Whitepaper om Electronic Resource Management (ERM) i bibliotekssektoren Udarbejdet af Devoteam for Kulturstyrelsen 8. maj 2012 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY ERM Whitepaper-v1 Devoteam. Kopiering og distribution kun tilladt efter aftale med Devoteam A/S.
Indholdsfortegnelse 1. Introduktion... 2 1.1. Baggrund og formål... 2 1.2. Tilgang og udformning af whitepaperet... 3 2. Udvikling af fælles løsninger... 4 2.1. Hvad er et ERM?... 4 2.2. Udviklingsveje for fælles ERM-funktionalitet... 5 2.2.1. Fælles nationalt ERM-funktionalitet for centrale indkøbere... 5 2.2.2. Fælles Selvbetjeningsmodul for decentrale indkøbere... 8 3. Forretningsmæssige behov... 10 3.1. Beskrivelse af fordele for forskellige bruger-segmenter... 10 3.2. Behovsbeskrivelser... 13 4. Behovsforskelle og ERM-funktionalitet... 17 4.1. Videnstøtte vs. processtøtte... 18 4.2. Valg af funktionalitetstyper og anskaffelse af ERM-funktionalitet... 19 4.2.1. Anskaffelse... 19 4.2.2. Betaling... 20 4.2.3. Adgangsstyring... 22 4.2.4. Administration... 22 4.2.5. Statistik... 23 5. Teknologi, snitflader og standarder... 25 6. Opsamling... 27 151093- v 1 2
1. Introduktion 1.1. Baggrund og formål På tværs af bibliotekssektoren i Danmark, opleves en stigende interesse for, og anvendelse af, netbaserede ressourcer blandt brugerne; og det forventes, at dette vil være markant stigende i årene der kommer. Det betyder, at bibliotekerne i øget omfang vil foretage indkøb af netbaserede ressourcer, som skal administreres i forhold til eksempelvis adgangsstyring og opfølgning (statistik). I takt med at disse opgaver kommer til at fylde mere, er det relevant at se på, hvordan de bedst kan løses, herunder hvilken it-understøttelse der bedst understøtter en effektiv service, og formidling til brugerne. Kulturstyrelsen har, med bistand fra Devoteam, udarbejdet dette whitepaper, for at afdække de overordnede behov for Electronic Resource Management (ERM) på tværs af bibliotekssektoren. Formålet er at etablere en fælles forståelsesramme for ERM i dansk regi. Whitepaperet skal således medvirke til at skabe en fælles forståelse af såvel behovene for fremtidig ERM, som de overordnede forhold omkring funktionalitet, data og it-arkitektur. Kulturministeriet og KL har besluttet at etablere Danskernes Digitale Bibliotek (DDB), og et element heri er etablering af en fælles it-infrastruktur på folkebiblioteksområdet, herunder fælles ERM-funktionalitet, samt tættere samarbejde om indkøb af netbaserede ressourcer. Det er i den forbindelse relevant at se på, hvordan dette arbejde kan ses i et samlet perspektiv omkring anvendelsen af ERMfunktionalitet i bibliotekssektoren. Whitepaperet giver et input til dette gennem en analyse af de samlede behov for ERM-funktionalitet på tværs af sektoren, samt konkrete forslag til fælles udviklingsveje. For forskningsbibliotekerne gælder det, at DEFF har arbejdet med ERM for sektoren de seneste 15 år, der arbejdes mod større standardisering mellem forskningsbibliotekerne. Whitepaperet vil inddrage erfaringerne med indkøb af netbaserede ressourcer og integreret søgning i Danmarks Elektroniske Fag og Forskningsbibliotek (DEFF), og danner desuden et indspil til overvejelserne om en fremtidig itunderstøttelse i DEFF. Whitepaperet har været drøftet på et seminar den 12. april 2012 (med deltagelse af centrale interessenter omkring ERM i bibliotekssektoren). # 1 5 1 0 9 3 v 1 2
Det er væsentligt at pointere, at whitepaperet skal ses som et bud på en forståelsesramme for ERM i en dansk bibliotekssektor, og ikke et færdigt grundlag for beslutninger om konkret tiltag. Omvendt vil whitepaperet kunne bane vejen for at sektoren i højere grad kan tage dialogen om fremtidens ERM på et fælles grundlag. 1.2. Tilgang og udformning af whitepaperet I udarbejdelsen af whitepaperet er der inddraget erfaringer og analyser fra Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF), forskningsbibliotekerne og folkebibliotekerne. Whitepaperet har herigennem dannet et afsæt for en drøftelse af mulighederne for etablering af ERM-fuktionalitet, hvor både de individuelle og tværgående behov, samt samspillet mellem aktører i sektoren, indgår. Det er fravalgt at se på sammenhængen til håndtering af fysiske materialer, men det bør undersøges om der kan etableres synergieffekter ved at se sammenhængen mellem håndtering af de to typer materialer, uagtet at det er forskellige processer der udføres i håndteringen heraf. Derudover er det fravalgt at afdække udviklingen af it-understøttelsen i sammenhæng med ERM-funktionalitet. Eksempelvis i forhold til etablering af det kommende bibliotekssystem, og andre kommunale systemer (fx økonomisystemer og it-understøttelse i undervisningsområdet). Det vil være væsentligt, i forbindelse med et mere konkret projekt, både af hensyn til afdækning af integrationsbehov og identificering af yderligere synergimuligheder. Whitepaperet er udarbejdet gennem en struktureret kortlægning og vurdering af behov, systemer og fremtidige arkitekturkrav omkring de arbejdsgange i bibliotekssektoren der vedrører administration af netbaserede ressourcer. Med afsæt i kortlægningen, er whitepaperet udarbejdet med følgende overskrifter: Udvikling af fælles løsninger Forretningsmæssige behov Teknologi og arkitektur. Whitepaperet indledes med en definition af ERM, og en samlet vurdering af muligheden for at udvikle fælles ERM-funktionalitet på tværs af bibliotekssektoren. Dette efterfølges af en beskrivelse af de forretningsmæssige behov med afsæt i forskellige roller. Herefter gennemgås de væsentligste funktionsområder indenfor ERM, afsæt i en skelnen mellem to forskellige indkøbsadfærd. Endelig opstilles en målarkitektur for ERM-funktionalitet. # 1 5 1 0 9 3 v 1 3
2. Udvikling af fælles løsninger I det følgende opsummeres whitepaperet gennem opstilling af en definition på ERM, samt en opsamling på de observationer der er beskrevet i papiret. Dette gøres gennem opstilling af to bud på, hvilke udviklingsveje der kunne være i den videre proces mod at etableres fælles ERM-funktionalitet i bibliotekssektoren. 2.1. Hvad er et ERM? Det er et væsentligt formål med dette whitepaper, at der kan etableres en samlet forståelse af ERM i dansk kontekst. ERM dækker i følge Wikipedia følgende: Electronic resource management (ERM) is the practices and software systems used by libraries to keep track of important information about electronic information resources, especially internetbased resources such as electronic journals, databases, and electronic books. Denne forståelse er ganske nyttig, fordi den refererer til ERM, som både forskellige tilgange/praksis (arbejdsprocesser) og systemer (it-understøttelse). I dette whitepaper, er udgangspunktet netop at se på ERM, som et udtryk for flere niveauer af tilgange/praksis (arbejdsprocesser), og flere it-funktionsområder frem for et specifikt system eller software. Pointen med denne skelnen er, dels at fokus retter sig mod de arbejdsprocesser som ERM understøtter, dels at brugen af ERM ikke henviser til eksisterende systemer på markedet for ERM-løsninger, eller nuværende implementeringer i bibliotekssektoren. Det fører til følgende definition på ERM: ERM skal forstås som de arbejdsprocesser, der udføres når en netbaseret ressource anskaffes og administreres It-understøttelsen vil variere, afhængig af kompleksiteten omkring anskaffelse og administration af netbaserede ressourcer Derfor taler whitepaperet ikke om ét ERM-system, men derimod om ERM-funktionalitet, der kan etableres med brug af forskellige systemmoduler og it-arkitekturer herunder forskellige infrastrukturer, som kan anskaffes og driftes på forskellige måder. Konsekvensen af denne definition er, at det ikke er relevant at tale om en samlet løsning, som kan udgøre en national it-understøttelse af alle forretningsprocesser omkring ERM i bibliotekssektoren i Danmark, fordi det netop ikke ville tage til- # 1 5 1 0 9 3 v 1 4
strækkelig hensyn til de forskelligheder der i behovene for ERM-funktionalitet. Omvendt, så har analysen af bibliotekssektorens arbejde med anskaffelse og administration af netbaserede ressourcer vist, at der er fælles behovsmønstre, som kan danne afsæt for en fælles tilgang til ERM via to forskellige tilgange de beskrives i de følgende afsnit. 2.2. Udviklingsveje for fælles ERM-funktionalitet Som definitionen af ERM beskriver, er det væsentligt, at der i en vurdering af udviklingsmuligheder omkring fælles ERM-funktionalitet i bibliotekssektoren, skabes en forståelse af forskellene i behovene mellem bibliotekerne. Whitepaperet vil beskrive, at det ikke er afgørende om der er tale om et folke- eller forskningsbibliotek, men at det er væsentligt at differentiere mellem et bibliotek med simple indkøbsbehov (decentrale indkøbere), og et der håndterer indkøb for flere parter og dermed har et mere komplekst indkøb (centrale indkøbere) 1. Det er væsentligt, fordi det betyder, at der er to forskellige ambitionsniveauer i etablering itunderstøttelse af de to typer bruger af ERM-funktionalitet. I det følgende opstilles to hovedveje for udvikling af fælles ERM-funktionalitet i bibliotekssektoren, henholdsvis et omkring etablering af fælles ERMfunktionalitet for centrale indkøbere, og et om etablering af et selvbetjeningsmodul med ERM-funktionalitet til decentrale indkøbere 2. 2.2.1. Fælles nationalt ERM-funktionalitet for centrale indkøbere Whitepaperet har fundet, at der en vis konvergens i behovene for ERMfunktionalitet blandt de organisationer som indkøber til andre (centrale indkøbere). I analysen har det primært drejet sig om DEFF, Licensgruppen og Det Kongelige Bibliotek, men der kan være andre under denne kategori. Det der er styrende for denne konvergens er, at it-understøttelsen af ERM vil være præget af en mere procestung arbejdsgang, eksempelvis fordi flere medarbejdere er involveret i samme transaktion. 1 Dette beskrives ofte som konsortieindkøb. 2 Forskellen mellem en central og decentral indkøber ligger alene i indkøbsadfærden, hvor den centrale indkøber har en indkøbsopgave på vegne af andre, og den decentrale køber ind hos de centrale indkøber og eventuelt til sig selv. Et eksempel på en central indkøber er DEFF, mens folkebibliotekerne oftest vil identificeres som decentral indkøber. # 1 5 1 0 9 3 v 1 5
Forskningsbibliotekerne ser dog ikke nødvendigvis på ERM som en selvstændig funktionalitet, ligesom man med DDB gør for folkebibliotekerne. Kerne ERMfunktionalitet er for forskningsbibliotekerne et fåtal af mange funktionalitet der er tæt bundet sammen i de systemer de har indkøbt. Udfordringen for forskningsbibliotekerne er at funktionaliteterne ikke er modulært opbyggede, men derimod integrerede dele af en leverandørs system. Samlet set, er det dog vurderingen, at der kunne etableres en fælles tilgang til ERM-funktionalitet blandt disse aktører, fordi de har fælles behov for procesunderstøttelse, og der er sammenlignelige udfordringer omkring den nuværende itunderstøttelse, som de ellers skal løse hver for sig. Spørgsmålet er naturligvis i hvilket omfang dette kan ske, eksempelvis i valg af tilgang. Den konkrete udmøntning af et sådant samarbejde kan bevæge sig lige fra et fælles kravspecificeringsarbejde til fælles anskaffelsesproces (fælles udbud), over mod fælles udvikling og drift af løsninger. Dertil kommer behovet for en robust styringsmodel, så der er klarhed omkring beslutningsprocesser og finansiering af fælles løsninger. Det er desuden en væsentlig observation, at disse aktører ikke har en itunderstøttelse af ERM, som i tilstrækkelig grad håndterer it-behovene i processerne betaling (viderefakturering), og til dels også statistik. Der er ikke gennemført en konkret analyse af markedet for ERM-systemer, men det bør overvejes, i hvor stor grad det er realistisk og ønskeligt at implementere et ERM-standardsystem, (som skal understøtte de fem funktionsområder anskaffelse, betaling,adgang, administration og statistik, som forklares nærmere i whitepaperets gennemgang af behov og funktionsområder). Det peger mod en udvikling, hvor der i højere grad end i dag, tænkes modulopbygning af ERM-funktionalitet. Der er flere fordele ved en modulopbygning. Det kan eksempelvis give bedre mulighed for at samarbejder på tværs af bibliotekssektoren, fordi det er mere afgrænsede funktionalitet der skal skabes enighed omkring. Et samarbejde kunne fx koncentrere sig om fælles kravspecificering, indkøb og udvikling af udvalgte moduler, og det kunne danne grundlaget for at der etableres en standardisering af grænsefladerne mellem moduler, idet det kan stille som krav til leverandørerne og det er alt andet lige nemmere at gøre i fællesskab. Netop åbne grænseflader er væsentligt for muligheden for bedre genbrug af data på tværs af sektoren. # 1 5 1 0 9 3 v 1 6
For processerne anskaffelse, adgangsstyring og administration, er det vurderingen, at et ERM-standardsystem er et oplagt valg, frem for egenudvikling, fordi der allerede findes dedikerede systemer til understøttelse af disse processer. For processen betaling, er der ikke etableret en tilstrækkelig systemunderstøttelse til at fordele omkostninger og viderefakturere mellem biblioteker. Omvendt er der i statslig regi en række systemmæssige bindinger til de centrale økonomi- og betalingssystemer, som skal indgå i en overvejelse om etablering af ny funktionalitet. Betalingsprocessen er karakteriseret ved at være kompleks, fordi forretningsmodellerne er omskiftelige, hvilket betyder mange forskellige kombinationsmuligheder i prismodellerne, som skal danne afsæt for viderefaktureringen. Det anbefales her at overveje en egenudvikling, hvor fokus er på de væsentligste (hyppigste) viderefaktureringsopgaver, så det afspejler de områder hvor nytteværdien er størst af at foretage en fælles investering i en digital understøttelse 3. For processen statistik, er der en manglende systemunderstøttelse, hvilket blandt andet betyder, at det kan blive svært at følge brugernes adfærd (forbrug), og skabe et mere efterspørgselsdrevet indkøb. Det anbefales at etablere en fælles statistikfacilitet gennem et fælles modul, som baseres på standard statistikprodukter. Det er blandt andet relevant, fordi data kommer fra mange kilder, og et dedikeret statistikprodukt sandsynligvis bedre kan opfylde de mange behov, end en mere perifer statistikfunktion i ERM-produkterne. Det må på sigt også forventes at der skal indberettes statistik på netbaserede ressourcer til Danmarks Statistik, ligesom det i dag kræves for fysiske materialer. De centrale indkøberes (herunder fx DEFF og Licensgruppen) eventuelle tilgang til fælles løsninger, må bero på nærmere analyse af de fordele og ulemper der kan ligge heri. Men det er vurderingen, er der vil kunne identificeres væsentlige fordele i at de centrale indkøbere i sektoren samler ressourcerne (både investeringer og kompetencer) omkring en højere grad af koordinering end det er tilfældet i dag. I en nærmere vurdering af hvilke områder et samarbejde kan finde sted, er det nyttigt at skelne mellem et øget samarbejde om fælles opgaveløsning (fx forhandling og anskaffelse), systemer (fx ERM-moduler som ovenstående gennemgang har demonstreret) og data (fx deling/genbrug af information om licensbetingelser og rettigheder). Det skyldes bl.a., at der vil være forskellige niveauer for afgivelse af 3 En selvstændig funktionalitet for betalingsmodeller vil desuden også kunne bruges af andre parter med samme behov, eksempelvis skole- og gymnasiebiblioteker, der inden for få år skal levere digitalt materiale til elever. # 1 5 1 0 9 3 v 1 7
beslutningskompetence på de forskellige områder, og at det dermed har forskellige konsekvenser for den nuværende struktur. Omvendt bør en nærmere vurdering af potentialet for samarbejder også tage hensyn til, at rækkevidden af samarbejdet, sandsynligvis vil have et proportionelt forhold til omfanget af de fordele som kan høstes af samarbejdet. 2.2.2. Fælles Selvbetjeningsmodul for decentrale indkøbere For de biblioteker, der ikke indkøber på vegne af andre, er behovet for itunderstøttelse et helt andet. Her er der primært tale om at få mulighed for at gemme alle relevante data i forhold til en licenspakke et centralt sted, og kunne fremsøge relevant information herom, bl.a. i forbindelse med adgangsstyring. Det kunne løses ved at tilbyde bibliotekerne en selvbetjeningsløsning (baseret på de muligheder Licensguiden og DEFF i dag tilbyder henholdsvis folke- og forskningsbibliotekerne), hvor fælles data udstilles, og suppleres med funktionalitet, så relevant lokal information (mailudveksling m.v.) kan registreres samme sted. En mulighed er også at etablere et Selvbetjeningsmodul i sammenhæng med eventuelle fælles ERM-systemer (jf. ovenstående), hvor de decentrale indkøbere via en fælles brugergrænseflade kan hente de informationer som de har brug for. Dette kan kombineres med fælles statistikfaciliteter, afhængig af samkøringen af information (data) fra andre kilder. Etableringen af et Selvbetjeningsmodul er afhængig af adgang til relevante data, og der skal derfor gennemføres en analyse af databehov og mulige datakilder. Databehovene vil variere afhæng af om det er en indkøber fra et folke- eller forskningsbibliotek. Et Selvbetjeningsmodul kan godt etableres med samme systemplatform, selvom der er forskellige databehov. For biblioteker med et mindre eget-indløb (eksempelvis de fleste folkebiblioteker og produktionshøjskoler), er der behov for at et selvbetjeningsmodul også rummer muligheden for at indlægge data om egne indkøb i løsningen. For folkebibliotekerne forbliver behovet aktuelt, fordi beslutningen om etablering af DDB betyder, at der fortsat vil blive indkøbt netbaserede materialer lokalt. Derudover efterspørges større deling af information om materialer, eksempelvis tekster der forklarer hvad den enkelte titel handler om. På den måde kan der spares ressourcer fordi dobbeltarbejde undgås. Det nævnes fordi det er væsentligt at fælles løsninger kan demonstrere konkrete forbedringer lokalt det er herigennem der kan skabes op- # 1 5 1 0 9 3 v 1 8
bakning til fælles løsninger. Derudover skal fælles løsninger have en professionel supportfunktion, så afstanden til systemerne ikke opleves som et problem. # 1 5 1 0 9 3 v 1 9
3. Forretningsmæssige behov I dette kapitel præsenteres de overordnede fordele som forskellige brugere kan se i ERM, samt hvilke behov ERM bør understøtte. 3.1. Beskrivelse af fordele for forskellige brugersegmenter I en gennemgang af fordele ved ERM, er det er væsentligt at anskue ERM som en del af en større sammenhæng, hvor andre it-funktionaliteter indgår (det illustreres også i afsnittet om arkitektur, hvor snitflader til andre systemer er vist). ERM er at sammenligne med andre infrastrukturer, som ikke direkte skaber en synlig værdi for alle brugere, men som i samspil med andre komponenter giver et samlet løft af såvel de administrative, som de formidlingsmæssige forhold i håndteringen af netbaserede ressourcer. I det følgende beskrives en række af de fordele som ERM-funktionalitet kan understøtte i et samspil med andre system-komponenter. Helt overordnet er følgende målsætninger identificeret for ERM: Gennemsigtighed i licensvilkår for alle brugere Bedre og mere enkel service for brugerne Lettere administration af netbaserede ressourcer fx gennem bedre itunderstøttelse af arbejdsprocesser Let adgang til materialer gennem digitaliseret licensstyring Forbedret valg og indkøb af materialer gennem bedre statistikmuligheder Optimering af indkøb, processer og it-understøttelse. I et forsøg på at konkretisere disse målsætninger, kan der tages udgangspunkt i forskellige roller (se figur 1). Det drejer sig dels om borgere, som skal have adgang til det netbaserede materiale, dels de roller som bruger ERM-funktionalitet internt i bibliotekssektoren, samt ledelse og it. Analysen skelner mellem rollen som central administrator/indkøber og decentral administrator/indkøber, hvor den første driver indkøb på andres vegne, mens den anden kun indkøber via fælles indkøb (eller i meget begrænset omfang selvstændigt). Forskellen på de to er ikke relateret til deres beslutningskompetence i valget af indhold/ressourcer, men alene det forhold, at de nogle biblioteker og organisationer forhandler og indkøber netbaserede ressourcer på vegne af biblioteker, og derfor vil have andre forretningsprocesser, og dermed systemmæssige behov. # 1 5 1 0 9 3 v 1 10
Det kan opleves som en forenkling af de faktiske forhold i bibliotekssektoren, hvor der er andre kombinationer. Men i et ERM perspektiv giver det mening at skelne, fordi det er med til at skabe større klarhed omkring de faktiske funktionalitetsbehov i hvert tilfælde, hvilket whitepaperet vil gøre rede for. Det er desuden en af analysens observationer, at der i bibliotekssektoren er et strategisk ønske om en udvikling i retning af større koordinering omkring indkøb af netbaserede ressourcer (eksempelvis gennem DDB), og dermed en forstærket opdeling mellem den decentrale og centrale indkøber det gælder både i forskningsog folkebibliotekerne, hvilket underbygger tilgangen for vurdering af behovene for fremtidig ERM-funktionalitet. Det er desuden en selvstændig pointe, at kravene til gennemsigtighed vil være større i et mere koordineret indkøb, hvilket øger kravene til en systematisk til gang til indkøbet, og øger behovet for sammenhængene ERM-funktionalitet på tværs af sektoren. Figur 1: Forskellige roller i brug af ERM-funktionalitet Borger Borgeren kan være både en låner på et folkebibliotek eller forskningsbibliotek. For borgerne er der følgende fordele ved ERM-funktionalitet: Fælles log-in og adgang til materiale på tværs af biblioteker bliver en realistisk mulighed Større transparens i hvad der er adgang til gennem synlige licensbetingelser. # 1 5 1 0 9 3 v 1 11
It For it-enhederne i bibliotekerne er følgende fordele ved ERM udpeget: Mulighed for tættere systemsamspil fx ved søgning og adgang Simplere systemlandskab, da fælles funktionalitet udbydes fra centralt hold Standardisering kan give større sammenhæng på tværs af både forretning og it. Bibliotekar For bibliotekaren er følgende fordele ved ERM-funktionalitet udpeget: Bedre udnyttelse af materialer gennem større overblik i ressourcerne Gennemsigtighed i licensbetingelser gennem overblik i ressourcerne Viden om brugeradfærd gennem statistik/rapporter, kan medvirke til at styrke formidling og service. Ledelse For ledelsen er følgende fordele ved ERM-funktionalitet udpeget: Ressourcebesparelser gennem øget selvbetjening hos borgerne Professionaliseret materialevalg gennem mulighed for benchmark, evaulering osv. Ledelsesinformation (fx statistik) giver bedre styringsgrundlag Optimeret indkøb og mulighed for stordrift (bedre priser og vilkår) Mindre personsårbarhed gennem fælles systemer og fælles viden. Central administrator/indkøber For den centrale administrator/indkøber er fordelene ved ERM-funktionalitet følgende: Processen omkring anskaffelse standardiseres og automatiseres hvilket bl.a. fører til mindre personsårbarhed Bedre statisk til brug i forhandling med forlagene Kan stille mere præcise krav til leverandørerne It-understøttelse af viderefaktureringsopgaven letter opgaverne Decentral administrator/indkøber For den decentrale administrator/indkøber er fordelene ved ERM-funktionalitet følgende: Hurtigere arbejdsgange fx gennem datagenbrug og bedre itunderstøttelse Synergieffekter ved materialevalg og formidling # 1 5 1 0 9 3 v 1 12
Bedre mulighed for tværgående samarbejde i sektoren og med andre sektorer (fx skoleområdet) Lettere håndtering af fjernlån. 3.2. Behovsbeskrivelser I afdækningen af fordele for forskellige brugere er det blevet klart, at forskellene i vurderingen af fordele i høj grad udspringer den måde den enkelte rolle bruger eller relaterer sig til ERM på. I afklaringen af de nærmere behov, er det derfor oplagt, at forsøge at opstille de generiske funktionsområder, der som minimum skal være i it-understøttelsen af netbaserede ressourcer. Her er der udelukkende fokus på de brugere af ERM-funktionalitet, som foretager det faktisk indkøb af netbaserede ressourcer nemlig den centrale og decentral indkøber. Denne fokusering skyldes, at det er i disse to rolle den direkte anvendelse af ERM-funktionalitet er størst. I det følgende beskrives behovene derfor ud fra en generisk forståelse for de overordnede funktionsområder der ligger i ERM (se figur 2). Figur 2: Funktionsområder i ERM Bemærk at de fem funktionsområder ikke kan sættes lig den eller de processer der gennemføres. Eksempelvis vil processen der omhandler at anskaffe netbaserede # 1 5 1 0 9 3 v 1 13
ressourcer omfatte funktionsområderne adgang (for at kunne opsætte testadgang) og betaling (for at kunne definere en fordelingsnøgle inden igangsættelsen). Nedenstående beskrivelser af funktionsområderne er tænkt som overordnede betragtninger om hvad der sker indenfor hvert område, og altså langt fra noget der kan tænkes ind i en kravspecificering, eller afspejler de forskellige varianter heraf, som i praksis udføres i bibliotekssektoren. Beskrivelserne er suppleret med små eksemplificeringer, som beskriver konkrete bud på hvad der sker indenfor hvert funktionsområde. Anskaffelse Indenfor dette funktionsområde, vil indkøberne typisk benytte ERM-funktionalitet til at udvælge interessante ressourcer, evaluere dem (evt gennem en testadgang 4 ), sikre økonomisk opbakning og at ressourcens teknisk set passer ind. Anskaffelsen overstås når ressourcen er indkøbt, og skal til at gøres tilgængelig for brugerne. Bemærk at arbejdet med at definere og opsætte fordelingsnøgle ses som en del af Betaling. Eksempel på brugeranvendelse: Central administrator/indkøber: Anskaffelsen er kompleks, længerevarende og involverer at flere roller er inde over processen. Indledningsvis registreres ressourcen med relevante informationer, der tages kontakt til det forlag der udbyder ressourcen og der forhandles pris og evt. trial periode aftales. Det aftalte videreformidles til de samarbejdspartnere der har udvist interesse for ressourcen. Evaluering og beslutning om anskaffelse foregår decentralt mens den endelige gennemførelse af anskaffelse eller indkøb ressourcen sker centralt. Decentral administrator/indkøber: Gennem en central portal kan medarbejderen markere hvilke af de fælles indkøb biblioteket er interesseret i. Portalen giver adgang til alle nødvendige informationer for at foretage valget (økonomi, statistik fra andre biblioteker m.v.) Betaling Betaling af netbaserede ressourcer knytter sig til at opsætte fordelingsnøgler, betale forlagene eller de nuværende centrale indkøbssamarbejder (DEFF eller Licensgruppen) for licenser, eller at kunne håndtere en viderefaktureringsopgave. Direk- 4 En periode hvor ressourcen gøres tilgængelig for et testpublikum. Efter periodens udløb evalueres ressourcen af de involverede for at skabe input til endelig beslutning om indkøb. # 1 5 1 0 9 3 v 1 14
te betaling til forlagene eller de centrale indkøbssamarbejder, adskiller sig ikke fra andre betalingsopgaver og må forventes at skulle håndteres gennem økonomisystemer (fx Navision stat i staten). Men viderefakturering er ofte forbundet med store administrative opgaver. Det drejer sig eksempelvis om opfølgning på forbrug, og administration af fordelingsnøgler til den konkrete faktureringsopgave. Eksempel på brugeranvendelser: Central administrator/indkøber: Efter aftale om indkøb af ressource er indgået registreres den aftalte pris i ERM systemet. Evt. betalingsmodel opsættes, hvilket indebærer fordeling, frister m.v. Betaling til forlagene sker centralt ad hoc som de modtages, mens viderefaktureringen til decentrale adminstrator/indkøber sker efter den service aftale der er indgået mellem parterne. Ex. kan det være en aconto betaling i første halvår og en endelig betaling justeret for valutakurs i andet halvår. Decentral administrator/indkøber: Faktura modtages, betales og registreres i forhold til lokale oplysninger om den pågældende licens. Adgang Adgangsstyringen knytter sig til at kunne administrere brugeradgang, så det afspejler de licensbetingelser der er betalt for. Eksempel på brugeranvendelser: Central administrator/indkøber: Den indkøbte ressource skal gøres tilgængelig, hvilket fordrer teknisk opsætning, brugerautentificering, intern implementering i egne systemer og herudover opsætning for alle man indkøber på vegne af. Decentral administrator/indkøber: Oplysninger til at tilgængeliggøre ressourcen modtages fra den organisation der står for indkøbet, og man melder modsat de tekniske oplysninger tilbage der er nødvendige for at man kan få adgang. Herefter skal ressourcen implementeres i de brugergrænseflader, portaler og services der skal gøre brug af den. Administration Administration dækker over en bred opgave omkring løbende vedligeholdelse, eksempelvis af licensoverblik, samt support til brugerne omkring deres adgangsforhold - herunder videregivelse af information herom. Eksempel på brugeranvendelse: # 1 5 1 0 9 3 v 1 15
Central administrator/indkøber: Oplysninger om leverandører, kontakter, IP-adresser m.m. registreres ved nyoprettelse og vedligeholdes løbende ved ændringer. Ved ændring af IP-adresser fungerer central administrator som mellemled og videreformidler relevante oplysninger mellem forlag og medlemsinstitution. Den centrale administrator kvalitetssikrer data og gør disse tilgængelige for den decentrale funktion. Decentral administrator/indkøber: Den decentrale administrator formidler aftalerne lokalt og er bindeleddet til den centrale funktion om lokale forhold, ex. ændring af ip-adresser, problemer med adgange, forslag til nye aftaler, ændringer i kontaktoplysninger, ændringer af organisatorisk karakter der har betydning for aftaler. Statistik Statistik er et af de væsentligste kriterier for hvordan bibliotekerne udvikler deres samlinger. På forskningsbiblioteksområdet der skal fokusere på at servicere deres fagområde kan statistik hjælpe til at angive hvilke pakker og materialer der skal fokuseres på, mens man på folkebibliotekerne har stor nytte af at kunne sammenligne anvendelsesstatistik med formidlingsaktiviteter på tværs af kommuner. Eksempel på brugeranvendelse: Central administrator/indkøber: Den centrale indkøber faciliterer indsamling af statistik på konsortie- og institutionsniveau. Statistikken anvendes i forhandling og stilles til rådighed for bibliotekerne. Decentral administrator/indkøber: Den decentrale indkøber indsamler statistik fra leverandører og anvender disse til løbende overvågning over anvendelsen af de netbaserede ressourcer mhp at optimere anvendelsen og sikre optimal anvendelse af økonomiske ressourcer. # 1 5 1 0 9 3 v 1 16
4. Behovsforskelle og ERM-funktionalitet I figur 3 er der lavet en illustration af it-behov set i forhold til indkøbsadfærd. Figur 3 Indkøbsadfærd og it-understøttelse Der er identificeret to forskellige typer indkøbsadfærd, nemlig de biblioteker der indkøber netbaserede ressourcer gennem en fælles part (decentral indkøber), og de organisationer der indkøber på vegne af disse biblioteker (central indkøber). Først nævnte gruppe dækker de fleste folke- og forskningsbiblioteker, mens anden gruppe primært repræsenteres ved DEFF og Licensgruppen, som det ser ud i dag. Der er dog en tredje gruppe af biblioteker der både indkøber gennem de fælles organer og indkøber på vegne af andre parter. Det er de store forskningsbiblioteker som Statsbiblioteket, Det Kongelige Bibliotek, Danmarks Tekniske Informationscenter m.fl. De optræder dermed med begge indkøbsadfærd, og kræver begge typer it-understøttelse. Andre store forskningsbiblioteker, som eksempelvis AUB, har samme komplekse indkøbsmønstre som de nævnte, dog uden at viderefakturere til de parter de indkøber for. Der er stor forskel på hvilken type it-understøttelse der er behov for, alt efter ens biblioteks indkøbsadfærd. Kort sagt har biblioteker med en simpel indkøbsadfærd (fx størstedelen af folkebibliotekerne og produktionshøjskolerne) brug for en løsning hvor informationer (både tekniske, administrative og ressourcerelaterede) om en licens bør være samlet et fælles sted. De indkøbende parter har derudover et # 1 5 1 0 9 3 v 1 17
behov for at selve processerne omkring anskaffelse og administration understøttes, hvilket uddybes i følgende afsnit. 4.1. Videnstøtte vs. processtøtte Man kan med ERM funktionalitet, såvel som for mange andre systemer, tale om at det understøtter forretningen enten ved at indeholde relevant information et centralt sted eller ved at håndtere en proces (viden- eller processtøtte). For arbejdsgange der foretages sjældent eller ofte ændrer sig vil man oftest søge at understøtte arbejde på bedste vis, ved at gøre den information der er nødvendig for arbejdsgangen, nemmest muligt tilgængelig (videnstøtte). Har man derimod behov for at administrere hvor langt man er nået i en arbejdsgang der ofte gentages og hvor sagen eventuelt skifter hænder under forløbet, fokuserer man på at understøtte via procesunderstøttelse eller transaktionsbaseret it. Teori bag ERM 5 fokuserer på at eksempelvis anskaffelse bør understøttes med transaktionsbaseret it fordi der er stor grad af sagshåndtering, men det stemmer ikke overens med alle typer biblioteker i en dansk kontekst. For de parter der håndterer fælles indkøb, eller i det hele taget indkøb for flere parter (central indkøber), har processerne ofte en natur der bedst understøttes af transaktionsbaseret it, fordi: Processen gennemføres ofte Sagen skifter ofte mellem medarbejdere/afdelinger og må ikke være afhængig af en bestemt persons involvering Processen har mange trin og stor kompleksitet Hvor en given proces gennemføres sjældent og er personafhængig (eksempelvis hvor kun en medarbejder har med netbaserede ressourcer at gøre) vil det oftest ikke give mening at investere i transaktionsbaseret it, fordi det ikke er et behov der udspringer af en sagshåndtering. Her vil man i stedet fokusere på at give medarbejderen de bedst mulige forudsætninger for at gennemføre processen, ved at sikre at den nødvendige information er til stede altså fokus på videnshåndtering. At information er til stede gælder dog naturligvis også for de mere komplekse processer. 5 Eksempelvis Emery, Jill, Beginning to see the light: developing a discourse for electronic resource management 2005 # 1 5 1 0 9 3 v 1 18
I afdækningen af behovene for ERM-funktionalitet i bibliotekssektoren tyder det på, at biblioteker uden store mængder af eget indkøb (decentrale indkøbere), har brug for at have adgang til central information (videnhåndtering). Men en kontrolleret styring af arbejdet gennem transaktionsbaseret funktionalitet til sagshåndtering, er at skyde over målet. For parter som DEFF, Licensgruppen og de forskningsbiblioteker der viderefakturerer til eksempelvis fakulteter vil der være god grund til at investere i funktionalitet der understøtter transaktioner i sagshåndteringen, hvorimod det generelt vurderes at være for ambitiøst for mindre biblioteker (små forskningsbiblioteker såvel som folkebiblioteker). 4.2. Valg af funktionalitetstyper og anskaffelse af ERMfunktionalitet I en vurdering af hvordan funktionsområderne i ERM bedst kan it-understøttes i bibliotekssektoren, er der to centrale aspekter, som vurderes at være særlig relevante: 1. - hvilken type funktionalitet der konkret er behov for, 2. - hvordan det bedst kan anskaffes (udvikles/indkøbes). Det første aspekt har været berørt i ovestående skelnen mellem indkøbsadfærd og funktionalitetsbehov (jf. viden- overfor processtøtte). Det andet aspekt omhandler, at der for de fleste af funktionsområderne indenfor ERM findes kommercielle ERM-systemer, der delvist kan opfylde behovene. Det er dog relevant at overveje, om der findes andre systemer på markedet, der ikke er ERM-orienterede, men derimod er specifikke løsninger rettet mod en funktionalitet, fremfor bibliotekssektoren. I den følgende gennemgang af behovene, sigtes der mod en pejling af hvilke funktionsområder (jf. figur 2), der har behov for de to it-understøttelsestyper, og hvordan det bedst kan indkøbes set i forhold til markedet for den type funktonalitet. 4.2.1. Anskaffelse Funktionsområdet anskaffelse dækker bredt alt det arbejde der går fra man vælger en ressource, til ordren om en bestilling er afgivet. I det følgende er funktionsområdet vurderet i forhold til de to vurderingsaspekter. # 1 5 1 0 9 3 v 1 19
Viden- eller procesunderstøttelse For de organisationer der foretager fælles indkøb er processen kompleks og kræver at man har kontrol over den. Man skal vide hvornår man er nået til et bestemt punkt i processen før man kan give den videre til en anden medarbejder, og for ledelsen er det relevant at vide hvor hver anskaffelse er i forløbet på et givent tidspunkt. Det betyder at der er et stort behov for både sagshåndtering og videndeling. For de biblioteker der er kunder til fælles indkøb er processen derimod simpel, og foretages ofte af en medarbejder. Her er der behov for at have adgang til den rette information, men det giver ikke mening at understøtte selve processen med transaktionsbaseret it. Indkøb af funktionalitet For de biblioteker der udelukkende er kunder til fælles indkøb vurderes der ikke at være grund til at overveje standard ERM systemer. Det vil være for komplekst at anvende. Behovet i folkebibliotekerne er nærmest det Licensguiden i dag tilbyder, tilsat lokalt relevant information (som kontaktpersoner, lokale ip-adresser m.v.). For de organisationer der håndterer fælles indkøb er der god grund til at kigge mod de etablerede ERM systemer på markedet, da de netop er udviklet til at håndtere anskaffelsesprocessen. Tre af de store forskningsbiblioteker anvender allerede i dag ERM systemer. For de der endnu ikke har indkøbt ERM systemer, og enten ikke har nogen it-understøttelse, eller har specialudviklet funktionalitet, er det en generel vurdering, at det bør undersøges hvor unikke deres behov er, i forhold til om specialudviklet software eller indkøbt standardsystem er den bedste løsning. 4.2.2. Betaling Et af de mest komplekse aspekter ved ERM er hvordan man håndterer betaling og viderefakturering for de materialer og adgange man er fælles om. DEFF håndterer kompleksiteten omkring størstedelen af netbaserede ressourcer for forskningsbibliotekerne, og viderefakturerer efter varierede betalingsmodeller til de involverede biblioteker. Samme håndtering står licensgruppen for, i forhold til folkebiblioteker. Forskningsbiblioteker står for at viderefakturere de fakturaer de modtager fra DEFF til relevante interessenter (eksempelvis fakulteter). Betalingsmodellerne er mange og varierede alt efter materialetyper og leverandør, herunder eksempler: # 1 5 1 0 9 3 v 1 20
Adgangsbaserede (ofte flat rate) Pris pr. bruger, historiske abonnementer, platform-fee, omfanget af adgangen, institutionstype Forbrugsbaserede vederlag Pay-per-view Faldende enhedspriser Eksemplarbaserede Et eksemplar pr. bruger (f.eks. Overdrive) Patron driven acquisition Kombinationer Vilkår Streaming, print, udlånsperiode, bundling, fjernadgang. I det arbejde der indtil videre har været gjort med at analysere behov og mulighed i forbindelse med ERM standardsystemer har viderefakturering været en af de aspekter der har været dårligst understøttet. Viden- eller procesunderstøttelse For de organisationer der foretager fælles indkøb er der behov for at understøtte denne proces. Fra betalingsmodellen er opsat og igangsat, er der mange aktører og systemer involveret før man kan afslutte et årshjul for en licens. Modsat er det for de biblioteker der er kunder til fælles indkøb, hvor det primært er interessant at registrere betalinger i forhold til egne oplysninger om en pågældende licens. Forskningsbibliotekerne kan i denne sammenhæng fungere som kunder for DEFF, men som viderefakturerende for deres interessenter og har samme behov som Licensgruppen eller DEFF. Indkøb af funktionalitet Betaling og viderefakturering har været det funktionsområde der har været sværest at finde understøttelse af i de eksisterende ERM systemer på markedet, i de undersøgelser der er lavet af forskningsbibliotekerne 6. I dag håndteres kompleksiteten i et egenudviklet system under DEFF. Det anbefales at bibliotekssektoren, med de meget specifikke behov der er, forsøger at udvikle denne funktionalitet selv. Gerne med fokus på understøttelse af de hyppigst anvendte forretningsmodeller. 6 Afrapportering af DEFF projektet Fælles ERMS (http://arkitektur.deff.wikispaces.net/file/view/afrapportering+af+erms+deff+projektet.pdf) # 1 5 1 0 9 3 v 1 21
4.2.3. Adgangsstyring Adgangsstyring handler om at gøre en indkøbt netbaseret ressource tilgængelig for de rette lånere og interessenter. Viden- eller procesunderstøttelse Der er for alle parter primært brug for et godt videndelingsværktøj til at understøtte opsætning af adgang. En sådan arbejdsgang er sjældent så lineær at det giver mening at understøtte selve sagshåndteringen. Derimod er det vigtigt at der er styr på de oplysninger (URL, ip-adresser, brugerroller og -adgange m.v.) der skal deles mellem leverandør, indkøber og bibliotek. Indkøb af funktionalitet Her er det et klart ønske at så meget som muligt håndteres centralt. Udover at registrere de relevante oplysninger i egne systemer, så man kan lave den nødvendige interne opsætning, er der intet behov for ikke at lade den fælles indkøber håndtere alt andet omkring adgangsstyring. Der er med andre ord behov for itunderstøttelse for begge parter, om end behovene vil være mere komplicerede for den indkøbende part. Der findes mange værktøjer der understøtter at håndtere multiple adgange med alle de oplysninger der skal til herom. Derfor bør det overvejes om man kan kigge bredere på dette funktionsområde, end blot indenfor ERM leverandørerne, da det tidligere er erfaret at disse systemer har udfordringer med hensyn til at understøtte mere komplekse delte adgange. Dog skal det bemærkes at ERM standardsystemer givetvis har brugergrænseflader og opsætninger der gør det mere ligetil at implementere og arbejde med. 4.2.4. Administration Administration dækker alle de løbende opgaver der vil være forbundet med netbaserede ressourcer, der enten dækker bredere end de andre funktionsområder eller omfatter opgaver der ikke ligger under de andre funktionsområder. Typerne af opgaver er forskellige for folke- og forskningsbiblioteker, men kan eksempelvis være; Validering af ressourcernes tilgængelighed Tilgængeliggøre ressourcer i egne portaler og services (herunder integreret søgning) Opfølgning på ændringer (materiale under licensen såvel som tekniske ændringer ift adgangsstyring) # 1 5 1 0 9 3 v 1 22
Support (herunder håndtering af interessenters opkobling, oplæring af interessenter eller håndtering af nedbrud). Viden- eller procesunderstøttelse Det er umiddelbart vurderet at der under administration ikke findes processer der er komplekse, men at det er meget relevant at kunne registrere nye oplysninger, ændringer, løbende historik omkring tilgængelighed m.v. Indkøb af funktionalitet Det vurderes at der er et stort ønske om mere centralisering når det drejer sig om administration og support. Både små biblioteker og store ser en stor fordel i at de arbejdsgange der omhandler teknisk administration (ex styring af adgange, ipadresser m.v.), administrative arbejdsgange (tjek at adgang fungerer, tilgængeliggørelse på web m.v.) og support administreres centralt. Da standard ERM-systemer håndtere dette funktionsbehov, er det anbefalingen at benytte disse systemer til understøttelse af dette behov. 4.2.5. Statistik Folkebiblioteker kan i dag se brugsstatistik for andre biblioteker, for de materialer der håndteres gennem Licensgruppen, men statistikken dækker dermed kun netbaserede ressourcer, og kun de der forhandles centralt. For forskningsbibliotekerne gælder det at de ikke kan se statistik på tværs, hvilket ville have en værdi i forhold til de licenser der forhandles centralt. For begge typer biblioteker gør det sig gældende at brugsstatistik er kritisk i forbindelse med fornyelser af abonnementer, enten i forbindelse med fornyelser af enkelt-abonnementer eller som samlet statistisk grundlag ved planlægning af årsbudgetter. For folkebiblioteker kan statistik desuden bruges til at sammenligne hvor anvendt en given ressource er i ens kommune i forhold til andre kommuner, og dermed vurdere ens formidlingsindsats på området. I udbuddet af fælles bibliotekssystem, er der inkluderet et statistikmodul der dækker fysiske materialer. Så længe statistik behandles forskelligt alt efter kontekst og materialetype, vil man i sektoren ende med mange statistiksystemer der funktionelt kan det samme, men indeholder forskellige data. # 1 5 1 0 9 3 v 1 23
Teknisk set er det vanskeligt at skaffe og sammensætte statistik, da kilderne er mange og varierede i deres form; Materialeudbydere logger antal downloads for et givent materiale og meddeler dette til kunden (biblioteket) Samme materiale er tilgængeligt fysisk og digitalt, men kun digitale tæller i statistikken En låner logger på en vidensamling gennem bibliotekets adgang, og statistik opstår ved at spore lånerens adfærd via cookies. Derfor kræver statistik i en digital kontekst langt mere, end for fysiske materialer. Indkøb af funktionalitet Det er nødvendigt at undersøge om indsamling og behandling af data til statistik understøttes bedst af de eksisterende ERM leverandører, eller om man bør overveje mere klassiske statistiksystemer som data warehouses og business intelligence løsninger. # 1 5 1 0 9 3 v 1 24
5. Teknologi, snitflader og standarder Som whitepaperet allerede har dokumenteret i gennemgangen af behov og funktionalitet, er det ikke relevant at implementere et samlet ERM-system for hele bibliotekssektoren. Forskningsbiblioteker har allerede investeret i forskellige løsninger, og folkebibliotekerne har ikke brug for den komplicerede funktionalitet der tilbydes. Der må derfor ses på en samlet it understøttelse af sektoren som en blanding af standardsystemer og moduler der kan integreres og udveksle data. Der bør derfor arbejdes videre med en overordnet målarkitektur for ERM funktionalitet der er robust overfor at der er forskelle i behovene. Det kunne se således ud: Figur 4: Målarkitektur for ERM-funktionalitet Figuren viser den centrale ERM funktionalitet, og de primære interessentsystemer der skal integreres til. Med blå tekst er angivet de moduler der ses som en del af denne ERM kontekst. Anskaffelse, Adgangsstyring 7 og Administration ses som kerne ERM-funktionalitet, som det forventes bedst kan understøttes af et dedikeret ERM-system, for de parter der er ansvarlig for et fælles indkøb på vegne af andre. Betaling, forstået som at levere fakturaforslag og håndtere fordelingsnøgler, bør afsøges indkøbt som et selvstændigt modul. Dette vil desuden give mulighed for 7 Det skal bemærkes at adgangsstyring omfatter registrering af oplysninger til brug når der skal gives adgang. Herfra kan oplysninger eksporteres til de værktøjer der konkret håndterer URL, IPadresser, proxy-indstillinger m.v. # 1 5 1 0 9 3 v 1 25