Ledelse af frivillige V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse
Om frivillighed i DK Man er med i en periode Frivilligt arbejde som en forhandling eller win-win Man skal bruge tid på ledelse af frivillige - en god frivillighedskultur opstår ikke af sig selv Frivilligt arbejde som en del af min identitet og selvfortælling Frivillig er ikke ansatte der arbejder gratis - frivillighed kan give noget specielt Frivillighed er populært - man vil gerne engageres! Frivillige bærer store og vigtige opgaver
Hvad vil du høre om? Hvilke udfordringer står du overfor? Rundrejse: Introduktion, dig som leder, motivation, konflikthåndtering, intern kommunikation og spotte og træne ledere
Ledelse - hvordan? Begrebet ledelse er ikke altid populært Udfører primært arbejdet - fx med kampagner, udsatte osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.
Ledelse afhænger af... Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er i organisationen
Ledelsesstile Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab, høj grad af kontrol, kvalitet) Den passive/ servicerende (passiv, høj tillid til de frivillige - lav kontrol, mulighed for medejerskab er til stede) Den faciliterende (igangsættende, motiverende og anerkendende tilgang, medejerskab skabes)
Ledelse og typer frivillige De trofaste frivillige. (De, som er med længe og har ejerskab. Har ofte ledelsesansvar) De projektorienterede frivillige. (Lægger tid og energi i en kort intens periode, hvorefter man giver slip) Ad hoc frivillige. (Bruger tid i ny og næ og ikke på fast basis. Løser ofte konkret praktiske opgaver)
(Team-)ledelse af frivillige i praksis - hvordan?
Teamledelse - definition: At fremme motivation til at arbejde for organisationens formål og værdier gennem 4 opgave-områder en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave
Dig som leder Det vigtigste ledelsesredskab du har, er dig selv! Hav ikke selvværd i, om arbejde lykkes (der vil være ting, som ikke lykkes!) Hav en lærende tilgang (fx spørg andre til råds; sig at du er ved at lære) Ydmyghed sæt også andre i centrum (fx når du modtager tak) Fokuser på muligheder - det positive - frem for begrænsninger Bevar din egen motivation for sagen ved bl.a. at sige fra og sætte sunde grænser for dig selv (fx hvile og søvn, sig fra) Accepter at du aldrig bliver færdig - der er altid flere opgaver som kan løses
Prioriter opgaver V I G T I G I HASTER Konflikter, presserende problemer, ;dsfrister Ex.: finde nye frivillige, ringe 2l Jens ang. møde i a8en, sende invita2oner II HASTER IKKE Afslapning, lederudvikling, opbygning af fællesskaber, lang;dsplanlægning, visioner Ex.: mo2on, skabe fællesskab i teamet, opmuntre, svære samtaler, søvn(?) U VI G TI G III ADrydelser, uventede besøg, telefonopringninger Ex.: svare på mails/fb /sms med det samme IV Trivialiteter, ;dsspilde, overspringshandlinger Ex.: facebook, ordne negle, for meget dårlig tv
Hvad tænker du? Hvad synes du er vigtige opgaver for en teamleder (af frivillige)? en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Motiver de frivillige Tag hånd om konflikter
Motivation
Citat Det med at have indflydelse, det tror jeg er vigtigt. Det hænger sammen med det at lytte, men jeg tror det er vigtigt at give indflydelse. Dem, som bliver ledere i vores foreninger skal træffe nogle beslutninger, og det giver en fantastisk power. Det giver lyst til at lave endnu mere - når man rent faktisk har indflydelse og ikke bare sidder som en marionetdukke - eller fordi nogen skal jo sidde der. (Morten, Viborg Idrætsråd) Esther Skov Rygaard
Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. (Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil eller har lyst til.)
Citat Det med pigefloorball, som jeg har prioriteret, det kommer meget af, at pigerne er underprioriteret i hele floorballverdenen og det irriterer mig meget. Så bliver jeg sådan Det kan ikke være rigtigt, det er vi nød til at gøre noget ved! Jeg kan virkelig mærke på mig selv, at det er der drivet virkelig kommer. Det er selvfølgelig fedt at være ude til en kamp, hvor pigerne vinder, men det der for alvor giver mig motivation er, at sidde til et møde i floorball-unionen, hvor ingen gider prioritere pigerne - så bliver jeg sådan Nu skal jeg vise dem! (Marie, Formand for Floorballklub, DIF) Esther Skov Rygaard
Motivationsmodellen Hvad fremmer motivation, begejstring og ejerskab? Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?
Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner
Konflikthåndtering
Konflikttrappen Konfliktniveau Konflikttrappen Højt Polarisering Åben fjendtlighed Fjendebilleder Samtale opgives Problemet vokser Uoverensstemmelse Personificering Lille Tid Fig. 7.6 Konflikttrappen. Kilde: Adapteret fra Marion Thorning, Lær at løse konflikter, Frydenlund, 2003.
Reaktioner på konflikter Krigeren (jeg vil vinde og få ret) Offeret (er det ikke synd for mig?) Strudsen (jeg ser ingen konflikt) Kamæleonen (øh..ja.. nej...ja...nej) Bogholderen (det der skete var, at...) Hvilke reaktionsmønster kan du genkende hos dig selv? Hvad er typisk i din sammenhæng?
En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning)
Intern kommunikation og videndeling
Kommunikation Kanal Afsender Modtager Typisk har man fokus på sig selv (afsender): Er budskabet klart og tydeligt fra min hånd, vil personen vil forstå budskabet Definition: Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har ment det
Dig, som afsender Vær positiv i din formidling Formuler dig klart og enkelt (er du usikker på hvad du skal formidle, så søg klarhed før du kommunikerer) Nævn kort hensigten med budskabet eller et manglende budskab. (Undgå megafoneffekten) Lad være med at overkommunikere - man hører/læser det ikke! Brug den rigtige kanal Tænk på modtageren: Hvor er denne person mentalt? Hvad ved denne person ikke, som du ved? Lyt efter om modtageren har hørt det, som du håbede
Intern kommunikation Op fx bestyrelsen, lederen, landskontoret På tværs fx teamledere, andre lokalgrupper, andre involverede grupper Ned fx de frivillige, medlemmer, brugere
Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at lave noget man brænder for At jeg kan udvikle mig som person
Forventningsafstemning Samtalen / kontrakten kan handle om: Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: organisationens, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på email, hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?
Forventningsafstemning i ledelsesteamet / team m. opgaver Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)
En organisatorisk opgave Organiser arbejdet mest hensigtsmæssigt (struktur, antal møder, beslutningskompetence osv.) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige (og ledere) er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle ledere og frivillige
Se potentialet Karakter som nr. 1: ærlig, troværdig lyst til ledelse, interesseret vedholdende styre temperament kan indrømme fejl er social god Evner/kompetencer nr. 2: kan organisere (fx holder egne fester med succes) mod til at kaste sig ud i noget nyt Vil gerne lære af dig
Læring Udfordring Støtte Er du bedst til udfordring eller støtte?
Læringsmetoder Den formelle: kurser, temadage eller aftner, konferencer. Kan sættes i et årshjul Den uformelle: sende artikler rundt til ledere, klip fra Youtube, tage særlige emner op på møder, lave en proces, besøge spændende projekter Den relationelle: sparring (alle byder ind med erfaringer og refleksioner) mentorering (leder og elev samtale) coaching (personlig refleksion med en ligeværdig ) mesterlærer (mester viser/træner elev) Hvad kunne I bruge mere / mindre af? Kan man ledertræne frivillige, der er ældre end en selv?
Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning