det er vigtigt, at dokumenter til brug for vurdering af egnetheden og evaluering af tilbud er beskrevet klart under udformning af tilbud. Der bør ikke stilles flere dokumentationskrav end nødvendigt. Mange dokumentationskrav giver en høj risiko for ukonditionsmæssige tilbud. 4.1.3 Alternative tilbud og forbehold Kommunen skal i udbudsvilkårene oplyse om, hvorvidt kommunen tillader afgivelse af alternative tilbud. Det anbefales, at der ikke tillades alternative tilbud. I modsat fald skal mindstekravene til det alternative løsningsforslag beskrives. Endvidere skal kommunen tage stilling til, om tilbudsgiver må tage forbehold over for ydelsesbeskrivelsens krav og udbudsvilkårene. Der kan ikke tages forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Grundlæggende elementer ved udbud af indsamling af affald kan eksempelvis være forbehold over for indsamlingens omfang og indsamlingsmateriel samt forbehold, der påvirker de afgivne priser. Forbehold over for ikke-grundlæggende elementer vil blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver bør opfordres til at søge uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud, jf. afsnit 5.2. Se i øvrigt Udbudsportalens trin-for-trin vejledning for en beskrivelse af alternative tilbud og tilbud med forbehold. 21

4.1.4 Vedståelsesfrist Kommunen skal tage stilling til, hvor lang tid tilbudsgiverne skal vedstå deres tilbud. Dette afhænger af den udarbejdede tidsplan, jf. 3.3.3, og særligt, hvor lang tid kommunen forventer at bruge på godkendelse af tildelingsbeslutningen. Derudover skal der indregnes tid til standstillperioden. Ofte er det nødvendigt med en vedståelsesfrist på 3-6 måneder. 4.1.5 Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes egnethed i relation til indsamling af husholdningsaffald. I et offentligt udbud vil egnethedsvurderingen blive foretaget umiddelbart inden evaluering af tilbud. Kun de tilbudsgivere, der vurderes egnede til at varetage opgaven, vil indgå i tilbudsevalueringen. Egnethedsvurderingen vil tage udgangspunkt i den dokumentation, som tilbudsgiverne medsender. Hvis den krævede dokumentation ikke er medsendt, vil tilbuddet oftest skulle erklæres for ukonditionsmæssigt. Udvælgelseskriterierne kan oplistes i udbudsbetingelserne, eller der kan henvises til udbudsbekendtgørelsen. Det vil dog ofte give et godt overblik for tilbudsgiverne, hvis udvælgelseskriterier og dokumentationskrav fremgår af udbudsbetingelserne. Udvælgelseskriterierne fastsættes ved planlægningen af udbudsprocessen, jf. afsnit 3.3.5, og på baggrund af de angivne overvejelser. Det anbefales, at der opstilles mindstekrav til ansøgerne, så der opnås et bedre grundlag at afvise ikkeegnede ansøgere på. Samtidig vil mindstekravene gøre det klart for tilbudsgiverne, hvad der kræves for at kunne deltage i udbuddet. Eksempler på opstilling af udvælgelseskriterier i udbudsmaterialet: Økonomiske nøgletal Tilbudsgiver skal give oplysninger om tilbudsgivers økonomiske nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår i form af - Resultat - Omsætning - Egenkapital. De økonomiske nøgletal kan afgives via "Tilbudslisten". Mindstekrav Tilbudsgiver skal dokumentere en positiv egenkapital hvert år de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Materiel Tilbudsgiver skal råde over det nødvendige indsamlingsmateriel m.v. til løsning af opgaven. 22

Tilbuddet skal vedlægges en detaljeret beskrivelse af det materiel, der indsættes til løsning af opgaven. Muligheden for indsættelse af reservebiler skal tillige beskrives. [Alternativt eksempel på et mindre krav]: Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at have [x] biler til rådighed. Erfaringer og referencer Oplysninger om tilbudsgiverens erfaringer med indsamling af affald de seneste tre år med angivelse af en kort beskrivelse af opgaven, kontraktsum og udførelsestidspunkt, samt navn og telefonnummer på ordregiveren. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal dokumentere mindst 2 referencer på indsamling af husholdningsaffald fra x antal husstande inden for de seneste 3 år. Brug af underleverandører Tilbudsgiver skal oplyse, om der påtænkes anvendt underleverandører eller ej. I bekræftende fald skal der vedlægges en redegørelse for, i hvilket omfang og til varetagelse af hvilke opgaver evt. underleverandører vil blive anvendt. I henhold til lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbud, skal tilbudsgiver afgive en erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Der er desuden mulighed for at indhente en erklæring vedrørende Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 10, stk. 2 vedrørende strafbare forhold Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f vedrørende konkurs mv., faglig hæderlighed og betaling af sociale sikringsordninger, skatter og afgifter. En erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde kan træde i stedet for den tidligere benyttede serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten kan dog kræves af den tilbudsgiver, der vinder udbuddet. 4.1.6 Tildelingskriterium Tildelingskriteriet skal fremgå af udbudsvilkårene, som fastlagt i udbudsstrategien, jf. afsnit 3.3.6. Det skal ligeledes fremgå, hvad der ligger til grund for evalueringen af tilbud. Eksempel 1: Tildelingskriteriet er laveste pris. Den samlede årstilbudssum på tilbudslisten ligger til grund for evalueringen. 23